Arbeitsberichte verwalten

In dem Menüpunkt Arbeitsberichte | Arbeitsberichte werden bereits erstellte Arbeitsberichte angezeigt. Zusätzlich können hier neue Arbeitsberichte erstellt und abgeschlossene Berichte versendet werden. Nicht abgeschlossene Berichte können bearbeitet und ergänzt werden.

Zu jedem Eintrag wird die Arbeitsberichtnummer und der Matchcode des Arbeitsberichtes angezeigt.

Bereiche

Es stehen für die Anzeige von Arbeitsberichten vier Bereiche Lokal, Nicht versendet, Ohne Unterschrift und Ohne Auftragsbezug zur Verfügung.

Lokal

In diesem Bereich werden Arbeitsberichte aufgelistet, die noch nicht mit dem Server synchronisiert worden sind. Diese Arbeitsberichte sind nur lokal auf dem mobilen Gerät gespeichert, zum Beispiel weil keine Verbindung zum Server besteht oder die automatische Synchronisation (AutoSync) deaktiviert worden ist.

Nicht versendet

Noch nicht versendete Arbeitsberichte (mit oder ohne Unterschrift) werden in diesem Bereich aufgelistet.

Die Arbeitsberichte sind noch nicht versendet worden, weil zum Beispiel keine Verbindung zum Server besteht oder die automatische Synchronisation (AutoSync) deaktiviert worden ist.

Arbeitsbericht nachträglich versenden

1. Um einen Bericht per E-Mail zu versenden, öffnen Sie einen Arbeitsberichteintrag in der Arbeitsberichtsliste durch Antippen / Anklicken.

   Die Arbeitsberichtsdetails werden geöffnet.

2. Über die Schaltfläche Abschließen können Sie sich eine Vorschau des Arbeitsberichts anzeigen lassen.

3. Durch Antippen / Anklicken der Schaltfläche Bericht versenden wird der Arbeitsbericht per E-Mail über den Server versendet.

Ohne Unterschrift

Erledigte und synchronisierte Arbeitsberichte ohne Unterschrift werden in diesem Bereich angezeigt.

Eines der folgenden Kriterien ist notwendig, damit Arbeitsberichte in diesem Bereich angezeigt werden:

• Ein Arbeitsbericht wurde noch nicht mit einer Unterschrift abgeschlossen.

• Ein Arbeitsbericht wurde noch nicht mit der Option Ohne Unterschrift abgeschlossen.

• Bei Nutzung der Funktion Kontaktlose Unterschrift wird der Arbeitsbericht auch in diesem Bereich angezeigt, wenn die Aufforderung zur Unterschrift per E-Mail an den Kunden gesendet wurde und der Auftrag noch nicht kontaktlos unterschrieben wurde.

Auftrag unterschreiben lassen

1. Wählen Sie in der Liste der Arbeitsberichte einen Bericht ohne Unterschrift durch Antippen / Anklicken aus.

   Die Detailinformationen zum Arbeitsbericht werden geöffnet.

2. Über die Schaltfläche Abschließen können Sie sich eine Vorschau des Arbeitsberichts anzeigen lassen.

3. In der Arbeitsberichtsvorschau können Sie über die Schaltfläche Mit Unterschrift den Dialog Unterschreiben öffnen.

   Tragen Sie den Nachnamen und den Vornamen des Unterschreibenden ein.

    

   Name des Unterschreibenden als Pflichtfeld

   Sie können im esweb unter Einstellungen | Allgemein | Arbeitsbericht - Allgemein durch Aktivieren der Option Unterschrift Name als Pflichtfeld festlegen, dass es erforderlich ist den Vor- und Nachname immer einzutragen.

   Lassen Sie anschließend den Kunden auf dem Bildschirm im Bereich Unterschrift unterschreiben.

4. Tippen / Klicken Sie auf die Schaltfläche Übernehmen, der Arbeitsbericht wird mit dem Server synchronisiert.

5. Durch Antippen / Anklicken der Schaltfläche Bericht versenden kann der Arbeitsbericht per E-Mail über den Server versendet werden.

Ohne Auftragsbezug

An dieser Stelle werden Arbeitsberichte aufgeführt, denen kein Auftrag zugeordnet wurde, zum Beispiel weil der Auftrag noch nicht verfügbar war und zentral von Innendienst angelegt wird.

Sie können einem Arbeitsbericht nachträglich einen Auftrag zuordnen.

Auftrag einen Arbeitsbericht zuordnen

1. Wählen Sie in der Liste der Arbeitsberichte einen Bericht ohne Auftragsbezug durch Antippen / Anklicken aus.

   Die Detailinformationen zum Arbeitsbericht werden geöffnet.

2. Tippen / Klicken Sie im Bereich Details auf das Auswahlfeld Auftragsbezug.

   Die Liste der verfügbaren Aufträge wird angezeigt.

    

   Wird der gesuchte Auftrag nicht in der Liste angezeigt, führen Sie eine Synchronisation im Menüpunkt Auftragsverwaltung | Alle Aufträge durch. Dadurch werden die aktuellen Aufträge von Server übertragen.

3. Wählen Sie den Auftrag durch Antippen / Anklicken aus.

4. Sichern Sie die Änderung am Arbeitsbericht über die Speichern Schaltfläche.

Arbeitsbericht öffnen

Um einen Arbeitsbericht zu öffnen, tippen / klicken Sie einen Eintrag in der Liste an.

Die Arbeitsbericht Detailinformationen werden geöffnet.

Arbeitsbericht - Details mit den Bereichen Zeiten (Arbeitszeiten) und Installiertes Material

In den Arbeitsbericht Detailinformationen können Sie die Schnellzeiterfassung nutzen, Arbeitszeiten erfassen (Bereich Zeiten), Material erfassen (Bereich Installiertes Material) und den Bericht versenden (Schaltfläche Bericht versenden).

Funktionen Arbeitsberichte

Über die Symbolschaltfläche in der Titelleiste der esmobile-App haben Sie Zugriff auf die jeweiligen Funktionen des aktuellen Formulars / Moduls.

Je nach Plattform (UWP / iOS) und Bildschirmgröße können einige Symbole / Icons ausgeblendet sein.

Über die Mehr-Schaltfläche können Sie sich diese ausgeblendeten Funktionen anzeigen lassen.

Suchen

Um in der Liste bestimmte Datensätze zu finden, tragen Sie im Suchfeld einen Suchbegriff ein und lösen Sie die Suche über das Lupen-Symbol aus.

Es werden Datensätze in der Liste angezeigt, die dem Suchbegriff entsprechen.

Suchfeld leeren / Suche abbrechen

Um das Suchfeld zu leeren und damit wieder alle Datensätze anzeigen zu lassen, tippen / klicken Sie das Symbol rechts neben dem Suchbegriff.

Arbeitsbericht anlegen

Zur Erfassung von Arbeitszeiten, Fahrtzeiten und installiertem Material können an verschiedenen Stellen in der esmobile-App Arbeitsberichte angelegt werden. Die Schaltfläche zum Anlegen eines Arbeitsberichtes steht Ihnen bei den verschieden Aufträgen und im Menü im Register Arbeitsberichte zur Verfügung.

Arbeitsbericht anlegen / Arbeitszeiten erfassen

Im nachfolgenden Beispiel wird ein Arbeitsbericht für einen Inspektionsauftrag angelegt, um die Fahrtzeit zur Baustelle, die Arbeitszeit auf der Baustelle und Fahrtzeit für den Rückweg zu dokumentieren.

Arbeitsbericht anlegen und Arbeitszeiten erfassen

1. Öffnen Sie einen Auftrag. In der Übersicht tippen / klicken Sie auf die Schaltfläche.

2. Es wird ein neuer Arbeitsbericht mit einer temporären Berichtsnummer geöffnet.

   

    

   Der lokal angelegte Arbeitsbericht wird bei der nächsten Synchronisation an den Server übertragen und erhält beim Speichern eine Arbeitsberichtnummer aus den Nummernkreisen.

   Der Matchcode des Arbeitsberichts kann zum Beispiel vom Auftrag als Vorgabe übernommen werden, kann aber noch individuell geändert werden. Die Einstellungen zum Matchcode finden Sie im esweb unter Einstellungen | Allgemein | Arbeitsbericht - Allgemein mit der Option Matchcode aus Auftrag.

   Siehe auch Arbeitsbericht Detailinformationen.

3. Für die Erfassung einer neuen Fahrt- und Arbeitszeit tippen / klicken Sie auf die Schaltfläche im Bereich Zeiten.

   Es wird eine Maske zum Erfassen der Fahrt- und Arbeitszeiten geöffnet, bis zum Speichern / Synchronisieren des Arbeitsberichtes wird eine temporäre laufende Nummer verwendet.

   Siehe auch Arbeitszeit Details.

   

   Felder Arbeitszeit

   Datum

   Als Vorgabe für die Arbeitszeit wird das Tagesdatum verwendet, eine Änderung ist möglich.

   Beginn Fahrt

   Tragen Sie den Fahrtbeginn ein. Die Fahrtdauer zur Baustelle wird bestimmt durch den Zeitraum zwischen Beginn Fahrt und Beginn Arbeit.

   Beginn Arbeit

   In diesem Feld erfassen Sie die Uhrzeit des Arbeitsbeginns.

   Beginn Arbeit

   Die Uhrzeit des Arbeitsendes erfassen Sie in diesem Feld. Der Zeitraum zwischen Beginn Arbeit und Ende Arbeit abzüglich der Pausenzeit bestimmt die Arbeitszeit.

   Ende Fahrt

   Als Vorgabe wird hier die Uhrzeit aus Ende Arbeit eingetragen, eine Änderung ist nachträglich möglich. Für die Berechnung der Rückfahrt tragen Sie hier die Uhrzeit des Fahrtendes (Fahrt zurück von der Baustelle) ein. Die Fahrtzeit wird vom Zeitraum zwischen Ende Arbeit und Ende Fahrt bestimmt.

   Pause

   Eine Pausenzeit wird in diesem Feld erfasst. Die Pause wird von der Arbeitszeit abgezogen. Der Zeitraum zwischen Beginn Arbeit und Ende Arbeit abzüglich der Pausenzeit bestimmt die Arbeitszeit.

   Pause (Fahrt)

   Liegt eine Pause in der Fahrtzeit zu einem oder von einem Auftrag wird die Pausenzeit wird in diesem Feld erfasst. Der Wert des Feldes Pause (Fahrt) wird bei der Berechnung der Fahrtzeit entsprechend abgezogen.

   Ist der Wert für Pause (Fahrt) größer als dies eigentlich gemäß der angegebenen Zeiten möglich, wird die Meldung: Die Pause darf nicht größer sein als die Arbeitszeit angezeigt.

    

   Als Vorgabe wird die Pausenzeit eingetragen, die im esoffice unter Einstellungen | Allgemein | Auftrag - Bereich 'Arbeitszeiten Nachkalkulation' im Feld Pausenzeit hinterlegt wurde.

4. Speichern Sie die Eingaben über die Schaltfläche .

   Ist der AutoSync aktiv, wird die Arbeitszeit gespeichert und an den Server übertragen, ansonsten wird die Arbeitszeit lokal gespeichert und bei der nächsten Synchronisierung zusammen mit dem Arbeitsbericht an den Server übertragen.

Arbeitsberichte ohne Auftragszug

In der Basiseinstellung ist es nicht möglich, Arbeitsberichte ohne Verknüpfung mit einem Auftrag anzulegen oder mit dem Server abzugleichen / synchronisieren.

Mit der esweb Einstellung Arbeitsberichte ohne Auftragsbezug der letzten Tage synchronisieren (Einstellungen | Mobile Center | Einstellungen / Benachrichtigungen - Bereich 'Einstellungen') legen Sie fest, ob im Arbeitsberichte ohne Auftragsbezug möglich sind und wie viele Tage zurück diese synchronisiert werden sollen.

Ist in diesem Eingabefeld ein Wert größer 0 (Null) eingetragen, werden Arbeitsberichte ohne Auftragsbezug für einen festzulegenden Zeitraum mit dem Server abgeglichen.

Dazu ist es notwendig, dass der Arbeitsbericht eine Arbeitszeit des aktuellen Benutzers (Personalnummer) hat und das Montagedatum (MontageDat) innerhalb der letzten Tage liegt. Die Anzahl der Tage können Sie im Eingabefeld festlegen.

Alle versenden

Über die Schaltfläche Alle versenden können Sie alle abgeschlossenen Arbeitsberichte auf einmal per E-Mail versenden.

Der Versand der E-Mails wird dabei vom Server vorgenommen.

Nach dem Versand der Arbeitsberichte wird eine Meldung mit der Anzahl der versendeten Berichte angezeigt.

Synchronisieren

Tippen / Klicken Sie die Schaltfläche Synchronisieren an, um die lokalen Daten mit den Daten auf dem Server abzugleichen.

Beim Abgleich werden die noch nicht übertragenen lokalen Änderungen an den Server übertragen. Vom Server werden geänderte und neue Datensätze bereitgestellt.