Arbeitszeit Details

Die Detailinformationen zu einer Arbeitszeit können Sie über folgende Aktionen aufrufen:

  • Über den Menüpunkt Arbeitsberichte | Arbeitszeiten einen Eintrag in der Liste antippen / anklicken.

  • Aus einem Vorgang (Auftrag etc.) das Register Arbeitsberichte öffnen und einen Arbeitsbericht-Eintrag in der Liste antippen / anklicken.

    In den Arbeitsbericht Detailinformationen werden die Arbeitszeiten im Bereich Zeiten angezeigt. Die einzelnen Arbeitszeiteinträge lassen sich Antippen / Anklicken öffnen.

 

esmobile Customizing

Die nachfolgenden Grafiken / Screenshots zeigen die Formulare / Masken in der Basis-Ansicht.

Sie können Formulare und Felder über das Customizing ein- bzw. ausblenden, Beschriftungen anpassen und Pflichtfelder festlegen. Eine individuelle Anpassung ist im esweb unter Einstellungen | Mobile Center | Layout möglich.

In den esweb Einstellungen kann für die verschiedenen Oberflächen (Sichten) je Einsatzzweck festgelegt werden, welche Bedienelemente angezeigt werden.

Arbeitszeit - Detailansicht

Die Detailansicht wird auch beim Anlegen einer neuen Arbeitszeit geöffnet.

 

Für die Erfassung von Arbeitsberichten und Arbeitszeiten ist es erforderlich, dass dem Benutzer die Berechtigung 384 - Arbeitsberichte (Eigene) und / oder 386 - Arbeitsberichte (Fremde) zugewiesen wurde.

Bereich 'Allgemein'

 

Werte entfernen

Über die Schaltfläche rechts neben einem Feld können eingegebenen / vorbelegten Werte in einem Eingabe- / Auswahlfeld entfernt werden.

Id

Hier wird die Arbeitszeit-ID (Arbeitszeit- / Vorgangsnummer) angezeigt.

 

Negative Vorgangsnummern

Noch nicht synchronisierte Vorgänge erhalten eine negative Vorgangsnummer (zum Beispiel Arbeitsberichtnummer -1), erst beim Abgleich mit dem Server wird eine Vorgangsnummer aus den Nummernkreisen vergeben.

PersonalNr.

Beim Anlegen einer Arbeitszeit wird der angemeldete Benutzer in diesem Feld eingetragen.

Über das Auswahlfeld kann ein anderer Mitarbeiter ausgewählt werden, wenn der angemeldete Benutzer die Berechtigung zum Erfassen fremder Arbeitszeit (Berechtigung 386 - Arbeitsberichte (Fremde)) hat.

Datum

Hier wird das Datum für die Arbeitszeit angezeigt.

Bei der Neuanlage einer Arbeitszeit wird das Tagesdatum verwendet, eine Änderung ist möglich.

Lohnart / Lohnart (B)

Wählen Sie eine Lohnart aus. Im esweb kann eine Lohnart als Vorgabe eingestellt werden.

 

Aufteilung der Arbeitszeiten und Lohnarten (Kunde / Buchhaltung)

Die Arbeitszeiten und Lohnarten können für den Kunden und die Buchhaltung getrennt erfasst werden.

Die Felder für die Buchhaltung sind mit einem (B) gekennzeichnet.

Aktivieren Sie dazu im esweb unter Einstellungen | Allgemein | Arbeitsbericht - Unterregister Allgemein die Option Arbeitszeiten für Kunden getrennt angeben.

 

Ist im esweb unter Einstellungen | Allgemein | Arbeitsbericht - Unterregister Allgemein die Option Nur Leistungsartikel Lohnarten auswählbar aktiviert, sind nur Lohnarten wählbar zu denen im esoffice Leistungsartikel generiert werden können (esoffice -> Einstellungen | Referenzen - Artikel | Artikelreferenzen | Leistungsartikel).

 

Hat der Benutzer nicht die Möglichkeit eine Lohnart auszuwählen (Customizing: Lohnart ist auf unsichtbar gestellt), ist es erforderlich, im esweb unter Einstellungen | Allgemein | Arbeitsbericht - Allgemein eine Standard Lohnart je Einstellungsset auszuwählen .

Arbeitsvorgang (Vorgang)

Wenn erforderlich wählen Sie einen Arbeitsvorgang aus der Auswahlliste aus, die in den Einstellungen | Referenzen - Buchhaltung | Arbeitsreferenzen - Arbeitsvorgänge angelegt werden.

Kulanz

Aktivieren Sie diese Option, wenn aufgrund von Kulanz keine Abrechnung erfolgen soll.

Garantie

Aktivieren Sie diese Option, wenn aufgrund von Garantie keine Abrechnung erfolgen soll.

Vandalismus

Ist der Arbeitseinsatz aufgrund von Vandalismus notwendig geworden, aktivieren Sie diese Option.

 

Wird mit Vertragskonditionen gearbeitet, wird beim Aktivieren der Option Vandalismus die Abrechnung aufgrund der Vertragskonditionen ausser Kraft gesetzt. Die genaue Funktionsweise der Vertragskonditionen entnehmen Sie bitte der Beschreibung unter Einstellungen | Referenzen - Service | Vertragsreferenzen | Vertragskonditionen. Ob mit Vertragskonditionen gearbeitet wird legen Sie in den allgemeinen Grundeinstellungen unter Einstellungen | Allgemein | Service I - Bereich 'Vertragskonditionen' mit der Option Mit Vertragskonditionen fest.

 

Die Felder Fakturieren, Kulanz, Garantie und Vandalismus der Arbeitszeiten (Buchhaltung | Auftragsberichte | Zeiten / Lohn) können auch bearbeitet werden, wenn der Arbeitsbericht unterschrieben ist.

Bereich 'Zeiten (Std.) / (Min.)'

 

Anzeige Zeiten

Die Einheit in der die Zeiten angezeigt werden, richtet sich nach der zentralen Einstellung im esweb. Wenn die Option Erfassen in Stunden im esweb unter Einstellungen | Allgemein | Arbeitsbericht - Unterregister Allgemein aktiviert ist, werden die Zeiten in Stunden angezeigt, bei deaktivierter Option werden die Zeiten in Minuten angezeigt.

In diesem Bereich können die Uhrzeiten für die Arbeitszeiten eingetragen werden. Alternativ können Sie auch die Gesamtwerte in die Felder Fahrt / Fahrt (B) und Summe / Summe (B) eintragen.

 

Werte entfernen

Über die Schaltfläche rechts neben einem Feld können eingegebenen / vorbelegten Werte in einem Eingabe- / Auswahlfeld entfernt werden.

 

Ist die Aufteilung zwischen Kunden- und Buchhaltungszeiten aktiv, können Sie im esoffice unter Einstellungen -> Allgemein -> Buchhaltung III - Bereich 'Arbeitsberichte' über die Option Uhrzeiten beziehen sich auf Buchhaltungszeiten festlegen, dass sich die eingetragenen Uhrzeiten auf die Felder für die Buchhaltung (B) beziehen.

Ist die Option Uhrzeiten beziehen sich auf Buchhaltungszeiten aktiviert, werden die Werte für Minuten / Stunden, Summe und Fahrt und die Lohnart für Kunden abhängig von den Buchhaltungswerten bestimmt. D.h. solange die Werte der Buchhaltungsfelder gleich den Werten der Kundenfelder sind, werden die Werte der Buchhaltungsfelder in die Kundenfelder eingetragen.

 

Arbeitszeittakt / Minutenintervall

Die Taktung der Arbeitszeiten wird zentral im esweb unter Einstellungen | Mobile Center | Einstellungen / Benachrichtigungen - Bereich 'Einstellungen' im Feld Minutenintervall festgelegt.

Beginn Fahrt

Tragen Sie den Fahrtbeginn ein. Die Fahrtdauer zur Baustelle wird bestimmt durch den Zeitraum zwischen Beginn Fahrt und Beginn Arbeit.

Beginn Arbeit

In diesem Feld erfassen Sie die Uhrzeit des Arbeitsbeginns.

Ende Arbeit

Die Uhrzeit des Arbeitsendes erfassen Sie in diesem Feld. Der Zeitraum zwischen Beginn Arbeit und Ende Arbeit abzüglich der Pausenzeit bestimmt die Arbeitszeit.

Ende Fahrt

Als Vorgabe wird hier die Uhrzeit aus Ende Arbeit eingetragen, eine Änderung ist nachträglich möglich. Für die Berechnung der Rückfahrt tragen Sie hier die Uhrzeit des Fahrtendes (Fahrt zurück von der Baustelle) ein. Die Fahrtzeit wird vom Zeitraum zwischen Ende Arbeit und Ende Fahrt bestimmt.

 

Bei einer nachträglichen Änderung von Ende Arbeit, wird Ende Fahrt nur dann gleich Ende Arbeit gesetzt, wenn der alte Wert für Ende Fahrt jetzt kleiner wäre als Ende Arbeit und zwischen Ende Arbeit und Ende Fahrt kein Tageswechsel liegt.

Pause

Eine Pausenzeit wird in diesem Feld erfasst. Die Pause wird von der Arbeitszeit abgezogen. Der Zeitraum zwischen Beginn Arbeit und Ende Arbeit abzüglich der Pausenzeit bestimmt die Arbeitszeit.

Auch ohne die Erfassung von Arbeitszeiten (Beginn Fahrt, Beginn Arbeit etc.) ist die Erfassung einer Pause möglich.

Ist der Wert für Pause größer als dies eigentlich gemäß der angegebenen Zeiten möglich, wird die Meldung: Die Pause darf nicht größer sein als die Arbeitszeit angezeigt.

Pause (Fahrt)

Liegt eine Pause in der Fahrtzeit zu einem oder von einem Auftrag wird die Pausenzeit wird in diesem Feld erfasst. Der Wert des Feldes Pause (Fahrt) wird bei der Berechnung der Fahrtzeit entsprechend abgezogen.

Ist der Wert für Pause (Fahrt) größer als dies eigentlich gemäß der angegebenen Zeiten möglich, wird die Meldung angezeigt:

Die Pause darf nicht größer sein als die Arbeitszeit.

 

Als Vorgabe wird die Pausenzeit eingetragen, die im esoffice unter Einstellungen | Allgemein | Auftrag - Bereich 'Arbeitszeiten Nachkalkulation' im Feld Pausenzeit hinterlegt wurde.

Fahrt / Fahrt (B)

Tragen Sie in diesem Feld die Summe der Fahrtzeiten ein. Haben Sie die Arbeitszeiten über die Uhrzeit-Felder (Beginn Fahrt, Beginn Arbeit, Ende Arbeit , Ende Fahrt) erfasst, wird dieses Feld automatisch gefüllt.

 

Die Summe der effektiven Arbeitszeit in Minuten und Stunden wird automatisch berechnet. Die resultierenden Summen, wie die Fahrtzeit und die Stundensumme werden automatisch errechnet und eingetragen. Bei der Fahrtzeit besteht aber zusätzlich noch die Möglichkeit, dass sie von Hand eingetragen oder bearbeitet werden kann.

Wenn die Option Nur Nettozeit summieren unter Einstellungen | Allgemein | Buchhaltung III - Bereich 'Arbeitsberichte' gesetzt ist, wird als Stundensumme im Arbeitsbericht nur die reine Arbeitszeit (Beginn Netto -Ende Netto) ohne die Fahrzeit eingetragen.

 

Aufteilung der Arbeitszeiten und Lohnarten (Kunde / Buchhaltung)

Die Arbeitszeiten und Lohnarten können für den Kunden und die Buchhaltung getrennt erfasst werden.

Die Felder für die Buchhaltung sind mit einem (B) gekennzeichnet.

Aktivieren Sie dazu im esweb unter Einstellungen | Allgemein | Arbeitsbericht - Unterregister Allgemein die Option Arbeitszeiten für Kunden getrennt angeben.

Summe / Summe (B)

Tragen Sie in diesem Feld die Summe der Arbeitszeiten ein. Haben Sie die Arbeitszeiten über die Uhrzeit-Felder (Beginn Fahrt, Beginn Arbeit, Ende Arbeit , Ende Fahrt) erfasst, wird dieses Feld automatisch gefüllt.

 

Die Summe der effektiven Arbeitszeit in Minuten und Stunden wird automatisch berechnet. Die resultierenden Summen, wie die Fahrtzeit und die Stundensumme werden automatisch errechnet und eingetragen. Bei der Fahrtzeit besteht aber zusätzlich noch die Möglichkeit, dass sie von Hand eingetragen oder bearbeitet werden kann.

Wenn die Option Nur Nettozeit summieren unter Einstellungen | Allgemein | Buchhaltung III - Bereich 'Arbeitsberichte' gesetzt ist, wird als Stundensumme im Arbeitsbericht nur die reine Arbeitszeit (Beginn Netto -Ende Netto) ohne die Fahrzeit eingetragen.

 

Aufteilung der Arbeitszeiten und Lohnarten (Kunde / Buchhaltung)

Die Arbeitszeiten und Lohnarten können für den Kunden und die Buchhaltung getrennt erfasst werden.

Die Felder für die Buchhaltung sind mit einem (B) gekennzeichnet.

Aktivieren Sie dazu im esweb unter Einstellungen | Allgemein | Arbeitsbericht - Unterregister Allgemein die Option Arbeitszeiten für Kunden getrennt angeben.

Mit Übernachtung

In den Arbeitszeiten gibt es noch die Option Mit Übernachtung mit dem angegeben werden kann, ob der Mitarbeiter unterwegs übernachtet hat. Die Einstellungsparameter hierfür werden im esoffice in den Einstellungen | Allgemein | Buchhaltung III - Bereich 'Arbeitsberichte' und in den Buchhaltungsreferenzen hinterlegt.

Bereich 'Kilometer'

Firma / Privat

Tragen Sie, wenn erforderlich, die effektiven Firmenkilometer (Firma)und Privatkilometer (Privat ein.

 

Beachten Sie bitte, dass hier im Gegensatz zur Kalkulation die Gesamtsumme für die Kilometer eingetragen wird, nicht nur für die einfache Strecke.

Bereich 'Zuschläge (Std.) / (Min.)'

In diesem Bereich können zwei Zuschläge für zum Beispiel Überstunden oder Feiertage erfasst werden.

Bei den Zuschlägen beziehen sich die angegebenen Stunden immer anteilig auf die Gesamtsumme der Arbeitszeiten.

 

Beträgt die Gesamtarbeitszeit zwei Stunden, so können auch nur für diese zwei Stunden Zuschläge eingetragen werden.

 

Dieser Bereich wird nur angezeigt, wenn im esweb unter Einstellungen | Allgemein | Arbeitsbericht - Unterregister Allgemein die Option Arbeitszeiten Zuschläge anzeigen aktiviert ist.

 

Aufteilung der Zuschläge (Kunde / Buchhaltung)

Die Zuschläge (Lohnart / Dauer) können getrennt für den Kunden und die Buchhaltung erfasst werden.

Die Felder für die Buchhaltung sind mit einem (B) gekennzeichnet.

Aktivieren Sie dazu im esweb Einstellungen | Allgemein | Arbeitsbericht - Unterregister Allgemein die Option Zuschläge für Kunden getrennt angeben.

 

Anzeige Zeiten

Die Einheit in der die Zeiten angezeigt werden, richtet sich nach der zentralen Einstellung im esweb. Wenn die Option Erfassen in Stunden im esweb unter Einstellungen | Allgemein | Arbeitsbericht - Unterregister Allgemein aktiviert ist, werden die Zeiten in Stunden angezeigt, bei deaktivierter Option werden die Zeiten in Minuten angezeigt.

Lohnart / Lohnart (B)

Wählen Sie eine Lohnart für den Zuschlag aus.

 

Werte entfernen

Über die Schaltfläche rechts neben einem Feld können eingegebenen / vorbelegten Werte in einem Eingabe- / Auswahlfeld entfernt werden.

Dauer / Dauer (B)

Tragen Sie hier die Dauer für den Zuschlag ein. In welcher Einheit (Stunde / Minute) die Dauer einzutragen ist, können Sie in der Überschrift zu diesem Bereich ablesen (Std. / Min.).

Bereich 'Pauschalen / Spesen'

Soweit gewünscht, können nun neben den Zeiten weitere Pauschalen (Pauschale I, Pauschale II) und Spesen (Steuerpflichtig, Steuerfrei, Divers) eingetragen werden.

Für die Diversen Spesen kann eine Lohnart hinterlegt werden.

 

Pauschalen

Wird im Auftragsbericht eine Auftragsnummer angegeben und in den Feldern Pauschale I und Pauschale II ein Eintrag vorgenommen, werden die Eintragungen mit in der Auftragsbearbeitung bei der Kalkulation berücksichtigt.

Diese Auftragspauschalen finden sich dann auf dem Register Projekt | Projektaufträge | Übersicht - Bereich 'Kosten' im Feld Spesen als Gesamtsumme aus Spesen und Pauschalen wieder.

Ohne zugeordnete Auftragsnummer werden die Pauschalen nicht bei der Auftragskalkulation berücksichtigt.

 

Zuordnung Spesen / Kilometer über Servicezonen

Die Zuordnung der Spesen und der Kilometer kann auch automatisch über die Servicezonen erfolgen.

Aktivieren Sie unter Einstellungen | Allgemein | Buchhaltung III - Autom. Spesenzuordnung) die Option Über Spesenzone. Bei der Auswahl einer Servicezone werden dann automatisch die Werte für die steuerfreien und steuerpflichtigen Spesen eingetragen.

Unter Einstellungen | Referenzen - Service | Anlagenreferenzen | Servicezonen kann dazu einer Servicezone eine Spesenzone zugeordnet werden.

Das automatische Eintragen der Firmenkilometer in die Arbeitsberichte kann durch Aktivieren der Option Kilometer Servicezoneunter Einstellungen | Allgemein | Buchhaltung III - Bereich 'Automatische Zuordnung' erfolgen. Ist die Option Kilometer Servicezone aktiviert, werden in den Arbeitsberichten, bei der Auswahl einer Servicezone, die in den Einstellungen | Allgemein | Buchhaltung III - Bereich 'Automatische Zuordnung' eingetragenen Kilometerangaben der einzelnen Zonen in das Feld Firmenkilometer eingetragen.

Bereich 'Info'

Zu einer Arbeitszeit können Sie zusätzliche Informationen in diesem Memofeld erfassen.

Memotexte anzeigen

Mit der Schaltfläche können Sie sich einen Memotext (Info etc.) anzeigen lassen.

Funktionen Arbeitszeit

Über die Symbolschaltfläche in der Titelleiste der esmobile-App haben Sie Zugriff auf die jeweiligen Funktionen des aktuellen Formulars / Moduls.

Je nach Plattform (UWP / iOS) und Bildschirmgröße können einige Symbole / Icons ausgeblendet sein.

Über die Mehr-Schaltfläche können Sie sich diese ausgeblendeten Funktionen anzeigen lassen.

 

Windows / UWP

In der Windows UWP Version der esmobile-App können Sie sich über die Mehr-Schaltfläche die Bedeutung / Beschriftung der Symbolschaltfläche einblenden lassen.

Bei erneutem Antippen / Anklicken der Mehr-Schaltfläche wird die Beschriftung wieder ausgeblendet.

Material anlegen

Zu einem Arbeitsbericht oder einer Arbeitszeit können Materialien angelegt werden.

In den Arbeitsbericht Detailinformationen steht dafür der Bereich Installiertes Material zur Verfügung. Dort können Sie mit der Schaltfläche Material hinzufügen.

In den Arbeitszeit Details kann über die Schaltfläche Material anlegen Artikel hinzugefügt werden.

Es wird das Formular Neues Material geöffnet.

Siehe auch Material anlegen.

Arbeitszeit kopieren

Sie können eine bereits angelegte Arbeitszeit kopieren, wenn zum Beispiel mehrere Mitarbeiter an einem Auftrag arbeiten und ein Techniker auch die Zeiten für die Kollegen erfasst.

Oder Sie kopieren Ihre Arbeitszeit für einen weiteren Tag.

Kopieren einer Arbeitszeit für anderen Mitarbeiter

  1. Öffnen Sie die Arbeitszeit, die Sie kopieren möchten.

  2. Tippen / Klicken Sie auf die Schaltfläche Arbeitszeit kopieren.

    Der Auswahldialog Personal auswählen wird geöffnet.

  3. Wählen Sie einen Mitarbeiter in der Liste durch Antippen / Anklicken aus.

  4. Die Arbeitszeit wird kopiert und eine entsprechende Meldung wird angezeigt.

  5. Sie können jetzt noch bei Bedarf einzelne Werte der kopierten Arbeitszeit ändern.

  6. Nachdem Sie Änderungen vorgenommen haben, sichern Sie den Datensatz über die Speichern-Schaltfläche.

    Bei einer Onlineverbindung werden diese Einträge sofort mit dem Server synchronisiert. Besteht keine Verbindung (Offline / AutoSync ist deaktiviert) oder sind bei der Synchronisation Fehler aufgetreten, verbleiben die Änderungen als lokale Daten bis zur nächsten erfolgreichen Synchronisation auf dem Gerät.

     

    Der AutoSync kann zentral im esweb unter Einstellungen | Mobile Center | Einstellungen / Benachrichtigungen durch die Option Auto-Sync immer aktiv dauerhaft aktiviert werden. Bei aktivierter Option ist es dem Techniker nicht mehr möglich den AutoSync zu deaktivieren.

    Siehe auch Synchronisation | Einträge

Kopieren einer eigenen Arbeitszeit für einen anderen Tag

  1. Öffnen Sie die Arbeitszeit, die Sie kopieren möchten.

  2. Tippen / Klicken Sie auf die Schaltfläche Arbeitszeit kopieren.

    Der Auswahldialog Personal auswählen wird geöffnet.

  3. Wählen Sie sich selbst als Mitarbeiter in der Liste durch Antippen / Anklicken aus.

  4. Die Arbeitszeit wird kopiert und eine entsprechende Meldung wird angezeigt.

  5. Sie können jetzt noch bei Bedarf einzelne Werte der kopierten Arbeitszeit ändern, zum Beispiel das Datum.

  6. Nachdem Sie Änderungen vorgenommen haben, sichern Sie den Datensatz über die Speichern-Schaltfläche.

    Bei einer Onlineverbindung werden diese Einträge sofort mit dem Server synchronisiert. Besteht keine Verbindung (Offline / AutoSync ist deaktiviert) oder sind bei der Synchronisation Fehler aufgetreten, verbleiben die Änderungen als lokale Daten bis zur nächsten erfolgreichen Synchronisation auf dem Gerät.

     

    Der AutoSync kann zentral im esweb unter Einstellungen | Mobile Center | Einstellungen / Benachrichtigungen durch die Option Auto-Sync immer aktiv dauerhaft aktiviert werden. Bei aktivierter Option ist es dem Techniker nicht mehr möglich den AutoSync zu deaktivieren.

    Siehe auch Synchronisation | Einträge

Speichern

Nachdem Sie Änderungen vorgenommen haben, sichern Sie den Datensatz über die Speichern-Schaltfläche.

Bei einer Onlineverbindung werden diese Einträge sofort mit dem Server synchronisiert. Besteht keine Verbindung (Offline / AutoSync ist deaktiviert) oder sind bei der Synchronisation Fehler aufgetreten, verbleiben die Änderungen als lokale Daten bis zur nächsten erfolgreichen Synchronisation auf dem Gerät.

 

Der AutoSync kann zentral im esweb unter Einstellungen | Mobile Center | Einstellungen / Benachrichtigungen durch die Option Auto-Sync immer aktiv dauerhaft aktiviert werden. Bei aktivierter Option ist es dem Techniker nicht mehr möglich den AutoSync zu deaktivieren.

Siehe auch Synchronisation | Einträge

Speicherung der GPS Daten zur Arbeitszeit

Ändert sich beim Speichern einer Arbeitszeit eines der Felder der Uhrzeiten für Beginn / Ende - Fahrt / Arbeit oder der Summen für Arbeit, Fahrt, Pause, wird jeweils die GPS Position gespeichert und bei der nächsten Synchronisation mit übertragen.

Gleiches gilt für die Schnellzeiterfassung, wenn die Schaltflächen Beginn Fahrt, Beginn Arbeit, Ende Arbeit, Ende Fahrt bzw. Abschließen betätigt werden.

Damit die Funktion gegeben ist, ist es im esweb erforderlich unter Einstellungen | Allgemein | Arbeitsbericht - Allgemein die Option GPS-Position speichern zu aktivieren.

 

Im esoffice ist unter Tools | Datenschutzcenter | Geolocation - esmobile auch das Akzeptieren der Einstellung GPS-Abfrage erlauben notwendig.

Am mobilen Endgerät ist es erforderlich die Standortbestimmung für das esmobile zu aktivieren.