Inspektionsaufträge

Inspektionsaufträge können entweder über die Terminliste (Termine) oder die Auftragsverwaltung (Alle Aufträge / Online Auftragssuche zum Bearbeiten geöffnet werden.

 

esmobile Customizing

Die nachfolgenden Grafiken / Screenshots zeigen die Formulare / Masken in der Basis-Ansicht.

Sie können Formulare und Felder über das Customizing ein- bzw. ausblenden, Beschriftungen anpassen und Pflichtfelder festlegen. Eine individuelle Anpassung ist im esweb unter Einstellungen | Mobile Center | Layout möglich.

In den esweb Einstellungen kann für die verschiedenen Oberflächen (Sichten) je Einsatzzweck festgelegt werden, welche Bedienelemente angezeigt werden.

Vorschlag Arbeitszeiterfassung

Ist im esweb unter Einstellungen | Mobile Center | Einstellungen / Benachrichtigungen - Bereich 'Einstellungen' die Option Arbeitszeiterfassung beim Öffnen von Aufträgen vorschlagen aktiviert, wird beim Öffnen eines Auftrags im esmobile ein Dialog geöffnet mit der Abfrage Soll die Arbeitszeiterfassung gestartet werden? mit den Optionen für Beginn Arbeitszeit, Beginn Fahrtzeit und Ohne Zeiterfassung fortfahren.

Folgende weitere Bedingungen sind dafür erforderlich:

  • Es handelt sich um einen Serviceauftrag oder Inspektionsauftrag.

  • Der Auftrag ist mit einem Termin = heute belegt.

  • Es ist nicht bereits eine anderer Zeiterfassung aktiv.

  • Der Auftragstatus ist kleiner Technisch erledigt.

Beim Abschließen von Arbeitsberichten wird dann ebenfalls darauf hingewiesen, dass noch eine Schnellzeiterfassung gestartet ist, oder noch keine Arbeitszeit angelegt wurde.

Bereich 'Anlagenstandort'

In diesem Bereich wird der Standort der Anlage in einer Karte mit dem Symbol angezeigt. Zusätzlich wird der Firmenname und die Adresse eingeblendet.

 

Voraussetzungen Routenplanung / Anzeige von Adressen im esmobile

  • Im esoffice ist unter Datenschutzcenter | Geolocation | Adresse <=> GPS die Ermittlung der GPS Koordinaten für Adressen aktiv (-> Schaltfläche Akzeptieren).

  • Im esoffice ist unter Datenschutzcenter | Geolocation | esmobile das Anzeigen von Adressen über einen Standardkartendienst des verwendeten Betriebssystems und / oder Geräts aktiv (-> Schaltfläche Akzeptieren).

Bereich 'Informationen'

Aufwand

Anzeige des geplantes Aufwandes. Im Auftrag kann ein Aufwand in Stunden festgelegt werden.

KundenNr.

Anzeige der Kundennummer des Kunden, der dem aktuellen Vorgang zugeordnet ist.

KundenBez.

Anzeige des Kundennamens (Feld Firma 1) des Kunden, der dem aktuellen Vorgang zugeordnet ist.

AnlagenNr.

Hier wird die Anlagennummer angezeigt, wenn dem Vorgang eine Anlage zugeordnet ist.

Über die Schaltfläche Alle anzeigen können Sie sich eine gruppierte Übersicht alle Anlagen des Kunden anzeigen lassen (Onlineverbindung erforderlich).

Anlagen werden in folgender Reihenfolge sortiert nach Gruppen angezeigt:

  1. Anlagen des Auftrags

  2. Anlagen des Vertrags

  3. Anlagen ohne Anlagengruppe

  4. Pro Anlagengruppe eine Gruppe

Adresse

Die Adresse (Straße, Postleitzahl und Ort) der Anlage wird hier angezeigt, wenn dem Vorgang eine Anlage zugeordnet ist.

Über die Symbolschaltfläche Routenplanung kann eine Route zur Anlage über den Standardkartendienst des verwendeten Betriebssystems und / oder Geräts geplant werden.

Als Startpunkt wird die im esoffice unter Einstellungen | Allgemein | Adresse hinterlegte Adresse verwendet. Sind mehrere Geschäftsstellen angelegt, wird die Adresse der aktuellen Geschäftsstelle verwendet, siehe Einstellungen | Referenzen - Allgemein | Geschäftsstellen | Adresse.

Als Ziel werden die GPS-Koordinaten der Adresse verwendet.

 

Voraussetzungen Routenplanung / Anzeige von Adressen im esmobile

  • Im esoffice ist unter Datenschutzcenter | Geolocation | Adresse <=> GPS die Ermittlung der GPS Koordinaten für Adressen aktiv (-> Schaltfläche Akzeptieren).

  • Im esoffice ist unter Datenschutzcenter | Geolocation | esmobile das Anzeigen von Adressen über einen Standardkartendienst des verwendeten Betriebssystems und / oder Geräts aktiv (-> Schaltfläche Akzeptieren).

Telefon

Telefonnummer, die bei der Anlage hinterlegt ist.

VertragNr. / Vertragsart / Vertragstext

Ist dem Vorgang ein Vertrag zugeordnet, werden die Vertragsinformationen bei entsprechender Berechtigung an dieser Stelle angezeigt. Über die Schaltfläche Anzeigen können Sie sich den Vertragstext anzeigen lassen, wenn dieser im Vertrag hinterlegt wurde.

Druckdokument

Über die Schaltfläche Anzeigen können Sie sich das archivierte Druckbild des Vorgangs (Serviceauftrag, Projektauftrag) anzeigen lassen.

Erfasste Zeit (Buchhaltung) / Erfasste Zeit (Kunde)

Je nach Einstellung werden hier die bereits erfassten Arbeitszeiten angezeigt, diese können nach Buchhaltung und Kunde getrennt sein und in Stunden oder Minuten angezeigt werden.

 

Aufteilung der Arbeitszeiten und Lohnarten (Kunde / Buchhaltung)

Die Arbeitszeiten und Lohnarten können für den Kunden und die Buchhaltung getrennt erfasst werden.

Die Felder für die Buchhaltung sind mit einem (B) gekennzeichnet.

Aktivieren Sie dazu im esweb unter Einstellungen | Allgemein | Arbeitsbericht - Unterregister Allgemein die Option Arbeitszeiten für Kunden getrennt angeben.

 

Anzeige Zeiten

Die Einheit in der die Zeiten angezeigt werden, richtet sich nach der zentralen Einstellung im esweb. Wenn die Option Erfassen in Stunden im esweb unter Einstellungen | Allgemein | Arbeitsbericht - Unterregister Allgemein aktiviert ist, werden die Zeiten in Stunden angezeigt, bei deaktivierter Option werden die Zeiten in Minuten angezeigt.

Bereich 'Auftragsdaten'

AuftragsNr.

Anzeige der Auftragsnummer.

Matchcode

Auftragsmatchcode

Bezeichnung

Im Feld Bezeichnung kann im esoffice für einen Auftrag ein individueller Eintrag vorgenommen werden, um den Auftrag näher zu kennzeichnen.

GSNr.

Anzeige der Geschäftsstellennummer, der dieser Auftrag zugeordnet wurde.

Auftragstyp

Auftragstypen dienen der näheren Klassifizierung der verschiedenen Auftragsarten.

Zugeordnet werden die Auftragstypen in der jeweiligen Auftragsbearbeitung auf dem Register Annahme im esoffice.

Auftragstypen werden unter Einstellungen | Referenzen - Projekte | Auftragsreferenzen | Auftragstypen definiert.

Mit entsprechender Berechtigung zum Bearbeiten des Auftrags kann der Auftragstyp geändert werden.

 

Werte entfernen

Über die Schaltfläche rechts neben einem Feld können eingegebenen / vorbelegten Werte in einem Eingabe- / Auswahlfeld entfernt werden.

Priorität

Die Priorität definiert Sie die Wichtigkeit des jeweiligen Vorgangs.

Mit entsprechender Berechtigung zum Bearbeiten des Auftrags kann die Priorität geändert werden.

 

Werte entfernen

Über die Schaltfläche rechts neben einem Feld können eingegebenen / vorbelegten Werte in einem Eingabe- / Auswahlfeld entfernt werden.

Termin (Datum / Uhrzeit)

Ist bereits vom Innendienst ein Termin festgelegt worden, werden Datum und Uhrzeit hier angezeigt.

Eine Änderung / Neuanlage eines Termins ist mit entsprechender Berechtigung möglich.

 

Werte entfernen

Über die Schaltfläche rechts neben einem Feld können eingegebenen / vorbelegten Werte in einem Eingabe- / Auswahlfeld entfernt werden.

Durchgeführt am (Datum / Uhrzeit)

Zeitpunkt (Datum und Uhrzeit ), wann der Auftrag durchgeführt wurde.

Eine Änderung ist mit entsprechender Berechtigung möglich.

 

Werte entfernen

Über die Schaltfläche rechts neben einem Feld können eingegebenen / vorbelegten Werte in einem Eingabe- / Auswahlfeld entfernt werden.

Status

Beim Status können Sie einen Auftragsstatus auswählen.

Eine Änderung des Status im esmobile wird über die Synchronisierung an den Server übertragen, der Innendienst kann damit den aktuellen Stand des Vorgangs im esoffice erkennen.

Beim Erstellen eines Auftrages wird dieses Feld mit dem in den Grundeinstellungen hinterlegten Statuswert für Erstreaktion (aus Einstellungen | Allgemein | Auftragsarten | Parameter I | Bereich 'Auftragsstatus für ...') gefüllt.

Bereich 'Ansprechpartner'

In diesem Bereich werden die zum Auftrag zugeordneten Ansprechpartner mit den jeweiligen Kontaktdaten (Name, Telefonnummer und E-Mail-Adresse) angezeigt.

Es können Kontaktdaten für den Anrufer und den Ansprechpartner vor Ort (Ansp. v. Ort) zugeordnet werden.

Telefonnummern anrufen

Sie können Telefonnummer bei einem geeigneten mobilen Endgerät (Smartphone) direkt anrufen, indem Sie auf das Symbol hinter der Telefonnummer tippen / klicken.

E-Mails versenden

Um eine E-Mail zu versenden, tippen / klicken Sie auf das Symbol hinter einer E-Mail-Adresse. Zum Verfassen / Versenden der E-Mail wird der Standard-E-Mail Client auf dem mobilen Gerät geöffnet.

 

Voraussetzung ist, dass ein E-Mail-Client auf dem Gerät vorhanden ist und der E-Mail-Versand entsprechend konfiguriert wurde.

Alle Ansprechpartner

Über die Schaltfläche Alle Ansprechpartner können Sie sich eine Liste der zu den verknüpften Vorgängen vorhandenen Ansprechpartner anzeigen lassen.

 

Für diese Funktion wird eine Internetverbindung benötigt.

Die Liste aller Ansprechpartner wird gruppiert nach Auftrag, Anlagen und Kunde dargestellt.

Bereich 'Inspektion'

In diesem Bereich werden Informationen zum Inspektions- / Wartungsauftrag angezeigt. Die Daten ergeben sich aus dem zugeordneten Vertrag.

Periode

Anzeige der Wartungsperiode (von / bis Datum) für den zugeordneten Vertrag.

Berechneter Termin

Dieser Termin ergibt sich aus den Vertragsbedingungen und den festgelegten Inspektions- und Wartungsintervallen.

Instandsetzung

Über diese Option kann im esoffice Inspektionsauftrag angeben werden, dass eine Instandsetzung der Anlage erforderlich ist (nur zur Information).

Inkl. Wartung

Bei aktivierter Option handelt es sich um eine Inspektion mit zusätzlicher Wartung.

Bereich 'Personal'

Verkäufer / Sachbearbeiter / Projektleiter / Monteur / Bauleiter

Im Bereich Personal werden die dem Auftrag zugeordneten Mitarbeiter mit Personalnummer und Namen angezeigt.

 

Eine Änderung des jeweiligen Mitarbeiters und dessen Funktion ist nur in der jeweiligen esoffice Auftragsverwaltung möglich.

Bereich 'Referenznummern'

Hier werden drei Referenznummern aus der zugeordneten Anlage angezeigt.

Die Referenznummern können im esoffice unter Service | Anlagen | Details II - Bereich 'Referenznummern' hinterlegt werden.

 

Diese Felder stehen Ihnen nur dann zur Verfügung, wenn unter Einstellungen | Allgemein | Service I die Option Gefahrenmelde Tools aktivieren aktiviert ist und die Felder über die Option Mit Referenznummern unter Einstellungen | Allgemein | Service I - Bereich 'Anlagenverwaltung' eingeschaltet wurden.

Bereich 'Auszuführende Tätigkeiten'

In diesem Feld sind Informationen zur Ausführung des Auftrags hinterlegt, zum Beispiel Arbeitsanweisungen oder ähnliches.

Memotexte anzeigen

Mit der Schaltfläche können Sie sich einen Memotext (Info etc.) anzeigen lassen.

Bereich 'Archiv'

In diesem Memofeld können Sie zusätzliche Informationen zu dem aktuellen Auftrag hinterlegen. Diese Eingaben sind auch im esoffice in der Anlagenverwaltung auf dem Register Service | Anlagen | Aufträge (Kontextmenü Info-Archiv) verfügbar.

Memotexte anzeigen

Mit der Schaltfläche können Sie sich einen Memotext (Info etc.) anzeigen lassen.

Bereich 'Unerledigt (Anlage)'

Vorgänge zur Anlage, die noch nicht abgearbeitet worden sind, werden hier angezeigt.

Memotexte anzeigen

Mit der Schaltfläche können Sie sich einen Memotext (Info etc.) anzeigen lassen.

Bereich 'Info (Anlage)'

Auf diesem Register werden die in der Anlagenverwaltung hinterlegten Anlageninformationen aus dem Register Service | Anlagen | Details II angezeigt. Hier können Sie Informationen, wie zum Beispiel Schlüsselnummern und Hinweise für Inspektion / Wartung unterbringen.

Änderungen in diesem Feld werden bei der Synchronisation in die esoffice Anlagenverwaltung übertragen.

Memotexte anzeigen

Mit der Schaltfläche können Sie sich einen Memotext (Info etc.) anzeigen lassen.

Bereich 'Terminbedingung'

Im Memofeld Terminbedingung können zum Beispiel Terminwünsche des Kunden oder Geschäftszeiten zu Ihrer Information eintragen sein.

Memotexte anzeigen

Mit der Schaltfläche können Sie sich einen Memotext (Info etc.) anzeigen lassen.

Register

In den Auftragsformularen im esmobile sind erweiterte Informationen thematisch in Registern organisiert.

Verfügbare Register

Anzahl der Datensätze

Bei einigen Registern (zum Beispiel Arbeitsberichte, eFormulare, Arbeitszeiten etc.) wird die Anzahl der vorhandenen Datensätze in Klammern hinter dem Registernamen angezeigt.

Öffnen eines Registers

Durch Antippen / Anklicken können Sie das jeweilige Register öffnen.

Beschreibung der Register

Anlage

Ist einem Vorgang (Auftrag etc.) eine Anlage zugeordnet, werden auf dem Register Anlage die Anlagendetails angezeigt.

Siehe auch

Arbeitsberichte

Sind für einen Vorgang Arbeitsberichte vorhanden, können Sie sich diese über das Register Arbeitsberichte auflisten lassen.

Auf dem Arbeitsbericht sind auch einzelne Bereiche für die Arbeitszeiten ( Zeiten) und das Installierte Material vorhanden.

Die Anzahl der vorhandenen Arbeitsberichte wird hinter dem Registernamen in Klammern ( ) angezeigt.

Siehe auch Register Arbeitsberichte

eFormulare

Auf diesem Register werden eFormulare angezeigt, die bereits dem aktuellen Vorgang zugeordnet wurden. Sind eFormulare für einen Vorgang vorhanden, wird die Anzahl der Formulare hinter dem Registernamen in Klammern ( ) angezeigt.

eFormulare können Aufträgen, Anlagen und Komponenten im esmobile zugeordnet werden.

Zusätzlich können Sie eFormulare auf diesem Register hinzufügen.

Siehe auch Register eFormulare

 

Es werden nur eFormulare angezeigt, die für die entsprechende Vorgangsart angelegt worden sind.

Zum Beispiel können bei einer Anlage nur eFormulare mit der VorgangsartAnlage hinzugefügt oder angezeigt werden.

Siehe auch eFormular-Vorlage anlegen

Dokumente

Auf diesem Register haben Sie Zugriff auf die zum Vorgang gespeicherten Dokumente und die Dokumente der zugehörigen weiteren Vorgänge (Anlagen, Aufträge etc.).

 

Für diese Funktion wird eine Internetverbindung benötigt.

Zum Beispiel können für eine Anlage Dokumente zu verschiedenen Vorgängen vorhanden sein, diese werden in den einzelnen Bereichen aufgelistet.

Siehe auch Register Dokumente

Durchführung / Wartung

Über das Register Durchführung / Wartung kann die Wartung / Inspektion von Anlagen und Komponenten durchgeführt werden. Ein Einsatzgebiet wäre die Wartung von Feuerlöschern.

 

Je nach Auftragstyp wird dieses Register Durchführung (Projektauftrag / Serviceauftrag / Teilauftrag) oder Wartung (Inspektionsauftrag) benannt. Die Funktionen sind weitestgehend gleich.

Dieses Register wird nur angezeigt, wenn zum jeweiligen Auftrag auch eine Anlage zugeordnet wurde.

 

Für die Nutzung wird die Lizenz esmobile Ersatzteilmanagement (1310250) benötigt.

Mit dem optionalen Modul Ersatzteilmanagement können Sie Vorgänge komplett digital und mit nur wenigen Klicks abwickeln. Über dieses Modul können Ihre Techniker den aktuellen Zustand der Anlage sowie die Komponenten-Historie einsehen.

Siehe auch Register Durchführung / Wartung

 

Eine ausführliche Beschreibung des Ersatzteilmanagements am Beispiel der Feuerlöscherverwaltung finden Sie unter Feuerlöscherverwaltung / Ersatzteilverwaltung.

Historie

Auf dem Register Historie werden die Vorgänge (Aufträge etc.) zu einer Anlage aufgelistet.

Siehe auch Register Historie

Komponentenrücknahme

In den Aufträgen und Arbeitsberichten können unter bestimmten Voraussetzungen Komponenten aus einer Anlage zurückgenommen werden. Dabei ist es möglich einzelne Komponente, eine bestimmte Anzahl oder alle Komponenten zurückzunehmen.

Siehe auch Register Komponentenrücknahme

Funktionen

Über die Symbolschaltfläche in der Titelleiste der esmobile-App haben Sie Zugriff auf die jeweiligen Funktionen des aktuellen Formulars / Moduls.

Je nach Plattform (UWP / iOS) und Bildschirmgröße können einige Symbole / Icons ausgeblendet sein.

Über die Mehr-Schaltfläche können Sie sich diese ausgeblendeten Funktionen anzeigen lassen.

 

Windows / UWP

In der Windows UWP Version der esmobile-App können Sie sich über die Mehr-Schaltfläche die Bedeutung / Beschriftung der Symbolschaltfläche einblenden lassen.

Bei erneutem Antippen / Anklicken der Mehr-Schaltfläche wird die Beschriftung wieder ausgeblendet.

Foto aufnehmen

Ist an Ihrem mobilen Gerät eine Kamera vorhanden, können Sie diese nutzen, um Fotos zu einem Vorgang hinzuzufügen.

Bilder / Fotos aufnehmen

  1. Tippen / Klicken Sie auf die Schaltfläche Foto aufnehmen.

    Der Kamera-Dialog des jeweiligen Betriebssystems wird geöffnet.

     

    Bei der ersten Verwendung der Kamera im esmobile, kann eine Meldung angezeigt werden, ob die Kamera durch die Anwendung verwendet werden darf. Bitte bestätigen Sie diese Meldung, ansonsten ist eine Nutzung der Kamera für die Funktionen Barcode-Scan und Foto aufnehmen nicht möglich.

  2. Wählen Sie einen Bildausschnitt. Je nach Betriebssystem stehen Ihnen unterschiedliche Funktionen zum Einstellen des Fokus und der Helligkeit zur Verfügung.

    Windows Foto-Aufnahmedialog in der esmobile UWP-App

  3. Tippen / Klicken Sie auf die Schaltfläche zum Aufnehmen des Fotos / Bildausschnitts.

  4. Das Foto wird zur Kontrolle angezeigt. Sie haben hier noch die Möglichkeit den Bildausschnitt anzupassen.

    Windows Foto-Bearbeiten / Speichern-Dialog in der esmobile UWP-App

    Möchten Sie das aufgenommene Foto übernehmen, tippen / klicken Sie auf die Schaltfläche Fertig. Tippen / Klicken Sie auf Abbrechen, wenn Sie das Foto nicht übernehmen möchten, Sie können dann die Aufnahme erneut starten.

  5. Das Foto wird in den Vorgang übernommen, der Dateiname wird nach dem Muster [Jahr]-[Tag]-[Monat]_[Stunde]-[Minute]-[Sekunde].jpg vergeben.

    Wird ein Foto für eine Komponente aufgenommen, wird die Komponentenbeschreibung und der Standort als Bildbezeichnung hinzugefügt.

     

    2022-29-04_09-13-44.jpg

    für ein Foto, welches am 29.04.2022 um 09:13 Uhr und 44 Sekunden aufgenommen wurde.

    Über den Kontextmenüeintrag Bearbeiten kann die Datei direkt umbenannt werden.

     

    Wird das Foto in einem Auftrag aufgenommen und dem Vorgang hinzugefügt, wird direkt der Dialog zum Umbenennen des Fotos angezeigt.

  6. Das aufgenommene Foto wird zu nächst lokal auf dem Gerät gespeichert und wird bei der nächsten Synchronisation auf dem Server übertragen.

Arbeitsbericht anlegen

Zur Erfassung von Arbeitszeiten, Fahrtzeiten und installiertem Material können an verschiedenen Stellen in der esmobile-App Arbeitsberichte angelegt werden. Die Schaltfläche zum Anlegen eines Arbeitsberichtes steht Ihnen bei den verschieden Aufträgen und im Menü im Register Arbeitsberichte zur Verfügung.

 

Für die Erfassung von Arbeitsberichten und Arbeitszeiten ist es erforderlich, dass dem Benutzer die Berechtigung 384 Arbeitsberichte (Eigene) und / oder 386 Arbeitsberichte (Fremde) zugewiesen wurde.

 

Hat der Benutzer nicht die Möglichkeit eine Lohnart auszuwählen (Customizing: Lohnart ist auf unsichtbar gestellt), ist es erforderlich, im esweb unter Einstellungen | Allgemein | Arbeitsbericht - Allgemein eine Standard Lohnart je Einstellungsset auszuwählen .

Arbeitsbericht anlegen / Arbeitszeiten erfassen

Im nachfolgenden Beispiel wird ein Arbeitsbericht für einen Inspektionsauftrag angelegt, um die Fahrtzeit zur Baustelle, die Arbeitszeit auf der Baustelle und Fahrtzeit für den Rückweg zu dokumentieren.

 

Die Screenshots zeigen die Eingabeformulare für einen Benutzer mit Basis-Berechtigungen (Techniker / Monteur) und den Customizing Einstellungen der Oberfläche für Feuerlöscherwartung.

 

Bei einer Wartung (Feuerlöscherwartung) sollten keine manuellen Arbeitsberichte angelegt werden. Sobald eine Wartung begonnen wurde, wird automatisch ein neuer Arbeitsbericht angelegt. Dieser kann unter Arbeitsberichte bearbeitet werden.

Arbeitsbericht anlegen und Arbeitszeiten erfassen

  1. Öffnen Sie einen Auftrag. In der Übersicht tippen / klicken Sie auf die Schaltfläche.

  2. Es wird ein neuer Arbeitsbericht mit einer temporären Berichtsnummer geöffnet.

     

    Der lokal angelegte Arbeitsbericht wird bei der nächsten Synchronisation an den Server übertragen und erhält beim Speichern eine Arbeitsberichtnummer aus den Nummernkreisen.

    Der Matchcode des Arbeitsberichts kann zum Beispiel vom Auftrag als Vorgabe übernommen werden, kann aber noch individuell geändert werden. Die Einstellungen zum Matchcode finden Sie im esweb unter Einstellungen | Allgemein | Arbeitsbericht - Allgemein mit der Option Matchcode aus Auftrag.

    Siehe auch Arbeitsbericht Detailinformationen.

  3. Für die Erfassung einer neuen Fahrt- und Arbeitszeit tippen / klicken Sie auf die Schaltfläche im Bereich Zeiten.

    Es wird eine Maske zum Erfassen der Fahrt- und Arbeitszeiten geöffnet, bis zum Speichern / Synchronisieren des Arbeitsberichtes wird eine temporäre laufende Nummer verwendet.

    Siehe auch Arbeitszeit Details.

    Felder Arbeitszeit

    Datum

    Als Vorgabe für die Arbeitszeit wird das Tagesdatum verwendet, eine Änderung ist möglich.

    Beginn Fahrt

    Tragen Sie den Fahrtbeginn ein. Die Fahrtdauer zur Baustelle wird bestimmt durch den Zeitraum zwischen Beginn Fahrt und Beginn Arbeit.

    Beginn Arbeit

    In diesem Feld erfassen Sie die Uhrzeit des Arbeitsbeginns.

    Beginn Arbeit

    Die Uhrzeit des Arbeitsendes erfassen Sie in diesem Feld. Der Zeitraum zwischen Beginn Arbeit und Ende Arbeit abzüglich der Pausenzeit bestimmt die Arbeitszeit.

    Ende Fahrt

    Als Vorgabe wird hier die Uhrzeit aus Ende Arbeit eingetragen, eine Änderung ist nachträglich möglich. Für die Berechnung der Rückfahrt tragen Sie hier die Uhrzeit des Fahrtendes (Fahrt zurück von der Baustelle) ein. Die Fahrtzeit wird vom Zeitraum zwischen Ende Arbeit und Ende Fahrt bestimmt.

    Pause

    Eine Pausenzeit wird in diesem Feld erfasst. Die Pause wird von der Arbeitszeit abgezogen. Der Zeitraum zwischen Beginn Arbeit und Ende Arbeit abzüglich der Pausenzeit bestimmt die Arbeitszeit.

    Pause (Fahrt)

    Liegt eine Pause in der Fahrtzeit zu einem oder von einem Auftrag wird die Pausenzeit wird in diesem Feld erfasst. Der Wert des Feldes Pause (Fahrt) wird bei der Berechnung der Fahrtzeit entsprechend abgezogen.

    Ist der Wert für Pause (Fahrt) größer als dies eigentlich gemäß der angegebenen Zeiten möglich, wird die Meldung: Die Pause darf nicht größer sein als die Arbeitszeit angezeigt.

     

    Als Vorgabe wird die Pausenzeit eingetragen, die im esoffice unter Einstellungen | Allgemein | Auftrag - Bereich 'Arbeitszeiten Nachkalkulation' im Feld Pausenzeit hinterlegt wurde.

  4. Speichern Sie die Eingaben über die Schaltfläche .

    Ist der AutoSync aktiv, wird die Arbeitszeit gespeichert und an den Server übertragen, ansonsten wird die Arbeitszeit lokal gespeichert und bei der nächsten Synchronisierung zusammen mit dem Arbeitsbericht an den Server übertragen.

Arbeitsberichte ohne Auftragszug

In der Basiseinstellung ist es nicht möglich, Arbeitsberichte ohne Verknüpfung mit einem Auftrag anzulegen oder mit dem Server abzugleichen / synchronisieren.

Mit der esweb Einstellung Arbeitsberichte ohne Auftragsbezug der letzten Tage synchronisieren (Einstellungen | Mobile Center | Einstellungen / Benachrichtigungen - Bereich 'Einstellungen') legen Sie fest, ob im Arbeitsberichte ohne Auftragsbezug möglich sind und wie viele Tage zurück diese synchronisiert werden sollen.

Ist in diesem Eingabefeld ein Wert größer 0 (Null) eingetragen, werden Arbeitsberichte ohne Auftragsbezug für einen festzulegenden Zeitraum mit dem Server abgeglichen.

Dazu ist es notwendig, dass der Arbeitsbericht eine Arbeitszeit des aktuellen Benutzers (Personalnummer) hat und das Montagedatum (MontageDat) innerhalb der letzten Tage liegt. Die Anzahl der Tage können Sie im Eingabefeld festlegen.

 

Ist im Eingabefeld eine 0 (Null) eingetragen, werden keine Arbeitsberichte ohne Auftragsbezug an den Server übertragen und es ist kein Anlegen von Arbeitsberichten ohne Auftragsbezug möglich.

Schnellzeiterfassung

Mit der Schnellzeiterfassung ist die unkomplizierte Dokumentation von Fahrt- und Arbeitszeiten möglich.

 

Für die Schnellzeiterfassung ist es erforderlich, dass dem Benutzer die Berechtigung 384 Arbeitsberichte (Eigene) und / oder 386 Arbeitsberichte (Fremde) zugewiesen wurde.

 

Hat der Benutzer nicht die Möglichkeit eine Lohnart auszuwählen (Customizing: Lohnart ist auf unsichtbar gestellt), ist es erforderlich, im esweb unter Einstellungen | Allgemein | Arbeitsbericht - Allgemein eine Standard Lohnart je Einstellungsset auszuwählen .

Ablauf Zeiterfassung

Im nachfolgenden Beispiel wird die Schnellzeiterfassung genutzt, um die Fahrtzeit zur Baustelle, die Arbeitszeit auf der Baustelle und Fahrtzeit für den Rückweg zu dokumentieren.

 

Es kann nur eine Schnellzeiterfassung aktiv sein.

Ist bereits eine Schnellzeiterfassung gestartet worden und die Schnellzeiterfassung wird in einem anderen Auftrag geöffnet, erhalten Sie einen Hinweis, dass die Schnellzeiterfassung bereits für einen anderen Auftrag aktiv ist.

Sobald die Schnellzeiterfassung aus einem Auftrag geöffnet und eine Zeit geändert wird, dabei noch kein Auftrag hinterlegt ist, wird der aktuelle Auftrag in die Zeit übernommen.

 

Die Screenshots zeigen die Eingabeformulare für einen Benutzer mit Basis-Berechtigungen (Techniker / Monteur).

Schnellzeiterfassung

  1. Zum Start der Schnellzeiterfassung tippen / klicken Sie auf die Schaltfläche Schnellzeiterfassung.

    Ist bereits ein Arbeitsbericht für den Vorgang vorhanden, wird die Arbeitsberichtnummer und der Arbeitsbericht Matchcode sind bereits eingetragen.

    Ist kein Arbeitsbericht vorhanden, wird beim Abschluss der Schnellzeiterfassung ein Arbeitsbericht angelegt. Sobald die Schnellzeiterfassung aus einem Auftrag geöffnet und eine Zeit geändert wird, dabei noch kein Auftrag hinterlegt ist, wird der aktuelle Auftrag in die Zeit übernommen.

  2. Wählen Sie eine Lohnart aus.

     

    Für die Anzeige und Auswahl der Lohnart ist die Berechtigung 383 - Arbeitsberichte Lohnarten bestimmen erforderlich.

     

    Hat der Benutzer nicht die Möglichkeit eine Lohnart auszuwählen (Customizing: Lohnart ist auf unsichtbar gestellt), ist es erforderlich, im esweb unter Einstellungen | Allgemein | Arbeitsbericht - Allgemein eine Standard Lohnart je Einstellungsset auszuwählen .

     

    Werte entfernen

    Über die Schaltfläche rechts neben einem Feld können eingegebenen / vorbelegten Werte in einem Eingabe- / Auswahlfeld entfernt werden.

  3. Beim ersten Start der Schnellzeiterfassung haben Sie die Auswahl zwischen Beginn Fahrt und Beginn Arbeit.

     

    Erfassung der Uhrzeiten

    Die Zeiterfassung kann über die Schaltflächen mit den jeweiligen Symbolen erfolgen, es wird dann die aktuelle Uhrzeit mit Berücksichtigung des Minutenintervalls eingetragen.

    Alternativ können Sie über die Schaltfläche Manuell die Uhrzeiten über die Uhrzeitauswahl unter Berücksichtigung des Minutentakts manuell eingetragen werden, solange die Arbeitszeit noch nicht gespeichert (angelegt) wurde.

    Pausen können während der Fahrtzeit und während der Arbeitszeit erfasst werden, siehe auch Pausen erfassen

  4. Möchten Sie die Fahrtzeit zur Baustelle protokollieren, tippen / klicken Sie auf die Schaltfläche Beginn Fahrt.

    Die Uhrzeit vom Fahrtbeginn wird erfasst, dabei wird der zentrale Minutenintervall berücksichtigt.

     

    Arbeitszeittakt / Minutenintervall

    Die Taktung der Arbeitszeiten wird zentral im esweb unter Einstellungen | Mobile Center | Einstellungen / Benachrichtigungen - Bereich 'Einstellungen' im Feld Minutenintervall festgelegt.

  5. An der Baustelle angekommen, öffnen Sie erneut die Schnellzeiterfassung.

    Tippen / Klicken Sie auf die Schaltfläche Beginn Arbeit um die Arbeitszeiterfassung zu starten.

    Die Fahrtzeiterfassung wird damit abgeschlossen und der Arbeitsbeginn wird eingetragen.

  6. Nach Beendigung der Arbeit, öffnen Sie noch einmal die Schnellzeiterfassung. Hier haben Sie nun die Auswahl zwischen Ende Arbeit und Abschließen (ohne Fahrt).

    • Ende Arbeit

      Tippen / Klicken Sie auf diese Schaltfläche, wenn Sie noch die Rückfahrt erfassen möchten. Mit dem Ende der Arbeit wird die Zeiterfassung für die Fahrt gestartet. Erst wenn das Ende der Rückfahrt gesetzt wird, kann die Schnellzeiterfassung abgeschlossen werden.

    • Abschließen (ohne Fahrt) 

      Ist die Zeiterfassung für die Rückfahrt nicht notwendig, kann die Schnellzeiterfassung über diese Schaltfläche abgeschlossen werden. Es wird ein Arbeitsbericht mit der aufgezeichneten Fahrt- und Arbeitszeit erstellt.

  7. Tippen / Klicken Sie auf die Schaltfläche Ende Arbeit um die Arbeitszeiterfassung zu beenden.

    Die Differenz aus Beginn Arbeit und Ende Arbeit ergibt die geleistete Arbeitszeit.

    Bei einer nachträglichen Änderung von Ende Arbeit, wird Ende Fahrt gleich Ende Arbeit gesetzt, sofern der alte Wert für Ende Fahrt kleiner oder gleich dem neuen Wert für Ende Arbeit ist und zwischen Ende Arbeit und Ende Fahrt kein Tageswechsel liegt.

    Analog wird auch bei nachträglichen Änderungen von Beginn Fahrt der Wert für Beginn Arbeit angepasst, wenn der alte Wert von Beginn Arbeit kleiner oder gleich dem neuen Wert von Beginn Fahrt ist.

     

    Beispiel 1

    Ende Arbeit Alt = 17:00 - Ende Fahrt Alt = 18:00

    Ende Arbeit Neu = 17:30 => ergibt Ende Fahrt = 18:00

    Beispiel 2

    Ende Arbeit Alt = 22:00 - Ende Fahrt Alt = 02:00

    Ende Arbeit Neu = 23:00 => ergibt Ende Fahrt = 02:00

    Beispiel 3

    Ende Arbeit Alt = 18:00 - Ende Fahrt Alt = 19:00

    Ende Arbeit Neu = 17:00 => ergibt Ende Fahrt = 17:00

  8. Nach Beendigung der Fahrt, öffnen Sie noch einmal die Schnellzeiterfassung. Hier haben Sie nun die Auswahl zwischen Ende Fahrt und Abschließen (ohne Fahrt).

    • Ende Fahrt

      Tippen / Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um das Ende (Uhrzeit) der Fahrt zu setzen. Mit dem Ende der Fahrt wird die Schnellzeiterfassung abgeschlossen und ein Arbeitsbericht für den Auftrag mit der aufgezeichneten Fahrt- und Arbeitszeit erstellt.

    • Abschließen (ohne Fahrt)

      Soll die letzte Fahrtzeit doch nicht berücksichtigt werden, kann die Schnellzeiterfassung über die Schaltfläche Abschließen (ohne Fahrt) abgeschlossen werden. Es wird ein Arbeitsbericht mit der aufgezeichneten Fahrt- und Arbeitszeit erstellt.

    Ist bereits ein Arbeitsbericht vorhanden, wird die Arbeitszeit diesem hinzugefügt.

    Beim Abschluss der Schnellzeiterfassung kann entschieden werden, ob und welcher Auftrag zugeordnet werden soll oder ob die Erfassung ohne Auftrag erfolgen soll.

    Gibt es keinen offenen Arbeitsbericht wird automatisch einer erstellt. Sind offene Arbeitsberichte vorhanden, werden diese zur Auswahl angezeigt. Wählen Sie einen bestehenden Arbeitsbericht aus oder legen Sie einen neuen Arbeitsbericht an.

    Nachdem der Arbeitsbericht lokal mit einer temporären Arbeitsberichtnummer angelegt wurde, wird dies durch eine Meldung angezeigt.

    Tippen Sie auf OK, um die Meldung zu bestätigen.

     

    Der lokal angelegte Arbeitsbericht wird bei der nächsten Synchronisation an den Server übertragen und erhält beim Speichern eine Arbeitsberichtnummer aus den Nummernkreisen.

    Ein Abschluss bzw. Versand des Arbeitsberichtes ist nur mit Auftragsbezug möglich. Sofern ein Arbeitsbericht keinem Auftrag zugeordnet wurde, wird am oberen Rand ein blauer Balken angezeigt. Hier wird noch einmal darauf hingewiesen, dass ein Auftragsbezug erforderlich ist. Die Übersicht und Versandfunktion können in diesem Fall nicht aufgerufen werden.

  9. Die erfassten Arbeitszeiten werden noch einmal zur Übersicht angezeigt.

     

    Es ist möglich, die Zeiten manuell anzupassen, solange die Arbeitszeit noch nicht gespeichert (angelegt) wurde.

     

    Über die Schaltfläche Gehe zu können Sie den Arbeitsbericht öffnen.

    Über die Schaltfläche Neue Arbeitszeit können Sie die nächste Schnellzeiterfassung starten.

Pausen erfassen

Um Pausenzeiten zu erfassen, klicken Sie zuerst auf die Schaltfläche Beginn Pause. Nach Beendigung der Pause klicken Sie auf die Schaltfläche Ende Pause. Die Pausenzeit wird ermittelt und im Feld Pause eingetragen und der Wert wird entsprechend von der Arbeitszeit abgezogen.

Wird die Pausenzeit während einer Fahrt erfasst, wird die Pausenzeit, die innerhalb der Fahrtzeit lag im Feld Pause (Fahrt) eingetragen. Die Fahrtzeit wird um den im Feld Pause (Fahrt) eingetragen Wert reduziert.

Speicherung der GPS Daten zur Arbeitszeit

Ändert sich beim Speichern einer Arbeitszeit eines der Felder der Uhrzeiten für Beginn / Ende - Fahrt / Arbeit oder der Summen für Arbeit, Fahrt, Pause, wird jeweils die GPS Position gespeichert und bei der nächsten Synchronisation mit übertragen.

Gleiches gilt für die Schnellzeiterfassung, wenn die Schaltflächen Beginn Fahrt, Beginn Arbeit, Ende Arbeit, Ende Fahrt bzw. Abschließen betätigt werden.

Damit die Funktion gegeben ist, ist es im esweb erforderlich unter Einstellungen | Allgemein | Arbeitsbericht - Allgemein die Option GPS-Position speichern zu aktivieren.

 

Im esoffice ist unter Tools | Datenschutzcenter | Geolocation - esmobile auch das Akzeptieren der Einstellung GPS-Abfrage erlauben notwendig.

Am mobilen Endgerät ist es erforderlich die Standortbestimmung für das esmobile zu aktivieren.

Speichern

Nachdem Sie Änderungen vorgenommen haben, sichern Sie den Datensatz über die Speichern-Schaltfläche.

Bei einer Onlineverbindung werden diese Einträge sofort mit dem Server synchronisiert. Besteht keine Verbindung (Offline / AutoSync ist deaktiviert) oder sind bei der Synchronisation Fehler aufgetreten, verbleiben die Änderungen als lokale Daten bis zur nächsten erfolgreichen Synchronisation auf dem Gerät.

 

Der AutoSync kann zentral im esweb unter Einstellungen | Mobile Center | Einstellungen / Benachrichtigungen durch die Option Auto-Sync immer aktiv dauerhaft aktiviert werden. Bei aktivierter Option ist es dem Techniker nicht mehr möglich den AutoSync zu deaktivieren.

Siehe auch Synchronisation | Einträge