Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, sind auch einige Schritte im esoffice zur Bereinigung notwendig. Nachfolgende Auflistung kann als Checkliste für die Vorgehensweise beim Ausscheiden eines Mitarbeiters verwendet werden.
Der Personaldatensatz sollten NICHT entfernt und auch NICHT mit den Daten eines neuen Mitarbeiters ersetzt werden.
So ist sichergestellt, dass Zuordnungen wie Änderungen an Datensätzen etc. nachvollziehbar erhalten bleiben.
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Setzen Sie im Personalstamm unter Office | Personal | Details I - Beschäftigungszeitraum (Beginn / Ende) das Datum für Beschäftigungszeitraum Ende.
Das kann bereits zum Zeitpunkt des Bekanntwerdens gesetzt werden. Eine Auswirkung zeigt sich erst, wenn das Datum überschritten wurde, dann wird der Mitarbeiter in den verschiedenen Modulen nicht mehr zur Auswahl angezeigt.
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Sofern bereits jetzt keine Termine mehr für den Mitarbeiter mehr geplant werden sollen, kann der Eintrag Office | Personal | Details I -> Sortierung PEP entfernt werden.
Zusätzlich können auf dem Register Office | Personal | Qualifikation alle Optionen im Bereich 'Einsetzbar' entfernt werden. Damit können dann auch ab sofort keine Aufträge mehr diesem Mitarbeiter zugeordnet werden.
Die nachfolgenden Punkte sollten erst durchgeführt werden, wenn kein Login für diese Personalnummer mehr möglich sein soll:
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Unter Einstellungen | Berechtigungen | Anwender-Berechtigungen sollte zunächst die betroffene Personalnummer ausgewählt werden.
Jetzt kann über die Schaltfläche Alle Autorisierungen dieses Anwenders löschen betätigt werden, wodurch alle Berechtigungen zurückgesetzt werden.
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Als letzten Schritt wird die User-Lizenz wieder freigegeben. Dafür wird unter Einstellungen | Anwender-Kennwörter der Eintrag für die betroffene Personalnummer entfernt.
Damit ist dann auch keine Anmeldung der Personalnummer in die entsprechenden Produkte mehr möglich.