Bin ich bereit für E-Rechnungen?

Kurz: esoffice beherrscht E-Rechnungen bereits seit dem Jahr 2020.

Für den Versand sind die Formate xRechnung und ZUGFeRD 1.0/2.1 möglich.

Für den Import (Kreditorenrechnungen) wird aktuell das Format ZUGFeRD 2.1 unterstützt.

Sofern das grundsätzliche Thema E-Rechnung (Fristen, Formate u.s.w.) noch nicht bekannt ist oder Sie weitere Details zu dem Thema erfahren möchten, empfehlen wir den folgenden Blog-Eintrag:

https://blog.craftview.de/e-rechnungspflicht/

Möchten Sie einfach nur loslegen, dann soll Ihnen der folgende Schnelleinstieg weiterhelfen.

Schnelleinstieg E-Rechnungen

• 1. Installation des DotNetHost

• 2. Ländereinstellungen anpassen

• 3. Anpassung der Mengeneinheiten gemäß UN / ECE 20

• 4. Bankverbindung, Steuernummer und UmsatzsteueridentNummer

• 5. Einstellungen Steuerschlüssel

• 6. Hinterlegen der benötigten Versandarten

• 7. E-Mail Adresse in den Geschäftsstellen

• 8. Leitweg-ID beim Kunden (öffentliche Stellen) hinterlegen

• 9. USt-IdNr und Steuernr beim Kunden hinterlegen

• 10. Projektreferenz / Vertragsreferenz / Bestellreferenz (optional)

1. Installation des DotNetHost

Für die Erzeugung und Prüfung von elektronischen Rechnungen im ZUGFeRD- und xRechnung-Format wird die Programmerweiterung DotNetHost.exe mit den zugehörigen *.dll Dateien benötigt.

Sie finden die Dateien passend zu Ihrer Version (die ersten 2 Ziffern sind entscheidend, zum Beispiel 13.00) in unserem Downloadbereich.

Die Dateien werden gepackt als DotNetHost[Versionsnr].zip bereitgestellt.

Entpacken Sie die Datei in das esoffice-Programmverzeichnis, er ist notwendig bereits vorhandene Dateien zu überschreiben. Eine weitere Installation des DotNetHosts ist nicht notwendig.

2. Ländereinstellungen anpassen

Für alle Länder, in die elektronische Rechnungen versendet werden, ist es erforderlich die ISO-Codes unter Einstellungen | Referenzen - Allgemein | Länderreferenzen | Nationen einzutragen.

3. Anpassung der Mengeneinheiten gemäß UN / ECE 20

Bei der Übermittlung elektronischer Daten im Geschäftsverkehr werden Mengeneinheiten gemäß dem UN/ECE 20-Standard verwendet.

Für die Nutzung von openTrans, OCI-Schnittstelle, eswawi, GFTWAWI und xRechnung ist es erforderlich in den Mengeneinheiten in der Spalte Mengeneinheit nach UN/ECE 20 entsprechende Einträge vorzunehmen.

Wichtige Mengeneinheiten sind zum Beispiel

Mengeneinheit	Bedeutung	Mengeneinheit nach UN/ECE 20
%	Prozent	P1
Anz.	Anzahl Artikel	NAR
kg	Kilogramm	KGM
km	Kilometer	KMT
kWh	Kilowattstunde	KWH
l	Liter	LTR
m	Meter	MTR
m2	Quadratmeter	MTK
m3	Kubikmeter	MTQ
min	Minute	MIN
mm	Millimeter	MMT
mm2	Quadratmillimeter	MMK
pausch.	Pauschale	LS
Set(s)	Set	SET
St.	Eins (Stück)	C62
Stck.	Eins (Stück)	C62
Std.	Stunde	HUR
Stück	Eins (Stück)	C62
t	Tonne (metrisch)	TNE
Tag(e)	Tag	DAY
Woche(n)	Woche	WEE

Die aktuellen Einheiten finden Sie unter dem folgenden Link weiter unten unter der Schaltfläche Codeliste anzeigen.

https://www.xrepository.de/details/urn:xoev-de:kosit:codeliste:rec20_3#version

4. Bankverbindung, Steuernummer und UmsatzsteueridentNummer

Die folgenden Referenzen sind für die Erstellung einer xRechnung erforderlich, die Bankverbindung wird für den Zahlungseingang des Kunden verwendet.

1. Legen Sie die eigene Bankverbindung unter Einstellungen | Allgemein | Banken / Kassen - Banken mit gültiger IBAN und BIC an.
2. Weisen Sie diese Bankverbindung der eigenen Firma / Geschäftsstelle zu (Einstellungen | Allgemein | Adresse - Bereich 'Eigene Bankverbindung').

3. Tragen Sie unter Einstellungen | Allgemein | Adresse die Umsatzsteuer-IDNr. und die Steuernr. Ihres Unternehmens ein.

   

    

   Für den Versand von elektronischen Rechnungen ist es zwingend erforderlich die entsprechende und richtige Steuerart pro Mehrwertsatz zu hinterlegen.

    

   Hat Ihr Unternehmen keine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (ID), ist es für die elektronische Rechnungserstellung erforderlich beim Kunden unter Office | Kunden | Details im Feld Bestellkennzeichen eine Kennung einzutragen. Das könnte zum Beispiel die Kreditorennummer des Rechnungssteller ein, die Ihnen der Kunden mitgeteilt hat. Der Inhalt des Feldes Bestellkennzeichen wird dann als Kennung (BT-29) übertragen.

   Zulässige Kombinationen sind

   • eigene Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (BT-31)

   • Angabe im Feld Bestellkennzeichen des Kunden (BT-29) und die eigene Steuernummer (BT-32)

   • Angabe im Feld Bestellkennzeichen des Kunden (BT-29), die eigene Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (ID) und die eigene Steuernummer (BT-32)

5. Einstellungen Steuerschlüssel

Bei abweichenden Steuerfällen, wenn 0% Mehrwertsteuer in einer Rechnung angegeben wurden, ist es noch erforderlich in den Steuerschüsseln in der xRechnung entsprechende Kennzeichen über die Steuerart mit zu übergeben.

Die Mehrwertsteuerschlüssel können unter Einstellungen | Referenzen - Buchhaltung | Mehrwertsteuer bearbeitet werden.

Folgende Steuerarten stehen zur Verfügung:

• Mehrwertsteuer

• Mehrwertsteuer §13b

• Vorsteuer

• nach Nullsatz zu versteuernde Waren

  (Die Umsatzsteuer fällt mit einem Prozentsatz von 0,00 % an)

• steuerbefreit

  (MwSt. / IGIC / IPSI)

  Code nach UNTDID 5305 6: E (Exempt from tax)

• steuerbefreit für Innergemeinschaftliche Warenlieferungen

  (es gelten die Regeln zur Umkehrung der Steuerschuldnerschaft bei MwSt. / IGIC / IPSI)

  Code nach UNTDID 5305 6: AE (VAT Reverse Charge)

• freier Ausfuhrartikel

  (MwSt. / IGIC / IPSI nicht erhoben aufgrund von Regeln zu innergemeinschaftlichen Lieferungen)

  Code nach UNTDID 5305 6: K (VAT exempt for EEA intra-community supply of goods and services)

• Dienstleistungen außerhalb des Steueranwendungsbereichs

  (Verkauf unterliegt nicht der MwSt. / IGIC / IPSI)

  Code nach UNTDID 5305 6: C (Duty paid by supplier)

• allgemeine, indirekte Steuer der Kanarischen Inseln

  (IGIC Steuer fällt an)

  Code nach UNTDID 5305 6: L (Canary Islands general indirect tax)

• IPSI (Steuer für Ceuta / Melilla)

  (IPSI Steuer fällt an)

  Code nach UNTDID 5305 6: M (Tax for production, services and importation in Ceuta and Melilla)

6. Hinterlegen der benötigten Versandarten

Als Voraussetzung für den elektronischen Dokumentenversand ist es erforderlich, dass entsprechende Versandarten unter Einstellungen | Referenzen - Allgemein | Elektronischer Dokumentversand | Versandartenangelegt worden sind.

Die Option E-Mail gibt an, ob Dokumente für diese Versandart per E-Mail versendet werden sollen.

Auf dem Register Versandarten können derzeit folgende Versandarten für den elektronischen Dokumentenversand eingerichtet werden.

• PDF

   

  Die im esoffice erzeugten PDF Dateien haben das Format PDF/A-1b.

• ebInterface

• Hogast

• openTrans 2.1

• Fattura PA

• Fattura PR

• ZUGFeRD 1.0 Comfort

• ZUGFeRD 1.0 Extended

• ZUGFeRD 1.0 Basic

• ZUGFeRD 2.1 Minimum

• ZUGFeRD 2.1 BasicWL

• ZUGFeRD 2.1 Basic

• ZUGFeRD 2.1 EN16931 (Comfort)

• Conextrade IDOC

• XRechnung (CII)

  (UN/CEFACT Cross Industry Invoice)

7. E-Mail Adresse in den Geschäftsstellen

Durch eine Änderung der Richtlinien ab Februar 2024 (xRechnung Format 3.0) ist es erforderlich, dass sich der Absender über eine postalische Adresse und eine elektronische Adresse für eventuelle Rückfragen identifizieren lässt.

Daher ist unter Einstellungen | Referenzen – Allgemein | Geschäftsstellen | Adresse für alle Geschäftsstellen, von denen aus xRechnungen verschickt werden sollen eine E-Mail Adresse zu hinterlegen.

8. Leitweg-ID beim Kunden (öffentliche Stellen) hinterlegen

9. USt-IdNr und Steuernr beim Kunden hinterlegen

Prüfen Sie, ob beim Kunden unter Office | Kunden | Faktura jeweils eine gültige Umsatzsteueridentifikationsnummer (USt.-IdNr.) und eine gültige Steuernummer (Steuernr.) eingetragen sind.

Die Umsatzsteueridentnummer (USt.-IdNr.) und die Steuernummer (Steuernr.) werden zum Erzeugen einer xRechnung benötigt, es findet auch eine Gültigkeitsprüfung für beiden Werte statt.

10. Projektreferenz / Vertragsreferenz / Bestellreferenz (optional)

Diese Referenzen können für den elektronischen Rechnungsversand im xRechnungsformat verwendet werden, einige öffentliche Auftraggeber erwarten diese Angaben in der XML-Datei der xRechnung.

Die Felder BT-11 (Projektreferenz), BT-12 (Vertragreferenz) und BT-13 (Bestellreferenz) können in Kalkulation, Auftrag und Vertrag angegeben werden.

Beim Buchen eines Auftrags aus einer Kalkulationsmappe werden die Daten aus der Kalkulation in den Auftrag geschrieben. Bei der Fakturierung eines Auftrags werden die Daten aus dem Auftrag zurück in die Kalkulation kopiert. Bei der Erstellung einer xRechnung aus der Kalkulation werden die Daten dieser Referenzfelder in die XML Rechnungsdatei der xRechnung eingebettet. Bei Vertragsrechnung werden die Daten aus dem Vertrag verwendet.

Sind bei einem Vorgang schon Referenzdaten vorhanden, werden diese verwendet.

Die Referenzen und eine abweichende Leitweg-ID können an folgenden Stellen hinterlegt werden:

Tipps & Tricks

• ZUGFerd-Datei einlesen

   

  Für das Einlesen von ZUGFerd-Dateien ist es erforderlich ein Verzeichnis für die Kreditorenrechnungen zu setzen, eine entsprechende Anleitungen finden Sie unter Kreditorenrechnungsverzeichnis setzen.

• Schnelleinstieg Elektronischer Dokumentenversand

• Kann esoffice Rechnungsdokumente revisionssicher ablegen?

• Wie erkenne ich, ob eine E-Rechnung vorliegt?