ZUGFeRD Rechnung importieren

Wie geht man mit Fehlern und Hinweisen um die beim Import einer ZUGFeRD Datei angezeigt werden?

Wird eine ZUGFeRD Datei in den Kreditorenrechnungen unter Buchhaltung | Eingangsrechnungen | Liste über die Schaltfläche ZUGFerd-Datei eingelesen, erfolgt zunächst eine Validierung der Daten zwischen den Inhalten der zu importierende Datei und esoffice. Dabei ist es zum Beispiel erforderlich, zu ermitteln, welches der Lieferant ist, zu dem die Rechnung importiert werden soll, welcher Geschäftsstelle der Vorgang zugeordnet wird und so weiter.

Das esoffice kann dabei Dialoge mit verschiedenen Hinweisen anzeigen, sowohl wenn es zu einem Fehlerfall kommt als auch denn wenn die Datei erfolgreich eingelesen werden konnte.

Die Unterscheidung ob die Datei erfolgreich verarbeitet wurde oder nicht finden Sie grundsätzlich in der ersten Zeile des Dialogs sowie dem Symbol im Dialog.

Die ZUGFeRD-Datei '…' konnte NICHT eingelesen werden.

Diese Anzeige erfordert Ihre Aufmerksamkeit. Die Datei konnte nicht importiert werden, da die Daten nicht eindeutig sind oder ein anderer Fehler vorliegt. Der primäre Grund findet sich in dem Dialog immer direkt in der ersten Zeile unterhalb des Wortes Fehler.

Die ZUGFeRD-Datei '…' wurde mit der folgenden Rechnungsnr. … eingelesen.

Hier handelt es sich nur um einen Hinweis. Bei allen Informationen in diesem Dialog handelt es sich lediglich um Informationen, die für die weitere Verarbeitung nicht weiter relevant sind.

Beispielimport

Nachfolgend werden einige Meldungen und Fehler aufgezeigt, die beim Import einer ZUGFeRD Datei möglich sind.

Hier konnte die Datei nicht importiert werden. Der eigentliche Grund ist hier folgender:

„Dem Lieferanten Nr. ‚10008‘ ist ein ungültiger Steuerschlüssel zugeordnet.“

Die Ursache ist häufig der fehlende Mehrwertsteuerschlüssel (Mehrwersteuer) im Lieferanten oder ein Steuerschlüssel, welcher nicht der Steuerart Vorsteuer entspricht.

Siehe auch

• Office | Lieferanten | Details II - Bereich 'Fakturierung' -> Mehrwertsteuer

• Einstellungen | Referenzen - Buchhaltung | Mehrwertsteuer

   

  Für den Versand von elektronischen Rechnungen ist es zwingend erforderlich die entsprechende und richtige Steuerart pro Mehrwertsatz zu hinterlegen.

Nach einer Korrektur des Steuerschlüssel im Lieferanten kann die Datei importiert werden.

Dennoch enthält der Dialog einige weiterführende Hinweise:

Da es sich um eine Erfolgsmeldung handelt und die Datei ordnungsgemäß als Eingangsrechnung importiert wurde, brauchen die weiteren Hinweise nicht weiter beachtet werden. Für die Sachbearbeitung ist der Vorgang an dieser Stelle abgeschlossen.

Hinweise zur Datenpflege

Auch wenn der Import grundsätzlich erfolgreich war, ist es ggf. sinnvoll die Hinweise an den für die Datenpflege zuständigen Mitarbeiter weiterzuleiten.

Im Beispielfall würden wir z.B. bei einer Prüfung der Daten in esoffice feststellen, dass die im Lieferanten hinterlegte Kundennummer (Office | Lieferanten | Details -> Eigene Kundennr.) nicht mit der KundenNr der ZUGFeRD Datei übereinstimmt.

Im Lieferanten kann eine weitere Steuernummer vorhanden sein (Office | Lieferanten | Details II - Bereich 'Fakturierung' -> USt-IdNr.), als die in der Meldung angegebene (die der USt-Id aus der ZUGFeRD Datei entspricht).

Eine Geschäftsstelle konnte dann nicht bestimmt werden, weil es zum einen mehrere Geschäftsstellen mit denselben Daten gab, zum anderen der Name der Geschäftsstelle in esoffice nicht mit dem Firmennamen des Empfängers aus der ZUGFeRD Datei übereinstimmte.

Nach entsprechender Datenpflege stellt sich der Dialog nun wie folgt dar:

Würde man versuchen eine Datei ein weiteres Mal einzulesen, ändert sich der Dialog wie folgt:

„Die Rechnungnr. ‚…‘ des Lieferanten Nr. … existiert schon in der Datenbank“

Damit ist gesichert, dass es keine doppelte Erfassung geben kann.