Kostencodes / Forecast

Hier finden Sie eine Zusammenfassung zum Thema Kostencodes und Forecast.

Notwendige Grundeinstellungen

Einstellungen | Allgemein | Kalkulation I

Mit DB2

In Kalkulation und Auftrag wird nun in der Übersicht der Deckungsbeitrag 2 (DB2) mit errechnet.

Der Deckungsbeitrag 2 (DB2) kann nur sinnvoll bestimmt werden, wenn mit Kostencodes gearbeitet wird und Kostencodes respektive Prozente für Gemeinkosten angegeben wurden.

DB mit Skonto

Der Skontobetrag wird anhand des Skonto-Prozentsatzes 1 aus der hinterlegten Zahlungsbedingung bestimmt und mindert die Deckungsbeiträge im Ergebnis.

Mit Lohnselbstkosten pro Kalkulation / Mit Lohnaufschlägen

Wenn eine oder beide Optionen aktiviert sind, können die Stundensätze für die Selbstkosten (Einstandskosten) für Montage- und Technische Bearbeitung (TB)-Stundensätze und den Projektleiter-Stundensatz in der Kalkulation auf dem Register Parameter abgeändert werden

Einstellungen | Allgemein | Kalkulation II

Mit prozentualen Nebenkosten

Durch Aktivieren der Option Mit prozentualen Nebenkosten wird in der Kalkulationsmappe das Register Proz. Nebenkosten eingeblendet.

Einstellungen | Allgemein | Auftrag

Mit Kostencodes

Siehe Bereich 'Kostencodes'

Durch Aktivieren der Option Mit Kostencodes ergeben sich folgende Änderungen:

• In der Kalkulationsmappe wird das Register Ergebnisse 2 angezeigt.

• Das Register Projekt | Projektaufträge | Kostencodes wird angezeigt.

Die Auswahl von Kostencodes in den folgenden Vorgängen ist möglich:

• Auftragsberichten

• Wochenberichten

• Serviceaufträgen

• Inspektionsaufträgen

• Wartungsaufträgen

Material- / Lohngemeinkosten

Eigene Kostencodes können angeben werden und der prozentuale Anteil an Material- & Lohnkosten aus denen sich die Gemeinkosten ergeben.

Beim Buchen eines Auftrages werden dann die entsprechende prozentualen Anteile der Material- und Lohnkosten gemäß Vorkalkulation auf die neuen Kostencodes gebucht. Bei aktivierter Diamantintegration werden die Werte als Planwerte für Planalternative Auftrag bzw. Gesamt (Bei Nachträgen) an Diamant übergeben.

Wenn im Auftrag bei den Kostencodes für Material, Montage oder Technische Bearbeitung (TB) unter Forecast Werte für die geschätzten noch anfallenden Kosten eingegeben werden, dann werden automatisch auch die daraus resultierenden Gemeinkosten berechnet und als Forecastwerte eingetragen.

Reisekosten Kostencodes zuordnen

Um die Reisekosten von den Lohnkosten zu trennen, können eigene Kostencodes zugeordnet werden.

Kalkulationsmappe

Werden in der Kalkulation über das Register Mo. / TB-Nebenkosten Reisekosten eingetragen, können mit der Schaltfläche Artikel hinzufügen / akt. die in dieser Grundeinstellung zugeordneten Artikel hinzugefügt werden. Die Reisekosten werden dann im Register Ergebnisse 2 in den Nebenkosten ausgewiesen.

Auftrag

Beim Buchen einer Kalkulation als Angebot oder Auftrag ohne die Grundeinstellung werden die Reisekosten mit dem Kostencode für Montage gebucht.

Kostencode Akonto

Zu dem hier hinterlegten Kostencode werden auf dem Register Projekt | Projektaufträge | Kostencodes im Auftrag in den Feldern für die Istwerte (Ist gesamt, Ist Monat, Ist gesamt / Monat bei Abschluss, Ist nachAbschluss) die jeweiligen Summen der noch nicht in Abzug gebrachten Akontorechnungen ausgewiesen.

In den Feldern Abweichung gem. Vorkalkulation / zu Verplanen kann der Forecastwert für Akontorechnungen eingetragen werden.

Zeitliche Aufteilung

In diesem Bereich legen Sie fest, mit welcher Forecastaufteilung auf dem Register Projekt | Projektaufträge | Kostencodes gearbeitet wird.

Mögliche Einstellungen sind:

Ohne

Monatliche Schätzung des Gesamtprojektes.

Es kann nur ein Gesamtwert für die erwarteten Kosten eingegeben werden (Feld Fertigstellung Plan Bis).

3 Monate

Monatliche Schätzung des Gesamtprojektes und der nächsten 3 Monate anhand von Kostenverrechnungssätzen je Kostencode multipliziert mit einer Einheit je Monat.

Es können der Gesamtwert für die erwarteten Kosten sowie eine Aufteilung, welche Kosten in den nächsten 3 Monate erwartetet werden, eingegeben werden.

12 Monate

Monatliche Bewertung des Gesamtprojektes und der jeweils nächsten 12 Monate.

Es können der Gesamtwert für die erwarteten Kosten sowie eine Aufteilung, welche Kosten in den Monaten ab dem eingestellten Monat bis Jahresende sowie im Folgejahr erwartet, eingegeben werden.

Beispiel: März = Monate März- Dezember + Folgejahr; Juli = Monate Juli- Dezember + Folgejahr; Dezember nur Dezember + Folgejahr)

Bei dieser Option wird die Aufteilung auf die einzelnen Monate in einer eigenen Datenzeile unter der Standardzeile für den jeweiligen Kostencode angezeigt.

Diese Zeile kann über die + Schaltfläche am Anfang der Standardzeile aufgeklappt werden.

Erfassung

Rest bis Fertigstellung

Bei Auswahl von Rest bis Fertigstellung können auf dem Register Projekt | Projektaufträge | Kostencodes nur noch die Felder % bis Fertigstellung und Zu verplanen unter Kosten und Zeiten geändert werden.

Die Felder Abweichung zu Vorkalk. unter Kosten bzw. Zeiten sind schreibgeschützt.

Abweichung gem. Vorkalkulation

Bei Auswahl von Abweichung zu Vorkalkulation sind die Felder Abweichung zu Vorkalk. unter Kosten und Zeiten änderbar und die Felder % bis Fertigstellung und Zu verplanen schreibgeschützt.

Kosten summieren

Wenn die Option Kosten summieren aktiviert ist, werden auf dem Register Projekt | Projektaufträge | Kostencodes nur noch zwei Zeilen für Kosten und Umsatz angezeigt.

Unter Kosten werden bei den berechneten Feldern wie Kosten gemäß Vorkalkulation oder Istkosten die Werte aller Kostencodes summiert. Für die vom Anwender eingegebenen Forecastewerte werden Einträge mit AuftragKostCode = -1 in der Tabelle AuftFoca erstellt.

Die Zeile Umsatz enthält die Werte für den Kostencode Umsatz.

Für den Kostencode Umsatz werden (unabhängig davon, ob Kosten summieren aktiviert ist) unter Vorkalkulation Kosten gemäß Vorkalkulation  jetzt die Auftragssumme und unter Istkosten der Umsatz aus bereits geschriebenen Teil- und Schlussrechnungen angezeigt.

Ohne Istkosten aktueller Monat

Ist die Option Ohne Istkosten aktueller Monat aktiviert, gibt der angegebene Forecastwert im Auftrag die erwarteten Kosten ab Ende des Monats an, ansonsten die Kosten ab Anfang des Monats. D.h. die Istkosten sind im Forecastwert mit enthalten.

Mit Restkosten aktueller Monat

Die Option ist nur aktiv, wenn mit der zeitlichen Aufteilung = 12 Monate gearbeitet wird und die Option Ohne Istkosten aktueller Monat gesetzt ist.

Einstellungen | Allgemein | Preise

Projektleiter - Selbstkosten

Selbstkosten für Projektleiterstunden.

Reisekosten - Selbstkosten

Wird in der Kalkulationsmappe mit Montage und Technischen Bearbeitungs-Nebenkosten gearbeitet, können hier für die Reisekosten Selbstkosten hinterlegt werden. In der Kalkulation können diese Nebenkosten auf dem Register Mo. / TB-Nebenkosten erfasst werden.

Einstellungen | Referenzen-Projekt | Auftragsreferenzen | Auftragskosten

Auftragskosten (Kostencodes)

Sie können hier beliebige Kostencodes definieren und unter Einstellungen | Allgemein | Auftrag mindestens die dort vorgegebenen Vorgabe-Kostencodes zuordnen.

Kostenverrechnungssatz

Im Auftrag unter Kostencodes können pro Monat die erwarteten Leistungen (zum Beispiel Stunden oder sonstige Einheiten) eingegeben werden. Die Werte werden mit dem Verrechnungssatz des Kostencodes multipliziert, um den Betrag der Kosten pro Monat zu bestimmen. Der Kostenverrechnungssatz kommt nur bei der zeitlichen Forecastaufteilung von 3 Monaten zum Einsatz.

Einstellungen | Referenzen-Projekt | Kalkulationsreferenzen | Mo. / TB-Nebenkosten

Einstellungen | Referenzen-Projekt | Kalkulationsreferenzen | Proz. Nebenkosten / Umlagen

Nebenkosten für Dienstleistung sowie prozentuale Nebenkosten oder Bauumlagen können hier definiert werden, um sie in der Kalkulation zu berücksichtigen. D.h. die Kosten entweder über alle Positionen verteilen oder in Form von eigenen Positionen ausgeben oder einfach um den Deckungsbeitrag zu mindern.

Durch die Zuordnung zu Kostencodes werden die in der Kalkulation berechneten Kosten entsprechend auf die angegebenen Kostencodes verteilt.

Einstellungen | Referenzen-Buchhaltung | Buchhaltungsreferenzen | Arbeitsreferenzen

Lohnarten

Ordnen Sie den Lohnarten Kostencodes zu, damit bei der Zeiterfassung keine manuelle Kostencode-Zuordnung notwendig ist.

Buchungsperioden

Wenn gemäß Einstellungen | Allgemein | Buchungsperioden bei den Buchungsperioden mit der Verwendungsart Kein Buchung gearbeitet wird, dann kann auf dem Register Projekt | Projektaufträge | Kostencodes die Liste für die Kostencodes nicht mehr bearbeitet werden, wenn für den aktuell angezeigten Monat keine geöffnete Buchungsperiode existiert.

Prozessfindung

Kalkulationsbearbeitung

Nebenkostenkalkulation

Nebenkosten können in der Kalkulationsmappe kalkuliert werden, dafür stehen mehrere Möglichkeiten bereit.

• Nebenkosten zur Dienstleistung können auf dem Register Mo. / TB-Nebenkosten kalkuliert werden

• Prozentuale Nebenkosten in Abhängigkeit eines bestimmten Preises (Verkaufspreis, Einkaufspreis, Marktpreis (Material oder Lohn)) werden auf dem Register Proz. Nebenkosten / Umlagen angelegt.

• Nebenkosten können die Kalkulation nur belasten oder auch in die Preise mit eingerechnet werden. Es besteht auch die Möglichkeit die Nebenkosten als eigene Positionen offen oder verdeckt (Kaskade) auszugeben.

• Ein gewährter Skonto kann auch den Deckungsbeitrag mindern.

Kosten Projektmanagement

Der Projektleiterstundensatz kann in der Kalkulationsmappe auf dem Register Parameter - Stundensätze hinterlegt und so als absoluter Wert mit eingerechnet werden. Alternativ kann das Projektmanagement als prozentuale Nebenkosten mit kalkuliert werden.

Nebenkosten (Mo. / TB-Nebenkosten)

Alle Nebenkosten bezogen auf Dienstleistung (Montage und Technische Bearbeitung). Die Kosten bestimmten sich anhand des Stundensatzes vom Lohnkennzeichen * Aufwand.

Reisekosten (Montage)

Spesen und Übernachtung können mit einkalkuliert werden.

Prozentuale Nebenkosten (Proz. Nebenkosten / Umlagen)

Bauumlagen (Wasser, Strom, Versicherung usw.) und sonstige Kosten können hier prozentual anhand vom Material und / oder Lohn Preis bestimmt und mit eingerechnet werden.

Ergebnisse 2

Auf dem Register Ergebnisse 2 werden gibt es die Aufteilung für die Kalkulation in Material, Lohn, Fremdleitung und Nebenkosten.

Ergebnisse 1 - DB 2

Auf dem Register Ergebnisse werden im Deckungsbeitrag 2 die Gemeinkosten anhand der prozentualen Werte aus den Einstellungen berechnet. Die prozentualen Werte werden unter Einstellungen | Allgemein | Auftrag | Bereich- 'Forecast' festgelegt.

Auftragsbearbeitung

Kostencodezuordnung bei den verschiedenen Vorgängen

Bei Arbeitsberichten, Kreditorenrechnungen, Fremdleistungen, Kasse- / Kontobewegungen und diversen Kosten ist es erforderlich einen Kostencode zuzuordnen, da die Kosten ansonsten nicht mit in den Forecast auf dem Register Projekt | Aufträge | Kostencodes einfließen. Material wird automatisch mit dem Kostencode für Material gemäß Einstellungen | Allgemein | Auftrag | Bereich- 'Forecast' zugeordnet.

Wird mit der Option Kosten summieren gearbeitet, dann werden alles Kosten unabhängig von der Kostencodezuordnung in die Summe der Ist-Kosten mit eingerechnet. Lediglich die Lohn- und Fremdleistungs-Gemeinkosten werden nicht eingerechnet, wenn im Arbeitsbericht bzw. bei der Fremdleistung kein Kostencode zugeordnet ist.

Ordnen Sie den Lohnarten Kostencodes zu, damit bei der Zeiterfassung keine manuelle Kostencode-Zuordnung notwendig ist.

Projektleiterstunden erfassen

Auf dem Register Projekt | Aufträge | Übersicht im Bereich Zeiten / Ist / Projektleiter werden die Arbeitszeiten mit dem Kostencode Lohn-Gemeinkkosten gemäß Einstellungen | Allgemein | Aufträge - Bereich 'Kostencodes' aufgeführt. Es wird für die Kostenermittlung der Lohneinstand aus der Arbeitszeit angewendet. Die Prozente für Lohn-Gemeinkosten aus den Grundeinstellungen spielen hierbei keine Rolle, da die Kosten vollständig unter Lohn-Gemeinkosten eingerechnet werden.

Summenzeile der Liste

Die Summe unterhalb der Spalten im Register Kostencode bezieht sich immer auf die Kosten. Der Umsatz spielt hier keine Rolle.

Auswahl nächster Monat

Die Auswahlliste zur Auswahl des Monats auf dem Register Projekt | Projektaufträge | Kostencodes ist erst auf den nächsten offenen Monat voreingestellt, wenn der letzte bearbeitete Monat geprüft wurde.

Forecastwerte kopieren

Das Kopieren der Forecastwerte für den Folgemonat findet jetzt automatisch beim Setzen von geprüft am statt.

Damit steht nach Prüfung der Werte durch das Controlling automatisch der neue Monat zur Eingabe der  Forecastwerte zur Verfügung.

Beim Kopieren wird eine eventuelle Differenz zwischen der Kostenschätzung und den tatsächlich entstandenen Istkosten automatisch verrechnet, d.h. die Gesamtschätzung wird um die Differenz korrigiert und in der Aufteilung wird der Wert für den Folgemonat um die Differenz bereinigt.

 

Beschreibung der Listenansichten

Forecast - zeitliche Aufteilung - ohne

Spalten	Änderbar	Gruppe: Kostencode	Gruppe: Kosten / Zeiten
% bis Fertigstellung	ja (siehe Kostencodes / Forecast	Wird dieser Wert geändert, werden die Werte für Kosten und Zeiten bezüglich zu verplanen automatisch angepasst.
Vorkalkulation	nein		Kosten gemäß Vorkalkulation
Ist gesamt	nein		Istkosten insgesamt
Ist Monat	nein		Istkosten des Monats
Ist nach Abschluss	nein		Istkosten nach dem Zeitpunkt des Abschlusses der Forecastbewertung
Ist ges. bei Abschluss	nein		Istkosten zum Zeitpunkt des Abschluss der Forecastbewertung
Ist Monat bei Abschluss	nein		Istkosten des Monats zum Zeitpunkt des Abschluss der Forecastbewertung
Rest gem. Vorkalk.	nein		= Vorkalkulation - Ist gesamt
Abweichung gem. Vorkalk.	Ja (siehe Kostencodes / Forecast)		Abhängig von der Grundeinstellung Ohne Istkosten aktueller Monat Option aktiv, dann: Zu verplanen - Rest gem. Vorkalk Option inaktiv, dann: Zu verplanen - Rest gem. Vorkalk - Ist Monat
Zu verplanen	ja (siehe Kostencodes / Forecast)		= Geschätzter Wert bis Fertigstellung Wird zu verplanen bei den Zeiten angepasst hat das auch Auswirkungen auf zu verplanen bei den Kosten und auf % bis Fertigstellung. Zur Bestimmung der Daten werden die Einkaufspreise gem. Vorkalkulation herangezogen.
Bis Fertigstellung Plan	nein		= Rest gem. Vorkalk. + Abweichung
Gesamt Fertigstellung Soll	nein		= Gesamtkosten gemäß Einschätzung (Vorkalkulation + Abweichung)

Forecast - zeitliche Aufteilung - 3 Monate

Spalte	Änderbar	Erklärung
Monat1	ja	Angabe von Stunden oder allgemein Einheiten, die in diesem Monat zu dem Kostenverrechnungssatz gemäß Kostencode geleistet werden.
Monat2	ja	Angabe von Stunden oder allgemein Einheiten, die in diesem Monat zu dem Kostenverrechnungssatz gemäß Kostencode geleistet werden.
Monat3	ja	Angabe von Stunden oder allgemein Einheiten, die in diesem Monat zu dem Kostenverrechnungssatz gemäß Kostencode geleistet werden.
Kostensatz	nein	Kostenverrechnungssatz aus Einstellungen | Referenzen-Projekt | Auftragsreferenzen | Auftragskosten Wenn beispielsweise in der Spalte Monat1 10 Stunden angegeben werden, dann werden diese 10 Stunden mit dem Kostenverrechnungssatz gemäß Kostencode multipliziert, um die Kosten zu bestimmen.
Betrag Monat1	nein	= Monat1 * Kostensatz
Betrag Monat2	nein	= Monat2 * Kostensatz
Betrag Monat3	nein	= Monat3 * Kostensatz
Restbetrag	nein	zu verplanen - (Monat1 + Monat2 + Monat 3)

Forecast - zeitliche Aufteilung - 12 Monate

Je Kostencode gibt es eine aufzuklappende Zusatzzeile mit Spalten zu 12 Monaten ab dem Startmonat. Ist der Startmonat August gibt es dort Spalten von August bis Juli (Folgejahr). Ergänzend dazu gibt es die Spalten:

Spalte	Änderbar	Erklärung
Monate 1-12	ja	Je Monat kann eine Schätzung abgegeben werden, mit welchen Kosten zu rechnen ist.
Restplanung	ja	Die Restplanung beinhaltet die Schätzung, welche Kosten womöglich noch kommen werden, nach den 12 Monaten.
Abweichung von Gesamtschätzung	nein	zu verplanen - (Monat1 + Monat2 + Restplanung) Diese Spalte dient als Kontrolle. Ist der Wert ungleich 0,-EUR kann die Forecastbewertung nicht abgeschlossen werden.