Eine E-Rechnung beinhaltet immer strukturierte Daten die elektronisch von einem empfangenden System verarbeitet werden.
Im Falle einer xRechnung ist dies eindeutig erkennbar, da nur die .xml Datei verschickt werden darf (weiterführende Unterlagen werden immer in einem binären Format in die .xml Datei eingebettet; das hinzufügen weiterer Anhänge darüber hinaus ist nicht vorgesehen).
Bei einer ZUGFeRD Rechnung (hybrides Format) ist dies nicht auf den ersten Blick erkennbar, da diese sich zunächst wie eine gewöhnliche .pdf Datei darstellt. Die strukturierte .xml Datei (factur-x.xml) sowie eventuell weitere rechnungsbegründende Unterlagen werden in die .pdf Datei eingebettet.
Einige Anwendungen die auch .pdf Dateien darstellen können, bieten derzeit nicht die Möglichkeit die weiteren Anhänge anzuzeigen (zum Beispiel Microsoft Edge). Es wird daher empfohlen auf Anwendungen zuzugreifen, die auf die Darstellung von .pdf Dateien spezialisiert sind (zum Beispiel Adobe Acrobat Reader).
Nachfolgendes Beispiel zeigt, wie die Anhänge mit Adobe Acrobat eingesehen werden können (Siehe Büroklammer-Symbol auf der rechten Seite):
Das Einsehen der eingebetteten Unterlagen auf diesem Wege kann zur Prüfung oder rein informativ eingesehen werden. esoffice stellt sowohl beim Versand einer ZUGFeRD Rechnung (Version 2.1) die Einbettung der .xml Datei sowie der rechnungsbegründenden Unterlagen sicher.
Beim Einlesen wiederum, wird die strukturierte .xml Datei in entsprechende Datensätze umgewandelt, die gesamte Originaldatei (.pdf + .xml + rechnungsbegründende Unterlagen) wird zusätzlich importiert. Die eingebetteten Inhalte können dann ebenfalls mit oben genannten Readern eingesehen werden.
In einigen Fällen kann es vorkommen, dass der Absender von E-Rechnungen in Absprache mit Ihnen eine ZUGFeRD Datei in einem rein strukturierten Format versenden möchte. Dies widerspricht jedoch dem Gedanken der hybriden E-Rechnung und kann so von esoffice nicht verarbeitet werden. In diesem Fall sollte auf Einsendung einer hybriden ZUGFeRD Datei bestanden werden.
Für die Verarbeitung und Prüfung der strukturierten Daten gibt es verschiedene Viewer. Eine Empfehlung können wir an dieser Stelle jedoch nicht aussprechen.
Für weitere Informationen rund um den ZUGFeRD Standard greifen Sie gerne auch auf die folgende Quelle zurück: