Über den Menüpunkt Serviceverwaltung | Helpdesk haben Sie Zugriff auf den esweb-Helpdesk.
Für die Nutzung des esweb Helpdesk ist die Lizenz 3040600 esweb Helpdesk erforderlich. Zusätzlich wird die esoffice Lizenz Helpdesk I oder Helpdesk II vorausgesetzt.
Für die Nutzung des Helpdesks ist die Berechtigung 6500 - Helpdesk erforderlich. Soll ein Mitarbeiter nur seine eigenen Servicecalls in der Liste angezeigt bekommen, vergeben Sie die Berechtigung 6501 - Helpdesk - nur eigene Calls.
Bereits angelegte Servicecalls können bearbeitet werden, Sie haben auch die Möglichkeit neue Servicecalls zu erstellen.
Servicecalls, bei denen der angemeldete Benutzer als Verantwortlich eingetragen ist, werden grün hinterlegt dargestellt, Calls des eigenen Teams werden gelb hinterlegt angezeigt.
Zum Bearbeiten des Servicecalls, klicken Sie in der Liste auf die Nummer des Servicecalls, es werden dann weitere Register für den Servicecall geöffnet.
Einstellungen
Grundsätzliche Einstellungen zum esweb Helpdesk können Sie im esoffice unter
Im esweb können Sie unter Einstellungen | Allgemein | Service im Bereich 'Helpdesk' weitere Einstellungen für den esweb Helpdesk vornehmen.
Filter
Die Liste der Servicecalls kann durch Filter eingeschränkt werden. Die Filter können dabei beliebig mit einander kombiniert werden.
Filter 'Verantwortlich'
Alle
Es werden alle Servicecalls in der Liste angezeigt.
Eigene
Stellt ein Mitarbeiter den Filter im Bereich Verantwortlich auf Eigene, so erhält er seine persönliche Arbeitsliste.
Wenn die Option Team- / Personalfilter mit Beachtung 'verantwortlicher Mitarbeiter' unter Einstellungen | Service | Serviceverwaltung | Einstellungen | Helpdesk - Bereich 'Allgemein' aktiviert, werden Servicecalls, die der Benutzer erstellt hat und denen ein verantwortlicher Mitarbeiter zugeordnet ist, unter der Filtereinstellung Eigene nicht mehr angezeigt.
Eigene Teams
Bei der Einstellung eigene Teams, werden die Servicecalls aller Teams, denen der aktuelle Mitarbeiter zugeordnet ist, angezeigt.
Teams werden unter Einstellungen | Allgemein | Allgemein | Referenzen | Teams angelegt.
Die Zuordnung erfolgt unter Office | Adressen | Personal | Details I - Bereich 'Teams'.
Hier wird ein Mitarbeiter einem Team zugeordnet. Auch kann hier die Teamfunktion, die der Mitarbeiter in diesem Team einnimmt, bestimmt werden.
Eigene und Eigene Teams
Bei dieser Einstellung werden die Servicecalls des Mitarbeiters und die Servicecalls aller Teams, denen der aktuelle Mitarbeiter zugeordnet ist, angezeigt.
Personal
Wählen Sie über die Lupen-Schaltfläche einen Mitarbeiter aus dem Personalstamm aus. Die Servicecalls dieses Mitarbeiters werden anschließend in der Liste angezeigt.
Team
Wählen Sie über das Auswahlfeld ein Team aus, dessen Servicecalls in der Liste angezeigt werden sollen.
Filter Erledigt
Ungefiltert
Bei dieser Einstellung werden erledigte und unerledigte Servicecalls in der Liste angezeigt.
nicht erledigt
Zeigt alle unerledigten Servicecalls an.
erledigt
Zeigt alle als Erledigt gekennzeichneten Servicecalls in der Liste an.
Filter Status
Um den Filter zu nutzen, wählen Sie einen Status als Filterkriterium aus. Zusätzlich kann noch ein Operator verwendet werden.
Es stehen die Operatoren gleich, ungleich, kleiner und größer ) und größer zur Verfügung.
Filter Neuer als / Älter als
Sie können die Liste der Servicecalls über diese Filter zeitlich einschränken.
Funktionen
In der Symbolleiste / Menüleiste stehen Ihnen einige Funktionen zur Verfügung.
Nicht alle Funktionen stehen in jedem Modul zur Verfügung.
Bedeutung der Symbole
Suchfunktion
Volltextsuche über alle angezeigten Felder, die Suche startet direkt nach Eingabe des ersten Zeichens.
Layout: Tabellenansicht (Grid)
Zeigt die Datensätze in einer Tabellenansicht an.
Layout: Tabelle (Grid) und Details
Zeigt die Daten auf der linken Seite in einer kompakten Tabellenansicht und den markierten Datensatz in der Detailansicht an.
In der Detailansicht stehen je Datensatz unterschiedliche Register zur Verfügung auf denen die Daten thematisch zusammengefasst sind.
Die Bearbeitung der Daten eines Datensatzes ist nur in der Detailansicht möglich.
Layout: Detailansicht
Zeigt einen Datensatz in der Detailansicht an.
In der Detailansicht stehen je Datensatz unterschiedliche Register zur Verfügung auf denen die Daten thematisch zusammengefasst sind.
Die Bearbeitung der Daten eines Datensatzes ist nur in der Detailansicht möglich.
Geschäftsstellenfilter: Aktuelle Geschäftsstelle
Der Geschäftsstellenfilter wird angezeigt, wenn eine Lizenz für das optionale Modul Geschäftsstellen vorhanden ist.
Siehe auch Geschäftsstellen
Für die Anzeige des Geschäftsstellenfilters ist die Berechtigung Allgemein | Geschäftsstellen | Geschäftsstellen erforderlich.
Um alle Geschäftsstellen zu sehen wird die Berechtigung Allgemein | Geschäftsstellen | Alle Geschäftsstellen sehen benötigt.
Ist dieser Filter aktiviert, werden nur Datensätze angezeigt, die der aktuellen Geschäftsstelle zugeordnet sind.
Die generelle Funktionsweise der Geschäftsstellenfilter wird unter Geschäftsstellenfilter beschrieben.
Geschäftsstellenfilter: Eigene Geschäftsstellen
Der Geschäftsstellenfilter wird angezeigt, wenn eine Lizenz für das optionale Modul Geschäftsstellen vorhanden ist.
Siehe auch Geschäftsstellen
Für die Anzeige des Geschäftsstellenfilters ist die Berechtigung Allgemein | Geschäftsstellen | Geschäftsstellen erforderlich.
Um alle Geschäftsstellen zu sehen wird die Berechtigung Allgemein | Geschäftsstellen | Alle Geschäftsstellen sehen benötigt.
Ist dieser Filter aktiviert, werden nur Datensätze von allen Geschäftsstellen angezeigt, die dem angemeldeten Benutzer, im Personalstamm zugeordnet worden sind.
Siehe auch
-
Haupt-Geschäftsstelle zuordnen
eserp - Office | Personal | Details I - Bereich 'Geschäftsstellen'
-
Weitere Geschäftsstellen zuordnen
eserp - Office | Personal | Details I - Tabelle 'weitere Geschäftsstellen'
Die generelle Funktionsweise der Geschäftsstellenfilter wird unter Geschäftsstellenfilter beschrieben.
Siehe auch Suchen und Filtern
Neuen Datensatz anlegen
Legt einen neuen Datensatz an, zum Beispiel einen neuen Kunden oder Bedarfer.
Dabei wird zur Eingabe der Daten auf die Detailansicht umgeschaltet, im Hintergrund wird eine eindeutige Datensatznummer aus den Nummernkreisen gezogen.
Welcher Nummernkreis-Code dabei verwendet wird, ist abhängig von der Datensatzart, die neu angelegt wird.
Bei Kunden wird der Nummernkreis Code KUN verwendet.
Datensatz speichern
Speichert die Änderungen des aktuell zur Bearbeitung geöffneten Datensatz, dies gilt auch für neu angelegte Datensätze.
Beim Speichern wird noch geprüft, ob alle notwendigen Felder (sogenannte Pflichtfelder) ausgefüllt worden sind.
Fehlen Angaben in den Pflichtfeldern, kann der Datensatz nicht gespeichert werden und es wird eine entsprechende Meldung angezeigt.
Layout bearbeiten (Customizing)
Mit dem optionalen esweb-Customizing-Modul ist es möglich, die Formulare im esweb anzupassen, zum Beispiel Felder ausblenden oder an eine andere Stelle verschieben.
Auch die Tabellenansicht (Grid) kann angepasst werden (Sichtbarkeit von Spalten, Spaltenbeschriftung ändern, Spaltenreihenfolge).
Weitere Informationen finden Sie im Thema Customizing (Layout bearbeiten).
Report (Drucken)
Ermöglicht den Ausdruck der Daten über zuvor zugeordnete Reports des Typ Microsoft Reporting Services (MSSRS).
Für die Verwendung von Reports ist es erforderlich, dass diese an den entsprechenden Einstiegspunkten im eserp registriert werden
Siehe auch eserp - Einstellungen | Allgemein | Reports | Referenzen | Registrierung.
Call lösen
Zum Ausführen der Funktion Call lösen ist die Berechtigung Service | Helpdesk | Servicecalls lösen erforderlich.
Mit der Schaltfläche Call lösen kann können Sie einen Servicecall lösen und damit die beiden Uhren anhalten. Diese Funktion kann verwendet werden, wenn der Mitarbeiter die Berechtigung Servicecall lösen besitzt und der Servicecall einen Status kleiner gelöst hat.
Call schließen
Mit der Schaltfläche Call schließen können Sie einen gelösten Servicecall beenden. Damit erhält der Servicecall den Status erledigt und ist in der normalen Arbeitsliste nicht mehr sichtbar.
Zum Erledigen eines Servicecalls wird die Berechtigung Service | Helpdesk | Servicecall schließen benötigt.
Diese Schaltfläche ist freigegeben, wenn der Servicecall einen Status größer gleich gelöst und kleiner gleich erledigt hat.
Siehe auch Servicecallstatus
Genehmigen
Zum Genehmigen eines Abwesenheitsantrages verwenden Sie die Schaltfläche Genehmigen.
Ist mindestens eine, aber sind noch nicht alle Genehmigungen für einen Abwesenheitsantrag vorhanden, so erhält der Antrag den Status Teilw. genehmigt.
Wird die letzte Genehmigung von einer Gruppe erteilt, so wird der Antrag genehmigt und als Termin in den Kalender eingetragen.
Diese letzte Genehmigung erfolgt aber nur dann, wenn unter Einstellungen | Office | Termine / Aufgaben | Einstellungen | Bereich 'Aktivitätsarten' eine Aktivitätsart für Urlaub mit einem Wert größer Null (> 0) hinterlegt ist. Ansonsten kann die letzte Genehmigung nicht erteilt werden.
Zum Widerrufen von Abwesenheitsanträgen ist die Berechtigung Office | Personal | Abwesenheitsanträge - widerrufen oder Office | Personal | Abwesenheitsanträge - widerrufen nur zu genehmigende erforderlich.
Ablehnen
Urlaubsanträge können mit der Schaltfläche Ablehnen abgelehnt werden. Eine Ablehnung durch ein Mitglied einer Genehmigungsgruppe kann nur erfolgen, wenn der Abwesenheitsantrag noch nicht vollständig genehmigt wurde.
Wurde ein Abwesenheitsantrag durch das Mitglied einer Genehmigungsgruppe bereits genehmigt, kann der Antrag nicht mehr durch ein Mitglied dieser Gruppe abgelehnt werden. Soll der Abwesenheitsantrag abgelehnt werden, ist es erforderlich zuerst die Genehmigung zurückzunehmen und in einem zweiten Schritt den Antrag abzulehnen.
Ist der Urlaubsantrag vollständig durch alle Genehmigungsgruppen genehmigt, ist ein Ablehnen nicht mehr möglich.
Widerrufen
Vollständig genehmigte Abwesenheitsanträge können nur noch von Mitgliedern der Genehmigungsgruppen widerrufen werden. Ein genehmigter Abwesenheitsantrag kann nur widerrufen werden, wenn der Beginn des Urlaubs in der Zukunft liegt. (Tag bezogen).
Zum Widerrufen eines Abwesenheitsantrag verwenden Sie die Schaltfläche Widerrufen.
Wird ein Abwesenheitsantrag widerrufen, wird der entsprechende Eintrag im Terminkalender entfernt.
Zum Widerrufen von Abwesenheitsanträgen ist die Berechtigung Office | Personal | Abwesenheitsanträge - widerrufen oder Office | Personal | Abwesenheitsanträge - widerrufen nur zu genehmigende erforderlich.
Exportieren
In verschiedenen Listen innerhalb esweb gibt es die Möglichkeit die angezeigten Daten zu exportieren. Dabei können verschiedene Formate gewählt werden.
Zusätzlich kann diese Funktion in Verbindung mit Filtern eingesetzt werden um so ganz gezielt nur bestimmte Informationen zu exportieren.
Ob die Exportfunktion im esweb angezeigt wird, legen Sie in den esweb-Einstellungen unter Einstellungen | Allgemein | Parameter - Bereich Allgemein mit der Option Exportfunktion aktivieren fest.
Eine Beschreibung finden Sie unter Excel Export