xRechnung

Was sind xRechnungen?

Eine xRechnung ist eine besondere Form einer elektronischen Rechnung.

Bei elektronischen Rechnungen wird eine Rechnung als Datei / elektronisches Dokument an einen Geschäftspartner übermittelt, welche die gleichen Inhalte und Rechtsfolgen hat wie eine Rechnung auf Papier. Elektronische Rechnungen sind ein Mittel zur Vereinfachung der Prozesse im Rechnungswesen bei Unternehmen und auch öffentlichen Stellen.

Für Unternehmen, welche Rechnungen an öffentliche Einrichtungen senden, ist die Übermittlung der Rechnungen im xRechnungs-Format ab dem 27.11.2020 vorgeschrieben. Rechnungen in Papierform werden ab diesem Zeitpunkt nicht mehr von den öffentlichen Einrichtungen akzeptiert.

Elektronischer Dokumentenversand im eserp

Im eserp ist es bisher schon möglich mit dem elektronischen Dokumentenversand Rechnungen digital zu versenden, die xRechnung ist dabei als weiteres Format hinzugekommen. Wenn Sie bereits den elektronischen Dokumentenversand im eserp verwendet haben, ergeben sich nur wenige Änderungen beim Einsatz des xRechnung-Formates.

Voraussetzungen xRechnung

• Aktuelle eserpProgrammversion 2.x.x.x
• Anpassung / Erweiterung der Mengeneinheiten nach Edifact
• Hinterlegung der eigenen Bankverbindung, der Eigenen Steuernummer und der UmsatzSteuerID
• Versandsubkanal (Dateisystem oder E-Mail) und Versandart konfigurieren
• Einstellungen im Kundenstamm (Öffentliche Stellen)

Anpassung / Erweiterung der Mengeneinheiten nach Edifact

Für den elektronischen Dokumentenversand (Rechnungen, Bestellungen, eswawi etc.) werden Mengeneinheiten aus der UN/CEFACT Recommendation 20-Tabelle verwendet.

Es ist notwendig die entsprechenden Kürzel unterEinstellungen | Artikel | Artikelverwaltung | Referenzen | Mengeneinheiten in der Spalte Mengeneinheit nach Edifact einzutragen.

Siehe auch Mengeneinheiten

Mengeneinheiten nach Edifact

Wichtige Mengeneinheiten sind zum Beispiel

Mengeneinheit	Bedeutung	Mengeneinheit nach Edifact (UN / ECE 20)
%	Prozent	P1
Anz.	Anzahl Artikel	NAR
kg	Kilogramm	KGM
km	Kilometer	KMT
kWh	Kilowattstunde	KWH
l	Liter	LTR
m	Meter	MTR
m2	Quardratmeter	MTK
m3	Kubikmeter	MTQ
min	Minute	MIN
mm	Millimeter	MMT
mm2	Quadratmillimeter	MMK
pausch.	Pauschale	LS
Set(s)	Set	SET
St.	Eins (Stück)	C62
Stck.	Eins (Stück)	C62
Std.	Stunde	HUR
Stück	Eins (Stück)	C62
t	Tonne (metrisch)	TNE
Tag(e)	Tag	DAY
Woche(n)	Woche	WEE

Die aktuellen Einheiten finden Sie unter dem folgenden Link weiter unten unter der Schaltfläche Codeliste anzeigen.

https://www.xrepository.de/details/urn:xoev-de:kosit:codeliste:rec20_3#version

Einstellungen Steuerschlüssel

Bei abweichenden Steuerfällen, wenn 0% Mehrwertsteuer in einer Rechnung angegeben wurden, ist es noch erforderlich in den Steuerschüsseln in der xRechnung entsprechende Kennzeichen über die Steuerart mit zu übergeben.

Die Steuerschlüssel können unter Einstellungen | Buchhaltung | Allgemein | Referenzen | Steuerschlüssel bearbeitet werden.

Folgende Steuerarten stehen zur Verfügung:

• Mehrwertsteuer

• Mehrwertsteuer §13b

• Vorsteuer

• nach Nullsatz zu versteuernde Waren

  (Die Umsatzsteuer fällt mit einem Prozentsatz von 0,00 % an)

• steuerbefreit

  (MwSt. / IGIC / IPSI)

  Code nach UNTDID 5305 6: E (Exempt from tax)

• steuerbefreit für Innergemeinschaftliche Warenlieferungen

  (es gelten die Regeln zur Umkehrung der Steuerschuldnerschaft bei MwSt. / IGIC / IPSI)

  Code nach UNTDID 5305 6: AE (VAT Reverse Charge)

• freier Ausfuhrartikel

  (MwSt. / IGIC / IPSI nicht erhoben aufgrund von Regeln zu innergemeinschaftlichen Lieferungen)

  Code nach UNTDID 5305 6: K (VAT exempt for EEA intra-community supply of goods and services)

• Dienstleistungen außerhalb des Steueranwendungsbereichs

  (Verkauf unterliegt nicht der MwSt. / IGIC / IPSI)

  Code nach UNTDID 5305 6: C (Duty paid by supplier)

• allgemeine, indirekte Steuer der Kanarischen Inseln

  (IGIC Steuer fällt an)

  Code nach UNTDID 5305 6: L (Canary Islands general indirect tax)

• IPSI (Steuer für Ceuta / Melilla)

  (IPSI Steuer fällt an)

  Code nach UNTDID 5305 6: M (Tax for production, services and importation in Ceuta and Melilla)

Versandsubkanal und Versandart konfigurieren

Mit dem Versandkanal legen Sie fest, ob eine xRechnung per E-Mail versendet oder für die Übergabe an ein Onlineportal im Dateisystem gespeichert werden soll. Sie können beide Versandsubkanäle (Dateisystem / E-Mail) mit einer entsprechenden Versandart anlegen.

Je nach Anforderung kann dem Kunden eine Versandart zugewiesen werden.

Versandsubkanal anlegen

Versandsubkanal Dateisystem

Konfigurieren Sie unter Einstellungen | Allgemein | Reports | Referenzen | Versandsubkanal Dateisystem einen Versandkanal für die Ablage der XML-Dateien der xRechnungen .

Siehe auch Versandsubkanal Dateisystem

Eine Anleitung zum Speichern von xRechnungen finden Sie unter xRechnung ohne E-Mail-Versand

Versandkanal EMail

Konfigurieren Sie unter Einstellungen | Allgemein | Reports | Referenzen | Versandsubkanal EMail einen Versandkanal für die Versendung von xRechnungen per E-Mail.

Siehe auch Versandsubkanal EMail

Versandart konfigurieren

Bei der Versandart legen Sie das Format (PDF, xRechnung, ZUGFeRD etc.) und die Versandart (E-Mail / Ablage im Dateisystem) fest.

Beispiel für die Versandart mit Ablage der Ausgabe im Dateisystem

Beispiel für die Versandart für den Versand per E-Mail

Siehe auch Versandart

Einstellungen im Kundenstamm (öffentliche Stellen)

Da xRechnungen auf unterschiedlichen Wegen eingereicht werden können, ist als eindeutiges Identifikationsmerkmal eine Kunden-ID / Leitweg-ID erforderlich.

Unabhängig vom Übertragungsweg ermöglicht es die Leitweg-ID die Adressierung und ggf. die Weiterleitung von eingegangenen elektronischen Rechnungen an die entsprechenden Stellen des öffentlichen Auftraggebers.

Auf dem Register Office | Kunden | Faktura wird für den Versand von xRechnungen noch je eine gültige Ust-IdNr. (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) und eine Leitweg-ID benötigt.

Die Leitweg-ID kann auch vorgangsbezogen (zum Beispiel für Verträge) oder beim Buchen von Rechnungen abweichend von der Kunden-Leitweg-ID angegeben werden.

Dokumentenversand festlegen

Für jeden Kunden, der xRechnungen erhalten soll, ist es erforderlich den Dokumentenversand zu konfigurieren.

1. Wählen Sie bei dem entsprechenden Kunden (Office | Kunden | Adresse) in der Symbolleiste Navigation den Punkt Konfiguration | Dokumentenversand.

2. Legen Sie einen Eintrag für die Vorgangsart Rechnung an und weisen Sie diesem den Versandart Code für xRechnungen zu. Wählen Sie den gewünschten Versandkanal.

   Bei Bedarf können Sie noch einen Eintrag für Vertragsrechnungen anlegen.

Fehlermeldungen beim Buchen / Versand

Durch die besonderen Anforderungen an den elektronischen Rechnungsversand werden einige Angaben beim Erstellen der Rechnungsdatei auf Plausibilität geprüft. Wird bei dieser Prüfung eine Abweichung oder fehlende Angaben festgestellt, wird eine entsprechende Meldung angezeigt und die Erstellung der Rechnungsdaten wird abgebrochen.

Nachfolgend werden einige mögliche Fehlermeldungen mit den Ursachen und Maßnahmen zur Behebung aufgelistet.

Bei anderen als den aufgelisteten Fehlermeldungen wenden Sie sich bitte an den Support.

Mit Klick auf die Schaltfläche Details anzeigen, können weitere Informationen zur Fehlermeldung (zum Beispiel für den Support) angezeigt werden.

Bitte halten Sie den Meldungstext für die Fehleranalyse bereit, Sie können diesem über die Schaltfläche Meldungstext speichern als Textdatei speichern.

Meldung: Ungültige Leitweg-Id-Nr.

Fehlermeldung

orcStreamCreationError (6) Fehler: Ungültige Leitweg-Id-Nr.

Ursache / Maßnahme

Die beim Kunden eingetragene Leitweg-ID entspricht nicht den Spezifikationen.

Bitte prüfen Sie die Leitweg-ID, die beim Kunden für die xRechnung eingetragen ist (Office | Kunde | Faktura im Feld Leitweg-ID). Wenden Sie sich bei Fragen zur Leitweg-ID an den Auftraggeber.

Meldung: Es müssen Zahlungsangaben übermittelt werden

Fehlermeldung

orcStreamCreationError (6) Fehler: Failed to Validate BR-DE-01 Es müssen Zahlungsangaben übermittelt werden

Ursache / Maßnahme

1. Bei den Zahlungsangaben zu der entsprechenden Rechnung ist eine Zahlungsbedingung mit Bankeinzug gewählt worden, es wurde aber kein SEPA-Mandat hinterlegt. Prüfen Sie unter Office | Kunden | Faktura - Bereich 'SEPA-Mandate' ob für den Kunden ein gültiges SEPA-Mandat vorliegt.

2. Die Bankdaten (IBAN und BIC) der eigenen Bank sind nicht hinterlegt. Kontrollieren Sie unter Einstellungen | Allgemein | Allgemein | Einstellungen | Eigene Daten - Bereich 'Eigene Bankverbindung' ob bei dem ausgewählten Bankinstitut IBAN und BIC ausgefüllt sind.

Meldung: Die Datei xxxx.xxx entspricht nicht diesen Mime-Typen und wird daher übergangen

Fehlermeldung

In einer ZUGFeRD-Dateien können nur Dateien mit folgenden Mime-Typen eingebettet werden:
-application/pdf
-image/png
-image/jpeg
-text/csv
-application/vnd.openxmlformats-officedocument.spreadsheetml.sheet
-application/vnd.oasis.opendocument.spreadsheet

Die Datei '[Pfad:\][Dateiname.Dateiendung]' entspricht nicht diesen Mime-Typen und wird daher übergangen!

Ursache / Maßnahme

Das Einbetten von zusätzlichen Dateien für den elektronischen Rechnungsversand (zum Beispiel Arbeitsberichte, AGBs) in eine Rechnungsdatei im ZUGFeRD-Format ist nur bestimmten Dateitypen zulässig. Im Beispiel sollte die Exceltabelle Arbeitsberichte.xlsx in die ZUGFeRD-Rechnung eingebettet werden, dieser Dateityp wird nicht unterstützt. Es wird dabei nicht nur anhand der Dateiendung geprüft sondern auch, ob der Inhalt der Datei den Anforderungen entspricht. Gegebenenfalls wurde die Datei mit einer veralteten Version einer Anwendung erzeugt (zum Beispiel Microsoft Excel).

Folgende Dateitypen können mit einem ZUGFeRD-Rechnungsdokuemnt kombiniert werden: 

• PDF-Dateien (Dateiendung *.pdf)

• Grafikdateien / Bilder im PNG / JPEG-Format (Dateiendung *.png, *.jpg, *.jpeg)

• CSV-Dateien (englisch Comma-separated values) - Strukturierte Textdatei mit Daten , die mit einem Trennzeichen versehen sind (Dateiendung *.csv)

• Office Open XML Tabellendokument (Dateiendung *.xlsx - ab MS Office 2007)

• OpenDocument-Tabellendokument (Dateiendung *.ods)

Meldung: Failed to Validate BR-CO-09

Fehlermeldung

orcStreamCreationError (6)

Fehler: Failed to Validate BR-CO-09:

Der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Verkäufers "Seller VAT identifier" (BT-31), der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Steuervertreters des Verkäufers "Seller tax representative VAT identifier" (BT-63) und der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Erwerbers "Buyer VAT identifier" (BT-48) muss zur Kennzeichnung des Mitgliedstaats, der sie erteilt hat, jeweils ein Präfix nach dem ISO-Code 3166 Alpha-2 vorangestellt werden. Griechenland wird jedoch ermächtigt, das Präfix "EL" zu verwenden.

Ursache / Maßnahme

Die Steuernummer und / oder Umsatzsteueridentifikationsnummer des Kunden oder des eigenen Unternehmens sind nicht gültig (zum Beispiel bei der UStIdNr. fehlt das Länderkennzeichen am Beginn der Nummer).

Die Umsatzsteueridentikationsnummer (USt.-IdNr.) und die Steuernummer (Steuernr.) werden zum Erzeugen einer xRechnung benötigt, es findet auch eine Gültigkeitsprüfung für beiden Werte statt.

Kunde

Prüfen Sie, ob beim Kunden unter Office | Kunden | Faktura jeweils eine gültige Umsatzsteueridentikationsnummer (USt.-IdNr.) und eine gültige Steuernummer (Steuernr.) eingetragen sind.

Sind die Angaben nicht vorhanden, tragen Sie die USt-IdNr. und die Steuernr. unter Office | Kunde | Faktura in die entsprechenden Felder ein.

Eigenes Unternehmen

Prüfen Sie unter Einstellungen | Allgemein | Allgemein | Einstellungen | Eigene Daten die Umsatzsteueridentnr. und die Steuernr. Ihres Unternehmens.

Sind die Angaben nicht vorhanden, tragen Sie die USt-IdNr. und die Steuernr. ein

Meldung: Failed to Validate BR-DE-08

Fehlermeldung

orcStreamCreationError (6)

Fehler: Failed to Validate BR-DE-08:

Die Stadt des Käufers muss angegeben werden.

Ursache / Maßnahme

Dieser Fehler deutet daraufhin , dass bei der Adresse des Kunden (Kundennummer), des Fakturakunden (FakturaKundenNummer) oder einer anderen zugeordneten Adresse (zum Beispiel Anlagen-Adresse) keine Postleitzahl (PLZ) und / oder Ort angegeben wurde oder die Angaben nicht stimmig sind (Postleitzahl passt nicht zum Ort. ).

Bitte prüfen Sie die Adressangaben des Kunden, der Fakturierungsadresse und der weiteren zugeordneten Adressen auf Vollständigkeit und Plausibilität.

Siehe auch die Lösung zur nächsten Meldung.

Meldung: Im Rechnungsempfänger (Kunde) ist keine Stadt hinterlegt - Fehlercode BR-DE-08

Fehlermeldung

Die benötigten Daten konnten nicht erzeugt werden. Im Rechnungsempfänger (Kunde) ist keine Stadt hinterlegt

Fehlercode: BR-DE-08:

Mit Klick auf die Schaltfläche Details anzeigen, können weitere Informationen zur Fehlermeldung (zum Beispiel für den Support) angezeigt werden.

Ursache / Maßnahme

Dieser Fehler deutet daraufhin , dass bei der Adresse des Kunden (Kundennummer), des Fakturakunden (FakturaKundenNummer) oder einer anderen zugeordneten Adresse (zum Beispiel Anlagen-Adresse) keine Straße angegeben wurde. Wird bei einer Adresse keine Straße eingetragen, geht die Adresslogik des Programms davon aus, dass es sich um eine Postfachadresse handelt. Sind dann die Felder Postfach-PLZ, -Ort nicht gefüllt wird dieser Fehler angezeigt.

Warum erscheint die Meldung „Der Positionspreis der Position X muss positiv sein“.

Meldung: Der Positionspreis der Position X muss positiv sein

Das Format xRechnung gestattet keine negativen Einzelpreise. Sollen daher negative Preise in einer Kalkulation oder auch Vertragsrechnung Verwendung finden (zum Beispiel für einen Rabatt), so kann dies über die Anzahl gesteuert werden. Die Preise bleiben dabei positiv, die Anzahl wird dann aber zum Beispiel als –1 angegeben. Diese Art der negativen Positionen wird auch vom xRechnungsformat akzeptiert.

Ungültiges ZUGFeRD (EXTENDED) Dokument

Vollständige Fehlermeldung

In order for the buyer to automatically identify a supplier, the Seller identifier (BT-29), the Seller legal registration identifier (BT-30) and/or the Seller VAT identifier (BT-31) shall be present

Usache

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (ID) Ihres Unternehmens ist nicht eingetragen, damit kann der Rechnungsempfänger Ihr Unternehmen nicht eindeutig identifizieren. Es ist ein zusätzliches Identifikationsmerkmal erforderlich.

Feldvorgaben xRechnung / ZUGFeRD