Unter dem Menüpunkt Werkzeuge | Abwesenheitsanträge erhalten Sie eine Übersicht über bereits gestellte Abwesenheitsanträge (Urlaub, Sonderurlaub etc.).
Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit neue Abwesenheitsanträge anzulegen.
Das Tool Abwesenheitsanträge wird nur angezeigt, wenn eine Lizenz für das optionale Modul
Es werden alle eigenen Urlaubsanträge und die der Mitarbeiter, die in derselben Genehmigungsgruppe sind, angezeigt.
Für die Anzeige alle Abwesenheitsanträge wird die Berechtigung Office | Personal | Abwesenheitsanträge - Alle sehen benötigt.
Notwendige Einstellungen
Für die Nutzung der Abwesenheitsanträge sind vorab einige Einstellungen im eserp notwendig.
Abwesenheitsgenhemigungsgruppen
Abwesenheitsgenehmigungsgruppen werden unter Einstellungen | Allgemein | Allgemein | Referenzen | Abwesenheitsgenehmigungsgruppen angelegt und entsprechende Mitglieder zugeordnet.
Mitglieder in der Gruppe sind diejenigen, welche nachher das Recht erhalten sollen Abwesenheitsanträge zu genehmigen. Hier sollten also nicht sämtliche Mitarbeiter hinterlegt werden, sondern nur diejenigen, welche eine entsprechende Verantwortung erhalten sollen.
Abwesenheitsarten
Die Abwesenheitsarten werden unter Einstellungen | Allgemein | Allgemein | Referenzen | Abwesenheitsarten angelegt.
Es sollten zumindest die Arten Erholungsurlaub und Sonderurlaub angelegt werden.
Art
Vergeben Sie eine eindeutige Nummer für die Abwesenheitsart.
Wenn Bezeichnungen in mehreren Sprachen hinterlegt werden, ist es erforderlich, dass die Kombination von Abwesenheistart und Sprachcode eindeutig zu wählen.
Aktivitätsart
Wählen Sie eine Aktivitätsart aus.
Unter Einstellungen | Allgemein | Allgemein | Referenzen | Abwesenheitsarten kann eine Aktivitätsart für die Abwesenheit (Erholungsurlaub, Sonderurlaub etc.) festgelegt werden.
Sie können abweichend davon für jede Abwesenheitsart eine Aktivitätsart zuordnen. Wird ein Abwesenheitsantrag als Termin in den Kalender / Personaleinsatzplanung eingetragen, wird die Aktivitätsart übernommen.
Es wird grundsätzlich zuerst die Aktivitätsart der Abwesenheitsart berücksichtigt, ist hier keine eingetragen, wird die unter Einstellungen zugeordnete Aktivitätsart verwendet.
Lohnart für zugehörige Arbeitszeiten
Wählen Sie über Auswahlbox eine Lohnart aus der Liste aus. Die Lohnarten werden unter dem Punkt Einstellungen | Buchhaltung | Arbeitsberichte | Referenzen | Lohnarten angelegt.
Kein Urlaub
Ist diese Option aktiv, wird die Abwesenheit mit dieser Abwesenheitsart nicht vom Urlaubsanspruch abgezogen.
Ohne Genehmigungsworkflow
Aktivieren Sie diese Option, wenn Abwesenheiten mit dieser Abwesenheitsart nicht den Genehmigungsworkflow durchlaufen sollen.
Sprachcode
Wählen Sie einen Sprachcode aus der Referenztabelle Sprachen aus. Der Sprachcode bezieht sich dabei auf die Sprache, die bei den Eintragungen im Feld Bezeichnung verwendet wird.
Bezeichnung
Tragen Sie eine Bezeichnung gemäß dem eingestellten Sprachcode ein.
Feiertage
Für die Nutzung des Urlaubsantragsmoduls ist es notwendig die Feiertage für die zugehörigen Bundesländer zu pflegen.
In der Referenztabelle Einstellungen | Allgemein | Allgemein | Referenzen | Feiertage ist die Spalte Urlaubstagart verfügbar.
Hierüber kann bestimmt werden, ob für einen Feiertagseintrag Kein Urlaubstag (Standard), ein Halber Urlaubstag oder ein Ganzer Urlaubstag angerechnet wird, wenn an diesem Tag Urlaub genommen wird.
Dies bedeutet, dass hier eingetragene Tage mit einer Angabe für Urlaubstage ungleich Kein Urlaubstag als Arbeitstage gewertet werden.
Für eine detaillierte Bestimmung von Feiertagen ist auf dem Register Office | Personal | Adresse das Feld Bundesland vorhanden.
Wenn das Feld Bundesland gefüllt ist und zusätzlich die Option Homeoffice auf dem Register Office | Personal | Details I aktiviert ist, wird beim Ermitteln der Feiertage im Urlaubsantrag das Bundesland des Mitarbeiters und nicht das der Geschäftsstelle verwendet. Somit wird der Wohnort des Mitarbeiters für die Bestimmung der Feiertage herangezogen.
Sonstige Einstellungen
Ganze / Halbe Urlaubstage
In der Basiseinstellungen können ganze und halbe Tage Abwesenheit beantragt werden.
Unter Einstellungen | Allgemein | Allgemein | Einstellungen | Arbeitszeit / Abwesenheitsanträge - Bereich 'Abwesenheitsanträge' können Sie mit Aktivierung der Option Nur ganze Urlaubstage erlauben die Beantragung von halben Tagen Abwesenheit ausschließen.
Aktivitätsarten
Unter Einstellungen | Office | Termine / Aufgaben | Einstellungen | Bereich 'Aktivitätsarten' ist die Auswahl einer Aktivitätsart für Abwesenheiten (Urlaub) erforderlich. Über die ausgewählte Aktivitätsart wird auch festgelegt, in welcher Farbe die genehmigte Abwesenheit in der Personaleinsatzplanung angezeigt wird. Ist an dieser Stelle keine Aktivitätsart zugeordnet, ist die Genehmigung eines Abwesenheitsantrages nicht möglich.
Die entsprechende Aktivitätsart kann, sofern nicht bereits vorhanden unter Einstellungen | Office | Allgemein | Referenzen | Aktivitätsarten angelegt werden.
Persönliche Einstellungen
Unter Einstellungen | Allgemein | Allgemein | Persönlich Bereich 'Allgemein' kann sich jeder Mitarbeiter die Art der Benachrichtigung einstellen. Hierfür stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung. Die Kombination aus beiden ist ebenfalls möglich.
Nachricht
Mit dieser Einstellung werden Benachrichtigungen über ein Pop-Up-Fensters im eserp aktiviert. Für den Antragsteller wird erst beim Erreichen eines endgültigen Status für einen Abwesenheitsantrag ein Pop-Up-Fenster angezeigt.
Nachrichten (esMessage) werden nur angezeigt, wenn auf dem PC eserp ausgeführt wird.
Mit dieser Einstellung kann eine E-Mail an den Antragsteller (beim Erreichen eines endgültigen Status für einen Urlaubsantrag – zum Beispiel Angenommen / Abgelehnt) und / oder die Genehmigungsgruppenmitglieder versendet werden.
Die Benachrichtigungen über neue Urlaubsanträge werden über den esBusinessserver-Dienst per E-Mail versendet.
Nachricht mit Kopie als E-Mail
Es wird eine Nachricht als Pop-Up-Fenster angezeigt und zusätzlich eine Benachrichtigung per E-Mail versendet.
Filter
Die Liste der Urlaubsanträge kann durch Filter eingeschränkt werden. Die Filter können dabei beliebig mit einander kombiniert werden.
Filter Anträge
Eigene
Bei dieser Auswahl sieht der Mitarbeiter nur die Abwesenheitsanträge, die er für seine Personalnummer angelegt hat.
Aus Genehmigungsgruppen
Ist dieser Filter gewählt, sieht der Mitarbeiter seine eigenen Abwesenheitsanträge und alle Anträge, die zur gleichen Genehmigungsgruppe zugeordnet sind.
Siehe auch Zuordnung Abwesenheitsgenehmigungsgruppen
Filter Status
Einem Urlaubsantrag wird je nach Bearbeitungs- / Genehmigungsfortschritt ein Status zugewiesen werden. Sie können sich entweder alle Abwesenheitsanträge oder Anträge mit einem bestimmten Status anzeigen lassen.
Alle
Es werden alle Abwesenheitsanträge unabhängig von ihrem Status angezeigt.
Angelegt
Wird ein Abwesenheitsantrag von einem Mitarbeiter gestellt, wird der Status Angelegt zugewiesen. Nun kann er entweder abgelehnt oder genehmigt werden.
Teilw. genehmigt
Ein Antrag ist erst dann vollständig genehmigt, wenn ALLE Genehmigungsgruppen diesen Antrag genehmigt haben. Ist mindestens eine, aber sind noch nicht alle Genehmigungen vorhanden, so erhält er den Status Teilw. genehmigt.
Genehmigt
Ein Antrag erhält den Status Genehmigt, wenn ALLE Genehmigungsgruppen diesen Antrag genehmigt haben. Ein Mitglied der Genehmigungsgruppe kann die Genehmigung so lange zurücknehmen, bis der Antrag vollständig genehmigt ist.
Wird die letzte Genehmigung von einer Gruppe erteilt, so wird der Antrag genehmigt und als Termin in den Kalender / Personaleinsatzplanung eingetragen.
Abgelehnt
Ist ein Urlaubsantrag noch nicht vollständig genehmigt, kann der Antrag von einer Genehmigungsgruppe noch abgelehnt werden. Wird ein Antrag von einer Genehmigungsgruppe abgelehnt, obwohl schon von dieser Gruppe eine Genehmigung vorhanden ist, wird die Genehmigung erst zurückgenommen und dann der Antrag abgelehnt.
Der Antrag erhält dadurch den Status Abgelehnt.
Widerrufen
Vollständig genehmigte Abwesenheitsanträge können nur noch von Mitgliedern der Genehmigungsgruppen widerrufen werden. Ein genehmigter Abwesenheitsantrag kann nur widerrufen werden, wenn der Beginn der Abwesenheit in der Zukunft liegt. (Tag bezogen).
Wird ein Abwesenheitsantrag widerrufen, wird der entsprechende Eintrag im Terminkalender entfernt und dem Abwesenheitsantrag wird der Status Widerrufen zugewiesen.
Neuen Abwesenheitsantrag anlegen
Siehe Abwesenheitsantrag anlegen
Sie können Abwesenheitsanträge mit entsprechender Berechtigung auch im esoffice unter dem Menüpunkt Werkzeuge | Abwesenheitsanträge anlegen.
Abwesenheitsantrag genehmigen
Siehe Abwesenheitsantrag genehmigen
Sie können Abwesenheitsanträge mit entsprechender Berechtigung auch im esoffice unter dem Menüpunkt Werkzeuge | Abwesenheitsanträge genehmigen.
Funktionen
In der Symbolleiste / Menüleiste stehen Ihnen einige Funktionen zur Verfügung.
Nicht alle Funktionen stehen in jedem Modul zur Verfügung.
Bedeutung der Symbole
Suchfunktion
Volltextsuche über alle angezeigten Felder, die Suche startet direkt nach Eingabe des ersten Zeichens.
Layout: Tabellenansicht (Grid)
Zeigt die Datensätze in einer Tabellenansicht an.
Layout: Tabelle (Grid) und Details
Zeigt die Daten auf der linken Seite in einer kompakten Tabellenansicht und den markierten Datensatz in der Detailansicht an.
In der Detailansicht stehen je Datensatz unterschiedliche Register zur Verfügung auf denen die Daten thematisch zusammengefasst sind.
Die Bearbeitung der Daten eines Datensatzes ist nur in der Detailansicht möglich.
Layout: Detailansicht
Zeigt einen Datensatz in der Detailansicht an.
In der Detailansicht stehen je Datensatz unterschiedliche Register zur Verfügung auf denen die Daten thematisch zusammengefasst sind.
Die Bearbeitung der Daten eines Datensatzes ist nur in der Detailansicht möglich.
Geschäftsstellenfilter: Aktuelle Geschäftsstelle
Der Geschäftsstellenfilter wird angezeigt, wenn eine Lizenz für das optionale Modul Geschäftsstellen vorhanden ist.
Siehe auch Geschäftsstellen
Für die Anzeige des Geschäftsstellenfilters ist die Berechtigung Allgemein | Geschäftsstellen | Geschäftsstellen erforderlich.
Um alle Geschäftsstellen zu sehen wird die Berechtigung Allgemein | Geschäftsstellen | Alle Geschäftsstellen sehen benötigt.
Ist dieser Filter aktiviert, werden nur Datensätze angezeigt, die der aktuellen Geschäftsstelle zugeordnet sind.
Die generelle Funktionsweise der Geschäftsstellenfilter wird unter Geschäftsstellenfilter beschrieben.
Geschäftsstellenfilter: Eigene Geschäftsstellen
Der Geschäftsstellenfilter wird angezeigt, wenn eine Lizenz für das optionale Modul Geschäftsstellen vorhanden ist.
Siehe auch Geschäftsstellen
Für die Anzeige des Geschäftsstellenfilters ist die Berechtigung Allgemein | Geschäftsstellen | Geschäftsstellen erforderlich.
Um alle Geschäftsstellen zu sehen wird die Berechtigung Allgemein | Geschäftsstellen | Alle Geschäftsstellen sehen benötigt.
Ist dieser Filter aktiviert, werden nur Datensätze von allen Geschäftsstellen angezeigt, die dem angemeldeten Benutzer, im Personalstamm zugeordnet worden sind.
Siehe auch
-
Haupt-Geschäftsstelle zuordnen
eserp - Office | Personal | Details I - Bereich 'Geschäftsstellen'
-
Weitere Geschäftsstellen zuordnen
eserp - Office | Personal | Details I - Tabelle 'weitere Geschäftsstellen'
Die generelle Funktionsweise der Geschäftsstellenfilter wird unter Geschäftsstellenfilter beschrieben.
Siehe auch Suchen und Filtern
Neuen Datensatz anlegen
Legt einen neuen Datensatz an, zum Beispiel einen neuen Kunden oder Bedarfer.
Dabei wird zur Eingabe der Daten auf die Detailansicht umgeschaltet, im Hintergrund wird eine eindeutige Datensatznummer aus den Nummernkreisen gezogen.
Welcher Nummernkreis-Code dabei verwendet wird, ist abhängig von der Datensatzart, die neu angelegt wird.
Bei Kunden wird der Nummernkreis Code KUN verwendet.
Datensatz speichern
Speichert die Änderungen des aktuell zur Bearbeitung geöffneten Datensatz, dies gilt auch für neu angelegte Datensätze.
Beim Speichern wird noch geprüft, ob alle notwendigen Felder (sogenannte Pflichtfelder) ausgefüllt worden sind.
Fehlen Angaben in den Pflichtfeldern, kann der Datensatz nicht gespeichert werden und es wird eine entsprechende Meldung angezeigt.
Layout bearbeiten (Customizing)
Mit dem optionalen esweb-Customizing-Modul ist es möglich, die Formulare im esweb anzupassen, zum Beispiel Felder ausblenden oder an eine andere Stelle verschieben.
Auch die Tabellenansicht (Grid) kann angepasst werden (Sichtbarkeit von Spalten, Spaltenbeschriftung ändern, Spaltenreihenfolge).
Weitere Informationen finden Sie im Thema Customizing (Layout bearbeiten).
Report (Drucken)
Ermöglicht den Ausdruck der Daten über zuvor zugeordnete Reports des Typ Microsoft Reporting Services (MSSRS).
Für die Verwendung von Reports ist es erforderlich, dass diese an den entsprechenden Einstiegspunkten im eserp registriert werden
Siehe auch eserp - Einstellungen | Allgemein | Reports | Referenzen | Registrierung.
Call lösen
Zum Ausführen der Funktion Call lösen ist die Berechtigung Service | Helpdesk | Servicecalls lösen erforderlich.
Mit der Schaltfläche Call lösen kann können Sie einen Servicecall lösen und damit die beiden Uhren anhalten. Diese Funktion kann verwendet werden, wenn der Mitarbeiter die Berechtigung Servicecall lösen besitzt und der Servicecall einen Status kleiner gelöst hat.
Call schließen
Mit der Schaltfläche Call schließen können Sie einen gelösten Servicecall beenden. Damit erhält der Servicecall den Status erledigt und ist in der normalen Arbeitsliste nicht mehr sichtbar.
Zum Erledigen eines Servicecalls wird die Berechtigung Service | Helpdesk | Servicecall schließen benötigt.
Diese Schaltfläche ist freigegeben, wenn der Servicecall einen Status größer gleich gelöst und kleiner gleich erledigt hat.
Siehe auch Servicecallstatus
Genehmigen
Zum Genehmigen eines Abwesenheitsantrages verwenden Sie die Schaltfläche Genehmigen.
Ist mindestens eine, aber sind noch nicht alle Genehmigungen für einen Abwesenheitsantrag vorhanden, so erhält der Antrag den Status Teilw. genehmigt.
Wird die letzte Genehmigung von einer Gruppe erteilt, so wird der Antrag genehmigt und als Termin in den Kalender eingetragen.
Diese letzte Genehmigung erfolgt aber nur dann, wenn unter Einstellungen | Office | Termine / Aufgaben | Einstellungen | Bereich 'Aktivitätsarten' eine Aktivitätsart für Urlaub mit einem Wert größer Null (> 0) hinterlegt ist. Ansonsten kann die letzte Genehmigung nicht erteilt werden.
Zum Widerrufen von Abwesenheitsanträgen ist die Berechtigung Office | Personal | Abwesenheitsanträge - widerrufen oder Office | Personal | Abwesenheitsanträge - widerrufen nur zu genehmigende erforderlich.
Ablehnen
Urlaubsanträge können mit der Schaltfläche Ablehnen abgelehnt werden. Eine Ablehnung durch ein Mitglied einer Genehmigungsgruppe kann nur erfolgen, wenn der Abwesenheitsantrag noch nicht vollständig genehmigt wurde.
Wurde ein Abwesenheitsantrag durch das Mitglied einer Genehmigungsgruppe bereits genehmigt, kann der Antrag nicht mehr durch ein Mitglied dieser Gruppe abgelehnt werden. Soll der Abwesenheitsantrag abgelehnt werden, ist es erforderlich zuerst die Genehmigung zurückzunehmen und in einem zweiten Schritt den Antrag abzulehnen.
Ist der Urlaubsantrag vollständig durch alle Genehmigungsgruppen genehmigt, ist ein Ablehnen nicht mehr möglich.
Widerrufen
Vollständig genehmigte Abwesenheitsanträge können nur noch von Mitgliedern der Genehmigungsgruppen widerrufen werden. Ein genehmigter Abwesenheitsantrag kann nur widerrufen werden, wenn der Beginn des Urlaubs in der Zukunft liegt. (Tag bezogen).
Zum Widerrufen eines Abwesenheitsantrag verwenden Sie die Schaltfläche Widerrufen.
Wird ein Abwesenheitsantrag widerrufen, wird der entsprechende Eintrag im Terminkalender entfernt.
Zum Widerrufen von Abwesenheitsanträgen ist die Berechtigung Office | Personal | Abwesenheitsanträge - widerrufen oder Office | Personal | Abwesenheitsanträge - widerrufen nur zu genehmigende erforderlich.
Exportieren
In verschiedenen Listen innerhalb esweb gibt es die Möglichkeit die angezeigten Daten zu exportieren. Dabei können verschiedene Formate gewählt werden.
Zusätzlich kann diese Funktion in Verbindung mit Filtern eingesetzt werden um so ganz gezielt nur bestimmte Informationen zu exportieren.
Ob die Exportfunktion im esweb angezeigt wird, legen Sie in den esweb-Einstellungen unter Einstellungen | Allgemein | Parameter - Bereich Allgemein mit der Option Exportfunktion aktivieren fest.
Eine Beschreibung finden Sie unter Excel Export