xRechnung

Was sind xRechnungen?

Eine xRechnung ist eine besondere Form einer elektronischen Rechnung.

Bei elektronischen Rechnungen wird eine Rechnung als Datei / elektronisches Dokument an einen Geschäftspartner übermittelt, welche die gleichen Inhalte und Rechtsfolgen hat wie eine Rechnung auf Papier. Elektronische Rechnungen sind ein Mittel zur Vereinfachung der Prozesse im Rechnungswesen bei Unternehmen und auch öffentlichen Stellen.

Für Unternehmen, welche Rechnungen an öffentliche Einrichtungen senden, ist die Übermittlung der Rechnungen im xRechnungs-Format ab dem 27.11.2020 vorgeschrieben. Rechnungen in Papierform werden ab diesem Zeitpunkt nicht mehr von den öffentlichen Einrichtungen akzeptiert.

Ländereinstellungen anpassen

Für alle Länder, in die elektronische Rechnungen versendet werden, ist es erforderlich die ISO-Codes unter Einstellungen | Referenzen - Allgemein | Länderreferenzen | Nationen einzutragen.

Mengeneinheiten nach UN/ECE 20

Bei der Übermittlung elektronischer Daten im Geschäftsverkehr werden Mengeneinheiten gemäß dem UN/ECE 20-Standard verwendet.

Für die Nutzung von openTrans, OCI-Schnittstelle, eswawi, GFTWAWI und xRechnung ist es erforderlich in den Mengeneinheiten in der Spalte Mengeneinheit nach UN/ECE 20 entsprechende Einträge vorzunehmen.

Wichtige Mengeneinheiten sind zum Beispiel

Quelle: CEN MUG auf Basis UN/CEFACT Recommendation 20

Bankverbindung, Steuernummer und UmsatzsteueridentNr.

Die folgenden Referenzen sind für die Erstellung einer xRechnung erforderlich, die Bankverbindung wird für den Zahlungseingang des Kunden verwendet.

1. Legen Sie die eigene Bankverbindung unter Einstellungen | Allgemein | Banken / Banken / Kassen mit gültiger IBAN und BIC an.
2. Weisen Sie diese Bankverbindung der eigenen Firma / Geschäftsstelle zu (Einstellungen | Allgemein | Adresse - Bereich 'Eigene Bankverbindung').

3. Tragen Sie unter Einstellungen | Allgemein | Adresse die UmsatzSteueridentNr. und die Steuernr. Ihres Unternehmens ein.

   

Einstellungen Steuerschlüssel

Bei abweichenden Steuerfällen, wenn 0% Mehrwertsteuer in einer Rechnung angegeben wurden, ist es noch erforderlich in den Steuerschüsseln in der xRechnung entsprechende Kennzeichen über die Steuerart mit zu übergeben.

Die Mehrwertsteuerschlüssel können unter Einstellungen | Referenzen - Buchhaltung | Mehrwertsteuer bearbeitet werden.

Folgende Steuerarten stehen zur Verfügung:

• Mehrwertsteuer

• Mehrwertsteuer §13b

• Vorsteuer

• nach Nullsatz zu versteuernde Waren

  (Die Umsatzsteuer fällt mit einem Prozentsatz von 0,00 % an)

• steuerbefreit

  (MwSt. / IGIC / IPSI)

  Code nach UNTDID 5305 6: E (Exempt from tax)

• steuerbefreit für Innergemeinschaftliche Warenlieferungen

  (es gelten die Regeln zur Umkehrung der Steuerschuldnerschaft bei MwSt. / IGIC / IPSI)

  Code nach UNTDID 5305 6: AE (VAT Reverse Charge)

• freier Ausfuhrartikel

  (MwSt. / IGIC / IPSI nicht erhoben aufgrund von Regeln zu innergemeinschaftlichen Lieferungen)

  Code nach UNTDID 5305 6: K (VAT exempt for EEA intra-community supply of goods and services)

• Dienstleistungen außerhalb des Steueranwendungsbereichs

  (Verkauf unterliegt nicht der MwSt. / IGIC / IPSI)

  Code nach UNTDID 5305 6: C (Duty paid by supplier)

• allgemeine, indirekte Steuer der Kanarischen Inseln

  (IGIC Steuer fällt an)

  Code nach UNTDID 5305 6: L (Canary Islands general indirect tax)

• IPSI (Steuer für Ceuta / Melilla)

  (IPSI Steuer fällt an)

  Code nach UNTDID 5305 6: M (Tax for production, services and importation in Ceuta and Melilla)

Die Leitweg-ID wird für den elektronischen Rechnungsversand von xRechnungen an öffentliche Stellen benötigt.

Da xRechnungen auf unterschiedlichen Wegen eingereicht werden können, ist als eindeutiges Identifikationsmerkmal eine Leitweg-ID erforderlich.

Unabhängig vom Übertragungsweg ermöglicht es die Leitweg-ID die Adressierung und ggf. die Weiterleitung von eingegangenen elektronischen Rechnungen an die entsprechenden Stellen des öffentlichen Auftraggebers.

Siehe auch xRechnung

Projektreferenz / Vertragsreferenz / Bestellreferenz

Diese Referenzen können für den elektronischen Rechnungsversand im xRechnungsformat verwendet werden, einige öffentliche Auftraggeber erwarten diese Angaben in der XML-Datei der xRechnung.

Die Felder BT-11 (Projektreferenz), BT-12 (Vertragreferenz) und BT-13 (Bestellreferenz) können in Kalkulation, Auftrag und Vertrag angegeben werden.

Beim Buchen eines Auftrags aus einer Kalkulationsmappe werden die Daten aus der Kalkulation in den Auftrag geschrieben. Bei der Fakturierung eines Auftrags werden die Daten aus dem Auftrag zurück in die Kalkulation kopiert. Bei der Erstellung einer xRechnung aus der Kalkulation werden die Daten dieser Referenzfelder in die XML Rechnungsdatei der xRechnung eingebettet. Bei Vertragsrechnung werden die Daten aus dem Vertrag verwendet.

Sind bei einem Vorgang schon Referenzdaten vorhanden, werden diese verwendet.

Die Referenzen und eine abweichende Leitweg-ID können an folgenden Stellen hinterlegt werden:

Meldung: Ungültige Leitweg-Id-Nr.

Fehlermeldung

orcStreamCreationError (6) Fehler: Ungültige Leitweg-Id-Nr.

Ursache / Maßnahme

Die beim Kunden eingetragene Leitweg-ID entspricht nicht den Spezifikationen.

Bitte prüfen Sie die Leitweg-ID, die beim Kunden für die xRechnung eingetragen ist (Office | Kunde | Faktura im Feld Leitweg-ID). Wenden Sie sich bei Fragen zur Leitweg-ID an den Auftraggeber.

Meldung: Es müssen Zahlungsangaben übermittelt werden

Fehlermeldung

orcStreamCreationError (6) Fehler: Failed to Validate BR-DE-01 Es müssen Zahlungsangaben übermittelt werden

Ursache / Maßnahme

1. Bei den Zahlungsangaben zu der entsprechenden Rechnung ist eine Zahlungsbedingung mit Bankeinzug gewählt worden, es wurde aber kein SEPA-Mandat hinterlegt. Prüfen Sie unter Office | Kunden | SEPA Mandate ob für den Kunden ein gültiges SEPA-Mandat vorliegt.

2. Die Bankdaten (IBAN und BIC) der eigenen Bank sind nicht hinterlegt. Kontrollieren Sie unter Einstellungen | Allgemein | Adresse - Eigene Bankverbindung ob bei dem ausgewählten Bankinstitut IBAN und BIC ausgefüllt sind.

Meldung: Die zusätzlichen Dateien werden nicht berücksichtigt

Fehlermeldung

In den Bestimmungen zum Versenden einer XRechnung an eine öffentliche Institution per EMail ist hinterlegt, daß nur das XRechnungsdokument an die EMail angehängt werden darf. Setzen Sie den Schalter 'Dokumente zusammenführen' in den Grundeinstellungen unter 'Parameter II' um zusätzliche Dokumente in die XRechnung einzubetten. Die zusätzlichen Dateien werden nicht berücksichtigt.

Ursache / Maßnahme

Beim Versenden einer xRechnung sollten noch weitere Dokumente (zum Beispiel Arbeitsberichte, AGBs) per E-Mai an den Kunden zu versenden. Bei xRechnungen sind keine zusätzlichen Dateien neben dem Rechnungsdokument zugelassen.

Aktivieren Sie die Option Dokumente zusammenführen unter Einstellungen | Allgemein | Parameter II - Elektronischer Dokumentenversand. Ist diese Option aktiviert, werden beim Versenden eines elektronischen Dokuments (zum Beispiel xRechnung) alle weiteren Dokumente mit dem Rechnungsdokument zu einer Datei zusammengeführt.

Meldung: Die Datei xxxx.xxx entspricht nicht diesen Mime-Typen und wird daher übergangen

Fehlermeldung

In einer ZUGFeRD-Dateien können nur Dateien mit folgenden Mime-Typen eingebettet werden:
-application/pdf
-image/png
-image/jpeg
-text/csv
-application/vnd.openxmlformats-officedocument.spreadsheetml.sheet
-application/vnd.oasis.opendocument.spreadsheet

Die Datei '[Pfad:\][Dateiname.Dateiendung]' entspricht nicht diesen Mime-Typen und wird daher übergangen!

Ursache / Maßnahme

Das Einbetten von zusätzlichen Dateien für den elektronischen Rechnungsversand (zum Beispiel Arbeitsberichte, AGBs) in eine Rechnungsdatei im ZUGFeRD-Format ist nur bestimmten Dateitypen zulässig. Im Beispiel sollte die Exceltabelle Arbeitsberichte.xlsx in die ZUGFeRD-Rechnung eingebettet werden, dieser Dateityp wird nicht unterstützt. Es wird dabei nicht nur anhand der Dateiendung geprüft sondern auch, ob der Inhalt der Datei den Anforderungen entspricht. Gegebenenfalls wurde die Datei mit einer veralteten Version einer Anwendung erzeugt (zum Beispiel Microsoft Excel).

Folgende Dateitypen können mit einem ZUGFeRD-Rechnungsdokuemnt kombiniert werden: 

• PDF-Dateien (Dateiendung *.pdf)

• Grafikdateien / Bilder im PNG / JPEG-Format (Dateiendung *.png, *.jpg, *.jpeg)

• CSV-Dateien (englisch Comma-separated values) - Strukturierte Textdatei mit Daten , die mit einem Trennzeichen versehen sind (Dateiendung *.csv)

• Office Open XML Tabellendokument (Dateiendung *.xlsx - ab MS Office 2007)

• OpenDocument-Tabellendokument (Dateiendung *.ods)

Meldung: Failed to Validate BR-CO-09

Fehlermeldung

orcStreamCreationError (6)

Fehler: Failed to Validate BR-CO-09:

Der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Verkäufers "Seller VAT identifier" (BT-31), der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Steuervertreters des Verkäufers "Seller tax representative VAT identifier" (BT-63) und der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Erwerbers "Buyer VAT identifier" (BT-48) muss zur Kennzeichnung des Mitgliedstaats, der sie erteilt hat, jeweils ein Präfix nach dem ISO-Code 3166 Alpha-2 vorangestellt werden. Griechenland wird jedoch ermächtigt, das Präfix "EL" zu verwenden.

Ursache / Maßnahme

Die Steuernummer und / oder Umsatzsteueridentifikationsnummer des Kunden oder des eigenen Unternehmens sind nicht gültig (zum Beispiel bei der UStIdNr. fehlt das Länderkennzeichen am Beginn der Nummer).

Die Umsatzsteueridentikationnummer (USt.-IdNr.) und die Steuernummer (Steuernr.) werden zum Erzeugen einer xRechnung benötigt, es findet auch eine Gültigkeitsprüfung für beiden Werte statt.

Kunde

Prüfen Sie, ob beim Kunden unter Office | Kunden | Faktura jeweils eine gültige Umsatzsteueridentikationnummer (USt.-IdNr.) und eine gültige Steuernummer (Steuernr.) eingetragen sind.

Sind die Angaben nicht vorhanden, tragen Sie die USt-IdNr. und die Steuernr. unter Office | Kunde | Faktura in die entsprechenden Felder ein.

Eigenes Unternehmen

Prüfen Sie unter Einstellungen | Allgemein | Adresse die UmsatzSteueridentNr. und die Steuernr. Ihres Unternehmens. Sind die Angaben nicht vorhanden, tragen Sie die USt-IdNr. und die Steuernr. ein

Meldung: Failed to Validate BR-DE-08

Fehlermeldung

orcStreamCreationError (6)

Fehler: Failed to Validate BR-DE-08:

Die Stadt des Käufers muss angegeben werden.

Ursache / Maßnahme

Dieser Fehler deutet daraufhin , dass bei der Adresse des Kunden (Kundennummer), des Fakturakunden (FakturaKundenNummer) oder einer anderen zugeordneten Adresse (zum Beispiel Anlagen-Adresse) keine Postleitzahl (PLZ) und / oder Ort angegeben wurde oder die Angaben nicht stimmig sind (Postleitzahl passt nicht zum Ort. ).

Bitte prüfen Sie die Adressangaben des Kunden, der Fakturierungsadresse und der weiteren zugeordneten Adressen auf Vollständigkeit und Plausibilität.

Siehe auch die Lösung zur nächsten Meldung.

Meldung: Im Rechnungsempfänger (Kunde) ist keine Stadt hinterlegt - Fehlercode BR-DE-08

Fehlermeldung

Die benötigten Daten konnten nicht erzeugt werden. Im Rechnungsempfänger (Kunde) ist keine Stadt hinterlegt

Fehlercode: BR-DE-08:

Mit Klick auf die Schaltfläche Details anzeigen, können weitere Informationen zur Fehlermeldung (zum Beispiel für den Support) angezeigt werden.

Ursache / Maßnahme

Dieser Fehler deutet daraufhin , dass bei der Adresse des Kunden (Kundennummer), des Fakturakunden (FakturaKundenNummer) oder einer anderen zugeordneten Adresse (zum Beispiel Anlagen-Adresse) keine Straße angegeben wurde. Wird bei einer Adresse keine Straße eingetragen, geht die Adresslogik des Programms davon aus, dass es sich um eine Postfachadresse handelt. Sind dann die Felder Postfach-PLZ, -Ort nicht gefüllt wird dieser Fehler angezeigt.

Warum erscheint die Meldung „Der Positionspreis der Position X muss positiv sein“.

Meldung: Der Positionspreis der Position X muss positiv sein

Das Format xRechnung gestattet keine negativen Einzelpreise. Sollen daher negative Preise in einer Kalkulation oder auch Vertragsrechnung Verwendung finden (zum Beispiel für einen Rabatt), so kann dies über die Anzahl gesteuert werden. Die Preise bleiben dabei positiv, die Anzahl wird dann aber zum Beispiel als –1 angegeben. Diese Art der negativen Positionen wird auch vom xRechnungsformat akzeptiert.

Bei der nachfolgenden Aufstellung handelt es sich um einige der häufig verwendeten Felder.

Die vollständigen Feldbedeutungen entnehmen Sie bitte den ZUGFeRD / xRechnungs Definitionen.