Parameter II

Im Register Einstellungen | Allgemein | Parameter II werden Einstellungen zum CAS, externen Dokumentenmanagement, E-Mail-Versand und dem Elektronischen Dokumentenversand vorgenommen.

Einstellungs-Set

Sofern die Lizenz für weitere Geschäftsstellen vorhanden ist, haben Sie die Möglichkeit bestimmte Einstellungen in Einstellungs-Sets zusammenzufassen.

Sind mehrere Einstellungs-Sets angelegt worden, wählen Sie im Navigator aus, welches Einstellungs-Set und die damit verbundenen Einstellungen Sie bearbeiten möchten.

Bereich 'Parameter CAS'

Dokumentpfad

Hier wird der Dokumentpfad für Ihre externen Dokumente, die Sie im Kontaktmanagement anlegen können, eingestellt. Angelegt werden die einzelnen Dokumentpfade unter Einstellungen | Allgemein | Dokumente - Dokumentpfade.

Nähere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kontaktmanagement.

Kontaktvorlagenpfad

Legen Sie hier den Pfad zu den Kontaktvorlagen fest. Es ist notwendig diesen Pfad vorher in den Dokumentpfaden unter Einstellungen | Allgemein | Dokumente - Dokumentpfade anzulegen.

Damit können die Kontaktvorlagen in einem anderen Verzeichnis abgelegt werden als die Kontaktunterverzeichnisse, was das Öffnen des Dateiauswahldialogs für die Vorlagen entsprechend beschleunigt.

Siehe auch Dokumentvorlagen für externe Dokumente

Terminkalender Polling Intervall ... Sekunden

In diesem Feld kann ein Zeitintervall in Sekunden angegeben werden, in dem die Alarmfunktion des Terminkalenders in der Datenbank prüft, ob für den angemeldeten Mitarbeiter neue Termine oder Aufgaben vorhanden sind.

Terminkalender mit Angebotsseite

Ist die Option Terminkalender mit Angebotsseite aktiviert, wird das Register Angebote im Terminkalender mit angezeigt.

Eine nähere Beschreibung finden Sie unter Unterregister 'Angebote'

Termineingabe mit Arbeitszeitbuchung

Über diese Option können Sie festlegen, ob im Termineingabefenster das zusätzliche Optionsfeld Zeiten in AB übernehmen eingeblendet wird. Über die Option Zeiten in AB übernehmen bestimmen Sie, ob die eingegebenen Zeiten im Termineingabefenster automatisch in einen bestimmten Auftrag übernommen werden sollen.

Weitere Informationen finden Sie unter Personaleinsatzplanung (PEP) und Termineingabedialog.

Kontakte mit Bewertung / Kontakte mit Wettbewerber

Werden diese beiden Optionen aktiviert, erscheinen bei den Adressformularen auf dem Register Kontakte zusätzliche Auswahlfelder.

Über das erste Feld können die Bewertungen eingeblendet werden. Diese werden unter Einstellungen | Referenzen - Office | CAS Referenzen | Bewertung definiert.

Mit dem nächsten Feld können die Optionen Interesse An (Einstellungen | Referenzen - Service | Konfigurationsmanagement) und Wettbewerber (Einstellungen | Referenzen - Projekt | Angebotsreferenzen | Vergeben an) im Kontaktmanagement eingeblendet werden.

Kontakte nicht erledigen

Beim Erstellen eines Kontaktes wird die Option Erledigt in Abhängigkeit von dieser Einstellung gesetzt. Ist die Option Kontakte nicht erledigen aktiviert, werden Kontakte nicht automatisch als Erledigt gekennzeichnet.

Fax über Lotus Notes

Diese Einstellung wird hier nur in Zusammenhang mit dem Versenden von E-Mails im Kontaktmanagement über Lotus-Notes gebraucht. Ist diese Option aktiviert, wird damit gleichzeitig das darunter liegende Eingabefeld zum Bearbeiten freigegeben. In diesem Eingabefeld wird der Faxservername eingetragen.

Beim Versenden einer E-Mail im Kontaktmanagement wird daraufhin überprüft, ob bei der Aktivitätsart (Einstellungen | Referenzen - Office | CAS -Referenzen | Aktivitätsarten) des Kontakts die Option Fax gesetzt ist und ob die Option Fax über Lotus Notes gesetzt ist. In diesem Fall wird die E-Mail-Adresse wie folgt aufgebaut:

Der vorangestellte Name ist der Vorname und Name des Ansprechpartners, falls eine Ansprechpartnernummer hinterlegt ist, ansonsten das Ansprechpartnerfeld des Kontaktes.

Ansppart.Vorname + Leerzeichen + Ansppart.Firma1 + # + Adresse.Firma1 + Adresse.Firma2 + @ + Faxnummer (vom Ansprechpartner falls vorhanden sonst von der Adresse) + @<Servername>

Sind die Voraussetzungen erfüllt, wird die E-Mail mit dieser Adresse versendet. Die E-Mail-Adresse kann in dem E-Mail-Dialog nicht mehr geändert werden.

Zuordnung der E-Mail für eingehende Faxe über

Über diese Option kann eingestellt werden, ob die Faxnummer bei eingehenden E-Mails im Betreff oder im Absender gesucht wird.

Die Option wird ausgewertet, wenn im E-Mail-Dialog die Option Zuordnung über Faxnummer bei der E-Mail-Übernahme ins Kontaktmanagement gesetzt ist.

Bereich 'Externes Dokumentenmanagement'

Es besteht die Möglichkeit Druckdokumente für ein externes Dokumentenmanagementsystem (DMS) bereitzustellen.

Der Import und die Verarbeitung erfolgt im jeweiligen DMS.

An dieser Stelle kann das verwendete externe Dokumentenmanagementsystem (DMS) ausgewählt werden.

Mögliche Einstellungen sind

• Easy Archiv

• ELO

• d.3

• Versionsverwaltung

• DOKU@WEB

• DocuWare

• ELO Datev Online

• Easy Archiv 2021

Easy Archiv

Mit ausgewählter Option Easy Archiv werden im Pfad für Rechnungsdokumente zusätzlich eine PDF-Datei des Dokuments und eine .imp-Datei erzeugt. Die .imp-Datei wird im Easy-Archiv für die Verschlagwortung verwendet.

Für folgende Dokumentarten ist diese Funktion vorgesehen:

• Angebot

• Auftrag

• Rechnung

• Vertragsrechnung

• Lieferschein

• Mahnungen / Kontoauszüge

Aufbau Dateinamen

Beim Erstellen der Dateien für das Easy Archiv wird je nach Personenart der folgende Namenspräfix verwendet:

BE_: Bedarfer

KD_: Kunden

GP_: Geschäftspartner

XX_: Sonstige

Der Dateiname mit den Erweiterungen .pdf und .imp hat das folgende Format:

<Aktuelles Datum (YYYYMMDD)>_<BauNr>_<GSNr>_Ang-<AngebotNr>[-<VariantenNr>]

bzw.

<Aktuelles Datum (YYYYMMDD)>_<BauNr>_<GSNr>_Auf-<AuftragIdNr>[-<NachtragNr>].

Weitere Kürzel für die Dokumentenart

• REC (Rechnung)

• GUT (Gutschrift)

• LIE (Lieferschein)

• BES (EK_Bestellung)

• For (eFormulare)

• Arb (Arbeitsberichte)

Mahnungen / Kontoauszüge

Die zugehörigen Dateien enthalten für Mahnungen das Kürzel Mah als Kennzeichen für die Dokumentart und die Kombination Rechnungsnr-Mahnstufe als Dokumentnummer.

Für Kontoauszüge ist das Kürzel Kon und die Dokumentnummer gleich der Kundennummer.

Aufbau der .imp-Datei

@CHARSET,ANSI
@FOLDER,FN:Belegart,FN:Beleg-Kategorie,FN:Beleg-Datum,FN:Kunden-Nr.,FN:Kundenname,FN:Auftrags-Nr.,FN:Betrag,FN:Bereich,BI:2001
^AUFTRAGSBESTÄTIGUNG^,^Auftragsbestätigung^,^30.01.2017^,^10002^,^Privatkunde^,^0^,^0,00^,^ERR^,^KD_20170130_0_1_Auf-654.pdf^

Satzaufbau Easy Archiv IMP-Datei

Definition Text Codierung

In der ersten Zeile wird die Textcodierung mit @CHARSET,ANSI festgelegt.

Definition Feldbeschriftungen

In der zweiten Zeile werden die Feldbeschriftungen der nachfolgenden Daten aufgeführt.

Die Zeile der Feldbeschriftungen beginnt mit @FOLDER,.

Die einzelnen Feldbeschriftungen sind mit einem Komma (,) voreinander getrennt.

Die Feldbeschriftungen beginnen mit FN:, der Platzhalter für den Namen der Ausgabedatei (PDF-Datei) wird mit BI:2001 am Ende der Feldbeschriftungen aufgeführt.

Daten

Die Daten werden in der dritten Zeile aufgeführt. Die einzelnen Datenfelder sind in Caret-Zeichen ^ (Zirkumflex) eingefasst.

Die einzelnen Datenfelder sind mit einem Komma (,) voreinander getrennt.

Datenfelder

Belegart (FN:Belegart)

Ist fest vorgegeben je Belegart, zum Beispiel AUFTRAGSBESTÄTIGUNG.

Beleg-Kategorie (FN:Beleg-Kategorie)

Ist fest vorgegeben je Belegart, zum Beispiel Auftragsbestätigung.

Beleg-Datum (FN:Beleg-Datum)

Datum des erzeugten Beleges.

Kunden-Nr. (FN:Kunden-Nr.)

Kundennummer aus dem jeweiligen Vorgang.

Kundenname (FN:Kundenname)

Der Kundenname (Feld Firma1) aus dem jeweiligen Vorgang.

Faktura-Nr. (FN:Faktura-Nr.)

Bei Rechnungen: Rechnungsnummer des jeweiligen Vorgangs.

Auftrags-Nr. (FN:Auftrags-Nr.)

Bei Aufträgen: Auftragsnummer aus dem jeweiligen Vorgang

Betrag (FN:Betrag)

Bruttobetrag einschließlich Mehrwertsteuer aus dem jeweiligen Vorgang .

Bereich (FN:Bereich)

Wird zur Zeit nicht verwendet

BI:2001 (BI:2001)

Name des PDF-Dokumentes.

@CHARSET,ANSI
@FOLDER,FN:Dokumententyp,FN:Dokumentenklasse,FN:Bereich,FN:ANGEBOTNR,FN:belegdatum,FN:ANLAGENNR,FN:KUNDENNR,FN:FIRMA1K,BI:2001
^Angebot^,^Kalkulationen^,^TSO^,^100000164^,^20.12.2021^,^67^,^10001^,^Estingore GmbH^,^KD_20211220_0_1_Ang-100000164.xml^

@CHARSET,ANSI
@FOLDER,FN:Dokumententyp,FN:Dokumentenklasse,FN:Bereich,FN:belegdatum,FN:ANLAGENNR,FN:KUNDENNR,FN:FIRMA1K,FN:AUFTRAGNR,BI:2001
^Auftrag^,^Kalkulationen^,^TSO^,^20.12.2021^,^67^,^10001^,^Estingore GmbH^,^730941^,^KD_20211220_0_1_Auf-3233.xml^

@CHARSET,ANSI
@FOLDER,FN:Dokumententyp,FN:Dokumentenklasse,FN:Bereich,FN:BESTNR,FN:belegdatum,FN:LIEFERANTNR,FN:FIRMA1L,BI:2001
^EK_Bestellung^,^Einkauf^,^TSO^,^751333^,^16.12.2021^,^2^,^Elekrohandel Becker^,^20211221_0_1_Bes-751333.pdf^

@CHARSET,ANSI
@FOLDER,FN:Dokumententyp,FN:Dokumentenklasse,FN:Bereich,FN:LIEFERSCHEINNR,FN:belegdatum,FN:KUNDENNR,FN:FIRMA1K,BI:2001
^Lieferschein^,^Kalkulationen/Einkauf^,^TSO^,^761027^,^21.12.2021^,^10001^,^Estingore GmbH^,^20211221_0_1_Lie-761027.pdf^

@CHARSET,ANSI
@FOLDER,FN:Dokumententyp,FN:Dokumentenklasse,FN:Bereich,FN:RECHNUNGNR,FN:belegdatum,FN:ANLAGENNR,FN:KUNDENNR,FN:FIRMA1K,FN:AUFTRAGNR,BI:2001
^Rechnung^,^Kalkulationen^,^TSO^,^980260^,^20.12.2021^,^67^,^10001^,^Estingore GmbH^,^730941^,^KD_20211220_0_1_Rec-980260.pdf^

@CHARSET,ANSI
@FOLDER,FN:Dokumententyp,FN:Dokumentenklasse,FN:Bereich,FN:belegdatum,FN:ANLAGENNR,FN:KUNDENNR,FN:FIRMA1K,FN:AUFTRAGNR,FN:BAUNR,BI:2001
^eFormulare^,^Dokumentation^,^TSO^,^^,^34^,^10001^,^Estingore GmbH^,^781089^,^^,^211223_For-333.pdf^

@CHARSET,ANSI
@FOLDER,FN:Dokumententyp,FN:Dokumentenklasse,FN:Bereich,FN:belegdatum,FN:ANLAGENNR,FN:KUNDENNR,FN:FIRMA1K,FN:BAUNR,BI:2001
^Arbeitsberichte^,^Rapporte^,^TSO^,^^,^34^,^10001^,^Estingore GmbH^,^^,^211223_Arb-2166.pdf^

ELO

Ist diese Option aktiv, wird beim Drucken eines Dokuments aus einer Kalkulationsmappe, bei Vertragsrechnungen, bei Lieferscheinen und bei Bestellungen der im Feld Drucker ausgewählte Drucker zusätzlich angesprochen.

Hier kann ein eingerichteter Drucker hinterlegt werden, siehe auch Tools | Druckereinrichtung.

Versionsverwaltung

Die aus einer Kalkulationsmappe gedruckten Dokumente werden zusätzlich als PDF-Dokument im Pfad für Rechnungsdokumente abgelegt. Siehe auch Einstellungen | Allgemein | Buchhaltung II - Pfad für Rechnungsdokumente.

Hierzu ist es erforderlich einen entsprechenden Drucker auszuwählen, siehe auch Tools | Druckereinrichtung.

Der Name des Dokuments setzt sich wie folgt zusammen:

Angebot

Ang-<AngebotNr>[-<VariantenNr, wenn größer 0>]-<VersionNr>

Auftrag

Auf-<AuftragIdNr>[-<NachtragNr, wenn größer 0>]-<VersionNr>

Rechnung

Rec-<RechnungNr>-<VersionNr>

Gutschrift

Gut-<GutschriftNr>-<VersionNr>

Der Platzhalter <VersionNr> steht für die mit 1 beginnende Versionsnummer. Sollte im Ordner eine Datei gleichen Namens existieren, so wird der Wert jeweils in 1er-Schritten hochgezählt. Es wird also niemals eine Datei überschrieben.

d.3

Ist diese Option ausgewählt, dann werden beim Drucken der Dokumentarten Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung und Bestellung zusätzlich eine PDF-Datei mit dem Druckdokument und eine Steuerdatei für den Import in das d.3 Dokumentenmanagement erstellt

Dabei gilt folgendes:

Die Dateien werden in dem unter Einstellungen | Allgemein | Buchhaltung II | Pfad für Rechnungsdokumente angegebenen Ordner abgelegt.

Für den Aufbau des Dateinamens der PDF-Datei gilt (Die Steuerdatei hat denselben Namen mit der Dateiendung .jpl):

Aufbau des Dateinamens

Namenspräfix – nur bei Angebot / Auftrag / Rechnung

BE_: Bedarfer

KD_: Kunden

GP_: Geschäftspartner

XX_: Sonstige

+ das Datum im Format JahrMonatTag + '_'

Angebot

<GSNr> + '_' + 'Ang-' + <AngebotNr>

Variante

<GSNr> + '_' + 'Ang-' + <AngebotNr> + '-' + <VariantenNr>

Auftrag

<GSNr> + '_' + 'Auf-' + <AuftragIdNr>

Nachtrag

<GSNr> + '_' + 'Auf-' + <AuftragIdNr> + '-' + <NachtragNr>

Rechnung

<GSNr> + '_' + 'Rec-' + <RechnungNr>

Bestellung

ohne Präfix – beginnt mit Datum im Format JahrMonatTag + '_'<GSNr> + '_' + 'Bes-' + <BestNr>

Lieferschein

ohne Präfix – beginnt mit Datum im Format JahrMonatTag + '_'<GSNr> + '_' + 'Lie-' + <LieferscheinNr>

Aufbau der jpl-Datei

dokuart

Kürzel der Dokumentart.

Mögliche Werte:

• Angebot = AG

• Auftragsbestätigung = AB

• Lieferschein = LF

• Rechnung = RG

• Bestellung = BG

zeich_nr

Belegnummer

dok_dat_feld[1]

Belegnummer

dok_dat_feld[2]

Bezeichnung des Belegs

dok_dat_feld[3]

Firma1 aus Belegempfänger

dok_dat_feld[4]

Adressnummer Belegempfänger

dok_dat_feld[50]

Belegdatum

Belegart= Bestellung (ausgehend)

Belegnummer=12345

Belegdatum= 29.04.2021

Lieferantenmatchcode=Stahlwerk Hamburg

Lieferantenummer=54321

Kontonummer=54321

Auftragsnummer=23456

Projektbezeichnung=Neubau Hafen 2019

<eloobjlist ver="1.0">
 <obj>
   <desc value="Kunden12345"/> <!--Name des Vorgangs-->
   <idate value="20181212"/> <!--Versionsdatum-->
   <sreg value="2.0"/> <!--Versionsnummer-->
   <type value="Kaufmaennische Belege"/>
   <indexlist>
      <index name="RECEIPT_STATUS" value="Export"/> <!--Status-->
      <index name="RECEIPT_TYPE" value="Ausgangsrechnung"/> <!--Belegart-->
      <index name="COMPANY_NAME" value="SSM Rhein-Ruhr GmbH"/> <!--Mandantenname-->
      <index name="VENDOR_NO" value="10025"/> <!--Kreditornummer-->
      <index name="VENDOR_NAME" value="Musterlieferant OHG"/> <!--Kreditorname-->
      <index name="Vendor_GL_Account" value=""
      <index name="vendor_cost_center"    value""
      <index name="RECEIPT_NUMBER" value="RG10720"/> <!--Belegnummer-->
      <index name="RECEIPT_DATE" value="20190801"/> <!--Belegdatum-->
      <index name="RECEIPT_NET_AMOUNT" value="1120,00"/> <!--Nettobetrag-->
      <index name="RECEIPT_TOTAL_AMOUNT" value="1332,80"/> <!--Belegsumme-->
      <Index name="VENDOR_TAX" value='19,00'
      <index name="ORDER_NUMBER" value=Auftragnr

   </indexlist>
   <destlist>
    <destination value="¶Finanzbuchhaltung¶Kunden¶2019¶12¶Ausgangsrechnung"/> <!--Pfad zur Ablage im Archiv-Baum-->
    <destination value="¶Office¶Kunden¶2019¶12¶Ausgangsrechnung"/> <!--Referenz-Pfad zur Ablage im Archiv-Baum-->
   </destlist> 
   <map>
      <data key="INVI_RECEIPT_BOOKING_TEXT" value="Fernseherlieferung"/> <!--Ware/Leistung-->
      <data key="INVI_RECEIPT_PAYM_COND_ID" value="1"/> <!--Nr. der Zahlungsbedingung-->
      <data key="INVI_RECEIPT_DISCOUNT_RATE_ONE" value="2"/> <!--Skontoabzug in Prozent 1-->
      <data key="INVI_RECEIPT_DISCOUNT_AMOUNT_ONE" value="12,89"/> <!--Skontoabzugsbetrag 1-->
      <data key="INVI_RECEIPT_DISCOUNT_DATE_ONE" value="20190815"/> <!--Skontoverfallsdatum 1-->

      <data key="INVI_RECEIPT_DISCOUNT_RATE_TWO" value="3"/> <!--Skontoabzug in Prozent 2-->    
      <data key="INVI_RECEIPT_DISCOUNT_AMOUNT_TWO" value="14,56"/> <!--Skontoabzugsbetrag 2-->
      <data key="INVI_RECEIPT_DISCOUNT_DATE_TWO" value="20190819"/> <!--Skontoverfallsdatum 2-->
   </map>
   <docfile name="Nettorechnung.pdf"/> <!--Name der abgespeicherten Rechnung im PDF-Format im gleichen Verzeichnis-->
 </obj>
</eloobjlist>

Bereich 'Ansprechpartnerverwaltung mit'

In der Ansprechpartnerverwaltung legen Sie fest, wie das Fenster der Ansprechpartner-Verwaltung aufgebaut sein soll.

Verkäufer

Ist diese Option aktiviert, werden bei den Ansprechpartnern unter Office | Ansprechpartner | Details der Bereich Verkäufer angezeigt. Hier haben Sie die Möglichkeit weitere Verkäufer für einen Ansprechpartner zu erfassen.

Schulungen

Zur Dokumentation an welchen Schulungen ein Ansprechpartner teilgenommen hat, kann mit dieser aktivierten Option der Bereich Schulungen unter Office | Ansprechpartner | Details angezeigt werden.

Marketingattribute

Ist diese Option aktiviert, werden bei den Ansprechpartnern unter Office | Ansprechpartner | Details der Bereich Marketingattribute angezeigt. Hier haben Sie die Möglichkeit für CAS-Aktionen Marketing-Attribute (Kalender zusenden etc.) einen Ansprechpartner zu erfassen.

Bereich 'Telefonartcodes'

An dieser Stelle können Sie eine Zuordnung der Telefonarten zu bestimmten Programmfunktionalitäten vornehmen.

Bestimmte Programmfunktionen werten die hier hinterlegte Zuordnung der Telefonarten aus, zum Beispiel für den Versand von Elektronischen Dokumenten an eine Zusatz-E-Mail-Adresse.

Wählen Sie eine Telefonart für den Telefonartcode Durchwahl, Fax, SMS und Zusatz-E-Mail aus.

Sie können die Telefonartcodes unter Einstellungen | Referenzen - Office | CAS-Referenzen | Telefonarten anlegen und bearbeiten.

In den Adress-Datensätzen werden die Telefoncodes den weiteren Telefonnummern zugeordnet.

Bereich 'Aktivitätsarten'

In den Eingabefeldern werden die in den CAS-Referenzen angelegten Aktivitätsarten für Urlaub, Krankheit, Schicht und Bereitschaft hinterlegt, die später unter anderem in der Personaleinsatzplanung Verwendung finden.

An dieser Stelle legen Sie fest, welche Aktivitätsart welchen Vorgang / Aktivität zugeordnet wird.

Auftragsbeginn / Tech. erledigen bis

Unter Einstellungen | Allgemein | Auftragsarten | Parameter I - Bereich 'Terminänderungen protokollieren' können Auftragstypen hinterlegt werden bei denen die Änderungen in den Feldern Termin / Beginn und Technisch erledigen bis im Auftrag protokolliert werden sollen. Für die betroffenen Auftragstypen erscheint nach Änderung eines der beiden Felder beim Speichern des Auftragsdatensatzes ein Dialog in dem ein Kommentar, eine Bewertung und ein Ansprechpartner angegeben werden kann. Beim Schließen des Dialogs wird im Hintergrund automatisch ein Kontakt zum Auftrag angelegt. Die im Dialog angegebenen Werte werden in die zugehörigen Felder im Kontakt übernommen, wobei der Kommentar um eine Zeile mit dem alten und neuen Wert des geänderten Datumsfeldes ergänzt wird.

Als Aktivitätsart erhält der Kontakt die für Auftragsbeginn bzw. Tech. erledigen bis hinterlegte Aktivitätsart.

Kreditorenfreigabe

Ist unter Kreditorenfreigabe eine Aktivitätsart eingetragen, wird bei der Nutzung des Freigabeprozesses für Eingangsrechnungen, beim zuständigen Mitarbeiter für den jeweiligen Freigabeschritt eine Aufgabe im Terminkalender angelegt.

Detaillierte Informationen zu der Freigabe von Eingangsrechnungen finden Sie unter Freigabeprozess Eingangsrechnungen.

Hier kann es von Vorteil sein, regelmäßig auf dem Register Buchhaltung | Eingangsrechnungen | Liste über den Schnellfilter Freizugebende die Rechnungen anzeigen zu lassen, bei denen der angemeldete Mitarbeiter für den nächsten Freigabepunkt zuständig ist.

Bereich 'E-Mail'

E-Mails über Server senden

Ist die Option E-Mails über Server senden aktiviert, werden alle E-Mails über den esBusinessserver-Dienst versendet.

Ist die Option nicht aktiviert, werden E-Mails über den Standard-E-Mail-Client des Benutzers versendet.

Adressprüfung ignorieren

Wenn die Option Adressprüfung ignorieren nicht gesetzt ist, führen falsche E-Mail-Adressen zum Abbruch des E-Mail-Versands. Ansonsten erscheint eine Warnung, die aber bei Bedarf ignoriert werden kann.

Dafür sind in der Mailkomponente Funktionen integriert, mit denen sie über eine Mail-ID eine komplette E-Mail zusammenstellen und sie über Mapi senden können.

Wenn esoffice eine E-Mail über den esBusinessserver-Dienst versendet, wird dem Server Dienst die entsprechende Mail-ID übermittelt. Der Server ermittelt die E-Mailadressen, den Betreff, den Text und das Dokument.

Wenn die Bedingungen für den Versuch des Sendens der E-Mail gegeben sind, erhält die Anfrage des esoffice auf das Senden einer E-Mail ein OK vom Server.

Die Bedingungen sind:

1. Im esBusinessserver-Dienst ist auf dem Register SMTP die Senderadresse eingetragen sein.

2. Das Dokument (wenn angegeben) ist vorhanden.

Reports mit Kontaktanlage

Ist die Option Reports mit Kontaktanlage aktiviert, wird im E-Mail-Dialog beim Versenden eines Reports die Option Kontakt erstellen als Voreinstellung aktiviert.

Beim Versenden eines Reports per E-Mail wird im E-Maildialog unter Optionen die Option Kontakt erstellen angezeigt. Wenn diese Option gesetzt ist, wird beim Versenden der E-Mail ein Kontakt beim ersten Empfänger dem eine Adresse aus dem System zugeordnet ist, angelegt.

Handelt es sich dabei um einen Ansprechpartner wird der Kontakt bei der Hauptadresse des Ansprechpartners angelegt.

Ist die Hauptadresse ein Bauvorhaben mit mehreren Adressen erscheint ein Dialog zur Auswahl der Adresse.

Absender aus Abteilung für

Markieren Sie hier die Vorgänge, bei denen beim Senden einer E-Mail nicht die persönlichen Einstellungen, sondern die Absenderinformationen aus der Abteilung des Mitarbeiters verwendet werden sollen.

Abteilungen können unter Einstellungen | Referenzen - Office | Personalreferenzen | Abteilungen angelegt werden. Über die Abteilung erfolgt auch eine Zuordnung eines Nummernkreis-Subcodes, einer Geschäftsstelle, Sprachcode und ggf. einer Abteilungs-E-Mail-Adresse (inklusive E-Mail-Signatur).

Einem Mitarbeiter kann eine vorher angelegte Abteilung unter Office | Personal | Details I zugewiesen werden.

Pfad für Anhänge

Zusätzlich kann für E-Mail-Anhänge ein entsprechender Pfad ausgewählt werden. Es ist notwendig diesen Pfad vorher in den Dokumentpfaden unter Einstellungen | Allgemein | Dokumente - Dokumentpfade anzulegen.

Beim Senden über den Server (siehe Option E-Mails über Server senden) ist eine gültige Pfadnummer erforderlich, um die Anhänge zu versenden, da der esBusinessserver-Dienst sonst keinen Zugriff auf die Anhänge hat.

Beim Senden über den lokalen E-Mail-Client werden die Anhänge nur dann gespeichert, wenn hier eine PfadNr > 0 hinterlegt ist. Hier erscheint beim Erstellen der E-Mail ein entsprechender Hinweis.

Bereich 'Elektronischer Dokumentenversand'

Im Bereich Elektronischer Dokumentenversand kann das Versandsystem (UnifiedPost bzw. Kundenspezifisch) ausgewählt werden.

UnifiedPost

Zu UnifiedPost gehören die Versandarten Standard und E-Mail und werden auch nur hierfür ausgewertet.

Kundenspezifisch

Folgende Versandarten stehen aus dieser Auswahl zur Verfügung:

• PDF

   

  Die im esoffice erzeugten PDF Dateien haben das Format PDF/A-1b.

• ebInterface

• Hogast

• openTrans 2.1

• Fattura PA

• Fattura PR

• ZUGFeRD 1.0 Comfort

• ZUGFeRD 1.0 Extended

• ZUGFeRD 1.0 Basic

• ZUGFeRD 2.1 Minimum

• ZUGFeRD 2.1 BasicWL

• ZUGFeRD 2.1 Basic

• ZUGFeRD 2.1 EN16931 (Comfort)

• Onventis openTRANS 1.0

• Conextrade IDOC

• XRechnung 2.0.0 CII

  (UN/CEFACT Cross Industry Invoice)