Schnelleinstieg Elektronischer Dokumentenversand

Dieser Beschreibung soll Ihnen den Einstieg in den Versand elektronischer Dokumente (zum Beispiel Rechnungen) erleichtern. Weitergehende Informationen finden Sie in der Onlinehilfe (Stichwort Elektronischer Dokumentenversand).

 

Informationen esoffice zum elektronischen Dokumentenversand in der Onlinehilfe

Einstellungen | Referenzen - Allgemein | Elektronischer Dokumentenversand

Vorbereitung

Folgende Vorbereitungen sind für den elektronischen Rechnungsversand in den Referenzen für den Elektronischen Dokumentenversand, den Grundeinstellungen und beim Kunden notwendig:

  • Vorgang für Ausgangsrechnungen anlegen

  • Versandart für den E-Mail-Versand anlegen

  • Grundeinstellungen für den Elektronischen Dokumentenversand festlegen

  • Zuordnung von Versandart zum Kunden

Vorgang für Ausgangsrechnungen anlegen

Mit den Vorgängen legen Sie die Ablagepfade der einzelnen Dokumentenarten fest.

Unter Einstellungen | Referenzen - Allgemein | Elektronischer Dokumentversand | Vorgänge kann zudem der Aufbau der zu versendenden E-Mails konfiguriert werden. Hierfür ist es erforderlich, zunächst die entsprechenden Vorgänge anzulegen.

Abweichend von diesem Einstellungen können noch Vorgänge für den Elektronischen Dokumentenversand auf Kunden-Ebene unter Office | Kunden | Details - Bereich 'Elektronischer Dokumentenversand' definiert werden. Sind beim Kunden für einen Vorgang individuelle Einstellungen vorhanden, haben diese Vorrang von den Einstellungen auf diesem Register.

Sollen alle Rechnungen in nur einem Ordner abgelegt werden, so genügt es ausschließlich den Vorgang Ausgangsrechnung anzulegen. Sollen die unterschiedlichen Vorgangsarten jedoch in separaten Ordner abgelegt werden, ist es erforderlich für jede Vorgangsart einen eigenen Vorgang zu definieren.

Vorgang

Wählen Sie die gewünschte Vorgangsart aus. Für den Versand von elektronischen Rechnungen (xRechnung, ZUGFeRD etc.) sollte zumindest die Vorgangsart Ausgangsrechnung definiert werden

Pfad

Über die Spalte Pfad kann der Ablagepfad der Dokumente bestimmt werden. Durch Auswählen einer Vorgangsart kann über das Auswahlfeld oder der Schaltfläche Pfad ein Ordner für die Ablage bestimmt werden.

Die weiteren individuellen Angaben zum E-Mail-Versand können noch vervollständigt werden. Werden diese nicht ausgefüllt, werden vordefinierte Basis-Werte verwendet.

Weitere Informationen finden Sie in der Onlinehilfe.

Versandart für den E-Mail-Versand anlegen

Als Voraussetzung für den elektronischen Dokumentenversand ist es erforderlich, dass entsprechende Versandarten angelegt worden sind.

Legen Sie unter Einstellungen | Referenzen - Allgemein | Elektronischer Dokumentversand | Versandarten die benötigten Versandarten fest.

Versandart

Wählen Sie eine von den vordefinierten Versandarten aus.

 

Es sollte mindestens die Versandart PDF mit der Option E-Mail vorhanden sein.

E-Mail

Die Option E-Mail gibt an, ob Dokumente für diesen Versandart-Code per E-Mail versendet werden sollen.

Sprache / Bezeichnung

Für jede Versandart kann noch eine Bezeichnung in verschiedenen Sprache hinterlegt werden.

Grundeinstellungen festlegen

In den Grundeinstellungen unter Einstellungen | Allgemein | Parameter II - Bereich 'Elektronischer Dokumentenversand' legen Sie als Versandsystem die Auswahl Kundenspezifisch fest.

Damit ist gewährleistet, dass die vorher definierten Vorgänge und Versandarten verwendet werden.

Dokumente zusammenführen

Sollen die Rechnungsdokumente, Arbeitsberichte und weitere Dateien nicht als Einzelanhänge gesendet werden, so besteht die Möglichkeit diese in einem Dokument zusammenzufassen.

Aktivieren Sie dazu die Option Dokumente zusammenführen. Diese Option wirkt sich jedoch auf alle zu erstellenden Dokumente aus, die als E-Mail versendet werden sollen (wie zum Beispiel Kalkulationsrechnungen bei denen auch Arbeitsberichte mit versendet werden können).

 

Unter Einstellungen | Allgemein | Parameter II - Bereich 'E-Mail' sollte die Option E-Mails über Server senden aktiviert werden.

Als Voraussetzung dafür ist es erforderlich, dass der esBusinessserver-Dienst installiert und konfiguriert wurde. Somit kann zum Beispiel beim lokalen Outlook-Client die Sicherheits-Abfrage umgangen werden, ob die Mail gesendet werden soll. Diese würde bei jeder zu versendenden Mail zu einer Meldung führen und somit den automatischen Versand verhindern.

Zuordnung von Versandart zum Kunden

Für jeden Kunden kann nun noch individuell eine Versandart zugeordnet werden.

Unter Office | Kunden | Details - Bereich 'Elektronischer Dokumentenversand' können Sie jeweils einen Vorgang mit einer Versandart zuordnen. Dies ermöglicht es, zu jedem Vorgang eine spezielle Versandart festzulegen. Diese Zuordnung hat Vorrang gegenüber den in den Referenzen eingestellten Werten.

Wird für den Kunden nur eine Versandart für alle elektronischen Dokumente benötigt, können diese im Feld Versandart auswählen.