Details

Auf dem Register Service | Verträge | Details werden weitere Informationen zu einem Vertrag hinterlegt.

Vertragsnummer

Die Vertragsnummer wird beim Anlegen des Vertrages automatisch aus den Nummernkreisen gezogen. Sie können die Startnummer unter dem Punkt Einstellungen | Referenzen - Allgemein | Nummernkreise unter dem Code VTG einstellen.

Matchcode

Tragen Sie einen Matchcode als Suchbegriff für diesen Vertrag ein. Bei der Auswahl eines Vertrages innerhalb des esoffice wird der Vertrags-Matchcode und die Vertragsnummer in der Liste der Verträge angezeigt.

Bereich 'Anlage / Kunde'

Unter Anlage / Kunde können Sie die zum Vertrag gehörende Anlage und den Kunden einsehen.

Ansprechpartner

Der hier hinterlegte Ansprechpartner wird beim elektronischen Rechnungsversand über Conextrade bei Vertragsrechnungen als Ansprechpartner im Auftraggeber verwendet.

Siehe auch Einstellungen | Referenzen – Allgemein | Elektronischer Rechnungsversand - Informationen zu Conextrade IDOC

Referenznr.

Die Vertragsreferenznummer des Kunden.

Leitweg-ID

Kostenstelle

Als Vertragsreferenz des Kunden.

Bereich 'Zuständige Mitarbeiter'

Über den Bereich Zuständige Mitarbeiter können Sie jeweils einen zuständigen Mitarbeiter aus dem Personalstamm über das Auswahlfeld auswählen.

Verkäufer

Den zuständigen Verkäufer für den Vertrag können Sie aus dem Personalstamm auswählen.

Buchhaltung

Wählen Sie aus dem Personalstamm einen Mitarbeiter aus, der das Kundenkonto finanztechnisch betreut.

Technik

Sie können an dieser Stelle dem Vertrag einen Techniker / Monteur aus dem Personalstamm zuordnen. Dieser Mitarbeiter wird beim Anlegen von Inspektion- / Wartungsaufträgen in den jeweiligen Auftrag übernommen.

Information

Zusätzliche umfangreiche Textinformationen können Sie im Memofeld (Information) ablegen. Dabei können Sie die Informationen direkt in das Feld eingeben oder durch einen Doppelklick ein größeres Eingabefeld öffnen.

Vertragsart

Wählen Sie nun über das Listenfeld eine Vertragsart aus. Vertragsarten können unter Einstellungen | Referenzen - Service | Vertragsreferenzen | Vertragsarten angelegt und bearbeitet werden.

Vertragstext / Formular

Sie können einen Vertragstext bzw. ein Formular über die entsprechenden Listenfelder auswählen. Vertragstexte können unter Einstellungen | Referenzen - Service | Vertragsreferenzen | Vertragstexte angelegt und bearbeitet werden.

Schaltfläche 'Text'

Über die Schaltfläche Text können Sie sich den ausgewählten Vertragstext in einem neuen Fenster anzeigen lassen. Der Text kann an dieser Stelle nicht bearbeitet werden.

Status

Im Auswahlfeld Status kann einem Vertrag ein Vertragsstatus zugeordnet werden. Der Vertragsstatus kann als Filter in der Listenansicht (Service | Verträge | Liste) verwendet werden.

Vertragsstatus werden unter Einstellungen | Referenzen - Service | Vertragsreferenzen | Status angelegt.

Referenzvertrag

Sie können optional einen Referenzvertrag im entsprechenden Auswahlfeld festlegen. Über den Referenzvertrag stellen Sie eine direkte Verbindung zu einem anderen Vertrag her, zum Beispiel Verträge mit einer Hauptstelle/ Nebenstelle (Konzern). Siehe hierzu auch Einstellungen | Allgemein | Service I - Bereich 'Vertragsmanagement' (Option Mit Unterverträgen).

Wird hier ein bereits angelegter Vertrag ausgewählt / eingetragen, wird der aktuelle Vertrag zu einem Untervertrag des ausgewählten Referenzvertrages.

Siehe auch Service | Verträge | Liste – Unterverträge

Bereich 'Individuell'

Individuell 1 / Individuell 2

Für firmenspezifische Daten zu einem Vertrag stehen Ihnen unter Individuell zwei Textfelder zur Verfügung. Auf diese Felder können Sie aus benutzerdefinierten Listen zugreifen. Jedes dieser Textfelder kann mit 40 Zeichen gefüllt werden.

Bereich Inaktiv

Schaltfläche 'Inaktiv (An / Aus)'

Über die Schaltfläche Inaktiv An /Aus können Verträge auf inaktiv gesetzt werden.

Inaktiv

Ist ein Vertrag inaktiv, können keine Rechnungen für ihn erstellt werden.

Aus diesem Grunde sind die Optionen Einzelfakturierung, Manuelle Rechnung und Nachberechnung deaktiviert.

Als Hinweis, dass der Vertrag inaktiv ist, wird außerdem die Schriftfarbe in den Feldern für Vertrags- und Anlagennummer, die sich oben auf den einzelnen Registern befinden, auf blau gesetzt.

Um festzulegen ab wann ein Vertrag wieder berechnet wird, gibt es das Feld Nächste Gebühr ab in der Tabelle für Vertragsrechnungen, das beim Erstellen einer neuen Rechnung als Grundlage für das Startdatum des Gebührenzeitraumes dient. Dieses Feld wird beim Erstellen von Rechnungen automatisch auf Gebühr Bis + 1 Tag gesetzt.

Aktiv

Wird ein Vertrag wieder auf aktiv gesetzt, durch erneutes Betätigen der Schaltfläche, ist es notwendig ein Datum einzugeben, ab dem der Vertrag wieder berechnet werden soll. Dieses Datum wird in das Feld Nächste Gebühr ab der letzten Vertragsrechnung eingetragen und wird somit bei der nächsten Berechnung zum Startzeitpunkt für die Gebührenberechnung. Wird ein Vertrag wieder aktiviert zu dem noch keine Rechnungen existieren, wird das Datum Fakturierung ab direkt im Vertrag gesetzt.

Beim Aktivieren (von Inaktiv auf aktiv setzen) von Verträgen wird im Datumsauswahldialog als Stichdatum das Datum bis zu dem der Vertrag bereits berechnet wurde +1 eingetragen. (Max(GebuehrBisDat) aus VtrgFakt +1).

Wird im Dialog trotzdem ein kleineres Datum ausgewählt, wird eine entsprechende Fehlermeldung angezeigt und der Vertrag wird nicht aktiviert.

Geschäftsstelle

Im folgenden Eingabefeld kann einem Vertrag eine separate Geschäftsstelle zugeordnet werden.

Dies ist möglich, obschon die zugehörige Anlage mit einer Geschäftsstelle verknüpft ist. Da es aber Umstände gibt, in denen es notwendig ist, einen Vertrag einer anderen Geschäftsstelle zuzuordnen als der Anlage (Gebührenberechnung durch Geschäftsstelle A; Inspektionsaufträge durch Geschäftsstelle B), ist eine unterschiedliche Zuordnung der Geschäftsstelle möglich. Das System prüft allerdings, ob die beiden Geschäftsstellen unterschiedlich sind und es wird eine entsprechende Warnmeldung angezeigt.

Bereich Servicelevel

Die Funktionen des Bereichs Servicelevel auf diesem Register werden ausschließlich im Zusammenhang mit dem Modul esHelpdesk benötigt.

Servicelevel zuordnen

Die Zuordnung erfolgt je Vertrag unter Service | Verträge | Details - Servicelevel.

Hier kann ein Service-Level zu einem Vertrag hinterlegt werden, falls in der zugehörigen Anlage noch keine Service-Level zu einer oder mehreren Anlagenpositionen hinterlegt sind.

Im anderen Fall ist dann die Option mehrere (Service-Level) gesetzt und ein Bearbeiten des Feldes Service-Level ist nicht mehr möglich.

Die Option mehrere (Service-Level) kann nicht von Hand verändert werden, sondern wird automatisch vom System gesetzt.

Servicelevel werden unter Einstellungen | Referenzen - Service | Helpdeskreferenzen | Service Level angelegt und verwaltet.

Anlagenpositionen einen Servicelevel zuordnen

Unter Service | Anlagen | Struktur Komponenten können den einzelnen Anlagenpositionen Servicelevel zugeordnet werden. Hier kann auch die Komponentenart (Einstellungen | Referenzen - Service | Servicereferenzen | Komponentenarten) zu einer einzelnen Anlagenposition hinterlegt werden.

Sind hier Einträge nach dem Speichern vorhanden, werden automatisch in allen zugehörigen Verträgen die Optionen mehrere (Service-Level) aktiviert, so dass eine Auswahl des Service-Level bei einem Vertrag nicht mehr möglich ist. Sollte ein Vertrag schon einen Service-Level besitzen, so wird der Servicelevel im Vertrag gelöscht.

Servicelevel werden unter Einstellungen | Referenzen - Service | Helpdeskreferenzen | Service Level angelegt und verwaltet.

Kondition

In der Auswahl Kondition kann für einen Vertrag vorher definierte Vertragskondition zugeordnet werden.

Vertragskonditionen werden unter Einstellungen | Referenzen - Service | Vertragsreferenzen | Vertragskonditionen angelegt.

Speichern eines Vertrages

Speichern Sie die Eingaben auf dem Register Details mit der Schaltfläche des Navigators.

Vertrag anlegen

Sie können einen neuen Vertrag mit der automatischen Vergabe der Vertragsnummer anlegen oder verwenden Sie die Funktion zur Vergabe einer eigenen (manuellen) Vertragsnummer.

Neuen Vertrag anlegen (automatische Vertragsnummernvergabe)

1. Wechseln Sie auf das Register Service | Verträge | Details oder Service | Verträge | Details.

2. Klicken Sie auf Schaltfläche im Navigator.

3. Das Fenster Anlagen auswählen wird geöffnet. Für jeden Vertrag ist die Zuordnung einer Anlage erforderlich.

   

    

   Die Zuordnung der Anlage zu einem Vertrag kann nachträglich nicht mehr geändert werden.

   Sie können über das Textfeld Suchen innerhalb des Anlagenbestandes suchen. Es wird dabei in dem Feld gesucht, das unter Sortierung eingestellt ist (zum Beispiel Anlagennummer).

   Die Anzeige der Anlagen kann über die SchaltflächeFilter eingegrenzt werden.

   Filter in Unterlisten

   Können in einem Vorgang Datenmengen ausgewählt werden (=Unterlisten), ist es möglich die Datenmenge über einen Filter einschränken.

    

   Zum Beispiel die Kundenauswahl beim Anlegen einer Anlage.

   

   Bei der Auswahl eines Kunden werden die Informationen aus dem Memofeld InfoMemo vom Register Office | Kunden | Adresse zusätzlich mit angezeigt.

   Über die Filter Schaltfläche ist es möglich, gleichzeitig nach Bereichen bzw. Werten in unterschiedlichen Feldern einer Tabelle zu suchen. Jedes Feld kann nur einmal für eine Filterfunktion verwendet werden.

   Das Fenster Filter wird beim Aufrufen geöffnet:

   

   Liste 'Felder'

   Die Liste Felder zeigt alle für den Filter vorgesehenen Felder zur Auswahl an.

   Durch Anklicken eines Feldes wird dieses zum aktuellen Kriterium. Auf der rechten Seite ändert sich mit Anklicken eines Filters auch die Überschrift.

   Ansichten Liste Felder

   Unter der Liste Felder stehen zwei verschiedene Ansichten zur Verfügung:

   Alle

   Hier werden alle Felder angezeigt, die zur Auswahl stehen.

   Gesucht

   Hier werden alle Felder angezeigt, für die bereits Einschränkungen eingegeben wurden. Durch Anklicken der Felder wird das entsprechende Kriterium im rechten Teil des Fensters angezeigt. Es können also mehrere Filter gesetzt werden, die jeweils auf dem vorherigen aufbauen.

   Feld-Reihenfolge

   Die Feld-Reihenfolge kann zur schnelleren Übersicht verändert werden.

   Alphabet

   Die vorhandenen Felder werden alphabetisch sortiert angezeigt.

   Logisch

   Dabei handelt es sich um die Reihenfolge, in der die Felder in der Tabelle stehen.

   Suche / Filter

   Der Filter stellt grundsätzlich zwei Möglichkeiten zum Suchen in Feldern zur Verfügung:

   Nach Bereich

   Stellt zwei Eingabefelder zur Verfügung. In das obere Feld (Bereich Anfang) wird der Wert eingetragen, mit dem die Auswahl beginnen sollte. In das untere Feld (Bereich Ende) wird der letzte Wert der Auswahl eingetragen.

   

   Die Schaltfläche Leer ermöglicht es, den Feldinhalt zu löschen.

   Nach Wert

   Stellt ein Eingabefeld Feld-Suchkriterium zur Verfügung, in welches der konkrete Suchbegriff eingegeben wird.

   Operatoren

   Im Eingabefeld Feld-Suchkriterium können die logischen Operatoren AND, OR und NULL verwendet werden.

   Logischer Operator	Funktion
   AND	Bei Verwendung des logischen AND Operators müssen alle mit dem Operator verbundenen Filterbedingungen erfüllt sein, damit der Datensatz in der Ergebnisliste erscheint.   Der Suchbegriff Löwen AND GmbH zeigt als Filterergebnis Löwen Luxusautos GmbH aber nicht Löwen GbR.
   OR	Bei Verwendung des logischen OR Operators muss von den Bedingungen, die mit ODER verknüpft sind eine Bedingung erfüllt sein, damit der Datensatz in der Ergebnisliste erscheint.   Der Suchbegriff Löwen OR Müller zeigt als Filterergebnis Löwen Luxusautos GmbH und Müller GmbH.
   NULL	Bei Verwendung des NULL Operators werden im Filterergebnis die Datensätze angezeigt, bei denen das Feld keinen Inhalt (Nullwert) hat.   Als Nullwert (kurz NULL, NIL) wird ein Zustand bezeichnet, der das Fehlen eines Wertes anzeigt. Ein Nullwert steht für die Abwesenheit eines Wertes, ein Nullwert ist aber gleichzeitig ein Wert. Der Nullwert ist verschieden von der Zahl 0, da diese einen Wert, also eine Information repräsentiert.

   Wird nach einem Wert gesucht, können in Bereich Treffer-Bestimmung weitere Einstellungen getroffen werden.

   

   Die Schaltfläche Leer ermöglicht es, den Feldinhalt zu löschen.

   Gesamter Feldinhalt

   Das Suchkriterium entspricht exakt dem Feldinhalt.

   Anfang des Feldinhaltes

   Das Suchkriterium stimmt mit dem Feldanfang überein.

   Teil des Feldinhalts

   Der Suchbegriff / Suchkriterium stimmt mit einen Teil des Feldinhalts überein.

   Groß- / Kleinschr. beachten

   Ist diese Option aktiviert, wird die Groß- / Kleinschreibung des Suchkriteriums berücksichtigt.

   Zusammenführen

   Die Schaltfläche Zusammenführen ermöglicht die Einsicht aller eingegebenen Suchkriterien in einer Tabelle (es ist jedoch nicht möglich, hier etwas an den Eingaben zu verändern).

   Neue Suche

   Die Schaltfläche Neue Suche ermöglicht es, den gesamten Filter (alle betroffenen Felder mit den jeweiligen Werten) zu löschen, so dass der Filter aufgehoben wird.

    

   Beim Anlegen eines neuen Vertrages wird in der Auswahlliste der Anlagen die Anlagenart (BMA, EMA, usw.) mit angezeigt. Da Anlagen mit unterschiedlichen Gewerken wie BMA, EMA, ELA. ZKA, Video, usw. existieren können, wird somit das Anlegen eines Vertrages erleichtert.

4. Markieren Sie die Anlage, für die Sie einen Vertrag eingeben möchten, und klicken Sie anschließend auf OK. Es wird ein neuer Vertragsdatensatz angelegt und eine fortlaufende Vertragsnummer aus dem Nummernkreis VTG vergeben.

5. Das Register Service | Verträge | Details wird geöffnet.

   Vervollständigen Sie die Angaben zum Vertrag (Inspektion / Wartung etc.).

    

   Die Spalte Anlagenort wird nur dann ausgewertet, wenn das Feld aktiviert ist (Option aktiviert). Um die Option zu aktivieren, wechseln Sie auf das Register Service | Verträge | Fakturierung und dort aktivieren die Option Anlagenort drucken.

   Anschließend wird im Vertrags-Rechnungskopf die Anschrift des Anlagenortes gedruckt. Dies bietet die Möglichkeit bei Sammelrechnungen (über Fakturierungsgruppen) die Verträge für Privatobjekte im Anschluss an die Geschäftsobjekte zu berechnen, ohne auf dem Rechnungsdokument die Objektanschrift aufzuführen.

6. Speichern Sie die Eingaben mit der Schaltfläche.

Neuen Vertrag anlegen (manuelle Vertragsnummernvergabe)

1. Wechseln Sie auf das Register Service | Verträge | Details oder Service | Verträge | Details.

2. Klicken Sie auf (Neu) Schaltfläche im Navigator. Ein Fenster zur manuellen Eingabe der Vertragsnummer wird geöffnet.

   

3. Geben Sie eine eindeutige Vertragsnummer ein und klicken dann auf die Schaltfläche OK.

    

   Existiert die eingegebene Nummer schon, wird ein entsprechender Hinweis angezeigt. Tragen Sie in diesem Fall eine andere Nummer ein.

4. Das Fenster Anlagen auswählen wird geöffnet. Für jeden Vertrag ist die Zuordnung einer Anlage erforderlich.

   

    

   Die Zuordnung der Anlage zu einem Vertrag kann nachträglich nicht mehr geändert werden.

   Sie können über das Textfeld Suchen innerhalb des Anlagenbestandes suchen. Es wird dabei in dem Feld gesucht, das unter Sortierung eingestellt ist (zum Beispiel Anlagennummer).

   Die Anzeige der Anlagen kann über die SchaltflächeFilter eingegrenzt werden.

   Filter in Unterlisten

   Können in einem Vorgang Datenmengen ausgewählt werden (=Unterlisten), ist es möglich die Datenmenge über einen Filter einschränken.

    

   Zum Beispiel die Kundenauswahl beim Anlegen einer Anlage.

   

   Bei der Auswahl eines Kunden werden die Informationen aus dem Memofeld InfoMemo vom Register Office | Kunden | Adresse zusätzlich mit angezeigt.

   Über die Filter Schaltfläche ist es möglich, gleichzeitig nach Bereichen bzw. Werten in unterschiedlichen Feldern einer Tabelle zu suchen. Jedes Feld kann nur einmal für eine Filterfunktion verwendet werden.

   Das Fenster Filter wird beim Aufrufen geöffnet:

   

   Liste 'Felder'

   Die Liste Felder zeigt alle für den Filter vorgesehenen Felder zur Auswahl an.

   Durch Anklicken eines Feldes wird dieses zum aktuellen Kriterium. Auf der rechten Seite ändert sich mit Anklicken eines Filters auch die Überschrift.

   Ansichten Liste Felder

   Unter der Liste Felder stehen zwei verschiedene Ansichten zur Verfügung:

   Alle

   Hier werden alle Felder angezeigt, die zur Auswahl stehen.

   Gesucht

   Hier werden alle Felder angezeigt, für die bereits Einschränkungen eingegeben wurden. Durch Anklicken der Felder wird das entsprechende Kriterium im rechten Teil des Fensters angezeigt. Es können also mehrere Filter gesetzt werden, die jeweils auf dem vorherigen aufbauen.

   Feld-Reihenfolge

   Die Feld-Reihenfolge kann zur schnelleren Übersicht verändert werden.

   Alphabet

   Die vorhandenen Felder werden alphabetisch sortiert angezeigt.

   Logisch

   Dabei handelt es sich um die Reihenfolge, in der die Felder in der Tabelle stehen.

   Suche / Filter

   Der Filter stellt grundsätzlich zwei Möglichkeiten zum Suchen in Feldern zur Verfügung:

   Nach Bereich

   Stellt zwei Eingabefelder zur Verfügung. In das obere Feld (Bereich Anfang) wird der Wert eingetragen, mit dem die Auswahl beginnen sollte. In das untere Feld (Bereich Ende) wird der letzte Wert der Auswahl eingetragen.

   

   Die Schaltfläche Leer ermöglicht es, den Feldinhalt zu löschen.

   Nach Wert

   Stellt ein Eingabefeld Feld-Suchkriterium zur Verfügung, in welches der konkrete Suchbegriff eingegeben wird.

   Operatoren

   Im Eingabefeld Feld-Suchkriterium können die logischen Operatoren AND, OR und NULL verwendet werden.

   Logischer Operator	Funktion
   AND	Bei Verwendung des logischen AND Operators müssen alle mit dem Operator verbundenen Filterbedingungen erfüllt sein, damit der Datensatz in der Ergebnisliste erscheint.   Der Suchbegriff Löwen AND GmbH zeigt als Filterergebnis Löwen Luxusautos GmbH aber nicht Löwen GbR.
   OR	Bei Verwendung des logischen OR Operators muss von den Bedingungen, die mit ODER verknüpft sind eine Bedingung erfüllt sein, damit der Datensatz in der Ergebnisliste erscheint.   Der Suchbegriff Löwen OR Müller zeigt als Filterergebnis Löwen Luxusautos GmbH und Müller GmbH.
   NULL	Bei Verwendung des NULL Operators werden im Filterergebnis die Datensätze angezeigt, bei denen das Feld keinen Inhalt (Nullwert) hat.   Als Nullwert (kurz NULL, NIL) wird ein Zustand bezeichnet, der das Fehlen eines Wertes anzeigt. Ein Nullwert steht für die Abwesenheit eines Wertes, ein Nullwert ist aber gleichzeitig ein Wert. Der Nullwert ist verschieden von der Zahl 0, da diese einen Wert, also eine Information repräsentiert.

   Wird nach einem Wert gesucht, können in Bereich Treffer-Bestimmung weitere Einstellungen getroffen werden.

   

   Die Schaltfläche Leer ermöglicht es, den Feldinhalt zu löschen.

   Gesamter Feldinhalt

   Das Suchkriterium entspricht exakt dem Feldinhalt.

   Anfang des Feldinhaltes

   Das Suchkriterium stimmt mit dem Feldanfang überein.

   Teil des Feldinhalts

   Der Suchbegriff / Suchkriterium stimmt mit einen Teil des Feldinhalts überein.

   Groß- / Kleinschr. beachten

   Ist diese Option aktiviert, wird die Groß- / Kleinschreibung des Suchkriteriums berücksichtigt.

   Zusammenführen

   Die Schaltfläche Zusammenführen ermöglicht die Einsicht aller eingegebenen Suchkriterien in einer Tabelle (es ist jedoch nicht möglich, hier etwas an den Eingaben zu verändern).

   Neue Suche

   Die Schaltfläche Neue Suche ermöglicht es, den gesamten Filter (alle betroffenen Felder mit den jeweiligen Werten) zu löschen, so dass der Filter aufgehoben wird.

    

   Beim Anlegen eines neuen Vertrages wird in der Auswahlliste der Anlagen die Anlagenart (BMA, EMA, usw.) mit angezeigt. Da Anlagen mit unterschiedlichen Gewerken wie BMA, EMA, ELA. ZKA, Video, usw. existieren können, wird somit das Anlegen eines Vertrages erleichtert.

5. Markieren Sie die Anlage, für die Sie einen Vertrag eingeben möchten, und klicken Sie anschließend auf OK. Es wird ein neuer Vertragsdatensatz mit der manuell eingegebenen Vertragsnummer angelegt.

6. Das Register Service | Verträge | Details wird geöffnet.

   Vervollständigen Sie die Angaben zum Vertrag (Inspektion / Wartung etc.).

    

   Die Spalte Anlagenort wird nur dann ausgewertet, wenn das Feld aktiviert ist (Option aktiviert). Um die Option zu aktivieren, wechseln Sie auf das Register Service | Verträge | Fakturierung und dort aktivieren die Option Anlagenort drucken.

   Anschließend wird im Vertrags-Rechnungskopf die Anschrift des Anlagenortes gedruckt. Dies bietet die Möglichkeit bei Sammelrechnungen (über Fakturierungsgruppen) die Verträge für Privatobjekte im Anschluss an die Geschäftsobjekte zu berechnen, ohne auf dem Rechnungsdokument die Objektanschrift aufzuführen.

7. Speichern Sie die Eingaben mit der Schaltfläche.

Funktionen Verträge

Folgende Funktionen können über das Kontextmenü (rechte Maustaste) oder über die Schaltflächen an unteren Rand des Registers aufgerufen werden.

Weitergehende Informationen finden Sie unter Funktionen Vertragsverwaltung.

Inspektionen / Wartungen

Über die Schaltfläche Insp. / Wartungen können alle Inspektions- oder Wartungsaufträge angezeigt werden, die zu dem Vertrag (Standardeinstellung), der Anlage oder dem Kunden gehören.

Über die Schaltfläche Gehe zu kann auf den aktuellen Datensatz bei den Inspektionen / Wartungen auf das Register Service | Inspektionsaufträge | Details gewechselt werden. Dies geschieht auch per Doppelklick auf den jeweiligen Auftrag.

Zusätzlich kann hier im Kontextmenü zu weiteren abhängigen Modulen gewechselt werden.

Über die Schaltfläche Information können die hinterlegten Informationen aus dem Auftrag vom Register Service | Inspektionsaufträge | Annahme aus dem Feld Meldung angezeigt werden.

Kontextmenü

Im Fenster Inspektions- / Wartungsaufträge steht Ihnen ein Kontextmenü mit folgenden Einträgen zur Verfügung:

• Arbeitsbericht erfassen

• Schichtmengen erfassen

• Auftrag erledigen An / Aus

Arbeitsbericht erfassen

Über den Eintrag Arbeitsbericht erfassen wird der Assistent für die Erfassung von Arbeitsberichten mit seinen Funktionalitäten aufgerufen.

Schichtmengen erfassen

Über den Eintrag Schichtmengen erfassen öffnet sich ein Eingabedialog zum Erfassen von Schichtdaten.

Die Schichtmengenerfassung im Dialog ist jedoch nur dann auswählbar, wenn zu dem aktuellen Vertrag mindestens eine Position mit der Positionsproduktart Mengen existiert.

Auftrag Erledigen An / Aus

Die Schaltfläche Auftrag Erledigen An / Aus erledigt den jeweiligen Auftrag oder wenn schon geschehen, kann dieser hierüber wieder geöffnet werden.

Einzelfakturierung

Über die Schaltfläche Einzelfakturierung ist es möglich, einzelne Vertragsrechnungen zu drucken und zu buchen.

Einzelfakturierung von Verträgen

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Einzelfakturierung.

   Der Eingabedialog Vertragsrechnungen erstellen wird geöffnet, die Fakturierungsart Einzelfakturierung ist bereits aktiviert worden.

   

   Stichdatum

   Sie können anhand eines Stichdatum angeben, welche Rechnungen gedruckt werden sollen. Vom Stichdatum aus wird rückwirkend zum letztem Rechnungsintervallbeginn (über Gebührenart) nach fälligen Vertragsrechnungen gesucht.

   Nach erfolgter Inspektion

   Zusätzlich können Sie über die Option Nach erfolgter Inspektion angeben, ob nur Rechnungen gedruckt werden sollen, bei denen die vertraglich vereinbarte Inspektion / Wartung durchgeführt worden ist (Voraussetzung: der entsprechende Inspektionsauftrag ist als Erledigt gekennzeichnet).

    

   Ist im Vertrag auf dem Register Service | Verträge | Fakturierung - Bereich 'Gebührenberechnung' die Option Fakturierung nach erfolgter Inspektion aktiviert, wird als Rechnungsintervall das Inspektionsintervall angenommen, unabhängig davon, was über die Gebührenart beim Vertrag hinterlegt worden ist.

    

   Bei Inspektionsverträgen sollte das Intervall in der Gebührenart dem Inspektionsintervall entsprechen.

    

   Die Inspektionsauftragsnummer wird ins Feld AuftragNr der Rechnung übernommen, wenn ein Vertrag nach erfolgter Inspektion fakturiert wird.

   Sortierung

   Bei der Serien- bzw. Einzelfakturierung eines Vertrages, der zu einer Fakturierungsgruppe gehört, haben Sie die Möglichkeit ein Sortierkriterium auszuwählen. Nach diesem ausgewählten Sortierkriterium werden alle fälligen Verträge sortiert und in dieser Reihenfolge fakturiert und ausgedruckt.

   Mögliche Sortierungen sind Anlagenort (Voreinstellung), Anlagennummer, Vertragsnummer und Vertragsmatchcode.

   Zusätzlich kann hier auch noch das Sortierkriterium Fakturafreigabe in der Liste stehen, wenn die Option Nach erfolgter Inspektion gesetzt ist. Dieses Sortierkriterium bezieht sich auf das Feld Fakturafreigabe am aus dem entsprechenden Auftrag auf dem Register Details. Dieses Datums-Feld wird dort gefüllt, wenn der Auftrag manuell auf Erledigt gesetzt wird oder implizit beim Setzen durch Technisch erledigt und beim Erstellen (Wartung) mit der Option Fakturieren.

2. Nach dem Sie die Einstellungen vorgenommen haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Buchen.

   Haben Sie die Einzelfakturierung gewählt, wird jetzt der gewählte Vertrag (nur wenn er tatsächlich fällig ist) angezeigt. Wenn der gewählte Vertrag zu einer Fakturierungsgruppe zugeordnet ist, dann werden alle zum eingegebenen Stichdatum fälligen Verträge, die zur Gruppe gehören, angezeigt.

    

   Für Fakturierungsgruppen gilt: entweder alle fälligen Verträge der Gruppe berechnen oder keinen Vertrag.

   

    

   Wird der Vertrag nicht angezeigt, haben Sie die Möglichkeit, über das Datumsfeld Stichdatum ein anderes Stichdatum einzugeben.

   Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche (Aktualisierung), um die Anzeige dem neuen Stichdatum entsprechend anzupassen.

   Bereich 'Optionen'

   Im Bereich Optionen können Sie über das entsprechende Datumsfeld ein Rechnungsdatum eintragen.

   Stichdatum

   Vom Stichdatum aus wird rückwirkend zum letztem Rechnungsintervallbeginn (über Gebührenart) nach fälligen Vertragsrechnungen gesucht. Klicken Sie nach einer Änderung des Stichdatum auf die Schaltfläche (Aktualisierung), um die Anzeige dem neuen Stichdatum entsprechend anzupassen.

   Rechnungsdatum

   Geben Sie ein Rechnungsdatum ein, als Vorgabe wird das Tagesdatum eingetragen.

   Anschließend drucken

   Soll die Vertragsrechnung gleich nach der Erstellung gedruckt werden, aktivieren Sie die Option Anschließend drucken

   Sie können Vertragsrechnungen erst buchen und erst nachträglich drucken. Dies spart Zeit, wenn eine größere Anzahl Rechnungen gedruckt werden soll. Außerdem wird das Programm nur kurzzeitig blockiert).

   Taggenaue Abrechnung

   Als Buchungsvariante ist es auch möglich, die Abrechnung taggenau zu buchen. Setzen Sie dafür die Option Taggenau abrechnen. Wird nun die Schaltfläche Buchen betätigt, so werden die Gebührenpositionen entsprechend der Angaben des Fakturierungszeitraumes (entweder Vertragsfakturierungsperiode oder Positionsperiode) tag genau abgerechnet. Zur Berechnung der Tagesgebühr wird eine mittlere Tageszahl von 30 Tagen pro Monat angenommen. Vertragsrechnungen, die taggenau berechnet wurden, sind in blauer Schrift angezeigt. In den Positionen sind dann nicht die Anzahl der Monate, sondern die Anzahl der berechneten Tage aufgeführt. Die Listenüberschrift ändert sich entsprechend.

    

   Die taggenaue Abrechnung kann zum Beispiel für Verträge benutzt werden, die zwar vierteljährlich abgerechnet werden sollen, bei denen der Vertragsbeginn aber zum Beispiel der 14. Februar ist. Die erste Fakturierungsperiode wäre vom 01.01. bis 31.03., die zweite von 01.04. bis 30.06. Um nun auch die Zeit vom 14.02. bis zum 31.03. zu berechnen, gibt es die taggenaue Abrechnung.

   Bereich 'Elektronischer Dokumentenversand'

   Anhänge / Weitere Anhänge

   Wenn der elektronische Dokumentenversand aktiv ist, können bei der Einzelfakturierung, bei manuellen Vertragsrechnungen und beim Stornieren von Vertragsrechnungen weitere Anhänge ausgewählt werden, die dann zusammen mit der Rechnung gedruckt, versendet bzw. bei X-Rechnungen mit eingebettet werden.

   Siehe auch Elektronischer Dokumentenversand

   Lokal drucken

   Rechnungen, die per elektronischem Rechnungsversand versendet werden, können auch gleichzeitig (optional) gedruckt werden. Aktivieren Sie dazu die Option Lokal drucken ausgewählt werden.

    

   Damit zusätzlich zum Versand auch ein Ausdruck erfolgen kann, ist es erforderlich , dass unter Einstellungen | Allgemein | Parameter II - Bereich 'Elektronischer Dokumentenversand' die Auswahl Kundenspezifisch gewählt wurde.

3. Werden die gewünschten Rechnungen angezeigt, klicken Sie auf die Schaltfläche Vertragsrechnungen Buchen.

    

   Ein Fakturierungslauf kann an dieser Stelle noch über die Schaltfläche Schließen abgebrochen werden. Bei Betätigung der Schaltfläche erscheint eine Abfrage, ob die Fakturierung abgebrochen werden soll.

4. Bestätigen Sie anschließend, dass die angezeigten fälligen Rechnungen wirklich gebucht werden sollen, indem Sie auf die Schaltfläche Ja betätigen.

   

    

   Die Bestätigungsabfrage wird auch angezeigt, wenn ein Filter aktiv ist.

   Wird dabei die Buchungsanforderung bestätigt, so werden nur die gefilterten Verträge fakturiert. Dabei ist es egal, ob es sich um eine Serienfakturierung oder eine Einzelfaktura, mit oder ohne Inspektion handelt.

   Das bedeutet, dass im Falle einer Sammelrechnung, also wenn mehrere Anlagen mit einer Rechnung fakturiert werden sollen, auch hier eine bestimmte Anlage herausgefiltert werden kann.

   Die gewünschten Vertragsrechnungen werden jetzt gebucht und gedruckt / versendet.

   Für den Ausdruck der Rechnung können Sie noch eine Reportvariante auswählen.

   Anschließend lässt sich mit einem Klick auf die Schaltfläche OK der Druck starten (Druckerdialog Ihres Druckers erscheint).

    

   Wird versucht Vertragsrechnungen ohne vorhandene Kontonummer beim Kunden zu buchen (Einzelfakturierung oder Serienfakturierung), wird die Fehlermeldung:

   Sie müssen dem Kunden erst eine Kontonummer zuordnen

   angezeigt.

   Nach der Betätigung der OK-Schaltfläche wird noch eine Informationsmeldung angezeigt, dass an den Vertragsdaten gearbeitet wird, bzw. dass sie nicht vollständig sind. Der Buchungsvorgang wird danach abgebrochen und man kehrt auf das Register Liste zurück. Nachdem der Fehler behoben wurde, kann der Buchungsvorgang wiederholt werden.

   Unter Einstellungen | Allgemein | Buchhaltung II -Bereich 'Kunden' können Bedingungen für die Vergabe von Kontonummer für Kunden eingestellt werden.

Man. Rechnung

Manuelle Vertrags- Rechnung / Gutschrift

Über die Schaltfläche 'Man. Rechnung' können Sie manuelle Vertrags-Rechnungen bzw. Vertrags-Gutschriften erstellen.

Nach dem Start der Funktion Man. Rechnung haben Sie die Möglichkeit eine oder mehrere Zeilen zur Berechnung zu erfassen. Wie bei den Vertragspositionen können Sie die Position und die Unterposition angeben, die Gebühr und eine Positionsart. Das ermöglicht es die Gebühren auf unterschiedliche Konten zu buchen. Zu jeder Position kann ein individueller Text hinterlegt werden, der auf der Rechnung / Gutschrift in der Bezeichnungszeile gedruckt werden soll.

Es ist nicht notwendig, die Rechnung / Gutschrift sofort nach der Erfassung zu drucken / buchen. Die eingetragenen Daten bleiben für die spätere Benutzung erhalten. Soll die Rechnung / Gutschrift gebucht werden, so betätigt man die Schaltfläche Rechnung / Gutschrift buchen. Dabei werden die Daten genau wie bei einer Vertragsrechnung nach Konten aufgeteilt und dem Vertrag zugewiesen (siehe Register Service | Verträge | Vertragsrechnungen).

Vor dem eigentlichen Buchen erscheint noch einmal ein Eingabedialog, in dem das jeweilige Rechnungs- bzw. Gutschriftsdatum eingestellt werden kann, sowie ggf. der Gebührenzeitraum.

Nach dem Buchen erfolgt die Abfrage, ob die Positionen gelöscht werden sollen. Normalerweise werden diese Positionen nicht mehr benötigt, da sie in die Vertragsrechnung übernommen wurden. Werden sie nicht gelöscht, so bleiben sie zur Wiederbenutzung erhalten. Sollte die Rechnung / Gutschrift nicht sofort gedruckt worden sein, kann dies zu einem späteren Zeitpunkt erfolgen.

Über den Menüpunkt Service | Vertragsrechnungen - Übersicht können jederzeit die manuell erstellten Rechnungen bzw. Gutschriften noch einmal für den Kunden ausgedruckt werden.

Beim Buchen einer manuellen Rechnung wird geprüft, ob dem Kunden bereits eine Kontonummer zugeordnet ist. Ist das nicht der Fall, so wird die Kontonummer nach gewohnter Logik vergeben (ziehen aus dem Nummernkreis etc.). Ebenfalls werden die Felder Änderungspersonalnummer, Änderungsdatum sowie die Personalnummer in der Tabelle des Rechnungsausgangsbuches gefüllt.

Manuelle Vertragsrechnungen werden auch auf den Kunden der Fakturierungsgruppe gebucht, wenn dem Vertrag eine Fakturierungsgruppe zugeordnet wird. Der Kunde der Anlage wird in dem Fall ins Feld KundenNrFakt eingetragen.

Um Fehler beim Buchen deutlich zu kennzeichnen, wird bei Buchungsproblemen die zugehörige Fehlermeldung mit ausgegeben.

Erstellen einer manuellen Rechnung / Gutschrift

1. Markieren Sie den entsprechenden Vertrag in der Liste und klicken dann auf die Schaltfläche 'Man. Rechnung. Das Fenster Vertragsmanagement - Manuelle Vertrags-Rechnungs-Gutschrift wird geöffnet.

   

2. Am Kopf des Fensters oben rechts können Sie einstellen, ob es sich um eine Rechnung oder um eine Gutschrift handelt.

   Die Eingabe unterscheidet sich bei Rechnung und Gutschrift nicht, im Ausdruck wird Vertrags-Rechnung / Vertrags-Gutschrift ausgegeben, bei der Gutschrift werden die eingegebenen Beträge negativ dargestellt.

3. Legen Sie über die Schaltfläche des Navigators die einzelnen Rechnungs- / Gutschriftspositionen an.

   Es wird dabei automatisch die Positionsnummer, die Unterpositionsnummer sowie der Mehrwertsteuercode vorbelegt. Diese Angaben können Sie noch ändern.

4. Geben Sie die Gebühr für die Position ein.

5. Wählen Sie über das Drop-down-Feld in Positionsartnummer eine Gebührenart aus.

6. Ändern Sie, falls erforderlich, den Mehrwertsteuercode.

7. Geben Sie einen Zeilentext ein, der im Ausdruck erscheinen soll.

8. Wiederholen Sie die obigen Eingaben, bis alle Ihre Positionen erfasst sind und speichern Sie Ihre Eingaben mit der Schaltfläche im Navigator ab.

9. Klicken Sie zum Buchen auf die Schaltfläche Rechnung / Gutschrift Buchen.

   Je nach gewähltem Vorgang wird das Fenster Vertragsrechnung buchen oder Vertragsgutschrift buchen geöffnet.

   

   Bereich 'Optionen'

   Rechnungsdatum / Gutschriftsdatum

   Dabei können Sie bestimmen, welches Rechnungs- bzw. Gutschriftdatum übernommen werden soll, sowie einen entsprechenden Gebührenzeitraum.

   Gebührenzeitraum zuweisen von / bis

   Sie können hier noch einen Gebührenzeitraum angeben, auf den sich die manuelle Rechnung bezieht.

    

   Bei einer manuellen Rechnung wird im Ausdruck die Anzahl als eins (Anzahl = 1) ausgewiesen, unabhängig vom Gebührenzeitraum.

   Rechnungsnr. manuell angeben

   Möchten Sie auch die Rechnungsnr. manuell angeben, so aktivieren Sie die entsprechende Option. Ist das der Fall, so erscheint ein separates Eingabefeld für die Eingabe der Rechnungsnummer. Hiermit haben Sie die Möglichkeit, falls Rechnungen gelöscht wurden, die entstandene Lücke im Nummernkreis wieder zu füllen.

    

   Die Option Rechnungsnr. manuell angeben wird nur angezeigt, wenn die Berechtigung 4 - Keine Nummernkreis-Einschränkung vorhanden ist.

   Anschließend drucken

   Soll die Vertragsrechnung gleich nach der Erstellung gedruckt werden, aktivieren Sie die Option Anschließend drucken

   Sie können Vertragsrechnungen / Vertragsgutschriften erst buchen und erst nachträglich drucken. Dies spart Zeit, wenn eine größere Anzahl Rechnungen / Gutschriften gedruckt werden soll. Außerdem wird das Programm nur kurzzeitig blockiert).

   Bereich 'Elektronischer Dokumentenversand'

   Versandart

   Wählen Sie eine Versandart für den Elektronischen Dokumentensand aus. Ist beim Kunden / Vertrag bereits eine Versandart hinterlegt, ist die Versandart entsprechend vorbelegt, eine Änderung ist noch möglich.

   Siehe auch Versandarten

   Anhänge / Weitere Anhänge

   Wenn der elektronische Dokumentenversand aktiv ist, können bei der Einzelfakturierung, bei manuellen Vertragsrechnungen und beim Stornieren von Vertragsrechnungen weitere Anhänge ausgewählt werden, die dann zusammen mit der Rechnung gedruckt, versendet bzw. bei X-Rechnungen mit eingebettet werden.

   Siehe auch Elektronischer Dokumentenversand

   Lokal drucken

   Rechnungen, die per elektronischem Rechnungsversand versendet werden, können auch gleichzeitig (optional) gedruckt werden. Aktivieren Sie dazu die Option Lokal drucken ausgewählt werden.

    

   Damit zusätzlich zum Versand auch ein Ausdruck erfolgen kann, ist es erforderlich , dass unter Einstellungen | Allgemein | Parameter II - Bereich 'Elektronischer Dokumentenversand' die Auswahl Kundenspezifisch gewählt wurde.

10. Mit der Schaltfläche Buchen wird die Rechnung / Gutschrift gebucht.

    Es erfolgt eine Sicherheitsabfrage, ob die Positionen wirklich berechnet werden sollen.

    Wird sie mit Ja beantwortet, erfolgt die Buchung.

     

    Nach dem Buchen erfolgt die Abfrage, ob die Positionen gelöscht werden sollen. Normalerweise werden diese Positionen nicht mehr benötigt, da sie in die Vertragsrechnung übernommen wurden. Werden sie nicht gelöscht, so bleiben sie zur Wiederbenutzung erhalten. Sollte die Rechnung / Gutschrift nicht sofort gedruckt worden sein, kann dies zu einem späteren Zeitpunkt erfolgen.

     

    Über den Menüpunkt Service | Vertragsrechnungen - Übersicht können jederzeit die manuell erstellten Rechnungen bzw. Gutschriften noch einmal für den Kunden ausgedruckt werden.

Nachberechnung

Mit Hilfe der Schaltfläche Nachberechnung ist es möglich eine erneute Berechnung eines ausgewählten Vertrages oder aller Serienverträge für den gewählten Zeitraum (Periode) zu veranlassen. Dabei werden alle bereits erstellten Rechnungen für diesen Zeitraum zum Abzug gebracht.

Auf den erstellten Nachberechnungen erscheinen zuerst die neu berechneten Positionen und darunter alle bereits gebuchten Rechnungspositionen als Abzugspositionen. Die Endsumme läuft über die Summierung aller Positionen. Auf diese Weise ist es möglich, dass ein negativer Betrag herauskommt, also eine Gutschrift. In diesem Fall druckt das System auch automatisch eine Gutschrift (mit positiven Beträgen). Im Rechnungsausgangsbuch erscheint eine korrekte Gutschrift, d.h. der buchhalterische Eintrag ist negativ.

Erstellen einer Nachberechnung

1. Sind auf dem Register Service | Verträge | Vertragspositionen Positionsgebühren für einen Vertrag verändert worden oder es sind neue Vertragspositionen hinzugefügt worden, ist eine Nachberechnung erforderlich.

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Nachberechnung oder wählen den entsprechenden Eintrag im Kontextmenü.

3. Das Fenster Nachberechnung wird geöffnet.

   

   Stichdatum

   Sie können anhand eines Stichdatum ein Datum angeben, das innerhalb der nachzuberechnenden Periode liegt.

   Sortierung

   Bei der Serien- bzw. Einzelfakturierung eines Vertrages, der zu einer Fakturierungsgruppe gehört, haben Sie die Möglichkeit ein Sortierkriterium auszuwählen. Nach diesem ausgewählten Sortierkriterium werden alle fälligen Verträge sortiert und in dieser Reihenfolge fakturiert und ausgedruckt.

   Mögliche Sortierungen sind Anlagenort (Voreinstellung), Anlagennummer, Vertragsnummer und Vertragsmatchcode.

   Fakturierungsart

   Bei der Auswahl Einzelfakturierung wird der aktuell ausgewählte Vertrag nachberechnet. Um alle Verträge, die in die Serienfakturierung eingeschlossen sind, nachzuberechnen, wählen Sie doe Option Serienfakturierung.

   Die Option 'Serienfakturierung' sollte dann ausgewählt werden, wenn über die Gebührenpflege Veränderungen an den Positionspreisen vorgenommen wurden. Dadurch brauchen Sie nicht alle Verträge einzeln Nachberechnen zu lassen.

   Wird mit automatischen Gebührenänderungen gearbeitet dann steht bei der Nachberechnung zusätzlich die Option Nachberechnungsart mit den Auswahlmöglichkeiten Gesamt oder Gebührenänderungen zur Verfügung.

   

   Bei Gesamt wird der Zeitraum gemäß Stichdatum komplett neu berechnet und die Ursprungspositionen werden storniert.

   Bei Gebührenänderungen werden nur die in den Zeitraum fallenden Gebührenänderungen ab dem zugehörigen Startdatum berechnet, wobei nur die Differenz zur ursprünglichen Gebühr ausgewiesen wird.

    

   Wenn die Berechtigung Vertragsmanagement - Gebühren pflegen vorhanden ist, können Sie unter Service | Gebührenpflege Historie einzelne, noch nicht erledigte Gebührenänderungen gelöscht werden.

   Positionen ohne Gebührenerhöhung werden nicht nochmal berechnet.

4. Klicken Sie auf die Schaltfläche 'Buchen'. Das Fenster 'Fällige Verträge' wird geöffnet.

   Haben Sie die Einzelfakturierung gewählt, wird jetzt der gewählte Vertrag (nur wenn er tatsächlich fällig ist) angezeigt. Wenn der gewählte Vertrag zu einer Fakturierungsgruppe zugeordnet ist, dann werden alle zum eingegebenen Stichdatum fälligen Verträge, die zur Gruppe gehören, angezeigt.

    

   Für Fakturierungsgruppen gilt: entweder alle fälligen Verträge der Gruppe berechnen oder keinen Vertrag.

   

    

   Wird der Vertrag nicht angezeigt, haben Sie die Möglichkeit, über das Datumsfeld Stichdatum ein anderes Stichdatum einzugeben.

   Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche (Aktualisierung), um die Anzeige dem neuen Stichdatum entsprechend anzupassen.

   Serienfakturierung

   Die zum eingegebenen Stichdatum fälligen Verträge werden angezeigt.

   In der Liste der angezeigten Verträge haben Sie die Möglichkeit einen Filter auf die Verträge zu setzen. So können Sie zum Beispiel nur die Verträge eines bestimmten Kunden darstellen lassen.

   

    

   Werden nicht alle Verträge oder keine angezeigt, haben Sie die Möglichkeit, über das Datumsfeld Stichdatum ein anderes Stichdatum einzugeben.

   Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche (Aktualisierung), um die Anzeige dem neuen Stichdatum entsprechend anzupassen.

   Bereich 'Optionen'

   Im Bereich Optionen können Sie über das entsprechende Datumsfeld ein Rechnungsdatum eintragen.

   Stichdatum

   Vom Stichdatum aus wird rückwirkend zum letztem Rechnungsintervallbeginn (über Gebührenart) nach fälligen Vertragsrechnungen gesucht. Klicken Sie nach einer Änderung des Stichdatum auf die Schaltfläche (Aktualisierung), um die Anzeige dem neuen Stichdatum entsprechend anzupassen.

   Rechnungsdatum

   Geben Sie ein Rechnungsdatum ein, als Vorgabe wird das Tagesdatum eingetragen.

   Anschließend drucken

   Soll die Vertragsrechnung gleich nach der Erstellung gedruckt werden, aktivieren Sie die Option Anschließend drucken

   Sie können Vertragsrechnungen erst buchen und erst nachträglich drucken. Dies spart Zeit, wenn eine größere Anzahl Rechnungen gedruckt werden soll. Außerdem wird das Programm nur kurzzeitig blockiert).

   Taggenaue Abrechnung

   Als Buchungsvariante ist es auch möglich, die Abrechnung taggenau zu buchen. Setzen Sie dafür die Option Taggenau abrechnen. Wird nun die Schaltfläche Buchen betätigt, so werden die Gebührenpositionen entsprechend der Angaben des Fakturierungszeitraumes (entweder Vertragsfakturierungsperiode oder Positionsperiode) tag genau abgerechnet. Zur Berechnung der Tagesgebühr wird eine mittlere Tageszahl von 30 Tagen pro Monat angenommen. Vertragsrechnungen, die taggenau berechnet wurden, sind in blauer Schrift angezeigt. In den Positionen sind dann nicht die Anzahl der Monate, sondern die Anzahl der berechneten Tage aufgeführt. Die Listenüberschrift ändert sich entsprechend.

    

   Die taggenaue Abrechnung kann zum Beispiel für Verträge benutzt werden, die zwar vierteljährlich abgerechnet werden sollen, bei denen der Vertragsbeginn aber zum Beispiel der 14. Februar ist. Die erste Fakturierungsperiode wäre vom 01.01. bis 31.03., die zweite von 01.04. bis 30.06. Um nun auch die Zeit vom 14.02. bis zum 31.03. zu berechnen, gibt es die taggenaue Abrechnung.

   Bereich 'Elektronischer Dokumentenversand'

   Anhänge / Weitere Anhänge

   Wenn der elektronische Dokumentenversand aktiv ist, können bei der Einzelfakturierung, bei manuellen Vertragsrechnungen und beim Stornieren von Vertragsrechnungen weitere Anhänge ausgewählt werden, die dann zusammen mit der Rechnung gedruckt, versendet bzw. bei X-Rechnungen mit eingebettet werden.

   Siehe auch Elektronischer Dokumentenversand

   Lokal drucken

   Rechnungen, die per elektronischem Rechnungsversand versendet werden, können auch gleichzeitig (optional) gedruckt werden. Aktivieren Sie dazu die Option Lokal drucken ausgewählt werden.

    

   Damit zusätzlich zum Versand auch ein Ausdruck erfolgen kann, ist es erforderlich , dass unter Einstellungen | Allgemein | Parameter II - Bereich 'Elektronischer Dokumentenversand' die Auswahl Kundenspezifisch gewählt wurde.

5. Werden die richtigen Verträge bzw. der richtige Vertrag angezeigt, so betätigen Sie die Schaltfläche 'Vertragsrechnungen buchen'. Es erfolgt nochmals eine Sicherheitsabfrage:

   Sollen die fälligen Vertragsrechnungen (angezeigt) wirklich gebucht werden?

6. Klicken Sie auf Ja um den Buchungsvorgang abzuschließen.

    

    

   Besonderheiten Nachberechnung

   Gutschrift

   Da bei einer Nachberechnung auch eine Gutschrift entstehen kann, besteht die Möglichkeit für diese Gutschrift einen eigenen Text mit andrucken zu lassen.

   Dieser Text wird auf dem Register 'Service | Verträge | Fakturierung - Bereich 'Texte' eingegeben. Durch einen Doppelklick auf das entsprechende Feld wird ein Textfenster zur Erfassung des Textes geöffnet. Auf dem Ausdruck wird der Gutschriftentext nach dem Summenblock gedruckt. Als Überschrift wird ebenfalls Vertrags-Gutschrift mit ausgedruckt.

   Stornierung

   Ähnlich verhält es sich bei einer Stornierung. Wird eine Rechnung storniert, wird der auf dem Register 'Service | Verträge | Fakturierung - Bereich 'Texte' eingegebene Storno-Text unterhalb des Summenblockes gedruckt.

   Fakturagruppe

   Im Falle einer Nachberechnung ist es notwendig, dass alle Rechnungen einer Fakturagruppe für den entsprechenden Zeitraum in den Periodendaten (Von-, Bis-Datum) übereinstimmen. Sonst kann die ganze Fakturagruppe nicht nachberechnet werden.

   Prüfung Rechnungszeitraum

   Bei der Nachberechnung wird nun eine Prüfung vorgenommen, ob bereits eine Rechnung für ein angegebenes Stichdatum existiert. Bei dieser Prüfung werden auch die Verzögerungstage (der Gebührenart) beachtet, da auch in der Rechnungsstellung diese Anzahl an Verzugstagen berücksichtigt wird.

Serienfakturierung

Über die Schaltfläche Serienfakturierung ist es möglich, Vertragsrechnungen für Verträge auszugeben, die für die Serienfakturierung vorgesehen sind.

Serienfakturierung von Verträgen

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Serienfakturierung.

   Der Eingabedialog Vertragsrechnungen erstellen wird geöffnet, die Fakturierungsart Serienfakturierung ist bereits aktiviert worden.

   

   Stichdatum

   Sie können anhand eines Stichdatum angeben, welche Rechnungen gedruckt werden sollen. Vom Stichdatum aus wird rückwirkend zum letztem Rechnungsintervallbeginn (über Gebührenart) nach fälligen Vertragsrechnungen gesucht.

   Nach erfolgter Inspektion

   Zusätzlich können Sie über die Option Nach erfolgter Inspektion angeben, ob nur Rechnungen gedruckt werden sollen, bei denen die vertraglich vereinbarte Inspektion / Wartung durchgeführt worden ist (Voraussetzung: der entsprechende Inspektionsauftrag ist als Erledigt gekennzeichnet).

    

   Ist im Vertrag auf dem Register Service | Verträge | Fakturierung - Bereich 'Gebührenberechnung' die Option Fakturierung nach erfolgter Inspektion aktiviert, wird als Rechnungsintervall das Inspektionsintervall angenommen, unabhängig davon, was über die Gebührenart beim Vertrag hinterlegt worden ist.

    

   Bei Inspektionsverträgen sollte das Intervall in der Gebührenart dem Inspektionsintervall entsprechen.

    

   Die Inspektionsauftragsnummer wird ins Feld AuftragNr der Rechnung übernommen, wenn ein Vertrag nach erfolgter Inspektion fakturiert wird.

   Sortierung

   Bei der Serien- bzw. Einzelfakturierung eines Vertrages, der zu einer Fakturierungsgruppe gehört, haben Sie die Möglichkeit ein Sortierkriterium auszuwählen. Nach diesem ausgewählten Sortierkriterium werden alle fälligen Verträge sortiert und in dieser Reihenfolge fakturiert und ausgedruckt.

   Mögliche Sortierungen sind Anlagenort (Voreinstellung), Anlagennummer, Vertragsnummer und Vertragsmatchcode.

   Zusätzlich kann hier auch noch das Sortierkriterium Fakturafreigabe in der Liste stehen, wenn die Option Nach erfolgter Inspektion gesetzt ist. Dieses Sortierkriterium bezieht sich auf das Feld Fakturafreigabe am aus dem entsprechenden Auftrag auf dem Register Details. Dieses Datums-Feld wird dort gefüllt, wenn der Auftrag manuell auf Erledigt gesetzt wird oder implizit beim Setzen durch Technisch erledigt und beim Erstellen (Wartung) mit der Option Fakturieren.

2. Nach dem Sie die Einstellungen vorgenommen haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Buchen.

   Die zum eingegebenen Stichdatum fälligen Verträge werden angezeigt.

   In der Liste der angezeigten Verträge haben Sie die Möglichkeit einen Filter auf die Verträge zu setzen. So können Sie zum Beispiel nur die Verträge eines bestimmten Kunden darstellen lassen.

   

    

   Werden nicht alle Verträge oder keine angezeigt, haben Sie die Möglichkeit, über das Datumsfeld Stichdatum ein anderes Stichdatum einzugeben.

   Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche (Aktualisierung), um die Anzeige dem neuen Stichdatum entsprechend anzupassen.

   Bereich 'Optionen'

   Im Bereich Optionen können Sie über das entsprechende Datumsfeld ein Rechnungsdatum eintragen.

   Stichdatum

   Vom Stichdatum aus wird rückwirkend zum letztem Rechnungsintervallbeginn (über Gebührenart) nach fälligen Vertragsrechnungen gesucht. Klicken Sie nach einer Änderung des Stichdatum auf die Schaltfläche (Aktualisierung), um die Anzeige dem neuen Stichdatum entsprechend anzupassen.

   Rechnungsdatum

   Geben Sie ein Rechnungsdatum ein, als Vorgabe wird das Tagesdatum eingetragen.

   Anschließend drucken

   Soll die Vertragsrechnung gleich nach der Erstellung gedruckt werden, aktivieren Sie die Option Anschließend drucken

   Sie können Vertragsrechnungen erst buchen und erst nachträglich drucken. Dies spart Zeit, wenn eine größere Anzahl Rechnungen gedruckt werden soll. Außerdem wird das Programm nur kurzzeitig blockiert).

   Taggenaue Abrechnung

   Als Buchungsvariante ist es auch möglich, die Abrechnung taggenau zu buchen. Setzen Sie dafür die Option Taggenau abrechnen. Wird nun die Schaltfläche Buchen betätigt, so werden die Gebührenpositionen entsprechend der Angaben des Fakturierungszeitraumes (entweder Vertragsfakturierungsperiode oder Positionsperiode) tag genau abgerechnet. Zur Berechnung der Tagesgebühr wird eine mittlere Tageszahl von 30 Tagen pro Monat angenommen. Vertragsrechnungen, die taggenau berechnet wurden, sind in blauer Schrift angezeigt. In den Positionen sind dann nicht die Anzahl der Monate, sondern die Anzahl der berechneten Tage aufgeführt. Die Listenüberschrift ändert sich entsprechend.

    

   Die taggenaue Abrechnung kann zum Beispiel für Verträge benutzt werden, die zwar vierteljährlich abgerechnet werden sollen, bei denen der Vertragsbeginn aber zum Beispiel der 14. Februar ist. Die erste Fakturierungsperiode wäre vom 01.01. bis 31.03., die zweite von 01.04. bis 30.06. Um nun auch die Zeit vom 14.02. bis zum 31.03. zu berechnen, gibt es die taggenaue Abrechnung.

   Bereich 'Elektronischer Dokumentenversand'

   Anhänge / Weitere Anhänge

   Wenn der elektronische Dokumentenversand aktiv ist, können bei der Einzelfakturierung, bei manuellen Vertragsrechnungen und beim Stornieren von Vertragsrechnungen weitere Anhänge ausgewählt werden, die dann zusammen mit der Rechnung gedruckt, versendet bzw. bei X-Rechnungen mit eingebettet werden.

   Siehe auch Elektronischer Dokumentenversand

   Lokal drucken

   Rechnungen, die per elektronischem Rechnungsversand versendet werden, können auch gleichzeitig (optional) gedruckt werden. Aktivieren Sie dazu die Option Lokal drucken ausgewählt werden.

    

   Damit zusätzlich zum Versand auch ein Ausdruck erfolgen kann, ist es erforderlich , dass unter Einstellungen | Allgemein | Parameter II - Bereich 'Elektronischer Dokumentenversand' die Auswahl Kundenspezifisch gewählt wurde.

3. Werden die gewünschten Rechnungen angezeigt, klicken Sie auf die Schaltfläche Vertragsrechnungen Buchen.

    

   Ein Fakturierungslauf kann an dieser Stelle noch über die Schaltfläche Schließen abgebrochen werden. Bei Betätigung der Schaltfläche erscheint eine Abfrage, ob die Fakturierung abgebrochen werden soll.

4. Bestätigen Sie anschließend, dass die angezeigten fälligen Rechnungen wirklich gebucht werden sollen, indem Sie auf die Schaltfläche Ja betätigen.

   

    

   Die Bestätigungsabfrage wird auch angezeigt, wenn ein Filter aktiv ist.

   Wird dabei die Buchungsanforderung bestätigt, so werden nur die gefilterten Verträge fakturiert. Dabei ist es egal, ob es sich um eine Serienfakturierung oder eine Einzelfaktura, mit oder ohne Inspektion handelt.

   Das bedeutet, dass im Falle einer Sammelrechnung, also wenn mehrere Anlagen mit einer Rechnung fakturiert werden sollen, auch hier eine bestimmte Anlage herausgefiltert werden kann.

   Die gewünschten Vertragsrechnungen werden jetzt gebucht und gedruckt / versendet.

   Für den Ausdruck der Rechnung können Sie noch eine Reportvariante auswählen.

   Anschließend lässt sich mit einem Klick auf die Schaltfläche OK der Druck starten (Druckerdialog Ihres Druckers erscheint).

    

   Bei der Serienfakturierung von Verträgen wird zusätzlich zu der normalen Fortschrittsanzeige eine Statusleiste angezeigt; in der die Anzahl der bearbeiteten Datensätze gezählt wird.

    

   Wird versucht Vertragsrechnungen ohne vorhandene Kontonummer beim Kunden zu buchen (Einzelfakturierung oder Serienfakturierung), wird die Fehlermeldung:

   Sie müssen dem Kunden erst eine Kontonummer zuordnen

   angezeigt.

   Nach der Betätigung der OK-Schaltfläche wird noch eine Informationsmeldung angezeigt, dass an den Vertragsdaten gearbeitet wird, bzw. dass sie nicht vollständig sind. Der Buchungsvorgang wird danach abgebrochen und man kehrt auf das Register Liste zurück. Nachdem der Fehler behoben wurde, kann der Buchungsvorgang wiederholt werden.

   Unter Einstellungen | Allgemein | Buchhaltung II -Bereich 'Kunden' können Bedingungen für die Vergabe von Kontonummer für Kunden eingestellt werden.