Auftrag drucken / buchen
Beim Drucken / Buchen einer Kalkulationsmappe mit der Dokumentenart Auftrag wird das Fenster Auftrag erstellen angezeigt, hier haben Sie noch diverse Einstellungsmöglichkeiten:
Buchen vor dem Druck
Beim Buchen eines Auftrages, wird das Feld Matchcode mit dem Matchcode des Kunden gefüllt und die Parameter für die Neukalkulation der Marktpreise für Material, Lohn und Miete ausgeschaltet.
Beim Drucken eines Auftrages ohne die Berechtigung zum Buchen, wird ggf. automatisch eine Dokumentennummer gezogen.
Datum
Das Feld Datum bestimmt das Datum, welches auf dem Auftrag gedruckt wird.
Auftragsart
Auswahl der Auftragsart. Hier können Sie zwischen Projektauftrag und Serviceauftrag wählen.
Eine Kalkulation, die einem Serviceauftrag zugeordnet ist, kann auch als Auftrag gedruckt und gebucht werden. Somit wird auch der Materialbedarf im Serviceauftrag gefüllt.
Die Auswahl der Auftragsart wird nur angezeigt, wenn unter Einstellungen | Allgemein | Kalkulation I - Bereich 'Auftrag' die Option Kalkulation als Serviceauftrag buchen aktiviert worden ist.
Auftragstyp
Je nach gewählter Auftragsart kann noch ein Auftragstyp bestimmt werden. Die Auftragstypen dienen der näheren Klassifizierung der verschiedenen Auftragsarten.
Unter Einstellungen | Referenzen - Projekt | Auftragsreferenzen | Auftragstypen kann je Auftragsart verschiedene Auftragstypen angelegt werden.
Angebotsvariante
Sind für die Kalkulationsmappe mehrere Varianten eines Angebotes vorhanden, können Sie im Feld Angebotsvariante das Angebot auswählen auf dessen Grundlage der Auftrag gebucht werden soll.
Überarbeitung / Nachtrag
Ist unter Einstellungen | Allgemein | Auftrag die Option Aufträge überarbeiten aktiviert, können Aufträge nachträglich überarbeitet werden.
Das Überarbeiten der Auftragspositionen findet über die Kalkulationsmappe statt, d.h. zum Überarbeiten wird eine neue Kalkulationsmappe angelegt. Diese Kalkulation wird dem bereits bestehenden (und gebuchten) Auftrag zugeordnet.
Beim Buchen einer Kalkulationsmappe mit der Dokumentenart Auftrag, kann die Option Überarbeitung aktiviert werden.
Nachtrag
Sind zu einem Auftrag mehrere Nachträge gebucht worden, können Sie den gewünschten Nachtrag für die Überarbeitung auswählen.
Wird die Kalkulation mit der Option Überarbeitung gebucht, werden die bisherigen Auftragspositionen gemäß der ersten Kalkulation in eine neue Tabelle (AuftVPos) kopiert.
Die bisherigen Auftragspositionen werden in den Auftragspositionen (Auft_Pos) gelöscht und mit den Positionen der neuen Kalkulationsmappe überbucht. Auch die Tabelle der Artikelreservierungen (ArtReser) wird komplett gelöscht und neu gebucht.
Es wird kein neuer Datensatz in der Auftragstabelle angelegt, sondern nur im bestehenden Auftragsdatensatz die Option Überarbeitet gesetzt und die neue Kalkulationsnummer eingetragen.
Wenn die Option Aufträge überarbeiten aktiviert ist, gibt es in der Auftragsbearbeitung auf dem Register Projekte | Aufträge | Vorkalkulation ein Unterregister Überarbeitet, auf der die Auftragspositionen angezeigt werden.
Leitweg-ID
Die Leitweg-ID wird für den elektronischen Rechnungsversand von xRechnungen an öffentliche Stellen benötigt.
Da xRechnungen auf unterschiedlichen Wegen eingereicht werden können, ist als eindeutiges Identifikationsmerkmal eine Leitweg-ID erforderlich.
Unabhängig vom Übertragungsweg ermöglicht es die Leitweg-ID die Adressierung und ggf. die Weiterleitung von eingegangenen elektronischen Rechnungen an die entsprechenden Stellen des öffentlichen Auftraggebers.
Siehe auch xRechnung
Vorgangsspezifische Leitweg-ID
Zusätzlich ist es möglich für einzelne Vorgänge eine abweichende Leitweg-ID anzugeben. Bei Buchen eines Auftrages oder einer Rechnung kann eine abweichende Leitweg-ID eingetragen werden. Wird der Wert in den Dialogen Auftrag erstellen / Rechnung erstellen nicht manuell gefüllt, wird automatisch auf die beim Kunden oder Fakturierungskunden hinterlegte Leitweg-ID zurückgegriffen. Bei Aufträgen (Projekt-, Service- und Inspektionsauftrag) kann die Leitweg-ID hinterlegt werden.
Bei Verträgen kann die Leitweg-ID auf dem Register Service | Verträge | Fakturierung eingetragen werden. Im Vertrag wird ebenfalls dann auf die Leitweg-ID des Kunden zurückgegriffen, sofern diese im Vertrag nicht hinterlegt ist.
Die Leitweg-ID eines Rechnungsempfängers wird in der Regel im konkreten Auftrag an den Rechnungssteller bzw. Rechnungssender übermittelt. Bitte wenden Sie sich an den öffentlichen Auftraggeber, wenn Ihnen die Leitweg-ID zu einem Auftrag nicht vorliegt.
Leitweg-ID: 04011000-1234512345-06
Projektreferenz / Vertragsreferenz / Bestellreferenz
Diese Referenzen können für den elektronischen Rechnungsversand im xRechnungsformat verwendet werden, einige öffentliche Auftraggeber erwarten diese Angaben in der XML-Datei der xRechnung.
Die Felder BT-11 (Projektreferenz), BT-12 (Vertragreferenz) und BT-13 (Bestellreferenz) können in Kalkulation, Auftrag und Vertrag angegeben werden.
Beim Buchen eines Auftrags aus einer Kalkulationsmappe werden die Daten aus der Kalkulation in den Auftrag geschrieben. Bei der Fakturierung eines Auftrags werden die Daten aus dem Auftrag zurück in die Kalkulation kopiert. Bei der Erstellung einer xRechnung aus der Kalkulation werden die Daten dieser Referenzfelder in die XML Rechnungsdatei der xRechnung eingebettet. Bei Vertragsrechnung werden die Daten aus dem Vertrag verwendet.
Sind bei einem Vorgang schon Referenzdaten vorhanden, werden diese verwendet.
Anlage buchen
Diese Option wird nur angezeigt, wenn unter Einstellungen | Allgemein | Auftrag die Option Anlage und Vertrag beim Buchen anlegen aktiviert wurde.
Wenn die Option Anlage buchen markiert ist, dann wird beim Buchen eines Auftrages eine Anlage zum Projekt erstellt.
Mietvertrag buchen / Mietvertrag erweitern
Diese Option wird nur angezeigt, wenn unter Einstellungen | Allgemein | Auftrag die Option Anlage und Vertrag beim Buchen anlegen aktiviert wurde.
Wenn die Option Mietvertrag buchen markiert ist, dann wird beim Buchen eines Auftrages ein Mietvertrag zur Anlage erstellt. Dabei können auch Auftragspositionen als Vertragskomponenten übernommen werden.
Mietvertrag erweitern
Wird der Auftrag überarbeitet, kann ein bereits beim Hauptauftrag angelegter Mietvertrag erweitert werden.
Materialkatalog-Artikel in den Artikelstamm übernehmen
Artikel, die aus einem Materialkatalog stammen, können mit dieser Option beim Buchen des Auftrages in den Artikelstamm übernommen werden. Die Option kann nur aktiviert werden, wenn der Kalkulationsmappe Artikel aus einem Materialkatalog übernommen wurden.
Ist die Option aktiviert, werden beim Buchen des Auftrags die Artikel aus dem Materialkatalogen als Artikel im Artikelstamm angelegt. Dabei werden die Einstellungen aus dem entsprechenden Materialkatalog angewendet.
Diese Funktionalität entspricht der Funktionalität beim Betätigen der Schaltfläche Übernehmen in den Materialkatalogen.
Siehe auch Artikel | Materialkataloge | Vorbelegungen.
Ist die Option Materialbedarf buchen aktiviert, sind die benötigten Materialien nach dem Buchen des Auftrages auf dem jeweiligen Register Materialbedarf verfügbar.
Wenn die Option nicht aktiviert ist, wird beim Überbuchen eines Auftrags der Materialbedarf nur für eventuell gelöschte Positionen, die nicht im Auftrag vorhanden sind, gelöscht. Für alle anderen Positionen bleibt der Bedarf erhalten bleiben.
Sie können die Option Materialbedarf buchen als Vorgabe beim Buchen eines Auftrages aktivieren, wenn die unter Einstellungen | Allgemein | Lager I - Bereich 'Allgemein' die Option Mit Artikelbedarfsbuchung aktivieren.
Wird die Option Materialbedarf buchen aktiviert, wird auch die Option Verfügbare Mengen reservieren angezeigt, wenn nicht mit Auftragslagern gearbeitet wird.
Wenn die Option Verfügbare Menge reservieren aktiviert ist, dann wird beim Buchen eines Auftrages der komplette Materialbedarf reserviert.
Siehe auch Artikelreservierungen
Diese Option wird nur angezeigt, wenn unter Einstellungen | Allgemein | Lager I - Bereich 'Bestellung' die Option Mit Artikelreservierung aktiviert ist und unter Einstellungen | Allgemein | Lager II - Bereich 'Auftragslager' die Option Ohne ausgewählt wurde. Zusätzlich ist es notwendig im Buchungsdialog die Option Materialbedarf buchen zu aktivieren.
Lieferschein erstellen
Wenn diese Option aktiviert ist, dann wird beim Buchen des Auftrages auch ein Lieferschein erstellt und gedruckt.
Lieferschein buchen
Diese Option kann nur ausgewählt werden, wenn die Option Lieferschein erstellen aktiv ist.
Ist die Option aktiviert, wird ein gedruckter Lieferschein auch gebucht.
Wenn die Option Lieferschein buchen nicht aktiv ist, wird ein erstellter Lieferschein nicht gebucht, sondern nur gedruckt.
Auftragsbestätigung nicht drucken
Wird diese Option gesetzt, erfolgt kein Druck des Auftrages (zum Beispiel für interne Aufträge).
Es wird kein Druckdokument erstellt, es wird nur gebucht.
Lagernummer
Die Lager-Nummer kann beim Buchen eines Auftrages für die Kalkulations-Geschäftsstelle ausgesucht werden. Dieses Lager wird dann für die Artikelreservierung herangezogen. Erfolgt hier keine Eingabe (Wert = 0), wird das Hauptlager gemäß den Grundeinstellungen verwendet.
Hier kann jedoch nur ein Lager ausgesucht werden, wenn unter Einstellungen | Allgemein | Lager II - Bereich 'Auftragslager' die Option Lager erstellen bei Auftragsbuchung Ohne gewählt wurde.
Termin / Beginn
Für den Auftrag kann der Termin / Beginn festgelegt werden, so dass die Artikel in den Bestellungen zu dem entsprechenden Termin berücksichtigt werden.
Vertriebsgruppe
Diese Option wird nur angezeigt, wenn unter Einstellungen | Allgemein | Auftrag die Option Mit Vertriebsgruppen aktiviert wurde.
Wählen Sie hier eine abweichende Vertriebsgruppe aus für die der Auftrag gebucht werden. Wird keine Vertriebsgruppe ausgewählt, wird der Auftrag mit der Vertriebsgruppe der Kalkulation (Register Parameter | Unterregister Standard - ) gebucht.
Die Auswertung von Vorgängen in Verbindung mit Vertriebsgruppen kann über einen kundenindividuellen Report erfolgen.
Unter Einstellungen | Referenzen - Projekt | Auftragsreferenzen | Vertriebsgruppen können Vertriebsgruppen und dazugehörende Vertriebsuntergruppen angelegt werden.
Kostenstelle
Ist unter Einstellungen | Allgemein | Auftrag die Option Kostenstelle beim Buchen angeben aktiviert, können Sie eine Kostenstelle für den Auftrag auswählen.
Kostenstellen können unter Einstellungen | Referenzen – Buchhaltung | Buchhaltungsreferenzen | Kostenstellen angelegt werden.
Kostenträger
Ist unter Einstellungen | Allgemein | Auftrag die Option Kostenträger beim Buchen angeben aktiviert, können Sie einen Kostenträger für den Auftrag auswählen.
Kostenträger können unter Einstellungen | Referenzen – Buchhaltung | Buchhaltungsreferenzen | Kostenträger angelegt werden.
Fakturaplan
Fakturaplan ist nur mit dem entsprechenden optionalen Modul Fakturaserver und zugehöriger Berechtigung sichtbar.
Die hier zur Auswahl stehenden Fakturierungspläne können unter Einstellungen | Referenzen - Projekt | Auftragsreferenzen | Fakturaplan angelegt werden.
Nachtrag zum Auftrag buchen
Manchmal kann es notwendig sein, einen Nachtrag zu einem gebuchten Auftrag zu erstellen, zum Beispiel weil sich der Auftragsumfang bei der Umsetzung geändert hat.
Eine Beschreibung zum Vorgehen finden Sie unter Auftrag als Nachtrag buchen