Aktivitätsarten
Aktivitätsarten werden vielen Vorgänge im esoffice zugeordnet, u.a. die Eintragung von für Urlaub, Krankheit, Schicht und Bereitschaft im Terminkalender oder um E-Mail automatisch zu versenden.
Die hier definierten Aktivitätsarten werden unter
Nummer
Hier wird eine eindeutige Nummer für die Aktivitätsart hinterlegt.
Wird die Bezeichnung in mehreren Sprachen hinterlegt, ist die Kombination aus Nummer und Sprachcode eindeutig zu wählen.
Sprachcode
Wählen Sie einen Sprachcode aus der Referenztabelle Sprachen aus. Der Sprachcode bezieht sich dabei auf die Sprache, die bei den Eintragungen im Feld Bezeichnung verwendet wird.
Für die Mehrsprachfähigkeit des Programms wird die Lizenz 0110340 Mehrsprachlabel benötigt.
Bezeichnung
Tragen Sie eine Bezeichnung gemäß dem eingestellten Sprachcode ein.
Termin
Bei aktivierter Option Termin werden Termine mit dieser Aktivitätsart im Terminkalender angezeigt.
E-Mail / SMS / Fax
Wenn Sie die SMS-/ oder E-Mailfunktion im Programm verwenden, können Sie hier eine entsprechende Aktivitätsart anlegen. Aktivieren Sie dazu auch die entsprechende Option E-Mail bzw. SMS.
Die Spalte Fax wird hier nur in Zusammenhang mit dem Versenden von Mails im Kontaktmanagement über Lotus-Notes benötigt. Nutzen Sie diese Funktion, wird eine Aktivitätsart hierfür benötigt, die sowohl E-Mail als auch Fax aktiviert hat. Grund ist der besondere Aufbau der E-Mail-Adresse. Es wird eine E-Mailadresse in einem besonderen Format aus Namen und Faxnummer generiert verwendet.
Hintergrundfarbe / Schriftfarbe
Wenn die Darstellung der Aktivitätsarten noch farblich unterschieden werden soll, können Sie die Hintergrundfarbe sowie die Schriftfarbe jeder Aktivitätsart individuell bestimmen. Durch Doppelklick in den jeweiligen Feldern wird ein Dialog zur Farbauswahl geöffnet.
Farbgebung von Terminen
Für die Farbgebung des Termins wird die Farbe aus der Aktivitätsart ausgewertet.
Ausnahme
Ist der Kunde einer Firmengruppe zugeordnet, übersteuert die Firmengruppenfarbe in diesem Fall die Farbe der Aktivitätsart des Termins. Siehe auch Firmengruppen.
Teamnr.-Kontakte
Wählen Sie ein Team aus der Referenztabelle Teams aus, welches Kontakteinträge mit dieser Aktivitätsart sehen darf.
Ist einer Aktivitätsart ein Team zugeordnet, dann sind im Kontaktmanagement Kontakte mit dieser Aktivitätsart nur sichtbar, wenn der angemeldete Mitarbeiter Mitglied des entsprechenden Teams ist.
Die Zuordnung eines Mitarbeiters zu einem oder mehreren Teams wird im Personalstamm auf dem Register Office | Personal | Details I vorgenommen.
Kontakte denen keine Aktivitätsart oder eine Aktivitätsart ohne Zuordnung zu einem Team zugeordnet sind, bleiben weiterhin für alle Mitarbeiter sichtbar.
Auch in der Auswahlliste für die Aktivitätsart eines Kontaktes sind Datensätze mit zugeordneter Teamnummer nur sichtbar, wenn der angemeldete Mitarbeiter Mitglied des entsprechenden Teams ist.
An allen anderen Stellen werden Aktivitätsarten, bei denen das Feld Teamnr.-Kontakte gefüllt ist, nicht zur Auswahl angezeigt.