Personaleinsatzplanung (PEP)

Die Personaleinsatz-Planung bietet eine Gesamtübersicht über alle Termine und Aufgaben bestimmter Mitarbeiter (je nach Lizenz können alle Mitarbeiter, bestimmte Teams oder maximal zehn Mitarbeiter angezeigt werden) innerhalb eines Monats.

Per Doppelklick in eine (Tages-) Zelle kann das Termin-Eingabefenster geöffnet und neue Termine angelegt bzw. auf diesen Tag fallende Termine bearbeitet werden.

Termindetails

Termin erstellen

Termin anlegen

1. Klicken Sie in der Personalplanung doppelt in eine (Tages-) Zelle.

   Das Fenster Termin wird geöffnet.

   

2. Legen Sie in diesem Fenster die Dauer (Felder Von / Bis) des Termins fest. Außer einem Datum kann hier auch noch die Uhrzeit festgelegt werden.

    

   Zum Festlegen der Uhrzeit drücken Sie nach dem Markieren der Jahreszahl auf die Pfeil rechts Taste. Daraufhin wird die aktuelle Uhrzeit hinter dem Datum eingetragen und kann anschließend bearbeitet werden.

   Als Vorgabe wird das aktuelle Datum und die unter Einstellungen | Allgemein | Auftrag - Bereich 'Arbeitszeiten Nachkalkulation' hinterlegten Standard-Arbeitenzeiten eingetragen.

3. Nachdem der Zeitraum festgelegt wurde, geben Sie eine Beschreibung des Termins (Feld Was), eine Aktivitätsart und eine Priorität, falls gewünscht, ein.

   Bei der Termineingabe aus der Personaleinsatzplanung (PEP) sind als Aktivitätsart unter anderem Termine und Aufgaben wählbar.

    

   Aktivitätsarten können unter Einstellungen | Referenzen - Office | CAS-Referenzen | Aktivitätsarten verwaltet werden.

    

   Ist das Feld Was für die Beschreibung zu klein, kann im Notizfeld zusätzlicher Text eingegeben werden.

4. Zusätzlich kann dem Termin ein Auftrag bzw. eine Adresse (Feld Kunde) zugeordnet werden.

    

   Den Bereich für die Auftragszuordnung können Sie über die Schaltfläche anzeigen lassen.

   Auftragszuordnung

   Um einem Termin einen Auftrag zuzuordnen, klicken Sie auf das Auswahlfeld. Zur Auswahl stehen hier Projektaufträge, Serviceaufträge und Wartungsaufträge. Wählen Sie einen entsprechenden Auftrag aus und klicken dann auf die OK-Schaltfläche.

   Adressenzuordnung

   Um einem Termin eine Adresse zuzuordnen, klicken Sie auf das Auswahlfeld im Feld Kunde. Zur Auswahl stehen hier die Adressarten Kunden, Bedarfer, Geschäftspartner und Lieferanten. Der ausgewählten Adressart wird dann diesem Termin zugewiesen und ins Kontaktmanagement derselben eingetragen. (Adressart | Kontakte | Termine)

   Wählen Sie eine entsprechende Adresse aus und klicken dann auf die OK-Schaltfläche.

    

   Wird bei einem Termin ein Auftrag zugeordnet, so wird damit auch gleichzeitig die entsprechende Adresse eingetragen.

   Wird versucht einem Auftrag eine abweichende Adresse zuzuordnen, wird das jeweilige Eingabefeld geleert. Somit werden Falschzuordnungen vermieden.

5. Haben Sie alle Eingaben vorgenommen, speichern Sie den Termin über die Schaltfläche Speichern gespeichert. Die Aufgabe wird in die Personaleinsatzplanung eingetragen.

   Ist der Termin mit einem Auftrag verbunden, wird Ihnen in einem Dialog angeboten, die Termindaten des Auftrags zu aktualisieren.

    

   Weitere Informationen zum Termineingabedialog finden Sie unter Termineingabedialog

Termine akzeptieren

Zusätzlich ist für die Personaleinsatzplanung die Berechtigung Termine akzeptieren (Fremde) verfügbar.

Mit der Vergabe dieser Berechtigung wird zusätzlich im Termineingabedialog das Feld Akzeptiert eingefügt.

Wird die Option Akzeptiert aktiviert und der Datensatz gespeichert, braucht der Mitarbeiter, dem dieser Termin zugeordnet wurden, diesen nicht mehr zu bestätigen.

Equipment

Das angezeigte Equipment kann hier nach den Geschäftsstellen bzw. Teams gefiltert werden. Das setzt jedoch voraus, dass in den CAS-Referenzen die entsprechenden Eintragungen beim Equipment vorgenommen worden sind.

Über die Schaltfläche Equipment wird der Eingabedialog mit dem hinterlegten Equipment aufgerufen.

Das Equipment technische Ausrüstung Ausrüstung, Ausstattung, Gerät, Material, Rüstzeug, Werkzeug, Zubehör kann unter Einstellungen | Referenzen - Office | CAS Referenzen | Equipment angelegt werden.

Equipment-Dialog

Bei der Equipment Auswahl können Sie auch die Auswahl auf das Equipment der aktuellen Geschäftsstelle einschränken. Ebenso kann nur das derzeit verfügbare Equipment (ohne Reservierungen) angezeigt werden.

Das beim Anlegen eines Serientermins reservierte Equipment, wird für jeden Wiederholungstermin reserviert.

Um Material für einen Termin zu reservieren, führen Sie folgende Schritte durch.

Equipment reservieren

1. Klicken Sie mit der linken Maustaste in der rechten Liste auf das benötigte Material. Dieses Material wird nun farblich markiert.

2. Sollen gleichzeitig mehrere Materialien übernommen werden, können Sie bei gedrückter Strg-Taste mehrere Einträge mit der linken Maustaste markiert werden.

   Um die Equipment-Selektion aufzuheben, halten Sie wieder Strg-Taste gedrückt und klicken wieder mit der linken Maustaste auf das Material, welches Sie entfernen möchten. Dieses ist nun nicht mehr farblich hinterlegt.

3. Klicken Sie nach erfolgter Selektion auf die nach links gerichtete Pfeiltaste.

   Das ausgesuchte Material wird in der linken Liste übertragen.

4. Über die nach rechts gerichtete Pfeiltaste kann zu viel reserviertes Material wieder zurückgenommen werden.

5. Über die Schaltfläche OK wird das ausgewählte Equipment übernommen und sie gelangen zurück in den Termineingabedialog.

   Die Equipment-Schaltfläche wird dunkelgrau unterlegt, sofern einem Termin Equipment zugeordnet wurde, zusätzlich wird das reservierte Equipment im Terminfenster oberhalb des Termintextes angezeigt.

Das beim Anlegen eines Serientermins reservierte Equipment, wird für jeden Wiederholungstermin reserviert.

Wenn für einen einzelnen Termin aus der Serie zusätzlich Equipment reserviert werden soll, dann ist es notwendig den entsprechenden Termin auszuwählen (anklicken) und das benötigte Equipment zuzuordnen.

Equipment, welches für einen Termin reserviert wird, ist termingebunden, d.h. die zum jeweiligen Equipment gehörenden Reservierungszeiten (Termin-Beginn und Termin-Ende) können bei termingebundenem Equipment nur geändert werden, wenn der zugehörige Termin zeitlich verschoben wird.

Wenn ein einzelner Termin einer Termin-Serie bearbeitet wird, dann wird in der Termin-Tabelle und in der Tabelle TrmExcpt ein neuer Datensatz angelegt. In der Termin-Tabelle werden die Daten dieses Ausnahme-Termins gespeichert und in der Tabelle TrmExcpt wird die Termin-Nummer des Haupt-Termins der zugehörigen Serie, das Datum, an dem der Termin normalerweise stattfinden würde, sowie die Termin-Nummer des Ausnahme-Termins gespeichert.

Eventuell vorher für diesen Termin der Serie gespeichertes Equipment wird freigegeben und ist gegebenenfalls neu zu reservieren. Wenn ein einzelner Termin aus einer Termin-Serie gelöscht wird, also kein zugehöriger Ausnahme-Termin existiert, dann wird statt der Termin-Nummer des Ausnahme-Termins das negative ganzzahlige Datum des gelöschten Termins (d.h. die negative Anzahl der Tage seit dem 30.12.1899 bis zum gelöschten Termin) gespeichert.

Kontextmenü

Beim Betätigen der rechten Maus-Taste (RMT) über einer Zelle wird ein Popup-Menü angezeigt, bei dem in der ersten Zeile der Name des entsprechenden Mitarbeiters und der jeweilige Tag (der angeklickten Zelle) stehen.

Falls für den Mitarbeiter an diesem Tag Termine anliegen, werden diese in den weiteren Zeilen mit einer Kurzbeschreibung (Beginn – Ende: Aktivitätsart Beschreibung (Serien-Termin / Privattermin) <abgelehnt> / >unbestätigt<) angezeigt.

Für Termine, die einem Auftrag zugeordnet sind, werden im Kurzhinweis ebenfalls der Ort (Anlagenort) der Anlage und Name, Vorname des Bauleiters angezeigt falls die Anlage bzw. ein Bauleiter im Auftrag hinterlegt ist.

Bei Terminüberschneidungen erscheint in der ersten Zeile außerdem ein entsprechender Hinweis. Terminüberschneidungen können nach einem Termin-Abgleich mit Outlook auftreten und allgemein bei Folge-Terminen[= Termine, die dem Haupt-Termin einer Serie folgen] (siehe oben), da dort kein Überschneidungstest stattfindet. Außerdem wird in diesem Zusammenhang auch ein Termin, welcher mit einer Fehlzeit, wie zum Beispiel Urlaub oder Krankheit kollidiert, als Terminüberschneidung gewertet. Zu jeder Zeile erscheint ein Untermenü in dem weiteren Punkt angezeigt werden (in der ersten Zeile einfügen und in den weiteren Zeilen bearbeiten, kopieren, löschen und ausschneiden). Jeder normale Termin kann (falls man dazu die Berechtigung hat) über diese Untermenüs bearbeitet, kopiert, gelöscht bzw. ausgeschnitten werden. In diesem Zusammenhang wird ein Termin als normal bezeichnet, wenn es sich weder um einen Serien-Termin noch um einen fremden Privattermin handelt. Beim Equipment können alle Reservierungen (außer die Termingebundenen) bearbeitet, kopiert, gelöscht und ausgeschnitten werden.

Beim Ausschneiden und anschließendem Einfügen eines normalen Termins zu einem anderen Zeitpunkt, wird (falls vorhanden) das benötigte (termingebundene) Equipment mit verschoben. Falls zum entsprechenden Zeitpunkt Teile des benötigten Equipments bereits reserviert sind, erscheint eine Abfrage, ob das Einfügen des Termins wirklich geschehen soll. Gegebenenfalls ist das bereits anderweitig reservierte Equipment für diesen Termin nicht mehr verfügbar und wird auf der zugehörigen Equipment-Liste gelöscht.

Genauso wird beim Kopieren und anschließendem Einfügen eines normalen Termins, evtl. vorhandenes (termingebundenes) Equipment mitkopiert und eingefügt.

Verschieben von normalen (!) Terminen und Equipment-Reservierungen sind auch per Drag-and-drop möglich. Dabei kann zur besseren Orientierung die Positionierungshilfe durch gedrückt halten der Strg-Taste vorübergehend eingeschaltet werden.

Termingebundene Reservierungen können nicht über das Kontextmenü ausgewählt und bearbeitet werden. Stattdessen kann der Benutzer nur den zugehörigen Termin bearbeiten.

Wird die Terminliste eines Equipments per Doppelklick aufgerufen, so wird eine termingebundene Reservierung hier zwar angezeigt, kann aber nicht bearbeitet werden.

Beim Anlegen / Bearbeiten von Equipmentreservierungen können ebenfalls Aufträge zugeordnet werden. Dies geschieht über die entsprechende Auswahlschaltfläche.

Wird ein aus der Serviceauftragsbearbeitung heraus eingetragener Termin in der Personaleinsatzplanung über das Kontextmenü verändert (anderer Tag oder andere Person), wird diese Änderung automatisch auch im Serviceauftrag aktualisiert.

Farbliche Kennzeichnung von Terminen

Die Termine werden in der Personaleinsatzplanung entsprechend ihrer Aktivitätsart farblich dargestellt (die entsprechende Farbauswahl wird unter Einstellungen | Referenzen - Office | CAS-Referenzen | Aktivitätsarten festgelegt).

Eine Ausnahme bilden die Privattermine, welche eine eigene Farbe erhalten (Farbauswahl unter Einstellungen | Referenzen - Office | Personalreferenzen| Feiertage).

Jede Fehlzeit wird ebenfalls mit einer eigenen Farbe dargestellt (Farbauswahl unter Einstellungen | Referenzen - Office | CAS-Referenzen | Aktivitätsarten).

Außerdem werden die Feiertage, sowie Samstage und Sonntage mit einer eigenen Hintergrundfarbe unterlegt (Farbauswahl unter Einstellungen | Referenzen - Office | Personalreferenzen| Feiertage).

Wenn einem Termin ein Kunde zugeordnet ist, der zu einer Firmengruppe gehört und in der Firmengruppe Farben definiert sind, werden bei der Darstellung der Termine diese Farben mit Priorität verwendet.

Kennzeichnungen / Hervorhebungen

Termine, die vom zuständigen Mitarbeiter noch nicht bestätigt wurden, werden mit einem Fragezeichen (?) dargestellt und abgelehnte Termine erhalten ein Ausrufezeichen (!). Die Status-Zeichen ? und ! werden von einem kleinen Rahmen umgeben, um sie besser erkennen zu können, wenn der darunterliegende Termin zufällig die gleiche Farbe hat.

Auch Tage in denen eine Terminüberschneidung (siehe oben) auftritt werden mit einem extra Rahmen versehen.

Termingebundenes Equipment wird in der Farbe des zugehörigen Termins angezeigt. Nicht-Termingebundenes Equipment wird in einer Farbe (die vom Programm vorgegeben wird [blau]) dargestellt.

Kennzeichnung Auftragstermine mit Arbeitsberichten

Bei Auftragsterminen wird geprüft, ob der Mitarbeiter gemäß Termin an diesem Tag bereits eine Arbeitszeit für den Auftrag gemäß Termin erfasst hat.

Dabei unterscheiden ob in Uhrzeiten für Anfahrt (Beginn Fahrt gefüllt, Beginn Arbeit leer) vor Ort (Beginn Arbeit gefüllt Ende Arbeit leer) oder Arbeit beendet (Ende Arbeit gefüllt) ist. Für die drei Zustände wird dann jeweils ein anderes Symbol (Weißer Punkt 1/4 grün, Weißer Punkt halb grün und komplett grüner Punkt) angezeigt.

Anfahrt (Beginn Fahrt gefüllt, alles andere leer - Weißer Punkt 1/4 grün)

Vor Ort (Beginn Fahrt und Beginn Arbeit gefüllt - Weißer Punkt halb grün)

Arbeit beendet (Ende Arbeit gefüllt - komplett grüner Punkt)

Anzeige Aufträge

Damit ein Auftrag in der Auftragsauswahl der Personaleinsatzplanung (PEP) angezeigt wird, ist erforderlich, dass die folgenden Bedingungen erfüllt sind:

• Der Auftrag ist nicht auf Erledigt gesetzt.

• Der Auftrag besitzt nicht den Status für Technisch erledigt.

• Der Auftrag befindet sich in einer der Geschäftsstellen, denen der angemeldete Benutzer zugeordnet ist.

Darüber hinaus spielen die Filtereinstellungen eine Rolle (Option Filter anzeigen). So werden im Standard nur Aufträge angezeigt, deren Datum Terminbeginn leer ist oder nicht größer als der aktuelle Monat ist. Diese Einstellungen können nach Bedarf angepasst werden.

Funktionen / Menü

Beschreibungen der weiteren Funktionen und des Menüs der Personaleinsatzplanung finden Sie hier:

• Funktionen

• Menü