Freigabeprozess Eingangsrechnungen
In einer Unternehmung ist es notwendig eine Rechnung formal und inhaltlich zu prüfen, bevor Sie zur Zahlung freigegeben werden kann. Rechnungen werden häufig auch von mehreren Personen geprüft bevor eine Zahlungsfreigabe erfolgt.
Die Freigabe von Eingangsrechnungen kann im esoffice in einem mehrstufigen Freigabeprozess erfolgen.
Nach Erfassung der Eingangsrechnung im esoffice (digital per ZUGFeRD oder eingescannt) kann festgelegt werden, wer was an dieser Rechnung freizugeben hat.
Im esoffice kann der Rechnungsprüfer einer Rolle im Auftrag zugeordnet werden (zum Beispiel Projektleiter oder Sachbearbeiter) oder wird über seine Funktion (Personalart) im Unternehmen definiert (zum Beispiel Geschäftsführer).
Es besteht auch die Möglichkeit, dass für jeden Mitarbeiter, der am Freigabeprozess beteiligt ist, eine Aufgabe im esoffice mit einer entsprechenden Aktivitätsart angelegt wird. Die Rechnung ist auch in der Dokumentenablage über diesen Weg aufzurufen.
Freigabeprozess aktivieren
Um den Freigabeprozess für Eingangsrechnungen nutzen zu können, aktivieren Sie unter
Rechnungsfreigaben einrichten
Ist die Option Mit Freigabeprozess aktiv, wird die Referenz Einstellungen | Referenzen - Buchhaltung | Buchhaltungsreferenzen | Rechnungsfreigaben angezeigt, um die einzelnen Freigabeschritte definieren zu können.
Das Feld Nr. gibt die interne eindeutige Nummer des Freigabepunktes an, das Feld Reihenfolge die Reihenfolge, in der die einzelnen Punkte abgearbeitet werden sollen.
Dabei können auch mehrere Punkte dieselbe Reihenfolge erhalten.
Die Zuständigkeit für die Freigabe kann entweder über die Personalart oder die Funktion eines Mitarbeiters definiert werden
Zuständigkeit über die Personalart
Ist eine Personalart angegeben, dann können die Mitarbeiter die Freigabe erteilen, denen im Personal diese Personalart zugeordnet ist.
Personalarten werden unter Einstellungen | Referenzen - Office | Personalreferenzen | Personal-Arten definiert. Die Zuordnung der Personalart zum Mitarbeiter erfolgt unter Office | Personal | Details I im Feld Pers.-Art.
Zuständigkeit über die Funktion
Die Funktion (Bauleiter, Projektingenieur, etc.) ist für Rechnungen mit Auftrags- oder Vertragsbezug relevant.
Es kann der Mitarbeiter die Freigabe erteilen, der im zugehörigen Auftrag oder Vertrag bei dieser Funktion als zuständiger Mitarbeiter hinterlegt ist.
Auftrag
Die Zuordnung eines Mitarbeiters über seine Funktion zu einem Auftrag erfolgt in der Kalkulationsmappe unter Projekt | Kalkulationen | Kalkulationsmappe | Parameter - Standard. Hier stehen vier Funktionsbereiche zur Verfügung (Zuständige Verkäufer(in), Projektingenieur(in), Sachbearbeiter(in) und Kalkulator(in)).
Vertrag
Bei Verträgen erfolgt die Zuordnung eines Mitarbeiters über seine Funktion unter Service | Verträge | Details - Bereich 'Zuständige Mitarbeiter'.
Für Verträge stehen die Funktionsbereiche Verkauf, Buchhaltung, Projektingenieur und Technik zur Auswahl.
Fibufreigabe / Zahlungsfreigabe
Sind die Optionen Zahlungsfreigabe oder Fibufreigabe gesetzt, dann wird beim Erledigen dieses Freigabeschritts die Rechnung zur Zahlung bzw. für die Fibu freigegeben.
Soll die Fibufreigabe über den Freigabeprozess erfolgen, deaktivieren Sie unter Einstellungen | Allgemein | Buchhaltung II - Bereich 'Kreditoren' die Option Fibufreigabe.
Bitte beachten Sie bei der Planung der Freigabepunkte
Die Freigabepunkte und deren Reihenfolge sollten so aufgebaut sein, dass immer Mitarbeiter für die Freigabe des jeweiligen Freigabeschrittes verfügbar sind. Das bedeutet, dass mindestens ein Mitarbeiter mit der zugeordneten Personalart vorhanden ist oder dass die entsprechende Funktion beim Auftrag oder Vertrag einem Mitarbeiter zugeordnet ist.
Außerdem benötigt der Mitarbeiter die entsprechenden Berechtigungen, um Eingangsrechnungen bearbeiten zu können.
Ablauf Freigabeprozess Eingangsrechnungen
Die Eingangsrechnungen werden unter Buchhaltung | Eingangsrechnungen erfasst.
Bei der Erfassung einer Eingangsrechnung kann eine ZUGFeRD-Datei eingelesen werden (Schaltfläche ZUGFeRD-Datei), diese enthält neben der Rechnung im pdf-Format auch die Rechnungsinformationen im XML-Format. Die Befüllung der einzelnen Werte unter Buchhaltung | Eingangsrechnungen | Details aus der XML-Datei wird anhand einer festen Feld-Zuordnung vorgenommen.
Es besteht auch die Möglichkeit die Eingangsrechnung einzuscannen und die daraus generierte PDF-Datei der erfassten Rechnung mit der Schaltfläche Dokument hinzufügen zuzuordnen.
Ist die Schaltfläche Dokument hinzufügen nicht verfügbar, ist der Pfad für das Kreditorenrechnungsverzeichnis ist noch nicht gesetzt worden (siehe Kreditorenrechnungsverzeichnis setzen).
Freigabeprozess starten
Nach der Erfassung einer Rechnung, kann der Freigabeprozess für diese Rechnung über die Schaltfläche Freigabeprozess starten in Gang gesetzt werden.
Hierfür wird die Berechtigung 3117- Kreditoren - Freigabeprozess starten benötigt.
Beim Starten wird die Freigabeliste gemäß den Einstellungen in den Referenzen (Einstellungen | Referenzen - Buchhaltung | Buchhaltungsreferenzen | Rechnungsfreigaben) erstellt.
Bei der Erstellung der Freigabeliste werden für die Funktionen aus Auftrag und Vertrag die konkreten im Auftrag oder Vertrag hinterlegten Mitarbeiter eingesetzt.
Zusätzlich wird zur Info ein Eintrag mit Reihenfolge 0 und dem Mitarbeiter, der den Freigabeprozess gestartet hat, eingetragen
Die Freigabeliste zur Eingangsrechnung kann auf dem Register Buchhaltung | Eingangsrechnungen | Freigabe eingesehen werden.
Mit der Berechtigung 3118- Kreditoren - Freigabeliste ändern kann die Liste hier auch noch manuell angepasst werden
Ist der Freigabeprozess gestartet, wird die Schaltfläche Freigabe erteilen (1) sichtbar, über welche die Freigabe für den aktuellen Freigabepunkt erteilt werden kann.
Die Schaltfläche Freigabe erteilen ist nur verfügbar, wenn der angemeldete Mitarbeiter bei diesem Freigabepunkt als zuständig hinterlegt ist (entweder über Personalart oder die Funktion).
Über den Schnellfilter Freizugebende (2) kann das Register Liste auf die Rechnungen eingeschränkt werden, bei denen der angemeldete Mitarbeiter für den nächsten Freigabepunkt zuständig ist
Freigabepunkte als Aufgabe im Terminkalender eintragen
Wenn unter Einstellungen | Allgemein | Parameter II - Bereich 'Aktivitätsarten' eine Aktivitätsart Kreditorenfreigabe hinterlegt ist, wird beim Starten bzw. Freigeben eines Schritts für die für den nächsten Schritt zuständigen Mitarbeiter eine Aufgabe im Terminkalender angelegt.
Bitte beachten Sie, dass es bei einer sehr großen Anzahl von Eingangsrechnungen und entsprechenden Freigabeschritten, bei den Mitarbeiter sehr viele zu erledigende Aufgaben erstellt werden.
Hier kann es von Vorteil sein, regelmäßig auf dem Register Buchhaltung | Eingangsrechnungen | Liste über den Schnellfilter Freizugebende (2) die Rechnungen anzeigen zu lassen, bei denen der angemeldete Mitarbeiter für den nächsten Freigabepunkt zuständig ist.
Im Terminkalender kann über Gehe zu von dieser Aufgabe aus in die Eingangsrechnung gesprungen werden.
Wird in den Eingangsrechnungen die Freigabe für einen Freigabeschritt erteilt, dann werden die zugehörigen Aufgaben im Terminkalender auf erledigt gesetzt.
Zahlungsfreigabe
Die Option Zahlungsfreigabe in der Rechnung kann nur noch bearbeitet werden, wenn die Berechtigung 3113 - Kreditoren - Zahlungsfreigabe vorhanden ist.
Mit der Berechtigung 3113 - Kreditoren - Zahlungsfreigabe ist es auch möglich die Zahlungsfreigabe für eine Eingangsrechnung zu setzen, ohne den Freigabeprozess zu durchlaufen, daher sollte die Berechtigung nicht den Mitarbeitern zugewiesen werden, die nur Rechnungen erfassen (und nicht genehmigen dürfen).