Ansprechpartner

Auf diesem Register werden die Ansprechpartner angezeigt, die der ausgewählten Adresse zugeordnet worden sind.

Auf diesem Register werden die Ansprechpartner angezeigt, die der Anlage zugeordnet sind.

 

Zur Anzeige von Ansprechpartnern wird die Berechtigung Office | CRM | Ansprechpartner benötigt.

Zum Bearbeiten eines Ansprechpartner ist die Berechtigung Office | CRM | Ansprechpartner ändern erforderlich.

Wenn Sie einen Ansprechpartner aus der oben dargestellten Tabelle anklicken, werden unterhalb der Liste die Detailinformationen zum Ansprechpartner angezeigt.

Zu der jeweiligen Adresse können Sie über die Schaltfläche in der Symbolleiste weitere Ansprechpartner angelegen.

 

Zum Anlegen eines Ansprechpartner ist die Berechtigung Office | CRM | Ansprechpartner anlegen erforderlich.

Bereich 'Details'

Anrede

Im Feld Anrede ist es möglich eine Adressanrede einzugeben oder eine Anrede aus der entsprechenden Referenztabelle auszuwählen.

Anreden können unter Einstellungen | Office | Adressen | Referenzen | Anreden angelegt werden.

Name, Vorname

Tragen Sie in diesem Felder den Vornamen und den Nachnamen des Ansprechpartners ein.

Abteilung

In diesem Feld können Sie Informationen zur Abteilung des Ansprechpartners eintragen.

Personalart

Personal-Arten erlauben eine Aufschlüsselung der Mitarbeiter nach Tätigkeiten oder Abteilungen.

Wählen Sie eine Personal-Art aus der Referenztabelle Einstellungen | Office | Adressen | Referenzen | Personalarten aus.

Geburtstag

Tragen Sie hier den Geburtstag des Ansprechpartners ein oder wählen Sie über die Datumskomponente aus.

Sprache

Wählen Sie eine Sprache der Referenztabelle Einstellungen | Allgemein | Allgemein | Referenzen | Sprachen aus. Die Sprache wird beim Ausdruck von Dokumenten berücksichtigt, sofern entsprechende Übersetzungen (Vor- / Schlusstexte, Artikeltexte etc.) vorhanden sind.

Rolle

Hier können Sie die Rolle eines Ansprechpartners an einem Entscheidungsprozess auswählen.

Die entsprechenden Rollen-Definitionen legen Sie unter Einstellungen | Office | CRM | Referenzen | Rollen fest.

Einfluss

Hier hinterlegen Sie für das CRM den Einfluss, den ein Ansprechpartner bei Entscheidungen im Unternehmen hat. Sie können an dieser Stelle einen Einfluss auswählen, den Sie unter Einstellungen | Office | CRM | Referenzen | Einflüsse definiert haben.

Haltung

Hier hinterlegen Sie für das CRM die Haltung, die ein Ansprechpartner zu Ihrem Unternehmen hat, zum Beispiel positive Haltung / neutrale Haltung Sie können an dieser Stelle eine Haltung auswählen, den Sie unter Einstellungen | Office | CRM | Referenzen | Haltungen definiert haben.

Straße

Tragen Sie hier den Straßennamen und die Hausnummer für die Adresse ein.

PLZ / Ort

Diese beiden Felder sind für die Postleitzahl und den Ortsnamen der Adresse vorgesehen.

Land

Tragen Sie hier das Länderkürzel ein, zum Beispiel D für Deutschland oder wählen Sie ein Land aus der Referenztabelle Nationen aus. Länder werden unter Einstellungen | Allgemein | Allgemein | Referenzen | Nationen angelegt.

E-Mail

Tragen Sie hier die persönliche E-Mail-Adresse des Ansprechpartners ein, diese wird für den Versand von Dokumenten (Angebote, Aufträge, Arbeitsberichte etc.) verwendet.

seit

In Feld seit wird das Datum angezeigt, an dem der Ansprechpartner angelegt worden ist.

Verwendungszweck

Gemäß der Datenschutz Grundverordnung (DSGVO) dürfen personenbezogene Daten nur rechtmäßig verarbeitet werden (Art. 6 DSGVO). Das bedeutet, dass die Verarbeitung zweckgebunden erfolgen muss, beispielsweise zur (Vor-) Vertragserfüllung, zu Werbe- und Forschungszwecken oder ähnlichem.

Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung personenbezogener Daten, kann auch durch eine schriftliche Einwilligungserklärung erfüllt werden (Art. 6 Abs. 1a DSGVO). Da personenbezogene Daten in eserp in den Adressen abgelegt werden können, ist es erforderlich den Zweck der Datenerhebung und der Verarbeitung anzugeben. Zu diesen könnte beispielsweise gehören: Vertraglicher Zweck, allgemein zugängliche Daten, Werbung, Adresshandel, usw.

Unter Einstellungen | Office | Adressen | Referenzen | Verwendungszwecke legen Sie entsprechende Verwendungszwecke an.

Siehe auch DSGVO Datenschutz Grundverordnung

personenbezogene Daten

Überwachung personenbezogener Daten bei der Neuerfassung / Änderung von Ansprechpartnern

 

Hinweis zu personenbezogenen Daten

Da es sich bei den Informationen des Ansprechpartners zum Teil um personenbezogene Daten handelt, werden diese gemäß DSGVO Datenschutz Grundverordnung bei Eingabe und Veränderung überwacht.

Unter personenbezogene Daten, die bei der Änderung überwacht werden, fallen:

  • Anrede
  • Titel
  • Vorname
  • Name
  • Straße
  • PLZ
  • Ort
  • Land
  • Telefon (inkl. Weitere Telefonnummern)
  • Telefax
  • E-Mail
  • Bankverbindungen (Beim Kunden)
  • Geburtstag / Geburtsdatum

Bei einer Eingabe oder Änderung dieser Daten wird der Benutzer aufgefordert, die Erfassung der Daten zu begründen.

Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung personenbezogener Daten, kann auch durch eine schriftliche Einwilligungserklärung erfüllt werden (Art. 6 Abs. 1a DSGVO).

Unter personenbezogene Daten, die bei der Neuanlage / Änderung eines Ansprechpartners überwacht werden fallen:

  • Anrede

  • Titel

  • Vorname

  • Name

  • Straße

  • PLZ

  • Ort

  • Land

  • Telefon (inklusive Weitere Telefonnummern)

  • Telefax

  • E-Mail

  • Geburtstag

  • Marketingattribute (Marketing-Attribut Einwilligungserklärung)

Siehe auch DSGVO Datenschutz Grundverordnung

Info

Weitere Notizen zu dem Ansprechpartner können Sie im Feld Info hinterlegen.

 

Durch einen Klick auf die Lupen-Schaltfläche öffnet sich Eingabefenster, welches das Memofeld vergrößert darstellt.

Memofeldgröße ändern

Sie können die Größe des Memofeldes über die rechte untere Ecke anpassen. Bei gedrückter linker Maustaste über den beiden Linien können Sie das Eingabefeld vergrößern bzw. verkleinern.

Bereich 'Telefonnummern'

In diesem Bereich können Sie Telefonnummern und zusätzliche E-Mail Adressen zuordnen.

Nummer hinzufügen

Mit der Schaltfläche Nummer hinzufügen können Sie beliebige weitere Telefonnummern oder E-Mail-Adressen eintragen. (Name = Bezeichnung, Nummer = Telefonnummer / E- Mail-Adresse, Code = Telefonartcode). Beim Eintragen von weiteren Telefonnummern steht Ihnen für die Auswahl der Bezeichnung die Tabelle der Telefonarten zur Verfügung. Somit wird bei der Auswahl eines Telefonart-Codes die dazugehörige Bezeichnung automatisch übernommen.

Bearbeiten

Klicken Sie auf die Bearbeiten Schaltfläche hinter der Telefonnummer um Änderungen vorzunehmen.

Bereich 'Verkäufer'

Hier werden die dem Ansprechpartner zugeordneten Verkäufer angezeigt.

Im eserp auf dem Register Office | Ansprechpartner | Sonstiges - Bereich Verkäufer können für jeden Ansprechpartner mehrere zuständige Verkäufer aus dem Personalstamm zugeordnet werden. Hinterlegt werden die Personalnummer, der Name mit Vor- und Nachnamen sowie in einem Infofeld weitere Informationen.

Bereich 'Marketing-Attribute'

In diesem Bereich werden die Marketing-Attribute des Ansprechpartner als Information angezeigt.

Die Zuordnung von Marketingattributen können Sie im eserp unter Office | Ansprechpartner | Sonstiges - Bereich Marketing-Attribute für den Ansprechpartner vornehmen.

Bereich 'Schulungen'

In diesem Bereich werden die Schulungen des Ansprechpartner als Information angezeigt.

Schulungen können Sie im eserp unter Office | Ansprechpartner | Sonstiges - Bereich Schulungen für den Ansprechpartner dokumentieren.

In der Symbolleiste / Menüleiste stehen Ihnen einige Funktionen zur Verfügung.

 

Nicht alle Funktionen stehen in jedem Modul zur Verfügung.

Bedeutung der Symbole

Suchfunktion

Volltextsuche über alle angezeigten Felder, die Suche startet direkt nach Eingabe des ersten Zeichens.

Layout: Tabellenansicht (Grid)

Zeigt die Datensätze in einer Tabellenansicht an.

Layout: Tabelle (Grid) und Details

Zeigt die Daten auf der linken Seite in einer kompakten Tabellenansicht und den markierten Datensatz in der Detailansicht an.

In der Detailansicht stehen je Datensatz unterschiedliche Register zur Verfügung auf denen die Daten thematisch zusammengefasst sind.

 

Die Bearbeitung der Daten eines Datensatzes ist nur in der Detailansicht möglich.

Layout: Detailansicht

Zeigt einen Datensatz in der Detailansicht an.

In der Detailansicht stehen je Datensatz unterschiedliche Register zur Verfügung auf denen die Daten thematisch zusammengefasst sind.

 

Die Bearbeitung der Daten eines Datensatzes ist nur in der Detailansicht möglich.

Geschäftsstellenfilter: Aktuelle Geschäftsstelle

 

Der Geschäftsstellenfilter wird angezeigt, wenn eine Lizenz für das optionale Modul Geschäftsstellen vorhanden ist.

Siehe auch Geschäftsstellen

 

Für die Anzeige des Geschäftsstellenfilters ist die Berechtigung Allgemein | Geschäftsstellen | Geschäftsstellen erforderlich.

Um alle Geschäftsstellen zu sehen wird die Berechtigung Allgemein | Geschäftsstellen | Alle Geschäftsstellen sehen benötigt.

Ist dieser Filter aktiviert, werden nur Datensätze angezeigt, die der aktuellen Geschäftsstelle zugeordnet sind.

 

Die generelle Funktionsweise der Geschäftsstellenfilter wird unter Geschäftsstellenfilter beschrieben.

Geschäftsstellenfilter: Eigene Geschäftsstellen

 

Der Geschäftsstellenfilter wird angezeigt, wenn eine Lizenz für das optionale Modul Geschäftsstellen vorhanden ist.

Siehe auch Geschäftsstellen

 

Für die Anzeige des Geschäftsstellenfilters ist die Berechtigung Allgemein | Geschäftsstellen | Geschäftsstellen erforderlich.

Um alle Geschäftsstellen zu sehen wird die Berechtigung Allgemein | Geschäftsstellen | Alle Geschäftsstellen sehen benötigt.

Ist dieser Filter aktiviert, werden nur Datensätze von allen Geschäftsstellen angezeigt, die dem angemeldeten Benutzer, im Personalstamm zugeordnet worden sind.

Siehe auch

 

Die generelle Funktionsweise der Geschäftsstellenfilter wird unter Geschäftsstellenfilter beschrieben.

Siehe auch Suchen und Filtern

Neuen Datensatz anlegen

Legt einen neuen Datensatz an, zum Beispiel einen neuen Kunden oder Bedarfer.

Dabei wird zur Eingabe der Daten auf die Detailansicht umgeschaltet, im Hintergrund wird eine eindeutige Datensatznummer aus den Nummernkreisen gezogen.

Welcher Nummernkreis-Code dabei verwendet wird, ist abhängig von der Datensatzart, die neu angelegt wird.

 

Bei Kunden wird der Nummernkreis Code KUN verwendet.

Datensatz speichern

Speichert die Änderungen des aktuell zur Bearbeitung geöffneten Datensatz, dies gilt auch für neu angelegte Datensätze.

 

Beim Speichern wird noch geprüft, ob alle notwendigen Felder (sogenannte Pflichtfelder) ausgefüllt worden sind.

Fehlen Angaben in den Pflichtfeldern, kann der Datensatz nicht gespeichert werden und es wird eine entsprechende Meldung angezeigt.

Layout bearbeiten (Customizing)

Mit dem optionalen esweb-Customizing-Modul ist es möglich, die Formulare im esweb anzupassen, zum Beispiel Felder ausblenden oder an eine andere Stelle verschieben.

Auch die Tabellenansicht (Grid) kann angepasst werden (Sichtbarkeit von Spalten, Spaltenbeschriftung ändern, Spaltenreihenfolge).

Weitere Informationen finden Sie im Thema Customizing (Layout bearbeiten).

Report (Drucken)

Ermöglicht den Ausdruck der Daten über zuvor zugeordnete Reports des Typ Microsoft Reporting Services (MSSRS).

Für die Verwendung von Reports ist es erforderlich, dass diese an den entsprechenden Einstiegspunkten im eserp registriert werden

Siehe auch eserp - Einstellungen | Allgemein | Reports | Referenzen | Registrierung.

Call lösen

 

Zum Ausführen der Funktion Call lösen ist die Berechtigung Service | Helpdesk | Servicecalls lösen erforderlich.

Mit der Schaltfläche Call lösen kann können Sie einen Servicecall lösen und damit die beiden Uhren anhalten. Diese Funktion kann verwendet werden, wenn der Mitarbeiter die Berechtigung Servicecall lösen besitzt und der Servicecall einen Status kleiner gelöst hat.

Call schließen

Mit der Schaltfläche Call schließen können Sie einen gelösten Servicecall beenden. Damit erhält der Servicecall den Status erledigt und ist in der normalen Arbeitsliste nicht mehr sichtbar.

 

Zum Erledigen eines Servicecalls wird die Berechtigung Service | Helpdesk | Servicecall schließen benötigt.

Diese Schaltfläche ist freigegeben, wenn der Servicecall einen Status größer gleich gelöst und kleiner gleich erledigt hat.

Siehe auch Servicecallstatus

Genehmigen

Zum Genehmigen eines Abwesenheitsantrages verwenden Sie die Schaltfläche Genehmigen.

Ist mindestens eine, aber sind noch nicht alle Genehmigungen für einen Abwesenheitsantrag vorhanden, so erhält der Antrag den Status Teilw. genehmigt.

Wird die letzte Genehmigung von einer Gruppe erteilt, so wird der Antrag genehmigt und als Termin in den Kalender eingetragen.

Diese letzte Genehmigung erfolgt aber nur dann, wenn unter Einstellungen | Office | Termine / Aufgaben | Einstellungen | Bereich 'Aktivitätsarten' eine Aktivitätsart für Urlaub mit einem Wert größer Null (> 0) hinterlegt ist. Ansonsten kann die letzte Genehmigung nicht erteilt werden.

 

Zum Widerrufen von Abwesenheitsanträgen ist die Berechtigung Office | Personal | Abwesenheitsanträge - widerrufen oder Office | Personal | Abwesenheitsanträge - widerrufen nur zu genehmigende erforderlich.

Ablehnen

Urlaubsanträge können mit der Schaltfläche Ablehnen abgelehnt werden. Eine Ablehnung durch ein Mitglied einer Genehmigungsgruppe kann nur erfolgen, wenn der Abwesenheitsantrag noch nicht vollständig genehmigt wurde.

Wurde ein Abwesenheitsantrag durch das Mitglied einer Genehmigungsgruppe bereits genehmigt, kann der Antrag nicht mehr durch ein Mitglied dieser Gruppe abgelehnt werden. Soll der Abwesenheitsantrag abgelehnt werden, ist es erforderlich zuerst die Genehmigung zurückzunehmen und in einem zweiten Schritt den Antrag abzulehnen.

Ist der Urlaubsantrag vollständig durch alle Genehmigungsgruppen genehmigt, ist ein Ablehnen nicht mehr möglich.

Widerrufen

 

Vollständig genehmigte Abwesenheitsanträge können nur noch von Mitgliedern der Genehmigungsgruppen widerrufen werden. Ein genehmigter Abwesenheitsantrag kann nur widerrufen werden, wenn der Beginn des Urlaubs in der Zukunft liegt. (Tag bezogen).

Zum Widerrufen eines Abwesenheitsantrag verwenden Sie die Schaltfläche Widerrufen.

Wird ein Abwesenheitsantrag widerrufen, wird der entsprechende Eintrag im Terminkalender entfernt.

 

Zum Widerrufen von Abwesenheitsanträgen ist die Berechtigung Office | Personal | Abwesenheitsanträge - widerrufen oder Office | Personal | Abwesenheitsanträge - widerrufen nur zu genehmigende erforderlich.

Exportieren

In verschiedenen Listen innerhalb esweb gibt es die Möglichkeit die angezeigten Daten zu exportieren. Dabei können verschiedene Formate gewählt werden.

Zusätzlich kann diese Funktion in Verbindung mit Filtern eingesetzt werden um so ganz gezielt nur bestimmte Informationen zu exportieren.

 

Ob die Exportfunktion im esweb angezeigt wird, legen Sie in den esweb-Einstellungen unter Einstellungen | Allgemein | Parameter - Bereich Allgemein mit der Option Exportfunktion aktivieren fest.

Eine Beschreibung finden Sie unter Excel Export