Kontakte

Auf diesem Register werden bisherige Kontakte zum Adressdatensatz angezeigt und können bearbeitet werden.

Wenn Sie einen Kontakt in der Liste markieren, werden in den Bereichen unterhalb der Liste die Kontaktdetails, Angaben zur Wiedervorlage und die zugeordneten Dokumente angezeigt.

Neue Kontakte lassen sich über die Schaltfläche in der Menüleiste anlegen. Bereits vorhandene Kontakte können über die Schaltfläche gelöscht werden.

Kontakt anlegen

Um einen neuen Kontakt auf dem Register Kontakte (Unterregister Kontakte) anzulegen, gehen sie folgendermaßen vor:

Kontakt anlegen

1. Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche.

   Es wird im Bereich Kontaktdetails ein Kontakteintrag erstellt und das Feld Datum wird mit dem aktuellen Datum vorbelegt. Sie können das Datum noch ändern.

2. Wählen Sie eine Aktivitätsart aus.

    

   Aktivitätsarten können unter Einstellungen | Referenzen - Office | CAS-Referenzen | Aktivitätsarten verwaltet werden.

3. Bei Bedarf füllen Sie das Feld Interesse an aus. Sie können in diesem Feld Werte aus dem Konfigurationsmanagement auswählen oder manuell einen Text hinterlegen.

4. Geben Sie einen Ansprechpartner ein oder wählen Sie einen Ansprechpartner aus. Über die Drop-down-Auswahl kann ein der Adresse oder dem Vorgang zugeordneter Ansprechpartner ausgewählt werden.

   Bei der Auswahl der Ansprechpartner sind alle Datensätze verfügbar, die direkt oder indirekt dem Bauvorhaben als Ansprechpartner zugeordnet sind.

5. Sofern erforderlich, wählen Sie einen Geschäftspartner aus.

6. Wählen Sie einen eventuellen Wettbewerber aus.

    

   Die Wettbewerber können im esoffice unter dem Punkt Einstellungen | Referenzen - Projekt | Angebots-Referenzen | Vergeben an hinterlegt werden

7. Außerdem kann ein mehrzeiliger Text zu einem Gesprächsverlauf eingegeben werden.

    

   Durch einen Klick auf die Lupen-Schaltfläche öffnet sich Eingabefenster, welches das Memofeld vergrößert darstellt.

8. Ordnen Sie, wenn erforderlich, dem Kontakt eine der selbst erstellten Bewertungen zu.

   Die Bewertungsstufen können Sie unter Einstellungen | Referenzen - Office | CAS-Referenzen | Bewertung anlegen.

    

   Damit das Feld Bewertungen bei den Kontakteinträgen angezeigt wird, ist die Aktivierung der Option Kontakte mit Bewertung unter Einstellungen | Allgemein | Parameter II - Bereich 'Parameter CAS' notwendig.

9. Speichern Sie die Änderungen mit der Schaltfläche.

Bereich 'Kontaktdetails'

Datum / Uhrzeit

Beim Anlegen eines Kontaktes wird hier als Vorgabe das aktuelle Datum und die Uhrzeit eingetragen. Nachträgliche Änderungen sind noch möglich.

Aktivitätsart

Wählen Sie eine Aktivitätsart aus.

Interesse an

Bei Bedarf füllen Sie das Feld Interesse an aus. Sie können in diesem Feld Werte aus dem Konfigurationsmanagement auswählen oder manuell einen Text hinterlegen.

Ansprechpartner

Geben Sie einen Ansprechpartner ein oder wählen Sie einen Ansprechpartner aus. Über die Drop-down-Auswahl kann ein der Adresse oder dem Vorgang zugeordneter Ansprechpartner ausgewählt werden.

Geschäftspartner

Über die Lupen-Schaltfläche können Sie dem Kontakt einen Geschäftspartner zuweisen.

Bewertung

Ordnen Sie, wenn erforderlich, dem Kontakt eine der selbst erstellten Bewertungen zu.

Die Bewertungsstufen können Sie unter Einstellungen | Referenzen - Office | CAS-Referenzen | Bewertung anlegen.

Wettbewerber

Wählen Sie einen eventuellen Wettbewerber aus.

Privat

Aktivieren Sie diese Option, wenn es sich um einen privaten Kontakt handelt bzw. der Kontakt nur für den aktuellen Benutzer bestimmt ist. Anderen Anwendern wird der Kontakt nicht angezeigt.

eingehend

Aktivieren Sie diese Option, wenn es sich um einen eingehenden Kontakt (Brief, E-Mail, Dokument etc.) handelt.

Erledigt

Über diese Option können Sie einen Kontakt als Erledigt kennzeichnen.

Gesprächsverlauf

Im Memofeld können Details zum Gesprächsverlauf oder Notizen zum Kontakt hinterlegt werden.

Bereich 'Wiedervorlage'

Sie können für einen Kontakteintrag eine Wiedervorlage erstellen.

Wiedervorlage anlegen

1. Wählen Sie im Feld Zuständig einen Mitarbeiter über die Lupen Schaltfläche aus.

2. Wählen Sie eine Aktivitätsart aus. Bei der Anlage eines Wiedervorlagetermins kann jede Aktivitätsart gewählt werden, um diese auch im Terminkalender wiederzufinden.

    

   Aktivitätsarten können unter Einstellungen | Referenzen - Office | CAS-Referenzen | Aktivitätsarten verwaltet werden.

3. Legen Sie den Beginn und das Ende (Fertig bis) der Wiedervorlage / Aufgabe fest. Als Vorbelegung wird das Datum aus dem Kontakteintrag eingetragen, eine Änderung ist möglich.

4. Wählen Sie eine Priorität aus den Einstellungen | Referenzen - Office | CAS-Referenzen | Prioritäten aus.

5. Unter Aufgabe legen Sie den Text fest, der im Kalender angezeigt wird.

6. Über die Schaltfläche Termin im Kalender aktualisieren kann diese Aufgabe in den Kalender übertragen werden.

   Beim Eintragen eines Termins im Kontaktmanagement werden auch Straße, Postleitzahl und Ort der Adresse in das Notizfeld im Termin übernommen.

7. Speichern Sie die Wiedervorlage mit der / Schaltfläche im Navigator.

Bereich 'Dokumente'

Im Bereich Dokumente können Sie Dokumente zu einem Kontakt hinzufügen.

Dokument / Datei hinzufügen

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Datei auswählen.

   Ein Dateiauswahlfenster wird geöffnet.

2. Wählen Sie die Datei aus und klicken auf die Schaltfläche Öffnen.

   Der Dateiname wird rechts neben der Schaltfläche Datei auswählen angezeigt.

3. Zum Hochladen der Datei klicken Sie auf die Schaltfläche Dokument hinzufügen.

   Die Datei wird hochgeladen (Upload) und in die Liste Dokumente eingefügt.

Dokument löschen

1. Aktivieren Sie in der Liste der Dokumente die Option Löschen bei den Dokumenten, die entfernt werden sollen.

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche markierte Dokumente löschen.

    

   Die Dokumente / Dateien werden ohne weitere Nachfrage gelöscht.