Schnelleinstieg E-Rechnungen

Kurz: eserp beherrscht E-Rechnungen bereits seit dem Jahr 2020.

Für den Versand sind die Formate xRechnung und ZUGFeRD 1.0/2.1 möglich.

Für den Import (Kreditorenrechnungen) wird aktuell das Format ZUGFeRD 2.1 unterstützt.

Sofern das grundsätzliche Thema E-Rechnung (Fristen, Formate u.s.w.) noch nicht bekannt ist oder Sie weitere Details zu dem Thema erfahren möchten, empfehlen wir den folgenden Blog-Eintrag:

https://blog.craftview.de/e-rechnungspflicht/

Möchten Sie einfach nur loslegen, dann soll Ihnen der folgende Schnelleinstieg weiterhelfen.

Schnelleinstieg E-Rechnungen

• Ländereinstellungen anpassen

• Anpassung der Mengeneinheiten gemäß UN / ECE 20

• Bankverbindung, Steuernummer und UmsatzsteueridentNummer

• Einstellungen Steuerschlüssel

• Hinterlegen der benötigten Versandarten

• E-Mail Adresse in den Geschäftsstellen

• Leitweg-ID beim Kunden (öffentliche Stellen) hinterlegen

• USt-IdNr und Steuernr beim Kunden hinterlegen

• Projektreferenz / Vertragsreferenz / Bestellreferenz (optional)

Ländereinstellungen anpassen

Für alle Länder, in die elektronische Rechnungen versendet werden, ist es erforderlich den entsprechenden Ländercode unter Einstellungen | Allgemein | Allgemein | Referenzen | Nationen einzutragen / auszuwählen.

Anpassung der Mengeneinheiten gemäß UN / ECE 20

Bei der Übermittlung elektronischer Daten im Geschäftsverkehr werden Mengeneinheiten gemäß dem UN/ECE 20-Standard verwendet.

Für die Nutzung von openTrans, OCI-Schnittstelle, eswawi, GFTWAWI und elektronischen Rechnungen (xRechnung, ZUGFeRD etc.) ist es erforderlich in den Mengeneinheiten in der Spalte Mengeneinheit nach UN/ECE 20 entsprechende Einträge vorzunehmen.

Daher sollten in eserp unter Einstellungen | Artikel | Artikelverwaltung | Referenzen | Mengeneinheiten die Mengeneinheiten nach EDIFACT konfiguriert sein.

Mengeneinheiten nach Edifact

Wichtige Mengeneinheiten sind zum Beispiel

Mengeneinheit	Bedeutung	Mengeneinheit nach Edifact (UN / ECE 20)
%	Prozent	P1
Anz.	Anzahl Artikel	NAR
kg	Kilogramm	KGM
km	Kilometer	KMT
kWh	Kilowattstunde	KWH
l	Liter	LTR
m	Meter	MTR
m2	Quardratmeter	MTK
m3	Kubikmeter	MTQ
min	Minute	MIN
mm	Millimeter	MMT
mm2	Quadratmillimeter	MMK
pausch.	Pauschale	LS
Set(s)	Set	SET
St.	Eins (Stück)	C62
Stck.	Eins (Stück)	C62
Std.	Stunde	HUR
Stück	Eins (Stück)	C62
t	Tonne (metrisch)	TNE
Tag(e)	Tag	DAY
Woche(n)	Woche	WEE

Die aktuellen Einheiten finden Sie unter dem folgenden Link weiter unten unter der Schaltfläche Codeliste anzeigen.

https://www.xrepository.de/details/urn:xoev-de:kosit:codeliste:rec20_3#version

Bankverbindung, Steuernummer und UmsatzsteueridentNummer

Die folgenden Referenzen sind für die Erstellung einer von E-Rechnungen (xRechnung, ZUGFeRD etc.) erforderlich, die Bankverbindung wird für den Zahlungseingang des Kunden verwendet.

1. Legen Sie die eigene Bankverbindung unter Einstellungen | Buchhaltung | Zahlungsverkehr | Referenzen | Bankverbindungen mit der IBAN an und ordnen Sie ein bereits angelegtes Bankinstitut zu.

    

   Die Bankinstitute zur Auswahl in der eigenen Bankverbindung werden unter Einstellungen | Office | Adressen | Referenzen | Banken mit BLZ / BIC angelegt.

2. Weisen Sie diese Bankverbindung unter Einstellungen | Allgemein | Allgemein | Einstellungen | Eigene Daten - Bereich 'Eigene Bankverbindung' der eigenen Firma / Geschäftsstelle zu.

3. Tragen Sie unter Einstellungen | Allgemein | Allgemein | Einstellungen | Eigene Daten - Bereich 'Eigene Daten' die Umsatzsteueridentnr. und die Steuernummer Ihres Unternehmens ein.

    

   Für den Versand von elektronischen Rechnungen ist es zwingend erforderlich die entsprechende und richtige Steuerart pro Mehrwertsatz zu hinterlegen.

    

   Hat Ihr Unternehmen keine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (ID), ist es für die elektronische Rechnungserstellung erforderlich beim Kunden unter Office | Kunden | Details im Feld Bestellkennzeichen eine Kennung einzutragen. Das könnte zum Beispiel die Kreditorennummer des Rechnungssteller ein, die Ihnen der Kunden mitgeteilt hat. Der Inhalt des Feldes Bestellkennzeichen wird dann als Kennung (BT-29) übertragen.

   Zulässige Kombinationen sind

   • eigene Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (BT-31)

   • Angabe im Feld Bestellkennzeichen des Kunden (BT-29) und die eigene Steuernummer (BT-32)

   • Angabe im Feld Bestellkennzeichen des Kunden (BT-29), die eigene Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (ID) und die eigene Steuernummer (BT-32)

Einstellungen Steuerschlüssel

Bei abweichenden Steuerfällen, wenn 0% Mehrwertsteuer in einer Rechnung angegeben wurde, ist es noch erforderlich in den Steuerschüsseln in den elektronischen Rechnungen entsprechende Kennzeichen über die Steuerart mit zu übergeben.

Die Mehrwertsteuerschlüssel können unter Einstellungen | Buchhaltung | Allgemein | Referenzen | Steuerschlüssel bearbeitet werden.

Folgende Steuerarten stehen zur Verfügung:

• Mehrwertsteuer

• Mehrwertsteuer §13b

• Vorsteuer

• nach Nullsatz zu versteuernde Waren

  (Die Umsatzsteuer fällt mit einem Prozentsatz von 0,00 % an)

• steuerbefreit

  (MwSt. / IGIC / IPSI)

  Code nach UNTDID 5305 6: E (Exempt from tax)

• steuerbefreit für Innergemeinschaftliche Warenlieferungen

  (es gelten die Regeln zur Umkehrung der Steuerschuldnerschaft bei MwSt. / IGIC / IPSI)

  Code nach UNTDID 5305 6: AE (VAT Reverse Charge)

• freier Ausfuhrartikel

  (MwSt. / IGIC / IPSI nicht erhoben aufgrund von Regeln zu innergemeinschaftlichen Lieferungen)

  Code nach UNTDID 5305 6: K (VAT exempt for EEA intra-community supply of goods and services)

• Dienstleistungen außerhalb des Steueranwendungsbereichs

  (Verkauf unterliegt nicht der MwSt. / IGIC / IPSI)

  Code nach UNTDID 5305 6: C (Duty paid by supplier)

• allgemeine, indirekte Steuer der Kanarischen Inseln

  (IGIC Steuer fällt an)

  Code nach UNTDID 5305 6: L (Canary Islands general indirect tax)

• IPSI (Steuer für Ceuta / Melilla)

  (IPSI Steuer fällt an)

  Code nach UNTDID 5305 6: M (Tax for production, services and importation in Ceuta and Melilla)

Siehe auch Steuerartencodes

Hinterlegen der benötigten Versandarten

Als Voraussetzung für den elektronischen Dokumentenversand ist es erforderlich, dass entsprechende Versandarten unter Einstellungen | Allgemein | Reports | Referenzen | Versandart angelegt worden sind. Dabei legen Sie die Art des Versands (ZUGFeRD, xRechnung, PDF usw.), den Versandkanal (E-Mail, Dateisystem oder Webservice) und je Vorgangsart einen Versandsubkanal abhängig von Versandkanal fest.

Der Versandkanal E-Mail gibt zum Beispiel an, dass Dokumente für diese Versandart per E-Mail versendet werden sollen.

E-Mail Adresse in den Geschäftsstellen

Durch eine Änderung der Richtlinien ab Februar 2024 (xRechnung Format 3.0) ist es erforderlich, dass sich der Absender über eine postalische Adresse und eine elektronische Adresse für eventuelle Rückfragen identifizieren lässt.

Daher ist unter Einstellungen | Allgemein | Geschäftsstellen | Adresse für alle Geschäftsstellen, von denen aus xRechnungen verschickt werden sollen eine E-Mail-Adresse zu hinterlegen.

Leitweg-ID beim Kunden (öffentliche Stellen) hinterlegen

USt-IdNr und Steuernr beim Kunden hinterlegen

Prüfen Sie, ob beim Kunden unter Office | Kunden | Faktura jeweils eine gültige Umsatzsteueridentifikationsnummer (USt.-IdNr.) und eine gültige Steuernummer (Steuernr.) eingetragen sind.

Die Umsatzsteueridentnummer (USt.-IdNr.) und die Steuernummer (Steuernr.) werden zum Erzeugen einer xRechnung benötigt, es findet auch eine Gültigkeitsprüfung für beiden Werte statt.

Projektreferenz / Vertragsreferenz / Bestellreferenz (optional)

Diese Referenzen können für den elektronischen Rechnungsversand im xRechnungsformat verwendet werden, einige öffentliche Auftraggeber erwarten diese Angaben in der XML-Datei der xRechnung.

Die Felder BT-11 (Projektreferenz), BT-12 (Vertragreferenz) und BT-13 (Bestellreferenz) können in der Kalkulationsmappe, Auftrag und Vertrag angegeben werden.

Beim Buchen eines Auftrags aus einer Kalkulationsmappe werden die Daten aus der Kalkulation in den Auftrag geschrieben. Bei der Fakturierung eines Auftrags werden die Daten aus dem Auftrag zurück in die Kalkulation kopiert. Bei der Erstellung einer xRechnung aus der Kalkulation werden die Daten dieser Referenzfelder in die XML Rechnungsdatei der xRechnung eingebettet. Bei Vertragsrechnung werden die Daten aus dem Vertrag verwendet.

Sind bei einem Vorgang schon Referenzdaten vorhanden, werden diese verwendet.

Die Referenzen und eine abweichende Leitweg-ID können an folgenden Stellen hinterlegt werden:

Tipps & Tricks

• Schnelleinstieg Elektronischer Dokumentenversand

• Wie erkenne ich, ob eine E-Rechnung vorliegt?

• E-Rechnungen - Meldungen beim Buchen / Versand

• FAQ E-Rechnungen