xRechnung

Was sind xRechnungen?

Eine xRechnung ist eine besondere Form einer elektronischen Rechnung.

Bei elektronischen Rechnungen wird eine Rechnung als Datei / elektronisches Dokument an einen Geschäftspartner übermittelt, welche die gleichen Inhalte und Rechtsfolgen hat wie eine Rechnung auf Papier. Elektronische Rechnungen sind ein Mittel zur Vereinfachung der Prozesse im Rechnungswesen bei Unternehmen und auch öffentlichen Stellen.

Für Unternehmen, welche Rechnungen an öffentliche Einrichtungen senden, ist die Übermittlung der Rechnungen im xRechnungs-Format ab dem 27.11.2020 vorgeschrieben. Rechnungen in Papierform werden ab diesem Zeitpunkt nicht mehr von den öffentlichen Einrichtungen akzeptiert.

Elektronischer Dokumentenversand im eserp

Im eserp ist es bisher schon möglich mit dem elektronischen Dokumentenversand Rechnungen digital zu versenden, die xRechnung ist dabei als weiteres Format hinzugekommen. Wenn Sie bereits den elektronischen Dokumentenversand im eserp verwendet haben, ergeben sich nur wenige Änderungen beim Einsatz des xRechnung-Formates.

Siehe auch Schnelleinstieg Elektronischer Dokumentenversand

Voraussetzungen xRechnung

• Aktuelle eserp-Version 3.x.x.x
• Anpassung / Erweiterung der Mengeneinheiten nach Edifact
• Hinterlegung der eigenen Bankverbindung, der Eigenen Steuernummer und der UmsatzSteuerID
• Versandsubkanal (Dateisystem oder E-Mail) und Versandart konfigurieren
• Einstellungen im Kundenstamm (Öffentliche Stellen)

Anpassung / Erweiterung der Mengeneinheiten nach Edifact

Für den elektronischen Dokumentenversand (Rechnungen, Bestellungen, eswawi etc.) werden Mengeneinheiten aus der UN/CEFACT Recommendation 20-Tabelle verwendet.

Es ist notwendig die entsprechenden Kürzel unterEinstellungen | Artikel | Artikelverwaltung | Referenzen | Mengeneinheiten in der Spalte Mengeneinheit nach Edifact einzutragen.

Siehe auch Mengeneinheiten

Mengeneinheiten nach Edifact

Wichtige Mengeneinheiten sind zum Beispiel

Mengeneinheit	Bedeutung	Mengeneinheit nach Edifact (UN / ECE 20)
%	Prozent	P1
Anz.	Anzahl Artikel	NAR
kg	Kilogramm	KGM
km	Kilometer	KMT
kWh	Kilowattstunde	KWH
l	Liter	LTR
m	Meter	MTR
m2	Quardratmeter	MTK
m3	Kubikmeter	MTQ
min	Minute	MIN
mm	Millimeter	MMT
mm2	Quadratmillimeter	MMK
pausch.	Pauschale	LS
Set(s)	Set	SET
St.	Eins (Stück)	C62
Stck.	Eins (Stück)	C62
Std.	Stunde	HUR
Stück	Eins (Stück)	C62
t	Tonne (metrisch)	TNE
Tag(e)	Tag	DAY
Woche(n)	Woche	WEE

Die aktuellen Einheiten finden Sie unter dem folgenden Link weiter unten unter der Schaltfläche Codeliste anzeigen.

https://www.xrepository.de/details/urn:xoev-de:kosit:codeliste:rec20_3#version

E-Mail Adresse in den Geschäftsstellen

Durch eine Änderung der Richtlinien ab Februar 2024 (xRechnung Format 3.0) ist es erforderlich, dass sich der Absender einer xRechnung über eine postalische Adresse und eine elektronische Adresse für eventuelle Rückfragen identifizieren lässt.

Daher ist unter Einstellungen | Allgemein | Geschäftsstellen | Adresse für alle Geschäftsstellen, von denen aus xRechnungen verschickt werden sollen eine E-Mail-Adresse zu hinterlegen.

Einstellungen Steuerschlüssel

Bei abweichenden Steuerfällen, wenn 0% Mehrwertsteuer in einer Rechnung angegeben wurden, ist es noch erforderlich in den Steuerschüsseln in der xRechnung entsprechende Kennzeichen über die Steuerart mit zu übergeben.

Die Steuerschlüssel können unter Einstellungen | Buchhaltung | Allgemein | Referenzen | Steuerschlüssel bearbeitet werden.

Folgende Steuerarten stehen zur Verfügung:

• Mehrwertsteuer

• Mehrwertsteuer §13b

• Vorsteuer

• nach Nullsatz zu versteuernde Waren

  (Die Umsatzsteuer fällt mit einem Prozentsatz von 0,00 % an)

• steuerbefreit

  (MwSt. / IGIC / IPSI)

  Code nach UNTDID 5305 6: E (Exempt from tax)

• steuerbefreit für Innergemeinschaftliche Warenlieferungen

  (es gelten die Regeln zur Umkehrung der Steuerschuldnerschaft bei MwSt. / IGIC / IPSI)

  Code nach UNTDID 5305 6: AE (VAT Reverse Charge)

• freier Ausfuhrartikel

  (MwSt. / IGIC / IPSI nicht erhoben aufgrund von Regeln zu innergemeinschaftlichen Lieferungen)

  Code nach UNTDID 5305 6: K (VAT exempt for EEA intra-community supply of goods and services)

• Dienstleistungen außerhalb des Steueranwendungsbereichs

  (Verkauf unterliegt nicht der MwSt. / IGIC / IPSI)

  Code nach UNTDID 5305 6: C (Duty paid by supplier)

• allgemeine, indirekte Steuer der Kanarischen Inseln

  (IGIC Steuer fällt an)

  Code nach UNTDID 5305 6: L (Canary Islands general indirect tax)

• IPSI (Steuer für Ceuta / Melilla)

  (IPSI Steuer fällt an)

  Code nach UNTDID 5305 6: M (Tax for production, services and importation in Ceuta and Melilla)

Versandsubkanal und Versandart konfigurieren

Mit dem Versandsubkanal legen Sie fest, ob eine xRechnung per E-Mail versendet, für die Übergabe an ein Onlineportal im Dateisystem gespeichert oder per Webservice übertragen werden soll. Sie können beide Versandsubkanäle (Dateisystem / E-Mail / Webservice) mit einer entsprechenden Versandart anlegen.

Je nach Anforderung kann dem Kunden eine Versandart zugewiesen werden.

Versandsubkanal anlegen

Versandsubkanal EMail

Konfigurieren Sie unter Einstellungen | Allgemein | Reports | Referenzen | Versandsubkanal EMail einen Versandkanal für die Versendung von xRechnungen per E-Mail.

Siehe auch Versandsubkanal EMail

Versandsubkanal Dateisystem

Konfigurieren Sie unter Einstellungen | Allgemein | Reports | Referenzen | Versandsubkanal Dateisystem einen Versandkanal für die Ablage der XML-Dateien der xRechnungen .

Siehe auch Versandsubkanal Dateisystem

Versandsubkanal Webservice

In manchen Fällen stellt der Empfänger einen Webservice bereit, um Rechnungsdateien zu empfangen. Den Versandsubkanal können Sie unter Einstellungen | Allgemein | Reports | Referenzen | Versandsubkanal Webservice konfigurieren.

Die entsprechenden Webservices können Sie mit den Zugangsdaten unter Einstellungen | Externe Programme | Andere | Webservices | Referenzen | Webservices anlegen.

Versandart konfigurieren

Bei der Versandart legen Sie das Format (PDF, xRechnung, ZUGFeRD etc.) und die Versandart (E-Mail / Ablage im Dateisystem) fest.

Beispiel für die Versandart mit Ablage der Ausgabe im Dateisystem

Beispiel für die Versandart für den Versand per E-Mail

Siehe auch Versandart

Einstellungen im Kundenstamm (öffentliche Stellen)

Da xRechnungen auf unterschiedlichen Wegen eingereicht werden können, ist als eindeutiges Identifikationsmerkmal eine Kunden-ID / Leitweg-ID erforderlich.

Unabhängig vom Übertragungsweg ermöglicht es die Leitweg-ID die Adressierung und ggf. die Weiterleitung von eingegangenen elektronischen Rechnungen an die entsprechenden Stellen des öffentlichen Auftraggebers.

Auf dem Register Office | Kunden | Faktura wird für den Versand von xRechnungen noch je Kunde / Fakturakunde eine gültige Ust-IdNr. (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) und eine Kundenreferenz (= Leitweg-ID) benötigt.

Die Leitweg-ID kann auch vorgangsbezogen (zum Beispiel für Verträge) oder beim Buchen von Rechnungen abweichend von der Kunden-Leitweg-ID im Feld Kundenreferenz angegeben werden.

Projektreferenz / Vertragsreferenz / Bestellreferenz (optional)

Diese Referenzen können für den elektronischen Rechnungsversand im xRechnungsformat verwendet werden, einige öffentliche Auftraggeber erwarten diese Angaben in der XML-Datei der xRechnung.

Die Felder BT-11 (Projektreferenz), BT-12 (Vertragreferenz) und BT-13 (Bestellreferenz) können in der Kalkulationsmappe, Auftrag und Vertrag angegeben werden.

Beim Buchen eines Auftrags aus einer Kalkulationsmappe werden die Daten aus der Kalkulation in den Auftrag geschrieben. Bei der Fakturierung eines Auftrags werden die Daten aus dem Auftrag zurück in die Kalkulation kopiert. Bei der Erstellung einer xRechnung aus der Kalkulation werden die Daten dieser Referenzfelder in die XML Rechnungsdatei der xRechnung eingebettet. Bei Vertragsrechnung werden die Daten aus dem Vertrag verwendet.

Sind bei einem Vorgang schon Referenzdaten vorhanden, werden diese verwendet.

Die Referenzen und eine abweichende Leitweg-ID können an folgenden Stellen hinterlegt werden:

Dokumentenversand festlegen

Für jeden Kunden, der xRechnungen erhalten soll, ist es erforderlich den Dokumentenversand zu konfigurieren.

1. Wählen Sie bei dem entsprechenden Kunden (Office | Kunden | Adresse) in der Symbolleiste Navigation den Punkt Konfiguration | Dokumentenversand.

2. Legen Sie einen Eintrag für die Vorgangsart Rechnung an und weisen Sie diesem den Versandart Code für xRechnungen zu. Wählen Sie den gewünschten Versandkanal.

   Bei Bedarf können Sie noch einen Eintrag für Vertragsrechnungen anlegen.

Weitere Informationen

• Schnelleinstieg Elektronischer Dokumentenversand

• Wie erkenne ich, ob eine E-Rechnung vorliegt?

• E-Rechnungen - Meldungen beim Buchen / Versand

• FAQ E-Rechnungen