Dieser Beschreibung soll Ihnen den Einstieg in den Versand elektronischer Dokumente (zum Beispiel Rechnungen) erleichtern.
Für den Elektronischen Dokumentenversand stehen drei Versandsubkanäle zur Verfügung:
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Versand per E-Mail (Versandsubkanal E-Mail)
Dieser Versandkanal wird wahrscheinlich überwiegend für den Versand von Rechnungen und Bestellungen zum Einsatz kommen.
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Ablage der Ausgabedatei im Dateisystem(Versandsubkanal Dateisystem)
Die so erstellten Dateien können in einem weiteren Schritt weiter verarbeitet werden, zum Beispiel in ein Rechnungsportal hochgeladen werden.
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Versand über einen Webservice (Versandsubkanal Webservice)
Die erstellten Ausgabedateien werden über einen Webservice des Empfängers versendet.
Vorbereitung
Folgende Vorbereitungen sind für den elektronischen Dokumentenversand in den Einstellungen / Referenzen notwendig:
Es ist nur notwendig die Versandkanäle zu konfigurieren, die auch zum Einsatz kommen sollen.
Für den Versand von elektronischen Rechnungen ist es zwingend erforderlich die entsprechende und richtige Steuerart pro Mehrwertsatz / Steuerschlüssel zu hinterlegen.
Siehe auch Steuerschlüssel
Referenzen E-Mail Versand
Um Dokumente per E-Mail versenden zu können, ist es notwendig für die einzelnen Vorgangsarten unter Einstellungen | Allgemein | Reports | Referenzen | Versandsubkanal EMail den Aufbau der E-Mail festzulegen.
Für jede Vorgangsart kann über vorher definierte Textbausteine der E-Mail-Betreff, der E-Mail Text und der Dateiname der Rechnungsdatei festgelegt werden. Innerhalb der Textbausteine können Sie über Variablen / Platzhalter auf die Daten des jeweiligen Vorgangs zugreifen, zum Beispiel die Rechnungsnummer oder die Kundennummer.
Die festgelegten E-Mail Versandeinstellungen können in einem weiteren Schritt der Versandart zugewiesen werden. Je Versandart können mehrere Versandsubkanäle festgelegt werden.
Referenzen Ablage Dateisystem
Bei der Ausgabe von Vorgängen (Rechnungen, Vertragsrechnungen, Bestellungen etc.) können auch zusätzlich Dateien der Druckausgabe als Datei (PDF, XML) gespeichert werden. Die so gespeicherten Dateien können dann beliebig weiter verarbeitet werden, zum Beispiel um Rechnungsdateien in ein Portal hochzuladen. Den Speicherpfad und die Benennung der Dateien legen Sie unter Einstellungen | Allgemein | Reports | Referenzen | Versandsubkanal Dateisystem fest.
Eine Anleitung zum Speichern von xRechnungen über den Versandsubkanal Dateisystem finden Sie unter xRechnung ohne E-Mail-Versand.
Referenzen Versand über einen Webservice
In manchen Fällen stellt der Empfänger einen Webservice bereit, um Dateien aus bestimmten Vorgängen (Rechnungen, Bestellungen etc.) zu empfangen, zum Beispiel Bestellungen per DICO
Das DICO Format wird hauptsächlich in den Niederlanden verwendet, um über einen Webservice Bestellungen elektronisch an Lieferanten zu versenden und Bestellbestätigungen zu empfangen.
Für Bestellungen wird das Format DICO-Standard SALES005 (XML) verwendet und ist dafür für niederländische Lieferanten vorgesehen.. Den entsprechenden Versandsubkanal können Sie unter Einstellungen | Allgemein | Reports | Referenzen | Versandsubkanal Webservice konfigurieren.
Die entsprechenden Webservices können Sie mit den Zugangsdaten unter Einstellungen | Externe Programme | Andere | Webservices | Referenzen | Webservices anlegen.
Versandarten anlegen
Als Voraussetzung für den elektronischen Dokumentenversand ist es erforderlich, dass entsprechende Versandarten angelegt worden sind.
Legen Sie unter Einstellungen | Allgemein | Reports | Referenzen | Versandart die benötigten Versandarten fest.
Es sollte mindestens die Versandart PDF mit dem Versandkanal E-Mail und entsprechend konfiguriertem Versandsubkanal EMail vorhanden sein.
Das Format ZUGFeRD (aktuell 2.1) COMFORT deckt die meisten Anwendungsfälle ab. Wenden Sie sich andernfalls an den Empfänger, welches Format dieser bevorzugt
Zuordnung von Versandart zur Adresse
Die bereits definierten Versandarten können einer Adresse (Kunden, Lieferanten etc.) über die Symbolleiste Navigation im Bereich Konfiguration | 
Dokumentenversand zusammen mit den entsprechenden Empfängern / Ansprechpartnern zugeordnet werden.
Über die Schaltfläche Dokumentenversand können Sie Vorgaben für den elektronischen Dokumentenversand (zum Beispiel Rechnungen) für die Adresse festlegen. Sie können je Vorgangsart (Rechnung, Bestellung, Vertragsrechnung etc.) eine Versandart (Versandart Code), einen Versandkanal und Empfänger (Ansprechpartner) festlegen.
