Adresse

In der Detailansicht eines Geschäftspartners Im Modul Geschäftspartner können Sie die Adressen Ihrer Auftragsmittler hinterlegen - wie z.B. Architekturbüros, Kooperationspartner oder Planungsbüros. Es liegt in der Natur dieser Geschäftsbeziehung, dass ein Auftragsmittler ein Angebot erhalten kann, nicht aber den Auftrag erteilt. Deswegen können für Geschäftspartner Kalkulationen und Angebote erstellt werden. Wird ein Geschäftspartner zum Auftragsgeber, dann wird der Geschäftspartner zusätzlich als Kunde angelegt. können Sie auf dem Register Adresse im Bereich Allgemein grundsätzliche Informationen des Geschäftspartners einsehen, wie zum Beispiel den Namen und die Anschrift.

Für diesen Menüpunkt ist die Berechtigung Office | Geschäftspartner | Geschäftspartner sehen oder Office | Geschäftspartner | Geschäftspartner sehen (nur eigene) erforderlich.

Bereich 'Allgemein'

Anrede

Bezieht sich die Adresse auf eine Person, kann hier eine Anrede eingetragen oder aus der Referenztabelle Anreden ausgewählt werden.

Titel

Tragen Sie hier den Titel einer Person ein oder wählen einen aus der Referenztabelle Titel aus.

Firma / Name / Vorname

Für den Namen einer Firma bzw. einer Adresse sind drei Felder vorgesehen, wobei die Felder Firma / Name und Vorname auch in der Listenansicht angezeigt werden.

Der Eintrag im ersten Feld Firma / Name gleicht einem Suchkriterium. Bei Privatpersonen wird in diesem Felder der Nachnamen eingetragen.

Legen Sie vor der Eingabe fest, wie Adressdaten einheitlich erfasst werden sollen.

Ein Mitarbeiter schreibt Hermann Stahl GmbH in das Feld Firma / Name.

Ein zweiter Mitarbeiter sucht nach Stahl, findet keinen Eintrag und erfasst die Adresse noch einmal unter Stahl GmbH (im Feld Firma / Name) und Hermann im Feld Vorname.

Zu Händen

Das Feld Zu Händen ermöglicht es Ihnen, ein Schreiben einer speziellen Person zukommen zu lassen.

Postanschrift / Postfachanschrift

Unter Einstellungen | Allgemein | Allgemein | Referenzen | Nationen - Bereich 'Elemente einer Adresse' können Sie je Land angeben, wie die Postanschrift / Postfachanschrift aufgebaut sein soll.

Dort legen Sie auch fest, ob das Feld Zu Händen oder Abteilung innerhalb der Anschrift verwendet werden soll.

Straße

Tragen Sie hier den Straßennamen und die Hausnummer für die Adresse ein.

PLZ / Ort

Diese beiden Felder sind für die Postleitzahl und den Ortsnamen der Adresse vorgesehen.

Wenn beim Ansprechpartner keine individuelle Anschrift hinterlegt ist, wird die Anschrift der zugeordneten Hauptadresse verwendet.

Bundesland

Wählen Sie ein Bundesland aus der Liste der Bundesländer / Kantone aus.

Bundesländer werden unter Einstellungen | Allgemein | Allgemein | Referenzen | Bundesländer angelegt.

Wenn ein Bundesland ausgewählt und zusätzlich die Option Homeoffice aktiviert wurde, wird beim Ermitteln der Feiertage im Abwesenheitsantrag das Bundesland des Mitarbeiters und nicht das Bundesland der Geschäftsstelle verwendet.

Land

Tragen Sie hier das Länderkürzel ein, zum Beispiel D für Deutschland oder wählen Sie ein Land aus der Referenztabelle Nationen aus.

Bei der Ausgabe einer Adresse wird das Land nur gedruckt (zum Beispiel in der Kalkulationsmappe), wenn das ausgewählte Land von dem in den Betriebssystemeinstellungen abweicht. Machen Sie keine Angabe, fragt Sie das Programm, ob die Angaben der aktuellen Geschäftsstelle aus Einstellungen | Allgemein | Geschäftsstellen | Adresse übernommen werden sollen.

Unter Einstellungen | Office | Adressen | Einstellungen - Bereich 'Adressformatierung' kann mit der Option Länderkürzel vor Postleitzahl festgelegt werden, ob das Länderkürzel vor der Postleitzahl ausgegeben werden soll.

Es ist erforderlich, dass das Feld Land mit einem Wert gefüllt ist.

Postfach / Postfach-PLZ, -Ort

Bei Angabe eines Postfachs mit der dazugehörigen Postfach-Postleitzahl und des Ortes, wird bei Ausgabe der Adresse nicht mehr die Straßenanschrift verwendet, sondern das Postfach und die entsprechende Postleitzahl mit dem Ort.

Postanschrift / Postfachanschrift

Unter Einstellungen | Allgemein | Allgemein | Referenzen | Nationen - Bereich 'Elemente einer Adresse' können Sie je Land angeben, wie die Postanschrift / Postfachanschrift aufgebaut sein soll.

Dort legen Sie auch fest, ob das Feld Zu Händen oder Abteilung innerhalb der Anschrift verwendet werden soll.

Ortsteil / Region

In einigen Ländern ist es notwendig, hinter dem Ortsnamen noch den Ortsteil oder die Region anzugeben. Die Region kann entweder aus der vorhandenen Referenztabelle Regionen ausgewählt oder auch manuell eingegeben werden.

Sprache

Wählen Sie eine Sprache anhand eines Sprachcodes für die Adresse aus. Die Auswahl einer Sprache ist erforderlich (Pflichtfeld).

Die Sprache einer Adresse kann zum Beispiel beim Druck von Artikeltexten berücksichtigt werden.

Sprachen werden im eserp unter Einstellungen | Allgemein | Allgemein | Referenzen | Sprachen angelegt.

Währung

Wählen Sie eine Währung für die Adresse aus. Die Währung einer Adresse kann zum Beispiel beim Druck von Angeboten, Aufträgen und Rechnungen berücksichtigt.

Währungen die entsprechenden Umrechnungskurse werden im eserp unter Einstellungen | Allgemein | Allgemein | Referenzen | Währungen angelegt.

GS-Nr.

Über die Geschäftsstellen-Nummer (GS-Nr.) kann eine Adresse einer Geschäftsstelle zugeordnet werden.

Beim Anlegen eines neuen Datensatzes wird die Geschäftsstellen-Nummer nur gesetzt, wenn auch die aktuelle Geschäftsstellen-Nummer ungleich 0 ist.

Ist einer Adresse keine Geschäftsstelle zugeordnet, ist der Adresse in allen Geschäftsstellen sichtbar.

Siehe auch Geschäftsstellen

Verkäufer

Sie haben die Möglichkeit, der Adresse einen zuständigen Verkäufer aus dem Personalstamm (Office | Personal) zuzuordnen.

Bei der Neuanlage einer Adresse wird der angemeldete Mitarbeiter automatisch als Verkäufer eingetragen, eine Änderung ist möglich.

Route berechnen

Über diese Schaltfläche kann eine Routenberechnung über den Webservice von Google Maps zur aktuellen Adressen durchgeführt werden, dazu wird Google Maps in einem separaten Browserfenster geöffnet. Start und Ziel für die Routenplanung sind bereits eingetragen.

Da es sich um eine externe Website handelt, informieren Sie sich vorab über die Nutzungshinweise des Google Maps Webservice.

Als Ziel werden die GPS-Koordinaten der Adresse verwendet.

Voraussetzungen Routenplanung / Anzeige von Adressen im esweb

Im eserp ist unter Datenschutz | Geolocation | Bereich 'Adresse <=> GPS' die Ermittlung der GPS Koordinaten für Adressen aktiv (-> Schaltfläche Akzeptieren).
Im eserp ist unter Datenschutz | Geolocation | Bereich 'Karte (Web)' das Anzeigen von Adressen in einer Karte von Google Maps aktiv (-> Schaltfläche Akzeptieren).

Nutzungshinweise

Mit der Schaltfläche Nutzungshinweise werden Informationen für die externe Routenberechnung über Google Maps angezeigt.

Nutzungshinweise

Sie verlassen diese Seite und nehmen den Services eines externen Anbieters in Anspruch.

Haftungshinweis: Trotz sorgfältiger inhaltlicher Kontrollen übernehmen wir keine Haftung für die Inhalte externer Links. Für den Inhalt der verlinkten Seiten sind ausschließlich deren Betreiber verantwortlich.

Nutzungsbedingungen Google Maps

Bereich 'Notizen'

Informationen

Weitere Notizen zur Adresse können Sie im Feld Informationen eintragen.

Unter diesem Feld befindet sich das Informationsmemofeld für weitere ausführliche Zusatzinformationen.

Durch einen Klick auf die Lupen-Schaltfläche öffnet sich Eingabefenster, welches das Memofeld vergrößert darstellt.

Memofeldgröße ändern

Sie können die Größe des Memofeldes über die rechte untere Ecke anpassen. Bei gedrückter linker Maustaste über den beiden Linien können Sie das Eingabefeld vergrößern bzw. verkleinern.

Bereich 'Kommunikation'

Telefon

Tragen Sie an dieser Stelle die zentrale Telefonnummer für die Adresse ein. Tragen Sie an dieser Stelle die zentrale Telefonnummer für die Adresse ein.

Sie können im Feld Telefon eine Telefonnummer direkt der Adresse zuordnen.

Je nach Adressart können in einer Zusatztabelle weitere Telefonnummern, zum Beispiel mit Mobilnummern, Durchwahlen etc., hinterlegt werden.

Telefax

Hinterlegen Sie hier eine zentrale Telefaxnummer für die Adresse.

Telefonnummer hinzufügen

Mit der Schaltfläche Telefonnummer hinzufügen können Sie beliebige weitere Telefonnummern eintragen. (Name = Bezeichnung, Nummer = Telefonnummer, Code = Telefonartcode). Beim Eintragen von weiteren Telefonnummern steht Ihnen für die Auswahl der Bezeichnung die Tabelle der Telefonarten zur Verfügung. Somit wird bei der Auswahl eines Telefonart-Codes die dazugehörige Bezeichnung automatisch übernommen.

Bereich 'Fakturierung'

Kontonummer

Im Feld Kontonummer kann eine eigene FiBu-Kontonummern hinterlegt werden. (Verbindung zur Finanzbuchhaltung).

Über die Funktion Kundennummer als Kontonummer übernehmen in der Symbolleiste Faktura kann die Kundennummer als Kontonummer übernommen werden.

Host-Nr.

Im Feld Host-Nr. kann eine Hostnummer hinterlegt werden, zum Beispiel um diese an nachgelagerte Systeme (Finanzbuchhaltung etc.) zu übergeben.

Die Hostnummer wird auch zum Beispiel für die Erstellung von Rechnungen benötigt, wenn in den Einstellungen unter Einstellungen | Buchhaltung | Debitoren | Einstellungen | Allgemein - Bereich 'Allgemein' die Option Host-Nr angeben aktiviert ist.

Ist die Option aktiviert, gilt folgendes:

Beim Erstellen einer Wartungsrechnung wird die Host-Nr des Anlagenkunden mit ins Rechnungsausgangsbuch übernommen.
Bei Rechnungen zu einer Fakturierungsgruppe wird jeweils die Host-Nr des Kunden der ersten Anlage übernommen.
Bei Rechnungen mit Fakturierungskunden wird auch die Host-Nr des Fakturierungskunden ins Rechnungsausgangsbuch übernommen.
Beim Erstellen einer Rechnung über den Fakturaserver, wird abhängig vom Grundeinstellungsschalter geprüft, ob die Hostnummer beim Kunden gesetzt ist. Ist dies nicht der Fall, wird die Erstellung abgebrochen.

Ust-IdNr.

Tragen Sie im Feld USt-IdNr. die Umsatzsteuer-ID-Nummer des Kunden ein. Die Umsatzsteueridentnummer wird unter anderem für den elektronischen Rechnungsversand benötigt.

Die Umsatzsteuer-ID-Nummer wird bei allen EU-Ländern und der Schweiz bei der Eingabe geprüft.

Den Aufbau des Formats (Maske) für die Prüfung der Umsatzsteuer-ID-Nummer können Sie der Auflistung unter https://de.wikipedia.org/wiki/Umsatzsteuer-Identifikationsnummer#Aufbau_der_Identifikationsnummer entnehmen.

Für Deutschland, Italien, Luxemburg, Österreich und die Schweiz wird zusätzlich die Prüfziffer innerhalb der Nummer validiert.

Wenn in den Ländereinstellungen für das Land des Kunden die Prüfung der Steuernummer konfiguriert ist, wird geprüft, ob die eingegebene Nummer eine gültige deutsche Steuernummer ist. Falls die Überprüfung fehlschlägt wird abhängig von den Einstellungen entweder ein Warnhinweis angezeigt oder das Speichern des Datensatz ist nicht möglich.

Steuernr.

Im Feld Steuernr. wird die Steuernummer des Kunden eingetragen. Die Steuernummer wird unter anderem für den elektronischen Rechnungsversand benötigt.

Die Steuernummer kann bei der Eingabe geprüft werden, die Steuernummern-Prüfung kann für jedes Land individuell unter Einstellungen | Allgemein | Allgemein | Referenzen | Nationen - Mit Steuernummerprüfung hinterlegt werden.

Mehrwertsteuer

Wählen Sie für die Adresse einen Steuerschlüssel / Mehrwertsteuersatz aus. Als Vorgabe wird bei der Neuanlage einer Adresse der Steuerschlüssel 1 eingetragen.

Die Steuerschlüssel (Mehrwertsteuer / Vorsteuer) werden unter Einstellungen | Buchhaltung | Allgemein | Referenzen | Steuerschlüssel angelegt.

Zahlungsbedingung

Bei der Neuanlage einer Adresse wird die Zahlungsbedingung 1 als Vorgabe zugeordnet, Sie können eine andere Zahlungsbedingung aus der Liste auswählen.

Die bei der Adresse hinterlegte Zahlungsbedingung wird in den Kalkulationsmappen als Vorgabe eingetragen, kann aber für jede Kalkulation noch geändert werden.

Zahlungsbedingungen mit den entsprechenden Zahlungszielen und Skonto Bedingungen legen Sie unter Einstellungen | Buchhaltung | Debitoren | Referenzen | Zahlungsbedingungen an.

Funktionen

In der Symbolleiste / Menüleiste stehen Ihnen einige Funktionen zur Verfügung.

Nicht alle Funktionen stehen in jedem Modul zur Verfügung.

Bedeutung der Symbole

Suchfunktion

Volltextsuche über alle angezeigten Felder, die Suche startet direkt nach Eingabe des ersten Zeichens.

Layout: Tabellenansicht (Grid)

Zeigt die Datensätze in einer Tabellenansicht an.

Layout: Tabelle (Grid) und Details

Zeigt die Daten auf der linken Seite in einer kompakten Tabellenansicht und den markierten Datensatz in der Detailansicht an.

In der Detailansicht stehen je Datensatz unterschiedliche Register zur Verfügung auf denen die Daten thematisch zusammengefasst sind.

Die Bearbeitung der Daten eines Datensatzes ist nur in der Detailansicht möglich.

Layout: Detailansicht

Zeigt einen Datensatz in der Detailansicht an.

In der Detailansicht stehen je Datensatz unterschiedliche Register zur Verfügung auf denen die Daten thematisch zusammengefasst sind.

Die Bearbeitung der Daten eines Datensatzes ist nur in der Detailansicht möglich.

Geschäftsstellenfilter: Aktuelle Geschäftsstelle

Der Geschäftsstellenfilter wird angezeigt, wenn eine Lizenz für das optionale Modul Geschäftsstellen vorhanden ist.

Siehe auch Geschäftsstellen

Für die Anzeige des Geschäftsstellenfilters ist die Berechtigung Allgemein | Geschäftsstellen | Geschäftsstellen erforderlich.

Um alle Geschäftsstellen zu sehen wird die Berechtigung Allgemein | Geschäftsstellen | Alle Geschäftsstellen sehen benötigt.

Ist dieser Filter aktiviert, werden nur Datensätze angezeigt, die der aktuellen Geschäftsstelle zugeordnet sind.

Die generelle Funktionsweise der Geschäftsstellenfilter wird unter Geschäftsstellenfilter beschrieben.

Geschäftsstellenfilter: Eigene Geschäftsstellen

Der Geschäftsstellenfilter wird angezeigt, wenn eine Lizenz für das optionale Modul Geschäftsstellen vorhanden ist.

Siehe auch Geschäftsstellen

Für die Anzeige des Geschäftsstellenfilters ist die Berechtigung Allgemein | Geschäftsstellen | Geschäftsstellen erforderlich.

Um alle Geschäftsstellen zu sehen wird die Berechtigung Allgemein | Geschäftsstellen | Alle Geschäftsstellen sehen benötigt.

Ist dieser Filter aktiviert, werden nur Datensätze von allen Geschäftsstellen angezeigt, die dem angemeldeten Benutzer, im Personalstamm zugeordnet worden sind.

Siehe auch

Haupt-Geschäftsstelle zuordnen

eserp - Office | Personal | Details I - Bereich 'Geschäftsstellen'
Weitere Geschäftsstellen zuordnen

eserp - Office | Personal | Details I - Tabelle 'weitere Geschäftsstellen'

Die generelle Funktionsweise der Geschäftsstellenfilter wird unter Geschäftsstellenfilter beschrieben.

Siehe auch Suchen und Filtern

Neuen Datensatz anlegen

Legt einen neuen Datensatz an, zum Beispiel einen neuen Kunden oder Bedarfer.

Dabei wird zur Eingabe der Daten auf die Detailansicht umgeschaltet, im Hintergrund wird eine eindeutige Datensatznummer aus den Nummernkreisen gezogen.

Welcher Nummernkreis-Code dabei verwendet wird, ist abhängig von der Datensatzart, die neu angelegt wird.

Bei Kunden wird der Nummernkreis Code KUN verwendet.

Datensatz speichern

Speichert die Änderungen des aktuell zur Bearbeitung geöffneten Datensatz, dies gilt auch für neu angelegte Datensätze.

Beim Speichern wird noch geprüft, ob alle notwendigen Felder (sogenannte Pflichtfelder) ausgefüllt worden sind.

Fehlen Angaben in den Pflichtfeldern, kann der Datensatz nicht gespeichert werden und es wird eine entsprechende Meldung angezeigt.

Layout bearbeiten (Customizing)

Mit dem optionalen esweb-Customizing-Modul ist es möglich, die Formulare im esweb anzupassen, zum Beispiel Felder ausblenden oder an eine andere Stelle verschieben.

Auch die Tabellenansicht (Grid) kann angepasst werden (Sichtbarkeit von Spalten, Spaltenbeschriftung ändern, Spaltenreihenfolge).

Weitere Informationen finden Sie im Thema Customizing (Layout bearbeiten).

Report (Drucken)

Ermöglicht den Ausdruck der Daten über zuvor zugeordnete Reports des Typ Microsoft Reporting Services (MSSRS).

Für die Verwendung von Reports ist es erforderlich, dass diese an den entsprechenden Einstiegspunkten im eserp registriert werden

Siehe auch eserp - Einstellungen | Allgemein | Reports | Referenzen | Registrierung.

Call lösen

Zum Ausführen der Funktion Call lösen ist die Berechtigung Service | Helpdesk | Servicecalls lösen erforderlich.

Mit der Schaltfläche Call lösen kann können Sie einen Servicecall lösen und damit die beiden Uhren anhalten. Diese Funktion kann verwendet werden, wenn der Mitarbeiter die Berechtigung Servicecall lösen besitzt und der Servicecall einen Status kleiner gelöst hat.

Call schließen

Mit der Schaltfläche Call schließen können Sie einen gelösten Servicecall beenden. Damit erhält der Servicecall den Status erledigt und ist in der normalen Arbeitsliste nicht mehr sichtbar.

Zum Erledigen eines Servicecalls wird die Berechtigung Service | Helpdesk | Servicecall schließen benötigt.

Diese Schaltfläche ist freigegeben, wenn der Servicecall einen Status größer gleich gelöst und kleiner gleich erledigt hat.

Siehe auch Servicecallstatus

Genehmigen

Zum Genehmigen eines Abwesenheitsantrages verwenden Sie die Schaltfläche Genehmigen.

Ist mindestens eine, aber sind noch nicht alle Genehmigungen für einen Abwesenheitsantrag vorhanden, so erhält der Antrag den Status Teilw. genehmigt.

Wird die letzte Genehmigung von einer Gruppe erteilt, so wird der Antrag genehmigt und als Termin in den Kalender eingetragen.

Diese letzte Genehmigung erfolgt aber nur dann, wenn unter Einstellungen | Office | Termine / Aufgaben | Einstellungen | Bereich 'Aktivitätsarten' eine Aktivitätsart für Urlaub mit einem Wert größer Null (> 0) hinterlegt ist. Ansonsten kann die letzte Genehmigung nicht erteilt werden.

Zum Widerrufen von Abwesenheitsanträgen ist die Berechtigung Office | Personal | Abwesenheitsanträge - widerrufen oder Office | Personal | Abwesenheitsanträge - widerrufen nur zu genehmigende erforderlich.

Ablehnen

Urlaubsanträge können mit der Schaltfläche Ablehnen abgelehnt werden. Eine Ablehnung durch ein Mitglied einer Genehmigungsgruppe kann nur erfolgen, wenn der Abwesenheitsantrag noch nicht vollständig genehmigt wurde.

Wurde ein Abwesenheitsantrag durch das Mitglied einer Genehmigungsgruppe bereits genehmigt, kann der Antrag nicht mehr durch ein Mitglied dieser Gruppe abgelehnt werden. Soll der Abwesenheitsantrag abgelehnt werden, ist es erforderlich zuerst die Genehmigung zurückzunehmen und in einem zweiten Schritt den Antrag abzulehnen.

Ist der Urlaubsantrag vollständig durch alle Genehmigungsgruppen genehmigt, ist ein Ablehnen nicht mehr möglich.

Widerrufen

Vollständig genehmigte Abwesenheitsanträge können nur noch von Mitgliedern der Genehmigungsgruppen widerrufen werden. Ein genehmigter Abwesenheitsantrag kann nur widerrufen werden, wenn der Beginn des Urlaubs in der Zukunft liegt. (Tag bezogen).

Zum Widerrufen eines Abwesenheitsantrag verwenden Sie die Schaltfläche Widerrufen.

Wird ein Abwesenheitsantrag widerrufen, wird der entsprechende Eintrag im Terminkalender entfernt.

Exportieren

In verschiedenen Listen innerhalb esweb gibt es die Möglichkeit die angezeigten Daten zu exportieren. Dabei können verschiedene Formate gewählt werden.

Zusätzlich kann diese Funktion in Verbindung mit Filtern eingesetzt werden um so ganz gezielt nur bestimmte Informationen zu exportieren.

Ob die Exportfunktion im esweb angezeigt wird, legen Sie in den esweb-Einstellungen unter Einstellungen | Allgemein | Parameter - Bereich Allgemein mit der Option Exportfunktion aktivieren fest.

Eine Beschreibung finden Sie unter Excel Export