Ausführung

Die Informationen zur Ausführung eines Serviceauftrages sind auf dem Register Service | Serviceaufträge | Ausführung zusammengefasst, unter anderem der zuständige Monteur die Auszuführende Tätigkeit und die Termine für die Erledigung des Serviceauftrages.

Bereich 'Ausführung'

Status

An dieser Stelle kann der Status eines Auftrags geändert werden.

Bei der Neuanlage eines Serviceauftrags wird hier der Serviceauftragsstatus eingetragen, der unter Einstellungen | Service | Serviceverwaltung | Einstellungen | Serviceauftrag - Status als Angelegt bestimmt wurde.

Im Laufe der Auftragsbearbeitung kann der Status eines Auftrags auch vom Techniker zum Beispiel im esweb oder esmobile geändert werden.

Serviceauftragsstatus können in der Referenztabelle Einstellungen | Service | Serviceverwaltung | Referenzen | Serviceauftragsstatus angelegt werden, um den Zustand / Status eines Serviceauftrags festzulegen. Die Definition dieser Status können frei gewählt werden.

Eine Zuordnung der angelegten Serviceauftragsstatus zu den im eserp verwendeten Status (= Programmfunktionalität) erfolgt unter Einstellungen | Service | Serviceverwaltung | Einstellungen | Serviceauftrag - Status.

Fremdausführung

Aktivieren Sie diese Option, wenn der Auftrag nicht vom eigenen Unternehmen ausgeführt wird.

Planung

Aktivieren Sie diese Option, wenn der Serviceauftrag im Rahmen der Auftragsplanung ausgeführt werden soll.

Erledigt

Die Option zeigt an, ob der Auftrag als Erledigt gekennzeichnet worden ist. Die Option kann an dieser Stelle nicht direkt gesetzt werden, sondern wird über die Schaltfläche Erledigen in der Symbolleiste Navigation gesetzt. Mit der Schaltfläche kann auch ein erledigter Auftrag wieder zur Bearbeitung geöffnet werden (Option Erledigt wird dann deaktiviert -> unerledigt).

Wird ein Auftrag als Erledigt gekennzeichnet, wird im Bereich 'Termine' im Feld Erledigt am das Datum eingetragen.

Bereich 'Abteilung / zuständige Mitarbeiter'

Abteilung

Wählen Sie hier eine Abteilung aus, die dem Auftrag zugeordnet werden soll.

Verkäufer

In diesem Feld legen Sie fest, welcher Verkäufer für den Serviceauftrag zuständig ist.

 

Unter Einstellungen | Service | Serviceverwaltung | Einstellungen | Serviceauftrag - Bereich 'Vorbelegungen' kann festgelegt werden, dass der zuständige Verkäufer aus der Anlage, dem Vertrag oder dem Kunden als Vorbelegung beim Serviceauftrag eingetragen werden soll.

Sachbearbeiter

Den zuständigen Sachbearbeiter aus dem Personalstamm für diesen Auftrag können Sie in diesem Feld über die Schaltfläche zuordnen.

Techniker

Wählen Sie den Techniker für diesen Auftrag über die Schaltfläche aus. Ist bei dem Auftrag eine Qualifikation hinterlegt, kann die Auswahl der Mitarbeiter über das Filtersymbol auf den entsprechenden Qualifikationscode eingeschränkt werden.

Es stehen dabei zwei Arten zur Auswahl:

  1. Die auszuwählenden Monteure werden nach dem Qualifikationscode der zugehörigen Anlage gefiltert. Dabei ist das Filtersymbol rechts neben der Techniker-Personalnummer farblich hinterlegt dargestellt.

  2. Die auszuwählenden Monteure werden nicht gefiltert.

 

Diese Schaltfläche ist jedoch nur dann auszuwählen, wenn die Option Auswahl des zuständigen Technikers über Qualifikationscode unter Einstellungen | Service | Serviceverwaltung | Einstellungen | Serviceauftrag - Bereich 'Allgemein' aktiviert ist. Ist die Option gesetzt, wird als Voreinstellung immer über den Qualifikationscode gefiltert.

Zusätzlich kann dem zuständigen Techniker des aktuellen Serviceauftrags ein Abteilungskennzeichen zugeordnet werden. Dieses Abteilungskennzeichen kann für die Sortierreihenfolge der Liste genutzt werden, um gezielt gesuchte Aufträge schneller zu finden. Abteilungskennzeichen werden unter Einstellungen | Allgemein | Allgemein | Referenzen | Abteilungen angelegt.

 

Unter Einstellungen | Service | Serviceverwaltung | Einstellungen | Serviceauftrag - Bereich 'Vorbelegungen' kann festgelegt werden, dass der zuständige Techniker aus der Anlage als Vorbelegung beim Serviceauftrag eingetragen werden soll.

Projektingenieur

Wählen Sie aus dem Personalstamm einen Mitarbeiter aus, der für den Serviceauftrag als Projektingenieur verantwortlich ist.

Bauleiter

Den verantwortlichen Bauleiter können Sie an dieser Stelle aus dem Personalstamm auswählen.

Team

Sie können dem Auftrag ein Team zuordnen. Die Teamzuordnung kann zum Beispiel in der Personaleinsatzplanung als Filter verwendet werden.

Teams werden unter Einstellungen | Allgemein | Allgemein | Referenzen | Teams angelegt.

Die Zuordnung erfolgt unter Office | Adressen | Personal | Details I - Bereich 'Teams'.

Hier wird ein Mitarbeiter einem Team zugeordnet. Auch kann hier die Teamfunktion, die der Mitarbeiter in diesem Team einnimmt, bestimmt werden.

Bereich 'Tour / Bezirk'

Bezirk / Tour / Reihenfolge

Tragen Sie im Bereich Bezirk / Tour die entsprechenden Angaben zur Bezirks- und Tourenzuordnung ein. Über die Auswahlfelder können Sie einen Bezirk oder eine Tour für die Anlage auswählen, die zuvor unter Einstellungen | Service | Objektverwaltung | Referenzen | Touren und Einstellungen | Service | Objektverwaltung | Referenzen | Bezirke hinterlegt worden sind.

Sie können außerdem noch eine Reihenfolge innerhalb der Tour festlegen.

Die Felder Bezirk, Tour und Reihenfolge sind für eine flexible Planung von Wartungen / Inspektionen vorhanden. Über benutzerdefinierte Reports ist dann der Ausdruck einer Touren- und Bezirksliste möglich.

 

Sind bei der zugeordneten Anlage bereits Angaben zu Bezirk und Tour vorhanden, werden diese auch in den Serviceauftrag übernommen.

Bereich 'Termine'

Termin / Beginn

Tragen Sie hier Datum / Uhrzeit ein, wann der Serviceauftrag begonnen werden soll. Das Datum und die Uhrzeit kann auch über die Datumskomponente ausgewählt werden.

Dieses Termin kann auch beim Techniker in den Kalender eingetragen werden und ist in der Auftragsliste im esweb oder esmobile sichtbar.

Technisch erledigen bis

Geben Sie hier das Stichdatum ein bis zu dem der Auftrag technisch abgewickelt werden soll.

Gedruckt am

Wird der Serviceauftrag ausgedruckt oder per E-Mail versendet, wird hier das Datum entsprechend eingetragen.

Den Druck des Serviceauftrags können Sie mit der Schaltfläche Report in der Symbolleiste Navigation starten.

Das Feld kann manuell nicht bearbeitet werden.

Begonnen am

Bei der Änderung des Serviceauftragsstatus auf einen Status, der unter Einstellungen | Service | Serviceverwaltung | Einstellungen | Serviceauftrag - Bereich 'Status' als Vor Ort oder nachfolgend bestimmt wurde, wird hier das Datum für den begonnenen Einsatz eingetragen.

Im Laufe der Auftragsbearbeitung kann der Status eines Auftrags vom Techniker zum Beispiel im esweb oder esmobile geändert werden.

Das Feld kann manuell nicht bearbeitet werden.

Technisch erledigt am

Ist der Auftrag technisch abgewickelt, kann der Techniker diesen über den Auftragsstatus als Technisch erledigt kennzeichnen. Das Datum wann der Auftrag gekennzeichnet worden ist, wird in diesem Feld eingetragen.

Das Feld kann manuell nicht bearbeitet werden.

Abnahme am

Ist nach der Abarbeitung des Serviceauftrags eine Abnahme erforderlich, kann in diesem Feld das Datum der Abnahme zur Information eingetragen werden.

Erledigt am

Haben Sie einen Auftrag über die Schaltfläche Erledigen (Symbolleiste) als Erledigt gekennzeichnet, wird das Datum der Erledigung in diesem Feld eingetragen. Wird der Auftrag wieder als unerledigt markiert, können Sie das Datum auf Nachfrage wieder entfernen lassen.

Das Feld kann manuell nicht bearbeitet werden.

Bereich 'Auszuführende Tätigkeit'

In diesem Memofeld können Hinweise zur Abwicklung des Serviceauftrages und der damit notwendigen Tätigkeiten für den Techniker / Monteur hinterlegt werden.

Bereich 'Details'

Bezeichnung

Sie können in diesem Feld eine Objektbezeichnung hinterlegen, mit der Sie zum Beispiel die Stelle beschreiben, an welcher der Serviceauftrag abgewickelt werden soll.

GS-Nr.

Hier wird bestimmt, welche Geschäftsstellennummer dem Auftrag zugeordnet werden soll.

Unter Einstellungen | Service | Serviceverwaltung | Einstellungen | Serviceauftrag - Bereich 'Vorbelegungen' kann festgelegt werden, wie die zuständige Geschäftsstelle für einen Serviceauftrag als Vorbelegung ermittelt werden soll (Anlage, Kunde oder Personal).

Qualifikation

Bei der Neuanlage eines Serviceauftrags über eine Anlage oder bei der nachträglichen Zuweisung einer Anlage, wird der Qualifikationscode der Anlage mit in den Serviceauftrag übernommen.

Wird nun der Techniker bestimmt, der den Serviceauftrag erledigen soll, werden nur noch die Mitarbeiter angezeigt, die ebenfalls den zugehörigen Qualifikationscode besitzen. Der Filter auf die Qualifikation kann im Feld Techniker auch abgeschaltet werden.

 

Im Personalstamm auf dem Register Office | Personal | Kompetenzen - Bereich 'Geschulte Systeme' können Sie jedem Mitarbeiter Qualifikationscodes zuordnen.

Die Qualifikationscodes können unter Einstellungen | Allgemein | Allgemein | Referenzen | Personalqualifikationen angelegt werden.

Spesenzone

Ist in der zugeordneten Anlage eine Spesenzone vorhanden, wird diese auch in den Serviceauftrag übernommen. Es ist möglich die Spesenzone zu ändern.

Unter Einstellungen | Buchhaltung | Arbeitsberichte | Einstellungen | Arbeitsberichte - Bereich 'Allgemein' kann die Autom. Zuordnung der Spesenzone eingestellt werden. Je nach Einstellung kann bei der Erfassung von Arbeitsberichten eine automatische Spesen- bzw. Kilometerzuordnung über die Servicezone stattfinden.

Portoart

Für den Versand von Artikeln (Ersatzteile etc.) kann eine bereits definierte Portoart ausgewählt werden.

Siehe auch Portoarten

Bereich 'Vorgänge'

Lager

Wählen Sie ein Lager für diesen Auftrag aus.

 

Unter Einstellungen | Service | Serviceverwaltung | Einstellungen | Serviceauftrag - Bereich 'Vorbelegungen' kann festgelegt werden, dass das Lager des zuständigen Technikers als Vorbelegung beim Serviceauftrag eingetragen werden soll.

Aktion

Über die Schaltfläche kann eine bereits angelegte Marketingaktion (z.B. Kundenzufriedenheitsabfrage) mit dem Serviceauftrag verknüpft werden.

Geschäfts-Partner

Über die Schaltfläche kann ein Geschäftspartner mit dem Serviceauftrag verknüpft werden.

Servicecall

Beim Einsatz des Helpdesk-Moduls kann ein Servicecall an dieser Stelle mit einem Serviceauftrag verknüpft werden. Wird ein Serviceauftrag aus einem Servicecall heraus erstellt, wird die Nummer des Servicecalls direkt in diesem Feld eingetragen.

Sie können einen verknüpften Servicecall über die Schaltfläche Gehe Zu - Servicecall (Servicecallnr) (Symbolleiste) aufrufen.

Vermittler

In diesem Textfeld können Sie zur Information den Namen eines Vermittlers eintragen.

Host-Nr.

Ist beim Kunden eine Host-Nummer hinterlegt, wird diese in den Serviceauftrag übernommen. Es kann auch eine individuelle Host-Nummer je Auftrag eingetragen werden.

Funktionen / Symbolleisten

In den Symbolleisten (Ribbon / Ribbonbar) oberhalb des Registers stehen Ihnen verschiedene Funktionen zur Verfügung.

Der Aufbau der Symbolleisten ist abhängig von aktuellen Modul / Register.

 

Einige Symbolleisten werden nur bei der Bearbeitung bestimmter Felder eingeblendet, wie zum Beispiel die Symbolleiste Text bei RichText-Feldern.