In der Detailansicht eines Kunden können Sie auf dem Register Adresse im Bereich Allgemein grundsätzliche Informationen des Kunden einsehen, wie zum Beispiel den Namen und die Anschrift.
Bereich 'Allgemein'
Anrede
Im Feld Anrede ist es möglich eine Adressanrede einzugeben oder eine Anrede aus der entsprechenden Referenztabelle auszuwählen.
Anreden können unter Einstellungen | Referenzen - Office | Adressreferenzen | Anreden angelegt werden.
Titel
Tragen Sie hier den Titel einer Person ein oder wählen einen aus der Referenztabelle Titel aus.
Titel können unter Einstellungen | Referenzen - Office | Adressreferenzen | Titel angelegt werden.
Firma / Name / Vorname
Für den Namen einer Firma bzw. einer Adresse sind drei Felder vorgesehen, wobei die Felder Firma / Name und Vorname auch in der Listenansicht angezeigt werden.
Der Eintrag im ersten Feld Firma / Name gleicht einem Suchkriterium. Bei Privatpersonen wird in diesem Felder der Nachnamen eingetragen.
Legen Sie vor der Eingabe fest, wie Adressdaten einheitlich erfasst werden sollen.
Ein Mitarbeiter schreibt Hermann Stahl GmbH in das Feld Firma / Name.
Ein zweiter Mitarbeiter sucht nach Stahl, findet keinen Eintrag und erfasst die Adresse noch einmal unter Stahl GmbH (im Feld Firma / Name) und Hermann im Feld Vorname.
Weitere Namensfelder
Neben dem Feld Firma stehen noch zwei weitere Eingabefelder für den Namen / Firmenbezeichnung einer Adresse bereit.
Zu Händen
Das Feld Zu Händen ermöglicht Ihnen, ein Schreiben einer speziellen Person zukommen zu lassen.
Aufbau Postanschrift / Postfachanschrift
Unter Einstellungen | Referenzen - Allgemein | Länderreferenzen | Nationen können Sie je Land angeben, wie die Postanschrift / Postfachanschrift aufgebaut sein soll, auch ob die Felder Zu Händen, Abteilung
Straße
Tragen Sie hier den Straßennamen und die Hausnummer für die Adresse ein.
PLZ / Ort
Diese beiden Felder sind für die Postleitzahl und den Ortsnamen der Adresse vorgesehen.
Land
Tragen Sie hier das Länderkürzel ein, zum Beispiel D für Deutschland oder wählen Sie ein Land aus der Referenztabelle Nationen aus. Länder werden unter Einstellungen | Referenzen - Allgemein | Länderreferenzen | Nationen angelegt.
Das Land wird nur gedruckt (zum Beispiel im Angebot / Auftrag aus der Kalkulationsmappe), wenn das ausgewählte Land von dem, in den Einstellungen des Betriebssystems abweicht. Um die Einstellung zu ändern, wechseln Sie in das Menü von Windows. Dort klicken Sie auf das Feld Einstellungen, Systemsteuerung, Ländereinstellung.
Es ist erforderlich, dass das Feld Land mit einem Wert gefüllt ist. Ist das Feld beim Speichern eines Datensatzes leer, wird vorgeschlagen den Standardwert zu verwenden.
Siehe auch Geschäftsstellen / Adresse
Postfach / Postfach-PLZ / Ort
Bei Angabe eines Postfachs mit der dazugehörigen Postleitzahl und des Ortes wird bei einem Ausdruck (Angebot, Auftrag, Rechnung, usw.) nicht mehr die Straßen Anschrift, sondern das Postfach und die entsprechende Postleitzahl mit dem Ort.
Aufbau Postanschrift / Postfachanschrift
Unter Einstellungen | Referenzen - Allgemein | Länderreferenzen | Nationen können Sie je Land angeben, wie die Postanschrift / Postfachanschrift aufgebaut sein soll, auch ob die Felder Zu Händen, Abteilung
Ortsteil
In einigen Ländern ist es notwendig, hinter dem Ortsnamen oder dem Postfach noch den Ortsteil anzugeben.
Region
Die Region ist in einigen Ländern Bestandteil der Postanschrift. Die Region kann entweder aus der vorhandenen Liste ausgewählt oder auch manuell eingetragen werden.
Regionen können unter Einstellungen | Referenzen - Allgemein | Ländereinstellungen | Regionen angelegt werden.
Aufbau Postanschrift / Postfachanschrift
Unter Einstellungen | Referenzen - Allgemein | Länderreferenzen | Nationen können Sie je Land angeben, wie die Postanschrift / Postfachanschrift aufgebaut sein soll, auch ob die Felder Zu Händen, Abteilung
Distrikt
Ist unter Einstellungen | Allgemein | Darstellung III - Adresse das Adressformat auf USA oder Großbritannien eingestellt, wird zusätzlich das Feld Distrikt eingeblendet.
Sprache
Wählen Sie eine Sprache anhand eines Sprachcodes für die Adresse aus. Die Auswahl einer Sprache ist erforderlich (Pflichtfeld).
Die Sprache einer Adresse kann zum Beispiel beim Druck von Artikeltexten berücksichtigt werden.
Sprachen werden im esoffice unter Einstellungen | Referenzen - Allgemein | Ländereinstellungen | Sprachen angelegt.
Währung
Wählen Sie eine Währung für die Adresse aus. Die Währung einer Adresse kann zum Beispiel beim Druck von Angeboten, Aufträgen und Rechnungen berücksichtigt.
Währungen die entsprechenden Umrechnungskurse werden im esoffice unter Einstellungen | Referenzen - Allgemein | Ländereinstellungen | Währungen angelegt.
GS-Nr.
Über die Geschäftsstellen-Nummer (GS-Nr.) kann eine Adresse einer Geschäftsstelle zugeordnet werden.
Beim Anlegen eines neuen Datensatzes wird die Geschäftsstellen-Nummer nur gesetzt, wenn auch die aktuelle Geschäftsstellen-Nummer ungleich 0 ist.
Ist einer Adresse keine Geschäftsstelle zugeordnet, ist der Adresse in allen Geschäftsstellen sichtbar.
Verkäufer
Sie haben die Möglichkeit, der Adresse einen zuständigen Verkäufer aus dem Personalstamm (Office | Personal) zuzuordnen.
Bei der Neuanlage einer Adresse wird der angemeldete Mitarbeiter automatisch als Verkäufer eingetragen, eine Änderung ist möglich.
Route berechnen
Über diese Schaltfläche kann eine Routenberechnung über den Webservice von Google Maps zur aktuellen Adressen durchgeführt werden, dazu wird Google Maps in einem separaten Browserfenster geöffnet. Start und Ziel für die Routenplanung sind bereits eingetragen.
Da es sich um eine externe Website handelt, informieren Sie sich vorab über die Nutzungshinweise des Google Maps Webservice.
Als Startpunkt wird die im esoffice unter Einstellungen | Allgemein | Adresse hinterlegte Adresse verwendet. Sind mehrere Geschäftsstellen angelegt, wird die Adresse der aktuellen Geschäftsstelle verwendet, siehe Einstellungen | Referenzen - Allgemein | Geschäftsstellen | Adresse.
Als Ziel werden die GPS-Koordinaten der Adresse verwendet.
Voraussetzungen Routenplanung / Anzeige von Adressen im esweb
-
Im esoffice ist unter Datenschutzcenter | Geolocation | Adresse <=> GPS die Ermittlung der GPS Koordinaten für Adressen aktiv (->Schaltfläche Akzeptieren).
-
Im esoffice ist unter Datenschutzcenter | Geolocation | esweb das Anzeigen von Adressen in einer Karte von Google Maps aktiv (->Schaltfläche Akzeptieren).
Mit der Schaltfläche Nutzungshinweise werden Informationen für die externe Routenberechnung über Google Maps angezeigt.
Nutzungshinweise
Sie verlassen diese Seite und nehmen den Services eines externen Anbieters in Anspruch.
Haftungshinweis: Trotz sorgfältiger inhaltlicher Kontrollen übernehmen wir keine Haftung für die Inhalte externer Links. Für den Inhalt der verlinkten Seiten sind ausschließlich deren Betreiber verantwortlich.
Bereich 'Notizen'
Informationen
Weitere Notizen zur Adresse können Sie im Feld Informationen eintragen.
Unter diesem Feld befindet sich das Informationsmemofeld für weitere ausführliche Zusatzinformationen.
Durch einen Klick auf die 
Lupen-Schaltfläche öffnet sich Eingabefenster, welches das Memofeld vergrößert darstellt.
Bereich 'Kommunikation'
Telefon
Tragen Sie an dieser Stelle die zentrale Telefonnummer für die Adresse ein. Tragen Sie an dieser Stelle die zentrale Telefonnummer für die Adresse ein.
Sie können im Feld Telefon eine Telefonnummer direkt der Adresse zuordnen.
Je nach Adressart können in einer Zusatztabelle weitere Telefonnummern, zum Beispiel mit Mobilnummern, Durchwahlen etc., hinterlegt werden.
Telefax
Hinterlegen Sie hier eine zentrale Telefaxnummer für die Adresse.
Telefonnummer hinzufügen
Mit der Schaltfläche Telefonnummer hinzufügen können Sie beliebige weitere Telefonnummern eintragen. (Name = Bezeichnung, Nummer = Telefonnummer, Code = Telefonartcode). Beim Eintragen von weiteren Telefonnummern steht Ihnen für die Auswahl der Bezeichnung die Tabelle der Telefonarten zur Verfügung. Somit wird bei der Auswahl eines Telefonart-Codes die dazugehörige Bezeichnung automatisch übernommen.
Bereich 'Fakturierung'
Kontonummer
Das Feld Kontonummer dient für die Eingabe einer eigenen FiBu-Nummer. (Verbindung zur Finanzbuchhaltung)
Host-Nr.
Im Feld Host-Nr kann eine Hostnummer hinterlegt werden, zum Beispiel um diese an nachgelagerte Systeme (Finanzbuchhaltung etc.) zu übergeben. Diese wird zum Beispiel für die Erstellung von Rechnungen benötigt, wenn unter Einstellungen | Allgemein | Kalkulation I - Bereich 'Rechnung' die Option Host-Nr angeben gesetzt ist.
Ist das der Fall, gilt folgendes:
-
Beim Erstellen einer Wartungsrechnung wird die Host-Nr des Anlagenkunden mit ins Rechnungsausgangsbuch übernommen.
-
Bei Rechnungen zu einer Fakturierungsgruppe wird jeweils die Host-Nr des Kunden der ersten Anlage übernommen.
-
Bei Rechnungen mit Fakturierungskunden wird auch die Host-Nr des Fakturierungskunden ins Rechnungsausgangsbuch übernommen.
-
Beim Erstellen einer Rechnung über den Fakturaserver, wird geprüft ob die Hostnummer beim Kunden gesetzt ist. Ist dies nicht der Fall, wird die Erstellung abgebrochen.
Tragen Sie im Feld USt-IdNr. die Umsatzsteuer-ID-Nummer des Kunden ein. Die Umsatzsteueridentnummer wird unter anderem für den elektronischen Rechnungsversand benötigt.
Die Umsatzsteuer-ID-Nummer kann bei der Eingabe geprüft werden, das Format (Maske) für die Umsatzsteuer-ID-Nr. kann dafür für jedes Land individuell unter Einstellungen | Referenzen - Allgemein | Länderreferenzen | Nationen - Ust-IdNr. Prüfung hinterlegt werden.
Es kann unter Einstellungen | Allgemein | Kalkulation I - Bereich 'Rechnung' durch Aktivieren der Option Umsatzsteuer-Identnr. angeben festgelegt werden, dass unter bestimmten Bedingungen für das Buchen einer Rechnung aus einer Kalkulationsmappe eine Umsatzsteueridentifikationsnummer oder eine Steuernummer beim Kunden hinterlegt ist.
Aufbau Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beginnt immer mit zwei Buchstaben. Es handelt sich um eine Abkürzung des Landes, in dem das Unternehmen seinen Geschäftssitz hat. Das Länderkürzel für Deutschland lautet DE.
Anschließend folgen acht bis zwölf Stellen, die aus Ziffern oder Buchstaben bestehen können. Den genauen Aufbau legen die Länder individuell fest. Abweichend zu einigen Ländern wird in Deutschland eine separate neunstellige Nummer (zusätzlich zum Ländercode) vergeben.
Die einzelnen Bestandteile der Umsatzsteuer-IDNr. dürfen nicht durch ein Leerzeichen getrennt werden.
Steuernr.
Im Feld Steuernr. wird die Steuernummer des Kunden eingetragen. Die Steuernummer wird unter anderem für den elektronischen Rechnungsversand benötigt.
Die Steuernummer kann bei der Eingabe geprüft werden, die Steuernummern-Prüfung kann für jedes Land individuell unter Einstellungen | Referenzen - Allgemein | Länderreferenzen | Nation - Mit Steuernr. Prüfung eingestellt werden.
Es kann unter Einstellungen | Allgemein | Kalkulation I - Bereich 'Rechnung' durch Aktivieren der Option Umsatzsteuer-Identnr. angeben festgelegt werden, dass unter bestimmten Bedingungen für das Buchen einer Rechnung aus einer Kalkulationsmappe eine Umsatzsteueridentifikationsnummer oder eine Steuernummer beim Kunden hinterlegt ist.
Mehrwertsteuer
Wählen Sie für den Kunden einen Mehrwertsteuersatz aus.
Es werden nur Mehrwertsteuer-Codes hier zur Auswahl aufgeführt, denen nicht die Steuerart Vorsteuer zugeordnet wurde. Außerdem wird die Landart geprüft, ob diese mit dem Land des Kunden übereinstimmt.
Für den Versand von elektronischen Rechnungen ist es zwingend erforderlich, dass die entsprechende und richtige Steuerart pro Mehrwertsatz hinterlegt wurde.
Die Mehrwertsteuersätze werden unter Einstellungen | Referenzen - Buchhaltung | Mehrwertsteuer angelegt. Sie können dort auch den Mehrwertsteuersatz festlegen, der beim der Neuanlage eines neuen Kunden als Vorgabe zugeordnet werden soll.
Zahlungsbedingungen
Bei der Neuanlage eines Kunden wird die Zahlungsbedingung 1 als Vorgabe zugeordnet, Sie können eine andere Zahlungsbedingung für den Kunden aus der Liste auswählen.
Die beim Kunden hinterlegte Zahlungsbedingung wird in den Kalkulationsmappe des Kunden als Vorgabe eingetragen, kann aber für jede Kalkulationsmappe noch geändert werden.
Zahlungsbedingungen mit den entsprechenden Zahlungszielen und Skontobedingungen legen Sie unter Einstellungen | Referenzen - Buchhaltung | Zahlungsbedingungen an.
Funktionen
In der Symbolleiste / Menüleiste stehen Ihnen einige Funktionen zur Verfügung.
Nicht alle Funktionen stehen in jedem Modul zur Verfügung.
Bedeutung der Symbole
Suchfunktion
Volltextsuche über alle angezeigten Felder, die Suche startet direkt nach Eingabe des ersten Zeichens.
Layout: Tabellenansicht (Grid)
Zeigt die Datensätze in einer Tabellenansicht an.
Layout: Tabelle (Grid) und Details
Zeigt die Daten auf der linken Seite in einer kompakten Tabellenansicht und den markierten Datensatz in der Detailansicht an.
In der Detailansicht stehen je Datensatz unterschiedliche Register zur Verfügung auf denen die Daten thematisch zusammengefasst sind.
Die Bearbeitung der Daten eines Datensatzes ist nur in der Detailansicht möglich.
Layout: Detailansicht
Zeigt einen Datensatz in der Detailansicht an.
In der Detailansicht stehen je Datensatz unterschiedliche Register zur Verfügung auf denen die Daten thematisch zusammengefasst sind.
Die Bearbeitung der Daten eines Datensatzes ist nur in der Detailansicht möglich.
Geschäftsstellenfilter: Aktuelle Geschäftsstelle
Der Geschäftsstellenfilter wird angezeigt, wenn eine Lizenz für das optionale Modul Geschäftsstellen vorhanden ist.
Siehe auch Geschäftsstellen
Für die Anzeige des Geschäftsstellenfilters ist die Berechtigung 60 - Geschäftsstellen erforderlich.
Um alle Geschäftsstellen zu sehen wird die Berechtigung 8 - Alle Geschäftsstellen sehen benötigt.
Ist dieser Filter aktiviert, werden nur Datensätze angezeigt, die der aktuellen Geschäftsstelle zugeordnet sind.
Die generelle Funktionsweise der Geschäftsstellenfilter wird unter Filter Geschäftsstelle / Eigene Personalnummer beschrieben.
Geschäftsstellenfilter: Eigene Geschäftsstellen
Der Geschäftsstellenfilter wird angezeigt, wenn eine Lizenz für das optionale Modul Geschäftsstellen vorhanden ist.
Siehe auch Geschäftsstellen
Für die Anzeige des Geschäftsstellenfilters ist die Berechtigung 60 - Geschäftsstellen erforderlich.
Um alle Geschäftsstellen zu sehen wird die Berechtigung 8 - Alle Geschäftsstellen sehen benötigt.
Ist dieser Filter aktiviert, werden nur Datensätze von allen Geschäftsstellen angezeigt, die dem angemeldeten Benutzer, im Personalstamm zugeordnet worden sind.
Siehe auch
-
Haupt-Geschäftsstelle zuordnen
esoffice - Office | Personal | Details I - GS-Nr.
-
Weitere Geschäftsstellen zuordnen
esoffice - Office | Personal | Details I - Unterregister 'weitere GS-Nr.'
Die generelle Funktionsweise der Geschäftsstellenfilter wird unter Filter Geschäftsstelle / Eigene Personalnummer beschrieben.
Neuen Datensatz anlegen
Legt einen neuen Datensatz an, zum Beispiel einen neuen Kunden oder Bedarfer.
Dabei wird zur Eingabe der Daten auf die Detailansicht umgeschaltet, im Hintergrund wird eine eindeutige Datensatznummer aus den Nummernkreisen gezogen.
Welcher Nummernkreis-Code dabei verwendet wird, ist abhängig von der Datensatzart, die neu angelegt wird.
Bei Kunden wird der Nummernkreis Code KUN verwendet.
Datensatz speichern
Speichert die Änderungen des aktuell zur Bearbeitung geöffneten Datensatz, dies gilt auch für neu angelegte Datensätze.
Beim Speichern wird noch geprüft, ob alle notwendigen Felder (sogenannte Pflichtfelder) ausgefüllt worden sind.
Fehlen Angaben in den Pflichtfeldern, kann der Datensatz nicht gespeichert werden und es wird eine entsprechende Meldung angezeigt.
Layout bearbeiten (Customizing)
Mit dem optionalen esweb-Customizing-Modul ist es möglich, die Formulare im esweb anzupassen, zum Beispiel Felder ausblenden oder an eine andere Stelle verschieben.
Auch die Tabellenansicht (Grid) kann angepasst werden (Sichtbarkeit von Spalten, Spaltenbeschriftung ändern, Spaltenreihenfolge).
Weitere Informationen finden Sie im Thema Customizing (Layout bearbeiten).
Report (Drucken)
Ermöglicht den Ausdruck der Daten über zuvor zugeordnete Reports des Typ Microsoft Reporting Services (MSSRS).
Für die Verwendung von Reports ist es erforderlich, dass diese an den entsprechenden Einstiegspunkten im esoffice registriert werden
Siehe auch esoffice | Tools | Reports | Reportverwaltung - Registrierung.
Exportieren
In verschiedenen Listen innerhalb esweb gibt es die Möglichkeit die angezeigten Daten zu exportieren. Dabei können verschiedene Formate gewählt werden.
Zusätzlich kann diese Funktion in Verbindung mit Filtern eingesetzt werden um so ganz gezielt nur bestimmte Informationen zu exportieren.
Ob die Exportfunktion im esweb angezeigt wird, legen Sie in den esweb-Einstellungen unter Einstellungen | Allgemein | Parameter - Bereich Allgemein mit der Option Exportfunktion aktivieren fest.
Eine Beschreibung finden Sie unter Excel Export