Neuerungen in Version 12

Folgende Neuerungen sind in der esoffice Version 12.00 gegenüber der Version 11.00 enthalten.

• Kontingentverwaltung

• esmobile Redesign

• Mobiles Aufmaẞ

• Feuerlöscherverwaltung / Ersatzteilverwaltung

• Kundencockpit

• AAD-Authentifizierung esmobile

• OCI-Schnittstelle

• Usability-Optimierung

• Verkleinerung der Haupt-Register

• Technische Sicherheitseinrichtung (TSE)

• xRechnung

• Gründe für Stornierungen oder Gutschriften

• Rechnung inklusive eFormulare

• Gründe für Vertragskündigungen

• Hinweis im Projektauftrag auf vollständige Lieferung

• Bestätigte Bestellsumme anzeigen (eswawi)

• Vorgangsspezifische Leitweg-ID (xRechnung)

• Weitere Anhänge für Vertragsrechnungen

• Lieferanten als Mitarbeiter kennzeichnen

• Freigabemanagement für Bestellungen

• Kontaktlose Unterschrift

• Löschen von Debitorenrechnungen

• Neue Berechtigung für esWawi Bestellungen

• Reportübersicht

• Neue Lizenzarten Techniker-Basis und Bauleiter

Weitere Punkte

Gründe für Stornierungen oder Gutschriften

Wird eine Gutschrift in der Kalkulation erstellt, kann eingestellt werden, dass es erforderlich ist eine Begründung für die Gutschrift / Stornierung an zugegeben.

Ist unter Einstellungen | Allgemein | Buchhaltung II - Bereich 'Debitoren' die Option Mit Gutschriftbegründung aktiviert, kann eine Gutschrift / Stornierung nur gebucht werden, wenn ein Grund aus der Referenztabelle Gutschriftsbegründungen ausgewählt oder ein individueller Text eingegeben wurde.

Im Dialog Rechnung erstellen in der Kalkulationsmappe wird das Auswahlfeld Gutschriftsgrund und ein zugehöriges Eingabefeld zur individuellen Texteingabe eingeblendet, wenn die Dokumentart Gutschrift gewählt und die Option Mit Gutschriftsbegründungen aktiviert wurde.

Auch beim Erstellen einer manuelle Vertragsgutschrift und beim Stornieren einer Vertragsrechnung kann ein Gutschriftsgrund ausgewählt bzw. ein individueller Grund eingegeben werden

Beim Buchen einer Gutschrift wird die ausgewählte Nummer der Gutschriftsbegründung und der Text in das Rechnungsausgangsbuch (Felder GUTGRUNDNR und GUTGRUNDINFO) übernommen.

Gutschriftsbegründungen können unter Einstellungen | Referenzen - Buchhaltung | Buchhaltungsreferenzen | Gutschriftsbegründungen hinterlegt werden.

Rechnung inklusive eFormulare

In der Kalkulationsmappe kann beim Buchen einer Rechnung im Dialog Rechnung erstellen per Dateiauswahldialog die PDF-Dateien der eFomulare des zugehörigen Auftrags ausgewählt werden. Im Dialog wird automatisch das Verzeichnis voreingestellt in dem die Dateien zu den e-Formularen abgelegt werden. Die ausgewählte Dateien werden beim Drucken / Versenden der Rechnung mit gedruckt / versendet.

Das Auswahlfeld für die eFormular-Dateien wird nur angezeigt, wenn unter Einstellungen | Allgemein | Auftragsarten | Parameter I - Bereich 'Dokumentenablage Verzeichnisse' für die betreffende Auftragsart das Eingabefeld eFormulare gesetzt ist.

Gründe für Vertragskündigungen

Wird eine Vertragskündigung im Vertragsmanagement eingetragen, kann eingestellt werden, dass es erforderlich ist eine Begründung für die Vertragskündigung an zugegeben.

Wenn unter Einstellungen | Allgemein | Service I - Bereich 'Vertragsmanagement' die Option Mit Kündigungsgrund aktiviert ist, kann in der Vertragsverwaltung auf dem Register Service | Verträge | Fakturierung - Datum das Feld Gekündigt zum nur ausgefüllt werden, wenn im Eingabefeld Kündigungsgrund ein Text ausgewählt oder manuell eingegeben wurde.

Bei aktivierter Option Mit Kündigungsgrund werden auf dem Register Service | Verträge | Fakturierung - Bereich Texte ein Auswahlfeld für die Kündigungsgründe und ein Feld zur Eingabe von individuellen Texteingabe angezeigt.

Über das Auswahlfeld können die in dieser Referenztabelle hinterlegten Kündigungsgründe ausgewählt werden.

Unter Einstellungen | Referenzen - Service | Vertragsreferenzen | Kündigungsgründe können Gründe für eine Vertragskündigung vordefiniert werden.

Hinweis im Projektauftrag auf vollständige Lieferung

Ist bei allen Bestellpositionen eines Projektauftrags auf dem Register Projekt | Aufträge | Bestellungen kein Rückstand (Rückstand = 0) mehr vorhanden, wird im Register der Hinweis Die bestellte Ware ist komplett geliefert worden angezeigt.

Diese Information kann die Mitarbeiter mit Lager hilfreich sein, um den Techniker zu informieren, wenn alle bestellten Materialien für einen Auftrag verfügbar sind.

Bestätigte Bestellsumme anzeigen (eswawi)

Bei einer Bestellung wird auf dem Register Artikel | Bestellungen | Details wird die Bestellsumme auf Grundlage der Einkaufspreise angezeigt. Erhalten Sie von Ihrem Lieferanten bei Bestellprozess über eswawi eine Bestellbestätigung mit den Projektpreisen, wird eine weitere Summe unter der Bestellsumme im Feld Bestätigte Bestellsumme angezeigt.

Die bestätigte Bestellsumme wird nur angezeigt, wenn für ALLE Bestellpositionen der Bestellung, das Feld NettoPreis Bestätigt gefüllt ist und ergibt sich aus der Summe aller Positionen mit bestätigten Preisen.

Vorgangsspezifische Leitweg-ID (xRechnung)

Für die Erstellung von xRechnungen wird eine beim Kunden hinterlegte Leitweg-ID benötigt. Zusätzlich ist es möglich für einzelne Vorgänge eine abweichende Leitweg-ID anzugeben. Bei Buchen eines Auftrages oder einer Rechnung kann eine abweichende Leitweg-ID eingetragen werden. Wird der Wert in den Dialogen Auftrag erstellen / Rechnung erstellen nicht manuell gefüllt, wird automatisch auf die beim Kunden oder Fakturierungskunden hinterlegte Leitweg-ID zurückgegriffen. Bei Aufträgen (Projekt-, Service- und Inspektionsauftrag) kann die Leitweg-ID auf dem Register Details - Unterregister Fakturierung hinterlegt werden.

Bei Verträgen kann die Leitweg-ID auf dem Register Details im Bereich Anlage / Kunde eingetragen werden. Im Vertrag wird ebenfalls dann auf die Leitweg-ID des Kunden zurückgegriffen, sofern diese im Vertrag nicht hinterlegt ist.

Siehe auch xRechnung

Weitere Anhänge für Vertragsrechnungen

Bei der Erstellung von Rechnungen für Verträge in Verbindung mit dem elektronischen Dokumentenversand können weitere Anhänge ausgewählt werden, die zusammen mit der Rechnung gedruckt, versendet bzw. bei einer xRechnung mit eingebettet werden können.

Bei folgenden Vertragsrechnungen können die weiteren Anhänge verwendet werden: 

• Einzelfakturierung von Verträgen

• Manuellen Rechnungen zu Verträgen

• Stornieren von Vertragsrechnungen

Lieferanten als Mitarbeiter kennzeichnen

Auf dem Register Office | Lieferanten | Adresse im Bereich Referenznr. gibt es nun ein neues Auswahlfeld Personal, über das dem Lieferanten ein Mitarbeiter zugeordnet werden kann.

In den Formularen Lieferanten, Bestellbearbeitung, Lagerverwaltung - Wareneingang und Kreditoren / Rechnungen werden bei fehlender Berechtigung 46 - Personallieferanten auswerten Datensätze, die einem Lieferanten mit gesetzter Personal-Referenznummer zugeordnet sind, nicht mehr angezeigt. Außerdem können diese Lieferanten im Lieferantenauswahldialog auch für neue Vorgänge nicht mehr ausgewählt werden wenn die Berechtigung nicht vorhanden ist.

Freigabemanagement für Bestellungen

Das Freigabemanagement (Workflow) ist um die Freigabe von Bestellungen erweitert worden.

Bestellung drucken

Ist unter Einstellungen | Allgemein | Helpdesk / Workflow - Bereich 'Workflow' die Option Bestellung drucken aktiviert, kann das Freigabemanagement für Bestellungen genutzt werden. Bei aktivierter Option wird bei den Bestellungen auf dem Register Artikel | Bestellungen | Details das Kombinationsfeld Vorgang für den Workflow-Vorgang angezeigt.

Für jeden Mitarbeiter kann im Personalstamm unter Office | Personal | Details II - Bereich 'Workflow' eine maximale Bestellsumme (Feld max. Bestellsumme) festgelegt werden.

Bei aktivierter Option Bestellung drucken erfolgt beim Drucken einer Bestellung die Workflow-Prüfung analog zum Buchen einer Kalkulation, so das ein entsprechender Workflow Vorgang angelegt werden kann. Dabei wird der Einkaufspreis der Bestellsumme mit der maximal erlaubten Bestellsumme des Bearbeiters verglichen.

Mitarbeiter aus einem Termin in den Projektauftrag übernehmen

Bei der Zuweisung eines Termins zu einem Projektauftrag (zum Beispiel in der Personaleinsatzplanung) wird, sofern im Auftrag noch kein Monteur zugeordnet ist, jetzt eine Abfrage angezeigt, ob der Auftrag geändert werden soll. Bei Bestätigung wird der zuständige Mitarbeiter gemäß Termin als Techniker in den Auftrag übernommen.