Adresse

Auf dem Register Office | Lieferanten | Adresse werden die Adressdaten eines Lieferanten hinterlegt.

Für das Navigieren innerhalb der Datensätze und für einige Funktionen steht ihnen der Navigator oberhalb der Register zur Verfügung.

Eine Beschreibung der Navigator-Schaltflächen und deren Funktionen finden Sie unter Datensatz-Navigator.

Die komplette Funktionalität des Navigators (Anlegen, Löschen etc.) steht Ihnen nur auf den Registern Liste, Adresse, Details und Details II zur Verfügung.

Nummer (Lieferantennummer )

Bei der Neuanlage eines Datensatzes wird eine eindeutige Nummer aus den Nummernkreisen vergeben, eine nachträgliche Änderung ist nicht möglich.

Siehe auch Nummernkreise

Matchcode

Für eine Adresse oder einen Vorgang können Sie einen zusammengesetzten eindeutigen Suchbegriff (Matchcode) vergeben, dies kann die Suche erleichtern. Der Aufbau des Matchcode kann dabei frei gestaltet werden, auch die automatische Erzeugung des Matchcodes beim Neuanlegen oder Ändern eines Datensatzes nach einen individuell festgelegten Aufbau ist möglich.

Es ist sinnvoll, den Aufbau des Matchcodes vor Beginn der Arbeit mit esoffice festzulegen.

Aufbau des Matchcode

Die Zusammensetzung erfolgt folgendermaßen:

Inhalt von Feld Firma1, dann ein Komma, der erste Buchstabe des Vornamens (wenn gefüllt) mit Punkt und Komma und dann der Ort.

Den Aufbau des automatisch generierten Matchcodes legen Sie unter Einstellungen | Allgemein | Parameter I - Bereich 'Adressen' fest.

Der Matchcode kann auch mit der Funktion Matchcode füllen im Kontextmenü auf dem Register Liste oder Adresse vergeben werden, es wird dabei der in den Einstellungen hinterlegte Aufbau berücksichtigt.

Anrede

Im Feld Anrede ist es möglich eine Adressanrede einzugeben oder eine Anrede aus der entsprechenden Referenztabelle auszuwählen.

Anreden können unter Einstellungen | Referenzen - Office | Adressreferenzen | Anreden angelegt werden.

Titel

Tragen Sie hier den Titel einer Person ein oder wählen einen aus der Referenztabelle Titel aus.

Titel können unter Einstellungen | Referenzen - Office | Adressreferenzen | Titel angelegt werden.

Firma / Name / Vorname

Für den Namen einer Firma bzw. einer Adresse sind drei Felder vorgesehen, wobei die Felder Firma / Name und Vorname auch in der Listenansicht angezeigt werden.

Der Eintrag im ersten Feld Firma / Name gleicht einem Suchkriterium. Bei Privatpersonen wird in diesem Felder der Nachnamen eingetragen.

Legen Sie vor der Eingabe fest, wie Adressdaten einheitlich erfasst werden sollen.

Ein Mitarbeiter schreibt Hermann Stahl GmbH in das Feld Firma / Name.

Ein zweiter Mitarbeiter sucht nach Stahl, findet keinen Eintrag und erfasst die Adresse noch einmal unter Stahl GmbH (im Feld Firma / Name) und Hermann im Feld Vorname.

Weitere Namensfelder

Neben dem Feld Firma stehen noch zwei weitere Eingabefelder für den Namen / Firmenbezeichnung einer Adresse bereit.

Zu Händen

Das Feld Zu Händen ermöglicht Ihnen, ein Schreiben einer speziellen Person zukommen zu lassen.

Aufbau Postanschrift / Postfachanschrift

Unter Einstellungen | Referenzen - Allgemein | Länderreferenzen | Nationen können Sie je Land angeben, wie die Postanschrift / Postfachanschrift aufgebaut sein soll, auch ob die Felder Zu Händen, Abteilung , Ortsteil oder Region innerhalb der Anschrift verwendet werden.

Straße

Tragen Sie hier den Straßennamen und die Hausnummer für die Adresse ein.

PLZ / Ort

Diese beiden Felder sind für die Postleitzahl und den Ortsnamen der Adresse vorgesehen.

Land

Tragen Sie hier das Länderkürzel ein, zum Beispiel D für Deutschland oder wählen Sie ein Land aus der Referenztabelle Nationen aus. Länder werden unter Einstellungen | Referenzen - Allgemein | Länderreferenzen | Nationen angelegt.

Das Land wird nur gedruckt (zum Beispiel im Angebot / Auftrag aus der Kalkulationsmappe), wenn das ausgewählte Land von dem, in den Einstellungen des Betriebssystems abweicht. Um die Einstellung zu ändern, wechseln Sie in das Menü von Windows. Dort klicken Sie auf das Feld Einstellungen, Systemsteuerung, Ländereinstellung.

Es ist erforderlich, dass das Feld Land mit einem Wert gefüllt ist. Ist das Feld beim Speichern eines Datensatzes leer, wird vorgeschlagen den Standardwert zu verwenden.

Siehe auch Geschäftsstellen / Adresse

Postfach / Postfach-PLZ / Ort

Bei Angabe eines Postfachs mit der dazugehörigen Postleitzahl und des Ortes wird bei einem Ausdruck (Angebot, Auftrag, Rechnung, usw.) nicht mehr die Straßen Anschrift, sondern das Postfach und die entsprechende Postleitzahl mit dem Ort.

Aufbau Postanschrift / Postfachanschrift

Ortsteil

In einigen Ländern ist es notwendig, hinter dem Ortsnamen oder dem Postfach noch den Ortsteil anzugeben.

Region

Die Region ist in einigen Ländern Bestandteil der Postanschrift. Die Region kann entweder aus der vorhandenen Liste ausgewählt oder auch manuell eingetragen werden.

Regionen können unter Einstellungen | Referenzen - Allgemein | Ländereinstellungen | Regionen angelegt werden.

Aufbau Postanschrift / Postfachanschrift

Distrikt

Ist unter Einstellungen | Allgemein | Darstellung III - Adresse das Adressformat auf USA oder Großbritannien eingestellt, wird zusätzlich das Feld Distrikt eingeblendet.

Abteilung

Das Feld Abteilung ermöglicht Ihnen, ein Schreiben einer bestimmten Abteilung zukommen zu lassen, falls zum Beispiel im Feld Zu Händen keine spezielle Person angeführt ist.

Aufbau Postanschrift

Unter Einstellungen | Referenzen - Allgemein | Länderreferenzen | Nationen können Sie je Land angeben wie die Postanschrift aufgebaut sein soll, auch ob das Feld Zu Händen oder Abteilung innerhalb der Anschrift verwendet werden soll.

Informationen

Weitere Notizen zur Adresse können Sie in diesem Feld hinterlegen.

Unter diesem Feld befindet sich das Informationsmemofeld. Mit einem Doppelklick kann das Memofeld zur erleichterten Bearbeitung in einem separaten Fenster geöffnet werden.

Dieses Memofeld ist ein RichText-Feld und der einzugebende Text kann entsprechend Ihren Bedürfnissen formatiert werden. (zum Beispiel Schriftfarbenwahl, Unterstreichenfunktion, etc.).

Referenznr. / Kunde

Ist ein Lieferant sowohl Lieferant als auch Kunde von Ihnen, können im Feld Referenznr. Kunde den entsprechenden Kundendatensatz verknüpfen. Die Referenz-Kundenadresse wird über das Auswahlfeld festgelegt.

Die Auswertung dieser Angaben erfolgt im Menüpunkt Buchhaltung | Eingangsrechnungen | Offen. Hier können dann die Kreditorenrechnungen des Lieferanten mit den Debitorenrechnungen des Kunden gegenübergestellt werden.

Über die Sprungfunktion Gehe zu in der Symbolleiste oder das Kontextmenü kann zum ausgewählten Kunden gewechselt werden.

Referenznr. / Personal

Auf dem Register Office | Lieferanten | Adresse im Bereich Referenznr. kann über das Auswahlfeld Personal ein Lieferant als Mitarbeiter gekennzeichnet werden.

In den Formularen Lieferanten, Bestellbearbeitung, Lagerverwaltung - Wareneingang und Kreditoren / Rechnungen werden bei fehlender Berechtigung 46 - Personallieferanten auswerten Datensätze, die einem Lieferanten mit gesetzter Personal-Referenznummer zugeordnet sind, nicht mehr angezeigt. Außerdem können diese Lieferanten im Lieferantenauswahldialog auch für neue Vorgänge nicht mehr ausgewählt werden wenn die Berechtigung nicht vorhanden ist.

Telefonnummer

Tragen Sie an dieser Stelle die zentrale Telefonnummer für die Adresse ein. Tragen Sie an dieser Stelle die zentrale Telefonnummer für die Adresse ein.

Sie können im Feld Telefon eine Telefonnummer direkt der Adresse zuordnen.

Je nach Adressart können in einer Zusatztabelle weitere Telefonnummern, zum Beispiel mit Mobilnummern, Durchwahlen etc., hinterlegt werden.

Telefax

Hinterlegen Sie hier eine zentrale Telefaxnummer für die Adresse.

E-Mail

In diesem Feld kann eine zentrale E-Mail-Adresse für den Adress-Datensatz eingetragen werden. Weitere E-Mail-Adressen können entweder über die Zusatztabelle erfasst werden oder sie werden bei den zugeordneten Ansprechpartner hinterlegt.

Tabelle 'Weitere Nummern'

In dieser Tabelle können weitere Telefon- / Faxnummern / E-Mail-Adressen erfasst werden.

Bezeichnung

Vergeben Sie eine eindeutige Bezeichnung für die zusätzliche Nummer ein. Bei der Auswahl eines Telefonart-Codes wird die dort hinterlegte Bezeichnung in dieses Feld übernommen.

Nummer

In diesem Feld hinterlegen Sie die zusätzliche Nummer. Dabei kann es sich um eine Telefonnummer, Mobilnummer, Telefaxnummer oder eine zusätzliche E-Mail-Adresse handeln. Um welchen Typ Nummer es sich handelt, legen Sie über die Auswahl im Feld Code fest.

Code

Wählen Sie einen Telefonart Code aus der entsprechenden Referenztabelle für die zusätzliche Nummer aus. Es wird die bei der Telefonart hinterlegte Beschreibung in das Feld Bezeichnung übernommen. Für die Telefonart wird festgelegt um was für einen Typ Telefonnummer / E-Mail-Adresse es sich handelt, z.B. um eine Mobilnummer oder eine Durchwahl.

Da bestimmte Programmfunktionalitäten über die Telefonart gesteuert werden, sollte jeder Zusatznummer eine Telefonart zugewiesen werden.

Telefonart-Codes können unter Einstellungen | Referenzen - Office | CAS-Referenzen | Telefonarten anlegt werden. Die Zuordnung einer Funktionalität zu den einzelnen Telefonart-Codes legen Sie unter Einstellungen | Allgemein | Parameter II - Bereich 'Telefonartcodes' fest.

Kontakt

Mit der Option Kontakt können Sie der Adresse ein weiteres Attribut zuweisen. Dieses Attribut kann zum Beispiel durch Kundenindividuelle Reports ausgewertet werden.

Überregional

Die Option Überregional steuert die Anzeige der Adresse bezogen auf die Geschäftsstellen. Wird diese Option aktiviert, kann diese Adresse auch bei anderen Geschäftsstellen eingesehen werden.

Ist ein Lieferant sowohl Lieferant als auch Kunde von Ihnen, können im Feld Referenznummer Kunde seine Kundendaten hinterlegt werden.
Die Auswertung dieser Angaben erfolgt im Menüpunkt Buchhaltung | Eingangsrechnungen | Offen. Hier können dann seine Kreditorenrechnungen seinen Debitorenrechnungen gegenübergestellt werden.

Eine andere Möglichkeit für das Anlegen eines neuen Lieferanten mit einer Lieferantennummer steht Ihnen mit der Schaltfläche Neu zur Verfügung.

Über die Schaltfläche Neu im Navigator öffnet sich ein Fenster mit der Möglichkeit, die Lieferantennummer von Hand einzugeben.

Es wird geprüft, ob die ausgewählte Lieferantennummer im Nummernkreis vorhanden ist. Wenn nicht, kann der Datensatz nicht gespeichert werden. Das Programm schlägt dann vor, die nächste freie Nummer aus dem Nummernkreis zu übernehmen. Durch die Sonderautorisierung Keine Nummernkreis-Einschränkung kann diese Prüfung ausgeschaltet werden.