Kontingentverwaltung

Immer mehr Dienstleistungen werden im ITK-Bereich online durchgeführt.

 

Heutzutage wird oft aus der Ferne auf eine Anlage zugegriffen, um eine gemeldete Störung zu beheben. Da der Techniker nicht vor Ort ist, kann er auch keine Unterschrift des Kunden als Leistungsnachweis erhalten. So muss derzeit ohne unterschriebenen Arbeitsbericht abgerechnet werden.

Dies führt oft zu Diskussionen, weil der Kunden den Zeitaufwand nicht nachvollziehen und einschätzen kann. Und das kostet wieder Zeit, Nerven und führt zu Unmut - bei Ihren Kunden und bei Ihnen. Hier können vorab vereinbarte Dienstleistungs-Kontingente helfen.

Um Sie in Ihrem Dienstleistungsalltag noch besser zu unterstützen, ist die optionale Kontingentverwaltung verfügbar.

Ihnen stehen drei Kontingent-Arten zur Verfügung. So können Sie Ihre Abrechnung entweder auf Basis der Artikel-Menge, des Artikel-Preises oder der Arbeitszeiten durchführen. Selbstverständlich haben Sie die Möglichkeit, den Gültigkeitszeitraum (auch für zukünftige) zu hinterlegen. Falls Sie wünschen, dass ein Dienstleistungskontingent nach Ablauf einer bestimmten Zeit verfällt, können Sie auch diese Zeiträume im System hinterlegen. Über die Schaltfläche Kontingentlauf starten Sie einen Prüfvorgang, der entsprechende Kontingente automatisch wieder auf Null bucht.

Erklärung: Was sind Kontingente?

Kontingente sind Leistungen (Artikel, Dienstleistung o.ä.), die einem Kunden / einer Anlage zum Abruf zur Verfügung gestellt werden. Der Umfang eines Kontingentes wird dabei im Voraus festgelegt und berechnet. Dabei ergibt sich ein Preisvorteil gegenüber den normal abgerufenen Leistungen. Die Leistungen aus dem Kontingent können vom Kunden abgerufen werden und werden bei der Rechnungsstellung mit den im Kontingent enthaltenen Leistungen verrechnet.

Der Umfang eines Kontingentes wird im ersten Schritt definiert und über eine Kalkulations- oder Vertragsrechnung aufgeladen.

Kontingentarten

Es stehen drei Kontingentarten zur Verfügung:

Menge

Das Kontingentvolumen bezieht sich auf eine Menge von Artikeln.

Es können als Kalkulations-Positionen Materialgruppen und / oder einzelne Artikel verwendet werden.

Kontingente mit der Kontingentart Menge können mit einer Vertrags- oder Kalkulationsrechnung bebucht werden.

Die Belastung erfolgt über eine Kalkulationsrechnung.

Betrag

Das Kontingentvolumen bezieht sich auf den Verkaufspreis von Artikeln.

Es können als Kalkulations-Positionen Materialgruppen und / oder einzelne Artikel verwendet werden.

Kontingente mit der Kontingentart Menge können mit einer Vertrags- oder Kalkulationsrechnung bebucht werden.

Die Belastung erfolgt über eine Kalkulationsrechnung.

Minute

Das Kontingentvolumen bezieht sich auf Arbeitszeiten.

Als Kontingent-Positionen können Lohnarten ausgewählt werden.

Kontingente mit der Kontingentart Minute können mit einer Vertragsrechnung bebucht werden.

Die Belastung erfolgt über einen Serviceauftrag bei der Übernahme der Leistungsartikel.

Anrechnung von Kontingentleistungen

Beim Fakturieren von Dienstleistungen und Artikeln kann von diesem Kontingent entsprechend den festgelegten Bedingungen abgebucht werden.

Erklär-Video

Schauen Sie sich dazu die Erklär-Videos zum Thema Kontingentverträge an.

Einführung

Tutorial Kontingentverwaltung in esoffice

Kontingentverwaltung

Zum Anlegen und Bearbeiten von Kontingenten rufen Sie die Kontingentverwaltung unter Service | Kontingente auf. Das Register Service | Kontingente | Liste wird geöffnet.

Filter 'Kontingentart'

Über den Filter Kontingentart kann die Liste der angezeigten Kontingente eingeschränkt werden.

Um den Filter zu nutzen, aktivieren Sie die Option vor Kontingentart. Im daneben befindlichen Drop-down-Menü kann dann Filterkriterium ausgewählt werden. Es stehen die Optionen gleich und ungleich zur Verfügung.

Kontingentlauf

Mit der Schaltfläche Kontingentlauf wird ein Prüfvorgang gestartet, welcher anhand der Ablaufperiode der Kontingente diese wieder auf null bucht. Diese Funktion wird für Kontingente benötigt, bei denen das aufgebuchte Kontingent nach einer festgelegten Zeit (Ablaufperiode = Anzahl Monate) verfällt.

Voraussetzungen Kontingentverwaltung

 

Die Lizenz 0110630 - Kontingentverwaltung ist für die Nutzung der Kontingentverwaltung erforderlich.

 

Für die Anzeige der Kontingente und das Anlegen / Ändern von Kontingenten sind folgende Berechtigungen notwendig:

6295 Kontingente (Berechtigungscode: 4260)

6296 Kontingente ändern (Berechtigungscode: 4261)

Zusätzlich wird noch eine spezielle Artikelart und ein Artikel zur Kontingentbelastung benötigt.

Referenzen anlegen

Nachfolgend finden Sie Beschreibungen zum Anlegen der für die Kontingentbuchungen benötigten Referenzen.

Für die Abrechnung von Kontingentbuchungen in der Kalkulation wird eine Artikelart mit der aktivierten Option Abrechnungsartikel für Kontingentbuchungen benötigt.

Artikelart anlegen

  1. Legen Sie unter Einstellungen | Referenzen - Artikel | Artikelreferenzen | Artikelarten mit der Schaltfläche eine neue Artikelart an.

  1. Füllen Sie die Felder der Artikelart aus

    Nr.

    Vergeben Sie im Feld Nr. eine eindeutige Nummer.

    Sprachcode

    Wählen Sie einen Sprachcode aus der Referenztabelle Sprachen aus. Der Sprachcode bezieht sich dabei auf die Sprache, die bei den Eintragungen im Feld Bezeichnung verwendet wird.

    Bezeichnung

    Tragen Sie eine Bezeichnung gemäß dem eingestellten Sprachcode ein.

    Wenn Bezeichnungen in mehreren Sprachen hinterlegt werden, ist es erforderlich, dass die Kombination aus Nr. und Sprachcode eindeutig vergeben wird.

    Option 'Abrechnungsartikel für Kontingentbuchungen'

    Aktivieren Sie für die neu angelegte Artikelart die Option Abrechnungsartikel für Kontingentbuchungen.

     

    Folgende Optionen sollten zusätzlich bei der Artikelart gesetzt werden:

    • Material-Marktpreis nicht neu kalkulieren
    • Material-Verkaufspreis nicht neu kalkulieren
    • Lohn-Marktpreis nicht neu kalkulieren
    • Lohn-Verkaufspreis nicht neu kalkulieren
    • Material-Verkaufspreis immer mit Lohnanteil kalkulieren

  2. Speichern Sie die Artikelart mit der Schaltfläche .

     

    Diese Artikelart wird in einem zweiten Schritt den Artikeln für die Kontingentabrechnung zugewiesen.

Um von einem Kontingent in einer Kalkulation abbuchen zu können, benötigen Sie noch mindestens einen Artikel.

Kontingentartikel anlegen

  1. Legen Sie unter Artikel | Artikel / Leistungen | Liste mit der Schaltfläche einen neuen Artikel an.
  2. Vergeben Sie auf dem Register Artikel / Leistungen | Preise / Text einen Matchcode und eine Bezeichnung.
  3. Auf dem Register Artikel / Leistungen | Details I wählen Sie im Feld Art die im vorherigen Schritt angelegte Artikelart aus.
  4. Speichern Sie den Artikel mit der Schaltfläche .