Service II
Das Register
Weitere Einstellungen für den Servicebereich finden Sie auf dem Register Einstellungen | Allgemein | Service I.
Einstellungs-Set
Sofern die Lizenz für weitere Geschäftsstellen vorhanden ist, haben Sie die Möglichkeit bestimmte Einstellungen in Einstellungs-Sets zusammenzufassen.
Sind mehrere Einstellungs-Sets angelegt worden, wählen Sie im Navigator aus, welches Einstellungs-Set und die damit verbundenen Einstellungen Sie bearbeiten möchten.
Wenn Sie Einstellungen in einem solchen Einstellungsformular vornehmen, werde diese nur im aktuell eingestellten Einstellungs-Set gespeichert.
Weitere Informationen zu der Funktionsweise der Einstellungs-Set (Anlegen eines Einstellungs-Sets, Zuordnung zu einer Geschäftsstelle) finden Sie unter Einstellungs-Sets.
Bereich 'Servicemanagement'
Bei Anlage eines Serviceauftrages zuständigen Monteur von der Anlage übernehmen
Ist diese Option aktiviert, wird bei der Anlage eines neuen Serviceauftrags der zuständige Monteur automatisch aus der zugehörigen Anlage übernommen.
Die Zuordnung eines Monteurs zu einer Anlage wird unter Service | Anlagen | Details - Bereich 'Zuständige Mitarbeiter' im Feld Techniker vorgenommen.
Die LagerNr des Monteurs in den Serviceauftrag übernehmen
Ist diese Option aktiviert, wird immer das KFZ-Lager des Technikers in den Serviceauftrag übertragen. Ist beim Techniker kein Lager hinterlegt, wird auch das Lager im Serviceauftrag geleert.
KFZ-Lager können unter Artikel | Lager | Liste angelegt werden. Die Zuordnung zum Monteur erfolgt im Personalstamm auf dem Register Office | Personal | Details II - KFZ-Lager.
Auftragsstatus auf Vor Ort setzen, obwohl Monteur schon bei anderem Auftrag vor Ort ist
Diese Option gibt an, ob in der Störungsleitstelle einem Serviceauftrag, bei dem der zuständige Techniker bei einem anderen Auftrag ist, ebenfalls dieser Status Vor Ort zugewiesen werden kann. Das bedeutet, dass zwei Aufträge gleichzeitig von diesem Monteur bearbeitet werden.
Auswahl des zuständigen Technikers über Qualifikationscode
Ist die Option Auswahl des zuständigen Technikers über Qualifikationscode aktiviert, wird als Voreinstellung in der Serviceauftragsbearbeitung immer über den Qualifikationscode der Mitarbeiter gefiltert.
Bei Neuanlage eines Serviceauftrages über eine Anlage oder bei der nachträglichen Zuweisung einer Anlage wird der Qualifikationscode der Anlage mit in den Serviceauftrag übernommen. (Siehe auch Service | Serviceaufträge | Serviceaufträge bearbeiten / annehmen).
Mitarbeitern werden die Qualifikationscodes unter Office | Personal | Qualifikation - Bereich 'Geschulte Systeme' zugeordnet.
Auswahl Kunde, Anlage, Vertrag auf aktuelle Geschäftsstelle beschränken
Wenn die Lizenz Geschäftsstellen nicht vorhanden ist, ist die Option Auswahl Kunde, Anlage, Vertrag auf aktuelle Geschäftsstelle beschränken hier nicht mehr verfügbar.
Uhrzeit beim Eingangsdatum des Serviceauftrags ausblenden
Wird die Option Uhrzeit beim Eingangsdatum des Serviceauftrags ausblenden aktiviert, ändert sich die Größe des Eingangsdatumsfeldes der Serviceauftragsannahme im Bereich Meldung. Danach kann nur noch das Datum des Einganges ausgewählt werden.
Die Uhrzeitangabe ist damit abgeschaltet.
Bei Annahme temporären Nummernkreis verwenden
Die aktivierte Option Bei Annahme temporären Nummernkreis verwenden bewirkt, dass bei der Anlage eines Servicecalls (ohne Kundennummer und ohne Anlagennummer) die Serviceauftragsnummer zuerst aus dem Dummy-Nummernkreis DUM gezogen wird.
Erfolgt die Zuordnung einer Geschäftsstelle (über die Kunden, die Anlagen oder manuell), wird daraufhin die Serviceauftragsnummer aus dem der ausgewählten Geschäftsstelle zugeordneten SubNummernkreis gezogen.
Dafür ist es erforderlich den SubNummernkreis der Geschäftsstelle unter Einstellungen | Referenzen - Allgemein | Geschäftsstellen zuzuordnen.
Die Auswahl der Geschäftsstellennummer (GSNr) ist darüber hinaus auch noch von der getroffenen Einstellung im Bereich GS-Nr. übernehmen aus abhängig.
Bearbeiten von Material bei fakturierten Aufträgen zulassen
Ist die Option Bearbeiten von Material bei fakturierten Aufträgen zulassen gesetzt, kann das Material von Service- und Inspektionsaufträgen noch bearbeitet werden, obwohl der Auftrag schon auf Fakturieren oder Erledigt steht.
Diese Option bezieht sich jedoch nur auf das Material.
Beim Erstellen von Leistungsartikeln, die des zugehörigen Servicecalls mit erzeugen
Die Option Beim Erstellen von Leistungsartikeln, die des zugehörigen Servicecalls mit erzeugen wird nur angezeigt, wenn die Lizenz esHelpdesk-Zeiterfassung vorhanden ist. Darüber hinaus kann die Option nur aktiviert werden, wenn in den Serviceaufträgen Mit Leistungsartikeln ausgewählt ist. (siehe Einstellungen | Allgemein | Auftragsarten | Parameter I – Bereich 'Material- / Arbeitsberichtserfassung' - Auftragsart Service).
Ist diese Option gesetzt, wird bei der Erstellung von Leistungsartikeln zu einem Serviceauftrag geprüft, ob zu diesem Auftrag ein Servicecall existiert und ob dieser Servicecall gelöst ist. Ist dies der Fall, so werden die Arbeitszeiten zu diesem Servicecall als Leistungsartikel zu diesem Serviceauftrag angelegt.
Bei Anlage eines Serviceauftrags aus einem Servicecall, Eigenschaften übernehmen
Beim Anlegen eines Serviceauftrages aus einem Servicecall heraus, wird bei dieser gesetzten Option das Register Eigenschaften aus dem Servicecall (Service | Helpdesk | Eigenschaften) in den Auftrag übernommen.
Es ist erforderlich, dass für den Auftrag das Register Eigenschaften vorhanden ist, die dann befüllt wird.
Damit diese Option aktiviert werden kann, sind folgende Einstellungen notwendig
Einstellungen | Allgemein | Helpdesk / Workflow - Bereich 'Helpdesk mit' -> Eigenschaften
Einstellungen | Allgemein | Auftragsarten (Service) | Parameter I - Bereich 'Auftragsanzeige' -> Mit Eigenschaften und
Einstellungen | Allgemein | Auftragsarten (Service) | Parameter II -> Bereich 'Allgemein' -> Auftrag zu Servicecall erstellen
Die Möglichkeit zum Anlegen der Eigenschaftenseite für den Helpdesk ist in den Einstellungen unter Einstellungen | Referenzen - Office | CAS-Referenzen | Adresseigenschaften vorhanden.
Beim Zusammenführen und Erstellen von Serviceaufträgen werden bei dieser gesetzten Option dadurch auch die Eigenschaften berücksichtigt.
Höchste Priorität
Die hier ausgewählte Priorität gibt die höchste Priorität eines Serviceauftrages in der Technikerleitstelle an (Schriftfarbe = rot).
Die Prioritäten werden in den CAS-Referenzen (Einstellungen | Referenzen - Office | CAS-Referenzen | Prioritäten) angelegt.
Losnummer
Über dieses Eingabefeld bestimmt man, ob beim Anlegen eines Serviceauftrages automatisch die angegebene Losnummer in der Service | Serviceaufträge | Details | Unterregister Service - Kalkulation eingetragen wird.
Ist hier eine 0 (Null) oder Nichts eingetragen, wird automatisch keine Losnummer eingefügt.
Aufschlag für Servicearbeiten
Da Reparaturarbeiten in der Regel mehr Kosten verursachen als die Neuinstallation von Anlagen und Geräten, wurde auf dieser Seite das Feld Aufschlag für Reparaturarbeiten integriert. Die Angabe, die im Eingabefeld hinterlegt werden kann, ist ein prozentualer Wert. Er wird automatisch auf die errechneten Kosten aufgeschlagen, wenn hier ein Wert angegeben ist.
Bereich 'Auftragsannahme für inaktive Verträge'
Über die Optionen in diesem Bereich wird die Annahme von Serviceaufträgen für inaktive Verträge gesteuert.
Es stehen drei Optionen zur Verfügung:
Ja
Es dürfen Serviceaufträge angenommen werden.
Nein
Es dürfen keine Serviceaufträge angenommen werden.
Mit Warnung
Bei der Annahme erfolgt ein Hinweis / Warnung, dass dieser Vertrag inaktiv ist und es wird abgefragt, ob ein Auftrag erstellt werden soll oder nicht.
Wird diese Meldung bestätigt, wird ein Serviceauftrag mit den Kundenangaben und der Vertragsnummer erstellt.
Wird diese Warnung verneint, wird der Serviceauftrag nur mit den Kundenangaben erstellt.
Bereich 'Weitere Reports'
In diesem Bereich wird die Voreinstellung der angezeigten und damit verwendbaren Reports in der Serviceauftragsbearbeitung getroffen.
Um die entsprechenden Reports auswählen zu können, ist es erforderlich die einzelnen Optionen (Reaktionszeiten, Liste in Arbeit, Arbeitsberichte) zu aktivieren.
Ist keine der Optionen aktiviert, so besteht in der Serviceauftragsbearbeitung nicht die Möglichkeit, zwischen den einzelnen Reportarten zu wählen (siehe nachfolgendes Bild) und es können nur die Serviceaufträge mit den verschiedenen Selektionskriterien ausgedruckt werden.
Keine Option aktiviert
Alle Optionen aktiviert
Bereich 'Aufträge an Techniker senden'
Über diesen Bereich kann festgelegt werden, ob und wie ein Serviceauftrag an den Techniker übermittelt werden soll.
Via SMS
Der Auftrag wird per SMS an den Techniker versendet. Dafür ist es erforderlich, dass eine Mobilnummer beim Techniker (Office | Personal | Adresse) hinterlegt ist und dass der SMS-Versand über den esBusinessserver eingerichtet worden ist.
Der Text der SMS wird aus der Datei ServAuftr.SMS (im Para-Verzeichnis) generiert. Ist diese Datei nicht vorhanden, wird ein automatisch generierter Text verwendet.
Siehe auch Aufbau ServAuftr.SMS
Siehe auch Module / Werkzeuge | esBusinessserver | SMS-Einstellungen.
Via E-Mail
Der Auftrag wird per E-Mail an den Techniker versendet. Dafür ist es erforderlich, dass eine E-Mail-Adresse beim Techniker (Office | Personal | Adresse) hinterlegt ist und dass der E-Mail-Versand über ein E-Mailprogramm auf dem lokalen PC erfolgt. Alternativ kann der E-Mailversand über den Businessserver-Dienst erfolgen. Siehe auch Module / Werkzeuge | esBusinessserver | E-Mail-Einstellungen.
Der Text und der Betreff der E-Mail, werden aus der Datei ServAuftr.SMS (im Para-Verzeichnis) generiert. Dabei ist die erste Zeile der Betreff und der Rest der Text der E-Mail. Ist diese Datei nicht vorhanden, wird ein automatisch generierter Text verwendet.
Siehe auch Aufbau ServAuftr.SMS
Gar nicht
Es wird kein Auftrag an den Techniker versendet.
Bereich 'Anlagenhinweis bei Annahme'
Über die Einstellungen in diesem Bereich können bei der Serviceauftragsannahme automatisch, Anlagenhinweise angezeigt werden. Für die Konfiguration stehen folgende Einträge zur Verfügung.
Damit ein Hinweis bei der Auftragsannahme für eine Anlage angezeigt wird, ist es erforderlich bei der jeweiligen Anlage unter Service | Anlagen | Details die Option Hinweis bei Auftragsannahme zu aktivieren.
Historische Daten (erledigte Aufträge) der letzten __ Wochen
Wird hier eine 0 eingegeben, so werden keine erledigten Aufträge angezeigt.
Automatisch anzeigen
Ist die Option Automatisch anzeigen gesetzt, wird bei der Serviceauftragsannahme (und bei einem Anlagennummernwechsel) der Hinweisdialog automatisch angezeigt, wenn die Anzahl der eingegangenen Serviceaufträge, die durch die Auswahl historische Daten zeitlich eingegrenzt wird, die eingegebene Anzahl übersteigt oder gleich dieser ist.
Bei __ oder mehr eingegangenen Serviceaufträge im obigen Zeitraum
Wird bei der Auswahl eingegangene Serviceaufträge eine 0 hinterlegt, so wird bei gesetzter Option Automatisch anzeigen der Hinweisdialog IMMER angezeigt. Ansonsten erscheint der Dialog erst wenn die entsprechende Anzahl an Aufträgen erstellt wurde.
Im Hinweisdialog selbst gibt es zusätzlich einen Filter für offene und erledigte Aufträge. Dieser ist nur sichtbar, wenn in den Einstellungen für historische Daten ein Wert größer 0 eingegeben wurde.
Mit benutzerdefiniertem Report
Im Dialog Anlagen und Vertragsinfos kann ein kundenindividueller Report (QuickReport oder MSRS Reports) aufgerufen werden.
Wird diese Option aktiviert, wird im Dialog das Register Report angezeigt.
Hier können dann zum Beispiel zusätzliche Informationen wie Techniker aus Anlage, Vertriebsmitarbeiter aus Anlage über einen Report ausgegeben werden.
Für die Reports stehen die Programmeinstiegspunkte Hinweisdialog – Auftragsannahme und Hinweisdialog – Helpdesk Annahme zur Verfügung.