Dokumente

Auf diesem Register Dokumente können Sie auf Dateien / Dokumente aus dem DMS für die jeweilige Adresse / jeweiligen Vorgang zugreifen.

Für die Anzeige von Dokumenten wird die Berechtigung DMS | Dokumente Sehen benötigt.

Handelt es sich bei dem Vorgang um eine Adresse (Kunden, Bedarfer, Lieferanten etc.) so werden auf dem Register Dokumente alle Dokumentversionen sortiert nach Vorgangsart und Zeit angezeigt, bei denen der Vorgang zu dieser Adresse zugeordnet werden kann (Beispiel: alle Dokumente eines Serviceauftrages, der zu diesem Kunden gehört).

Sollte es sich bei dem Vorgang um keine Adresse handeln (zum Beispiel: ein Serviceauftrag) so werden auf dem Register Dokumente nur die Dokumente angezeigt, die direkt dieser Vorgangsart (Beispiel Vorgangsart: Serviceauftrag) und diesem Vorgang (Beispiel Serviceauftragnr. 23461) zugeordnet sind.

Vorgangsart Adresse

Innerhalb der Detailformulare der einzelnen Adressarten (Kunden, Bedarfer, Lieferanten etc.) in eserp wird das Register Dokumente zur Verwaltung von Dateien angezeigt.

Innerhalb des Registers werden einzelne Dokumentversionen in einem Ordnerbaum dargestellt. Der Ordnerbaum setzt sich dabei aus den einzelnen möglichen Vorgangsarten für diese Adressart im eserp zusammen.

Sie können sich zum Beispiel alle Angebotsdokumente eines Kunden anzeigen lassen, indem Sie den Ordner Angebot im Verzeichnisbaum anklicken. Es werden jeweils nur die Dokumentversionen angezeigt, die einem Vorgang der Adresse zugeordnet sind.

Hintergrund anhand folgenden Beispiels: ein Dokument mit einer Verfahrensanweisung zum Neustarten einer Alarmanlage oder einer Telefonanlage kann in unterschiedlichen Versionen an mehrere Kunden über unterschiedliche Servicecalls des Helpdesks verschickt worden sein. Bei der Adresssicht interessiert den Benutzer aber nur die spezifische Version, die zu einem Zeitpunkt X an den Kunden verschickt wurde.

Der Ordner Sonstige stellt dabei eine Besonderheit dar. Hier können Dokumente ohne explizite Vorgangszuordnung abgelegt werden. Einzig die Adresse an sich wird automatisch dem Dokument als Vorgang zugeordnet. Über die Einstellungen des Dokumentenmangements können auch zusätzliche Unterordner dem Ordner Sonstige hinzugefügt werden.

Andere Vorgänge mit DMS Ablage

Sollte es sich bei dem Vorgang, in dem das Dokumentenmanagement angezeigt wird um keine Adresse handeln, so werden in dem Verzeichnisbaum auf dem Register Dokumente nur die Dateien angezeigt, die direkt diesem Vorgang zugeordnet sind.

Bereiche

Das Register Dokumente ist in verschiedene Bereiche unterteilt.

Der Schwerpunkt liegt auf der gruppierten Darstellung von Dokumenten auf der Zeitachse je Vorgangsart.

Arbeitsdokumente

Zu den Arbeitsdokumenten gehören folgende Bereiche:

Favoriten

Zeigt alle Dokumente an, die als Favoriten hinterlegt sind. Dokumente können über das Kontextmenü (Rechtsklick auf das Dokument / die Dokument-Version) als Favorit hinzugefügt oder von Favoriten entfernt werden.

Meine Dokumente

Alle Dokumente bzw. Versionen eines Dokuments, die vom aktuellen Benutzer erstellt wurden.

Ausgecheckte Dokumente

In diesem Verzeichnis werden alle Dokumente angezeigt, die vom aktuellen Benutzer zur Bearbeitung ausgecheckt wurden.

Suchordner

Zeigt alle Dokumentversionen an, die im Suchdialog geöffnet, lokal gespeichert oder ausgecheckt wurden.

Zuletzt angezeigt

Zeigt alle Dokumentversionen an, die zuletzt aus dem Dokumentenmanagementsystem-Modul geöffnet wurden.

Vorgangssicht

In den einzelnen Knoten der Vorgangssicht werden alle Dokumente der jeweiligen Vorgangsart gruppiert nach der relativen Vorgangsnummer dargestellt. Sollte eine Vorgangsart einen Unterordner besitzen wird der Verzeichnisbaum erhalten und die in Ihm enthaltenen Dokumente auf der Zeitachse gruppiert dargestellt.

Dokument

Ein Dokument besitzt u.a. die Eigenschaften Dokumentname; Dokumentautor; Anlagedatum; Dateigröße. Jedes Dokument kann verschiedene Versionen haben. Jede Version kann unterschiedlichen Vorgängen zugeordnet sein.

In diesem Bereich können auch Unterordner angezeigt werden, die sich auf derselben Ebene wie die Dokumentversionen selbst befinden.

Dokumentdetails

Die Dokumentdetails sind in die Bereiche Dokument Eigenschaften, Version Eigenschaften, Vorgangszuordnung und Stichwörter untergliedert.

Zum Bearbeiten der Dokumentendetails klicken Sie auf die Bearbeiten-Schaltfläche, um die Bearbeitung zu beenden, klicken Sie erneut auf die Bearbeiten Schaltfläche. Anhand des Schloss Symbols innerhalb der Bearbeiten Schaltfläche können Sie erkennen, ob sich die Dokumentendetails im Bearbeiten-Modus befinden.

Für die Bearbeitung von Dokumenten wird die Berechtigung DMS | Dokumente bearbeiten benötigt.

Die Dokumentendetails sind gegen eine Bearbeitung gesperrt.

Die Dokumentendetails können bearbeitet werden (Bearbeiten-Modus).

Dokument Eigenschaften

Hier werden die Dokumenteigenschaften wie Name, Beschreibung, Erstellungsdatum für das ausgewählte Dokument angezeigt.

Im Bearbeiten-Modus können die Eigenschaften bearbeitet werden.

Siehe auch Dokumenten-Status.

Version Eigenschaften

Zu jedem Dokument können beliebig viele Versionen abgelegt werden. Die Eigenschaften zu jeder Version werden in diesem Bereich angezeigt.

Im Bearbeiten-Modus können die Eigenschaften bearbeitet werden.

Vorgangszuordnung

In diesem Bereich wird aufgelistet in welchen Vorgängen das Dokument zugeordnet ist. Bei Vorgängen, die über einen Link aufgerufen werden können, ist der Matchcode unterstrichen dargestellt.

Sie können einzelne Vorgangszuordnungen im Bearbeitungsmodus löschen.

Im Bearbeitungsmodus können weitere Vorgänge über die Schaltfläche Hinzufügen zugeordnet werden.

Stichworte

Einem Dokument können beliebig viele Stichworte zugeordnet werden. Die zugeordneten Stichwöter werden in diesem Bereich aufgelistet.

Im Bearbeitungsmodus können Stichwörter gelöscht / hinzugefügt werden.

Siehe auch Stichwort.

Suchleiste

Die Suchleiste ermöglicht das schnellere Finden von Dokumentversionen.

Funktionen / Symbolleisten

In den Symbolleisten (Ribbon / Ribbonbar) oberhalb des Registers stehen Ihnen verschiedene Funktionen zur Verfügung.

Der Aufbau der Symbolleisten ist abhängig von aktuellen Modul / Register.

Einige Symbolleisten werden nur bei der Bearbeitung bestimmter Felder eingeblendet, wie zum Beispiel die Symbolleiste Text bei RichText-Feldern.

Symbolleiste

/ Bearbeiten

Klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten, um die Dokumentendetails des ausgewählten Dokuments in den Bearbeitungsmodus zu versetzen.

Im Bearbeitungsmodus stehen dann die üblichen Eingabe-Elemente zur Verfügung.

So lange Eingaben nicht aktiv gespeichert wurden, das Formular nicht geschlossen oder der Datensatz gewechselt wurde, können Änderungen durch die Schaltfläche Änderungen verwerfen Rückgängig gemacht werden.

Übernehmen

Geänderte Daten können immer aktiv gespeichert werden, indem die Schaltfläche Übernehmen angeklickt wird.

Änderungen verwerfen

Alle Versionen anzeigen

Als Vorgabe wird immer die letzte Version eines Dokumentes angezeigt. Zur Anzeige von allen Versionen verwenden Sie die Schaltfläche (Alle Versionen anzeigen).

Download

Möchten Sie mehrere Dateien auf einmal herunterladen, aktivieren Sie das Kästchen vor den entsprechenden Dokumenten / Versionen und klicken dann auf die Schaltfläche Download.

Die ausgewählten Dateien können anschließend gepackt als ZIP-Datei lokal gespeichert werden.

Bereich 'Dokumente'

Dokument hinzufügen

Zum Hinzufügen eines Dokumentes wird die Berechtigung DMS | Neues Dokument hinzufügen benötigt.

Um ein neues Dokument anlegen zu können, wählen Sie entweder den Vorgangs-Ordner oder den Ordner Sonstiges aus.
Klicken Sie in der Symbolleiste im Bereich Dokument auf die Schaltfläche Dokument hinzufügen, das Eingabefenster Neues Dokument anlegen wird geöffnet.
Wählen Sie ein Dokument über die Schaltfläche Dokument auswählen aus.

Es wird ein Dateiauswahlfenster geöffnet, Sie können eine Datei aus dem lokalen Dateisystem auswählen.
Legen Sie die Dokument Eigenschaften fest.
Ordnen Sie dem Dokument passende Stichworte zu.

Siehe auch Stichwort.
Die Vorgangszuordnung hat direkten Bezug zu der Version des Dokumentes. Der Hauptvorgang wird automatisch aus dem Kontext hinzugefügt, zu dem das Dokument angelegt wird.
Zum Einfügen des gewählten Dokuments klicken Sie auf die Schaltfläche Dokument hochladen.
Nachdem das Dokument hochgeladen wurde, klicken Sie auf die Schaltfläche Übernehmen.

Dokument löschen

Zum Löschen eines Dokumentes wird die Berechtigung DMS | Dokument löschen benötigt.

Nur der Benutzer, der das Dokument bzw. die Dokumentversion erstellt hat, kann das Dokument bzw. die Version löschen.

Wählen Sie das zu löschende Dokument aus.
Klicken Sie in der Symbolleiste im Bereich Dokument auf die Schaltfläche Dokument löschen.
Es wird zur Kontrolle eine Übersicht zum Dokument mit den entsprechenden Vorgängen angezeigt.
Klicken Sie zum endgültigen Löschen auf die Schaltfläche Dokument löschen.

Ist eine Version des Dokumentes ausgecheckt, kann es nicht gelöscht werden. Es ist erforderlich die Version einzuchecken bevor das Dokument gelöscht werden kann.

Bereich 'Versionen'

Version hinzufügen

Zum Hinzufügen einer neuen Version eines neuen Dokumentes wird die Berechtigung DMS | Neue Version hinzufügen benötigt.

Um eine Dokumentversion hinzufügen, wählen Sie das jeweilige Dokument aus.
Klicken Sie in der Symbolleiste im Bereich Versionen auf die Schaltfläche Version hinzufügen, das Fenster Version hinzufügen wird geöffnet. Die Dokument -Eigenschaften werden aus dem Ursprungsdokument übernommen.
Wählen Sie ein Dokument über die Schaltfläche Dokument auswählen aus.

Es wird ein Dateiauswahlfenster geöffnet, Sie können eine Datei aus dem lokalen Dateisystem auswählen.
Die Eigenschaften des Dokuments sind beim Hinzufügen einer Version bereits vordefiniert und können hier nicht geändert werden. Es können jedoch Eigenschaften zur Version und deren Vorgangszuordnungen festlegt werden.
Ordnen Sie der Version passende Stichworte zu.

Siehe auch Stichwort.
Zum Einfügen des gewählten Dokuments klicken Sie auf die Schaltfläche Dokument hochladen.
Zum Einfügen der Dokumentversion klicken Sie auf die Schaltfläche Übernehmen.

Version löschen

Zum Löschen einer Dokument-Version wird die Berechtigung DMS | Dokument löschen benötigt.

Nur der Benutzer, der das Dokument bzw. die Dokumentversion erstellt hat, kann das Dokument bzw. die Version löschen.

Wählen Sie die zu löschende Version aus.

Über die Schaltfläche (Alle Versionen anzeigen) können Sie sich alle Dokument-Versionen anzeigen lassen.
Klicken Sie in der Symbolleiste im Bereich Versionen auf die Schaltfläche Version löschen.
Es wird zur Kontrolle eine Übersicht zum Dokument mit den entsprechenden Vorgängen angezeigt.
Klicken Sie zum endgültigen Löschen auf die Schaltfläche Version löschen.

Voraussetzungen zum Löschen einer Version:

Die Dokumentversion ist eingecheckt.

Nur der Benutzer, der das Dokument bzw. die Dokumentversion erstellt hat, kann die Version löschen.

Version herunterladen

Beim lokalen Speichern einer Dokumentversion, kann die jeweilige Version aus dem DMS heruntergeladen und lokal gespeichert werden.

Soll das heruntergeladene Dokument bearbeitet und wieder hochgeladen werden, können Sie auch die Funktion Auschecken / Einchecken verwenden.

Bei dieser Vorgehensweise bleibt der Vorgangsbezug erhalten.

Wählen Sie das Dokument aus.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Version herunterladen
Ein Dateiauswahldialog wird geöffnet, um den lokalen Speicherpfad festzulegen. Der Dateiname kann vor dem Speichern noch geändert werden.

Version auschecken

Sie können ein Dokument zur Bearbeitung durch ein externes Programm auschecken. Nach der Bearbeitung kann das Dokument als neue Version wieder eingecheckt werden.

Wählen Sie die Version aus, welche ausgecheckt werden soll.

Über die Schaltfläche können Sie sich alle Dokument-Versionen anzeigen lassen.
Klicken Sie in der Symbolleiste im Bereich Versionen auf die Schaltfläche Version auschecken.
Bestimmen Sie den Speicherpfad und den Dateinamen für das ausgecheckte Dokument.

Version einchecken

Sie können ein Dokument zur Bearbeitung durch ein externes Programm auschecken. Nach der Bearbeitung kann das Dokument als neue Version wieder eingecheckt werden.

Wählen Sie die Version aus, welche vorher ausgecheckt worden ist.

Über die Schaltfläche können Sie sich alle Dokument-Versionen anzeigen lassen.

Im Ordner Ausgecheckte Dokumente (Arbeitsdokumente) finden Sie eine Übersicht über alle Dokumente / Versionen, die bereits ausgecheckt worden sind.
Klicken Sie in der Symbolleiste im Bereich Versionen auf die Schaltfläche Version einchecken, das Fenster Version hinzufügen wird geöffnet. Die Dokument -Eigenschaften werden aus dem Ursprungsdokument übernommen.
Wählen Sie ein Dokument über die Schaltfläche Dokument auswählen aus.

Es wird ein Dateiauswahlfenster geöffnet, Sie können eine Datei aus dem lokalen Dateisystem auswählen.
Die Eigenschaften des Dokuments sind beim Hinzufügen einer Version bereits vordefiniert und können hier nicht geändert werden. Es können jedoch Eigenschaften zur Version und deren Vorgangszuordnungen festlegt werden.
Ordnen Sie der Version passende Stichworte zu.

Siehe auch Stichwort.
Zum Einfügen des gewählten Dokuments klicken Sie auf die Schaltfläche Dokument hochladen.
Zum Einfügen der Dokumentversion klicken Sie auf die Schaltfläche Übernehmen.

Funktionen

In der Symbolleiste / Menüleiste stehen Ihnen einige Funktionen zur Verfügung.

Nicht alle Funktionen stehen in jedem Modul zur Verfügung.

Bedeutung der Symbole

Suchfunktion

Volltextsuche über alle angezeigten Felder, die Suche startet direkt nach Eingabe des ersten Zeichens.

Layout: Tabellenansicht (Grid)

Zeigt die Datensätze in einer Tabellenansicht an.

Layout: Tabelle (Grid) und Details

Zeigt die Daten auf der linken Seite in einer kompakten Tabellenansicht und den markierten Datensatz in der Detailansicht an.

In der Detailansicht stehen je Datensatz unterschiedliche Register zur Verfügung auf denen die Daten thematisch zusammengefasst sind.

Die Bearbeitung der Daten eines Datensatzes ist nur in der Detailansicht möglich.

Layout: Detailansicht

Zeigt einen Datensatz in der Detailansicht an.

In der Detailansicht stehen je Datensatz unterschiedliche Register zur Verfügung auf denen die Daten thematisch zusammengefasst sind.

Die Bearbeitung der Daten eines Datensatzes ist nur in der Detailansicht möglich.

Geschäftsstellenfilter: Aktuelle Geschäftsstelle

Der Geschäftsstellenfilter wird angezeigt, wenn eine Lizenz für das optionale Modul Geschäftsstellen vorhanden ist.

Siehe auch Geschäftsstellen

Für die Anzeige des Geschäftsstellenfilters ist die Berechtigung Allgemein | Geschäftsstellen | Geschäftsstellen erforderlich.

Um alle Geschäftsstellen zu sehen wird die Berechtigung Allgemein | Geschäftsstellen | Alle Geschäftsstellen sehen benötigt.

Ist dieser Filter aktiviert, werden nur Datensätze angezeigt, die der aktuellen Geschäftsstelle zugeordnet sind.

Die generelle Funktionsweise der Geschäftsstellenfilter wird unter Geschäftsstellenfilter beschrieben.

Geschäftsstellenfilter: Eigene Geschäftsstellen

Der Geschäftsstellenfilter wird angezeigt, wenn eine Lizenz für das optionale Modul Geschäftsstellen vorhanden ist.

Siehe auch Geschäftsstellen

Für die Anzeige des Geschäftsstellenfilters ist die Berechtigung Allgemein | Geschäftsstellen | Geschäftsstellen erforderlich.

Um alle Geschäftsstellen zu sehen wird die Berechtigung Allgemein | Geschäftsstellen | Alle Geschäftsstellen sehen benötigt.

Ist dieser Filter aktiviert, werden nur Datensätze von allen Geschäftsstellen angezeigt, die dem angemeldeten Benutzer, im Personalstamm zugeordnet worden sind.

Siehe auch

Haupt-Geschäftsstelle zuordnen

eserp - Office | Personal | Details I - Bereich 'Geschäftsstellen'
Weitere Geschäftsstellen zuordnen

eserp - Office | Personal | Details I - Tabelle 'weitere Geschäftsstellen'

Die generelle Funktionsweise der Geschäftsstellenfilter wird unter Geschäftsstellenfilter beschrieben.

Siehe auch Suchen und Filtern

Neuen Datensatz anlegen

Legt einen neuen Datensatz an, zum Beispiel einen neuen Kunden oder Bedarfer.

Dabei wird zur Eingabe der Daten auf die Detailansicht umgeschaltet, im Hintergrund wird eine eindeutige Datensatznummer aus den Nummernkreisen gezogen.

Welcher Nummernkreis-Code dabei verwendet wird, ist abhängig von der Datensatzart, die neu angelegt wird.

Bei Kunden wird der Nummernkreis Code KUN verwendet.

Datensatz speichern

Speichert die Änderungen des aktuell zur Bearbeitung geöffneten Datensatz, dies gilt auch für neu angelegte Datensätze.

Beim Speichern wird noch geprüft, ob alle notwendigen Felder (sogenannte Pflichtfelder) ausgefüllt worden sind.

Fehlen Angaben in den Pflichtfeldern, kann der Datensatz nicht gespeichert werden und es wird eine entsprechende Meldung angezeigt.

Layout bearbeiten (Customizing)

Mit dem optionalen esweb-Customizing-Modul ist es möglich, die Formulare im esweb anzupassen, zum Beispiel Felder ausblenden oder an eine andere Stelle verschieben.

Auch die Tabellenansicht (Grid) kann angepasst werden (Sichtbarkeit von Spalten, Spaltenbeschriftung ändern, Spaltenreihenfolge).

Weitere Informationen finden Sie im Thema Customizing (Layout bearbeiten).

Report (Drucken)

Ermöglicht den Ausdruck der Daten über zuvor zugeordnete Reports des Typ Microsoft Reporting Services (MSSRS).

Für die Verwendung von Reports ist es erforderlich, dass diese an den entsprechenden Einstiegspunkten im eserp registriert werden

Siehe auch eserp - Einstellungen | Allgemein | Reports | Referenzen | Registrierung.

Call lösen

Zum Ausführen der Funktion Call lösen ist die Berechtigung Service | Helpdesk | Servicecalls lösen erforderlich.

Mit der Schaltfläche Call lösen kann können Sie einen Servicecall lösen und damit die beiden Uhren anhalten. Diese Funktion kann verwendet werden, wenn der Mitarbeiter die Berechtigung Servicecall lösen besitzt und der Servicecall einen Status kleiner gelöst hat.

Call schließen

Mit der Schaltfläche Call schließen können Sie einen gelösten Servicecall beenden. Damit erhält der Servicecall den Status erledigt und ist in der normalen Arbeitsliste nicht mehr sichtbar.

Zum Erledigen eines Servicecalls wird die Berechtigung Service | Helpdesk | Servicecall schließen benötigt.

Diese Schaltfläche ist freigegeben, wenn der Servicecall einen Status größer gleich gelöst und kleiner gleich erledigt hat.

Siehe auch Servicecallstatus

Genehmigen

Zum Genehmigen eines Abwesenheitsantrages verwenden Sie die Schaltfläche Genehmigen.

Ist mindestens eine, aber sind noch nicht alle Genehmigungen für einen Abwesenheitsantrag vorhanden, so erhält der Antrag den Status Teilw. genehmigt.

Wird die letzte Genehmigung von einer Gruppe erteilt, so wird der Antrag genehmigt und als Termin in den Kalender eingetragen.

Diese letzte Genehmigung erfolgt aber nur dann, wenn unter Einstellungen | Office | Termine / Aufgaben | Einstellungen | Bereich 'Aktivitätsarten' eine Aktivitätsart für Urlaub mit einem Wert größer Null (> 0) hinterlegt ist. Ansonsten kann die letzte Genehmigung nicht erteilt werden.

Zum Widerrufen von Abwesenheitsanträgen ist die Berechtigung Office | Personal | Abwesenheitsanträge - widerrufen oder Office | Personal | Abwesenheitsanträge - widerrufen nur zu genehmigende erforderlich.

Ablehnen

Urlaubsanträge können mit der Schaltfläche Ablehnen abgelehnt werden. Eine Ablehnung durch ein Mitglied einer Genehmigungsgruppe kann nur erfolgen, wenn der Abwesenheitsantrag noch nicht vollständig genehmigt wurde.

Wurde ein Abwesenheitsantrag durch das Mitglied einer Genehmigungsgruppe bereits genehmigt, kann der Antrag nicht mehr durch ein Mitglied dieser Gruppe abgelehnt werden. Soll der Abwesenheitsantrag abgelehnt werden, ist es erforderlich zuerst die Genehmigung zurückzunehmen und in einem zweiten Schritt den Antrag abzulehnen.

Ist der Urlaubsantrag vollständig durch alle Genehmigungsgruppen genehmigt, ist ein Ablehnen nicht mehr möglich.

Widerrufen

Vollständig genehmigte Abwesenheitsanträge können nur noch von Mitgliedern der Genehmigungsgruppen widerrufen werden. Ein genehmigter Abwesenheitsantrag kann nur widerrufen werden, wenn der Beginn des Urlaubs in der Zukunft liegt. (Tag bezogen).

Zum Widerrufen eines Abwesenheitsantrag verwenden Sie die Schaltfläche Widerrufen.

Wird ein Abwesenheitsantrag widerrufen, wird der entsprechende Eintrag im Terminkalender entfernt.

Exportieren

In verschiedenen Listen innerhalb esweb gibt es die Möglichkeit die angezeigten Daten zu exportieren. Dabei können verschiedene Formate gewählt werden.

Zusätzlich kann diese Funktion in Verbindung mit Filtern eingesetzt werden um so ganz gezielt nur bestimmte Informationen zu exportieren.

Ob die Exportfunktion im esweb angezeigt wird, legen Sie in den esweb-Einstellungen unter Einstellungen | Allgemein | Parameter - Bereich Allgemein mit der Option Exportfunktion aktivieren fest.

Eine Beschreibung finden Sie unter Excel Export