Feuerlöscher-Lieferung über einen Projektauftrag

Für die Neuauslieferung von Feuerlöschern und gleichzeitige Aufnahme von Bestandsgeräten kann ein Projektauftrag verwendet werden.

Voraussetzungen Feuerlöscher-Wartung

 

Für die Nutzung wird die Lizenz esmobile Ersatzteilmanagement (1310250) benötigt.

 

Soll der Monteur auch die Möglichkeit erhalten, Diverse Artikel zu verwenden (nicht im KFZ-Lager oder Artikelstamm vorhanden), ist es erforderlich dem Benutzer die Berechtigung 4715 ES-Web - Arbeitsberichte - Diverse Artikel zuzuordnen.

  • esoffice Version 12.00 / esmobile-App Version 12.00 (UWP oder iOS)

  • Ausführung der esmobile Sync-SQL-Skripte (esweb - Einstellungen | Mobile Center | DB Update)

  • Konfiguration des Ersatzteilmanagements (siehe auch Ersatzteilmanagementkonfiguration):

    • Anlegen von Ersatzteilarten

    • Artikel als Ersatzteile definieren

    • Artikeln Ersatzteile und Mengen zuordnen

  • Je nachdem ob mit Lagerbuchungen im esmobile gearbeitet werden soll oder nicht, sind noch Einstellungen im esoffice und / oder esweb erforderlich.

Vorbereitung Innendienst

Kalkulationsmappe anlegen / Auftrag buchen

  1. Erstellen Sie unter Projekt | Kalkulationen eine Kalkulationsmappe für den Kunden.

    Erfassen Sie die Feuerlöscher-Artikel und Ersatzteile, die ausgeliefert werden sollen.

     

    Für eine bessere Übersicht in der esmobile-App können Sie die Kalkulationsmappe mit Losen und Titeln strukturieren.

  2. Setzen Sie auf dem Register Projekt | Kalkulationsmappe | Tabelle die Dokumentenart auf Auftrag. Über die Schaltfläche Drucken buchen Sie die Kalkulationsmappe als Auftrag.

    Es ist erforderlich, dass dem Projektauftrag eine Anlage zugeordnet ist, damit die erfassten Anlagenkomponenten für zukünftige Wartungen bereitstehen.

     

    Ist für den Kunden noch keine Anlage erstellt worden, haben Sie die Möglichkeit beim Buchen des Auftrags direkt eine Anlage zu erstellen. Aktivieren Sie dafür die Option Anlage buchen.

    Alternativ können Sie unter Service | Anlagen eine Anlage für den Kunden anlegen und dem Projektauftrag zuordnen.

  3. In der Auftragsverwaltung unter Projekte | Projektaufträge wählen Sie den im vorherigen Schritt gebuchten Projektauftrag aus.

    Kontrollieren Sie, dass auf dem Register Projekte | Projektaufträge | Annahme eine Anlage zugeordnet wurde.

  4. Auf dem Register Projekte | Projektaufträge | Ausführung weisen Sie dem Auftrag einen Monteur und einen Termin zu.

    Über den Kontextmenüeintrag In Kalender eintragen (Rechte Maustaste) kann der geplante Termin in den Auftragskalender des Monteurs eingetragen werden. Den Status des Auftrags können Sie auf dem Register Projekte | Projektaufträge | Details ändern, zum Beispiel auf Gesendet.

     

    Der Auftrag steht dem Monteur jetzt in der esmobile-App zur Verfügung.

Lieferung durch den Monteur

Im folgenden Beispiel wird die Auslieferung von Feuerlöschern mit Hilfe der esmobile-UWP-App (Betriebssystem Windows) beispielhaft gezeigt.

Bei dem Auftrag für den Techniker handelt es sich um einen Projektauftrag.

Geräte ausliefern / dokumentieren (Projektauftrag)

  1. Starten Sie die esmobile-App und melden Sie sich an. Verwenden Sie für die Anmeldung den Mitarbeiter, den Sie im Projektauftrag als Monteur hinterlegt haben.
  2. Wählen Sie die Oberfläche Feuerlöscher aus, tippen / klicken Sie dann auf die Schaltfläche Übernehmen.

     

    Sind die Lizenzen für esmobile-Aufmaß (1310100) und esmobile-Ersatzteilmanagement (1310250) nicht vorhanden, wird immer die Standard-Oberfläche geladen. In diesem Fall wird keine Oberflächenauswahl nach der Anmeldung angezeigt.

    Siehe auch Oberflächen (Sichten)

  3. Der Menüpunkt Terminplanung | Termine wird geöffnet. Der Termin für die Ausführung des Projektauftrags sollte in der Liste aufgeführt sein.

    Wird der Termin nicht angezeigt, kontrollieren Sie bitte die Filtereinstellungen über die Filter Schaltfläche und / oder synchronisieren Sie die Termine über die Schaltfläche neu.

    Alternativ können Sie im Menü unter Auftragsverwaltung | Alle Aufträge den Auftrag in der Gesamtauftragsliste finden.

  4. Wählen Sie den Auftrag in der Liste durch Antippen / Anklicken aus.

  5. Die Übersicht zum Projektauftrag wird geöffnet (Siehe auch Projektaufträge).

    Sie haben hier die Möglichkeit den Status des Auftrags zu ändern, zum Beispiel auf Gelesen.

     

    Zeiterfassung

    Über die -Schaltfläche können Sie die Schnellzeiterfassung starten.

  6. Tippen / Klicken Sie in der Auftragsübersicht auf das Register FL-Wartung.

    Sofern noch kein Arbeitsbericht oder die Schnellzeiterfassung gestartet wurde, werden Sie darauf hingewiesen.

    Warnung

    Es wurde kein offener Arbeitsbericht gefunden. Möchten Sie jetzt einen anlegen?

     

    Nein

    Ja

    Ja

    Tippen / Klicken Sie auf Ja, wenn Sie die Arbeit auf einem neuen Arbeitsbericht beginnen möchten.

    Nein

    Wählen Sie Nein, wenn Sie sich den Auftrag nur ansehen möchten, ohne darauf zu arbeiten.

  7. Auf dem Register FL-Wartung werden die in den Anlagenkomponenten bereits angelegten Feuerlöschern aufgelistet (links). Auf der rechten Seite werden die Positionen aus dem Projektauftrag mit der Struktur (Lose / Titel) aufgelistet.

    Sie haben nun die Möglichkeit die Positionen aus dem Auftrag einzufügen, zusätzlich können vorhandene Geräte erfasst werden.

    Bei der Anzeige der Anlagenpositionen eines Auftrages tippen / klicken Sie auf die Schaltfläche.

    Der Dialog Anlagenkomponenten erstellen wird geöffnet.

     

    Je nach Berechtigung und ob mit oder ohne Lagerbuchungen gearbeitet wird, können Artikel aus dem KFZ-Lager des Mitarbeiters, Diverse Artikel oder Artikel aus dem Artikelstamm (bei Onlineverbindung) ausgewählt werden.

    Es stehen Ihnen hier auch Such- und Filterfunktionen zur Verfügung.

  8. Fügen Sie bei Bedarf noch weitere Artikel (Diverse oder aus dem KFZ-Lager des Monteurs) hinzu oder ordnen Sie einer Anlagenkomponente Ersatzteil zu.

  9. Speichern Sie die Eingaben mit der Schaltfläche.

    Vervollständigen Sie die Arbeitszeiten auf dem Arbeitsbericht bzw. verwenden Sie die Schnellzeiterfassung über die Schaltfläche.

  10. Um den Vorgang abzuschließen, tippen / klicken Sie auf die Schaltfläche, der Dialog Wartung abschließen wird angezeigt.

     

    Sind nicht alle beauftragten Materialien installiert worden, werden Sie durch einen entsprechenden Hinweis ("Das beauftragte Material wurde nicht vollständig installiert") informiert.

    Wartung abschließen: Meldung bei nicht vollständig installiertem Material

    Über die Schaltflächen unterhalb der Meldung können Sie sich die nicht installierten Positionen anzeigen lassen (Anzeigen) oder die Liste auf dem Register Beauftragt nach nicht installierten Positionen filtern zu lassen (Beauft. Mat. filtern).

  11. Vervollständigen Sie die entsprechenden Felder und setzen Sie die gewünschten Optionen.

    Wartung abschließen: Alle Materialien vollständig installiert

    Anlage funktionsbereit

    Aktivieren Sie diese Option, wenn keine weiteren Arbeiten an der Anlage erforderlich sind.

    Mängelfrei

    Bestehen nach der Ausführung der Arbeiten keine Mängel an der Anlage, aktivieren Sie diese Option. Bei vorhandenen Mängeln deaktivieren Sie diese Option, ggf. können die Mängel im Feld Bemerkung dokumentiert werden.

    Mit Unterschrift

    Wenn der Kunde den Arbeitsbericht auf dem Bildschirm unterschreiben soll, aktivieren Sie diese Option. Nach dem Verlassen des Dialogs wird zunächst eine Zusammenfassung für den Kunden angezeigt und anschließend ein Unterschriftenfeld.

    Besteht kein Bedarf den Arbeitsbericht zu unterschrieben, deaktivieren Sie diese Option, der Arbeitsbericht wird dann mit dem Vermerk Ohne Unterschrift gespeichert.

    Kontaktlose Unterschrift

    Ist eine direkte Unterschrift auf dem mobilen Gerät nicht möglich oder gewünscht, können Sie die Option Kontaktlose Unterschrift aktivieren. Der Kunde erhält in diesem Fall eine E-Mail mit einem Link. Über den Link kann der Kunde die Unterschrift an einem eigenen Gerät vornehmen.

    Bei Aktivierung der Option wird das zusätzliche Fenster Kontaktlose Unterschrift zusammen mit der Arbeitsberichtvorsachau eingeblendet.

    Hier kann die E-Mail-Adresse für die Versendung des Links festgelegt werden.

    Nach dem Senden wird der Status der Unterschriftsanforderung angezeigt.

    Über die Schaltfläche Abrufen können Sie den aktuellen Status ermitteln.

     

    Eine Beschreibung zum Ablauf eines Auftragsabschluss mit einer Kontaktlosen Unterschrift finden Sie unter Kontaktlose Unterschrift.

    Arbeitsbericht zum Versand markieren

    Soll der Arbeitsbericht nach dem Speichern auf den Server per E-Mail an den Kunden gesendet werden, aktivieren Sie diese Option. Ist die Option aktiviert, wird der Versand geöffnet. Der Versand ist auch jederzeit aus den Arbeitsberichten heraus möglich.

    Vor dem Versand haben Sie noch die Möglichkeit weitere Angaben zum Versand zu machen (Empfänger, CC etc.).

    Der Arbeitsbericht wird als pdf-Datei versendet.

    Status

    Der Status des Auftrags kann an dieser Stelle geändert werden, zum Beispiel Technisch erledigt. Wählen Sie dafür einen der bereits angelegten Auftragsstatus aus.

    Report

    Sind für den Arbeitsbericht mehrere Reportvarianten registriert worden, kann hier ein entsprechender Arbeitsberichtreport ausgewählt werden.

    Wird kein spezielles Layout ausgewählt, wird das Standard Layout verwendet.

    Hinweise zur Ablage von Arbeitsberichtsreports auf dem esweb-Server finden Sie unter esweb / esmobile Arbeitsberichte anpassen.

    Bemerkung

    Tragen Sie hier noch weitere Informationen zum Auftrag, zum Beispiel Absprachen mit dem Kunde oder Abrechnungshinweise eintragen.

    Online

    Besteht eine Internetverbindung können Sie die Option Online aktivieren, im nächsten Schritt wird dann eine Vorschau des Arbeitsberichtes auf dem Server erzeugt und angezeigt. Ohne Internetverbindung wird eine Offline-Übersicht aller lokalen Daten angezeigt.

  12. Tippen / Klicken Sie auf die Schaltfläche Übernehmen. Bei bestehender Internetverbindung wird die Vorschau des Arbeitsberichtes erzeugt und angezeigt, ansonsten wird eine Zusammenfassung der lokalen Daten angezeigt.

    Besteht eine Onlineverbindung, entspricht die Vorschau dem späteren Druckdokument.

  13. Die Vorschau des Arbeitsberichtes kann jetzt vor der Unterschrift mit dem Kunden besprochen werden.

    In der Apple iOS-App tippen / klicken Sie für die Unterschrift des Kunden auf die Schaltfläche.

    In der Windows UWP App wird das Unterschriftenfeld zusammen mit der Vorschau geöffnet.

    Tragen Sie den Nachnamen und den Vornamen des Unterschreibenden ein, lassen Sie anschließend den Kunden auf dem Bildschirm im Bereich Unterschrift unterschreiben.

     

    Haben Sie die Option und Arbeitsbericht zum Versand markieren gesetzt, besteht noch die Möglichkeit Angaben für den E-Mail Arbeitsberichtversand vorzunehmen.

Weitere Bearbeitungsmöglichkeiten

Siehe auch Bearbeitungsmöglichkeiten