Arbeitsbericht Detailinformationen

Die Detailinformationen zu einem Arbeitsbericht können Sie über folgende Aktionen aufrufen:

• Über den Menüpunkt Arbeitsberichte | Arbeitsberichte einen Eintrag in der Liste antippen / anklicken. Siehe auch Arbeitsberichte verwalten.

• Aus einem Vorgang (Auftrag etc.) das Register Arbeitsberichte öffnen und einen Eintrag in der Liste antippen / anklicken.

Erledigter Arbeitsbericht (Eingabefelder sind ausgegraut)

Bereich 'Details'

BerichtNr.

Hier wird die Arbeitsberichtsnummer angezeigt.

Auftragsbezug

Sie können den Arbeitsbericht einem Auftrag zuordnen.

1. Tippen / Klicken Sie im Bereich Details auf das Auswahlfeld Auftragsbezug.

   Die Liste der verfügbaren Aufträge wird angezeigt.

    

   Wird der gesuchte Auftrag nicht in der Liste angezeigt, führen Sie eine Synchronisation im Menüpunkt Auftragsverwaltung | Alle Aufträge durch. Dadurch werden die aktuellen Aufträge von Server übertragen.

2. Wählen Sie den Auftrag durch Antippen / Anklicken aus.

   Bei Auswahl eines Auftrags wird automatisch das erste Gewerk (das Gewerk mit der Nummer 1) eingetragen.

Erfasste Zeit (Buchhaltung)

Hier wird die Gesamtsumme der erfassten Arbeitszeiten für die Buchhaltung angezeigt. Je nach Einstellung kann auch die Gesamtzahl der erfassten Arbeitszeiten für den Kunden angezeigt werden.

Erfasste Zeit (Kunde)

Hier wird die Gesamtsumme der erfassten Arbeitszeiten für den Kunden angezeigt.

Matchcode

Tragen Sie im Feld Matchcode einen aussagekräftigen Suchbegriff für den Arbeitsbericht ein. Wird ein Arbeitsbericht direkt und nicht aus einem Auftrag angelegt, wird als Vorgabe der Matchcode nach dem Muster [Vorname Nachname des angemeldeten Benutzers] @ [Wochentag], [Tag]. [Monat] [Jahr] [aktuelle Uhrzeit].

Der Matchcode des Arbeitsberichts kann zum Beispiel vom Auftrag als Vorgabe übernommen werden, eine individuelle Änderung ist noch möglich. Die Einstellungen zum Matchcode finden Sie im esweb unter Einstellungen | Allgemein | Arbeitsbericht - Allgemein mit der Option Matchcode aus Auftrag.

Belegnr.

Das Feld Belegnummer dient zur Eingabe einer eigenen Belegnummer (zum Beispiel Nummerierung des Arbeitsbericht-Vordrucks). Diese wird nicht aus einem Nummernkreis gezogen, sondern kann von Hand eingegeben werden.

Arbeitsort

Im Feld Arbeitsort kann die Arbeitsstelle genauer beschrieben werden. Dies dient nur zur Information.

Bereich 'Details II'

Scharfmeldung am / Scharfmeldung bei

In den Feldern für die Scharfmeldung können manuelle Eingaben erfolgen. Diese könnten zum Beispiel über kundenindividuelle Reports ausgewertet werden.

Gewerk

Bei Auswahl eines Auftrags unter Auftragsbezug wird automatisch das erste Gewerk des Auftrags (das Gewerk mit der Nummer 1) eingetragen.

Sofern mehrere Gewerke im Auftrag angelegt sind, können Sie ein anderes Gewerk über das Drop-down-Feld auswählen.

Servicezone

Wählen Sie eine Servicezone aus, um den Bericht weiter zuordnen zu können. Abhängig von der Servicezone können Spesen und Kilometer berechnet werden, siehe auch bei den Arbeitszeit Details unter Bereich 'Pauschalen / Spesen'.

Kostenstelle

Wählen Sie eine Kostenstelle für den Arbeitsbericht aus.

Bereich 'Abschluss'

Report

Sind für den Arbeitsbericht mehrere Reportvarianten registriert worden, kann hier ein entsprechender Arbeitsberichtreport ausgewählt werden. Wird kein spezielles Layout ausgewählt, wird das Standard Layout verwendet.

Hinweise zur Ablage von Arbeitsberichtsreports auf dem esweb-Server finden Sie unter esweb / esmobile Arbeitsberichte anpassen.

Anlage funktionsbereit

Aktivieren Sie diese Option, wenn keine weiteren Arbeiten an der Anlage erforderlich sind.

Mängelfrei

Bestehen nach der Ausführung der Arbeiten keine Mängel an der Anlage, aktivieren Sie diese Option.

Ohne Unterschrift

Besteht kein Bedarf oder Möglichkeit den Arbeitsbericht unterschreiben zu lassen, aktivieren Sie diese Option, der Arbeitsbericht wird dann mit dem Vermerk Ohne Unterschrift gespeichert.

Kontaktlose Unterschrift

Ist eine direkte Unterschrift auf dem mobilen Gerät nicht möglich oder gewünscht, können Sie die Option Kontaktlose Unterschrift aktivieren. Der Kunde erhält in diesem Fall eine E-Mail mit einem Link. Über den Link kann der Kunde die Unterschrift an einem eigenen Gerät vornehmen.

Bei Aktivierung der Option wird der zusätzliche Bereich Kontaktlose Unterschrift eingeblendet.

Hier kann die E-Mail-Adresse für die Versendung des Links festgelegt werden. Zusätzlich wird der Status der Unterschriftsanforderung angezeigt.

Ohne Versand

Ist kein Versand des Arbeitsberichtes erforderlich, aktivieren Sie diese Option.

Backup

Die Option zeigt, ob für den Arbeitsbericht ein Backup (Sicherung) erstellt wurde. Beim Abschließen eines Arbeitsberichtes wird automatisch eine Sicherung erstellt. Sie können die Backup des Arbeitsberichte unter dem Menüpunkt Arbeitsberichte | Sicherungen auflisten lassen.

Die Schalterstellung nach links bedeutet, es gibt kein Backup, die Schalterstellung nach rechts zeigt an, dass eine Sicherung vorhanden ist.

Bereich 'Kontaktlose Unterschrift'

Monteure und Kunden können durch diese Funktion in den mobilen Lösungen besser vor einer Infektion durch Berührung von Smartphone oder Tablet-Oberflächen geschützt werden: Die Unterschrift kann kontaktlos erfolgen.

Nach Aktivierung der Option Kontaktlose Unterschrift und Auswahl einer E-Mail-Adresse erhält der Kunde beim Abschluss des Arbeitsberichts eine Unterschriftsanforderung per E-Mail. Diese E-Mail enthält einen Link zu einer Website auf welcher der Kunde den Bericht prüfen und unterschreiben kann,

Empfänger

Sie können eine dem Vorgang / Kunden zugeordnete E-Mail-Adresse für die Unterschriftsanforderung auswählen, in dem Sie auf das Auswahlfeld tippen / klicken.

Wählen Sie einen Empfänger und damit die entsprechende E-Mail-Adresse aus.

Über die Option Manuell kann auch eine abweichende E-Mail-Adresse eingetragen werden.

Manuell

Aktivieren Sie diese Option, um eine abweichende E-Mail-Adresse für die Unterschriftsanforderung anzugeben.

Status

Nach dem die E-Mail mit der Unterschriftsanforderung versendet wurde, wird hier der aktuelle Status der Kontaktlosen Unterschrift angezeigt.

Ist die E-Mail mit dem Link versendet worden, die Unterschrift noch nicht erfolgt, wird der Status Versendet angezeigt.

Ist die Unterschrift erfolgt, wird der Status Erledigt angezeigt, zusätzlich wird im Bereich Unterschrift die Unterschrift und der Name des Unterschreibenden eingeblendet.

Es wird zusätzlich die E-Mail-Adresse angezeigt, an welche die E-Mail mit dem Link gesendet wurde. Der Link für die Unterschrift hat nur eine begrenzte Gültigkeit, das Ablaufdatum inklusive der Uhrzeit bis wann der Link gültig ist, wird hier noch gezeigt.

Mit der Schaltfläche Abbrechen kann die Unterschriftenanforderung abgebrochen werden.

Zum Aktualisieren des Status können Sie die Schaltfläche Abrufen verwenden, es wird auf dem Server geprüft, ob die Unterschrift schon erfolgt ist.

E-Mail

Nach Auswahl eines Ansprechpartners oder der manuellen Eingabe einer E-Mail-Adresse wird die Adresse für den E-Mail Versand hier angezeigt. Ist die Anfrage noch nicht versendet, kann die E-Mail Adresse noch geändert werden.

Bereich 'Bemerkung'

Bemerkung

Tragen Sie hier noch weitere Informationen zum Arbeitsbericht, zum Beispiel Absprachen mit dem Kunde oder Abrechnungshinweise ein.

Es besteht auch die Möglichkeit Textbausteine für häufig verwendete Bemerkungen anzulegen und diese im oberen Feld auszuwählen. Tippen / Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Hinzufügen, der Inhalt des Textbausteins wird in das Bemerkungsfeld übernommen. Sie können weitere Textbausteine auswählen und hinzufügen, diese werden an den Cursor-Position angefügt.

Welche Textbausteine im Arbeitsbericht ausgewählt werden können, legen Sie über die Textkategorie je Auftragsart unter Einstellungen | Allgemein | Auftragsarten | Parameter II - Textkategorien - Arbeitsberichte fest.

Memotexte anzeigen

Mit der Schaltfläche können Sie sich einen Memotext (Info etc.) anzeigen lassen.

Register ' Zeiten'

Über das Register Zeiten können Sie sich die zum Arbeitsbericht erfassten Arbeitszeiten anzeigen lassen.

Die Anzahl der vorhandenen Arbeitszeiten wird hinter dem Registernamen in Klammern ( ) angezeigt.

Sie auch Register Zeiten

Register ' Installiert'

Über das Register Installiert können Sie sich die zum Arbeitsbericht erfassten Materialien anzeigen lassen.

Die Anzahl der installierten Materialien wird hinter dem Registernamen in Klammern ( ) angezeigt.

Sie auch Register Installiert

Register ' Geliefert'

Auf diesem Register wird für den Vorgang geliefertes Material zur Übernahme aufgelistet.

Siehe auch Register Geliefert

Register ' Komponentenrücknahme'

Es besteht die Möglichkeit im Rahmen eines Arbeitsberichtes Komponenten / Positionen einer Anlage zurückzunehmen.

Siehe auch Register Komponentenrücknahme

Register ' Übersicht'

Über das Register Übersicht wird ein Arbeitsbericht abgeschlossen.

Es wird eine Vorschau des Arbeitsberichtes angezeigt, der mit dem Kunden besprochen werden kann. Zusätzlich wird ein Fenster zum Unterschreiben des Arbeitsberichtes geöffnet.

Nach der Unterschrift ist der Arbeitsbericht abgeschlossen und es sind keine Änderungen an den Arbeitszeiten und Materialbuchungen mehr möglich.

Siehe auch Register Übersicht

Funktionen Arbeitsberichte

Über die Symbolschaltfläche in der Titelleiste der esmobile-App haben Sie Zugriff auf die jeweiligen Funktionen des aktuellen Formulars / Moduls.

Je nach Plattform (UWP / iOS) und Bildschirmgröße können einige Symbole / Icons ausgeblendet sein.

Über die Mehr-Schaltfläche können Sie sich diese ausgeblendeten Funktionen anzeigen lassen.

Schnellzeiterfassung

Mit der Schnellzeiterfassung ist die unkomplizierte Dokumentation von Fahrt- und Arbeitszeiten für einen Auftrag möglich.

Ablauf Zeiterfassung

Im nachfolgenden Beispiel wird die Schnellzeiterfassung genutzt, um die Fahrtzeit zur Baustelle, die Arbeitszeit auf der Baustelle und Fahrtzeit für den Rückweg zu dokumentieren.

Schnellzeiterfassung

1. Zum Start der Schnellzeiterfassung tippen / klicken Sie auf die Schaltfläche Schnellzeiterfassung.

   Ist bereits ein Arbeitsbericht für den Vorgang vorhanden, wird die Arbeitsberichtnummer und der Arbeitsbericht Matchcode sind bereits eingetragen.

   Ist kein Arbeitsbericht vorhanden, wird beim Abschluss der Schnellzeiterfassung ein Arbeitsbericht angelegt.

2. Wählen Sie eine Lohnart aus.

    

   Für die Anzeige und Auswahl der Lohnart ist die Berechtigung 383 - Arbeitsberichte Lohnarten bestimmen erforderlich.

    

   Hat der Benutzer nicht die Möglichkeit eine Lohnart auszuwählen (Customizing: Lohnart ist auf unsichtbar gestellt), ist es erforderlich, im esweb unter Einstellungen | Allgemein | Arbeitsbericht - Allgemein eine Standard Lohnart je Einstellungsset auszuwählen .

    

   Werte entfernen

   Über die Schaltfläche rechts neben einem Feld können eingegebenen / vorbelegten Werte in einem Eingabe- / Auswahlfeld entfernt werden.

3. Beim ersten Start der Schnellzeiterfassung haben Sie die Auswahl zwischen Beginn Fahrt und Beginn Arbeit.

    

   Erfassung der Uhrzeiten

   Die Zeiterfassung kann über die Schaltflächen mit den jeweiligen Symbolen erfolgen, es wird dann die aktuelle Uhrzeit mit Berücksichtigung des Minutenintervalls eingetragen.

   Alternativ können Sie über die Schaltfläche Manuelle Zeiteingabe die Uhrzeiten über die Uhrzeitauswahl unter Berücksichtigung des Minutentakts eingetragen werden, solange die Arbeitszeit noch nicht gespeichert (angelegt) wurde.

4. Möchten Sie die Fahrtzeit zur Baustelle protokollieren, tippen / klicken Sie auf die Schaltfläche Beginn Fahrt.

   Die Uhrzeit vom Fahrtbeginn wird erfasst, dabei wird der zentrale Minutenintervall berücksichtigt.

    

   Arbeitszeittakt / Minutenintervall

   Die Taktung der Arbeitszeiten wird zentral im esweb unter Einstellungen | Mobile Center | Einstellungen / Benachrichtigungen - Bereich 'Einstellungen' im Feld Minutenintervall festgelegt.

   

5. An der Baustelle angekommen, öffnen Sie erneut die Schnellzeiterfassung.

   Tippen / Klicken Sie auf die Schaltfläche Beginn Arbeit um die Arbeitszeiterfassung zu starten.

   Die Fahrtzeiterfassung wird damit abgeschlossen und der Arbeitsbeginn wird eingetragen.

   

6. Nach Beendigung der Arbeit, öffnen Sie noch einmal die Schnellzeiterfassung. Hier haben Sie nun die Auswahl zwischen Ende Arbeit und Abschließen (ohne Fahrt).

   • Ende Arbeit

     Tippen / Klicken Sie auf diese Schaltfläche, wenn Sie noch die Rückfahrt erfassen möchten. Mit dem Ende der Arbeit wird die Zeiterfassung für die Fahrt gestartet. Erst wenn das Ende der Rückfahrt gesetzt wird, kann die Schnellzeiterfassung abgeschlossen werden.

   • Abschließen (ohne Fahrt) 

     Ist die Zeiterfassung für die Rückfahrt nicht notwendig, kann die Schnellzeiterfassung über diese Schaltfläche abgeschlossen werden. Es wird ein Arbeitsbericht mit der aufgezeichneten Fahrt- und Arbeitszeit erstellt.

7. Tippen / Klicken Sie auf die Schaltfläche Ende Arbeit um die Arbeitszeiterfassung zu beenden.

   

   Die Differenz aus Beginn Arbeit und Ende Arbeit ergibt die geleistete Arbeitszeit.

   Schnellzeiterfassung - Ende Arbeit

   Bei einer nachträglichen Änderung von Ende Arbeit, wird Ende Fahrt gleich Ende Arbeit gesetzt, sofern der alte Wert für Ende Fahrt kleiner oder gleich dem neuen Wert für Ende Arbeit ist und zwischen Ende Arbeit und Ende Fahrt kein Tageswechsel liegt.

   Analog wird auch bei nachträglichen Änderungen von Beginn Fahrt der Wert für Beginn Arbeit angepasst, wenn der alte Wert von Beginn Arbeit kleiner oder gleich dem neuen Wert von Beginn Fahrt ist.

    

   Beispiel 1

   Ende Arbeit Alt = 17:00 - Ende Fahrt Alt = 18:00

   Ende Arbeit Neu = 17:30 => ergibt Ende Fahrt = 18:00

   Beispiel 2

   Ende Arbeit Alt = 22:00 - Ende Fahrt Alt = 02:00

   Ende Arbeit Neu = 23:00 => ergibt Ende Fahrt = 02:00

   Beispiel 3

   Ende Arbeit Alt = 18:00 - Ende Fahrt Alt = 19:00

   Ende Arbeit Neu = 17:00 => ergibt Ende Fahrt = 17:00

8. Nach Beendigung der Fahrt, öffnen Sie noch einmal die Schnellzeiterfassung. Hier haben Sie nun die Auswahl zwischen Ende Fahrt und Abschließen.

   

   • Ende Fahrt

     Tippen / Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um das Ende (Uhrzeit) der Fahrt zu setzen. Mit dem Ende der Fahrt wird die Schnellzeiterfassung abgeschlossen und ein Arbeitsbericht für den Auftrag mit der aufgezeichneten Fahrt- und Arbeitszeit erstellt.

   • Abschließen

     Soll die letzte Fahrtzeit doch nicht berücksichtigt werden, kann die Schnellzeiterfassung über diese Schaltfläche abgeschlossen werden. Es wird ein Arbeitsbericht mit der aufgezeichneten Fahrt- und Arbeitszeit erstellt.

   Ist bereits ein Arbeitsbericht vorhanden, wird die Arbeitszeit diesem hinzugefügt.

   

   Gibt es keinen offenen Arbeitsbericht wird automatisch einer erstellt. Sind offene Arbeitsberichte vorhanden, werden diese zur Auswahl angezeigt. Wählen Sie einen bestehenden Arbeitsbericht aus oder legen Sie einen neuen Arbeitsbericht an.

   Nachdem der Arbeitsbericht lokal mit einer temporären Arbeitsberichtnummer angelegt wurde, wird dies durch eine Meldung angezeigt.

   

   Tippen Sie auf OK um die Meldung zu bestätigen.

    

   Der lokal angelegte Arbeitsbericht wird bei der nächsten Synchronisation an den Server übertragen und erhält beim Speichern eine Arbeitsberichtnummer aus den Nummernkreisen.

9. Die erfassten Arbeitszeiten werden noch einmal zur Übersicht angezeigt.

   

    

   Es ist möglich, die Zeiten manuell anzupassen, solange die Arbeitszeit noch nicht gespeichert (angelegt) wurde.

    

   Über die Schaltfläche Gehe zu können Sie den Arbeitsbericht öffnen.

   Über die Schaltfläche Neue Arbeitszeit können Sie die nächste Schnellzeiterfassung starten.

Arbeitszeit anlegen

Zu einem Arbeitsbericht können mehrere Arbeitszeiten erfasst werden.

Tippen / Klicken Sie auf die Schaltfläche Arbeitszeit anlegen, um die Arbeitszeit Details zur Erfassung von Arbeitszeiten aufzurufen.

Material anlegen

Zu einem Arbeitsbericht oder einer Arbeitszeit können Materialien angelegt werden.

Im jeweiligen Vorgang kann dazu die Schaltfläche Material anlegen verwendet werden.

Es wird das Formular Neues Material geöffnet, siehe auch Material anlegen.

Bericht versenden

Speichern

Sichern Sie die Änderungen in diesem Formular über die Speichern-Schaltfläche.

Beim Speichern werden die lokalen Änderungen mit dem Server synchronisiert.