Textbausteine

An vielen Stellen im esoffice werden vorher definierte Textbausteine verwendet, um oft verwendete Texte bereitzustellen. Dies wird insbesondere an den Stellen verwendet, an denen automatisiert Texte versendet werden sollen, zum Beispiel Versand von E-Mails (Eskalations-Benachrichtigungen im Helpdesk).

Im Elektronischen Dokumentenversand können Textbausteine verwendet werden um den E-Mail-Betreff, den E-Mail-Text und den Dateinamen der Dokumentendateien festzulegen.

In der oberen Liste legen Sie zunächst das Textbaustein-Grundgerüst an, die Beschreibung wird in der Spalte Beschreibung zusammen mit dem gewünschten Sprachcode eingetragen. In der unteren Liste Zeilen wird der eigentliche Text hinterlegt.

Filterkriterien

Über das Auswahlfeld Kategorie am Kopf des Registers kann die Anzeige der Textbausteine auf eine bestimmte Textkategorie eingeschränkt werden.

Weitere Filter (rechts neben dem Navigator)

Hier kann zum Beispiel die Anzeige der Textbausteine durch Aktivieren einer oder mehrerer Filteroptionen eingeschränkt werden. Durch ein erneutes Anklicken wird der Filter aufgehoben.

Geschäftsstellen-Filter

Bei der Nutzung der Geschäftsstellen-Funktionalität werden im Bereich Filter Geschäftsstellenfilter als Schaltfläche angezeigt.

Es gibt eine Schaltfläche zum Filtern nach der aktuellen Geschäftsstelle (ist beim Öffnen der jeweiligen Ansicht standardmäßig aktiviert) und eine Schaltfläche zum Filtern nach allen eigenen Geschäftsstellen, denen der angemeldete Mitarbeiter zugeordnet ist.

Aktuelle Geschäftsstelle

Filter aktiv (Schaltfläche gedrückt)

Filter nicht aktiv (Schaltfläche nicht gedrückt)

Alle (eigenen) Geschäftsstellen

Filter aktiv (Schaltfläche gedrückt)

Filter nicht aktiv (Schaltfläche nicht gedrückt)

Filter 'Eigene Personalnummer'

Wird der Filter durch Drücken der Schaltfläche aktiviert, wird die Anzeige der Datensätze auf die Daten eingeschränkt, bei denen der angemeldete Mitarbeiter zugeordnet ist, zum Beispiel als Verkäufer.

Filter aktiv (Schaltfläche gedrückt)

Filter nicht aktiv (Schaltfläche nicht gedrückt)

Bereich 'Textbaustein' (obere Liste)

Textnr.

Im Feld Textnummer wird eine fortlaufende Nummer für alle angelegten Texte geführt. Dabei richtet sich die Nummer nicht nach der jeweils ausgewählten Textkategorie, sondern nach allen Kategorien und allen dort angelegten Texten.

Kategoriennr.

Die Kategoriennummer wird automatisch nach der jeweils ausgesuchten Textkategorie eingetragen.

Siehe auch Textkategorien

GS-Nr.

Textbausteine können für jede Geschäftsstelle separat angelegt werden.

Bei der Neuanlage eines Textbausteins wird die Geschäftsstellennummer mit 0 (Null) vorbelegt, bei dieser Einstellung kann der Textbaustein in allen Geschäftsstellen verwendet werden. Die Geschäftsstellennummer kann nachträglich geändert werden.

Personalnr.

Textbausteine können für jeden Mitarbeiter individuell angelegt werden.

Bei der Neuanlage eines Textbausteins wird die Personalnummer als Voreinstellung mit 0 (Null) vorbelegt, bei dieser Einstellung kann der Textbaustein von allen Mitarbeitern verwendet werden. Die Personalnummer kann nachträglich geändert werden, über das Auswahlfeld kann eine angelegte Personalnummer ausgewählt werden.

Textname

Hier kann ein von Ihnen frei definierbarer Name hinterlegt werden. Trotzdem sollte der Name so gewählt sein, dass er jede Textart treffend bezeichnet.

Bereich 'Zeilen' (untere Liste)

Sprache

Bestimmen Sie hier den Sprachcode für den jeweiligen Textbaustein.

Sprachen mit den entsprechenden Sprachcodes werden unter Einstellungen | Referenzen - Allgemein | Länderreferenzen | Sprachen angelegt.

Beschreibung

Vergeben Sie hier eine kurze sprechende Beschreibung für den Textbaustein.

Zeilen

Hier geben Sie den Inhalt des Textbausteines ein. Durch einen Doppelklick in dieses Feld öffnet sich der RichText-Editor zur Texteingabe.

Über den Menüpunkt Datei können Sie Ihren Text speichern und den Editor verlassen.

Filter Aktuelle Sprache

Ist der Filter aktiv (Schaltfläche gedrückt) werden nur Textbausteine in der Sprache des angemeldeten Benutzers angezeigt. Die Sprache eines Mitarbeiters wird unter Office | Personal | Details I festgelegt.

Einsatz von Textvariablen

{ProjectNo} : Kalkulationsnummer

{QuotationNo}: Angebotsnummer

{OrderNo} : Auftragsnummer

{DeliveryNo} : Lieferscheinnummer

{ReturnNo} : Rückscheinnummer

{InvoiceNo} : Rechnungsnummer

{CreditNo} : Gutschriftnummer

{AttnName}: Zu Händen-Text ohne Frau, Herr oder Herrn

Bei Textbausteinen können noch mit der Variablen {AttnName} auf Informationen aus dem Zu Händen-Feld einer Adresse zugegriffen werden. Es ist möglich Teile aus dem Zu Händen-Angaben, wie zum Beispiel Herr, Herrn oder Frau wegzulassen.

Syntax {AttnName}

Die Dokumentvariable {AttnName} hat folgende Syntax :

{AttnName:[patfl]}

p = Anrede

a = Titel oder Anrede

t = Titel

f = Vorname

l = Nachname

Zur automatischen Erkennung von Anrede und Titel werden die Tabellen AdrAnred, AnredArt und Adr_Tit ausgewertet.

{IIf(AttnSex = "f", "Wahr-Text")}

Der Wahr-Text wird gedruckt, wenn der Zu Händen-Ansprechpartner weiblich ist.

{IIf(AttnSex = "f", "Wahr-Text", "Falsch-Text")}

Der Wahr-Text wird gedruckt, wenn der Zu Händen-Ansprechpartner weiblich ist; sonst wird der Falsch-Text gedruckt (zum Beispiel {IIf(AttnSex = "f", "geehrte Frau", "geehrter Herr"})

{IIf(AttnSex = "m", "Wahr-Text")}

Der Wahr-Text wird gedruckt, wenn der Zu Händen-Ansprechpartner männlich ist

{IIf(AttnSex = "m", "Wahr-Text", "Falsch-Text")}

Der Wahr-Text wird gedruckt, wenn der Zu Händen-Ansprechpartner männlich ist; sonst wird der Falsch-Text gedruckt

{DateAdd("d", Anzahl Tage, DocDate)}

Dokumentdatum plus Anzahl Tage

{DateAdd("m", Anzahl Monate, DocDate)}

Dokumentdatum plus Anzahl Monate

Datenbankfelder

Zusätzliche Felder können in der Form {DB:<Tabelle>.<Feld>} ebenfalls verarbeitet werden, und zwar aus allen Tabellen mit den folgenden Feldnamen als Primärschlüssel (Index):

ProjektNr, KundenNr, AnlagenNr, VertragNr, AngebotNr, AuftragIdNr und KundenBankNr.

Summenwerte

Die folgenden Summenwerte für die Darstellung in den Texten möglich:

{SumMaterial} - Material (Brutto oder Netto in Abhängig der Darstellung)

{SumLabour} - Lohn (Brutto oder Netto in Abhängig der Darstellung)

{SumTotal} - Total (Brutto oder Netto in Abhängig der Darstellung)

Mit diesen Variablen können auch einfache berechnete Ausdrücke erstellt werden, wie zum Beispiel {SumTotal/100}.

E-Mail-Betreff / E-Mail-Text

Bei der Nutzung des Elektronischen Dokumentenversands können Textbausteine für den E-Mail-Betreff und den E-Mail Text angelegt werden.

In diesen Textbausteinen können auch Textvariablen verwendet werden, um auf Daten aus dem jeweiligen Vorgang zugreifen zu können.

Textbausteine für den Elektronischen Dokumentenversand

<SQL.SELECT 
CASE WHEN A.FORMATBRIEF IS NOT NULL 
THEN A.FORMATBRIEF 
ELSE '' END || ' ' || 
CASE WHEN P.VORNAME IS NOT NULL 
THEN P.VORNAME || ' ' 
ELSE '' END || P.FIRMA1 
FROM ANSPPART P LEFT JOIN ANREDART A ON A.ANREDECODE = P.ANREDECODE AND A.SPRACHCODE = P.SPRACHCODE 
WHERE P.ANSPPARTNR = :AnspPartNr>

<SQL.SELECT 
CASE WHEN A.FORMATBRIEF IS NOT NULL 
THEN A.FORMATBRIEF 
ELSE '' END + ' ' + 
CASE WHEN P.VORNAME IS NOT NULL 
THEN P.VORNAME + ' ' 
ELSE '' END + P.FIRMA1 
FROM ANSPPART P LEFT JOIN ANREDART A ON A.ANREDECODE = P.ANREDECODE AND A.SPRACHCODE = P.SPRACHCODE 
WHERE P.ANSPPARTNR = :AnspPartNr>

<SQL.SELECT 
CASE WHEN P.VORNAME IS NOT NULL 
THEN P.VORNAME || ' ' ELSE '' END || P.FIRMA1 
FROM PERSONAL P JOIN ANGEBOT A ON A.PERSNRVK = P.PERSONALNR 
WHERE A.AngebotNr = :Nr>

<SQL.SELECT 
CASE WHEN P.VORNAME IS NOT NULL 
THEN P.VORNAME + ' ' ELSE '' END + P.FIRMA1 
FROM PERSONAL P JOIN ANGEBOT A ON A.PERSNRVK = P.PERSONALNR 
WHERE A.AngebotNr = :Nr>

<SQL.SELECT G.FIRMA1 FROM GESCHFT G JOIN ANGEBOT A ON A.GSNR = G.GSNR WHERE A.AngebotNr = :Nr>

<sql.select angebotnr from angebot where angebotnr = :nr>

<sql.select firma1 from personal where personalnr in (select persnrvk from angebot where angebotnr = :nr)>

Bei Fragen zur Rechnung wenden Sie sich bitte direkt an: 
<sql.select vorname 
from personal 
where personalnr in (select persnrvk from rechausg where rechnungnr = :nr)> 
<sql.select firma1 
from personal 
where personalnr in (select persnrvk from rechausg where rechnungnr = :nr)>
<sql.select email 
from personal 
where personalnr in (select persnrvk from rechausg where rechnungnr = :nr)>

Ihre <sql.SELECT CASE 
WHEN RechnungArt='PGS' 
THEN 'Gutschrift' 
ELSE 'Rechnung' END AS RecArt 
FROM RechAusg 
WHERE Rechnungnr = :nr> mit der Nummer <RechAusg.RechnungNr>

Dateinamen

Bei der Nutzung des Elektronischen Dokumentenversandes werden die Druckausgaben von zum Beispiel Angeboten, Aufträgen, Rechnungen etc. als E-Mail-Anhang versendet. Um den Aufbau des Dateinamens beeinflussen zu können, kann dieser über die Textbausteine definiert werden. Sie können dabei auf Variablen / Platzhalter der jeweiligen Vorgangsart zurückgreifen.

Siehe auch Elektronischer Dokumentenversand

Variablen / Platzhalter

In den Textbausteinen für Dateinamen können mittels der Syntax <Tabellenname.Feldname> Platzhalter für Datenbankfelder definiert werden.

Folgende Tabellennamen stehen dabei für die einzelnen Vorgangsarten zur Verfügung

Angebot

• Angebot

• Projekte

• Adresse (Alias ADRESSE)

   

  Alias ADRESS

  Mit dem Alias ADRESSE können Sie auf die dem Angebot zugeordnete Adresse (Kunde, Bedarfer etc.) zugreifen.

  Mit der Textvariable <Adresse.Firma1> wird bei einem Angebot der (Firmen-) Namen der zugeordneten Adresse ausgeben.

   

  Beispiel Dateiname für Angebote mit Variablen / Platzhalter

  Angebot_<Angebot.angebotnr>_<Angebot.variantennr>

  Ergebnis: Angebot_20210321_1.pdf

Auftrag

• Auftrag (Aufträge)

• AuftNach (Nachträge zu den Aufträgen)

• Projekte

• Kunden

Rechnung

• RechAusg (Ausgangsrechnungen)

• Projekte

• Kunden

• Anlagen

• AnlgVtrg (Verträge)

Bestellung

• Bestell (Bestellungen)

• Liefer (Lieferanten)

• Wartungsbenachrichtigung

• Auftrag

• AuftInsp (Inspektionsaufträge)

• Anlagen

• AnlgVtrg (Verträge)

Arbeitsberichte

Folgende Tabellen stehen für Arbeitsberichte zur Verfügung:

• ArbBeri

• RechAusg

• Projekte

• Kunden

• Anlagen

• AnlgVtrg

Zusätzlich können über den Platzhalter <SQL.> auch SQL-Befehle in den Textbaustein eingebettet werden. Dabei ist es erforderlich, dass diese einen Parameter :Nr für die Vorgangsnummer (zum Beispiel Arbeitsberichtsnummer) enthalten.

Wartungsbenachrichtigung

• Auftrag

• AuftInsp

• Anlagen

• AnlgVtrg

SELECT FORMAT(Auftragdat,'yyyy-MM-dd') AS AuftDat 
FROM AuftNach 
WHERE AuftragIdNr = 8

SELECT extract(year from AuftragDat)
||'-'||lpad(extract(month from AuftragDat), 2, '0')
||'-'||extract(day from AuftragDat) as AuftDat 
FROM AUFTNACH 
where auftragidnr = 8

Gibt das Datum 2023-09-23 für das Auftragsdatum 23. September 2023 aus.

Textbausteine für Urlaubsantragsbenachrichtigungen

Für den Versand von Urlaubsanträgen per E-Mail können Textbausteine verwendet werden, bei diesen über die Variablenlogik (<Tabellename.Feldname>) auf Felder aus der esoffice-Datenbank zugegriffen werden.

Unter Einstellungen | Allgemein | Parameter I - Bereich 'Benachrichtigungstexte Urlaubsanträge' kann jeweils ein Textbaustein für den Betreff und Text der zu sendenden E-Mail hinterlegt werden.

Dabei stehen folgenden Tabellen für die Variablen zur Verfügung

• UrlbAntr (Urlaubsanträge)

• Personal

• Personal.Status (Personal Status -> Personal über PersNrStatus in UrlbAntr)

• UrlbArt (Urlaubsart)

• UrlbArtB (Beschriftung Urlaubsart)

• Termine

Hier kann auch die <sql. ... > Logik verwendet werden.

Beim Versand der E-Mails über den esBusinessserver-Dienst gibt es die Möglichkeit in den Variablen der über den Platzhalter <sql.> ein SQL-Statement einzubetten.

Dabei wird der auf SQL. folgende Text als SQL-Befehl interpretiert. Es ist notwendig, dass der Parameter :lfdnr (laufende Nummer des Urlaubsantrag aus der Tabelle UrlbAntrg) im SQL enthalten ist.

An der entsprechenden Stelle werden die Ergebnisfelder des SQL-Befehls aneinandergereiht ausgegeben.

Folgendes Beispiel sollen dies verdeutlichen:

<sql.select beginndat, endedat from urlbantr where lfdnr = :lfdnr>

Textbaustein-Beispiele für Urlaubsanträge

<Personal.Vorname> <Personal.Firma1> hat vom <urlbantr.beginndat> bis zum <urlbantr.endedat> <urlbartb.bezeichnung> beantragt.

Der <urlbartb.bezeichnung> vom <urlbantr.beginndat> 
bis zum <urlbantr.endedat> wurde 
<sql.SELECT CASE 
  WHEN Status = 1 THEN 'angelegt'
  WHEN Status = 2 THEN 'abgelehnt'
  WHEN Status = 3 THEN 'teilweise genehmigt'
  WHEN Status = 4 THEN 'genehmigt'
  WHEN Status = 5 THEN 'widerrufen'
 END AS Urlaubsstatus
FROM URLBANTR
WHERE LfdNr = :LfdNr>

<sql.Select max(urlangrp.datgeprueft),urlangrp.persnrgeprueft,personal.firma1  from urlangrp,personal
where lfdnr = (select lfdnr from URLBANTR WHERE LFDNR = :LFDNR)
and urlangrp.PERSNRGEPRUEFT=personal.PERSONALNR
group by urlangrp.persnrgeprueft,personal.firma1
order by max(urlangrp.datgeprueft) desc>

<sql.Select max(urlangrp.datgeprueft),personal.firma1  from urlangrp,personal
where lfdnr = (select lfdnr from URLBANTR WHERE LFDNR = :LFDNR)
and urlangrp.PERSNRGEPRUEFT=personal.PERSONALNR
group by personal.firma1
order by max(urlangrp.datgeprueft) desc>