Details

Auf dem Register Office | Kunden | Details können weitere kundenbezogene Daten hinterlegt werden.

Für das Navigieren innerhalb der Datensätze und für einige Funktionen steht ihnen der Navigator oberhalb der Register zur Verfügung.

Nummer (Kundennummer )

Bei der Neuanlage eines Datensatzes wird eine eindeutige Nummer aus den Nummernkreisen vergeben.

Siehe auch Nummernkreise

Matchcode

Aufbau des Matchcode

Die Zusammensetzung erfolgt folgendermaßen:

Inhalt von Feld Firma1, dann ein Komma, der erste Buchstabe des Vornamens (wenn gefüllt) mit Punkt und Komma und dann der Ort.

Den Aufbau des automatisch generierten Matchcodes legen Sie unter Einstellungen | Allgemein | Parameter I - Bereich 'Adressen' fest.

Der Matchcode kann auch mit der Funktion Matchcode füllen im Kontextmenü auf dem Register Liste oder Adresse vergeben werden, es wird dabei der in den Einstellungen hinterlegte Aufbau berücksichtigt.

Firma / Name / Vorname

Für den Namen einer Firma bzw. einer Adresse sind drei Felder vorgesehen, wobei die Felder Firma / Name und Vorname auch in der Listenansicht angezeigt werden.

Die Informationen zu diesen Felder werden an dieser Stelle nur angezeigt. Sie können die Angaben auf dem Register Office | Kunden | Adresse eingeben / ändern.

Die Angaben im Feld Serienbrief Anrede 1 können auch beim Erstellen einer Mahnung als persönliche Anrede verwendet werden, Sie auch Einstellungen | Referenzen - Buchhaltung | Mahnungsreferenzen.

Firmengruppe

Falls die Adresse zu einer bestimmten Firmengruppe gehört (z. B. eine Ladenkette oder Banken), können Sie diese hier auswählen und somit den Zusammenhang sichtbar darstellen. Bei der Auswahl der Firmengruppe wird der übergeordnete Konzern ebenfalls mit angezeigt.

Firmengruppen werden unter Einstellungen | Referenzen - Office | Konzerne / Firmengruppen angelegt und verwaltet.

Sprache

Wählen Sie eine Sprache anhand eines Sprachcodes für die Adresse aus. Die Auswahl einer Sprache ist erforderlich (Pflichtfeld).

Die Sprache einer Adresse kann zum Beispiel beim Druck von Artikeltexten berücksichtigt werden.

Sprachen werden unter Einstellungen | Referenzen - Allgemein | Ländereinstellungen | Sprachen angelegt.

Währung

Wählen Sie eine Währung für die Adresse aus. Die Währung einer Adresse kann zum Beispiel beim Druck von Angeboten, Aufträgen und Rechnungen berücksichtigt.

Währungen die entsprechenden Umrechnungskurse werden unter Einstellungen | Referenzen - Allgemein | Ländereinstellungen | Währungen angelegt.

Siehe auch Arbeiten mit Fremdwährungen.

Status

Ordnen Sie dem Kunden einen Status zu. Der Status einer Adresse kann auf dem Register Liste als Filter verwendet werden. Kunden-Status können Sie unter Einstellungen | Referenzen - Office | Adressreferenzen | Kunden-Status ) definierten Status zu.

Verwendungszweck

Da personenbezogene Daten im esoffice zu einer Adresse hinterlegt werden können, ist es erforderlich den Zweck der Datenerhebung und der Verarbeitung anzugeben.

Unter Einstellungen | Referenzen - Office | Adressreferenzen | Verwendungszwecke legen Sie entsprechende Verwendungszwecke an.

Siehe auch Private Kunden, Bedarfer und Geschäftspartner

Bereich 'Statistik'

Kunde seit

Im Bereich Statistik können Sie mit dem entsprechenden Datum hinterlegen, seit wann der Kunde ihr Kunde ist (Kunde seit).

Außerdem kann hier angezeigt werden, ob ein Vertrag mit dem Kunden besteht und wenn ja, wann dieser abläuft (Vertrag bis). Diese beiden Felder können über die Datumskomponente gefüllt werden.

Kunden-Artikel-Statistik

Die Option Kunden-Artikel-Statistik ist nur dann sichtbar, wenn in den Einstellungen | Allgemein | Kalkulation I - Bereich 'Rechnung' die Option Kunden-Artikelpreis-Statistik immer buchen ausgeschaltet ist.

Nur so kann der Anwender bestimmen, ob die Artikelpreisstatistik des Kunden gebucht wird oder nicht.

Kunden-Artikelnr.

Für manche Kunden ist es notwendig, dass eigene Kunden-Artikelnummern verwendet werden.

Damit bei einem Kunden eigene Artikelnummern verwendet werden können, aktivieren Sie die Option Kunden-Artikelnr. Über die Schaltfläche Artikelnummer kann das Fenster Kunden-Artikelnummern zum Eintragen von kundenspezifischen Artikelnummern geöffnet werden.

Mit Hilfe des Navigators legen Sie Ihre Artikel an. Wählen Sie über den Artikelsuchassistenten (Aufruf über die Explorer-Schaltfläche) die benötigten Artikel aus und weisen Sie diesen die jeweiligen Kunden-Artikelnummern im Feld Artikelnr. des Kunden zu.

Gleiche Artikel auf Servicerechnung summieren

Die Option Gleiche Artikel auf der Rechnung summieren wird angezeigt, wenn unter Einstellungen | Allgemein | Service I - Bereich 'Kunden' die Option Gleiche Artikel auf der Rechnung summieren aktiviert ist. Damit geben Sie an, ob grundsätzlich mit der Summierung von Artikeln bei Rechnungen gearbeitet werden soll.

Ist das der Fall, gibt die Option gleiche Artikel auf Servicerechnung summieren an, wie die Option gleiche Artikel auf der Rechnung summieren bei den Service- und Inspektionsaufträgen auf dem Unterregister Details | Faktura vorbelegt wird.

Siehe auch

• Service | Serviceaufträge | Details - Unterregister 'Fakturierung'Faktura

• Service | Inspektionsaufträge | Faktura - Unterregister 'Fakturierung'

Bereich 'Elektronischer Dokumentenversand'

Wenn der elektronische Dokumentenversand aktiv ist, wird in diesem Register der Bereich Elektronischer Dokumentenversand eingeblendet.

Hier können für die unter Elektronischer Dokumentenversand - Referenzen definierten Vorgänge kundenspezifische Einstellungen für den elektronischen Dokumentenversand definiert werden.

Unter Einstellungen | Referenzen – Allgemein | Elektronischer Dokumentenversand kann eine grundsätzliche Einstellung für jede Dokumentenart vorgenommen werden.

Fall 1

Wenn nun unter Office | Kunden | Details - Elektronischer Dokumentenversand - Versandarten eine generelle Versandart definiert wird, dann greifen diese Einstellungen.

Fall 2

Unter Office | Kunden | Details - Elektronischer Dokumentenversand - Versandarten wird KEINE generelle Versandart definiert, sondern es werden nur in der Liste Elektronischer Dokumentenversand Einstellungen vorgenommen. Der elektronische Dokumentenversand gilt dann nur für die dort definierten Vorgänge

Falls die Einstellung in der Liste Elektronischer Dokumentenversand nicht vollständig ist, erfolgt ein Fallback auf die Einstellungen in den Referenzen. Man könnte also - bei vorhandener Definition in den Referenzen – auch nur einen Vorgang und eine zugehörige Versandart definieren, alle weiteren Parameter werden gemäß Referenzen berücksichtigt.

Fall 3

Unter Office | Kunden | Details - Elektronischer Rechnungsversand wird EINE generelle Versandart definiert und es werden zusätzlich in der Liste Elektronischer Dokumentenversand Einstellungen vorgenommen.

Für die in der Liste definierten Vorgänge werden diese Einstellungen berücksichtigt.

Für alle Vorgänge, die dort nicht definiert sind, werden die Einstellungen den Office | Kunden | Details - Elektronischer Dokumentenversand - Versandarten berücksichtigt.

Die Überprüfung erfolgt dabei auf Feldebene. Soll also zum Beispiel für einen Kunden nur ein abweichender E-Mailtext definiert werden, ist es erforderlich bei den kundenspezifischen Einstellungen auch nur das Feld E-Mailtext gefüllt werden. Die restlichen Felder können leer bleiben, für sie wird dann der Wert gemäß den allgemeinen Referenzen verwendet.

In den kundenspezifischen Einstellungen kann auch pro Vorgang eine Versandart definiert werden. Ist für einen Vorgang eine Versandart hinterlegt, wird diese anstelle der im Kunden zugeordneten Versandart als Vorschlagwert für diesen Vorgang verwendet.

Vorgang

Folgende Vorgangsarten stehen zur Auswahl:

• Angebot

   

  Für die Vorgangsart Angebot sind die Einstellungen nur als Vorgabe für Rolle, E-Mail Text, Dateiname etc. zu verstehen. Diese führen nicht dazu, dass die Schaltflächen PDF und E-Mail im Buchungs- / Druckdialog ausgeblendet werden. Beim Senden als E-Mail werden die Einstellungen für Angebote als Vorgabe für den Aufbau der E-Mail verwendet.

• Projektauftrag

   

  Für die Vorgangsart Projektauftrag sind die Einstellungen nur als Vorgabe für Rolle, E-Mail Text, Dateiname etc. zu verstehen. Diese führen nicht dazu, dass die Schaltflächen PDF und E-Mail im Buchungs- / Druckdialog ausgeblendet werden. Beim Senden als E-Mail werden die Einstellungen für Projektaufträge als Vorgabe für den Aufbau der E-Mail verwendet.

• Ausgangsrechnung

• Bestellung

• Vertragsrechnung

• Servicerechnung

• Wartungsrechnung

• Projektrechnung

   

  Die Vorgangsart Projektrechnung kann nur für Kalkulationen verwendet werden, denen ein Projektauftrag zugrunde liegt.

• Wartungsbenachrichtigungen

• Gebührenpflege

• Mahnung

• Kontoauszug

• Aufmass

   

  Die Vorgangsart Aufmass steht nur zur Verfügung, wenn die Lizenz 1310100 - Mobiles Aufmaß vorhanden ist

  Bei der Vorgangsart Aufmass kann auf die Tabellen AUFMASS und AUFTRAG zugreifen.

Pfad

Über die Spalte Pfad kann der Ablagepfad bestimmt werden. Durch Anklicken der Spalte je Vorgangsart kann über die Explorerschaltfläche oder der Schaltfläche Pfad ein Ordner für die Ablage bestimmt werden.

E-Mail An Rolle / E-Mail-CC Rolle

Die Empfänger der E-Mail werden über die Felder E-Mail An Rolle und E-Mail CC Rolle bestimmt.

Hier kann jeweils eine Ansprechpartnerrolle aus den Adressreferenzen hinterlegt werden.

Die Ansprechpartner-Rollen werden unter Einstellungen | Referenzen - Office | Adressreferenzen | Rollen angelegt.

Die Zuordnung einer Rolle zu einem Ansprechpartner wird unter Office | Ansprechpartner | Adresse vorgenommen. Jedem Ansprechpartner kann dabei nur eine Rolle zugewiesen werden.

Beim Erstellen der E-Mail werden dann die zugehörigen Ansprechpartner mit den hinterlegten Rollen ermittelt und als Empfänger hinzugefügt.

Für Rechnungen, denen eine Anlage zugeordnet ist, werden dabei zunächst die Ansprechpartner der Anlage verwendet.

Rolle Auftraggeber / Rolle Rechnungsempfänger

Rolle zum Ermitteln des Ansprechpartners beim Auftraggeber / Rechnungsempfänger

E-Mail Betreff / E-Mail Text

Unter E-Mail Betreff und E-Mail Text kann jeweils ein Textbaustein für Betreff und Text der E-Mail hinterlegt werden.

Innerhalb der Textbausteine können nach der bekannten Variablenlogik <Tabellenname.Feldname> Platzhalter für einzelnen Datenfelder definiert werden.

Siehe auch

• Textbausteine

• Textbausteine für den Elektronischen Dokumentenversand

• Dateinamen

Für Rechnungen kann dabei auf Felder aus den Tabellen

• Rechnung (RechAusg)

• Anlage (Anlagen)

• Vertrag (AnlgVtrg)

zugegriffen werden.

Zusätzlich können über den Platzhalter <SQL.> auch SQL-Befehle in den Textbaustein eingebettet werden. Diese müssen einen Parameter :Nr für die Vorgangsnummer enthalten.

Im Text der E-Mail können noch zusätzlich SQL-Befehle mit einem Parameter :AnspPartNr für den ersten Empfänger der E-Mail verwendet werden.

<sql.select firma1 from Kunden 
where kundennr in (select kundennr from rechausg where rechnungnr = :Nr)>

<sql.select rechnungnr from rechausg where rechnungnr = :Nr>

<sql.select firma1 from ANSPPART where ansppartnr= :AnspPartNr>

Dateiname / Dateiname Arbeitsbericht

Um den Aufbau des Dateinamens beeinflussen zu können, kann dieser über die Textbausteine definiert werden. Sie können dabei auf Variablen / Platzhalter der jeweiligen Vorgangsart zurückgreifen.

Siehe auch Dateinamen

Variablen / Platzhalter

In den Textbausteinen für Dateinamen können mittels der Syntax <Tabellenname.Feldname> Platzhalter für Datenbankfelder definiert werden.

Folgende Tabellennamen stehen dabei für die einzelnen Vorgangsarten zur Verfügung

Angebot

• Angebot

• Projekte

• Adresse (Alias ADRESSE)

   

  Alias ADRESS

  Mit dem Alias ADRESSE können Sie auf die dem Angebot zugeordnete Adresse (Kunde, Bedarfer etc.) zugreifen.

  Mit der Textvariable <Adresse.Firma1> wird bei einem Angebot der (Firmen-) Namen der zugeordneten Adresse ausgeben.

   

  Beispiel Dateiname für Angebote mit Variablen / Platzhalter

  Angebot_<Angebot.angebotnr>_<Angebot.variantennr>

  Ergebnis: Angebot_20210321_1.pdf

Auftrag

• Auftrag (Aufträge)

• AuftNach (Nachträge zu den Aufträgen)

• Projekte

• Kunden

Rechnung

• RechAusg (Ausgangsrechnungen)

• Projekte

• Kunden

• Anlagen

• AnlgVtrg (Verträge)

Bestellung

• Bestell (Bestellungen)

• Liefer (Lieferanten)

• Wartungsbenachrichtigung

• Auftrag

• AuftInsp (Inspektionsaufträge)

• Anlagen

• AnlgVtrg (Verträge)

Arbeitsberichte

Folgende Tabellen stehen für Arbeitsberichte zur Verfügung:

• ArbBeri

• RechAusg

• Projekte

• Kunden

• Anlagen

• AnlgVtrg

Zusätzlich können über den Platzhalter <SQL.> auch SQL-Befehle in den Textbaustein eingebettet werden. Dabei ist es erforderlich, dass diese einen Parameter :Nr für die Vorgangsnummer (zum Beispiel Arbeitsberichtsnummer) enthalten.

Wartungsbenachrichtigung

• Auftrag

• AuftInsp

• Anlagen

• AnlgVtrg

SELECT FORMAT(Auftragdat,'yyyy-MM-dd') AS AuftDat 
FROM AuftNach 
WHERE AuftragIdNr = 8

SELECT extract(year from AuftragDat)
||'-'||lpad(extract(month from AuftragDat), 2, '0')
||'-'||extract(day from AuftragDat) as AuftDat 
FROM AUFTNACH 
where auftragidnr = 8

Gibt das Datum 2023-09-23 für das Auftragsdatum 23. September 2023 aus.

Sender-Id / Empfänger-Id

Tragen Sie hier die Sender-Id und Empfänger-Id für die Identifikation des Senders und Empfängers eines Dokuments ein.