Liste

Im Register Artikel | Lieferscheine | Liste werden alle vorhandenen Liefer- und Rückscheine angezeigt:

Bedeutung der Farben

Lieferscheine, die noch 'nicht erledigt' sind

Positionen in schwarzer Schrift auf weißem Hintergrund

Schriftfarbe

Schwarz

Hintergrundfarbe

Weiß

Lieferschein ist noch nicht gebucht

Positionen in roter Schrift

Schriftfarbe

Rot

Hintergrundfarbe

Weiß

Lieferscheine, die als 'erledigt' gekennzeichnet sind

Positionen in grauer Schrift auf weißem Hintergrund

Schriftfarbe

Grau

Hintergrundfarbe

Weiß

Rückscheine, die noch nicht erledigt sind

Positionen in schwarzer Schrift auf gelbem Hintergrund

Schriftfarbe

Schwarz

Hintergrundfarbe

Gelb

Rückscheine, die als 'erledigt' gekennzeichnet sind

Positionen in grauer Schrift auf gelbem Hintergrund

Schriftfarbe

Grau

Hintergrundfarbe

Gelb

Interne Lieferscheine.

Positionen in blauer Schrift auf grauem Hintergrund

Schriftfarbe

Blau

Hintergrundfarbe

Blau

Funktionen

Kontextmenü

In der Listenansicht können über die rechte Maustaste je nach Modul zwei verschiedene Kontextmenüs zur Verfügung:

Funktionen zur Ansicht / Layout

Das Kontextmenü mit Funktionen zur Ansicht / Layout wird aufgerufen in dem die rechte Maustaste über der Überschriftenzeile gedrückt wird. Je nach Modul stehen auch modulabhängige Funktionen im Kontextmenü zur Verfügung.

Kontextmenü in der Listenansicht (Beispiel Artikel / Leistungen)

Modulabhängige Funktionen

Das Kontextmenü mit modulabhängigen Funktionen wird aufgerufen in dem die rechte Maustaste über einer Datenzeile / Datensatz gedrückt wird.

Export nach DELISPrint

Mit dieser Funktion können Lieferscheindaten als CSV-Datei exportiert werden. Diese Daten können mit dem Programm DELISprint von DPD wieder importiert werden. DELISprint erstellt mit den Informationen die Paketaufkleber für den DPD-Transport.

Für die Übergabe der Daten wird auch eine Portoart benötigt, diese kann beim Kunden und den Aufträgen (Auftragsarten Projekt, Service und Inspektion) auf dem Register Details im Feld Portoart hinterlegt werden.

Beim Anlegen eines Lieferscheins mit Auftragsbezug wird die Portoart aus dem Auftrag eingetragen ansonsten wird die Portoart aus dem Kunden eingetragen.

Unter Einstellungen | Allgemein | Lager I - Bereich 'Lieferschein' kann der Pfad für DELISPrint Import Dateien festgelegt werden. Beim Export werden die CSV-Dateien in diesem Pfad gespeichert und können mit dem Programm DELISprint von DPD importiert werden.

Ist ein Pfad in den Einstellungen hinterlegt worden, kann im Kontextmenü der Lieferscheine über den Eintrag Export nach DELISPrint der Export gestartet werden.

Es wird eine CSV Datei mit den Daten des aktuellen Datensatz oder den Daten aller selektierten Datensätze in dem in den Einstellungen angegebenen Pfad erstellt. Die CSV Datei hat den Namen Lieferschein <Lieferscheinnr>.csv bzw. Lieferscheine <kleinste Lieferscheinnr> - <größte Lieferscheinnr>.csv.

Der Aufbau eines Eintrags in der CSV-Datei ist:

Kopieren

Aufbau CSV-Datei

<Lieferscheinnr>;'<Anrede>';'<Firma1>';'<Firma2>';'<Firma3>';'<Strasse>';
<PLZ>;<Ort>;<Telefon>;<Kundennr>;<Nationen.ISOCode>;<PortoArt>;;

Ansicht / Layout

Layout

Bei den jeweiligen Layout-Funktionen des Kontextmenüs auf dem Register Liste ist zu beachten, dass bei den Funktionen Layout laden, Layout speichern und Layout zurücksetzen das Layouts einer Liste / Tabelle zusätzliche Filtereinstellungen wie die Geschäftsstelle, Verkäufer, der Status, etc. ebenfalls mitberücksichtigt werden.

Layout laden

Mit der Funktion Layout laden kann ein gespeichertes Listenlayout erneut aufgerufen werden. Dieses individuell geänderte Layout (Spaltenbreite und Reihenfolge) wird geladen und auch bei einem Fensterwechsel automatisch beibehalten. Auch hier erfolgt der Aufruf der Funktion über die rechte Maustaste in den einzelnen Tabellen.

Layout speichern

Werden im esoffice Daten in Listen- bzw. Tabellenform angezeigt (zum Beispiel Register Office | Kunden | Liste), ist es möglich, die Reihenfolge und die Spaltenbreite der jeweiligen Liste zu verändern.

Mit der Funktion Layout speichern kann das geänderte Listenlayout gespeichert werden. Das geänderte Layout wird für jeden Benutzer getrennt verwaltet. So ist es möglich, eine individuelle Arbeitsumgebung zu schaffen.

Die Menüpunkte für die Layoutspeicherung und das Laden von Layouteinstellungen wird jedoch nicht in diesem Menüpunkt aktiviert, sondern erfolgt direkt über die einzelnen Tabellen im Programm esoffice.

Über die rechte Maustaste erscheint in den einzelnen Tabellen ein Kontextmenü, über das die Speicherung vorgenommen werden kann. Das Speichern eines Listenansicht-Layoutes funktioniert auch bei den Standard-Auswahldialogen im Programm esoffice.

Layout zurücksetzen (Originalformat)

Mit der Funktion Layout zurücksetzen ist es möglich, das Original-Tabellenformat (Spaltenbreite und Reihenfolge) wiederherzustellen.

Individuell eingestellte Tabellenformate gehen dabei nicht verloren und können über Layout laden erneut aufgerufen werden. Jedoch lässt sich bei jeder Tabelle nur ein individuelles Format hinterlegen.

Bereich 'Filter'

Oberhalb der Register werden verschiedene Filtermöglichkeiten bereit gestellt, um die angezeigte Datenmengen einzuschränken.

Bei der Nutzung der Geschäftsstellen-Funktionalität werden im Bereich Filter Geschäftsstellenfilter als Schaltfläche angezeigt.

Um Geschäftsstellen anlegen und nutzen zu können, ist je Geschäftsstelle eine Lizenz esGeschäftsstelle erforderlich.

Es gibt eine Schaltfläche zum Filtern nach der aktuellen Geschäftsstelle (ist beim Öffnen der jeweiligen Ansicht standardmäßig aktiviert) und eine Schaltfläche zum Filtern nach allen eigenen Geschäftsstellen, denen der angemeldete Mitarbeiter zugeordnet ist.

Aktuelle Geschäftsstelle

Filter aktiv (Schaltfläche gedrückt)

Filter nicht aktiv (Schaltfläche nicht gedrückt)

Alle (eigenen) Geschäftsstellen

Filter aktiv (Schaltfläche gedrückt)

Filter nicht aktiv (Schaltfläche nicht gedrückt)

Wenn unter Einstellungen | Allgemein | Adresse - Geschäftsstelle) keine Geschäftsstelle hinterlegt ist oder keine Geschäftsstelle eingestellt ist bzw. Geschäftsstelle '0' ausgewählt wurde, wird der Geschäftsstellenfilter nicht mehr angezeigt.

Siehe auch Filter Geschäftsstelle / Eigene Personalnummer

Schnellfilter

Schnellfilter helfen Ihnen – wie der Name schon sagt – dabei, die gesuchten Informationen schneller zu finden. Es werden also nur die Datensätze angezeigt, welche die hinterlegten Kriterien wie zum Beispiel den Kundenstatus erfüllen.

Filter-Einstellung

In den esoffice-Grundeinstellungen unter Einstellungen | Persönlich - Darstellung Filter können Sie einstellen, wie sich die Schnellfilter verhalten sollen.

Die Filtereinstellung kann jeder Mitarbeiter individuell für seine Anforderung anpassen.

Dabei haben Sie drei Auswahlmöglichkeiten:

mit 'aktiv' Schalter und automatisch Aktivieren

Die Option zum Aktivieren des Schnellfilters wird vor dem Filter-Namen angezeigt.

Wird im Schnellfilter eine Auswahl getroffen, zum Beispiel ein Status ausgewählt, wird die Option und damit der Schnellfilter aktiviert.

mit 'aktiv' Schalter und manuellem Aktivieren

Die Option zum Aktivieren des Schnellfilters wird vor dem Filter-Namen angezeigt.

Wird im Schnellfilter eine Auswahl getroffen, zum Beispiel ein Status ausgewählt, ist die manuelle Aktivierung des Schnellfilters durch Anklicken der Option erforderlich.

ohne 'aktiv' Schalter

Es wird keine Option zum Aktivieren des Schnellfilters vor dem Filter-Namen angezeigt.

Wird im Schnellfilter eine Auswahl getroffen, zum Beispiel ein Status ausgewählt, wird der Filter sofort angewandt.

Es stehen die Optionen gleich (=), ungleich (<>), kleiner (<), kleiner gleich (<=), größer (>) und größer gleich (>=) zur Verfügung.

Wählen Sie anschließend das gewünschte Kriterium aus, nach dem gefiltert werden soll (Beispiel Kunden-Status). Je nach persönlicher Filter-Einstellung wird der Filter durch Auswahl des Kriteriums sofort aktiviert.

Standardmäßig ist kein Filter gesetzt.

Filter

Filter 'Lieferbezug'

Für die Auftragsnachkalkulation kann hier ein Auftrag ausgewählt werden, dem der Lieferschein zugeordnet wird. Beim Aufrufen der Schaltfläche Buchen wird dann auf dem selektierten Auftrag gebucht.

Darüber hinaus haben Sie hier die Möglichkeit, zwischen Aufträgen, Umlagerung, ohne sowie Reparatur zu wählen. Wird Auftrag ausgewählt stehen die Varianten Projekt, Service und Inspektion in dem Bereich Auftragsart zur Verfügung.

Beim Buchen der Lieferscheine auf Aufträge (auch Reparaturaufträge und Inspektionsaufträge) werden in den Aufträgen das Änderungsdatum sowie die Personalnummer des aktiven Mitarbeiters gesetzt.

Sollte die Buchung nicht auf den Auftrag erfolgen (Auswahl Kein Auftrag), so wird nach der erfolgreichen Buchung die Auftragsnummer aus dem Datensatz gelöscht.
Besitzt der Anwender nicht die nötige Autorisierung, um Buchungen auf Aufträge durchzuführen, so erfolgt ein Hinweis und die Auswahl wird auf ohne eingestellt.
Soll eine Umlagerung erfolgen, ist es eventuell notwendig einen Liefergrund auf dem Register Artikel | Lieferschein | Details auszuwählen. Denn nur wenn ein angelegter Liefergrund aus den Lagerreferenzen eingetragen wird, kann das Programm die Artikel dem entsprechenden Ziellager zubuchen.
Bei einer Umlagerung kann man alternativ die Ziellagernummer separat im entsprechenden Auswahlfeld festlegen, solange der Lieferschein noch nicht gebucht wurde.

Auftragsarten

Vor der Buchung auf die verschiedenen Auftragsarten erfolgen noch einige Prüfungen:

Vor der Buchung auf einen Projektauftrag wird geprüft, ob der Auftrag existiert und ob er offen ist (nicht auf erledigt gesetzt).
Vor der Buchung auf einen Reparatur- oder Inspektionsauftrag wird geprüft, ob eine gültige Auftragsnummer eingegeben ist. Wenn versucht wird, auf einen abgeschlossenen Auftrag zu buchen, werden Sie in einer Meldung darauf hingewiesen.
Bei der Buchung eines Lieferscheins wird in der Lagerbewegung durch den Bewegungscode klar vermerkt, um welche Art Auftragsbuchung es sich handelte. Auch der Vorbestand im Lager wird mit vermerkt.
Zusätzlich wird in der Datenbank bei der Buchung auf die Aufträge entsprechend der Auftragsart ein spezieller Wert eingetragen, um was für eine Art Auftrag es sich handelt. Dabei haben die Werte folgende Bedeutung: 0 = kein Auftrag; 16 = Auftrag; 32 = Reparaturauftrag; 64 = Wartungsauftrag; 1 = interner Lieferschein; 2 = Teil-Lieferschein.
Nach jedem Buchungsvorgang wird standardmäßig wieder auf den Normalbuchungsmodus umgeschaltet. D.h. es wird der Kalkulation-Lieferschein auf den Projektauftrag gebucht.
Bei der Lieferscheinart Reparatur handelt es sich um die Funktion einen (Rück-) Lieferschein an den Lieferanten zu erstellen. Mit dieser Lieferscheinart wird ein Lieferschein erstellt, über den Artikel zur Reparatur an den Lieferanten zurückgeliefert werden können. Da hierbei der Artikel aber mein Eigentum bleibt, wird intern nur eine Lagerumbuchung auf ein Reparaturlager durchgeführt. Als Kunden kann man hier einen Lieferanten auswählen. Die Adresse des Lieferanten wird auf Wunsch als Lieferadresse eingetragen. Das Ziellager ist frei auswählbar. In der Lagerbewegungsübersicht werden diese Buchungen mit der Bewegungsart Reparaturlieferschein angezeigt.
Diese Lieferscheinart wird vor allen Dingen in Verbindung mit dem Modul Retourenmanagement (RMA) verwendet. Auf diese Art von Lieferschein kann dann in diesem Modul Bezug genommen werden.

Filter 'Lieferscheinart'

Folgende Lieferscheinarten können gewählt werden:

Lieferschein

Diese Funktion gliedert sich wiederum auf in einen möglichen Lieferschein, der auf der Basis einer Kalkulation erstellt wird (Auswahl einer Kalkulation bzw. Auftrags) und einen möglichen Manuellen Lieferschein (der unabhängig von einer Kalkulation bzw. Auftrag manuell erstellt wird). Beim Anlegen eines Kalkulations-Lieferscheins wird, mangels Vorhandenseins in der Kalkulationsmappe, die Gewerknummer automatisch auf 1 gesetzt.

Rückschein

Diese Funktion gliedert sich wiederum auf in einen möglichen Rückschein, der auf der Basis einer Kalkulation erstellt wird (Auswahl einer Kalkulationsmappe bzw. Auftrags - wurde zu dem Auftrag noch nichts geliefert, erscheinen keine Positionen) und einen möglichen Manuellen Rückschein (der unabhängig von einer Kalkulation, Auftrag oder Lieferschein manuell erstellt wird).

Weiterhin ist es über einen Rückschein auch möglich, ein Lager zu befüllen.

Filter 'Erledigt'

Über den Filter Erledigt können Sie die Ansicht der Lieferscheine auf unerledigten (Nein) oder auf als erledigt gekennzeichnete Lieferscheine (Ja) einschränken.

Filter 'Status'

Die Auflistung der Liefer- und Rückscheine kann für einen bestimmten Status eingeschränkt werden. Über einen Operator kann auch ein bestimmter Status von der Anzeige ausgeschlossen werden.

Es stehen die Status Angelegt, Freigegeben, Kommissioniert und Gebucht zur Auswahl.

Weitere Filteroptionen

Außer den Basis-Filtern, stehen Ihnen auch erweiterte komplexe Filteroptionen zur Verfügung, siehe auch Filter bearbeiten

Suchfunktion

Es besteht die Möglichkeit zwischen inkrementeller und Filter Suche zu wechseln.

In einigen Modulen (zum Beispiel Service | Helpdesk) steht auch noch die Volltextsuche für die Suche in den Fließtextfeldern zur Verfügung.

Filter Suche

Bei der Filter Suche wird die Anzeige der Datenmenge auf Datensätze mit entsprechenden Treffern eingeschränkt.

Die Filter Suche bietet mehrere Operatoren, die bei der Suche angewandt werden können.

Die zur Verfügung stehenden Operatoren sind abhängig von Feldtyp.

Operatoren Filter Suche

Die folgenden (Kriterium-) Operatoren können eingesetzt werden:

Abhängig von Typ des ausgewählten Feldes sind nur bestimmte Operatoren verfügbar.

Mehrere Suchbegriffe durch Leerzeichen getrennt

Soll nach einem Suchbegriff mit exakt aufeinander folgenden und durch Leerzeichen getrennten Begriffen gesucht werden, ist es notwendig diese Begriffe in Anführungszeichen (") / Hochkommata (') zu setzen.

Beispiel:

"es2000 Osnabrück"

gleich

Der Feldinhalt des ausgewählten Feldes ist gleich dem eingegebenen Such- / Filterbegriff (exakte Übereinstimmung).

ungleich

Der Feldinhalt des ausgewählten Feldes ist nicht gleich dem eingegebenen Such- / Filterbegriff (keine Übereinstimmung).

kleiner als

Der Feldinhalt des ausgewählten Feldes ist kleiner als der eingegebene Such- / Filterbegriff.

kleiner als oder gleich

Der Feldinhalt des ausgewählten Feldes ist kleiner oder gleich als der eingegebene Such- / Filterbegriff.

größer als

Der Feldinhalt des ausgewählten Feldes ist größer als der eingegebene Such- / Filterbegriff.

größer als oder gleich

Der Feldinhalt des ausgewählten Feldes ist größer oder gleich als der eingegebene Such- / Filterbegriff.

ist leer

Prüft, ob der Feldinhalt des ausgewählten Feldes leer ist.

ist nicht leer

Prüft, ob der Feldinhalt des ausgewählten Feldes nicht leer ist.

beginnt mit

Der Feldinhalt des ausgewählten Feldes beginnt mit dem eingegebenen Such- / Filterbegriff.

beginnt nicht mit

Der Feldinhalt des ausgewählten Feldes beginnt nicht mit dem eingegebenen Such- / Filterbegriff.

beinhaltet

Bei der Suche nach mehreren Teilworten werden die einzelnen Wörter mit ODER verknüpft.

beinhaltet immer

Bei der Suche nach mehreren Teilworten werden die einzelnen Wörter mit UND verknüpft.

Unterschied von Beinhaltet und Beinhaltet immer

Suche nach Hallo Welt im Feld Matchcode):

Beinhaltet

Findet alle Datensätze, die entweder Hallo oder Welt im Feld Matchcode beinhalten.

Beinhaltet immer

Findet nur Datensätze in denen im Feld Matchcode beide Teilwörter (Hallo, Welt) vorkommen.

beinhaltet nicht

Der Feldinhalt des ausgewählten Feldes enthält dem eingegebenen Text nicht als Teiltext.

endet mit

Der Feldinhalt des ausgewählten Feldes endet mit dem eingegebenen Such- / Filterbegriff.

endet nicht mit

Der Feldinhalt des ausgewählten Feldes endet nicht mit dem eingegebenen Such- / Filterbegriff.

ist wie

Der Feldinhalt des ausgewählten Feldes entspricht dem eingegebenen Muster.

Platzhalter Zeichen für Mustersuche

% (Prozentzeichen)

Das Zeichen % kann als Platzhalter für beliebige Zeichen eingegeben werden.

So findet N%a% die Werte Nass oder auch Nikolaus.

_ (Unterstrich)

Das Zeichen _ kann als Platzhalter für genau ein beliebiges Zeichen eingeben werden.

So findet N_s% den Wert Nass aber nicht den Wert Nikolaus, da bei dem Wert Nikolaus zwischen dem N und dem s mehrere Buchstaben vorhanden sind.

ist nicht wie

Der Feldinhalt des ausgewählten Feldes entspricht nicht dem eingegebenen Muster.

Platzhalter Zeichen für Mustersuche

% (Prozentzeichen)

Das Zeichen % kann als Platzhalter für beliebige Zeichen eingegeben werden.

So findet N%a% die Werte Nass oder auch Nikolaus.

_ (Unterstrich)

Das Zeichen _ kann als Platzhalter für genau ein beliebiges Zeichen eingeben werden.

So findet N_s% den Wert Nass aber nicht den Wert Nikolaus, da bei dem Wert Nikolaus zwischen dem N und dem s mehrere Buchstaben vorhanden sind.

Filter Suche aktivieren / Suchoptionen

Die Filter Suche aktivieren Sie mit einem Klick auf das Zahnrad-Symbol rechts neben dem Suchfeld und wählen den Eintrag als Filter.

Der ausgewählte Suchmodus wird beim Speichern der Listenansicht mit gespeichert (Layout speichern).

Groß- / Kleinschreibung beachten

	Wenn diese Option aktiviert ist (Häkchen gesetzt), wird bei der Filter Suche die Groß- und Kleinschreibung des Suchbegriffs beachtet. Nur wenn die Groß- / Kleinschreibung des Suchbegriffs mit dem Feldinhalt übereinstimmt, wird dieser als Suchergebnis angezeigt.
	Ist die Option nicht aktiviert (kein Häkchen vor dem Eintrag), wird der Filter Suche die Groß- und Kleinschreibung nicht beachtet.

Diese Einstellung wird beim Speichern der Listenansicht mit gespeichert (Layout speichern).

Automatisch suchen (Verzögerung x Sekunde(n))

Wenn diese Option aktiviert ist (Häkchen gesetzt), wird die Suche mit einer Verzögerung automatisch während der Eingabe des Suchbegriff gestartet.

Unter Einstellungen | Such- und Filtereinstellungen im Bereich Suche kann je Tabelle die Suchverzögerung im Feld Verzög. (ms) in Millisekunden eingetragen werden. Ist dort kein Wert eingetragen, wird eine Suchverzögerung von 1 Sekunde verwendet. Siehe auch Verzög. (ms) Suchverzögerung.

Ist die Option nicht aktiviert (kein Häkchen vor dem Eintrag), kann die Suche durch Betätigen des Lupen-Symbols oder durch die <Enter>-Taste gestartet werden.

Diese Einstellung wird beim Speichern der Listenansicht mit gespeichert (Layout speichern).

Feldauswahl

Es kann ein Feld ausgewählt werden, indem die Suche durchgeführt werden soll.

In der Filter Suche stehen zusätzlich die Feldauswahlen Alle Felder, Alle Textfelder, Alle Nummernfelder und Alle Datumsfelder zur Verfügung. Diese Felder können je Tabelle individuell ausgeblendet werden. Aktivieren Sie dazu unter Einstellungen | Such- und Filtereinstellungen im Bereich Suche die Option Keine Muster.

Siehe auch Keine Muster.

Das ausgewählte Feld wird beim Speichern der Listenansicht mit gespeichert (Layout speichern).

Volltextsuche

Bei der Volltextsuche kann in den Fließtextfelder nach einem oder mehreren Suchbegriffen gesucht werden. Die Suchergebnisse werden in einem separaten Fenster angezeigt.

Die Volltextsuche steht zum Beispiel im Modul Service | Helpdesk für die Suche innerhalb der Servicecalls zur Verfügung.

Volltext-Suche aktivieren / Suchoptionen

Die Volltextsuche aktivieren Sie mit einem Klick auf das Zahnrad-Symbol rechts neben dem Suchfeld und wählen den Eintrag Volltext.

Der ausgewählte Suchmodus wird beim Speichern der Listenansicht mit gespeichert (Layout speichern).

Feldauswahl

Es kann ein Feld ausgewählt werden, indem die Suche durchgeführt werden soll.

In der Volltextsuche wird automatisch in den allen Fließtextfeldern gesucht.

Operatoren Volltextsuche

Bei der Volltextsuche steht nur der Operator Beinhaltet zur Verfügung, dabei wird der Feldinhalt nach dem eingegebenen Text als Teiltext durchsucht.

Suchtext

Hier kann der zu suchende Text eingegeben werden. Ist kein Text eingegeben wird der Text Suchen ... angezeigt.

Um die Suche zu starten, können Sie die <Enter>-Taste drücken oder klicken Sie auf das Lupen-Symbol .

Nach dem Start der Volltextsuche wird ein separates Dialogfenster mit vorbelegtem Suchbegriff und weiteren Suchoptionen geöffnet.

Suchbegriffe

Tragen Sie im Feld Suchbegriffe die zu suchenden Begriffe ein. Sollen gleichzeitig mehrere Suchbegriffe eingegeben werden, sind diese durch eine Leerstelle voneinander zu trennen.

Suchart

Mit der Suchart können Sie noch festlegen, ob alle eingegebene Suchbegriffe für ein Suchergebnis erforderlich sind (Option Alle Begriffe sollen vorhanden sein) oder ob ein Suchbegriff für ein Suchergebnis ausreicht (Option Mindestens ein Begriff soll vorhanden sein).

Suche starten / Schaltfläche Suchen

Über die Schaltfläche Suchen startet der Suchlauf in allen relevanten Daten- und Textfeldern.

Werden entsprechende Eintragungen in der Datenbank mit den eingegebenen Suchbegriff gefunden, werden diese innerhalb Suchfenster unterhalb der Optionen als Liste angezeigt.

Ergebnis der Tabelle … anzeigen

Im Auswahlfeld Ergebnis der Tabelle … anzeigen werden alle Datenbank-Tabellen aufgelistet, in denen die Suchbegriffe enthalten sind.

Durch einfaches Anklicken der entsprechenden Tabelle wird diese aufgerufen. Nun kann man in den entsprechenden Memo-Feldern durch einen Doppelklick dessen Text aufrufen und betrachten.

Zum Datensatz springen

Über die Schaltfläche Zum Datensatz springen wird der aktuelle Datensatz geöffnet.

Die Suchergebnisse bleiben so lange erhalten und können zum Beispiel durch erneutes Drücken der Suchen-Schaltfläche wieder aufgerufen werden, bis man die Schaltfläche Schließen drückt.

Filter (Suchergebnis filtern)

Werden zu viele Ergebnisse angezeigt, kann die erstellte Liste über weitere Filter eingeschränkt werden. Hierfür stehen die Filter Datum und die Datensatzanzahl beschränken zur Verfügung.

Datum von / bis

Über das Datum kann eine Selektion nach dem Angelegt am-Datum erfolgen. Hierfür stellen Sie entweder einen Zeitraum von – bis ein oder einen bestimmten Tag (gleiches Datum in beiden Feldern). Wird nur ein Datum in einem der beiden Felder eingetragen, so wird entweder vom eingetragenen bis zum heutigen Datum oder nur bis zum eingetragenen Datum im bis-Feld gesucht.

Datensatzanzahl beschränken

Zusätzlich kann die Datensatzanzahl über die nächste Option eingeschränkt werden. Tragen Sie hierfür eine bestimmte Anzahl ins Eingabefeld ein.

Sollen die Filterkriterien angewendet werden, aktivieren Sie die entsprechenden Optionen und klicken Sie erneut auf die Suchen-Schaltfläche.

Spalten-Funktionen

Die Reihenfolge der Spalten kann jeder Benutzer individuell festlegen. Zum Verschieben einer Spalte ziehen Sie die gewünschte Spalte bei gedrückter linker Maustaste an die gewünschte Position zwischen zwei Spalten und lassen dann die Maustaste los (Drag-and-drop).

Geeignete Stellen zum Einfügen einer Spalte erkennen Sie an zwei grünen Pfeilen.

Mit dieser Funktion kann die aktuell ausgewählte Spalte aus der Listen- / Tabellenansicht entfernt werden. Verwenden Sie die Funktion Layout speichern um die geänderte Tabellenansicht zu speichern.

Wird nach dem Ausblenden einer Spalte das Layout nicht gespeichert, wird nach dem erneuten Start des Moduls die Spalte wieder angezeigt.

Ausgeblendete Spalten können über den Spalteneditor wieder eingeblendet werden.

Mit dieser Funktion können Sie ausgeblendete Spalten wieder in die Listen- / Tabellenansicht übernehmen. Dazu wird ein weiteres Fenster (Anpassen) angezeigt, in dem alle ausgeblendeten Spalten angezeigt werden.

Ziehen Sie die gewünschte Spalte bei gedrückter linker Maustaste an die gewünschte Position zwischen zwei Spalten und lassen dann die Maustaste los ( Drag-and-drop). Geeignete Stellen zum Einfügen einer Spalte erkennen Sie an zwei grünen Pfeilen. Die Spalte wird dann an der Position unter dem Mauszeiger eingefügt.

Zum Ausblenden einer Spalte ziehen Sie diese bei gedrückter linker Maustaste in den Spalteneditor.

Verwenden Sie die Funktion Layout speichern, um die geänderte Tabellenansicht zu speichern.

Wird nach dem Einblenden einer Spalte das Layout nicht gespeichert, wird nach dem erneuten Start des Moduls die Spalte nicht mehr angezeigt.

Bei Währungsfeldern kann noch die Ausrichtung der dargestellten Werte innerhalb Spalte eingestellt werden (Linksbündig, zentriert, rechtsbündig).

Verwenden Sie die Funktion Layout speichern, um die geänderte Ausrichtung dauerhaft zu speichern.

Wird nach dem Ändern der Ausrichtung einer Spalte das Layout nicht gespeichert, wird nach dem erneuten Start des Moduls die Ausrichtung der Spalte zurückgesetzt.

Ändert die Spaltenbreite zum automatischen Anpassen an den Inhalt. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Spaltenkopf und wählen im Kontextmenü den Eintrag Optimale Breite.

Verwenden Sie die Funktion Layout speichern, um die geänderte Spaltenbreite dauerhaft zu speichern.

Wird nach dem Ändern der Spaltenbreite das Layout nicht gespeichert, wird nach dem erneuten Start des Moduls die Breite der Spalte zurückgesetzt.

Optimale Breite (Alle Spalten)

Ändert die Spaltenbreite zum automatischen Anpassen an den Inhalt für alle Spalten. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Spaltenkopf und wählen im Kontextmenü den Eintrag Optimale Breite (Alle Spalten).

Verwenden Sie die Funktion Layout speichern, um die geänderte Spaltenbreite dauerhaft zu speichern.

Wird nach dem Ändern der Spaltenbreite das Layout nicht gespeichert, wird nach dem erneuten Start des Moduls die Breite der Spalte zurückgesetzt.

Weitere Funktionen zur Listenansicht werden unter Tabellen / Listenansicht (Grid) beschrieben.

Funktionen

Buchen / Drucken

Zum Buchen und Drucken eines Lieferscheins sind noch einige Voreinstellungen notwendig.

Beim Buchen der Lieferscheine auf Aufträge (auch Reparaturaufträge und Inspektionsaufträge) werden in den Aufträgen das Änderungsdatum sowie die Personalnummer des aktiven Mitarbeiters gesetzt.

Bereich 'Optionen'

Lager

Wählen Sie hier das Lager aus, aus dessen Bestand Artikel mit dem Lieferschein geliefert werden sollen.

Als Voreinstellung wird das als Hauptlager definierte Lager eingetragen.

Hauptlager festlegen

Das Hauptlager kann unter Einstellungen | Allgemein | Lager I - Bereich 'Allgemein' im Auswahlfeld Hauptlager aus den bereits angelegten Lagern (Artikel | Lager) ausgewählt werden.

Durch die Einstellungslogik (Grundeinstellungen pro Geschäftsstelle / Einstellungs-Set) wird beim Buchen immer das voreingestellte Hauptlager, der gerade aktiven Geschäftsstelle verwendet.

Überschreiben manuell gewählter Lager

Wenn die Option Überschreiben manuell gewählter Lager aktiviert ist, werden eventuell getroffene Angaben des Lieferlagers für bestimmte Positionen mit der Lagerangabe dieser Buchungsoption überschrieben.

Bereich 'Buchungsoptionen'

Lager buchen

Hier wird festgelegt, ob der Lieferschein von dem angegebenen Lager abgebucht werden soll.

Wird diese Option nicht ausgewählt, erscheint beim Drucken des Lieferscheins die Meldung: Soll das Lager wirklich nicht gebucht werden?’

Bei Anklicken von Ja wird nur ein Ausdruck erstellt, ohne eine Buchung.
Bei Anklicken von Nein wird die Funktion abgebrochen.

Lager ins Minus buchen

Mit Hilfe dieser Option ist es möglich, dass beim Buchen von Lieferscheinen immer die angeforderte Liefermenge vom Lager gebucht wird. Dabei ist es egal, ob der Bestand auf Lager ist oder nicht. Dieses führt somit zu negativen Lagerwerten.

Die Option Lager ins Minus buchen ist nur zu sehen, wenn unter Einstellungen | Allgemein | Lager I - Bereich 'Allgemein' die Option Lager ins Minus buchen aktiviert wurde.

Mindestbestand des Lagers muss erhalten bleiben

Ermöglicht das Abbuchen von Artikeln aus einem Lager nur bis zum Mindestbestand. Soll ein Artikel in einer höheren Menge abgebucht werden, wird nur die Menge bis zum Mindestbestand gebucht.

Bereich 'Druckoptionen'

gleiche Artikel summieren

Über diese Option wird festgelegt, ob gleiche Artikel vor dem Drucken eines Lieferscheins aufsummiert ausgegeben werden oder nicht.

Ob diese Option beim Buchen / Drucken eines Lieferscheins hier angezeigt wird, ist abhängig von der unter Einstellungen | Allgemein | Lager I - Bereich 'Lieferschein' getroffenen Auswahl Artikel beim Druck summieren.

In den Grundeinstellungen können Sie festlegen, dass nicht summiert wird (Nein), dass immer summiert wird (Ja) oder dass beim Erstellen des Lieferscheins die Option gesetzt werden kann (Optional).

Liefermengen ermitteln

Bei Anklicken der Schaltfläche Liefermengen ermitteln wird eine Probebuchung durchgeführt. Dabei wird ermittelt, welche Liefermengen / Mengeneinheiten unter Berücksichtigung der Buchungs- und Druckoptionen wirklich gebucht werden können.

Bei der Ermittlung der Liefermengen wird aber nicht sofort eine mögliche Auftragsbuchung angegangen. Dadurch ergibt sich, dass die Auftragsnummer nicht gelöscht wird, wenn Artikel im Lieferschein enthalten sind, die keine Lieferartikel sind, also wenn sie die Artikelart Kann nicht geliefert werden (siehe Einstellungen | Referenzen - Artikel | Artikelreferenzen | Artikelarten) haben. Beim Ermittlungslauf wird der komplette Lieferschein abgearbeitet. Treten Ungereimtheiten auf, so werden diese mit Angabe der PosIntern in einem Hinweisdialog ausgegeben.

Vorschau

Wird diese Schaltfläche Vorschau angeklickt, öffnet sich eine Druckvorschau, die nicht die Möglichkeit bietet, tatsächlich zu drucken. Es ist nur eine Vorschau, die den aktuellen Stand des Lieferscheins anzeigt. Vor dem ersten Drucken und Buchen des Lieferscheins werden in der Vorschau demnach auch keine Liefermengen angezeigt.

Drucken

Über diese Schaltfläche können selbst erstellte Reports für die Lieferscheinverwaltung aufgerufen werden.

Somit könnten zum Beispiel benutzerdefinierte Reports für Versandpapiere oder Paketaufkleber ausgedruckt werden.

Über die Schaltfläche Vorschau lässt sich das Druckergebnis in einer Ansicht kontrollieren. Ebenso kann auch nur der aktuelle Datensatz in der Lieferscheinverwaltung zum Ausdruck gebracht werden. Aktivieren Sie dazu die Option Nur aktueller Datensatz.

Variante

Hier besteht die Möglichkeit, zwischen vorgefertigten Reportvarianten und benutzerdefinierten Reportvarianten zu wählen. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, die benutzerdefinierte Reportvariante als Grundlage zu nehmen.

Bevor die Artikel auf den Auftrag gebucht werden, wird geprüft, ob es das angegebene Gewerk wirklich gibt.

Falls nicht, wird automatisch auf Gewerknummer 1 geschaltet. Deshalb: nie Gewerknummer 1 löschen.

Wenn das Fenster Lieferscheine drucken & buchen aktiv ist, können in der Liste keine Änderungen/ Selektionen mehr vorgenommen werden.

Es ist nicht möglich, auf abgeschlossene Aufträge Buchungen vorzunehmen.

Lieferschein stornieren

Um einen Lieferschein zu stornieren befindet sich auf dem Register Artikel | Lieferscheine | Liste die Schaltfläche Lieferschein stornieren.

Durch das Betätigen dieser Schaltfläche kann ein gebuchter Lieferschein wieder storniert werden, so dass die Möglichkeit besteht, Änderungen an ihm vorzunehmen und ihn daraufhin erneut zu drucken und zu buchen.

Dabei ist zu beachten, dass keine Stornierungen von Rückscheinen an dieser Stelle vorgenommen werden können. Verwenden Sie bei Lieferscheinen mit der Lieferscheinart Rückschein die Funktion Rückschein stornieren.

Ist das der Fall, so wird vor dem Versuch die Ware zurück auf das Lager zu Buchen überprüft, ob es sich um Lagerartikel handelt oder nicht.

Enthält der Lieferschein zum Beispiel Artikel die mit der Option Lager umgehen beim Wareneingang gebucht wurden, kann nachfolgende Meldung erscheinen.

Ebenso verhält sich das Stornieren von Lieferscheinen mit diversen Artikeln. Auch hier erscheint eine Fehlermeldung beim Versuch diesen zu stornieren.

Die Schaltfläche Lieferschein stornieren ist jedoch nur sichtbar, wenn der Filter (Lieferscheinart) auf Lieferschein steht.

Es ist nicht möglich, dass aufgelöste Reservierungen durch die Stornierung wieder rückgängig gemacht werden.

Rückschein stornieren

Über die Schaltfläche Rückschein stornieren ist es möglich die Buchung eines Rückscheins zurückzunehmen.

Diese Schaltfläche ist jedoch nur bei der Lieferscheinart Rückschein sichtbar und auch nur dann, wenn der Rückschein bereits gebucht wurde.

Bei der Stornierung eines Rückscheins wird nur die Buchung des Rückscheins rückgängig gemacht (die Option Lager gebucht wird zurückgesetzt), so dass die Daten des Rückscheins wieder bearbeitet werden können.

Erledigt An / Aus

Über die Schaltfläche Erledigt an / aus wird ein Lieferschein auf erledigt gesetzt. Durch erneutes Drücken kann jedoch ein Lieferschein auch auf nicht erledigt gesetzt werden.

Beim Erledigen eines Lieferscheins wird auf dem Register Artikel | Lieferscheine | Details die Option Erledigt aktiviert.

Lieferscheinerstellungsassistent

Mit dieser Funktion wird der Lieferscheinerstellungsassistent gestartet, mit diesem haben Sie umfassende Möglichkeiten der Lieferscheinerstellung für Auftragslieferungen, Lagerumbuchungen, Filialbedarf und Rücknahme.

Eine Beschreibung finden Sie unter Lieferscheinerstellungsassistent

Suche Seriennummer

Für die Rückverfolgbarkeit der Artikel nach DIN ISO 9001 kann es notwendig sein, bestimmter Artikel (zum Beispiel Anlagenkomponenten) mit Ihrer Seriennummer zu hinterlegen. Sie haben dazu im esoffice die Möglichkeit, vom Lagereingang bis zum Lagerausgang die Seriennummer jedes einzelnen Artikels zu verwalten und so dessen Weg zurückzuverfolgen.

Um gezielt nach einer Seriennummer zu suchen, um festzustellen, wo sich der Artikel, der zur Seriennummer gehört, gerade befindet, können Sie die Funktion Suche Seriennummer verwenden.

Allgemeines zu Seriennummern

Generell können Seriennummern über den Wareneingang, eine manuelle Lagerbewegung (Einlieferung), auf dem Lager und bei den Anlagenkomponenten (zu diversen Artikeln) angelegt werden.

Aus einem Lager können nur existierende Seriennummern ausgeliefert werden (Lieferschein, manuelle Auslieferung (auf Auftrag), usw.).

Bei Rücklieferungen von einem Auftrag können nur Seriennummern ausgewählt werden, die auch auf diesen Auftrag ausgeliefert wurden.

Bei allen Lagerbewegungen bei denen Seriennummern betroffen sind, wird im Hintergrund immer die Tabelle LAGIOSER mit gebucht.

Bei den Anlagenkomponenten können nur Seriennummern ausgewählt werden, die auch ausgeliefert worden sind.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Suche Seriennummer. Das Fenster Suchen nach Seriennummern im System wird mit dem Register Liste geöffnet.

Bereich 'Status'

Wählen Sie im Bereich Status aus, in welchen Tabellen mit Seriennummerninformationen gesucht werden soll. Dies ermöglicht, die Anzahl der Artikel mit Seriennummern einzuschränken.

Bei der Option Alle werden alle verfügbaren Seriennummern angezeigt.

Zu jedem ausgewählten Status finden Sie eine entsprechende Nummernspalte in der Tabelle wieder, um eine gezielte Suche vorzunehmen.

In der Tabelle der Anlagen finden Sie hierfür zum Beispiel die Spalte Anlagennummer.

Seriennummer über die Artikelnummer suchen

Wenn man nicht sicher ist in welchem Bereich eine Seriennummer gebraucht wurde, hat man hier zusätzlich noch die Möglichkeit über die Artikelnummer zu suchen.

Klicken Sie dazu die Spaltenüberschrift Artikelnr. an (1).

Das Auswahlfeld für die Artikelnummernsuche (2) wird freigeschaltet.
Klicken Sie auf die Schaltfläche um den Artikelauswahlassistenten zu öffnen.
Durch die Eingabe einer Artikelnummer oder die Auswahl über den Artikelauswahlassistenten wird, nachdem die Schaltfläche Artikel übernehmen gedrückt wurde, nach den Artikeln in den Seriennummern gesucht.

Über die Schaltfläche Gehe zu kann die allgemeine Sprungfunktion aufgerufen werden. Als Sprungziele stehen der Artikel, der dem Artikel zugeordnete Lieferant und der im Status eingestellte Filter zur Verfügung.

Register 'Historie'

Zusätzlich zur Listenansicht findet sich hier auch noch das Register Historie.

Auf diesem Register werden alle Lagerbewegungen zu einer Seriennummer aufgelistet.

Dabei wird außer der Bewegungsart auch das Buchungsdatum sowie die Nummer des Auftrags, des Liefer- oder Warenscheins angezeigt. Über die Schaltfläche Gehe zu wird die allgemeine Sprungfunktion zu den abhängigen Modulen aktiviert.

Suchen, Sortieren und Filtern

Die Elemente oberhalb der Tabellenansicht ermöglichen es, nach bestimmten Informationen innerhalb der angezeigten Seriennummerndatensätze zu suchen, bestimmte Daten herauszufiltern oder nach einem Kriterium zu sortieren.

Suchen

Im Textfeld Suchen kann in dem unter dem Listenfeld Sortierung eingestellten Datenfeld (zum Beispiel AnlagenNr.) gesucht werden. Es wird dabei bei der Eingabe des Suchbegriffes die Tabellenzeile markiert, welche dem Suchbegriff am nächsten kommt.

Sie können nun eine Sortierung der angezeigten Seriennummern einstellen. Die Möglichkeiten der Sortierung sind abhängig von der Einstellung im Bereich Suchen. Bei den Optionen Lager, Wareneingang, Lieferschein und Anlagen erfolgt die Sortierung über das Sortierfeld. Die Sortiermöglichkeiten (Felder) sind abhängig von der gewählten Tabelle.

Sortierung

Bei Anzeige der Seriennummern aller Tabellen erfolgt die Sortierung über das Anklicken der einzelnen Spaltenüberschriften.

Beispiel für die Spaltenüberschriften

Filter

Um die Anzeige der Datensätze einzuschränken, können Sie die Filterfunktion verwenden, die Sie über die Schaltfläche aufrufen können.

Im Dialogfeld Filter kann eine Selektion über einen Bereich oder einen Wert in einem der angezeigten Felder erfolgen. Es können verschiedene Suchkriterien miteinander kombiniert werden.

Die Eingabemöglichkeiten sind abhängig vom gewählten Feld. Haben Sie die Anzeige mit dem Filter eingeschränkt, wird die Filter Schaltfläche farblich hinterlegt dargestellt .