Annahme

Auf dem Register Projekt | Projektaufträge | Annahme werden grundsätzliche Angaben zum Auftrag angezeigt, die beim Buchen einer Auftragsbestätigung aus der Kalkulationsmappe übernommen wurden. Auf den weiteren Registern können die Angaben später noch ergänzt werden.

 

Manuelle Anlage von Projektaufträgen

Projektaufträge können auch manuell über die Schaltfläche Projektauftrag anlegen über den Menüpunkt Projekt | Projektaufträge erstellt werden, einige Funktionen sind dabei nicht verfügbar. Grundsätzlich wird die Erstellung eines Projektauftrages über eine Kalkulationsmappe empfohlen.

Damit die Schaltfläche Projektauftrag anlegen angezeigt wird, ist es erforderlich, dass unter Einstellungen | Projekt | Projektverwaltung Einstellungen | Auftrag - Bereich 'Allgemein' die Option Ohne manuelle Neuanlage deaktiviert wurde.

Bereich 'Adresse'

Hier können Sie nun über die entsprechenden Auswahl-Schaltflächen den Kunden, die Anlage oder den Vertrag auswählen, für den ein Auftrag angelegt werden soll.

Kunde

Bei Projektaufträgen, die über eine Kalkulationsmappe erstellt worden sind, ist der Kunde bereits ausgewählt worden.

Bei manuell angelegten Projektaufträgen wählen Sie über die Schaltfläche einen Kunden aus. Daraufhin kann bei der Auswahl der Anlagen nach der Kundennummer gefiltert werden.

 

Anlage und Vertrag werden nach der Auswahl des Kunden automatisch gesetzt, wenn zu dem Kunden nur eine Anlage und zu der Anlage nur ein Vertrag existiert.

 

Beim Anlegen eines Auftrags bzw. beim Wechsel der Kundennummer eines Auftrages, wird das Kreditlimit des Kunden geprüft, sofern dies unter Einstellungen | Projekt | Projektverwaltung Einstellungen | Auftrag - Bereich 'Allgemein' -> Kreditlimitprüfung entsprechend aktiviert wurde (Optionen Warnung oder Abbruch).

Anlage

Wählen Sie über die Schaltfläche eine Anlage aus. Bei Projektaufträgen, die über eine Kalkulationsmappe erstellt worden sind, kann die Anlage schon zugeordnet sein.

Die Auswahl kann über die Filtersymbole rechts neben dem Anlagennummernfeld auf die Kundennummer und / oder auf aktive Anlagen gefiltert werden. Beide Filter können miteinander kombiniert werden.

Nach Kundennr. filtern (linkes Filtersymbol)

Ist bereits ein Kunde ausgewählt worden und dieser Filter wird aktiviert, wird die Auswahl auf Anlagen dieses Kunden beschränkt.

Nur aktive Anlagen anzeigen (rechtes Filtersymbol)

Aktivieren Sie diesen Filter um nur aktive Anlagen zur Auswahl angezeigt zu bekommen.

Wird vor Auswahl eines Kunden eine Anlage ausgewählt, wird der zugeordnete Kunde auch mit eingetragen.

Vertrag

Über die Schaltfläche können Sie einen Vertrag auswählen.

Die Auswahl kann über das Filtersymbol rechts neben dem Vertragsnummernfeld auf die Anlagennummer gefiltert werden.

Ist bereits eine Anlage ausgewählt worden und dieser Filter wird aktiviert, wird die Auswahl auf Verträge dieser Anlage beschränkt.

Wird vor Auswahl eines Kunden oder einer Anlage ein Vertrag ausgewählt, wird die zugeordnete Anlage und der Kunde auch mit eingetragen.

Bereich 'Ansprechpartner'

Ansprechpartner / Telefon / E-Mail

Wählen Sie den Ansprechpartner (zum Beispiel den Anrufer) aus der Liste der Ansprechpartner des jeweiligen Kunden aus. Wird ein Ansprechpartner ausgewählt, wird auch die Telefonnummer und die E-Mail-Adresse übernommen.

In den Feldern können auch Werte manuell einzutragen werden.

 

Einen Ansprechpartner können Sie über die Schaltfläche direkt aus dem Serviceauftrag anlegen, dieser Ansprechpartner wird beim Speichern dem Kunden zugeordnet.

Ansprechpartner vor Ort / Telefon / E-Mail

Wählen Sie den Ansprechpartner, der vor Ort zuständig ist, (zum Beispiel Hausmeister) aus der Liste der Ansprechpartner des jeweiligen Kunden aus. Wird ein Ansprechpartner ausgewählt, wird auch die Telefonnummer und die E-Mail-Adresse übernommen.

In den Feldern können auch Werte manuell einzutragen werden.

 

Einen Ansprechpartner können Sie über die Schaltfläche direkt aus dem Serviceauftrag anlegen, dieser Ansprechpartner wird beim Speichern dem Kunden zugeordnet.

Bereich 'Auftrag'

Auftragsnr.

Beim Anlegen eines Projektauftrages wird eine Auftragsnummer aus dem Nummernkreis-Code AUF gezogen und dem neuen Datensatz zugeordnet. Dabei kann für jede Geschäftsstelle ein eigener Nummernkreis-Subcode verwendet werden.

Über die Option Auftragsnummer aus Auftragstyp unter Einstellungen | Projekt | Projektverwaltung | Einstellungen | Auftrag - Bereich 'Allgemein' kann auch festgelegt werden, die Auftragsnummer über den zugewiesenen Projektauftragstyp festgelegt wird. Jedem Projektauftragstyp kann ein Nummernkreis-Subcode zugewiesen werden.

Siehe auch

Matchcode

Das Feld Matchcode wird bei der Neuanlage eines Projektauftrags automatisch mit dem angegebenen Matchcode gefüllt, der in den Einstellungen | Projekt | Projektverwaltung | Einstellungen | Auftrag - Bereich 'Vorbelegungen' vorgegeben ist. Steht die Auswahl auf Anlage und ist dort kein Matchcode hinterlegt, wird der Matchcode des Kunden (ein Kunde muss immer zugeordnet werden) übernommen. Der vorgeschlagene Matchcode kann manuell geändert werden.

Eingang

Das Eingangsdatum des Projektauftrages wird vorbelegt mit dem aktuellen Datum inklusive Uhrzeit.

Auftragstyp

Sie können einen Projektauftrag über den Auftragstyp weiter unterscheiden. Unter Einstellungen | Projekt | Projektverwaltung | Referenzen | Projektauftragstypen können die entsprechenden Auftragstypen angelegt werden.

Über die Option Auftragsnummer aus Auftragstyp unter Einstellungen | Projekt | Projektverwaltung | Einstellungen | Auftrag - Bereich 'Allgemein' kann auch festgelegt werden, die Auftragsnummer über den zugewiesenen Projektauftragstyp festgelegt wird. Jedem Projektauftragstyp kann ein Nummernkreis-Subcode zugewiesen werden.

Siehe auch

Priorität

Wählen Sie eine Priorität aus, mit der Sie die Dringlichkeit des Auftrages bestimmen können.

Die Priorität definiert Sie die Wichtigkeit des jeweiligen Auftrags. Prioritäten werden unter Einstellungen | Allgemein | Allgemein | Referenzen | Prioritäten angelegt.

Refnr.

In diesem Feld kann eine beliebige Referenznummer manuell hinterlegt werden oder wählen Sie über die Schaltfläche einen Auftrag mit einer hinterlegten Referenznummer aus der Auftragsliste aus.

Kostenart (Kunde)

Erwartet der Kunden auf den Drucksachen zu einer Anlage oder eines Auftrags die Angabe einer bestimmten Kostenart, kann die Kostenart hier als Text eingetragen werden. Diese Kostenart wird auch aus der Anlage in die Aufträge (zum Beispiel Serviceauftrag) übernommen und kann auf entsprechenden Formularen ausgegeben werden.

Kostenstelle (Kunde)

Erwartet der Kunden auf den Drucksachen zu einer Anlage oder eines Auftrags die Angabe einer bestimmten Kostenstelle, kann die Kostenstelle hier als Text eingetragen werden. Diese Kostenstelle wird auch aus der Anlage in die Aufträge (zum Beispiel Inspektionsauftrag) übernommen und kann auf entsprechenden Formularen ausgegeben werden.

Bereich 'Adressen'

Hier hinterlegen Sie weitere Adressen zur Anlage, zum Beispiel einen Schlüsselträger oder einen Hausmeister.

Adressrolle

Wählen Sie eine Adressrolle aus. Es werden Ihnen nur Adressrollen angeboten, die mit der entsprechenden Vorgangsart verknüpft sind.

Adressrollen werden unter Einstellungen | Office | Adressen | Referenzen | Adressrollen eingerichtet, an dieser Stelle erfolgt aus die Zuordnung zu den Vorgangsarten.

Personenart

Nach Auswahl einer Adresse oder eines Ansprechpartners wird die zugeordnete Personenart hier angezeigt.

Nr.

Wählen Sie hier eine Adresse oder einen Ansprechpartner aus. Die Auswahl der Adressen ist zunächst auf den jeweiligen Vorgang gefiltert, das bedeutet, es werden nur Datensätze angezeigt, die dem Vorgang direkt zugeordnet sind. Der Filter kann deaktiviert werden.

Matchcode

Nach Auswahl einer Adresse oder eines Ansprechpartners wird der Matchcode des Datensatzes hier angezeigt.

Bereich 'Meldung'

Im Bereich Meldung können Sie im Memofeld nähere Angaben zu dem jeweiligen Auftrag hinterlegen, zum Beispiel welche Störung der Kunde gemeldet hat.

 

Bei der Bearbeitung eines Memofeldes stehen Ihnen die Funktionen der Symbolleiste Richtexttools / Text zur Verfügung.

Funktionen / Symbolleisten

In den Symbolleisten (Ribbon / Ribbonbar) oberhalb des Registers stehen Ihnen verschiedene Funktionen zur Verfügung.

Der Aufbau der Symbolleisten ist abhängig von aktuellen Modul / Register.

 

Einige Symbolleisten werden nur bei der Bearbeitung bestimmter Felder eingeblendet, wie zum Beispiel die Symbolleiste Text bei RichText-Feldern.