Vertragskonditionen

Hier können die Vertragskonditionen und die Daten bzw. Modalitäten der Vertragskonditionen hinterlegt werden.

Bei einer Vertragskondition können pro Materialgruppe Dauer, Abdeckung in Prozent, Abdeckungsbetrag, Abdeckungsmodus und Artikelnummer hinterlegt werden.

In der ersten Tabelle oben links werden die einzelnen Konditionen über den Navigator angelegt.

Tabelle Konditionen

Kondition

Tragen Sie eine eindeutige Nummer für die Vertragskondition ein.

Wird die Bezeichnung in mehreren Sprachen hinterlegt, ist die Kombination aus Nummer und Sprachcode eindeutig zu wählen.

Sprachcode

Wählen Sie einen Sprachcode aus der Referenztabelle Sprachen aus. Der Sprachcode bezieht sich dabei auf die Sprache, die bei den Eintragungen im Feld Bezeichnung verwendet wird.

Bezeichnung

Tragen Sie eine Bezeichnung gemäß dem eingestellten Sprachcode ein.

Tabelle Zeitart

Für eine Vertragskondition können je Zeitart unterschiedliche Freiminuten angelegt werden.

Zeitart

Wählen Sie eine Zeitart aus, für welche die Vertragskondition gelten soll.

Alle

Die Vertragskondition wird für alle Zeitarten ausgewertet.

Telefon

Wird die Zeitart Telefon gewählt, wird die Vertragskondition auf die Vorgänge angewendet, die mit der Lohnart Telefon gebucht wurden.

Welche Lohnart mit der Zeitart Telefon verknüpft werden soll, legen Sie unter Einstellungen | Allgemein | Buchhaltung III – Bereich 'Lohnarten' ->(Helpdesk – Telefon) fest.

Nachbearbeitung

Wird die Zeitart Nachbearbeitung gewählt, wird die Vertragskondition auf die Vorgänge angewendet, die mit der Lohnart Nachbearbeitung gebucht wurden.

Welche Lohnart mit der Zeitart Nachbearbeitung verknüpft werden soll, legen Sie unter Einstellungen | Allgemein | Buchhaltung III – Bereich 'Lohnarten' ->(Helpdesk – Nachbearbeitung) fest.

Dauer in Monaten

Tragen Sie hier die Dauer in Monaten bezogen auf die Zeitart und die Freiminuten ein.

Freiminuten

Für die Zeitart tragen Sie hier die Freiminuten ein. Bis zu dieser Anzahl Minuten findet keine Berechnung der entsprechenden Leistung ab.

Tabelle Materialgruppen

In der unteren, abhängigen Tabelle werden die Materialgruppen ausgewählt, die Bestandteil einer Vertragskondition sein sollen. Einer Vertragskondition können mehrere Materialgruppen mit unterschiedlichen Bedingungen zugeordnet werden.

Materialgruppe

Wählen Sie eine Materialgruppe aus.

Materialgruppen werden unter Einstellungen | Referenzen – Artikel | Artikelreferenzen | Materialgruppen angelegt.

Materialgruppen werden einem Artikel unter Artikel | Artikel / Leistungen | Details I zugeordnet.

Beispiel 1

Beispiel 2

Dauer

Hier kann hinterlegt werden, wie lange der Vertrag die Kosten für diese Materialgruppe übernimmt. Die Dauer wird in Monaten angegeben und bezieht sich immer auf den Vertragsbeginn des entsprechenden Vertrages.

Abdeckung

in Prozent

Hier kann eine prozentuale Abdeckung der Kosten eingetragen werden.

In Beispiel 1 werden die Kosten der Materialgruppe 3 zu 50% von dem Vertrag übernommen.

In Beispiel 2 werden die Kosten der Materialgruppe 1 zu 100% von dem Vertrag übernommen.

Wird im Prozentfeld ein Wert > 0 eingegeben, werden etwaige Eintragungen in Betrag und Modus gelöscht.

100% Abdeckung

Bei den Artikeln der zugehörigen Materialgruppe wird die Option Fakturieren in den Materialpositionen nicht gesetzt. Damit erscheint diese Position nicht auf der Rechnung.

1% - 99% Abdeckung

Bei den Artikeln der zugehörigen Materialgruppe wird die Option Fakturieren in den Materialpositionen gesetzt. Es wird eine neue Materialposition mit der in der Vertragskondition hinterlegten Artikelnummer angelegt. Die Anzahl dieser Position ist immer 1. Der VK-Preis ist der negative Prozentwert des unter prozentualer Abdeckung hinterlegten Prozentsatzes.

Wird im Beispiel 1 für einen Auftrag für die Materialgruppe 3 ein Betrag von 300 € errechnet, wird eine weitere Position in dem Material des Auftrages mit der Artikelnummer 100125 angelegt. Die Anzahl dieser Position ist 1 und der VK-Preis ist -150 €.

Betrag

Hier kann ein beliebiger Betrag eingegeben werden. Die Bedeutung des Betrages ist dabei abhängig vom gewählten Abdeckungsmodus.

Dieser Betrag bezieht sich immer nur auf einen Auftrag.

Wird hier ein Wert > 0 eingegeben, wird ein eingetragener Wert unter Prozent gelöscht.

Modus

Es steht eine Liste mit folgenden Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung:

max. Betrag mit Restzahlung

Der unter Abdeckungsbetrag eingegebene Betrag ist der maximale Betrag der Kosten der Materialgruppe, die der Vertrag übernimmt. Sind die Kosten höher, zahlt dies der Kunde.

In Beispiel 1 übernimmt der Vertrag die Kosten der Materialgruppe 2 bis zu einem Betrag von 1000 € einschließlich. Fallen bei einem Auftrag höhere Kosten in dieser Materialgruppe an, muss der Kunde die Differenz zahlen = Kosten der Materialgruppe minus 1000€.

Funktionsweise: Bei den Artikeln der zugehörigen Materialgruppe wird die Option Fakturieren in den Materialpositionen gesetzt. Es wird eine neue Materialposition mit der in den Vertragskonditionen hinterlegten Artikelnummer eingefügt. Die Anzahl dieser Position ist immer 1. Der Verkaufspreis (VK-Preis) ist die der summierte Betrag der Artikel dieser Materialgruppe bis zu dem in den Vertragskonditionen hinterlegten Betrag.

Werden im Beispiel 1 die Kosten für die Materialgruppe 2 mit 2350 € berechnet, wird in Material des Auftrags eine neue Position mit der Artikelnummer 100126 eingefügt. Die Anzahl dieser Position ist 1 und der Verkaufspreis beträgt -1000 €. Werden die Kosten in Beispiel 1 für die Materialgruppe 2 mit 670,84 € berechnet, so wird eine neue Position mit der Artikelnummer 100126 eingefügt. Die Anzahl beträgt 1 und der Verkaufspreis ist -670,84 €.

Selbstbeteiligung

Der unter Abdeckungsbetrag angegebene Betrag ist der Selbstbeteiligungsbetrag für den Kunden. Sind die Kosten der Materialgruppe geringer als die Selbstbeteiligung, zahlt der Kunde nur diese Kosten. Sind die Kosten der Materialgruppe höher als der Selbstbeteiligungsbetrag, zahlt der Kunde den Selbstbeteiligungsbetrag, der Rest wird vom Vertrag übernommen.

In Beispiel 1 werden die Kosten der Materialgruppe 1 also mit einer Selbstbeteiligung von 400 € abgerechnet.

Funktionsweise: Bei den Artikeln der zugehörigen Materialgruppe wird die Option Fakturieren gesetzt. Wird der Selbstbeteiligungsbetrag überschritten, wird eine neue Materialposition mit der in den Vertragskonditionen hinterlegten Artikelnummer angelegt. Diese Position hat die Anzahl 1 und als Verkaufspreis den negativen, den Selbstbeteiligungsbetrag überschreitenden, Restbetrag. Übersteigen im Beispiel 1 die Kosten den Betrag von 400 €, wird eine neue Position mit der Artikelnummer 100127 eingefügt. Diese Position hat die Anzahl 1 und den Verkaufspreis -(Summe(Materialgruppe1) – 400) €.

min. Betrag

Der unter Abdeckungsbetrag angegebene Betrag stellt einen Mindestbetrag dar. Liegen die Kosten der Materialgruppe unter diesem Betrag, zahlt der Kunde diese Kosten. Liegen die Kosten über diesem Betrag, zahlt der Vertrag die vollen Kosten. In Beispiel 2 muss der Kunde alle Kosten der Materialgruppe 2 bis zu einem Betrag von 250 € zahlen. Sind die Gesamtkosten der Materialgruppe 2 höher als 250 €, zahlt der Kunde nichts.

Funktionsweise: Bei den Artikeln der zugehörigen Materialgruppe wird die Option Fakturieren solange in den Materialpositionen gesetzt, bis der hinterlegte Betrag erreicht ist. Wird dieser Betrag erreicht oder überschritten, werden alle Positionen dieser Materialgruppe auf nicht fakturieren gesetzt. Solange im Beispiel 2 die Summe der Kosten der Materialgruppe 2 den Betrag von 250 € nicht übersteigt, werden die Positionen berechnet. Übersteigt die Summe den Betrag von 250 €, werden alle Positionen der Materialgruppe 2 auf nicht berechnet gesetzt.

max. Betrag mit vollst. Zahlung

Der Vertrag übernimmt die Kosten bis zu dem eingegebenen Betrag vollständig. Liegen die Kosten der Materialgruppe über diesem Betrag, muss der Kunde die vollen Kosten zahlen. Der Vertrag übernimmt nichts mehr.

In Beispiel 2 übernimmt der Vertrag alle Kosten bis 500 €. Der Kunde zahlt die Kosten der Materialgruppe 3 ab einem Betrag von 500 €.

Funktionsweise: Bei den Artikeln der zugehörigen Materialgruppe wird die Option Fakturieren solange in den Materialpositionen nicht gesetzt, bis der hinterlegte Betrag erreicht ist. Wird dieser Betrag erreicht oder überschritten, werden alle Positionen dieser Materialgruppe auf Fakturieren gesetzt.

Solange im Beispiel 2 die Summe der Kosten der Materialgruppe 3 den Betrag von 500 € nicht übersteigt, werden die Positionen nicht berechnet. Übersteigt die Summe den Betrag von 500 €, werden alle Positionen der Materialgruppe 3 auf Fakturieren gesetzt.

max. Betrag mit Restzahl. p. Periode

Der unter Abdeckungsbetrag eingegebene Betrag ist der maximale Betrag der Kosten der Materialgruppe, die der Vertrag übernimmt. Sind die Kosten höher, zahlt dies der Kunde. Der Betrag bezieht sich aber nicht wie sonst auf einen Auftrag, sondern auf die gesamte Gebührenperiode des Vertrages.

Funktionsweise: Bei den Artikeln der zugehörigen Materialgruppe wird die Option Fakturieren in den Materialpositionen gesetzt. Es wird eine neue Materialposition mit der in den Vertragskonditionen hinterlegten Artikelnummer eingefügt. Die Anzahl dieser Position ist immer 1.

Der Verkaufspreis ist der summierte Betrag der Artikel dieser Materialgruppe bis zu dem Betrag, der von dem in den Vertragskonditionen hinterlegten Betrag noch übrig ist. Ist der Betrag durch vorhergehende Aufträge aufgebraucht worden, wird kein Ausgleichsartikel angelegt.

Die Überprüfung der Vertragskonditionen wird durch das Setzen der Option Fakturieren im jeweiligen Auftrag ausgelöst.

Wird der Faktura Server benutzt, werden die Vertragskonditionen nochmals nach Erstellen der Leistungsartikel geprüft. Nachdem die Option Fakturieren gesetzt wurde, können keine Materialien und Arbeitszeiten auf diesen Auftrag gebucht werden.

Bei Generierung der Leistungsartikel für Inspektions- / Wartungsaufträge werden die Leistungsartikelpositionen immer auf nicht fakturieren gesetzt, wenn die Vandalismus-Option nicht gesetzt ist.

Sind für einen Vertrag keine Konditionen hinterlegt oder es fehlen Angaben zu den Konditionen oder die Gültigkeit der Vertragskondition ist abgelaufen, werden die Positionen auf Fakturieren gesetzt und man kann frei entscheiden, ob die Position berechnet werden soll oder nicht.

Sonderfall Vandalismus

Bei den Serviceaufträgen auf dem Register Service | Serviceaufträge | Details - Unterregister 'Fakturierung' und bei den Inspektions- / Wartungsaufträgen auf dem Register Service | Inspektionsaufträge | Details - Unterregister 'Fakturierung' ist eine Option Vandalismus vorhanden.

Wird dieser Option im Auftrag gesetzt, wird die Abrechnung über die Vertragskonditionen außer Kraft gesetzt. Die Option Vandalismus ist auch ohne die Lizenz Vertragskonditionen sichtbar, hat dann aber keine Auswirkung auf den Programmablauf.

Artikelnummer

Es ist erforderlich eine Artikelnummer auszuwählen, wenn die Möglichkeit besteht, dass der Vertrag die Kosten dieser Materialgruppe nicht vollständig übernimmt.

Also in allen Fällen, in denen der Prozentwert ungleich 100 oder der Abdeckungsmodus 1 oder 2 ist. Diese Artikelnummer dient dann zum Ausgleich für Restzahlungen, Selbstbeteiligungen usw.