Funktionen Vertragsverwaltung

Kontextmenü

Über die rechte Maustaste können Sie ein Kontextmenü aufrufen, in dem noch einmal die allgemeinen Schaltflächen dargestellt werden.

Serienfakturierung

Über die Schaltfläche Serienfakturierung ist es möglich, Vertragsrechnungen für Verträge auszugeben, die für die Serienfakturierung vorgesehen sind.

Serienfakturierung von Verträgen

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Serienfakturierung.

   Der Eingabedialog Vertragsrechnungen erstellen wird geöffnet, die Fakturierungsart Serienfakturierung ist bereits aktiviert worden.

   

   Stichdatum

   Sie können anhand eines Stichdatum angeben, welche Rechnungen gedruckt werden sollen. Vom Stichdatum aus wird rückwirkend zum letztem Rechnungsintervallbeginn (über Gebührenart) nach fälligen Vertragsrechnungen gesucht.

   Nach erfolgter Inspektion

   Zusätzlich können Sie über die Option Nach erfolgter Inspektion angeben, ob nur Rechnungen gedruckt werden sollen, bei denen die vertraglich vereinbarte Inspektion / Wartung durchgeführt worden ist (Voraussetzung: der entsprechende Inspektionsauftrag ist als Erledigt gekennzeichnet).

    

   Ist im Vertrag auf dem Register Service | Verträge | Fakturierung - Bereich 'Gebührenberechnung' die Option Fakturierung nach erfolgter Inspektion aktiviert, wird als Rechnungsintervall das Inspektionsintervall angenommen, unabhängig davon, was über die Gebührenart beim Vertrag hinterlegt worden ist.

    

   Bei Inspektionsverträgen sollte das Intervall in der Gebührenart dem Inspektionsintervall entsprechen.

    

   Die Inspektionsauftragsnummer wird ins Feld AuftragNr der Rechnung übernommen, wenn ein Vertrag nach erfolgter Inspektion fakturiert wird.

   Sortierung

   Bei der Serien- bzw. Einzelfakturierung eines Vertrages, der zu einer Fakturierungsgruppe gehört, haben Sie die Möglichkeit ein Sortierkriterium auszuwählen. Nach diesem ausgewählten Sortierkriterium werden alle fälligen Verträge sortiert und in dieser Reihenfolge fakturiert und ausgedruckt.

   Mögliche Sortierungen sind Anlagenort (Voreinstellung), Anlagennummer, Vertragsnummer und Vertragsmatchcode.

   Zusätzlich kann hier auch noch das Sortierkriterium Fakturafreigabe in der Liste stehen, wenn die Option Nach erfolgter Inspektion gesetzt ist. Dieses Sortierkriterium bezieht sich auf das Feld Fakturafreigabe am aus dem entsprechenden Auftrag auf dem Register Details. Dieses Datums-Feld wird dort gefüllt, wenn der Auftrag manuell auf Erledigt gesetzt wird oder implizit beim Setzen durch Technisch erledigt und beim Erstellen (Wartung) mit der Option Fakturieren.

2. Nach dem Sie die Einstellungen vorgenommen haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Buchen.

   Die zum eingegebenen Stichdatum fälligen Verträge werden angezeigt.

   In der Liste der angezeigten Verträge haben Sie die Möglichkeit einen Filter auf die Verträge zu setzen. So können Sie zum Beispiel nur die Verträge eines bestimmten Kunden darstellen lassen.

   

    

   Werden nicht alle Verträge oder keine angezeigt, haben Sie die Möglichkeit, über das Datumsfeld Stichdatum ein anderes Stichdatum einzugeben.

   Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche (Aktualisierung), um die Anzeige dem neuen Stichdatum entsprechend anzupassen.

   Bereich 'Optionen'

   Im Bereich Optionen können Sie über das entsprechende Datumsfeld ein Rechnungsdatum eintragen.

   Stichdatum

   Vom Stichdatum aus wird rückwirkend zum letztem Rechnungsintervallbeginn (über Gebührenart) nach fälligen Vertragsrechnungen gesucht. Klicken Sie nach einer Änderung des Stichdatum auf die Schaltfläche (Aktualisierung), um die Anzeige dem neuen Stichdatum entsprechend anzupassen.

   Rechnungsdatum

   Geben Sie ein Rechnungsdatum ein, als Vorgabe wird das Tagesdatum eingetragen.

   Anschließend drucken

   Soll die Vertragsrechnung gleich nach der Erstellung gedruckt werden, aktivieren Sie die Option Anschließend drucken

   Sie können Vertragsrechnungen erst buchen und erst nachträglich drucken. Dies spart Zeit, wenn eine größere Anzahl Rechnungen gedruckt werden soll. Außerdem wird das Programm nur kurzzeitig blockiert).

   Taggenaue Abrechnung

   Als Buchungsvariante ist es auch möglich, die Abrechnung taggenau zu buchen. Setzen Sie dafür die Option Taggenau abrechnen. Wird nun die Schaltfläche Buchen betätigt, so werden die Gebührenpositionen entsprechend der Angaben des Fakturierungszeitraumes (entweder Vertragsfakturierungsperiode oder Positionsperiode) tag genau abgerechnet. Zur Berechnung der Tagesgebühr wird eine mittlere Tageszahl von 30 Tagen pro Monat angenommen. Vertragsrechnungen, die taggenau berechnet wurden, sind in blauer Schrift angezeigt. In den Positionen sind dann nicht die Anzahl der Monate, sondern die Anzahl der berechneten Tage aufgeführt. Die Listenüberschrift ändert sich entsprechend.

    

   Die taggenaue Abrechnung kann zum Beispiel für Verträge benutzt werden, die zwar vierteljährlich abgerechnet werden sollen, bei denen der Vertragsbeginn aber zum Beispiel der 14. Februar ist. Die erste Fakturierungsperiode wäre vom 01.01. bis 31.03., die zweite von 01.04. bis 30.06. Um nun auch die Zeit vom 14.02. bis zum 31.03. zu berechnen, gibt es die taggenaue Abrechnung.

   Bereich 'Elektronischer Dokumentenversand'

   Anhänge / Weitere Anhänge

   Wenn der elektronische Dokumentenversand aktiv ist, können bei der Einzelfakturierung, bei manuellen Vertragsrechnungen und beim Stornieren von Vertragsrechnungen weitere Anhänge ausgewählt werden, die dann zusammen mit der Rechnung gedruckt, versendet bzw. bei X-Rechnungen mit eingebettet werden.

   Siehe auch Elektronischer Dokumentenversand

   Lokal drucken

   Rechnungen, die per elektronischem Rechnungsversand versendet werden, können auch gleichzeitig (optional) gedruckt werden. Aktivieren Sie dazu die Option Lokal drucken ausgewählt werden.

    

   Damit zusätzlich zum Versand auch ein Ausdruck erfolgen kann, ist es erforderlich , dass unter Einstellungen | Allgemein | Parameter II - Bereich 'Elektronischer Dokumentenversand' die Auswahl Kundenspezifisch gewählt wurde.

3. Werden die gewünschten Rechnungen angezeigt, klicken Sie auf die Schaltfläche Vertragsrechnungen Buchen.

    

   Ein Fakturierungslauf kann an dieser Stelle noch über die Schaltfläche Schließen abgebrochen werden. Bei Betätigung der Schaltfläche erscheint eine Abfrage, ob die Fakturierung abgebrochen werden soll.

4. Bestätigen Sie anschließend, dass die angezeigten fälligen Rechnungen wirklich gebucht werden sollen, indem Sie auf die Schaltfläche Ja betätigen.

   

    

   Die Bestätigungsabfrage wird auch angezeigt, wenn ein Filter aktiv ist.

   Wird dabei die Buchungsanforderung bestätigt, so werden nur die gefilterten Verträge fakturiert. Dabei ist es egal, ob es sich um eine Serienfakturierung oder eine Einzelfaktura, mit oder ohne Inspektion handelt.

   Das bedeutet, dass im Falle einer Sammelrechnung, also wenn mehrere Anlagen mit einer Rechnung fakturiert werden sollen, auch hier eine bestimmte Anlage herausgefiltert werden kann.

   Die gewünschten Vertragsrechnungen werden jetzt gebucht und gedruckt / versendet.

   Für den Ausdruck der Rechnung können Sie noch eine Reportvariante auswählen.

   Anschließend lässt sich mit einem Klick auf die Schaltfläche OK der Druck starten (Druckerdialog Ihres Druckers erscheint).

    

   Bei der Serienfakturierung von Verträgen wird zusätzlich zu der normalen Fortschrittsanzeige eine Statusleiste angezeigt; in der die Anzahl der bearbeiteten Datensätze gezählt wird.

    

   Wird versucht Vertragsrechnungen ohne vorhandene Kontonummer beim Kunden zu buchen (Einzelfakturierung oder Serienfakturierung), wird die Fehlermeldung:

   Sie müssen dem Kunden erst eine Kontonummer zuordnen

   angezeigt.

   Nach der Betätigung der OK-Schaltfläche wird noch eine Informationsmeldung angezeigt, dass an den Vertragsdaten gearbeitet wird, bzw. dass sie nicht vollständig sind. Der Buchungsvorgang wird danach abgebrochen und man kehrt auf das Register Liste zurück. Nachdem der Fehler behoben wurde, kann der Buchungsvorgang wiederholt werden.

   Unter Einstellungen | Allgemein | Buchhaltung II -Bereich 'Kunden' können Bedingungen für die Vergabe von Kontonummer für Kunden eingestellt werden.

Einzelfakturierung

Über die Schaltfläche Einzelfakturierung ist es möglich, einzelne Vertragsrechnungen zu drucken und zu buchen.

Einzelfakturierung von Verträgen

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Einzelfakturierung.

   Der Eingabedialog Vertragsrechnungen erstellen wird geöffnet, die Fakturierungsart Einzelfakturierung ist bereits aktiviert worden.

   

   Stichdatum

   Sie können anhand eines Stichdatum angeben, welche Rechnungen gedruckt werden sollen. Vom Stichdatum aus wird rückwirkend zum letztem Rechnungsintervallbeginn (über Gebührenart) nach fälligen Vertragsrechnungen gesucht.

   Nach erfolgter Inspektion

   Zusätzlich können Sie über die Option Nach erfolgter Inspektion angeben, ob nur Rechnungen gedruckt werden sollen, bei denen die vertraglich vereinbarte Inspektion / Wartung durchgeführt worden ist (Voraussetzung: der entsprechende Inspektionsauftrag ist als Erledigt gekennzeichnet).

    

   Ist im Vertrag auf dem Register Service | Verträge | Fakturierung - Bereich 'Gebührenberechnung' die Option Fakturierung nach erfolgter Inspektion aktiviert, wird als Rechnungsintervall das Inspektionsintervall angenommen, unabhängig davon, was über die Gebührenart beim Vertrag hinterlegt worden ist.

    

   Bei Inspektionsverträgen sollte das Intervall in der Gebührenart dem Inspektionsintervall entsprechen.

    

   Die Inspektionsauftragsnummer wird ins Feld AuftragNr der Rechnung übernommen, wenn ein Vertrag nach erfolgter Inspektion fakturiert wird.

   Sortierung

   Bei der Serien- bzw. Einzelfakturierung eines Vertrages, der zu einer Fakturierungsgruppe gehört, haben Sie die Möglichkeit ein Sortierkriterium auszuwählen. Nach diesem ausgewählten Sortierkriterium werden alle fälligen Verträge sortiert und in dieser Reihenfolge fakturiert und ausgedruckt.

   Mögliche Sortierungen sind Anlagenort (Voreinstellung), Anlagennummer, Vertragsnummer und Vertragsmatchcode.

   Zusätzlich kann hier auch noch das Sortierkriterium Fakturafreigabe in der Liste stehen, wenn die Option Nach erfolgter Inspektion gesetzt ist. Dieses Sortierkriterium bezieht sich auf das Feld Fakturafreigabe am aus dem entsprechenden Auftrag auf dem Register Details. Dieses Datums-Feld wird dort gefüllt, wenn der Auftrag manuell auf Erledigt gesetzt wird oder implizit beim Setzen durch Technisch erledigt und beim Erstellen (Wartung) mit der Option Fakturieren.

2. Nach dem Sie die Einstellungen vorgenommen haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Buchen.

   Haben Sie die Einzelfakturierung gewählt, wird jetzt der gewählte Vertrag (nur wenn er tatsächlich fällig ist) angezeigt. Wenn der gewählte Vertrag zu einer Fakturierungsgruppe zugeordnet ist, dann werden alle zum eingegebenen Stichdatum fälligen Verträge, die zur Gruppe gehören, angezeigt.

    

   Für Fakturierungsgruppen gilt: entweder alle fälligen Verträge der Gruppe berechnen oder keinen Vertrag.

   

    

   Wird der Vertrag nicht angezeigt, haben Sie die Möglichkeit, über das Datumsfeld Stichdatum ein anderes Stichdatum einzugeben.

   Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche (Aktualisierung), um die Anzeige dem neuen Stichdatum entsprechend anzupassen.

   Bereich 'Optionen'

   Im Bereich Optionen können Sie über das entsprechende Datumsfeld ein Rechnungsdatum eintragen.

   Stichdatum

   Vom Stichdatum aus wird rückwirkend zum letztem Rechnungsintervallbeginn (über Gebührenart) nach fälligen Vertragsrechnungen gesucht. Klicken Sie nach einer Änderung des Stichdatum auf die Schaltfläche (Aktualisierung), um die Anzeige dem neuen Stichdatum entsprechend anzupassen.

   Rechnungsdatum

   Geben Sie ein Rechnungsdatum ein, als Vorgabe wird das Tagesdatum eingetragen.

   Anschließend drucken

   Soll die Vertragsrechnung gleich nach der Erstellung gedruckt werden, aktivieren Sie die Option Anschließend drucken

   Sie können Vertragsrechnungen erst buchen und erst nachträglich drucken. Dies spart Zeit, wenn eine größere Anzahl Rechnungen gedruckt werden soll. Außerdem wird das Programm nur kurzzeitig blockiert).

   Taggenaue Abrechnung

   Als Buchungsvariante ist es auch möglich, die Abrechnung taggenau zu buchen. Setzen Sie dafür die Option Taggenau abrechnen. Wird nun die Schaltfläche Buchen betätigt, so werden die Gebührenpositionen entsprechend der Angaben des Fakturierungszeitraumes (entweder Vertragsfakturierungsperiode oder Positionsperiode) tag genau abgerechnet. Zur Berechnung der Tagesgebühr wird eine mittlere Tageszahl von 30 Tagen pro Monat angenommen. Vertragsrechnungen, die taggenau berechnet wurden, sind in blauer Schrift angezeigt. In den Positionen sind dann nicht die Anzahl der Monate, sondern die Anzahl der berechneten Tage aufgeführt. Die Listenüberschrift ändert sich entsprechend.

    

   Die taggenaue Abrechnung kann zum Beispiel für Verträge benutzt werden, die zwar vierteljährlich abgerechnet werden sollen, bei denen der Vertragsbeginn aber zum Beispiel der 14. Februar ist. Die erste Fakturierungsperiode wäre vom 01.01. bis 31.03., die zweite von 01.04. bis 30.06. Um nun auch die Zeit vom 14.02. bis zum 31.03. zu berechnen, gibt es die taggenaue Abrechnung.

   Bereich 'Elektronischer Dokumentenversand'

   Anhänge / Weitere Anhänge

   Wenn der elektronische Dokumentenversand aktiv ist, können bei der Einzelfakturierung, bei manuellen Vertragsrechnungen und beim Stornieren von Vertragsrechnungen weitere Anhänge ausgewählt werden, die dann zusammen mit der Rechnung gedruckt, versendet bzw. bei X-Rechnungen mit eingebettet werden.

   Siehe auch Elektronischer Dokumentenversand

   Lokal drucken

   Rechnungen, die per elektronischem Rechnungsversand versendet werden, können auch gleichzeitig (optional) gedruckt werden. Aktivieren Sie dazu die Option Lokal drucken ausgewählt werden.

    

   Damit zusätzlich zum Versand auch ein Ausdruck erfolgen kann, ist es erforderlich , dass unter Einstellungen | Allgemein | Parameter II - Bereich 'Elektronischer Dokumentenversand' die Auswahl Kundenspezifisch gewählt wurde.

3. Werden die gewünschten Rechnungen angezeigt, klicken Sie auf die Schaltfläche Vertragsrechnungen Buchen.

    

   Ein Fakturierungslauf kann an dieser Stelle noch über die Schaltfläche Schließen abgebrochen werden. Bei Betätigung der Schaltfläche erscheint eine Abfrage, ob die Fakturierung abgebrochen werden soll.

4. Bestätigen Sie anschließend, dass die angezeigten fälligen Rechnungen wirklich gebucht werden sollen, indem Sie auf die Schaltfläche Ja betätigen.

   

    

   Die Bestätigungsabfrage wird auch angezeigt, wenn ein Filter aktiv ist.

   Wird dabei die Buchungsanforderung bestätigt, so werden nur die gefilterten Verträge fakturiert. Dabei ist es egal, ob es sich um eine Serienfakturierung oder eine Einzelfaktura, mit oder ohne Inspektion handelt.

   Das bedeutet, dass im Falle einer Sammelrechnung, also wenn mehrere Anlagen mit einer Rechnung fakturiert werden sollen, auch hier eine bestimmte Anlage herausgefiltert werden kann.

   Die gewünschten Vertragsrechnungen werden jetzt gebucht und gedruckt / versendet.

   Für den Ausdruck der Rechnung können Sie noch eine Reportvariante auswählen.

   Anschließend lässt sich mit einem Klick auf die Schaltfläche OK der Druck starten (Druckerdialog Ihres Druckers erscheint).

    

   Wird versucht Vertragsrechnungen ohne vorhandene Kontonummer beim Kunden zu buchen (Einzelfakturierung oder Serienfakturierung), wird die Fehlermeldung:

   Sie müssen dem Kunden erst eine Kontonummer zuordnen

   angezeigt.

   Nach der Betätigung der OK-Schaltfläche wird noch eine Informationsmeldung angezeigt, dass an den Vertragsdaten gearbeitet wird, bzw. dass sie nicht vollständig sind. Der Buchungsvorgang wird danach abgebrochen und man kehrt auf das Register Liste zurück. Nachdem der Fehler behoben wurde, kann der Buchungsvorgang wiederholt werden.

   Unter Einstellungen | Allgemein | Buchhaltung II -Bereich 'Kunden' können Bedingungen für die Vergabe von Kontonummer für Kunden eingestellt werden.

Vertragsrechnungen erstellen und als PDF versenden

Beim Erstellen von Vertragsrechnungen wird die Versandart der Rechnung standardmäßig mit der im Kunden definierten Versandart gefüllt, sofern keine anderen Einstellungen getroffen wurden, wie zum Beispiel die Angabe einer Versandart in den Anlagen bei den Zusatzadressen.

Bei Einzelfaktura, manueller Rechnung oder Gutschrift kann manuell eine abweichende Versandart ausgewählt werden.

Beim Drucken von Vertragsrechnungen werden Rechnungen mit Versandart PDF und gesetzter Option E-Mail, nicht mehr ausgedruckt, sondern als E-Mail versendet.

Wird nun eine Vertragsrechnung erstellt, wird Dialog Vertragsrechnung buchen der Bereich Elektronischen Dokumentenversand angezeigt.

Die Versandart ist automatisch eingetragen, sofern sie beim Kunden hinterlegt ist. Wird nun das Buchen gestartet mit der Versandart für den PDF-Rechnungsversand, hat die Option Anschließend drucken nicht mehr die Funktion das drucken zu starten, sondern damit wird im Hintergrund der Versand gestartet.

Wird diese Option deaktiviert, wird eine Vertragsrechnung nur gebucht und nicht automatisch versendet. Eine entsprechende Meldung weißt dann darauf hin.

Die zugehörige PDF-Datei wird in dem unter Vorgangsarten definierten Pfad abgespeichert und der E-Mail als Anhang hinzugefügt.

Werden mehrere Rechnungen (Serienfakturierung) gedruckt, erfolgt der Versand vollautomatisiert im Hintergrund, beim Einzeldruck erscheint vorab der allgemeine Dialog zum Versenden von E-Mails.

Sollen die Rechnungen zum Beispiel aus Gründen der Archivierung nicht nur versendet, sondern auch gedruckt werden, dann ist es erforderlich beim Drucken die Option Lokal drucken zu aktivieren.

Welche Rechnungen in diesem Falle nicht versendet werden konnten, kann über einen kundenindividuellen Report abgefragt werden.

Vertragsrechnungen mit Arbeitsberichten versenden

Wenn sie zusätzlich zu den Vertragsrechnungen auch automatisch Arbeitsberichte mit versenden möchten, ist folgendes zu beachten:

• Diese Funktionalität bieten ausschließlich Verträge, bei denen die Option Fakturierung nach erfolgter Inspektion unter Service | Verträge | Fakturierung - Bereich 'Gebührenberechnung' aktiviert ist. .

• Es werden nur Arbeitsberichte gedruckt, die über das Web (esweb/esmobile) unterschrieben oder ohne Unterschrift erledigt wurden (Unterschriftdatum im Arbeitsbericht ist nicht leer oder Option Ohne Unterschrift ist gesetzt)

• Es ist erforderlich, dass im Vertrag unter Service | Verträge | Fakturierung - Weitere Optionen die Option Arbeitsberichte drucken aktiviert ist.

   

  Die Option Arbeitsberichte drucken wird nur angezeigt, wenn die Lizenz Web-Wartungsauftrag vorhanden ist.

• Für Verträge, bei denen die Option gesetzt ist, werden beim Drucken einer Vertragsrechnung die Arbeitsberichte der Inspektionsaufträge, die in dem Zeitraum liegen, den die Vertragsrechnung umfasst, mit gedruckt.

• Die Druckbilder der Arbeitsberichte werden dabei aus der Datenbank ausgelesen bzw. vom esweb neu generiert und temporär als PDF zwischengespeichert.

Wird eine Vertragsrechnung gemäß den Einstellungen für den elektronischen Dokumentenversand als E-Mail versendet, dann werden die Arbeitsberichte im Verzeichnis für den elektronischen Dokumentenversand gespeichert und der E-Mail als Anhang hinzugefügt. (Ansonsten werden sie im TempDir von esoffice gespeichert.)

Dokumentennamen

Die Dokumente erhalten folgende Namen:

Für die Rechnung : <Rechnungsnr>.pdf

Für die Berichte: B<Berichtsnr>.pdf

Dokumente zusammenfassen

Sollen die Vertragsrechnungen und die Arbeitsberichte nicht als Einzelanhänge gesendet werden, so besteht ebenfalls die Möglichkeit diese in einem Dokument zusammen zu fassen.

Aktivieren Sie dazu unter Einstellungen | Allgemein | Parameter II - Bereich 'Elektronischer Dokumentenversand' die Option Dokumente zusammenführen aktiviert werden. Diese Option wirkt sich jedoch auf alle zu erstellenden Dokumente aus, die als E-Mail versendet werden sollen (wie zum Beispiel Kalkulationsrechnungen bei denen auch Arbeitsberichte mit versendet werden können)

Diese Funktionalitäten gelten sowohl bei der Einzelfakturierung als auch bei der Serienfakturierung.

Bei der Serienfakturierung ist jedoch noch folgendes zu beachten:

• Die Option nach erfolgter Inspektion ist im Stichdatumsdialog aktiviert.

• Die Option Anschließend drucken ist im Dialogfenster Erledigte Inspektionen aktiviert. Wird die Option nicht aktiviert, wird die Rechnung nur gebucht und nicht automatisch versendet.

• Im Report drucken Dialog wählen sie ihre Reportvariante aus und setzen dort unbedingt die Option Variante immer verwenden

Wenn diese Bedingungen zutreffen, werden auch die Arbeitsberichte mit den Vertragsrechnungen zusammen per Mail verschickt.

Man. Rechnung

Manuelle Vertrags- Rechnung / Gutschrift

Über die Schaltfläche 'Man. Rechnung' können Sie manuelle Vertrags-Rechnungen bzw. Vertrags-Gutschriften erstellen.

Nach dem Start der Funktion Man. Rechnung haben Sie die Möglichkeit eine oder mehrere Zeilen zur Berechnung zu erfassen. Wie bei den Vertragspositionen können Sie die Position und die Unterposition angeben, die Gebühr und eine Positionsart. Das ermöglicht es die Gebühren auf unterschiedliche Konten zu buchen. Zu jeder Position kann ein individueller Text hinterlegt werden, der auf der Rechnung / Gutschrift in der Bezeichnungszeile gedruckt werden soll.

Es ist nicht notwendig, die Rechnung / Gutschrift sofort nach der Erfassung zu drucken / buchen. Die eingetragenen Daten bleiben für die spätere Benutzung erhalten. Soll die Rechnung / Gutschrift gebucht werden, so betätigt man die Schaltfläche Rechnung / Gutschrift buchen. Dabei werden die Daten genau wie bei einer Vertragsrechnung nach Konten aufgeteilt und dem Vertrag zugewiesen (siehe Register Service | Verträge | Vertragsrechnungen).

Vor dem eigentlichen Buchen erscheint noch einmal ein Eingabedialog, in dem das jeweilige Rechnungs- bzw. Gutschriftsdatum eingestellt werden kann, sowie ggf. der Gebührenzeitraum.

Nach dem Buchen erfolgt die Abfrage, ob die Positionen gelöscht werden sollen. Normalerweise werden diese Positionen nicht mehr benötigt, da sie in die Vertragsrechnung übernommen wurden. Werden sie nicht gelöscht, so bleiben sie zur Wiederbenutzung erhalten. Sollte die Rechnung / Gutschrift nicht sofort gedruckt worden sein, kann dies zu einem späteren Zeitpunkt erfolgen.

Über den Menüpunkt Service | Vertragsrechnungen - Übersicht können jederzeit die manuell erstellten Rechnungen bzw. Gutschriften noch einmal für den Kunden ausgedruckt werden.

Beim Buchen einer manuellen Rechnung wird geprüft, ob dem Kunden bereits eine Kontonummer zugeordnet ist. Ist das nicht der Fall, so wird die Kontonummer nach gewohnter Logik vergeben (ziehen aus dem Nummernkreis etc.). Ebenfalls werden die Felder Änderungspersonalnummer, Änderungsdatum sowie die Personalnummer in der Tabelle des Rechnungsausgangsbuches gefüllt.

Manuelle Vertragsrechnungen werden auch auf den Kunden der Fakturierungsgruppe gebucht, wenn dem Vertrag eine Fakturierungsgruppe zugeordnet wird. Der Kunde der Anlage wird in dem Fall ins Feld KundenNrFakt eingetragen.

Um Fehler beim Buchen deutlich zu kennzeichnen, wird bei Buchungsproblemen die zugehörige Fehlermeldung mit ausgegeben.

Erstellen einer manuellen Rechnung / Gutschrift

1. Markieren Sie den entsprechenden Vertrag in der Liste und klicken dann auf die Schaltfläche 'Man. Rechnung. Das Fenster Vertragsmanagement - Manuelle Vertrags-Rechnungs-Gutschrift wird geöffnet.

   

2. Am Kopf des Fensters oben rechts können Sie einstellen, ob es sich um eine Rechnung oder um eine Gutschrift handelt.

   Die Eingabe unterscheidet sich bei Rechnung und Gutschrift nicht, im Ausdruck wird Vertrags-Rechnung / Vertrags-Gutschrift ausgegeben, bei der Gutschrift werden die eingegebenen Beträge negativ dargestellt.

3. Legen Sie über die Schaltfläche des Navigators die einzelnen Rechnungs- / Gutschriftspositionen an.

   Es wird dabei automatisch die Positionsnummer, die Unterpositionsnummer sowie der Mehrwertsteuercode vorbelegt. Diese Angaben können Sie noch ändern.

4. Geben Sie die Gebühr für die Position ein.

5. Wählen Sie über das Drop-down-Feld in Positionsartnummer eine Gebührenart aus.

6. Ändern Sie, falls erforderlich, den Mehrwertsteuercode.

7. Geben Sie einen Zeilentext ein, der im Ausdruck erscheinen soll.

8. Wiederholen Sie die obigen Eingaben, bis alle Ihre Positionen erfasst sind und speichern Sie Ihre Eingaben mit der Schaltfläche im Navigator ab.

9. Klicken Sie zum Buchen auf die Schaltfläche Rechnung / Gutschrift Buchen.

   Je nach gewähltem Vorgang wird das Fenster Vertragsrechnung buchen oder Vertragsgutschrift buchen geöffnet.

   

   Bereich 'Optionen'

   Rechnungsdatum / Gutschriftsdatum

   Dabei können Sie bestimmen, welches Rechnungs- bzw. Gutschriftdatum übernommen werden soll, sowie einen entsprechenden Gebührenzeitraum.

   Gebührenzeitraum zuweisen von / bis

   Sie können hier noch einen Gebührenzeitraum angeben, auf den sich die manuelle Rechnung bezieht.

    

   Bei einer manuellen Rechnung wird im Ausdruck die Anzahl als eins (Anzahl = 1) ausgewiesen, unabhängig vom Gebührenzeitraum.

   Rechnungsnr. manuell angeben

   Möchten Sie auch die Rechnungsnr. manuell angeben, so aktivieren Sie die entsprechende Option. Ist das der Fall, so erscheint ein separates Eingabefeld für die Eingabe der Rechnungsnummer. Hiermit haben Sie die Möglichkeit, falls Rechnungen gelöscht wurden, die entstandene Lücke im Nummernkreis wieder zu füllen.

    

   Die Option Rechnungsnr. manuell angeben wird nur angezeigt, wenn die Berechtigung 4 - Keine Nummernkreis-Einschränkung vorhanden ist.

   Anschließend drucken

   Soll die Vertragsrechnung gleich nach der Erstellung gedruckt werden, aktivieren Sie die Option Anschließend drucken

   Sie können Vertragsrechnungen / Vertragsgutschriften erst buchen und erst nachträglich drucken. Dies spart Zeit, wenn eine größere Anzahl Rechnungen / Gutschriften gedruckt werden soll. Außerdem wird das Programm nur kurzzeitig blockiert).

   Bereich 'Elektronischer Dokumentenversand'

   Versandart

   Wählen Sie eine Versandart für den Elektronischen Dokumentensand aus. Ist beim Kunden / Vertrag bereits eine Versandart hinterlegt, ist die Versandart entsprechend vorbelegt, eine Änderung ist noch möglich.

   Siehe auch Versandarten

   Anhänge / Weitere Anhänge

   Wenn der elektronische Dokumentenversand aktiv ist, können bei der Einzelfakturierung, bei manuellen Vertragsrechnungen und beim Stornieren von Vertragsrechnungen weitere Anhänge ausgewählt werden, die dann zusammen mit der Rechnung gedruckt, versendet bzw. bei X-Rechnungen mit eingebettet werden.

   Siehe auch Elektronischer Dokumentenversand

   Lokal drucken

   Rechnungen, die per elektronischem Rechnungsversand versendet werden, können auch gleichzeitig (optional) gedruckt werden. Aktivieren Sie dazu die Option Lokal drucken ausgewählt werden.

    

   Damit zusätzlich zum Versand auch ein Ausdruck erfolgen kann, ist es erforderlich , dass unter Einstellungen | Allgemein | Parameter II - Bereich 'Elektronischer Dokumentenversand' die Auswahl Kundenspezifisch gewählt wurde.

10. Mit der Schaltfläche Buchen wird die Rechnung / Gutschrift gebucht.

    Es erfolgt eine Sicherheitsabfrage, ob die Positionen wirklich berechnet werden sollen.

    Wird sie mit Ja beantwortet, erfolgt die Buchung.

     

    Nach dem Buchen erfolgt die Abfrage, ob die Positionen gelöscht werden sollen. Normalerweise werden diese Positionen nicht mehr benötigt, da sie in die Vertragsrechnung übernommen wurden. Werden sie nicht gelöscht, so bleiben sie zur Wiederbenutzung erhalten. Sollte die Rechnung / Gutschrift nicht sofort gedruckt worden sein, kann dies zu einem späteren Zeitpunkt erfolgen.

     

    Über den Menüpunkt Service | Vertragsrechnungen - Übersicht können jederzeit die manuell erstellten Rechnungen bzw. Gutschriften noch einmal für den Kunden ausgedruckt werden.

Nachberechnung

Mit Hilfe der Schaltfläche Nachberechnung ist es möglich eine erneute Berechnung eines ausgewählten Vertrages oder aller Serienverträge für den gewählten Zeitraum (Periode) zu veranlassen. Dabei werden alle bereits erstellten Rechnungen für diesen Zeitraum zum Abzug gebracht.

Auf den erstellten Nachberechnungen erscheinen zuerst die neu berechneten Positionen und darunter alle bereits gebuchten Rechnungspositionen als Abzugspositionen. Die Endsumme läuft über die Summierung aller Positionen. Auf diese Weise ist es möglich, dass ein negativer Betrag herauskommt, also eine Gutschrift. In diesem Fall druckt das System auch automatisch eine Gutschrift (mit positiven Beträgen). Im Rechnungsausgangsbuch erscheint eine korrekte Gutschrift, d.h. der buchhalterische Eintrag ist negativ.

Erstellen einer Nachberechnung

1. Sind auf dem Register Service | Verträge | Vertragspositionen Positionsgebühren für einen Vertrag verändert worden oder es sind neue Vertragspositionen hinzugefügt worden, ist eine Nachberechnung erforderlich.

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Nachberechnung oder wählen den entsprechenden Eintrag im Kontextmenü.

3. Das Fenster Nachberechnung wird geöffnet.

   

   Stichdatum

   Sie können anhand eines Stichdatum ein Datum angeben, das innerhalb der nachzuberechnenden Periode liegt.

   Sortierung

   Bei der Serien- bzw. Einzelfakturierung eines Vertrages, der zu einer Fakturierungsgruppe gehört, haben Sie die Möglichkeit ein Sortierkriterium auszuwählen. Nach diesem ausgewählten Sortierkriterium werden alle fälligen Verträge sortiert und in dieser Reihenfolge fakturiert und ausgedruckt.

   Mögliche Sortierungen sind Anlagenort (Voreinstellung), Anlagennummer, Vertragsnummer und Vertragsmatchcode.

   Fakturierungsart

   Bei der Auswahl Einzelfakturierung wird der aktuell ausgewählte Vertrag nachberechnet. Um alle Verträge, die in die Serienfakturierung eingeschlossen sind, nachzuberechnen, wählen Sie doe Option Serienfakturierung.

   Die Option 'Serienfakturierung' sollte dann ausgewählt werden, wenn über die Gebührenpflege Veränderungen an den Positionspreisen vorgenommen wurden. Dadurch brauchen Sie nicht alle Verträge einzeln Nachberechnen zu lassen.

   Wird mit automatischen Gebührenänderungen gearbeitet dann steht bei der Nachberechnung zusätzlich die Option Nachberechnungsart mit den Auswahlmöglichkeiten Gesamt oder Gebührenänderungen zur Verfügung.

   

   Bei Gesamt wird der Zeitraum gemäß Stichdatum komplett neu berechnet und die Ursprungspositionen werden storniert.

   Bei Gebührenänderungen werden nur die in den Zeitraum fallenden Gebührenänderungen ab dem zugehörigen Startdatum berechnet, wobei nur die Differenz zur ursprünglichen Gebühr ausgewiesen wird.

    

   Wenn die Berechtigung Vertragsmanagement - Gebühren pflegen vorhanden ist, können Sie unter Service | Gebührenpflege Historie einzelne, noch nicht erledigte Gebührenänderungen gelöscht werden.

   Positionen ohne Gebührenerhöhung werden nicht nochmal berechnet.

4. Klicken Sie auf die Schaltfläche 'Buchen'. Das Fenster 'Fällige Verträge' wird geöffnet.

   Haben Sie die Einzelfakturierung gewählt, wird jetzt der gewählte Vertrag (nur wenn er tatsächlich fällig ist) angezeigt. Wenn der gewählte Vertrag zu einer Fakturierungsgruppe zugeordnet ist, dann werden alle zum eingegebenen Stichdatum fälligen Verträge, die zur Gruppe gehören, angezeigt.

    

   Für Fakturierungsgruppen gilt: entweder alle fälligen Verträge der Gruppe berechnen oder keinen Vertrag.

   

    

   Wird der Vertrag nicht angezeigt, haben Sie die Möglichkeit, über das Datumsfeld Stichdatum ein anderes Stichdatum einzugeben.

   Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche (Aktualisierung), um die Anzeige dem neuen Stichdatum entsprechend anzupassen.

   Serienfakturierung

   Die zum eingegebenen Stichdatum fälligen Verträge werden angezeigt.

   In der Liste der angezeigten Verträge haben Sie die Möglichkeit einen Filter auf die Verträge zu setzen. So können Sie zum Beispiel nur die Verträge eines bestimmten Kunden darstellen lassen.

   

    

   Werden nicht alle Verträge oder keine angezeigt, haben Sie die Möglichkeit, über das Datumsfeld Stichdatum ein anderes Stichdatum einzugeben.

   Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche (Aktualisierung), um die Anzeige dem neuen Stichdatum entsprechend anzupassen.

   Bereich 'Optionen'

   Im Bereich Optionen können Sie über das entsprechende Datumsfeld ein Rechnungsdatum eintragen.

   Stichdatum

   Vom Stichdatum aus wird rückwirkend zum letztem Rechnungsintervallbeginn (über Gebührenart) nach fälligen Vertragsrechnungen gesucht. Klicken Sie nach einer Änderung des Stichdatum auf die Schaltfläche (Aktualisierung), um die Anzeige dem neuen Stichdatum entsprechend anzupassen.

   Rechnungsdatum

   Geben Sie ein Rechnungsdatum ein, als Vorgabe wird das Tagesdatum eingetragen.

   Anschließend drucken

   Soll die Vertragsrechnung gleich nach der Erstellung gedruckt werden, aktivieren Sie die Option Anschließend drucken

   Sie können Vertragsrechnungen erst buchen und erst nachträglich drucken. Dies spart Zeit, wenn eine größere Anzahl Rechnungen gedruckt werden soll. Außerdem wird das Programm nur kurzzeitig blockiert).

   Taggenaue Abrechnung

   Als Buchungsvariante ist es auch möglich, die Abrechnung taggenau zu buchen. Setzen Sie dafür die Option Taggenau abrechnen. Wird nun die Schaltfläche Buchen betätigt, so werden die Gebührenpositionen entsprechend der Angaben des Fakturierungszeitraumes (entweder Vertragsfakturierungsperiode oder Positionsperiode) tag genau abgerechnet. Zur Berechnung der Tagesgebühr wird eine mittlere Tageszahl von 30 Tagen pro Monat angenommen. Vertragsrechnungen, die taggenau berechnet wurden, sind in blauer Schrift angezeigt. In den Positionen sind dann nicht die Anzahl der Monate, sondern die Anzahl der berechneten Tage aufgeführt. Die Listenüberschrift ändert sich entsprechend.

    

   Die taggenaue Abrechnung kann zum Beispiel für Verträge benutzt werden, die zwar vierteljährlich abgerechnet werden sollen, bei denen der Vertragsbeginn aber zum Beispiel der 14. Februar ist. Die erste Fakturierungsperiode wäre vom 01.01. bis 31.03., die zweite von 01.04. bis 30.06. Um nun auch die Zeit vom 14.02. bis zum 31.03. zu berechnen, gibt es die taggenaue Abrechnung.

   Bereich 'Elektronischer Dokumentenversand'

   Anhänge / Weitere Anhänge

   Wenn der elektronische Dokumentenversand aktiv ist, können bei der Einzelfakturierung, bei manuellen Vertragsrechnungen und beim Stornieren von Vertragsrechnungen weitere Anhänge ausgewählt werden, die dann zusammen mit der Rechnung gedruckt, versendet bzw. bei X-Rechnungen mit eingebettet werden.

   Siehe auch Elektronischer Dokumentenversand

   Lokal drucken

   Rechnungen, die per elektronischem Rechnungsversand versendet werden, können auch gleichzeitig (optional) gedruckt werden. Aktivieren Sie dazu die Option Lokal drucken ausgewählt werden.

    

   Damit zusätzlich zum Versand auch ein Ausdruck erfolgen kann, ist es erforderlich , dass unter Einstellungen | Allgemein | Parameter II - Bereich 'Elektronischer Dokumentenversand' die Auswahl Kundenspezifisch gewählt wurde.

5. Werden die richtigen Verträge bzw. der richtige Vertrag angezeigt, so betätigen Sie die Schaltfläche 'Vertragsrechnungen buchen'. Es erfolgt nochmals eine Sicherheitsabfrage:

   Sollen die fälligen Vertragsrechnungen (angezeigt) wirklich gebucht werden?

6. Klicken Sie auf Ja um den Buchungsvorgang abzuschließen.

    

    

   Besonderheiten Nachberechnung

   Gutschrift

   Da bei einer Nachberechnung auch eine Gutschrift entstehen kann, besteht die Möglichkeit für diese Gutschrift einen eigenen Text mit andrucken zu lassen.

   Dieser Text wird auf dem Register 'Service | Verträge | Fakturierung - Bereich 'Texte' eingegeben. Durch einen Doppelklick auf das entsprechende Feld wird ein Textfenster zur Erfassung des Textes geöffnet. Auf dem Ausdruck wird der Gutschriftentext nach dem Summenblock gedruckt. Als Überschrift wird ebenfalls Vertrags-Gutschrift mit ausgedruckt.

   Stornierung

   Ähnlich verhält es sich bei einer Stornierung. Wird eine Rechnung storniert, wird der auf dem Register 'Service | Verträge | Fakturierung - Bereich 'Texte' eingegebene Storno-Text unterhalb des Summenblockes gedruckt.

   Fakturagruppe

   Im Falle einer Nachberechnung ist es notwendig, dass alle Rechnungen einer Fakturagruppe für den entsprechenden Zeitraum in den Periodendaten (Von-, Bis-Datum) übereinstimmen. Sonst kann die ganze Fakturagruppe nicht nachberechnet werden.

   Prüfung Rechnungszeitraum

   Bei der Nachberechnung wird nun eine Prüfung vorgenommen, ob bereits eine Rechnung für ein angegebenes Stichdatum existiert. Bei dieser Prüfung werden auch die Verzögerungstage (der Gebührenart) beachtet, da auch in der Rechnungsstellung diese Anzahl an Verzugstagen berücksichtigt wird.

Inspektionen / Wartungen

Über die Schaltfläche Insp. / Wartungen können alle Inspektions- oder Wartungsaufträge angezeigt werden, die zu dem Vertrag (Standardeinstellung), der Anlage oder dem Kunden gehören.

Über die Schaltfläche Gehe zu kann auf den aktuellen Datensatz bei den Inspektionen / Wartungen auf das Register Service | Inspektionsaufträge | Details gewechselt werden. Dies geschieht auch per Doppelklick auf den jeweiligen Auftrag.

Zusätzlich kann hier im Kontextmenü zu weiteren abhängigen Modulen gewechselt werden.

Über die Schaltfläche Information können die hinterlegten Informationen aus dem Auftrag vom Register Service | Inspektionsaufträge | Annahme aus dem Feld Meldung angezeigt werden.

Kontextmenü

Im Fenster Inspektions- / Wartungsaufträge steht Ihnen ein Kontextmenü mit folgenden Einträgen zur Verfügung:

• Arbeitsbericht erfassen

• Schichtmengen erfassen

• Auftrag erledigen An / Aus

Arbeitsbericht erfassen

Über den Eintrag Arbeitsbericht erfassen wird der Assistent für die Erfassung von Arbeitsberichten mit seinen Funktionalitäten aufgerufen.

Schichtmengen erfassen

Über den Eintrag Schichtmengen erfassen öffnet sich ein Eingabedialog zum Erfassen von Schichtdaten.

Die Schichtmengenerfassung im Dialog ist jedoch nur dann auswählbar, wenn zu dem aktuellen Vertrag mindestens eine Position mit der Positionsproduktart Mengen existiert.

Auftrag Erledigen An / Aus

Die Schaltfläche Auftrag Erledigen An / Aus erledigt den jeweiligen Auftrag oder wenn schon geschehen, kann dieser hierüber wieder geöffnet werden.

Arbeitsbericht erfassen

Beim Aufruf des Kontextmenüeintrages Arbeitsbericht erfassen wird der Erfassungsassistent für die Arbeitsberichte geöffnet.

Unter Einstellungen | Allgemein | Service I - Bereich 'Vertragsmanagement' sollte dafür die Option Mit aktuellem Inspektionsauftrag aktiviert sein.

Im Assistenten werden immer die Daten des letzten Auftrags (Späteste Auftragsperiode) zum aktuellen Vertrag angezeigt. Es wird immer nur der letzte Arbeitsbericht angezeigt.

Darstellungsoptionen

Der Kontextmenüeintrag Darstellungsoptionen im Vertrag ist nur verfügbar, wenn der optionale Fakturaserver (esFakturaserver) verwendet wird.

Ist das der Fall, können mit der Berechtigung zum Bearbeiten von Verträgen, die für den Programmeinstiegspunkt Vertragsrechnung (FS) definierten Darstellungsoptionen pro Vertrag eingesehen und bearbeitet werden.

Sammelrechnung drucken

Über diesen Kontextmenüeintrag kann eine Vertragssammelrechnung für Verträge gedruckt werden, bei denen die Option Kein Rechnungsdruck auf dem Register Service | Verträge | Fakturierung - Weitere Optionen gesetzt ist.

Bei den Verträgen, für die keine Einzelrechnungen gedruckt werden, kann zu Beginn des Vertrages einmalig eine Sammelrechnung ausgegeben werden.

Auf der Sammelrechnung werden die Gebühren für alle Rechnungsperioden vom Datum Fakturierung Ab bis zum Datum Vertragsende ausgedruckt. Die Länge einer Periode wird dabei aus dem Rechnungsintervall gemäß Gebührenart bestimmt.

Vertragsverlängerungen

Über die Option Automatische Verlängerung auf dem Register Service | Verträge | Fakturierung - Weitere Optionen wird die automatische Vertragsverlängerung pro Vertrag eingeschaltet. Die Option Automatische Verlängerung wird nur angezeigt, wenn unter Einstellungen | Allgemein | Service I - Bereich 'Vertragsmanagement' die Option Mit automatischer Vertragsverlängerung aktiviert ist.

Ist die automatische Verlängerung aktiviert, wird auch das Kontextmenü entsprechend erweitert.

• Anzeigen

• Anlegen

• Einzeldruck

• Seriendruck

Weitere Funktionen

Unterschiedliche Mehrwertsteuersätze

Sollen Wartungsrechnungen mit unterschiedlichen Mehrwertsteuersätzen gedruckt werden, ist es möglich die Gebührensummen pro Mehrwertsteuersatz auszuweisen. Dazu kann unter Einstellungen | Allgemein | Darstellung III - Bereich 'Vertragsrechnung' die Option Gebührensumme pro Mehrwertsteuer ausweisen gesetzt werden.

Beim Drucken und Buchen von Wartungsrechnungen, wird der zweite Mehrwertsteuersatz mit in das Rechnungsausgangsbuch gebucht und auf dem Druckdokument mit ausgewiesen. Für die Berechnungen werden die Angaben aus den Einstellungen | Allgemein | Buchhaltung II - Bereich 'Mehrwertsteuer' genommen, die nur dann aktiviert sind, wenn das richtige Adressformat gewählt wurde.

Taggenaue Abrechnung

Beim Buchen von Vertragsrechnungen wird automatisch auf eine taggenaue Abrechnung umgeschaltet, wenn für eine oder alle Positionen nicht nur komplette Monate abgerechnet werden. D.h. es ist entweder der Fakturierungsbeginn (entweder gemäß Vertrag oder gemäß Position) nicht gleich dem 1. eines Monats oder das Kündigungsdatum nicht gleich dem letzten eines Monats.

Im Gegensatz zur von Hand einzuschaltenden taggenauen Abrechnung wird hier aber nur der aktuelle Monat wirklich Tag genau abgerechnet, d.h. alle vollen Monate werden immer mit 30 Tagen bewertet, so dass für diese Monate die Gebühr immer gleich der anteiligen Monatspauschale ist. Diese Funktionalität gilt auch für Verträge mit der gesetzten Option Leistungszeitraum ab Fakturierung ab (Register Fakturierung im Vertragsmanagement). Hier würden bei Positionen, die nicht ab dem gleichen Tag des Monats wie der Vertrag berechnet werden bzw. bei einem Kündigungsdatum dessen Tag nicht der Tag des Fakturierungsbeginns -1 ist, der Vertrag Tag genau abgerechnet.

Druck von Vertragsrechnungen

Druck Bankdaten

Auf den Vertragsrechnungen können auch die Bankdaten des Kunden mit ausgedruckt werden.

Druck Anlagendaten

Darüber hinaus stehen im Reportgenerator für den Report der Wartungsrechnungen in der Tabelle Anlagen diverse Felder aus der Adresse (u.a. Firma1-3) zur Verfügung.

Druck Info / Positionsarten

Beim Druck von Wartungsrechnungen kann ebenfalls pro Positionsart festgelegt werden, ob zusätzlich zur Bezeichnung auch noch das Feld Info aus der Positionsart (Einstellungen | Referenzen – Service | Vertragsreferenzen | Positionsarten) mit gedruckt werden soll.

Druck Zahlungsdatum

Beim Drucken von Wartungsrechnungen kann ein explizites Zahlungsdatum angegeben werden. Tragen Sie dazu im Zahlungsbedingungstext folgende Formel ein.

%%CALCDATE(DATE, n, 0, 0)%%

Das n ist dabei ein Platzhalter für die Anzahl der Tage, die zum aktuellen Datum addiert werden sollen.

Im dazugehörigen Wartungsrechnungsreport wird als Text standardmäßig (da es die Logik so verlangt) der Zahlungsbedingungstext für Rechnungen gedruckt. Das bedeutet, dass die verwendeten Texte für Angebot und Auftrag in den Zahlungstext für Rechnungen kopiert werden sollte, wenn mit einer neuen Variante gearbeitet oder direkt aus dem ausführbaren Programm heraus gedruckt werden soll.

Verschiedene Vertragsrechnungsreports / Vertragstexte

Sind mehrere unterschiedliche Vertragsrechnungsreports vorhanden, die zusätzlich noch über differenzierte Vertragstexte angesprochen werden sollen, können diese bei der Fakturierung von Verträgen separat ausgewählt werden.

Dafür gibt es im Fenster Fälligen Verträge einen Eintrag mit Namen Vertragstextnr. in der Tabelle der Felder. Über die Filterfunktion innerhalb dieses Fensters kann nach diesem Feld sortiert werden, um nur die Verträge zu Fakturieren die ein und denselben Vertragstext und den damit verbundenen Vertragsrechnungsreport besitzen.

Fenster der Fälligen Verträge mit eingeblendeter Filterfunktion

Belegdatum (Buchungsperioden)

Das Belegdatum für Vertragsrechnungen wird immer auf das Buchungsdatum gesetzt, wenn mit Buchungsperioden gearbeitet wird.

Vertragsrechnungen im Rechnungsausgangsbuch

Beim Buchen von Vertragsrechnungen werden folgende Angaben ins Rechnungsausgangsbuch übernommen (Buchhaltung | Ausgangsrechnungen):

• Beim Buchen von Wartungsrechnungen wird die Bezeichnung des Rechnungstextes (Register Service | Verträge | Fakturierung - Bereich 'Texte') als Buchungstext mit in das Rechnungsausgangsbuch übernommen.

• Beim Drucken von Wartungsrechnungen wird das zugehörige Druckbild der Rechnung im Rechnungsausgangsbuch hinterlegt.

• Beim Buchen von Rechnungen wird die Personalnummer des angemeldeten Mitarbeiters, der die Buchung vorgenommen hat, mit ins Rechnungsausgangsbuch übernommen.

• Beim Buchen von Wartungsrechnungen wird die Anlagennummer der entsprechenden Rechnung mit im Rechnungsausgangsbuch abgespeichert.

• Beim Buchen von Verträgen mit einer Fakturierungskundennummer wird zusätzlich das Feld KundenNrFakt (Fakturierungskundennummer) im Rechnungsausgangsbuch mit der Kundennummer des Kunden der Anlage gefüllt.

• Wird eine Wartungsrechnung erstellt und gebucht, so wird die Host Nummer des Anlagenkunden ebenfalls mit in das Rechnungsausgangsbuch übernommen.

• Bei Wartungsrechnungen zu einer Fakturierungsgruppe wird analog die Host Nummer des Kunden der ersten Anlage übernommen. Diese Einträge können im Nachhinein über einen selbst erstellten Report ausgewertet werden.

Zusätzliches zum Vertragsrechnungsreport

Geschäftsstellennummer (GS-Nr.)

Die Geschäftsstellennummer steht im Reportgenerator ebenfalls für diesen Report der Wartungsrechnungen zur Verfügung.

Tages- / Monatspreis

Beim Drucken einer Vertragsrechnung kann auch der Tages- / Monatspreis im Wartungsreport mit ausgegeben werden. Dazu ist es erforderlich, dass in den Einstellungen | Allgemein | Darstellung III - Bereich 'Vertragsrechnung' die Option Tages- bzw. Monatspreis als Gebühr ausweisen aktiviert ist. Ist die Option aktiviert, wird aus Gesamtbetrag und Anzahl an Tagen bzw. Monaten der Tages- / Monatspreis errechnet und dieser im Wartungsreport ausgegeben.

Umsatzsteueridentifikationsnummer (USt-IDNr.)

Bei der Erstellung von Varianten für Wartungsrechnungen steht im Reportgenerator auch die Umsatzsteueridentnummer des Kunden zur Verfügung. (Feld UmsatzStId in qyrVtrgFakt)

Zahlungsbedingungen

In der Tabelle tbZahlBTxt im Reportgenerator stehen darüber hinaus auch alle Felder der eigentlichen Zahlungsbedingungen zur Verfügung.

Kundendaten

Beim Drucken von Vertragsrechnungen kann auch auf die Kundendaten zugegriffen werden. Dafür steht das DataSet tbKunden zur Verfügung, mit dem auf die kompletten Kundendaten des Rechnungsempfängers zugegriffen werden kann.

Im Report wird der Rechnungsfusstext in einer Richtextkomponente ausgeben, damit im Text auch Variablen zum Zugriff auf die Kundendaten verwendet werden können (Variablen haben die Form %%tbKunden.Feldname%%).

Um die Variablen in einer bestehenden Variante zu nutzen, ist im Band für den Fußtext die alte Komponente zu entfernen und durch ein RichText-Feld (normal, nicht datensensitiv) zu ersetzen. Dabei ist dem RichText-Feld der Name QRDRichRecFussText zuzuweisen.

Vertragstexte

Im Reportgenerator steht für den internen Report Vertragsrechnung auch die Tabelle VTRGTEXT für die Vertragstexte zur Verfügung.

Varianten des Vertragsrechnungsreports

Es stehen grundsätzlich zwei Varianten des Vertragsrechnungsreports zur Verfügung, die über eine Datenbankeinstellung ausgewählt werden können.

Welche Variante im bei Ihnen im Einsatz ist, können Sie mit einer SQL-Abfrage im esdbm prüfen.

Tabelle EINALLG

Feld EINALLGID

Wert EINALLGVALUE = 0 (Ältere Variante wird verwendet)

Wert EINALLGVALUE = 1 (Neuere Variante wird verwendet)

Haben Sie das esoffice schon längere Zeit im Einsatz könnte noch die ältere Variante bei Ihnen im Einsatz sein. Bei notwendigen Anpassungen des Vertragsrechnungs-Reports sollte vorzugsweise die neue Variante verwendet werden, insbesondere bei Anpassungen im Bereich der Vertragspositionen.