Kommunikationsverlauf

Service | Verträge | Kommunikationsverlauf

Das Register Kommunikationsverlauf steht in vielen Modulen zur Verfügung und dient dazu Kontakteinträge, Absprachen und Informationen in Bezug zu beliebig vielen Geschäftsvorfällen zu dokumentieren.

Kontakteinträge können auch verwendet werden um E-Mails, SMS-Nachrichten, Fax- und esNachrichten zu versenden und diese auch gleich im Vorgang mit abzulegen.

Eingehende Nachrichten (zum Beispiel E-Mails) können über den esBusinessserver oder das esOutlook-Addin in den Kommunikationsverlauf eines Vorgangs importiert werden.

Für die Verwendung des Kontaktmanagements ist die Berechtigung Office | CRM | Kontaktmanagement erforderlich.

Zum Anlegen und Ändern von Kontakten benötigt der Benutzer die Berechtigung Office | CRM | Kontakte ändern (auch fremde).

Auf dem Register Kommunikationsverlauf können alle Kontakte eingesehen und neue Kontakte angelegt werden.

Öffnen Sie nun durch einen Doppelklick auf den gewünschten Kontakt die Details .

Kontaktdetails

Matchcode

Wir empfehlen zumindest bei wichtigen Kontakten immer einen Matchcode einzutragen. Das erleichtert ein schnelles Identifizieren des Kontakts im Kommunikationsverlauf.

Kontaktparameter

Aktivitätsart

Hier legen Sie die Aktivitätsart des Kontakteintrages fest. Abhängig von der Aktivitätsart stehen verschiedene Möglichkeiten zum Versenden des Kontakts zur Verfügung.

Außerdem wird bei einer Aktivitätsart mit der Option E-Mail die Signatur des Absenders angezeigt, die nach den aktuellen Einstellungen an die E-Mail angehängt wird.

Bitte beachten Sie hierzu auch die Einstellung der Signatur-Position unter den persönlichen Einstellungen.

Siehe auch Einstellungen | Persönlich

Datum

Im Eingabefeld Datum kann das Datum und die Uhrzeit des Kontaktes eingegeben oder über die Datumsauswahl eingestellt werden.

Eingang

Die Option Eingang legt fest, ob es sich um einen eingehenden oder ausgehenden Kontakt handelt .

Veröffentlichen

Wenn der Kontakt einem Servicecall-Vorgang zugeordnet ist, wird durch aktivieren der Option Veröffentlichen der Kontakt für Kunden im esweb-Helpdesk sichtbar.

Ist der Servicecall als Hauptvorgang zugeordnet und noch nicht veröffentlicht, wird auch der Servicecall automatisch veröffentlicht.

Status

Ein Kontakt kann drei verschiedene Status annehmen:

Entwurf

Ein Kontakteintrag, der angelegt wurde, erhält den Status Entwurf.

Angelegt

Dieser Status wird für Kontakte verwendet, die zum Beispiel aus einer E-Mail importiert wurden.

Erledigt

Dieser Status wird verwendet, wenn die Bearbeitung des Kontakts abgeschlossen wurde oder der Kontakt versendet wurde.

Versandstatus

Es sind fünf verschiedene Versandstatus möglich

Keiner

Der Kontakt wurde noch nicht versendet.

In Bearbeitung

Der Kontakt wird gerade versendet.

Gesendet

Der Kontakt wurde erfolgreich versendet.

Fehler beim Versand

Während des Versendens ist ein Fehler aufgetreten, der Kontakt wurde nicht versendet.

Nicht ermittelbar

Der Status kann zur Zeit nicht ermittelt werden, da keine Verbindung zum Businessserver besteht.

Nach dem Versenden eines Kontakts aktualisiert sich die Anzeige automatisch im 5 Sekunden-Takt.

Bereich Gesprächsverlauf

Empfänger

In der Empfängerauswahl kann durch klicken auf die Schaltfläche ein Empfänger hinzugefügt werden. Zum Entfernen eines Empfängers klicken Sie auf die Schaltfläche.

Das Eingabefeld für die Eingabe des Empfängers bietet eine Autovervollständigung, so dass nach Eingabe von Teilen des Empfängernamens die Auswahl nach der Eingabe gefiltert wird.

Zur Auswahl als Empfänger stehen:

Alle im Personalstamm hinterlegten Mitarbeiter
Alle Ansprechpartner der zugeordneten Vorgänge
Alle zugeordneten Vorgänge, falls es sich um Adressen handelt (Anlage, Kunden, etc.)

Wenn eine Aktivitätsart mit der Option E-Mail gewählt wurde, kann außerdem ausgewählt werden, wie der Empfänger die E-Mail erhalten soll.

Klicken Sie dazu auf das -Symbol links im Empfänger-Feld:

Der Empfänger erhält die Nachricht direkt (Standard)

Die Abkürzung CC steht für carbon copy. Die Personen im CC erhalten eine Kopie der Mail. Jeder Empfänger der Mail kann sehen, welche Personen im CC stehen

BCC

Die Abkürzung BCC steht für blind carbon copy. Alle Personen, die im BCC stehen, erhalten somit eine Blindkopie. Keiner der Empfänger weiß, an wen die Mail via BCC noch versendet wurde.

Nein

Der ausgewählte Empfänger erhält die E-Mail nicht

Klicken Sie im Empfänger auf das -Symbol wird eine Liste der möglichen Empfänger, basierend auf den Vorgang, zur Auswahl angezeigt.

Wenn eine Aktivitätsart mit der Option E-Mail gewählt wurde, kann über die Schaltfläche ein Fenster mit erweiterten Möglichkeiten zur Empfängerauswahl aufgerufen werden.

Absender

In der Absenderauswahl kann durch Klicken auf die Schaltfläche ein Absender hinzugefügt werden. Zum Entfernen eines Absenders klicken Sie auf die Schaltfläche.

Das Eingabefeld für die Eingabe des Absenders bietet eine Autovervollständigung, so dass nach Eingabe von Teilen des Absendernames die Auswahl nach der Eingabe gefiltert wird.

Zur Auswahl als Absender stehen:

Alle im Personalstamm hinterlegten Mitarbeiter
Alle Ansprechpartner der zugeordneten Vorgänge
Alle zugeordneten Vorgänge, falls es sich um Adressen handelt (Anlage, Kunden, etc.)

Klicken Sie im Absender auf das -Symbol wird eine Liste der möglichen Empfänger, basierend auf den Vorgang, zur Auswahl angezeigt

Wenn eine Aktivitätsart mit der Option E-Mail ausgewählt wurde, ist die Absenderauswahl nicht sichtbar, da nur ein Absender möglich ist und dies immer der aktuell angemeldete Mitarbeiter ist.

Die Signatur und die Absenderadresse der E-Mail sind nicht unbedingt identisch mit der E-Mail-Adresse des angemeldeten Mitarbeiters.

Dies ist abhängig von den Einstellungen für Abteilungs-E-Mails.

Signatur

In diesem Fenster wird Ihnen Ihre Signatur angezeigt, die beim Versenden einer E-Mail an den Nachrichtentext angefügt wird.

Bitte beachten Sie hierzu auch die Einstellung der Signatur-Position unter den persönlichen Einstellungen.

Siehe auch Persönliche Einstellungen

Textbaustein

Sie können hier einen oder mehrere bereits angelegte Textbausteine auswählen. Der ausgewählte Textbaustein wird an der aktuellen Position des Cursors im Kontakttext eingefügt.

Unter Einstellungen | Office | CRM | Einstellungen - Bereich 'Kontakte' können Sie im Feld Textkategorie Textbausteine eine Textkategorie auswählen. Ist eine entsprechende Textkategorie festgelegt worden, werden nur Textbausteine zur Auswahl angeboten, denen die Textkategorie zugeordnet ist.

Textbausteine können unter Einstellungen | Allgemein | Allgemein | Referenzen | Textbausteine angelegt und bearbeitet werden. Einem Textbaustein kann eine Textkategorie zugeordnet werden.

Textkategorien werden unter Einstellungen | Allgemein | Allgemein | Referenzen | Textkategorien definiert.

Matchcode (Betreff)

Das Feld Matchcode enthält eine sehr kurze Zusammenfassung des Kontakts und wird beim Versenden als E-Mail als Betreff verwendet.

Für die Vorgangsarten Servicecall / Rechnung / Angebot / Vertrag / Bestellung / Teilauftrag / Projektauftrag / Wartungsauftrag / Serviceauftrag können Sie unter Einstellungen | Office | CRM | Einstellungen - Bereich 'Präfix für den Betreff von Kontakten' einen Textbaustein auswählen. Der Inhalt des Textbausteins wird dann am Anfang (Präfix) des Betreffs / Matchcode des Kontaktes verwendet . Die Nutzung von Platzhaltern / Variablen innerhalb des Textbausteins wird unterstützt, zum Beispiel für die Vorgangsnummer und / oder die Kontakt-ID. Zusätzlich sollte der Textbaustein je Vorgangsart einen eindeutigen Text für die Identifizierung beinhalten, dann können eingehende Mails, die als Antworten über das esOutlook-AddIn oder Businessserver verarbeitet werden, automatisch einem Vorgang zugeordnet werden.

Im Kontaktverkauf wird der Matchcode in der Liste der Kontakteinträge angezeigt.

Bereich 'Gesprächspartner'

In der Gesprächspartnerübersicht werden alle Gesprächspartner, die im Kontakt hinterlegt sind angezeigt.

Die Gesprächspartner sind gruppiert nach Empfängern und Absendern.

Bei eingehendem Kontakt wird zu dem mit dem Symbol angezeigt, dass der Kontakt vom Empfänger bereits gelesen wurde.

Bereich 'Vorgangszuordnungen'

In der Liste Vorgangzuordnungen können Vorgänge dem Kontakt zugeordnet werden. Durch Zuordnung der Vorgänge werden die Kontakte im Register Kontakteinträgentakt beim zugeordneten Vorgang angezeigt.

Nach einen Rechtsklick auf einen Vorgang öffnet sich ein Kontextmenü. In diesem kann ein Vorgang als Hauptvorgang markiert werden.

Bereich 'Dokumente'

Sie können einem Kontakteintrag beliebige Dokumente hinzufügen.

Kontakt speichern

Durch einen Klick auf die Übernehmen Schaltfläche werden die Änderungen des Kontaktdatensatz übernommen. Damit die Änderungen übernommen werden können ist es erforderlich , dass der Kontakt mindestens einem Vorgang zugeordnet wurde.

Kontakttext

In dieser Richttextbox wird der eigentliche Inhalt des Kontakteintrages eingegeben.

Hier geht es zu weiteren Informationen über die Bearbeitung des Kontakttextes.

Die Schaltflächen zum Speichern und Änderungen zurücksetzen werden erst aktiv, wenn nach den Änderungen im Kontakttext ein anderes Element den Fokus erhält.

Kontakttext bearbeiten

Der Text des Kontaktes kann direkt im Gesprächsverlauf erfasst werden.

Sobald in das Textfeld geklickt wird, wird die Symbolleiste Text eingeblendet.

In der Auswahlbox Format können Sie zwischen Nur Text und Format (= RichText) umschalten.

In beiden Fällen steht die Rechtschreibprüfung zur Verfügung.

Symbolleiste 'Text'

In der Symbolleiste (Ribbon) Text werden Funktionen zur Textbearbeitung bereit gestellt. Die Symbolleiste wird eingeblendet, wenn sich der Cursor in einem Textfeld befindet, dass entsprechende Textfunktionen unterstützt.

Siehe auch esRichTextBox

Für die Text-Funktionen innerhalb der esRichText Box stehen auch einige Tastenkombinationen zur Verfügung, siehe auch Tastaturbedienung.

Bereich 'Format'

Über die Einstellungen im Bereich Format können Sie festlegen, ob der Text mit oder ohne Formatierungen bearbeitet werden kann. Je nach Auswahl stehen in der Symbolleiste unterschiedliche Funktionen bereit.

Nur Text

Verwenden Sie das Format Nur Text, wenn Sie nur den Text ohne Formatierungen im Textfeld bearbeiten möchten.

Symbolleiste 'Text' - Format 'Nur Text'

Format

Verwenden Sie das Format Format, wenn Sie nur den Text mit Formatierungen und Textauszeichnungen im Textfeld bearbeiten möchten.

Symbolleiste 'Text' - Format 'Nur Format'

Kontextmenü

Zusätzlich zu den Funktionen in der Symbolleiste stehen bei der Auswahl Format auch noch weitere Funktionen im Kontextmenü innerhalb des Textfeldes bereit. Das Kontextmenü können Sie mit der rechten Maustaste aufrufen.

Wechsel der Formate

Der Wechsel von der Auswahl Nur Text in Format ist ohne weiteres möglich.

Beim Wechsel von der Auswahl Format in Nur Text gehen die Formatierungen und eingefügte Elemente verloren, es wird eine entsprechender Hinweis angezeigt.

Bereich 'Editieren'

Rückgängig

Die letzte Aktion rückgängig machen.

Wiederherstellen

Die letzte Aktion wiederholen oder den letzten Rückgängig Schritt wiederherstellen.

Ausschneiden

Markierten Text ausschneiden und in die Zwischenablage übernehmen.

Kopieren

Markierten Text in die Zwischenablage kopieren.

Einfügen

Fügt Text aus der Zwischenablage in das Textfeld an Cursorposition ein.

Bereich 'Schrift'

Im Bereich Schrift können Sie Text auf verschiedene Arten formatieren, darunter Größe, Farbe und vieles mehr.

Dieser Bereich steht nur zur Verfügung , wenn im Bereich Format die Auswahl Format gewählt wurde.

Schriftart

Wählen Sie eine der auf ihrem System installierte Schriftart aus.

Bei der Auswahl der Schriftart sollte berücksichtigt werden, dass diese auch auf allen PC zur Verfügung steht, auf denen eserp verwendet wird.

Größe

Gibt einen Schriftgrad in Punkt an. Wählen Sie in der Liste einen Schriftgrad aus. Um die Lesbarkeit für die meisten Dokumente und Benutzer sicherzustellen, verwenden Sie eine Größe von acht Punkten oder größer.

Schriftfarbe

Gibt die Farbe des markierten Texts an. Wählen Sie im Feld eine Farbe aus.

Textauszeichnung

Gibt die Textauszeichnung für den markierten Text an (zum Beispiel Fett oder kursiv).

Fett

B -> Bold

Kursiv

I -> Italic

Unterstreichung

Gibt an, ob der markierte Text unterstrichen wird. Der Unterstrich hat dabei die gleiche Farbe wie die Schrift.

Durchgestrichen

Zeichnet eine Linie durch den markierten Text.

Tiefergestellt

Verringert den markierten Text unterhalb der Grundlinie und ändert den markierten Text in einen kleineren Schriftgrad, wenn eine kleinere Größe verfügbar ist.

Hochgestellt

Löst den markierten Text oberhalb der Grundlinie aus und ändert den markierten Text in einen kleineren Schriftgrad, wenn eine kleinere Größe zur Verfügung steht.

Bereich 'Absatz'

In dem Bereich Absatz legen Sie die Textausrichtung und Aufzählungen / Listenformate fest.

Dieser Bereich steht nur zur Verfügung , wenn im Bereich Format die Auswahl Format gewählt wurde.

Ausrichtung

Links

Wählen Sie Links aus, damit der Text linksbündig mit rechtem Flatterrand ausgerichtet wird (oder drücken Sie die Tastenkombination STRG + L).

Zentriert

Wählen Sie Zentriert aus, damit der Text mit linkem und rechtem Flatterrand zentriert wird (STRG + E).

Rechts

Wählen Sie Rechts aus, damit der Text rechtsbündig mit linkem Flatterrand ausgerichtet wird (STRG + R).

Blocksatz

Wählen Sie Blocksatz aus, damit der Text links- und rechtsbündig ausgerichtet und Leerraum zwischen den Wörtern hinzugefügt wird (STRG + J).

Aufzählungszeichen

Verwandeln Sie Textzeilen in eine Aufzählung, indem Sie den Text markieren und dann auf Listenpunkte oder Nummerierung auswählen. Jede Zeile oder jeder Absatz wird in der Liste zu einem Aufzählungszeichen.

Bei der Auswahl Nummerierung wird eine fortlaufende Ziffer voran gestellt, bei der Auswahl Listenpunkte ein Aufzählungszeichen.

Bereich 'Aktionen'

Rechtschreibprüfung prüfen

Führt eine Rechtschreibprüfung des Textes durch.

Informationen zur Rechtschreibprüfung

Rechtschreibprüfung im eserp

Im eserp werden für die Rechtschreibprüfung die open-source Wörterbücher von Hunspell verwendet.

Weitere Informationen dazu finden Sie unter folgender Adresse: https://github.com/hunspell/hunspell

Hunspell ist eine Open Source Rechtschreibprüfung, die in LibreOffice, OpenOffice, Firefox, Thunderbird, Google Chrome sowie in Produkten wie OS X, Adobe InDesign oder Opera verwendet wird.

Für die Rechtschreibprüfung gibt es für viele Sprachen Wörterbücher.

Bei der Installation von eserp werden Wörterbücher für einige Sprachen, wie Deutsch und Englisch (inklusive einiger Sprachvarianten) im Verzeichnis dictionaries des Installationsordners abgelegt.

Werden bei der Rechtsschreibprüfung Begriffe / Wörter hinzugefügt, werden diese in die benutzerdefinierten Wörterbücher gespeichert.

Die benutzerdefinierten Wörterbücher liegen unter : "C:\Users\<username>\AppData\Local\es2000 Errichter Software GmbH\"

Wörterbücher für Sprachvarianten, wie Canadian English, andere Sprachen wie Italienisch oder Französisch können zum Beispiel von der OpenOffice Website geladen werden. Für einige Branchen sind auch Ergänzungs-Wörterbücher verfügbar.

Wählen Sie dazu folgenden Link: https://extensions.openoffice.org/ (Dictionaries)

Permanente Rechtschreibprüfung

Beim Schreiben des Textes wird bereits eine Rechtschreibprüfung durchgeführt. Wörter, die nicht im Wörterbuch gefunden werden, werden mit einer gewellten roten Linie unterstrichen.

Mit dem Rechtsklick können Sie sich Vorschläge aus dem Wörterbuch anzeigen lassen, das Wort ins Wörterbuch aufnehmen oder das beanstandete Wort ignorieren.

Rechtschreibprüfung prüfen

In Textfeldern, dem erweiterten Texteditor und im Kontextmenü der Textfelder steht die Funktion Rechtschreibprüfung prüfen zur Verfügung.

Mit dieser Funktion können Sie die Rechtschreibung eines Textes prüfen lassen.

Seitenansicht

Öffnet den Text in einem erweiterten Editor. Hier haben Sie die Möglichkeit den Text zu drucken, zu speichern und weitere Elemente (Bilder, Tabellen , Symbole etc.) einzufügen.

Bereich 'Spezielle Aktionen'

Dokumentenlink einfügen

Mit dieser Funktion können Sie einen Link zu einer Datei im Dokumentenmanagementsystem (DMS) einfügen. Zur Auswahl wird die Dateisuche des DMS aufgerufen.

Wählen Sie die gewünschte Datei aus und klicken dann auf die Schaltfläche Übernehmen.

Bei der Formateinstellung Nur Text wird ein Link im Format eso://Document?id=29 eingefügt, bei der Auswahl Format wird ein anklickbarer Link erzeugt (unterstrichen, farbige Schrift).

Bereich 'Gesprächspartner'

In der Gesprächspartnerübersicht werden alle Gesprächspartner, die im Kontakt hinterlegt sind angezeigt.

Die Gesprächspartner sind gruppiert nach Empfängern und Absendern.

Bei einem versendeten Kontakt per E-Mail oder esMessage wird zu dem mit dem Symbol (E-Mail) oder (esMessage) angezeigt, dass der Kontakt vom Empfänger bereits gelesen wurde.

Bereich 'Vorgangszuordnungen'

Im Bereich Vorgangzuordnungen können Vorgänge dem Kontakt zugeordnet werden. Durch Zuordnung der Vorgänge werden die Kontakte im Register Kontakt beim zugeordneten Vorgang angezeigt.

Nach einen Rechtsklick auf einen Vorgang öffnet sich ein Kontextmenü. In diesem kann ein Vorgang als Hauptvorgang markiert werden.

Bereich 'Dokumente'

Sie können einem Kontakteintrag Dokumente / Dateien hinzufügen.

Kontakt speichern

Durch einen Klick auf Übernehmen werden die Änderungen des Kontaktdatensatz gespeichert.

Voraussetzung für das Speichern eines Kontakteintrages ist, dass mindestens ein Vorgang zugeordnet wurde.

Funktionen / Symbolleisten

In den Symbolleisten (Ribbon / Ribbonbar) oberhalb des Registers stehen Ihnen verschiedene Funktionen zur Verfügung.

Der Aufbau der Symbolleisten ist abhängig von aktuellen Modul / Register.

Einige Symbolleisten werden nur bei der Bearbeitung bestimmter Felder eingeblendet, wie zum Beispiel die Symbolleiste Text bei RichText-Feldern.

Symbolleiste Navigation

Bereich 'Datensatz editieren'

Bearbeiten

Klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten um das Formular in den Bearbeitungsmodus zu versetzen.

Im Bearbeitungsmodus stehen dann die üblichen Eingabe-Elemente zur Verfügung.

Existieren geänderte Daten und das Formular wird geschlossen oder der Datensatz wird gewechselt erscheint eine Quengelabfrage, ob die geänderten Daten übernommen- oder verworfen werden sollen.

So lange Eingaben nicht aktiv gespeichert wurden, das Formular nicht geschlossen oder der Datensatz gewechselt wurde, können Änderungen durch die Schaltfläche Änderungen verwerfen Rückgängig gemacht werden.

Detaildatensätze können auch direkt im Bearbeiten-Modus geöffnet werden. Deaktivieren Sie dazu unter Einstellungen | Allgemein | Allgemein | Einstellungen | System Einstellungen - Bereich 'Programmverhalten' die Option Detaildaten nicht automatisch bearbeiten.

Siehe auch Datensatz bearbeiten

Übernehmen

Geänderte Daten können immer aktiv gespeichert werden, indem die Schaltfläche Übernehmen angeklickt wird.

Übernehmen und Schließen

Mit der Funktion Übernehmen und Schließen können Sie in einem Schritt die geänderten Daten speichern und das Eingabe-Formular / Modul schließen.

Änderungen verwerfen

Bereich 'Datensatz wechseln'

Jede Detailansicht erhält eine Kopie der aktuellen Listenansicht des Moduls. Sichtbar ist diese unter dem Register Liste in der Detailansicht. Dadurch kann auch in der Detailansicht mit Hilfe der Navigationsschaltflächen durch die ursprüngliche Liste navigiert werden.

Ist beim Öffnen der Detailansicht ein Filter oder eine Suche aktiv, wird sich dieses auch auf die Anzeige auf dem Register Liste aus.

Erster

Springt zum ersten Datensatz in der Liste. Es wird dabei die Sortierung auf dem Register Liste beachtet.

Blättert zum vorherigen Datensatz in der Liste. Es wird dabei die Sortierung auf dem Register Liste beachtet.

Blättert zum nächsten Datensatz in der Liste. Es wird dabei die Sortierung auf dem Register Liste beachtet.

Letzter

Springt zum letzten Datensatz in der Liste. Es wird dabei die Sortierung auf dem Register Liste beachtet.

Bereich 'Sonstiges'

Gehe zu

Im eserp ist eine allgemeine Sprungfunktion zu jeweils abhängigen Modulen vorhanden.

Über die Gehe zu / Sprungfunktion kann zu anderen Modulen gesprungen werden, die mit dem aktuellen Vorgang in Verbindung stehen.

Sie können direkt aus einem Kundendatensatz zu den Anlagen oder Verträgen des Kunden springen.

Zum Ausführen der Sprungfunktion gibt es in der Symbolleiste Navigation die Schaltfläche Gehe zu.

Klicken Sie auf das Symbol innerhalb der Schaltfläche, es werden die zur Verfügung stehenden Sprungziele angezeigt.

Wenn Sie einen Eintrag in der Liste anklicken, wird das entsprechende Modul mit dem verknüpften Datensatz aufgerufen.

Gehe zu im Kontextmenü

Die Sprungfunktion steht auch an vielen Stellen im Programm über die rechte Maustaste im Kontextmenü zur Verfügung.

Änderungsverlauf anzeigen

Über Werkzeuge | Datenbankprotokollierung können Programmbereiche aktiviert werden, bei denen eine detaillierte Änderungshistorie protokolliert werden soll (Revisionslogik). Für jeden Bereich kann ein Report ausgeführt werden, der angibt, wann Datensätze gelöscht wurden. Bei aktivierter Detailprotokollierung gibt der Report auch aus, was für Datensätze gelöscht wurden.

Dieser Report wird in dem Reporteinstiegspunkt Datensatz Änderungshistorie (Gruppen) hinterlegt.

Über die Schaltfläche Änderungsverlauf anzeigen kann ein Report aus dem Reporteinstiegspunkt Datensatz Änderungshistorie angezeigt werden. Diese Funktion ist ebenfalls in Listen / Tabellen via Kontextmenüeintrag verfügbar, um die Änderungen an Detaildatensätzen anzuzeigen.

Die Reporteinstiegspunkte Datensatz Änderungshistorie und Datensatz Änderungshistorie (Gruppen) werden nur angezeigt, wenn die Lizenz für esLog vorhanden ist. Zusätzlich wird die Tabelle RevGrup benötigt.

Report

Für den Ausdruck oder das Versenden von den angezeigten Informationen einer Adresse oder eines Vorgangs können Reports verwendet werden. Beim Betätigen der Schaltfläche Report werden die Reports angezeigt, die für den aktuellen Programmeinstiegspunkt registriert sind.

Siehe auch Registrierung

Bereich 'Workflow'

Workflow anlegen

Bereits definierte Workflow-Prozesse können über diese Schaltfläche ausgewählt und gestartet werden. Es werden nur Workflow-Prozesse angezeigt, die der aktuellen oder keiner Vorgangsart zugeordnet sind.

Workflow anzeigen

Bereits gestartete Workflows lassen sich über diese Schaltfläche anzeigen.

Adresse kopieren

Kopiert die aktuelle Adresse in die Zwischenablage. Die so kopierte Adresse kann aus der Zwischenablage in eine beliebige Anwendung als Text eingefügt werden oder nutzen Sie die Funktion Adresse einfügen um die Adresse in einem eserp-Adressformular einzufügen.

Adresse einfügen

Fügte eine zuvor kopierte Adresse (Funktion Adresse kopieren) aus der Zwischenablage in das aktuelle Adressformular ein.

Schließen

Schließt das aktuelle Formular / Modul.

Sind noch ungespeicherte Änderungen vorhanden, werden Sie in einer Meldung darauf hingewiesen.

Sie können dann entscheiden, ob die Änderungen gespeichert (Ja), nicht gespeichert (Nein) oder das Schließen abgebrochen werden soll (Abbrechen).

Symbolleiste 'Faktura'

Bereich 'Rechnung'

Hinweis nach §14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 9 UStG bei Rechnungen

"Der Leistungsempfänger hat die Rechnung zwei Jahre gemäß §14b Abs.1 Satz 2 & 3 UStG aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist."

Beim Buchen / Drucken von Rechnungen kann bei Privatpersonen automatisch ein Hinweis nach §14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 9 UStG eingefügt werden, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind:

Beim Kunden ist auf dem Register Office | Kunden | Adresse die Option Privat aktiviert.
Die Geschäftsstelle der zugehörige Kalkulationsmappe ist in Deutschland, siehe auch Einstellungen | Allgemein | Geschäftsstellen | Adresse - Bereich 'Adresse'.
Der Vertragsrechnungsreport ist bereits für den Ausdruck des Hinweises nach §14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 9 UStG vorbereitet.

Die entsprechende Basisreports sind ab der eserp Version 2.0 verfügbar. Haben Sie Kundenindividuelle Reports für Rechnungen im Einsatz kann der Hinweis nach §14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 9 UStG hinzugefügt werden.

Einzel (Einzelfakturierung)

Über die Schaltfläche Einzel in der Symbolleiste Faktura ist es möglich, einzelne Vertragsrechnungen zu drucken und zu buchen.

Gehört der Vertrag zu einer Fakturierungsgruppe, werden alle zugehörigen Rechnungen gedruckt.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Einzel.

Im Eingabedialog Vertragsrechnungen erstellen können Sie anhand eines Stichdatum angeben, welche Rechnungen gedruckt werden sollen. Vom Stichdatum aus wird rückwirkend zum nächsten Rechnungsintervallbeginn (über Entgeltart) nach fälligen Vertragsrechnungen gesucht.

Zusätzlich können Sie über die Option Fakturierung nach erfolgter Inspektion angeben, ob nur Rechnungen gedruckt werden sollen, bei denen die vertraglich vereinbarte Inspektion/ Wartung durchgeführt worden ist (der entsprechende Inspektionsauftrag muss als Erledigt gekennzeichnet worden sein). Ist beim Vertrag angegeben, dass dieser nur nach erfolgter Inspektion berechnet wird, wird als Rechnungsintervall der Inspektionsintervall angenommen, unabhängig davon, was über die Entgeltart beim Vertrag hinterlegt worden ist. Bei Inspektionsverträgen sollte deshalb das Intervall in der Entgeltart dem Inspektionsintervall entsprechen.

Die Inspektionsauftragsnummer wird ins Feld AuftragNr der Rechnung übernommen, wenn ein Vertrag nach erfolgter Inspektion fakturiert wird.

Bei der Serien- bzw. Einzelfakturierung eines Vertrages, der zu einer Fakturierungsgruppe gehört, hat man die Möglichkeit über ein Auswahlfeld ein Sortierkriterium auszuwählen. Nach diesem ausgewählten Sortierkriterium werden alle fälligen Verträge sortiert und in dieser Reihenfolge fakturiert und ausgedruckt.

Mögliche Sortierungen sind Anlagenort (dies ist gleichzeitig die Voreinstellung), Anlagennummer, Vertragsnummer und Matchcode.

Zusätzlich kann hier auch noch das Sortierkriterium Fakturafreigabe in der Liste stehen, wenn die Option Fakturierung nach erfolgter Inspektion gesetzt ist. Dieses Sortierkriterium bezieht sich auf das Feld Fakturafreigabe am aus dem entsprechenden Auftrag auf dem Register Details. Dieses Datumsfeld wird dort gefüllt, wenn der Auftrag manuell auf Erledigt gesetzt wird oder implizit beim Setzen durch Technisch erledigt und beim Erstellen (Wartung) mit der Option Fakturieren.

Wenn Sie Ihre Eintragungen vorgenommen haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Buchen.

Da Sie die Einzelfakturierung angewählt haben, wird jetzt der gewählte Vertrag (nur wenn er tatsächlich fällig ist) angezeigt. Wenn der gewählte Vertrag zu einer Fakturierungsgruppe zugeordnet ist, dann werden alle zum eingegebenen Stichdatum fälligen Verträge, die zur Gruppe gehören, angezeigt.

Für Fakturierungsgruppen gilt: entweder alle fälligen der Gruppe berechnen oder keine.

Werden nicht alle Verträge oder keine angezeigt, haben Sie die Möglichkeit, über das Datumsfeld Stichdatum ein anderes Stichdatum einzugeben. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche (Aktualisieren), um die Anzeige dem neuen Stichdatum entsprechend anzupassen.

Werden die gewünschten Verträge angezeigt, klicken Sie auf die Schaltfläche Vertragsrechnungen buchen, um die Vertragsrechnungen zu buchen und eventuell zu drucken.

Das Rechnungsdatum können Sie über das entsprechende Datumsfeld eintragen. Soll die Vertragsrechnung gleich nach der Erstellung gedruckt werden, markieren Sie die Option Drucken / Senden. (Sie können Vertragsrechnungen erst buchen und erst nachträglich drucken. Dies spart Zeit, wenn eine größere Anzahl Rechnungen gedruckt werden soll. Außerdem wird das Programm nur kurzzeitig blockiert).

Taggenaue Abrechnung

Als Buchungsvariante ist es auch möglich, die Abrechnung taggenau zu buchen. Aktivieren Sie dafür die Option Taggenau abrechnen. Wird nun die Schaltfläche Buchen betätigt, so werden die Entgeltpositionen entsprechend der Angaben des Fakturierungszeitraumes (entweder Vertragsfakturierungsperiode oder Positionsperiode) taggenau abgerechnet. Zur Berechnung des Tagesentgelts wird eine mittlere Tageszahl von 30 Tagen pro Monat angenommen. Vertragsrechnungen, die taggenau berechnet wurden, sind in blauer Schrift angezeigt. In den Positionen sind dann nicht die Anzahl der Monate, sondern die Anzahl der berechneten Tage aufgeführt. Die Listenüberschrift ändert sich entsprechend.

Geben Sie ein Rechnungsdatum ein und markieren Sie das Kontrollkästchen, wenn die Rechnungen auch gedruckt werden sollen. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Vertragsrechnungen Buchen.

Bestätigen Sie anschließend, dass die angezeigten und damit fälligen Rechnungen wirklich gebucht werden sollen, indem Sie auf die Schaltfläche Ja klicken.

Für den Ausdruck der Rechnung können Sie noch eine Reportvariante auswählen, falls Sie eine solche erstellt haben. Anschließend können Sie mit einem Klick auf die Schaltfläche OK den Druck starten (Druckerdialog Ihres Druckers erscheint).

Wird versucht Vertragsrechnungen ohne vorhandene Kontonummer beim Kunden zu buchen (Einzelfakturierung oder Serienfakturierung), erfolgt eine Fehlermeldung bzw. es wird automatisch eine Kontonummer aus dem Nummernkreis KTO gezogen (je nach Grundeinstellung).
Nach der Betätigung der OK-Taste erscheint noch eine Informationsmeldung, dass an den Vertragsdaten gearbeitet wird, bzw. dass sie nicht vollständig sind. Der Buchungsvorgang wird danach abgebrochen und man kehrt auf das Register Liste zurück. Nachdem der Fehler behoben wurde, kann der Buchungsvorgang wiederholt werden.

Nachberechnung

Mit Hilfe der Schaltfläche Nachberechnung ist es möglich eine erneute Berechnung eines ausgewählten Vertrages oder aller Serienverträge für den gewählten Zeitraum (Periode) zu veranlassen. Dabei werden alle bereits erstellten Rechnungen für diesen Zeitraum zum Abzug gebracht.

Ohne Veränderung der Vertragsangaben (Positionsentgelte) würde eine Nachberechnung von Null herauskommen. Dieses wird im Vorfeld vom Programm geprüft, eine entsprechende Meldung wird angezeigt und es erfolgt keine Buchung.

Die Nachberechnung einer bereits gebuchten Vertragsrechnung kann nur über die Entgeltpflege durchgeführt werden, siehe auch das nachfolgende Beispiel für eine rückwirkende Nachberechnung.

Rückwirkende Nachberechnung

Ausgangslage

Ein Vertrag ist für den laufenden Abrechnungszeitraum bereits fakturiert worden und es soll auf Grund einer Ergänzung (Neue zu wartende Komponente oder weitere Anlage) ein Entgelt für den Restzeitraum berechnet werden.

Der Vertrag für eine Einbruchmeldeanlage ist für den Zeitraum 01.01.-31.12, bereits berechnet worden. Ab dem 01.10. soll eine neu errichte Anlage nachberechnet werden.

Sie können in diesem Fall dem Vertrag keine Position mit einem Entgelt und einen Fakturiert ab Datum hinzufügen (Meldung: "Es existiert bereits eine Rechnung für den gewählten Zeitraum. Die Änderung des Entgelts muss über eine Entgelterhöhung durchgeführt werden.").

Führen Sie folgende Schritte für die Nachberechnung durch:

Erfassen Sie auf dem Register Service | Verträge | Positionen für den jeweiligen Vertrag eine neue Position mit den notwendigen Angaben (Fakturierung ab-Datum, Vertragspositionsart etc.).

Das Feld Entgelt darf nicht gefüllt werden.
Speichern Sie die Änderungen am Vertrag.
Wählen Sie neu hinzugefügte Position aus, klicken Sie in der Symbolleiste Positionen auf die Schaltfläche Entgeltpflege das Formular Verträge - Entgeltpflege wird geöffnet.
Geben Sie im Feld + Betrag den gewünschten Entgeltbetrag für die Position ein und klicken Sie auf die Schaltfläche OK.
Das Entgelt wird daraufhin im Bereich Entgelthistorie (Liste unterhalb der Positionen) mit Entgelt gilt ab, etc. hinzugefügt, aber noch nicht in der Position eingetragen; klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Aktualisieren. Er ist notwendig, dass die gepflegte Position ausgewählt wurde.
Klicken Sie in der Symbolleiste Faktura auf die Schaltfläche Nachberechnung.
Es werden nun automatisch die noch ausstehenden Beträge unter Berücksichtigung bereits gestellter Rechnungen ermittelt.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Vorschau um das Ergebnis vorab zu prüfen. Über die Schaltfläche OK wird die Nachberechnung erstellt und kann gedruckt / versendet werden.

Manuell

Manuelle Vertrags – Rechnung / Gutschrift

Über die Schaltfläche Manuell ist es möglich manuelle Vertrags-Rechnungen bzw. Gutschriften zu erstellen.

Betätigt man diese Schaltfläche, so erhält man die Möglichkeit eine oder mehrere Zeilen zur Berechnung einzugeben. Genau wie bei den Vertragspositionen kann man hier die Position und die Unterposition angeben, das Entgelt, ebenso wie die Positionsart, so dass das Entgelt auf das richtige Konto gebucht wird und einen Text, der auf der Rechnung / Gutschrift in der Bezeichnungszeile erscheinen soll.

Sind alle Felder gefüllt, kann über die Schaltfläche Buchen in der Symbolleiste Navigation die Rechnung / Gutschrift gebucht werden.

Darstellung

Über diese Schaltfläche können Sie einen Vertragsrechnungsreport auswählen. Je nach Report stehen unterschiedliche Darstellungsoptionen für den Ausdruck zur Verfügung.

Bereich 'Preise'

Vertragspreise

Für jeden Vertrag können vorgangsspezifische Preise festgelegt werden:

Listenpreise (für bestimmte Auftragsarten, Material- und Lohnrabatte)
Stundensätze (für bestimmte Lohnkennzeichen, Stundensätze für den Verkauf)
Artikelpreise (für bestimmte Artikel, Verkaufspreis, Material- und Lohnrabatte)

Die vorgangsspezifischen Preise können zeitlich limitiert werden (Gültig ab / Gültig bis).

Vorgangsspezifische Listenpreis

In dieser Tabelle können Sie Listenpreise für die einzelnen Auftragsarten (Projektauftrag, Teilauftrag, Serviceauftrag und Inspektionsauftrag) festgelegt werden.

Pro Artikel besteht die Möglichkeit (Artikel | Artikel/ Leistungen | Preise - Preise), vier verschiedene Preise einzugeben. Hier kann die Auswahl getroffen werden, welcher Listenpreiscode standardmäßig für diesen Vertrag angewandt werden soll. In diesem Feld ist unbedingt ein Eintrag mit einem existierenden Wert notwendig. Zusätzlich zu den vier Listenpreisen kann auch noch der Eintrag Brutto ausgewählt werden. Ist dieser eingetragen, wird bei der Preisfindung der Bruttopreis des Artikels beim Hauptlieferanten in der Hauswährung als Verkaufspreis des Artikels ausgewählt.

Wird hier Listenpreis 2 oder höher ausgewählt, und im Artikel ist kein Listenpreis 2 vorhanden, wird für diesen Artikel der Listenpreis 1 verwendet.

Rabatt

Ein Rabatt für Material und / oder für Lohn kann dem Vertrag zugeordnet werden, der die Preisfindung des Verkaufspreises (VK-Preises) bestimmt.

Gültig ab / Gültig bis

Eine zeitliche Limitierung der Preise ist möglich.

Vorgangsspezifische Stundensätze

Je Lohnkennzeichen kann hier ein Verkaufs-Stundensatz für den Vertrag hinterlegt werden. Sind vertragsspezifische Stundensätze definiert, werden diese beim Erstellen einer Kalkulation als Voreinstellung übernommen werden.

Gültig ab / Gültig bis

Eine zeitliche Limitierung der Preise ist möglich.

Vorgangsspezifische Artikelpreise

Für bestimmte Artikel können Sie für den Vertrag feste Verkaufspreise oder Material- und Lohnrabatte festlegen.

Gültig ab / Gültig bis

Eine zeitliche Limitierung der Preise ist möglich.

Bereich 'Provision'

Provisionsparameter

Über die Schaltfläche Provisionsparameter wird ein Fenster zum Festlegen der Provisionsformel und der Provisionssätze geöffnet.

In diesem Fenster werden die Voreinstellungen für eine automatische Provisionsabrechnung getroffen.

Für die Provisionsabrechnung ist es erforderlich, dass unter Einstellungen | Buchhaltung | Debitoren | Einstellungen | Provision - Bereich 'Allgemein' die Option Mit Provisionsabrechnung aktiviert wurde. Sie können dort auch eine generelle Provisionsformel festlegen.

Beispiel für Provisionsparameter eines Projektauftrages

Für die automatische Provisionsabrechnung sind drei Bereiche verfügbar. Jeder dieser Bereiche wirkt sich unterschiedlich auf die Berechnung und damit die Erstellung einer Provisionsabrechnung aus.

Im Bereich Provisionsformel kann eine Berechnungsformel für die Provisionsabrechnung ausgewählt werden.

Als Voreinstellung kann hier eine Formel unter Einstellungen | Buchhaltung | Debitoren | Einstellungen | Provision - Bereich 'Allgemein' festgelegt werden.

Im Bereich Provisionssätze werden die unterschiedlichen Prozentsätze für die Berechnung der Provision hinterlegt. Diese Sätze werden immer als Prozentwert erfasst.

Wird auf der Registerkarte Kalkulationsmappe | ein Verkäufer für die jeweilige Kalkulation hinterlegt, so werden hier automatisch seine in den Personalstammdaten hinterlegten Provisionsdaten (Office | Personal | Details II - Bereich 'Provisionssätze') in die Kalkulation übernommen und können ebenfalls geändert werden.

Im Bereich Aufteilung legen Sie fest, welcher Mitarbeiter welchen Anteil an der errechneten Provision erhält.

Über die Schaltfläche im Navigator können Sie einen weiteren Datensatz der Liste hinzufügen. Wählen Sie über das Auswahlfeld eine Adresse aus, hier stehen Ihnen die Adressarten Personal, Geschäftspartner, Lieferanten und Kunden für die Aufteilung zur Verfügung.

Für jede Adresse können Sie einen prozentualen Anteil an der Provision festlegen.

Bei der Aufteilung ist es erforderlich, dass die Summe der Anteile 100% ergibt.

Für die Provisionsabrechnung wird ein kundenindividueller Report benötigt.

Symbolleiste Customizing

Für das Customizing ist die Lizenz Customize (0110250) erforderlich.

Mit dem optionalen esCustomize können folgende Steuerelementeigenschaften angepasst werden:

Die Reihenfolge und Sichtbarkeit von Eingabe- und Steuerelementen
Die Beschriftung von Steuerelementen
Das Layout von Beschriftungen (Farbe; Schriftbreite)
Der Kurzhinweistext von Steuerelementen
Die Datenbindung von Steuerelementen

Außerdem können auch neue Felder angelegt und dem Formular hinzugefügt werden.

Customizing starten

Durch Klicken auf die Schaltfläche Customizing starten wird das aktuelle Formular in den Customizing Modus gesetzt.

Das Formular wird immer im Kontext der aktuell verwendeten Rolle (siehe Rollenzuordnung) angepasst.

Wie sie die Rolle wechseln können, erfahren Sie hier: Rollenzuordnung

Für das Customzing von Formularen ist die Berechtigung Allgemein | Administration | Allgemeine Referenzen - Formulare customizen erforderlich.

Siehe auch Formular anpassen

Customizing aus Rolle übernehmen

Für die Übernahme von Customizing Einstellungen für das aktuelle Formular, die bereits für eine andere Rolle definiert wurden, klicken Sie auf die Schaltfläche Customizing aus Rolle übernehmen. Sie erhalten eine Auswahl der in anderen Rollen definierten Customizing-Eigenschaften.

Felder bearbeiten

Mit der Funktion Felder bearbeiten, können Sie bestimmte Eigenschaften (Pflichtfeld, Schriftfarbe, Hintergrundfarbe und Standardwerte) der Eingabefelder eines Formulars / Moduls bearbeiten. Siehe auch Pflichtfelder und Standardwerte.

Es besteht auch die Möglichkeit eigene Felder und benutzerdefinierte Datenmengen anzulegen, siehe auch Eigene Felder anlegen.

Rollen Verwaltung

Über diese Schaltfläche gelangen Sie in die Verwaltung der Customizing-Rollen.

Customizing-Rollen können unter Einstellungen | Allgemein | Customizing | Referenzen | Customizing - Rollen angelegt und verwaltet werden.

Funktionen bei laufenden Customizing-Vorgang

Nach dem Start des Customizing werden drei weitere Schaltflächen angezeigt:

Übernehmen

Mit dieser Funktion wird das temporäre Customizing gespeichert und der Customizingmodus wird beendet.

Damit die geänderten Einstellungen beim Benutzer sichtbar werden, ist es erforderlich das Programm zu beenden und neu zu starten.

Abbrechen

Über diese Schaltfläche kann der Customizingvorgang abgebrochen werden. Der Customizingmodus wird beendet ohne dass die Änderungen an den Formularen gespeichert werden.

Zurücksetzen

Mit dieser Einstellung wird das Customizing zurückgesetzt und es werden die Standardeinstellungen für das Formular geladen. Vor dem Zurücksetzen wird noch eine Sicherheitsabfrage angezeigt, erst nach der Bestätigung wird der Vorgang durchgeführt.

Die aktuellen Customizing Einstellungen werden durch das Zurücksetzen unwiderruflich gelöscht.

Für das Zurücksetzen des Customizings ist die Berechtigung Allgemein | Administration | Formular Customizing zurücksetzen erforderlich.