Termine / Aufgaben

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Auf diesem Register werden alle zu einer Adresse / eines Vorgangs angelegten Termine und Aufgaben aufgelistet. Die Erfassung von Terminen und Aufgaben kann an unterschiedlichen Stellen im eserp erfolgen, Aufgaben können auch automatisiert angelegt werden, zum Beispiel im Ablauf eines Workflows.

Termine

Termine sind dabei Ereignisse zu einem festgelegten Zeitpunkt, in der Regel mit Datum und Uhrzeit. Die Termine werden dabei einzelnen Mitarbeitern zugeteilt. Eine Übersicht der Termine eines Mitarbeiters finden Sie im Terminkalender oder in der Personaleinsatzplanung.

Aufgaben

Bei Aufgaben kann etwas zu Erledigendes mit einer Aktivitätsart und einer Priorität definiert werden. Aufgaben benötigen nicht zwingend einen Beginn und / oder Fälligkeitstermin und können an einen anderen Mitarbeiter oder ein Team delegiert werden. Ein größeres Arbeitspaket kann durch Aufgaben in einzelne Arbeitsschritte aufgeteilt werden. Eine Übersicht der Aufgaben eines Mitarbeiters inklusive der Aufgaben seiner Teams kann sich jeder Benutzer in der Aufgabenübersicht im Dashboard anzeigen lassen.

Bereich Termine

In der Termin-Tabelle werden alle Termine für eine Adresse / einen Vorgang angezeigt.

Mit einem Doppelklick kann ein Termin zur Bearbeitung geöffnet werden. Sie haben die Möglichkeit die Details, die Teilnehmer, das Equipment und die zugeordneten Vorgänge des Termins zu bearbeiten.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Termin, können Sie im Kontextmenü verschiedene Funktionen erreichen (unter anderem Exportieren, Gehe zu).

Suche

Innerhalb der Liste kann durch die Eingabe eines Suchbegriffs innerhalb des Matchcodes gesucht werden.

Filter

Es stehen folgende Filter zur Einschränkung der angezeigten Datensätze zur Verfügung:

Eigene Personalnummer

Ist dieser Filter aktiv, werden nur Datensätze angezeigt, in denen auch die eigene Personalnummer entweder als Personal oder Teilnehmer eingetragen ist.

Eigene Teams

Nach der Aktivierung dieses Filters, werden nur Datensätze der Teams angezeigt, in denen der aktuelle Benutzer zugeordnet ist. Es wird dabei das Feld Personal und weitere Teilnehmer berücksichtigt.

Nur unerledigte

Wenn Sie diesen Filter aktivieren, werden alle als erledigt gekennzeichneten Datensätze ausgeblendet, es werden nur unerledigte Datensätze angezeigt.

Termin-Details

Im Bereich Details werden weitere Einzelheiten zum markierten Termin in der Termin-Liste angezeigt.

Priorität

Wählen Sie eine Priorität für den Termin aus. Die Priorität definiert Sie die Wichtigkeit des jeweiligen Vorgangs.

Personal

Wählen Sie den Mitarbeiter aus, der den Termin wahrnehmen soll.

Erledigt

Ist der Termin abgeschlossen, aktivieren Sie die Option Erledigt.

Sie können die Option Erledigt mit der Schaltfläche Erledigt / Unerledigt in der Symbolleiste Termine - Allgemein aktivieren oder deaktivieren.

Text

Hier können Sie weitere Informationen zum Termin hinterlegen.

Bereich Aufgaben

In der Aufgaben-Tabelle werden alle Aufgaben für eine Adresse / einen Vorgang angezeigt.

Mit einem Doppelklick kann eine Aufgabe zur Bearbeitung geöffnet werden. Sie haben die Möglichkeit die Details und die zugeordneten Vorgänge der Aufgabe zu bearbeiten.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Aufgabe, können Sie im Kontextmenü verschiedene Funktionen erreichen (unter anderem Exportieren, Gehe zu).

Suche

Innerhalb der Liste kann durch die Eingabe eines Suchbegriffs innerhalb des Matchcodes gesucht werden.

Filter

Es stehen folgende Filter zur Einschränkung der angezeigten Datensätze zur Verfügung:

Eigene Personalnummer

Ist dieser Filter aktiv, werden nur Datensätze angezeigt, in denen auch die eigene Personalnummer entweder als Personal oder Teilnehmer eingetragen ist.

Eigene Teams

Nach der Aktivierung dieses Filters, werden nur Datensätze der Teams angezeigt, in denen der aktuelle Benutzer zugeordnet ist. Es wird dabei das Feld Personal und weitere Teilnehmer berücksichtigt.

Nur unerledigte

Wenn Sie diesen Filter aktivieren, werden alle als erledigt gekennzeichneten Datensätze ausgeblendet, es werden nur unerledigte Datensätze angezeigt.

Aufgaben-Details

Im Bereich Details werden weitere Einzelheiten zur markierten Aufgabe in der Aufgaben-Liste angezeigt.

Priorität

Wählen Sie eine Priorität für die Aufgabe aus. Die Priorität definiert Sie die Wichtigkeit des jeweiligen Vorgangs.

Personal

Wählen Sie den Mitarbeiter aus, der die Aufgabe übernehmen soll.

Erledigt

Ist die Aufgabe, aktivieren Sie die Option Erledigt.

Sie können die Option Erledigt mit der Schaltfläche Erledigt / Unerledigt in der Symbolleiste Termine - Aufgaben aktivieren oder deaktivieren.

Text

Hier können Sie weitere Informationen zur Aufgabe hinterlegen.

Funktionen / Symbolleisten

In den Symbolleisten (Ribbon / Ribbonbar) oberhalb des Registers stehen Ihnen verschiedene Funktionen zur Verfügung.

Der Aufbau der Symbolleisten ist abhängig von aktuellen Modul / Register.

Einige Symbolleisten werden nur bei der Bearbeitung bestimmter Felder eingeblendet, wie zum Beispiel die Symbolleiste Text bei RichText-Feldern.

Symbolleiste Navigation

Bereich 'Datensatz editieren'

Bearbeiten

Klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten um das Formular in den Bearbeitungsmodus zu versetzen.

Im Bearbeitungsmodus stehen dann die üblichen Eingabe-Elemente zur Verfügung.

Existieren geänderte Daten und das Formular wird geschlossen oder der Datensatz wird gewechselt erscheint eine Quengelabfrage, ob die geänderten Daten übernommen- oder verworfen werden sollen.

So lange Eingaben nicht aktiv gespeichert wurden, das Formular nicht geschlossen oder der Datensatz gewechselt wurde, können Änderungen durch die Schaltfläche Änderungen verwerfen Rückgängig gemacht werden.

Detaildatensätze können auch direkt im Bearbeiten-Modus geöffnet werden. Deaktivieren Sie dazu unter Einstellungen | Allgemein | Allgemein | Einstellungen | System Einstellungen - Bereich 'Programmverhalten' die Option Detaildaten nicht automatisch bearbeiten.

Siehe auch Datensatz bearbeiten

Übernehmen

Geänderte Daten können immer aktiv gespeichert werden, indem die Schaltfläche Übernehmen angeklickt wird.

Übernehmen und Schließen

Mit der Funktion Übernehmen und Schließen können Sie in einem Schritt die geänderten Daten speichern und das Eingabe-Formular / Modul schließen.

Änderungen verwerfen

Bereich 'Datensatz wechseln'

Jede Detailansicht erhält eine Kopie der aktuellen Listenansicht des Moduls. Sichtbar ist diese unter dem Register Liste in der Detailansicht. Dadurch kann auch in der Detailansicht mit Hilfe der Navigationsschaltflächen durch die ursprüngliche Liste navigiert werden.

Ist beim Öffnen der Detailansicht ein Filter oder eine Suche aktiv, wird sich dieses auch auf die Anzeige auf dem Register Liste aus.

Erster

Springt zum ersten Datensatz in der Liste. Es wird dabei die Sortierung auf dem Register Liste beachtet.

Blättert zum vorherigen Datensatz in der Liste. Es wird dabei die Sortierung auf dem Register Liste beachtet.

Blättert zum nächsten Datensatz in der Liste. Es wird dabei die Sortierung auf dem Register Liste beachtet.

Letzter

Springt zum letzten Datensatz in der Liste. Es wird dabei die Sortierung auf dem Register Liste beachtet.

Bereich 'Sonstiges'

Gehe zu

Im eserp ist eine allgemeine Sprungfunktion zu jeweils abhängigen Modulen vorhanden.

Über die Gehe zu / Sprungfunktion kann zu anderen Modulen gesprungen werden, die mit dem aktuellen Vorgang in Verbindung stehen.

Sie können direkt aus einem Kundendatensatz zu den Anlagen oder Verträgen des Kunden springen.

Zum Ausführen der Sprungfunktion gibt es in der Symbolleiste Navigation die Schaltfläche Gehe zu.

Klicken Sie auf das Symbol innerhalb der Schaltfläche, es werden die zur Verfügung stehenden Sprungziele angezeigt.

Wenn Sie einen Eintrag in der Liste anklicken, wird das entsprechende Modul mit dem verknüpften Datensatz aufgerufen.

Gehe zu im Kontextmenü

Die Sprungfunktion steht auch an vielen Stellen im Programm über die rechte Maustaste im Kontextmenü zur Verfügung.

Bereich 'Workflow'

Workflow anlegen

Bereits definierte Workflow-Prozesse können über diese Schaltfläche ausgewählt und gestartet werden. Es werden nur Workflow-Prozesse angezeigt, die der aktuellen oder keiner Vorgangsart zugeordnet sind.

Workflow anzeigen

Bereits gestartete Workflows lassen sich über diese Schaltfläche anzeigen.

Bereich 'Kalkulation'

Kalkulation anlegen

Über die Schaltfläche Kalkulation anlegen kann eine neue Kalkulationsmappe angelegt oder eine bestehende Kalkulationsmappe ausgewählt werden. Ist dem Bestelleingang ein Angebot zugeordnet worden, wird die Ansicht als Vorgabe auf die Kalkulationsmappe mit Bezug auf das Angebot gefiltert.

Die Daten des Bestelleingangs werden in die Kalkulationsmappe übernommen.

Schließen

Schließt das aktuelle Formular / Modul.

Sind noch ungespeicherte Änderungen vorhanden, werden Sie in einer Meldung darauf hingewiesen.

Sie können dann entscheiden, ob die Änderungen gespeichert (Ja), nicht gespeichert (Nein) oder das Schließen abgebrochen werden soll (Abbrechen).

Symbolleiste 'Termine'

Bereich 'Allgemein'

Termin erstellen

Mit dieser Schaltfläche legen Sie einen neuen Termin an.

Es wird ein Termineingabefenster geöffnet. Wird der Termin aus einer Adresse oder einem Vorgang heraus angelegt, wird der Termintitel aus dem Matchcode und die zugeordnete Adresse aus dem Adressdatensatz / Vorgang übernommen. Als Vorgabe wird der aktuelle Benutzer im Feld Personal eingetragen. Die Angaben lassen sich noch individuell anpassen.

Eine ausführliche Beschreibung des Termineingabedialogs finden Sie unter Termin

Löschen / Termin löschen

Mit dieser Schaltfläche können Sie den aktuellen Termin löschen.

Vor dem eigentlichen Löschen wird noch eine Sicherheitsabfrage angezeigt, erst wenn diese mit Ja bestätigt wird, wird der Termin gelöscht.

Löschen von Konferenzterminen

Beim Löschen von Konferenzterminen wird noch ein zusätzlicher Hinweis angezeigt, da sich das Löschen auf alle Konferenzteilnehmer auswirkt.

Erledigt / Unerledigt

Ist ein Termin abgeschlossen, kann er als Erledigt gekennzeichnet werden. Über den Erledigt-Status ist es möglich Termine zu filtern, um zum Beispiel nur unerledigte Termine in einer Liste anzeigen lassen.

Ist der Status Erledigt aktiv, wird die Schaltfläche farbig hinterlegt dargestellt.

Sie können die Option Erledigt mit der Schaltfläche Erledigt / Unerledigt aktivieren oder deaktivieren.

Bereich 'Aufgaben'

Aufgabe erstellen

Mit dieser Schaltfläche legen Sie eine neue Aufgabe an.

Es wird ein Aufgabeneingabefenster geöffnet. Wird eine Aufgabe aus einer Adresse oder einem Vorgang heraus angelegt, wird der Aufgabentitel aus dem Matchcode und die zugeordnete Adresse aus dem Adressdatensatz / Vorgang übernommen. Als Vorgabe wird der aktuelle Benutzer im Feld Personal eingetragen. Die Angaben lassen sich noch individuell anpassen.

Die Vorgaben für neue Termine und Aufgaben können Einstellungen

Aufgabe erstellen - aus Vorlage

Aufgabenvorlagen können bei verschiedenen Vorgängen (zum Beispiel Projektauftrag, Teilauftrag etc.) eingefügt werden.

Wählen Sie beim Vorgang auf der Registerkarte Termine / Aufgaben die erweiterten Optionen der Schaltfläche Aufgabe erstellen (kleiner Pfeil) und wählen aus Vorlage.

Es werden nun die für die Vorgangsart verfügbaren Aufgabenvorlagen angezeigt.

Unter Vorbelegung können Sie die Werte ausfüllen, die für die erstellten Aufgaben verwendet werden sollen.

Sie können nun alle Aufgaben aus der Vorlage in der festgelegten Reihenfolge in die rechte Liste übernehmen (Schaltfläche mit dem Doppel-Pfeil) oder einzelne Aufgaben (Schaltfläche Pfeil).

Die Aufgaben sind nach der Übernahme noch nicht gespeichert. Dies erfolgt in einem weiteren Schritt (siehe unten).

Nach dem Einfügen der Aufgaben können diese noch einzeln angepasst werden, klicken Sie in der rechten Liste auf die jeweilige Aufgabenposition. Sie können diese dann unter Vorschau bearbeiten.

Zum Speichern der Aufgaben, klicken Sie auf die Schaltfläche Aufgabe(n) anlegen

Aufgabenvorlagen können unter Einstellungen | Office | Termine / Aufgaben | Referenzen | Aufgabenvorlagen angelegt werden.

Löschen / Aufgabe löschen

Mit dieser Schaltfläche können Sie die aktuelle Aufgabe löschen.

Vor dem eigentlichen Löschen wird noch eine Sicherheitsabfrage angezeigt, erst wenn diese mit Ja bestätigt wird, wird die Aufgabe gelöscht.

Erledigt / Unerledigt

Ist eine Aufgabe abgeschlossen, kann sie als Erledigt gekennzeichnet werden. Über den Erledigt-Status ist es möglich Aufgaben zu filtern, um zum Beispiel nur unerledigte Aufgaben in einer Liste anzeigen lassen.

Ist der Status Erledigt aktiv, wird die Schaltfläche farbig hinterlegt dargestellt.

Sie können die Option Erledigt mit der Schaltfläche Erledigt / Unerledigt aktivieren oder deaktivieren.

Symbolleiste Customizing

Für das Customizing ist die Lizenz Customize (0110250) erforderlich.

Mit dem optionalen esCustomize können folgende Steuerelementeigenschaften angepasst werden:

Die Reihenfolge und Sichtbarkeit von Eingabe- und Steuerelementen
Die Beschriftung von Steuerelementen
Das Layout von Beschriftungen (Farbe; Schriftbreite)
Der Kurzhinweistext von Steuerelementen
Die Datenbindung von Steuerelementen

Außerdem können auch neue Felder angelegt und dem Formular hinzugefügt werden.

Customizing starten

Durch Klicken auf die Schaltfläche Customizing starten wird das aktuelle Formular in den Customizing Modus gesetzt.

Das Formular wird immer im Kontext der aktuell verwendeten Rolle (siehe Rollenzuordnung) angepasst.

Wie sie die Rolle wechseln können, erfahren Sie hier: Rollenzuordnung

Für das Customzing von Formularen ist die Berechtigung Allgemein | Administration | Allgemeine Referenzen - Formulare customizen erforderlich.

Siehe auch Formular anpassen

Customizing aus Rolle übernehmen

Für die Übernahme von Customizing Einstellungen für das aktuelle Formular, die bereits für eine andere Rolle definiert wurden, klicken Sie auf die Schaltfläche Customizing aus Rolle übernehmen. Sie erhalten eine Auswahl der in anderen Rollen definierten Customizing-Eigenschaften.

Felder bearbeiten

Mit der Funktion Felder bearbeiten, können Sie bestimmte Eigenschaften (Pflichtfeld, Schriftfarbe, Hintergrundfarbe und Standardwerte) der Eingabefelder eines Formulars / Moduls bearbeiten. Siehe auch Pflichtfelder und Standardwerte.

Es besteht auch die Möglichkeit eigene Felder und benutzerdefinierte Datenmengen anzulegen, siehe auch Eigene Felder anlegen.

Rollen Verwaltung

Über diese Schaltfläche gelangen Sie in die Verwaltung der Customizing-Rollen.

Customizing-Rollen können unter Einstellungen | Allgemein | Customizing | Referenzen | Customizing - Rollen angelegt und verwaltet werden.

Funktionen bei laufenden Customizing-Vorgang

Nach dem Start des Customizing werden drei weitere Schaltflächen angezeigt:

Übernehmen

Mit dieser Funktion wird das temporäre Customizing gespeichert und der Customizingmodus wird beendet.

Damit die geänderten Einstellungen beim Benutzer sichtbar werden, ist es erforderlich das Programm zu beenden und neu zu starten.

Abbrechen

Über diese Schaltfläche kann der Customizingvorgang abgebrochen werden. Der Customizingmodus wird beendet ohne dass die Änderungen an den Formularen gespeichert werden.

Zurücksetzen

Mit dieser Einstellung wird das Customizing zurückgesetzt und es werden die Standardeinstellungen für das Formular geladen. Vor dem Zurücksetzen wird noch eine Sicherheitsabfrage angezeigt, erst nach der Bestätigung wird der Vorgang durchgeführt.

Die aktuellen Customizing Einstellungen werden durch das Zurücksetzen unwiderruflich gelöscht.

Für das Zurücksetzen des Customizings ist die Berechtigung Allgemein | Administration | Formular Customizing zurücksetzen erforderlich.