E-Rechnungen - Meldungen beim Buchen / Versand

Meldung: PEPPOL-EN16931-R020

Die Meldung PEPPOL-EN16931-R020 (Erklärung gemäß PEPPOL: Seller electronic address MUST be provided) deutet auf eine fehlende E-Mail Adresse in den Einstellungen der Geschäftsstelle hin.

Hintergrund ist, dass mit der Änderung der Richtlinien ab Februar 2024 (xRechnung Format 3.0) sich der Absender nun nicht mehr nur über eine postalische Adresse, sondern auch über eine elektronische Adresse für eventuelle Rückfragen identifizieren muss.

Daher ist unter Einstellungen | Referenzen – Allgemein | Geschäftsstellen | Adresse für alle Geschäftsstellen, von denen aus xRechnungen verschickt werden sollen eine E-Mail Adresse zu hinterlegen.

Meldung: PEPPOL-EN16931-R010

Die Meldung PEPPOL-EN16931-R010 (Erklärung gemäß PEPPOL: Buyer electronic address MUST be provided) deutet auf eine fehlende Leitweg-ID im Rechnungsempfänger (Kunde, Fakturakunden) hin. Es ist nicht ausreichend die Leitweg-ID NUR in der Kalkulation / Auftrag / Vertrag zu füllen. Die Leitweg-ID ist auch unbedingt beim Kunden zu hinterlegen, auch wenn für einen Vorgang eine abweichende Leitweg-ID verwendet wird.

Meldung: Ungültige Leitweg-Id-Nr.

Fehlermeldung

orcStreamCreationError (6) Fehler: Ungültige Leitweg-Id-Nr.

Ursache / Maßnahme

Die beim Kunden eingetragene Leitweg-ID entspricht nicht den Spezifikationen.

Bitte prüfen Sie die Leitweg-ID, die beim Kunden für die xRechnung eingetragen ist (Office | Kunde | Faktura im Feld Leitweg-ID). Wenden Sie sich bei Fragen zur Leitweg-ID an den Auftraggeber.

Meldung: Es müssen Zahlungsangaben übermittelt werden

Fehlermeldung

orcStreamCreationError (6) Fehler: Failed to Validate BR-DE-01 Es müssen Zahlungsangaben übermittelt werden

Ursache / Maßnahme

1. Bei den Zahlungsangaben zu der entsprechenden Rechnung ist eine Zahlungsbedingung mit Bankeinzug gewählt worden, es wurde aber kein SEPA-Mandat hinterlegt. Prüfen Sie unter Office | Kunden | SEPA-Mandate ob für den Kunden ein gültiges SEPA-Mandat vorliegt.

2. Die Bankdaten (IBAN und BIC) der eigenen Bank sind nicht hinterlegt. Kontrollieren Sie unter Einstellungen | Allgemein | Adresse - Bereich 'Eigene Bankverbindung', ob bei dem ausgewählten Bankinstitut IBAN und BIC ausgefüllt sind.

Meldung: Die zusätzlichen Dateien werden nicht berücksichtigt

Fehlermeldung

In den Bestimmungen zum Versenden einer XRechnung an eine öffentliche Institution per EMail ist hinterlegt, daß nur das XRechnungsdokument an die EMail angehängt werden darf. Setzen Sie den Schalter 'Dokumente zusammenführen' in den Grundeinstellungen unter 'Parameter II' um zusätzliche Dokumente in die XRechnung einzubetten. Die zusätzlichen Dateien werden nicht berücksichtigt.

Ursache / Maßnahme

Beim Versenden einer xRechnung sollten noch weitere Dokumente (zum Beispiel Arbeitsberichte, AGBs) per E-Mai an den Kunden zu versenden. Bei xRechnungen sind keine zusätzlichen Dateien neben dem Rechnungsdokument zugelassen.

Aktivieren Sie die Option Dokumente zusammenführen unter Einstellungen | Allgemein | Parameter II - Bereich 'Elektronischer Dokumentenversand'. Ist diese Option aktiviert, werden beim Versenden eines elektronischen Dokuments (zum Beispiel xRechnung) alle weiteren Dokumente mit dem Rechnungsdokument zu einer Datei zusammengeführt.

Meldung: Die Datei xxxx.xxx entspricht nicht diesen Mime-Typen und wird daher übergangen

Fehlermeldung

In einer ZUGFeRD-Dateien können nur Dateien mit folgenden Mime-Typen eingebettet werden:
-application/pdf
-image/png
-image/jpeg
-text/csv
-application/vnd.openxmlformats-officedocument.spreadsheetml.sheet
-application/vnd.oasis.opendocument.spreadsheet

Die Datei '[Pfad:\][Dateiname.Dateiendung]' entspricht nicht diesen Mime-Typen und wird daher übergangen!

Ursache / Maßnahme

Das Einbetten von zusätzlichen Dateien für den elektronischen Rechnungsversand (zum Beispiel Arbeitsberichte, AGBs) in eine Rechnungsdatei im ZUGFeRD-Format ist nur bestimmten Dateitypen zulässig. Im Beispiel sollte die Exceltabelle Arbeitsberichte.xlsx in die ZUGFeRD-Rechnung eingebettet werden, dieser Dateityp wird nicht unterstützt. Es wird dabei nicht nur anhand der Dateiendung geprüft sondern auch, ob der Inhalt der Datei den Anforderungen entspricht. Gegebenenfalls wurde die Datei mit einer veralteten Version einer Anwendung erzeugt (zum Beispiel Microsoft Excel).

Folgende Dateitypen können mit einem ZUGFeRD-Rechnungsdokuemnt kombiniert werden: 

• PDF-Dateien (Dateiendung *.pdf)

• Grafikdateien / Bilder im PNG / JPEG-Format (Dateiendung *.png, *.jpg, *.jpeg)

• CSV-Dateien (englisch Comma-separated values) - Strukturierte Textdatei mit Daten , die mit einem Trennzeichen versehen sind (Dateiendung *.csv)

• Office Open XML Tabellendokument (Dateiendung *.xlsx - ab MS Office 2007)

• OpenDocument-Tabellendokument (Dateiendung *.ods)

Meldung: Failed to Validate BR-CO-09

Fehlermeldung

orcStreamCreationError (6)

Fehler: Failed to Validate BR-CO-09:

Der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Verkäufers "Seller VAT identifier" (BT-31), der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Steuervertreters des Verkäufers "Seller tax representative VAT identifier" (BT-63) und der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Erwerbers "Buyer VAT identifier" (BT-48) muss zur Kennzeichnung des Mitgliedstaats, der sie erteilt hat, jeweils ein Präfix nach dem ISO-Code 3166 Alpha-2 vorangestellt werden. Griechenland wird jedoch ermächtigt, das Präfix "EL" zu verwenden.

Ursache / Maßnahme

Die Steuernummer und / oder Umsatzsteueridentifikationsnummer des Kunden oder des eigenen Unternehmens sind nicht gültig (zum Beispiel bei der UStIdNr. fehlt das Länderkennzeichen am Beginn der Nummer).

Die Umsatzsteueridentikationnummer (USt.-IdNr.) und die Steuernummer (Steuernr.) werden zum Erzeugen einer xRechnung benötigt, es findet auch eine Gültigkeitsprüfung für beiden Werte statt.

Kunde

Prüfen Sie, ob beim Kunden unter Office | Kunden | Faktura jeweils eine gültige Umsatzsteueridentikationnummer (USt.-IdNr.) und eine gültige Steuernummer (Steuernr.) eingetragen sind.

Sind die Angaben nicht vorhanden, tragen Sie die USt-IdNr. und die Steuernr. unter Office | Kunde | Faktura in die entsprechenden Felder ein.

Eigenes Unternehmen

Prüfen Sie unter Einstellungen | Allgemein | Adresse die UmsatzSteueridentNr. und die Steuernr. Ihres Unternehmens. Sind die Angaben nicht vorhanden, tragen Sie die USt-IdNr. und die Steuernr. ein

Meldung: Failed to Validate BR-DE-08

Fehlermeldung

orcStreamCreationError (6)

Fehler: Failed to Validate BR-DE-08:

Die Stadt des Käufers muss angegeben werden.

Ursache / Maßnahme

Dieser Fehler deutet daraufhin , dass bei der Adresse des Kunden (Kundennummer), des Fakturakunden (FakturaKundenNummer) oder einer anderen zugeordneten Adresse (zum Beispiel Anlagen-Adresse) keine Postleitzahl (PLZ) und / oder Ort angegeben wurde oder die Angaben nicht stimmig sind (Postleitzahl passt nicht zum Ort. ).

Bitte prüfen Sie die Adressangaben des Kunden, der Fakturierungsadresse und der weiteren zugeordneten Adressen auf Vollständigkeit und Plausibilität.

Meldung: Im Rechnungsempfänger (Kunde) ist keine Stadt hinterlegt - Fehlercode BR-DE-08

Fehlermeldung

Die benötigten Daten konnten nicht erzeugt werden. Im Rechnungsempfänger (Kunde) ist keine Stadt hinterlegt

Fehlercode: BR-DE-08:

Mit Klick auf die Schaltfläche Details anzeigen, können weitere Informationen zur Fehlermeldung (zum Beispiel für den Support) angezeigt werden.

Ursache / Maßnahme

Dieser Fehler deutet daraufhin , dass bei der Adresse des Kunden (Kundennummer), des Fakturakunden (FakturaKundenNummer) oder einer anderen zugeordneten Adresse (zum Beispiel Anlagen-Adresse) keine Straße angegeben wurde. Wird bei einer Adresse keine Straße eingetragen, geht die Adresslogik des Programms davon aus, dass es sich um eine Postfachadresse handelt. Sind dann die Felder Postfach-PLZ, -Ort nicht gefüllt wird dieser Fehler angezeigt.

Warum erscheint die Meldung „Der Positionspreis der Position X muss positiv sein“?

Meldung: Der Positionspreis der Position X muss positiv sein

Das Format xRechnung gestattet keine negativen Einzelpreise. Sollen daher negative Preise in einer Kalkulation oder auch Vertragsrechnung Verwendung finden (zum Beispiel für einen Rabatt), so kann dies über die Anzahl gesteuert werden. Die Preise bleiben dabei positiv, die Anzahl wird dann aber zum Beispiel als –1 angegeben. Diese Art der negativen Positionen wird auch vom xRechnungsformat akzeptiert.

Was bedeutet die Meldung: "Element 'ram:Name' must occur exactly 1 times." bei einer ZUGFeRD Datei?

Meldung: Element 'ram:Name' must occur exactly 1 times

Vollständige Meldung:

Element 'ram:Name' must occur exactly 1 times.: /*[local-name()='CrossIndustryInvoice' and namespace-uri()='urn:un:unece:uncefact:data:standard:CrossIndustryInvoice:100']/*[local-name()='SupplyChainTradeTransaction' and namespace-uri()='urn:un:unece:uncefact:data:standard:CrossIndustryInvoice:100']/*[local-name()='IncludedSupplyChainTradeLineItem' and namespace-uri()='urn:un:unece:uncefact:data:standard:ReusableAggregateBusinessInformationEntity:100']/*[local-name()='SpecifiedLineTradeDelivery' and namespace-uri()='urn:un:unece:uncefact:data:standard:ReusableAggregateBusinessInformationEntity:100']/*[local-name()='ShipToTradeParty' and namespace-uri()='urn:un:unece:uncefact:data:standard:ReusableAggregateBusinessInformationEntity:100']

Die Meldung deutet darauf hin, dass der Firmenname in einem der mit dem Vorgang verknüpften Adressen nicht gefüllt ist.

Sowohl bei einer Rechnung gemäß Kalkulation als auch bei einer Vertragsrechnung sind folgende Bereiche zu prüfen und ggf. der Firmenname zu füllen:

• Anlage zu dem Vertrag

• Kunde zu der Anlage

• Eventuell abweichender Fakturakunde

Der Ländercode (ISO-Code 3166 Alpha-2) der Lieferadresse der Rechnung konnte nicht bestimmt werden.

Meldung: Der Ländercode (ISO-Code 3166 Alpha-2) der Lieferadresse der Rechnung konnte nicht bestimmt werden.

Die Meldung sagt aus, dass die Angabe des Landes in der Kundenadresse und / oder Fakturierungsadresse und / oder Anlagenadresse fehlt.

Dies kann auch bedeuten, dass:

• der Ländercode dort falsch hinterlegt ist (zum Beispiel mit einem Code, den es in den Ländereinstellungen - Nationen nicht gibt).

• in den Ländereinstellungen - Nationen der ISO-Code fehlt oder dort nicht korrekt hinterlegt ist.

Warum tritt der Fehler 'PostalTradeAddress ist unvollständig' beim Erstellen einer ZUGFeRD Rechnung auf?

Vollständige Fehlermeldung

Der Inhalt des Elements `PostalTradeAddress` in Namespace `urn:un:unece:uncefact:data:standard:ReusableAggregateBusinessInformationEntity:100` ist unvollständig. Erwartet wurde die Liste der möglichen Elemente: `CountryID` in Namespace `urn:un:unece:uncefact:data:standard:ReusableAggregateBusinessInformationEntity:100`.

Mögliche Ursachen

1. Fehlende oder falsche Ländereinstellungen bei Adressen

   Bei einer der dem zu buchenden Vorgang zugeordneten Adressen (zum Beispiel Kunde, Fakturakunde oder eine dem Vorgang hinterlegte Anlage) ist kein Land hinterlegt oder dieses entspricht nicht den Ländereinstellungen.

    

   Es wurde das Land DE hinterlegt, aber in den Ländereinstellungen lautet dies D.

2. Fehlender oder inkorrekter ISO-Code in den Ländereinstellungen

   In den Ländereinstellungen wurde dem entsprechenden Land kein oder ein falscher ISO-Code zugewiesen.

    

   Für das Land D ist der korrekte ISO-Code DE, jedoch wurde dies nicht korrekt hinterlegt.

Ungültiges ZUGFeRD (EXTENDED) Dokument

Vollständige Fehlermeldung

In order for the buyer to automatically identify a supplier, the Seller identifier (BT-29), the Seller legal registration identifier (BT-30) and/or the Seller VAT identifier (BT-31) shall be present

Usache

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (ID) Ihres Unternehmens ist nicht eingetragen, damit kann der Rechnungsempfänger Ihr Unternehmen nicht eindeutig identifizieren. Es ist ein zusätzliches Identifikationsmerkmal erforderlich.

Bei der nachfolgenden Aufstellung handelt es sich um einige der häufig verwendeten Felder.

Die vollständigen Feldbedeutungen entnehmen Sie bitte den ZUGFeRD / xRechnungs-Definitionen.