Schnelleinstieg E-Rechnungen

Kurz: esoffice beherrscht E-Rechnungen bereits seit dem Jahr 2020.

Für den Versand sind die Formate xRechnung und ZUGFeRD 1.0/2.1 möglich.

Für den Import (Kreditorenrechnungen) wird aktuell das Format ZUGFeRD 2.1 unterstützt.

Sofern das grundsätzliche Thema E-Rechnung (Fristen, Formate u.s.w.) noch nicht bekannt ist oder Sie weitere Details zu dem Thema erfahren möchten, empfehlen wir den folgenden Blog-Eintrag:

https://blog.craftview.de/e-rechnungspflicht/

Möchten Sie einfach nur loslegen, dann soll Ihnen der folgende Schnelleinstieg weiterhelfen.

Schnelleinstieg E-Rechnungen

Meldung: Der Ländercode (ISO-Code 3166 Alpha-2) der Lieferadresse der Rechnung konnte nicht bestimmt werden.

Die Meldung sagt aus, dass die Angabe des Landes in der Kundenadresse und / oder Fakturierungsadresse und / oder Anlagenadresse fehlt.

Dies kann auch bedeuten, dass:

• der Ländercode dort falsch hinterlegt ist (zum Beispiel mit einem Code, den es in den Ländereinstellungen - Nationen nicht gibt).

• in den Ländereinstellungen - Nationen der ISO-Code fehlt oder dort nicht korrekt hinterlegt ist.

Fehlermeldung

orcStreamCreationError (6) Fehler: Failed to Validate BR-DE-01 Es müssen Zahlungsangaben übermittelt werden

Ursache / Maßnahme

1. Bei den Zahlungsangaben zu der entsprechenden Rechnung ist eine Zahlungsbedingung mit Bankeinzug gewählt worden, es wurde aber kein SEPA-Mandat hinterlegt. Prüfen Sie unter Office | Kunden | SEPA-Mandate ob für den Kunden ein gültiges SEPA-Mandat vorliegt.

2. Die Bankdaten (IBAN und BIC) der eigenen Bank sind nicht hinterlegt. Kontrollieren Sie unter Einstellungen | Allgemein | Adresse - Bereich 'Eigene Bankverbindung', ob bei dem ausgewählten Bankinstitut IBAN und BIC ausgefüllt sind.

Fehlermeldung

orcStreamCreationError (6)

Fehler: Failed to Validate BR-CO-09:

Der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Verkäufers "Seller VAT identifier" (BT-31), der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Steuervertreters des Verkäufers "Seller tax representative VAT identifier" (BT-63) und der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Erwerbers "Buyer VAT identifier" (BT-48) muss zur Kennzeichnung des Mitgliedstaats, der sie erteilt hat, jeweils ein Präfix nach dem ISO-Code 3166 Alpha-2 vorangestellt werden. Griechenland wird jedoch ermächtigt, das Präfix "EL" zu verwenden.

Ursache / Maßnahme

Die Steuernummer und / oder Umsatzsteueridentifikationsnummer des Kunden oder des eigenen Unternehmens sind nicht gültig (zum Beispiel bei der UStIdNr. fehlt das Länderkennzeichen am Beginn der Nummer).

Die Umsatzsteueridentikationnummer (USt.-IdNr.) und die Steuernummer (Steuernr.) werden zum Erzeugen einer xRechnung benötigt, es findet auch eine Gültigkeitsprüfung für beiden Werte statt.

Kunde

Prüfen Sie, ob beim Kunden unter Office | Kunden | Faktura jeweils eine gültige Umsatzsteueridentikationnummer (USt.-IdNr.) und eine gültige Steuernummer (Steuernr.) eingetragen sind.

Sind die Angaben nicht vorhanden, tragen Sie die USt-IdNr. und die Steuernr. unter Office | Kunde | Faktura in die entsprechenden Felder ein.

Eigenes Unternehmen

Prüfen Sie unter Einstellungen | Allgemein | Adresse die UmsatzSteueridentNr. und die Steuernr. Ihres Unternehmens. Sind die Angaben nicht vorhanden, tragen Sie die USt-IdNr. und die Steuernr. ein

Fehlermeldung

orcStreamCreationError (6)

Fehler: Failed to Validate BR-DE-08:

Die Stadt des Käufers muss angegeben werden.

Ursache / Maßnahme

Dieser Fehler deutet daraufhin , dass bei der Adresse des Kunden (Kundennummer), des Fakturakunden (FakturaKundenNummer) oder einer anderen zugeordneten Adresse (zum Beispiel Anlagen-Adresse) keine Postleitzahl (PLZ) und / oder Ort angegeben wurde oder die Angaben nicht stimmig sind (Postleitzahl passt nicht zum Ort. ).

Bitte prüfen Sie die Adressangaben des Kunden, der Fakturierungsadresse und der weiteren zugeordneten Adressen auf Vollständigkeit und Plausibilität.

Fehlermeldung

Die benötigten Daten konnten nicht erzeugt werden. Im Rechnungsempfänger (Kunde) ist keine Stadt hinterlegt

Fehlercode: BR-DE-08:

Mit Klick auf die Schaltfläche Details anzeigen, können weitere Informationen zur Fehlermeldung (zum Beispiel für den Support) angezeigt werden.

Ursache / Maßnahme

Dieser Fehler deutet daraufhin , dass bei der Adresse des Kunden (Kundennummer), des Fakturakunden (FakturaKundenNummer) oder einer anderen zugeordneten Adresse (zum Beispiel Anlagen-Adresse) keine Straße angegeben wurde. Wird bei einer Adresse keine Straße eingetragen, geht die Adresslogik des Programms davon aus, dass es sich um eine Postfachadresse handelt. Sind dann die Felder Postfach-PLZ, -Ort nicht gefüllt wird dieser Fehler angezeigt.

Fehlermeldung

In einer ZUGFeRD-Dateien können nur Dateien mit folgenden Mime-Typen eingebettet werden:
-application/pdf
-image/png
-image/jpeg
-text/csv
-application/vnd.openxmlformats-officedocument.spreadsheetml.sheet
-application/vnd.oasis.opendocument.spreadsheet

Die Datei '[Pfad:\][Dateiname.Dateiendung]' entspricht nicht diesen Mime-Typen und wird daher übergangen!

Ursache / Maßnahme

Das Einbetten von zusätzlichen Dateien für den elektronischen Rechnungsversand (zum Beispiel Arbeitsberichte, AGBs) in eine Rechnungsdatei im ZUGFeRD-Format ist nur bestimmten Dateitypen zulässig. Im Beispiel sollte die Exceltabelle Arbeitsberichte.xlsx in die ZUGFeRD-Rechnung eingebettet werden, dieser Dateityp wird nicht unterstützt. Es wird dabei nicht nur anhand der Dateiendung geprüft sondern auch, ob der Inhalt der Datei den Anforderungen entspricht. Gegebenenfalls wurde die Datei mit einer veralteten Version einer Anwendung erzeugt (zum Beispiel Microsoft Excel).

Folgende Dateitypen können mit einem ZUGFeRD-Rechnungsdokuemnt kombiniert werden: 

• PDF-Dateien (Dateiendung *.pdf)

• Grafikdateien / Bilder im PNG / JPEG-Format (Dateiendung *.png, *.jpg, *.jpeg)

• CSV-Dateien (englisch Comma-separated values) - Strukturierte Textdatei mit Daten , die mit einem Trennzeichen versehen sind (Dateiendung *.csv)

• Office Open XML Tabellendokument (Dateiendung *.xlsx - ab MS Office 2007)

• OpenDocument-Tabellendokument (Dateiendung *.ods)

Meldung: PEPPOL-EN16931-R010

Die Meldung PEPPOL-EN16931-R010 (Erklärung gemäß PEPPOL: Buyer electronic address MUST be provided) deutet auf eine fehlende Leitweg-ID im Rechnungsempfänger (Kunde, Fakturakunden) hin. Es ist nicht ausreichend die Leitweg-ID NUR in der Kalkulation / Auftrag / Vertrag zu füllen. Die Leitweg-ID ist auch unbedingt beim Kunden zu hinterlegen, auch wenn für einen Vorgang eine abweichende Leitweg-ID verwendet wird.

Ungültiges ZUGFeRD (EXTENDED) Dokument

Vollständige Fehlermeldung

In order for the buyer to automatically identify a supplier, the Seller identifier (BT-29), the Seller legal registration identifier (BT-30) and/or the Seller VAT identifier (BT-31) shall be present

Usache

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (ID) Ihres Unternehmens ist nicht eingetragen, damit kann der Rechnungsempfänger Ihr Unternehmen nicht eindeutig identifizieren. Es ist ein zusätzliches Identifikationsmerkmal erforderlich.

Meldung: Der Positionspreis der Position X muss positiv sein

Das Format xRechnung gestattet keine negativen Einzelpreise. Sollen daher negative Preise in einer Kalkulation oder auch Vertragsrechnung Verwendung finden (zum Beispiel für einen Rabatt), so kann dies über die Anzahl gesteuert werden. Die Preise bleiben dabei positiv, die Anzahl wird dann aber zum Beispiel als –1 angegeben. Diese Art der negativen Positionen wird auch vom xRechnungsformat akzeptiert.

Warum tritt der Fehler 'PostalTradeAddress ist unvollständig' beim Erstellen einer ZUGFeRD Rechnung auf?

Vollständige Fehlermeldung

Der Inhalt des Elements `PostalTradeAddress` in Namespace `urn:un:unece:uncefact:data:standard:ReusableAggregateBusinessInformationEntity:100` ist unvollständig. Erwartet wurde die Liste der möglichen Elemente: `CountryID` in Namespace `urn:un:unece:uncefact:data:standard:ReusableAggregateBusinessInformationEntity:100`.

Mögliche Ursachen

1. Fehlende oder falsche Ländereinstellungen bei Adressen

   Bei einer der dem zu buchenden Vorgang zugeordneten Adressen (zum Beispiel Kunde, Fakturakunde oder eine dem Vorgang hinterlegte Anlage) ist kein Land hinterlegt oder dieses entspricht nicht den Ländereinstellungen.

    

   Es wurde das Land DE hinterlegt, aber in den Ländereinstellungen lautet dies D.

2. Fehlender oder inkorrekter ISO-Code in den Ländereinstellungen

   In den Ländereinstellungen wurde dem entsprechenden Land kein oder ein falscher ISO-Code zugewiesen.

    

   Für das Land D ist der korrekte ISO-Code DE, jedoch wurde dies nicht korrekt hinterlegt.

Meldung: Element 'ram:Name' must occur exactly 1 times

Vollständige Meldung:

Element 'ram:Name' must occur exactly 1 times.: /*[local-name()='CrossIndustryInvoice' and namespace-uri()='urn:un:unece:uncefact:data:standard:CrossIndustryInvoice:100']/*[local-name()='SupplyChainTradeTransaction' and namespace-uri()='urn:un:unece:uncefact:data:standard:CrossIndustryInvoice:100']/*[local-name()='IncludedSupplyChainTradeLineItem' and namespace-uri()='urn:un:unece:uncefact:data:standard:ReusableAggregateBusinessInformationEntity:100']/*[local-name()='SpecifiedLineTradeDelivery' and namespace-uri()='urn:un:unece:uncefact:data:standard:ReusableAggregateBusinessInformationEntity:100']/*[local-name()='ShipToTradeParty' and namespace-uri()='urn:un:unece:uncefact:data:standard:ReusableAggregateBusinessInformationEntity:100']

Die Meldung deutet darauf hin, dass der Firmenname in einem der mit dem Vorgang verknüpften Adressen nicht gefüllt ist.

Sowohl bei einer Rechnung gemäß Kalkulation als auch bei einer Vertragsrechnung sind folgende Bereiche zu prüfen und ggf. der Firmenname zu füllen:

• Anlage zu dem Vertrag

• Kunde zu der Anlage

• Eventuell abweichender Fakturakunde

Schnelleinstieg Elektronischer Dokumentenversand

Dieser Beschreibung soll Ihnen den Einstieg in den Versand elektronischer Dokumente (zum Beispiel Rechnungen) erleichtern. Weitergehende Informationen finden Sie in der Onlinehilfe (Stichwort Elektronischer Dokumentenversand).

Vorbereitung

Folgende Vorbereitungen sind für den elektronischen Rechnungsversand in den Referenzen für den Elektronischen Dokumentenversand, den Grundeinstellungen und beim Kunden notwendig:

Eine xRechnung ist eine besondere Form einer elektronischen Rechnung.

Bei elektronischen Rechnungen wird eine Rechnung als Datei / elektronisches Dokument an einen Geschäftspartner übermittelt, welche die gleichen Inhalte und Rechtsfolgen hat wie eine Rechnung auf Papier. Elektronische Rechnungen sind ein Mittel zur Vereinfachung der Prozesse im Rechnungswesen bei Unternehmen und auch öffentlichen Stellen.

Für Unternehmen, welche Rechnungen an öffentliche Einrichtungen senden, ist die Übermittlung der Rechnungen im xRechnungs-Format ab dem 27.11.2020 vorgeschrieben. Rechnungen in Papierform werden ab diesem Zeitpunkt nicht mehr von den öffentlichen Einrichtungen akzeptiert.

Gültige E-Rechnungsformate

Folgende E-Rechnungsformate sind aktuell im Einsatz:

xRechnung

Die xRechnung wird aktuell nur im B2G-Bereich angewendet, also beim Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen und öffentlichen Auftraggebern. Dazu wird ein rein maschinenlesbares XML-Format verwendet, d. h., dass zum Auslesen der Daten eine (Rechnungs-)Software benötigt wird. Die xRechnung enthält neben den üblichen Rechnungsinformationen auch eine sogenannte Leitweg-ID, die den Rechnungsempfänger eindeutig identifiziert.

Mehr zum Thema xRechnung finden Sie im Artikel xRechnung.

ZUGFeRD-Format

ZUGFeRDZUGFeRD (Akronym für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist eine Spezifikation für das gleichnamige Format elektronischer Rechnungen. Das Format wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland in Zusammenarbeit mit Verbänden, Ministerien und Unternehmen entwickelt. Eine ZUGFeRD-Rechnung besteht im Wesentlichen aus zwei Teilen: Aus einer visuellen Darstellung der Rechnung für den Menschen und aus maschinenlesbaren strukturierten Daten. Die visuelle Darstellung der Rechnung erfolgt in Form von PDF/A-3. Die maschinenlesbaren strukturierten Daten im XML-Format werden dem PDF/A-3 als Anhang beigefügt. Somit dient das PDF als Container sowohl für die visuelle Darstellung als auch für die strukturierten Daten im XML-Format. ist ein branchenübergreifendes Datenformat zum Austausch elektronischer Rechnungsdaten, das auf der Richtlinie 2014/55/EU und der Europäischen Norm EN 16931 basiert. Das Format wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) mit Unterstützung des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie erarbeitet. Ab ZUGFeRD 2.0 werden zusätzlich die Cross-Industry-Invoice (CII) von UN/CEFACT sowie die ISO-Norm 19005-3:2012 (PDF/A-3) berücksichtigt.

ZUGFeRD ist ein hybrides Format, das heißt, dass es sowohl von Maschinen als auch von Menschen gelesen werden kann, da es neben einem Druckbild einen strukturierten XML-Datensatz enthält. Dies macht dieses Rechnungsformat sehr vielseitig und lässt den Einsatz im B2G-1ZUGFeRD ab Version 2.0 im Profil xRechnung im B2B– und sogar im B2C-Geschäftsverkehr zu.

E-Rechnungen im esoffice

Im esoffice sind folgende E-Rechnungsformate verfügbar:

• Versand (Ausgangsrechnungen / Debitorenrechnungen)

  xRechnung und ZUGFeRD 1.0/2.1

   

  Wenn Sie die aktuelle esoffice-Version einsetzen, wird das jeweils aktuelle xRechnung mit CIIDie Abkürzung CII (UN/CEFACT Cross Industry Invoice) steht Industrie Invoice und ist eine XML-basierte Syntax, die in E-Rechnungen verwendet wird. Sie dient dem elektronischen und standardisierten Datenaustausch. Der CII Satzaufbau ist beispielsweise auch Teil des E-Procurement, also des elektronischen Beschaffungsprozess. In Deutschland sind hauptsächlich zwei E-Rechnungsformate vertreten – XRechnung und ZUGFeRD. Das XRechnungs-Format unterstützt beide Syntaxen (CII und UBL), während ZUGFeRD ausschließlich CII (UN/CEFACT Cross Industry Invoice) unterstützt. (UN/CEFACT Cross Industry Invoice)-Format verwendet.

• Import (Eingangsrechnungen / Kreditorenrechnungen)

  ZUGFeRD 2.1

Wie erkenne ich, ob eine E-Rechnung vorliegt?

Eine E-Rechnung beinhaltet immer strukturierte Daten die elektronisch von einem empfangenden System verarbeitet werden.

Im Falle einer xRechnung ist dies eindeutig erkennbar, da nur die .xml Datei verschickt werden darf (weiterführende Unterlagen werden immer in einem binären Format in die .xml Datei eingebettet; das Hinzufügen weiterer Anhänge darüber hinaus ist nicht vorgesehen).

Bei einer ZUGFeRD Rechnung (hybrides Format) ist dies nicht auf den ersten Blick erkennbar, da diese sich zunächst wie eine gewöhnliche .pdf Datei darstellt. Die strukturierte .xml Datei (factur-x.xml) sowie eventuell weitere rechnungsbegründende Unterlagen werden in die .pdf Datei eingebettet.

Einige Anwendungen die auch .pdf Dateien darstellen können, bieten derzeit nicht die Möglichkeit die weiteren Anhänge anzuzeigen (zum Beispiel Microsoft Edge). Es wird daher empfohlen auf Anwendungen zuzugreifen, die auf die Darstellung von .pdf Dateien spezialisiert sind (zum Beispiel Adobe Acrobat Reader).

Nachfolgendes Beispiel zeigt, wie die Anhänge mit Adobe Acrobat eingesehen werden können (Siehe Büroklammer-Symbol auf der rechten Seite):

Das Einsehen der eingebetteten Unterlagen auf diesem Wege kann zur Prüfung oder rein informativ eingesehen werden. esoffice stellt sowohl beim Versand einer ZUGFeRD Rechnung (Version 2.1) die Einbettung der .xml Datei sowie der rechnungsbegründenden Unterlagen sicher.

Beim Einlesen wiederum, wird die strukturierte .xml Datei in entsprechende Datensätze umgewandelt, die gesamte Originaldatei (.pdf + .xml + rechnungsbegründende Unterlagen) wird zusätzlich importiert. Die eingebetteten Inhalte können dann ebenfalls mit oben genannten Readern eingesehen werden.

Für die Verarbeitung und Prüfung der strukturierten Daten gibt es verschiedene Viewer. Eine Empfehlung können wir an dieser Stelle jedoch nicht aussprechen.

Fehlermeldung

In den Bestimmungen zum Versenden einer XRechnung an eine öffentliche Institution per EMail ist hinterlegt, daß nur das XRechnungsdokument an die EMail angehängt werden darf. Setzen Sie den Schalter 'Dokumente zusammenführen' in den Grundeinstellungen unter 'Parameter II' um zusätzliche Dokumente in die XRechnung einzubetten. Die zusätzlichen Dateien werden nicht berücksichtigt.

Ursache / Maßnahme

Beim Versenden einer xRechnung sollten noch weitere Dokumente (zum Beispiel Arbeitsberichte, AGBs) per E-Mai an den Kunden zu versenden. Bei xRechnungen sind keine zusätzlichen Dateien neben dem Rechnungsdokument zugelassen.

Aktivieren Sie die Option Dokumente zusammenführen unter Einstellungen | Allgemein | Parameter II - Bereich 'Elektronischer Dokumentenversand'. Ist diese Option aktiviert, werden beim Versenden eines elektronischen Dokuments (zum Beispiel xRechnung) alle weiteren Dokumente mit dem Rechnungsdokument zu einer Datei zusammengeführt.

Die Meldung PEPPOL-EN16931-R020 (Erklärung gemäß PEPPOL: Seller electronic address MUST be provided) deutet auf eine fehlende E-Mail Adresse in den Einstellungen der Geschäftsstelle hin.

Hintergrund ist, dass mit der Änderung der Richtlinien ab Februar 2024 (xRechnung Format 3.0) sich der Absender nun nicht mehr nur über eine postalische Adresse, sondern auch über eine elektronische Adresse für eventuelle Rückfragen identifizieren muss.

Daher ist unter Einstellungen | Referenzen – Allgemein | Geschäftsstellen | Adresse für alle Geschäftsstellen, von denen aus xRechnungen verschickt werden sollen eine E-Mail Adresse zu hinterlegen.

Fehlermeldung

orcStreamCreationError (6) Fehler: Ungültige Leitweg-Id-Nr.

Ursache / Maßnahme

Die beim Kunden eingetragene Leitweg-ID entspricht nicht den Spezifikationen.

Bitte prüfen Sie die Leitweg-ID, die beim Kunden für die xRechnung eingetragen ist (Office | Kunde | Faktura im Feld Leitweg-ID). Wenden Sie sich bei Fragen zur Leitweg-ID an den Auftraggeber.