xRechnung

Was sind xRechnungen?

Eine xRechnung ist eine besondere Form einer elektronischen Rechnung.

Bei elektronischen Rechnungen wird eine Rechnung als Datei / elektronisches Dokument an einen Geschäftspartner übermittelt, welche die gleichen Inhalte und Rechtsfolgen hat wie eine Rechnung auf Papier. Elektronische Rechnungen sind ein Mittel zur Vereinfachung der Prozesse im Rechnungswesen bei Unternehmen und auch öffentlichen Stellen.

Für Unternehmen, welche Rechnungen an öffentliche Einrichtungen senden, ist die Übermittlung der Rechnungen im xRechnungs-Format ab dem 27.11.2020 vorgeschrieben. Rechnungen in Papierform werden ab diesem Zeitpunkt nicht mehr von den öffentlichen Einrichtungen akzeptiert.

Ländereinstellungen anpassen

Für alle Länder, in die elektronische Rechnungen versendet werden, ist es erforderlich die ISO-Codes unter Einstellungen | Referenzen - Allgemein | Länderreferenzen | Nationen einzutragen.

Mengeneinheiten nach UN/ECE 20

Bei der Übermittlung elektronischer Daten im Geschäftsverkehr werden Mengeneinheiten gemäß dem UN/ECE 20-Standard verwendet.

Für die Nutzung von openTrans, OCI-Schnittstelle, eswawi, GFTWAWI und xRechnung ist es erforderlich in den Mengeneinheiten in der Spalte Mengeneinheit nach UN/ECE 20 entsprechende Einträge vorzunehmen.

Wichtige Mengeneinheiten sind zum Beispiel

Die aktuellen Einheiten finden Sie unter dem folgenden Link weiter unten unter der Schaltfläche Codeliste anzeigen.

https://www.xrepository.de/details/urn:xoev-de:kosit:codeliste:rec20_3#version

Bankverbindung, Steuernummer und UmsatzsteueridentNr.

Die folgenden Referenzen sind für die Erstellung einer xRechnung erforderlich, die Bankverbindung wird für den Zahlungseingang des Kunden verwendet.

1. Legen Sie die eigene Bankverbindung unter Einstellungen | Allgemein | Banken / Kassen - Banken mit gültiger IBAN und BIC an.
2. Weisen Sie diese Bankverbindung der eigenen Firma / Geschäftsstelle zu (Einstellungen | Allgemein | Adresse - Bereich 'Eigene Bankverbindung').

3. Tragen Sie unter Einstellungen | Allgemein | Adresse die Umsatzsteuer-IDNr. und die Steuernr. Ihres Unternehmens ein.

   

    

   Für den Versand von elektronischen Rechnungen ist es zwingend erforderlich die entsprechende und richtige Steuerart pro Mehrwertsatz zu hinterlegen.

    

   Hat Ihr Unternehmen keine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (ID), ist es für die elektronische Rechnungserstellung erforderlich beim Kunden unter Office | Kunden | Details im Feld Bestellkennzeichen eine Kennung einzutragen. Das könnte zum Beispiel die Kreditorennummer des Rechnungssteller ein, die Ihnen der Kunden mitgeteilt hat. Der Inhalt des Feldes Bestellkennzeichen wird dann als Kennung (BT-29) übertragen.

   Zulässige Kombinationen sind

   • eigene Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (BT-31)

   • Angabe im Feld Bestellkennzeichen des Kunden (BT-29) und die eigene Steuernummer (BT-32)

   • Angabe im Feld Bestellkennzeichen des Kunden (BT-29), die eigene Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (ID) und die eigene Steuernummer (BT-32)

Einstellungen Steuerschlüssel

Bei abweichenden Steuerfällen, wenn 0% Mehrwertsteuer in einer Rechnung angegeben wurden, ist es noch erforderlich in den Steuerschüsseln in der xRechnung entsprechende Kennzeichen über die Steuerart mit zu übergeben.

Die Mehrwertsteuerschlüssel können unter Einstellungen | Referenzen - Buchhaltung | Mehrwertsteuer bearbeitet werden.

Folgende Steuerarten stehen zur Verfügung:

• Mehrwertsteuer

• Mehrwertsteuer §13b

• Vorsteuer

• nach Nullsatz zu versteuernde Waren

  (Die Umsatzsteuer fällt mit einem Prozentsatz von 0,00 % an)

• steuerbefreit

  (MwSt. / IGIC / IPSI)

  Code nach UNTDID 5305 6: E (Exempt from tax)

• steuerbefreit für Innergemeinschaftliche Warenlieferungen

  (es gelten die Regeln zur Umkehrung der Steuerschuldnerschaft bei MwSt. / IGIC / IPSI)

  Code nach UNTDID 5305 6: AE (VAT Reverse Charge)

• freier Ausfuhrartikel

  (MwSt. / IGIC / IPSI nicht erhoben aufgrund von Regeln zu innergemeinschaftlichen Lieferungen)

  Code nach UNTDID 5305 6: K (VAT exempt for EEA intra-community supply of goods and services)

• Dienstleistungen außerhalb des Steueranwendungsbereichs

  (Verkauf unterliegt nicht der MwSt. / IGIC / IPSI)

  Code nach UNTDID 5305 6: C (Duty paid by supplier)

• allgemeine, indirekte Steuer der Kanarischen Inseln

  (IGIC Steuer fällt an)

  Code nach UNTDID 5305 6: L (Canary Islands general indirect tax)

• IPSI (Steuer für Ceuta / Melilla)

  (IPSI Steuer fällt an)

  Code nach UNTDID 5305 6: M (Tax for production, services and importation in Ceuta and Melilla)

Die Leitweg-ID wird für den elektronischen Rechnungsversand von xRechnungen an öffentliche Stellen benötigt.

Da xRechnungen auf unterschiedlichen Wegen eingereicht werden können, ist als eindeutiges Identifikationsmerkmal eine Leitweg-ID erforderlich.

Unabhängig vom Übertragungsweg ermöglicht es die Leitweg-ID die Adressierung und ggf. die Weiterleitung von eingegangenen elektronischen Rechnungen an die entsprechenden Stellen des öffentlichen Auftraggebers.

Siehe auch xRechnung

Projektreferenz / Vertragsreferenz / Bestellreferenz

Diese Referenzen können für den elektronischen Rechnungsversand im xRechnungsformat verwendet werden, einige öffentliche Auftraggeber erwarten diese Angaben in der XML-Datei der xRechnung.

Die Felder BT-11 (Projektreferenz), BT-12 (Vertragreferenz) und BT-13 (Bestellreferenz) können in Kalkulation, Auftrag und Vertrag angegeben werden.

Beim Buchen eines Auftrags aus einer Kalkulationsmappe werden die Daten aus der Kalkulation in den Auftrag geschrieben. Bei der Fakturierung eines Auftrags werden die Daten aus dem Auftrag zurück in die Kalkulation kopiert. Bei der Erstellung einer xRechnung aus der Kalkulation werden die Daten dieser Referenzfelder in die XML Rechnungsdatei der xRechnung eingebettet. Bei Vertragsrechnung werden die Daten aus dem Vertrag verwendet.

Sind bei einem Vorgang schon Referenzdaten vorhanden, werden diese verwendet.

Die Referenzen und eine abweichende Leitweg-ID können an folgenden Stellen hinterlegt werden: