Lagerverwaltung
In der zeitgemäßen Betriebsführung hat die Lagerverwaltung einen hohen Stellenwert. Die Verfügbarkeit von Material kann ausschlaggebend sein für die Auftragserteilung, auf der anderen Seite können hohe Lagerkosten die Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens unterhöhlen.
Die Verwaltung der Lagerdaten ist aus verschiedenen Gründen getrennt von der eigentlichen Verwaltung der Projekte, Angebote und Artikel. Im esoffice besteht die Möglichkeit der eingeschränkten Lagerführung, bei der nicht jeder Artikel im Lager geführt wird. Die Anzahl der Datensätze wäre unnötig hoch, würden alle Artikel im Lager verwaltet, die auch bei der Projektierung zur Verfügung stehen.
In jedem Lager können Artikel aus dem Artikelstamm als Lagerartikel angelegt werden. Diese stehen dann für die Lagerverwaltung zur Verfügung.
Außerdem sollte es möglich sein, je nach Unternehmensstruktur eine Reihe von Lagern zu führen, die nach unterschiedlichen Kriterien arbeiten sollen. Besonders für überregionale Betriebe kann zum Beispiel die Errichtung von Unterlagern wie Inspektionsfahrzeuge oder Filialen notwendig sein. Diese Kriterien schließen eine herkömmliche Lagerführung direkt im Artikelstamm, wie sie bei Software von der Stange üblich ist, aus. Nur eine in sich abgeschlossene Verwaltung, perfekt eingearbeitet in das esoffice Paket, ist dazu in der Lage und kann den vielfältigen Anforderungen der Errichter Branche gerecht werden.
Es gibt gut fundierte betriebswirtschaftliche Theorien, nach denen ein Lager geführt werden soll, um wettbewerbsfähig und wirtschaftlich effizient arbeiten zu können. Außerdem soll durch eine computerunterstützte Lagerverwaltung die Qualitätssicherung gewährleistet werden. Diese und viele weitere Prinzipien sind im Erweiterungsmodul esLager der esoffice Anwendung eingearbeitet.
Methoden der Lagerführung
Es gibt verschiedene Arten der Lagerführung in esLager. Man könnte diesen unterschiedlichen Prinzipien Aufwandsstufen zuteilen, um verständlich zu machen, in welcher Situation ein Wechsel zu einem anderen Prinzip der Lagerführung erforderlich ist. Es wird grundsätzlich zwischen zwei Stufen unterschieden: das normale Modell und das professionelle Lagermodell.
Normale Lagerführung
Das normale Modell erlaubt alle gängigen Lagerbewegungen. Es berücksichtigt bei einer Belieferung den Lagerbestand; es handelt Lieferrückstände ab und erlaubt deshalb nur eine Auslieferung der Materialien, die tatsächlich auf Lager sind. Im Folgenden werden wir diese Methode als die normale Lagerführung bezeichnen.
Professionelle Lagerführung
Die professionelle Lagerführung schließt alle Funktionen des normalen Modells ein, aber dokumentiert zudem noch den Weg des einzelnen Artikels. Das heißt, es wird nicht nur ein Artikel in seinem Gesamtbestand verwaltet, sondern das einzelne Stück. Somit ist bei dieser Methode auch die Seriennummernverwaltung möglich.
Das ist insofern besonders wichtig, wenn man auch erbaute Anlagen per Software verwalten möchte. In diesem Zusammenhang verweisen wir auf das Erweiterungsmodul esService, dass diese Verwaltung zulässt.
Es liegt auf der Hand, dass mit der professionellen Methode die Abläufe in der Lagerverwaltung viel automatischer und weit reichender abgehandelt werden können. Das erfordert mehr Aufwand und Sorgfalt bei der Einführung und Pflege der Daten.
In den Einstellungen für die Lagerverwaltung kann man das gewünschte Modell der Lagerführung festlegen. Für die professionelle Lagerführung ist unter Einstellungen | Allgemein | Lager I - Bereich 'Allgemein' -> Seriennummernverwaltung die Option Vollständig auszuwählen.
Ob einfache Lagerführung oder mit Rückstandsverwaltung, jede der Methoden erfordert bei ihrer Einführung eine erste Inventur, welche die Bestände der vorhanden Artikel erfasst.
Egal für welches Prinzip der Lagerführung man sich entscheidet, eine genaue computergestützte Lagerführung ist nur möglich, wenn alle Lagerbewegungen unverzüglich und korrekt elektronisch erfolgen. Eine perfekte Steuerung der Lagerausgänge ist nur gewährleistet, wenn auch die Lagereingänge perfekt eingegeben werden. Eine Lagerverwaltung per Software ist nur so aktuell und korrekt wie ihre Datenpflege.
Normale Lagerführung
Entscheidet man sich für diese Methode, so entspricht der Lagerbestand des geführten Lagers im esoffice Ein-zu-Eins dem tatsächlichen Lagerbestand. Jeder Zeit kann ermittelt werden, welche Menge und welche Artikel an welcher Stelle zur Verfügung stehen. Artikel, die man im Lager führen möchte, werden im Modul esLager automatisch im Hintergrund angelegt, wenn man den Bestand eines Artikels bei der Erst-Inventur einträgt. Von nun an kennt das System die vorhandenen Bestände und kann bei Erstellen eines Lieferscheins an den Kunden von den Lagerdaten Gebrauch machen.
Bei der Buchung von Lageraus- und Eingängen werden statistische Werte geführt. So wird zum Beispiel der Umsatz eines Artikels, sein Ein- und Ausgang zum / aus dem Lager und viele weitere Informationen geführt und stehen für diverse Auswertungen zur Verfügung.
Bereits bei der Erstellung einer Auftragsbestätigung werden Lagerartikel reserviert und damit für eine Lieferung vorgesehen. Ein manuelles Eingreifen ist jederzeit möglich. Beim Lieferschein bedeutet das, dass nur im Lager vorhandene Artikel erscheinen und somit kein Kommissionierer in die Verlegenheit kommt, eine Kommission auf Halde zu legen, bis die bestellte Ware eintrifft. In einem solchen Fall würde automatisch eine Teillieferung der im Lager vorhandenen Artikel erfolgen. Wenn die zurückgestellten Positionen durch Eintreffen bestellter Ware zur Lieferung bereitstehen, kann eine automatische Nachlieferung der erforderlichen Ware erfolgen.
Für die Bestellung von Artikel steht ein sehr umfassender und komfortabler Assistent zur Verfügung, der sowohl für Projektbestellungen als auch Lagerbestellungen detaillierte Bestellvorschläge erstellt.
Die Voraussetzungen, die ein Betrieb gemäß der Qualitätssicherung nach ISO 9000 zu erfüllen hat, erfordern eine Prüfung der in das Lager eingehenden Artikel. Auch diese ist in esLager möglich. Die Wareneingänge können protokolliert und geprüft werden und die Lagerzuweisung kann entsprechend der Lager-Organisation vorgenommen werden.
Professionelle Lagerführung
Der zusätzliche Aspekt bei dieser Art der Lagerführung ist, dass pro Artikel ein Datensatz existiert, der über Herkunft und Gewährleistung des Herstellers des Artikels informiert. Das ermöglicht eine äußerst sorgfältige Lagerverwaltung, die als höchste Priorität die Qualitätssicherung ansieht. Bei dieser Methode ist es möglich, jeweils zuerst die älteste Ware zu verbrauchen (FIFO). Außerdem erlaubt sie die Kontrolle und Überstellung von Artikeln in Errichter-Anlagen. Hierbei sind Ablauf-, Garantiezeiten und Seriennummern eine gute Hilfe bei Wartungen und Inspektionen.