Textvariablen

An einigen Stellen im esoffice können Textvariablen (oder auch Platzhalter) eingesetzt werden, um zum Beispiel in Vor- und Schlusstexten oder E-Mails bei der Ausgabe Daten aus dem Programm auszugeben.

Nachfolgend finden Sie Beispiele für den Einsatz von Textvariablen / Platzhaltern.

Einsatz von Textvariablen

{ProjectNo} : Kalkulationsnummer

{QuotationNo}: Angebotsnummer

{OrderNo} : Auftragsnummer

{DeliveryNo} : Lieferscheinnummer

{ReturnNo} : Rückscheinnummer

{InvoiceNo} : Rechnungsnummer

{CreditNo} : Gutschriftnummer

{AttnName}: Zu Händen-Text ohne Frau, Herr oder Herrn

Bei Textbausteinen können noch mit der Variablen {AttnName} auf Informationen aus dem Zu Händen-Feld einer Adresse zugegriffen werden. Es ist möglich Teile aus dem Zu Händen-Angaben, wie zum Beispiel Herr, Herrn oder Frau wegzulassen.

Syntax {AttnName}

Die Dokumentvariable {AttnName} hat folgende Syntax :

{AttnName:[patfl]}

p = Anrede

a = Titel oder Anrede

t = Titel

f = Vorname

l = Nachname

Zur automatischen Erkennung von Anrede und Titel werden die Tabellen AdrAnred, AnredArt und Adr_Tit ausgewertet.

{IIf(AttnSex = "f", "Wahr-Text")}

Der Wahr-Text wird gedruckt, wenn der Zu Händen-Ansprechpartner weiblich ist.

{IIf(AttnSex = "f", "Wahr-Text", "Falsch-Text")}

Der Wahr-Text wird gedruckt, wenn der Zu Händen-Ansprechpartner weiblich ist; sonst wird der Falsch-Text gedruckt (zum Beispiel {IIf(AttnSex = "f", "geehrte Frau", "geehrter Herr"})

{IIf(AttnSex = "m", "Wahr-Text")}

Der Wahr-Text wird gedruckt, wenn der Zu Händen-Ansprechpartner männlich ist

{IIf(AttnSex = "m", "Wahr-Text", "Falsch-Text")}

Der Wahr-Text wird gedruckt, wenn der Zu Händen-Ansprechpartner männlich ist; sonst wird der Falsch-Text gedruckt

{DateAdd("d", Anzahl Tage, DocDate)}

Dokumentdatum plus Anzahl Tage

{DateAdd("m", Anzahl Monate, DocDate)}

Dokumentdatum plus Anzahl Monate

Textbausteine für den Elektronischen Dokumentenversand

<SQL.SELECT 
CASE WHEN A.FORMATBRIEF IS NOT NULL 
THEN A.FORMATBRIEF 
ELSE '' END || ' ' || 
CASE WHEN P.VORNAME IS NOT NULL 
THEN P.VORNAME || ' ' 
ELSE '' END || P.FIRMA1 
FROM ANSPPART P LEFT JOIN ANREDART A ON A.ANREDECODE = P.ANREDECODE AND A.SPRACHCODE = P.SPRACHCODE 
WHERE P.ANSPPARTNR = :AnspPartNr>

<SQL.SELECT 
CASE WHEN A.FORMATBRIEF IS NOT NULL 
THEN A.FORMATBRIEF 
ELSE '' END + ' ' + 
CASE WHEN P.VORNAME IS NOT NULL 
THEN P.VORNAME + ' ' 
ELSE '' END + P.FIRMA1 
FROM ANSPPART P LEFT JOIN ANREDART A ON A.ANREDECODE = P.ANREDECODE AND A.SPRACHCODE = P.SPRACHCODE 
WHERE P.ANSPPARTNR = :AnspPartNr>

<SQL.SELECT 
CASE WHEN P.VORNAME IS NOT NULL 
THEN P.VORNAME || ' ' ELSE '' END || P.FIRMA1 
FROM PERSONAL P JOIN ANGEBOT A ON A.PERSNRVK = P.PERSONALNR 
WHERE A.AngebotNr = :Nr>

<SQL.SELECT 
CASE WHEN P.VORNAME IS NOT NULL 
THEN P.VORNAME + ' ' ELSE '' END + P.FIRMA1 
FROM PERSONAL P JOIN ANGEBOT A ON A.PERSNRVK = P.PERSONALNR 
WHERE A.AngebotNr = :Nr>

<SQL.SELECT G.FIRMA1 FROM GESCHFT G JOIN ANGEBOT A ON A.GSNR = G.GSNR WHERE A.AngebotNr = :Nr>

<sql.select angebotnr from angebot where angebotnr = :nr>

<sql.select firma1 from personal where personalnr in (select persnrvk from angebot where angebotnr = :nr)>

Bei Fragen zur Rechnung wenden Sie sich bitte direkt an: 
<sql.select vorname 
from personal 
where personalnr in (select persnrvk from rechausg where rechnungnr = :nr)> 
<sql.select firma1 
from personal 
where personalnr in (select persnrvk from rechausg where rechnungnr = :nr)>
<sql.select email 
from personal 
where personalnr in (select persnrvk from rechausg where rechnungnr = :nr)>

Ihre <sql.SELECT CASE 
WHEN RechnungArt='PGS' 
THEN 'Gutschrift' 
ELSE 'Rechnung' END AS RecArt 
FROM RechAusg 
WHERE Rechnungnr = :nr> mit der Nummer <RechAusg.RechnungNr>

Summenwerte

Die folgenden Summenwerte für die Darstellung in den Texten möglich:

{SumMaterial} - Material (Brutto oder Netto in Abhängig der Darstellung)

{SumLabour} - Lohn (Brutto oder Netto in Abhängig der Darstellung)

{SumTotal} - Total (Brutto oder Netto in Abhängig der Darstellung)

Mit diesen Variablen können auch einfache berechnete Ausdrücke erstellt werden, wie zum Beispiel {SumTotal/100}.

Textbausteine für Urlaubsantragsbenachrichtigungen

Für den Versand von Urlaubsanträgen per E-Mail können Textbausteine verwendet werden, bei diesen über die Variablenlogik (<Tabellename.Feldname>) auf Felder aus der esoffice-Datenbank zugegriffen werden.

Unter Einstellungen | Allgemein | Parameter I - Bereich 'Benachrichtigungstexte Urlaubsanträge' kann jeweils ein Textbaustein für den Betreff und Text der zu sendenden E-Mail hinterlegt werden.

Dabei stehen folgenden Tabellen für die Variablen zur Verfügung

• UrlbAntr (Urlaubsanträge)

• Personal

• Personal.Status (Personal Status -> Personal über PersNrStatus in UrlbAntr)

• UrlbArt (Urlaubsart)

• UrlbArtB (Beschriftung Urlaubsart)

• Termine

Hier kann auch die <sql. ... > Logik verwendet werden.

Beim Versand der E-Mails über den esBusinessserver-Dienst gibt es die Möglichkeit in den Variablen der über den Platzhalter <sql.> ein SQL-Statement einzubetten.

Dabei wird der auf SQL. folgende Text als SQL-Befehl interpretiert. Es ist notwendig, dass der Parameter :lfdnr (laufende Nummer des Urlaubsantrag aus der Tabelle UrlbAntrg) im SQL enthalten ist.

An der entsprechenden Stelle werden die Ergebnisfelder des SQL-Befehls aneinandergereiht ausgegeben.

Folgendes Beispiel sollen dies verdeutlichen:

<sql.select beginndat, endedat from urlbantr where lfdnr = :lfdnr>

Textbaustein-Beispiele für Urlaubsanträge

<Personal.Vorname> <Personal.Firma1> hat vom <urlbantr.beginndat> bis zum <urlbantr.endedat> <urlbartb.bezeichnung> beantragt.

Der <urlbartb.bezeichnung> vom <urlbantr.beginndat> 
bis zum <urlbantr.endedat> wurde 
<sql.SELECT CASE 
  WHEN Status = 1 THEN 'angelegt'
  WHEN Status = 2 THEN 'abgelehnt'
  WHEN Status = 3 THEN 'teilweise genehmigt'
  WHEN Status = 4 THEN 'genehmigt'
  WHEN Status = 5 THEN 'widerrufen'
 END AS Urlaubsstatus
FROM URLBANTR
WHERE LfdNr = :LfdNr>

<sql.Select max(urlangrp.datgeprueft),urlangrp.persnrgeprueft,personal.firma1  from urlangrp,personal
where lfdnr = (select lfdnr from URLBANTR WHERE LFDNR = :LFDNR)
and urlangrp.PERSNRGEPRUEFT=personal.PERSONALNR
group by urlangrp.persnrgeprueft,personal.firma1
order by max(urlangrp.datgeprueft) desc>

<sql.Select max(urlangrp.datgeprueft),personal.firma1  from urlangrp,personal
where lfdnr = (select lfdnr from URLBANTR WHERE LFDNR = :LFDNR)
and urlangrp.PERSNRGEPRUEFT=personal.PERSONALNR
group by personal.firma1
order by max(urlangrp.datgeprueft) desc>

Verfügbare Textvariablen

Firmendaten

Einstellungen | Allgemein | Adresse) oder beim Einsatz von Geschäftsstellen Einstellungen | Referenzen - Allgemein | Geschäftsstellen | Adresse.

Personaldaten 'Verkäufer'

Verkäufer (Personal), welcher der Kalkulationsmappe zugeordnet wurde

Projekt | Kalkulationen | Kalkulationsmappe | Parameter - Standard -> Zuständige Verkäufer(in)

Die Personalstammdaten eines Verkäufers werden unter Office | Personal erfasst.

Personaldaten 'Projektingenieur(in) '

Projektingenieur (Personal), welche der Kalkulationsmappe zugeordnet wurde

Projekt | Kalkulationen | Kalkulationsmappe | Parameter - Standard -> Zuständige Projektingenieur(in)

Die Personalstammdaten eines Projektingenieurs werden unter Office | Personal erfasst.

Personaldaten 'Sachbearbeiter(in)'

Sachbearbeiter (Personal), welcher der Kalkulationsmappe zugeordnet wurde

Projekt | Kalkulationen | Kalkulationsmappe | Parameter - Standard -> Zuständige Sachbearbeiter(in)

Die Personalstammdaten eines Verkäufers werden unter Office | Personal erfasst.

Personaldaten 'Kalkulator(in) '

Kalkulator (Personal), welche der Kalkulationsmappe zugeordnet wurde

Projekt | Kalkulationen | Kalkulationsmappe | Parameter - Standard -> Zuständige Kalkulator(in)

Die Personalstammdaten eines Kalkulators werden unter Office | Personal erfasst.

Personaldaten 'Unterschrift 1'

Mitarbeiter, welcher der Kalkulationsmappe für die Unterschrift 1 zugeordnet wurde

Projekt | Kalkulationen | Kalkulationsmappe | Parameter - Standard -> Unterschrift 1

Die Personalstammdaten des Mitarbeiters für die Unterschrift 1 werden unter Office | Personal erfasst.

Personaldaten 'Unterschrift 2'

Mitarbeiter, welcher der Kalkulationsmappe für die Unterschrift 2 zugeordnet wurde

Projekt | Kalkulationen | Kalkulationsmappe | Parameter - Standard -> Unterschrift 2

Die Personalstammdaten des Mitarbeiters für die Unterschrift 2 werden unter Office | Personal erfasst.

Personaldaten 'Änderungspersonal '

Mitarbeiter, welcher die letzte Änderung an einer Kalkulationsmappe gespeichert hat

Projekt | Kalkulationen | -> Mitarbeiter letzte Änderung

Die Personalstammdaten eines Kalkulators werden unter Office | Personal erfasst.

zusätzliche Adressdaten

Die folgenden zusätzlichen Daten einer Adresse können verwendet werden.

Dokumentnummern

Die folgenden Dokumentnummern können verwendet werden

Liefer- / Bestelldaten

Die folgenden Daten aus Lieferungen (Lieferscheinen) und Bestellungen kann zurückgegriffen werden (Tabelle PROJ_ATA - Weitere Auftragsdaten)

Daten aus Kalkulationsmappe - Rechnung/ Gutschrift

Die folgenden Daten aus der Kalkulationsmappe zu Rechnungen und Gutschriften kann zurückgegriffen werden

Programmvariablen

Servicedaten

Objektdaten / Anlagendaten

daten Bauvorhaben

Platzhalter Datenbankfelder

Zusätzlich zu den oben angegebenen festen Textvariablen können in der Form <DB:<Tabelle>.<Feld>> ebenfalls verarbeitet werden, und zwar aus allen Tabellen mit den folgenden Feldnamen als Primärschlüssel (Index):

ProjektNr, KundenNr, AnlagenNr, VertragNr, AngebotNr, AuftragIdNr und KundenBankNr.

Verfügbare Tabellen:

• PROJEKTE

• KUNDEN

• ANLAGEN

• ANLGVTRG

• AUFTRAG

Dabei kann auf alle Datenbankfelder der jeweiligen Tabelle zugegriffen werden. Diese Platzhalter werden dann in der Ansicht und beim Druck ersetzt.

Textvariablen Zahlungsbedingungstexte

In den Texten für Zahlungsbedingungen Einstellungen | Referenzen - Buchhaltung | Zahlungsbedingungen können Textvariablen verwendet werden.

Platzhalter / Variablen für Zahlungsbedingungstexte

Der Text der Zahlungsbedingungen für eine Rechnung kann die folgenden Platzhalter enthalten:

%0:s = Datum für Zahlungsziel 1 (gemäß Kalkulation)

%1:s = Skonto für Zahlungsziel 1

%2:s = Datum Zahlungsziel 2 (relativ zu %0:s)

%3:s = Skonto für Zahlungsziel 2

%4:s = Datum Zahlungsziel 3 (relativ zu %0:s)

%5:s = Skonto für Zahlungsziel 3

%6:s = Skontobetrag 1

%7:s = Gesamtsumme - Skontobetrag 1

%8:s = Skontobetrag 2

%9:s = Gesamtsumme - Skontobetrag 2

%10:s = Skontobetrag 3

%11:s = Gesamtsumme - Skontobetrag 3

Zahlungsbedingungen Rechnung

In den Zahlungsbedingungen einer Rechnung können auch Textfelder der Form {...} verwendet werden.

Damit hat man u. a. die Möglichkeit eine Formel für eine Zahlungsbedingung zu definieren, um z. B. die Aufteilung der zu zahlenden Beträge zu bestimmen.

Zur Ausgabe der Endsumme sind die folgenden Formeln verfügbar (x steht für eine beliebige Gleitkommazahl mit . (Punkt) als Dezimaltrennzeichen):

{SumTotal}

{SumTotal + x}

{SumTotal - x}

{SumTotal * x}

{SumTotal / x}

Das Dokumentfeld {SumTotal} ergibt dabei den Betrag nach dem Abzug von Teilrechnungen.

Die Felder {SumMaterial} und {SumLabour} ergeben den Betrag für Material und Lohn vor Abzug von Teilrechnungen.

Die Zahlungsbedingungen unterstützen ebenfalls Dokumentfelder der Form {DB:<Tabelle>.<Feld>}.

Es ist erforderlich, dass für den Primärschlüssel der Tabelle ein Feld mit dem Namen ProjektNr oder KundenBankNr verwendet wird. Die Verknüpfung zum Feld KundenBankNr erfolgt ggf. über die Fakturierungsadresse des Projektes bzw. des Kunden.

Dokumentdatum

Zur Ausgabe des Dokumentdatums sind die folgenden Formeln verfügbar (n steht für eine beliebige ganze Zahl):

{DateAdd('d', n, DocDate)} ergibt Datum + n Tage

{DateAdd('m', n, DocDate)} ergibt Datum + n Monate

Textvariablen SEPA-Mandate

Um auf die Felder der SEPA-Mandate zugreifen zu können, stehen Textvariablen zur Verfügung.

In der folgenden Tabelle finden Sie eine entsprechende Auflistung, die Dokumentvariablen können in den Kalkulationsformularen und die Reportvariablen in Reports verwendet werden.

Es ist erforderlich, dass die Dokumentvariablen in einem Textfeld eingefügt werden.

Die Variablen können nicht nur im Vor- / Schlußtexten und der Zahlungsbedingungen, sondern auch in allgemeinen Textfeldern verwendet werden.

Textvariablen Servicecalls

Eskalationseventtexte

Texte für die Eskalationen von Servicecalls können unter Einstellungen | Referenzen - Service | Helpdeskreferenzen | Eskalationseventtexte erfasst werden.

Um bei Eskalationen oder Weiterleitungen eines Servicecalls möglichst genaue Informationen auch außerhalb des Büros per E-Mail zu erhalten, können in den Eskalationseventtexten folgende Tabellen mit Variablen angesprochen werden.

Folgende Tabellen eines Servicecalls können angesprochen werden:

• SERVCALL

• SECASTAT

• SERVLEVL

Folgende Tabellen werden über den Alias Adress angesprochen, je nachdem welche Adressart für ein Ticket ausgewählt ist:

• KUNDEN

• GPARTNER (Geschäftspartner)

• LIEFER (Lieferanten)

• BEDARFER

• PERSONAL

• ANLAGEN

SQL-Befehle

In den Variablen der Eskalationseventtexte können über den Platzhalter <SQL.> ein SQL-Statement eingebettet werden.

Dabei wird der auf SQL. folgende Text als SQL-Befehl interpretiert.

Es ist notwendig den SQL-Befehl so aufzubauen, dass er einen Parameter: ServiceCallNr enthält. An der entsprechenden Stelle werden die Ergebnisfelder des SQL-Befehls aneinandergereiht ausgegeben.

<SQL.select servicelevelnr 
from servcall 
where servicecallnr = :servicecallnr>
<SQL.select l.Bezeichnung 
from servlevl l join ServCall s On S.ServicelevelNr = l.ServicelevelNr 
where s.servicecallnr = :servicecallnr>

<sql.select servicecallnr, matchcode 
from servcall 
where servicecallnr = :servicecallnr>

<sql.select firma1 
from Kunden 
where kundennr in (select kundennr from servcall where servicecallnr = :servicecallnr)>

<sql.select firma1 from Personal 
where personalnr in (select eingabepersnr from servcall where servicecallnr = :servicecallnr)>