Rechnungsfreigaben
Rechnungsfreigaben einrichten
Ist der Freigabeprozess für Eingangsrechnungen aktiv, wird in den Buchhaltungsreferenzen das Register
Den Freigabeprozess für Eingangsrechnungen aktivieren Sie unter Einstellungen | Allgemein | Buchhaltung II - Kreditoren mit der Option Mit Freigabeprozess.
Weitere Informationen zum Freigabeprozess für Eingangsrechnungen finden Sie unter Freigabeprozess Eingangsrechnungen
Nr.
Das Feld Nr. gibt die interne eindeutige Nummer des Freigabepunktes an.
Reihenfolge
Das Feld Reihenfolge die Reihenfolge, in der die einzelnen Punkte abgearbeitet werden sollen.
Dabei können auch mehrere Punkte dieselbe Reihenfolge erhalten.
Personalart / Funktion
Die Zuständigkeit für die Freigabe kann entweder über die Personalart oder die Funktion eines Mitarbeiters definiert werden
Zuständigkeit über die Personalart
Ist eine Personalart angegeben, dann können die Mitarbeiter die Freigabe erteilen, denen im Personal diese Personalart zugeordnet ist.
Personalarten werden unter Einstellungen | Referenzen - Office | Personal-Referenzen | Personal-Arten definiert.
Die Zuordnung der Personalart zum Mitarbeiter erfolgt unter Office | Personal | Details I im Feld Pers.-Art.
Zuständigkeit über die Funktion
Die Funktion (Bauleiter, Projektingenieur, etc.) ist für Rechnungen mit Auftrags- oder Vertragsbezug relevant.
Es kann der Mitarbeiter die Freigabe erteilen, der im zugehörigen Auftrag oder Vertrag bei dieser Funktion als zuständiger Mitarbeiter hinterlegt ist.
Auftrag
Die Zuordnung eines Mitarbeiters über seine Funktion zu einem Auftrag erfolgt in der Kalkulationsmappe unter Projekt | Kalkulationen | Kalkulationsmappe | Parameter - Standard. Hier stehen vier Funktionsbereiche zur Verfügung (Zuständige Verkäufer(in), Projektingenieur(in), Sachbearbeiter(in) und Kalkulator(in)).
Vertrag
Bei Verträgen erfolgt die Zuordnung eines Mitarbeiters über seine Funktion unter Service | Vertragsverwaltung | Verträge | Details - Bereich 'Zuständige Mitarbeiter'. Für Verträge stehen drei Funktionsbereiche zur Auswahl (Verkauf, Buchhaltung und Technik).
Fibufreigabe / Zahlungsfreigabe
Sind die Optionen Zahlungsfreigabe oder Fibufreigabe gesetzt, dann wird beim Erledigen dieses Freigabeschritts die Rechnung zur Zahlung bzw. für die Fibu freigegeben.
Soll die Fibufreigabe über den Freigabeprozess erfolgen, deaktivieren Sie unter Einstellungen | Allgemein | Buchhaltung II - Kreditoren die Option Fibufreigabe.
Bitte beachten Sie bei der Planung der Freigabepunkte:
Die Freigabepunkte und deren Reihenfolge sollten so aufgebaut sein, dass immer Mitarbeiter für die Freigabe des jeweiligen Freigabeschrittes verfügbar sind. Das bedeutet, dass mindestens ein Mitarbeiter mit der zugeordneten Personalart vorhanden ist oder dass die entsprechende Funktion beim Auftrag oder Vertrag einem Mitarbeiter zugeordnet ist.
Außerdem benötigt der Mitarbeiter die entsprechenden Berechtigungen, um Eingangsrechnungen bearbeiten zu können.