Liste

Unter Artikel | Wareneingänge | Liste werden Wareneingangs- und Warenrückscheine angezeigt. Die Auflistung ist dabei von den gewählten Filtereinstellungen abhängig.

Status Wareneingänge

Anhand der Schriftfarbe kann der Status der Wareneingangs- und Warenrückscheine bestimmt werden:

Gebucht (Anzeige in schwarzer Schrift)
Nicht gebucht (Anzeige in roter Schrift)
Erledigt (Anzeige in grauer Schrift)

Zusätzlich bestimmt der Geschäftsstellenfilter auf diesem Register, welche Bestellungen im Bestellungsauswahldialog angezeigt werden.

In der Listenansicht u.a. folgende Angaben sichtbar:

Warenscheinnr.

Fortlaufende Nummer des Wareneingangs

Lieferantennr. und Lieferantenname

Die Angaben werden aus dem Lieferantenstammdaten (Office | Lieferanten) übernommen.

Lieferscheinnr. (Lieferant)

Dabei handelt es sich um die Lieferscheinnummer, die der Vorgang vom Lieferanten erhalten hat.

Personalnr.

Die Personalnummer des Anwenders, der den Wareneingangsschein erstellt hat.

Eingangsdatum

Das Eingangsdatum der Ware. Voreinstellung ist hier das aktuelle Datum.

Erstellt am

Das Datum, an dem der Vorgang erfasst wurde. Voreinstellung ist auch hier das aktuelle Datum.

Bestellung Nr.

Die Nummer der Bestellung, die an den Lieferanten gesendet wurde.

Lager gebucht

Diese Option ist aktiviert, wenn alle Artikel des Wareneingangs auf ein Lager gebucht wurden bzw. gebucht werden konnten.

Lagernr.

Die Nummer des Lagers, die auf dem Register 'Artikel | Wareneingang | Details' ausgewählt wurde. Als Voreinstellung erfolgt hier immer das Hauptlager, der Eintrag kann noch geändert werden.

Das Hauptlager wird unter Einstellungen | Allgemein | Lager I - Hauptlager festgelegt.

Buchungsdatum

Das Buchungsdatum des Wareneingangs.

Geprüft

Die Option zeigt an, ob ein Wareneingang in Ordnung ist (gemäß Bestellung) und die Rechnung zur Bezahlung freigegeben ist.

Erledigt

Ist diese Option aktiviert, ist der Wareneingang abgeschlossen.

GS-Nr.

Hier wird angezeigt zu welcher Geschäftsstelle (Geschäftsstellennummer) dieser Wareneingangsschein erfasst wurde.

Felder Professionelle Lagerführung

Folgende Felder sind für die Professionelle Lagerführung konzipiert

Seriennummer

Hält die Seriennummer des einzelnen Artikels fest.

Herstellungsdatum

Hält das Herstellungsdatum fest.

Garantiezeit

Hier wird die Garantiezeit eingetragen.

Der Eintrag in diese Felder ist nur sinnvoll, wenn für jeden einzelnen Artikel ein Datensatz im Wareneingang angelegt wird. Nur so kann der weitere Lauf des einzelnen Artikels beeinflusst werden.

Wareneingangsscheine / Rückscheine anlegen

Siehe auch

Funktionen

Kontextmenü

In der Listenansicht können über die rechte Maustaste je nach Modul zwei verschiedene Kontextmenüs zur Verfügung:

Funktionen zur Ansicht / Layout

Das Kontextmenü mit Funktionen zur Ansicht / Layout wird aufgerufen in dem die rechte Maustaste über der Überschriftenzeile gedrückt wird. Je nach Modul stehen auch modulabhängige Funktionen im Kontextmenü zur Verfügung.

Kontextmenü in der Listenansicht (Beispiel Artikel / Leistungen)

Modulabhängige Funktionen

Das Kontextmenü mit modulabhängigen Funktionen wird aufgerufen in dem die rechte Maustaste über einer Datenzeile / Datensatz gedrückt wird.

Seriennummer aus Datei einlesen

Um eine größere Menge an Artikeln mit Seriennummern einzulesen, steht Ihnen im Kontextmenü (rechte Maustaste) der Eintrag Seriennummern aus Datei einlesen zur Verfügung.

Über diese Funktion können Exceltabellen (*.xls, *.xlxs) mit Artikel- und Seriennummern eingelesen werden.

Nach Auswahl des Kontextmenüeintrages wird ein Dateiauswahlfenster geöffnet in dem Sie die Exceldatei mit den Seriennummern auswählen können.

Aufbau Exceltabelle

Folgender Aufbau der Exceltabelle ist dabei erforderlich:

Mindestens zwei Spalten
Die erste Spalte enthält die Artikelnummer
Die zweite Spalte enthält die Seriennummer
Weitere Spalten werden ignoriert.
Etwaige Überschriften über den Spalten werden mit der Meldung ArtikelNr. '<Überschrift erste Spalte>' nicht auf dem Warenschein vorhanden' übergangen.
Leerzeilen oder Formeln in den Zellen beenden das Einlesen der Seriennummern.

Fehler werden beim Einlesen protokolliert und in einem Dialog ausgegeben. Sie können den Meldungstext in einer Textdatei speichern.

Um eine Seriennummerndatei einlesen zu können, ist es notwendig, dass der Wareneingang nicht erledigt ist und nicht gebucht wurde. Im entsprechenden Wareneingang sind Wareneingangspositionen erforderlich

Für die Funktion Seriennummern aus Datei einlesen wird Berechtigung 1210 - Wareneingangsbearbeitung benötigt.

Artikeldokumente drucken

Über die Schaltfläche Artikeldokumente drucken können die im Artikelstamm hinterlegten Dokumente zu den Artikeln eines Angebots gedruckt werden.

Die Schaltfläche Artikeldokumente drucken wird nur angezeigt, wenn die Lizenz für das Dokumentenmanagement vorhanden ist und die Option Artikel mit Dokument-Ansicht unter Einstellungen | Allgemein | Artikel - Bereich 'Parameter Artikel' gesetzt ist.

Zusätzlich ist es notwendig, die Option Positionen in Angebotsstatistik buchen unter Einstellungen | Allgemein | Kalkulation I - Bereich 'Angebot' zu aktivieren, da es sonst keine Artikel gibt, zu denen Dokumente gedruckt werden können.

Beim Betätigen der Schaltfläche wird ein neuer Dialog zum Drucken von Artikeldokumenten geöffnet. Hier kann eine Dokumentart ausgewählt werden. Der Dialog druckt dann alle Artikeldokumente dieser Dokumentart zu dem Angebot.

Beim Angebot werden immer nur die Dokumente der ausgewählten Variante gedruckt.

Die Reihenfolge des Drucks wird bestimmt durch die Nachtragsnummer, die interne Positionsnummer der Angebotsposition (PosIntern) sowie die interne Positionsnummer der Artikeldokumente (PosIntern).

Ansicht / Layout

Layout

Bei den jeweiligen Layout-Funktionen des Kontextmenüs auf dem Register Liste ist zu beachten, dass bei den Funktionen Layout laden, Layout speichern und Layout zurücksetzen das Layouts einer Liste / Tabelle zusätzliche Filtereinstellungen wie die Geschäftsstelle, Verkäufer, der Status, etc. ebenfalls mitberücksichtigt werden.

Layout laden

Mit der Funktion Layout laden kann ein gespeichertes Listenlayout erneut aufgerufen werden. Dieses individuell geänderte Layout (Spaltenbreite und Reihenfolge) wird geladen und auch bei einem Fensterwechsel automatisch beibehalten. Auch hier erfolgt der Aufruf der Funktion über die rechte Maustaste in den einzelnen Tabellen.

Layout speichern

Werden im esoffice Daten in Listen- bzw. Tabellenform angezeigt (zum Beispiel Register Office | Kunden | Liste), ist es möglich, die Reihenfolge und die Spaltenbreite der jeweiligen Liste zu verändern.

Mit der Funktion Layout speichern kann das geänderte Listenlayout gespeichert werden. Das geänderte Layout wird für jeden Benutzer getrennt verwaltet. So ist es möglich, eine individuelle Arbeitsumgebung zu schaffen.

Die Menüpunkte für die Layoutspeicherung und das Laden von Layouteinstellungen wird jedoch nicht in diesem Menüpunkt aktiviert, sondern erfolgt direkt über die einzelnen Tabellen im Programm esoffice.

Über die rechte Maustaste erscheint in den einzelnen Tabellen ein Kontextmenü, über das die Speicherung vorgenommen werden kann. Das Speichern eines Listenansicht-Layoutes funktioniert auch bei den Standard-Auswahldialogen im Programm esoffice.

Layout zurücksetzen (Originalformat)

Mit der Funktion Layout zurücksetzen ist es möglich, das Original-Tabellenformat (Spaltenbreite und Reihenfolge) wiederherzustellen.

Individuell eingestellte Tabellenformate gehen dabei nicht verloren und können über Layout laden erneut aufgerufen werden. Jedoch lässt sich bei jeder Tabelle nur ein individuelles Format hinterlegen.

Bereich 'Filter'

Oberhalb der Register werden verschiedene Filtermöglichkeiten bereit gestellt, um die angezeigte Datenmengen einzuschränken.

Bei der Nutzung der Geschäftsstellen-Funktionalität werden im Bereich Filter Geschäftsstellenfilter als Schaltfläche angezeigt.

Um Geschäftsstellen anlegen und nutzen zu können, ist je Geschäftsstelle eine Lizenz esGeschäftsstelle erforderlich.

Es gibt eine Schaltfläche zum Filtern nach der aktuellen Geschäftsstelle (ist beim Öffnen der jeweiligen Ansicht standardmäßig aktiviert) und eine Schaltfläche zum Filtern nach allen eigenen Geschäftsstellen, denen der angemeldete Mitarbeiter zugeordnet ist.

Aktuelle Geschäftsstelle

Filter aktiv (Schaltfläche gedrückt)

Filter nicht aktiv (Schaltfläche nicht gedrückt)

Alle (eigenen) Geschäftsstellen

Filter aktiv (Schaltfläche gedrückt)

Filter nicht aktiv (Schaltfläche nicht gedrückt)

Wenn unter Einstellungen | Allgemein | Adresse - Geschäftsstelle) keine Geschäftsstelle hinterlegt ist oder keine Geschäftsstelle eingestellt ist bzw. Geschäftsstelle '0' ausgewählt wurde, wird der Geschäftsstellenfilter nicht mehr angezeigt.

Siehe auch Filter Geschäftsstelle / Eigene Personalnummer

Schnellfilter

Schnellfilter helfen Ihnen – wie der Name schon sagt – dabei, die gesuchten Informationen schneller zu finden. Es werden also nur die Datensätze angezeigt, welche die hinterlegten Kriterien wie zum Beispiel den Kundenstatus erfüllen.

Filter-Einstellung

In den esoffice-Grundeinstellungen unter Einstellungen | Persönlich - Darstellung Filter können Sie einstellen, wie sich die Schnellfilter verhalten sollen.

Die Filtereinstellung kann jeder Mitarbeiter individuell für seine Anforderung anpassen.

Dabei haben Sie drei Auswahlmöglichkeiten:

mit 'aktiv' Schalter und automatisch Aktivieren

Die Option zum Aktivieren des Schnellfilters wird vor dem Filter-Namen angezeigt.

Wird im Schnellfilter eine Auswahl getroffen, zum Beispiel ein Status ausgewählt, wird die Option und damit der Schnellfilter aktiviert.

mit 'aktiv' Schalter und manuellem Aktivieren

Die Option zum Aktivieren des Schnellfilters wird vor dem Filter-Namen angezeigt.

Wird im Schnellfilter eine Auswahl getroffen, zum Beispiel ein Status ausgewählt, ist die manuelle Aktivierung des Schnellfilters durch Anklicken der Option erforderlich.

ohne 'aktiv' Schalter

Es wird keine Option zum Aktivieren des Schnellfilters vor dem Filter-Namen angezeigt.

Wird im Schnellfilter eine Auswahl getroffen, zum Beispiel ein Status ausgewählt, wird der Filter sofort angewandt.

Es stehen die Optionen gleich (=), ungleich (<>), kleiner (<), kleiner gleich (<=), größer (>) und größer gleich (>=) zur Verfügung.

Wählen Sie anschließend das gewünschte Kriterium aus, nach dem gefiltert werden soll (Beispiel Kunden-Status). Je nach persönlicher Filter-Einstellung wird der Filter durch Auswahl des Kriteriums sofort aktiviert.

Standardmäßig ist kein Filter gesetzt.

Filter

Weitere Filteroptionen

Außer den Basis-Filtern, stehen Ihnen auch erweiterte komplexe Filteroptionen zur Verfügung, siehe auch Filter bearbeiten

Suchfunktion

Es besteht die Möglichkeit zwischen inkrementeller und Filter Suche zu wechseln.

In einigen Modulen (zum Beispiel Service | Helpdesk) steht auch noch die Volltextsuche für die Suche in den Fließtextfeldern zur Verfügung.

Filter Suche

Bei der Filter Suche wird die Anzeige der Datenmenge auf Datensätze mit entsprechenden Treffern eingeschränkt.

Die Filter Suche bietet mehrere Operatoren, die bei der Suche angewandt werden können.

Die zur Verfügung stehenden Operatoren sind abhängig von Feldtyp.

Operatoren Filter Suche

Die folgenden (Kriterium-) Operatoren können eingesetzt werden:

Abhängig von Typ des ausgewählten Feldes sind nur bestimmte Operatoren verfügbar.

Mehrere Suchbegriffe durch Leerzeichen getrennt

Soll nach einem Suchbegriff mit exakt aufeinander folgenden und durch Leerzeichen getrennten Begriffen gesucht werden, ist es notwendig diese Begriffe in Anführungszeichen (") / Hochkommata (') zu setzen.

Beispiel:

"es2000 Osnabrück"

gleich

Der Feldinhalt des ausgewählten Feldes ist gleich dem eingegebenen Such- / Filterbegriff (exakte Übereinstimmung).

ungleich

Der Feldinhalt des ausgewählten Feldes ist nicht gleich dem eingegebenen Such- / Filterbegriff (keine Übereinstimmung).

kleiner als

Der Feldinhalt des ausgewählten Feldes ist kleiner als der eingegebene Such- / Filterbegriff.

kleiner als oder gleich

Der Feldinhalt des ausgewählten Feldes ist kleiner oder gleich als der eingegebene Such- / Filterbegriff.

größer als

Der Feldinhalt des ausgewählten Feldes ist größer als der eingegebene Such- / Filterbegriff.

größer als oder gleich

Der Feldinhalt des ausgewählten Feldes ist größer oder gleich als der eingegebene Such- / Filterbegriff.

ist leer

Prüft, ob der Feldinhalt des ausgewählten Feldes leer ist.

ist nicht leer

Prüft, ob der Feldinhalt des ausgewählten Feldes nicht leer ist.

beginnt mit

Der Feldinhalt des ausgewählten Feldes beginnt mit dem eingegebenen Such- / Filterbegriff.

beginnt nicht mit

Der Feldinhalt des ausgewählten Feldes beginnt nicht mit dem eingegebenen Such- / Filterbegriff.

beinhaltet

Bei der Suche nach mehreren Teilworten werden die einzelnen Wörter mit ODER verknüpft.

beinhaltet immer

Bei der Suche nach mehreren Teilworten werden die einzelnen Wörter mit UND verknüpft.

Unterschied von Beinhaltet und Beinhaltet immer

Suche nach Hallo Welt im Feld Matchcode):

Beinhaltet

Findet alle Datensätze, die entweder Hallo oder Welt im Feld Matchcode beinhalten.

Beinhaltet immer

Findet nur Datensätze in denen im Feld Matchcode beide Teilwörter (Hallo, Welt) vorkommen.

beinhaltet nicht

Der Feldinhalt des ausgewählten Feldes enthält dem eingegebenen Text nicht als Teiltext.

endet mit

Der Feldinhalt des ausgewählten Feldes endet mit dem eingegebenen Such- / Filterbegriff.

endet nicht mit

Der Feldinhalt des ausgewählten Feldes endet nicht mit dem eingegebenen Such- / Filterbegriff.

ist wie

Der Feldinhalt des ausgewählten Feldes entspricht dem eingegebenen Muster.

Platzhalter Zeichen für Mustersuche

% (Prozentzeichen)

Das Zeichen % kann als Platzhalter für beliebige Zeichen eingegeben werden.

So findet N%a% die Werte Nass oder auch Nikolaus.

_ (Unterstrich)

Das Zeichen _ kann als Platzhalter für genau ein beliebiges Zeichen eingeben werden.

So findet N_s% den Wert Nass aber nicht den Wert Nikolaus, da bei dem Wert Nikolaus zwischen dem N und dem s mehrere Buchstaben vorhanden sind.

ist nicht wie

Der Feldinhalt des ausgewählten Feldes entspricht nicht dem eingegebenen Muster.

Platzhalter Zeichen für Mustersuche

% (Prozentzeichen)

Das Zeichen % kann als Platzhalter für beliebige Zeichen eingegeben werden.

So findet N%a% die Werte Nass oder auch Nikolaus.

_ (Unterstrich)

Das Zeichen _ kann als Platzhalter für genau ein beliebiges Zeichen eingeben werden.

So findet N_s% den Wert Nass aber nicht den Wert Nikolaus, da bei dem Wert Nikolaus zwischen dem N und dem s mehrere Buchstaben vorhanden sind.

Filter Suche aktivieren / Suchoptionen

Die Filter Suche aktivieren Sie mit einem Klick auf das Zahnrad-Symbol rechts neben dem Suchfeld und wählen den Eintrag als Filter.

Der ausgewählte Suchmodus wird beim Speichern der Listenansicht mit gespeichert (Layout speichern).

Groß- / Kleinschreibung beachten

	Wenn diese Option aktiviert ist (Häkchen gesetzt), wird bei der Filter Suche die Groß- und Kleinschreibung des Suchbegriffs beachtet. Nur wenn die Groß- / Kleinschreibung des Suchbegriffs mit dem Feldinhalt übereinstimmt, wird dieser als Suchergebnis angezeigt.
	Ist die Option nicht aktiviert (kein Häkchen vor dem Eintrag), wird der Filter Suche die Groß- und Kleinschreibung nicht beachtet.

Diese Einstellung wird beim Speichern der Listenansicht mit gespeichert (Layout speichern).

Automatisch suchen (Verzögerung x Sekunde(n))

Wenn diese Option aktiviert ist (Häkchen gesetzt), wird die Suche mit einer Verzögerung automatisch während der Eingabe des Suchbegriff gestartet.

Unter Einstellungen | Such- und Filtereinstellungen im Bereich Suche kann je Tabelle die Suchverzögerung im Feld Verzög. (ms) in Millisekunden eingetragen werden. Ist dort kein Wert eingetragen, wird eine Suchverzögerung von 1 Sekunde verwendet. Siehe auch Verzög. (ms) Suchverzögerung.

Ist die Option nicht aktiviert (kein Häkchen vor dem Eintrag), kann die Suche durch Betätigen des Lupen-Symbols oder durch die <Enter>-Taste gestartet werden.

Diese Einstellung wird beim Speichern der Listenansicht mit gespeichert (Layout speichern).

Feldauswahl

Es kann ein Feld ausgewählt werden, indem die Suche durchgeführt werden soll.

In der Filter Suche stehen zusätzlich die Feldauswahlen Alle Felder, Alle Textfelder, Alle Nummernfelder und Alle Datumsfelder zur Verfügung. Diese Felder können je Tabelle individuell ausgeblendet werden. Aktivieren Sie dazu unter Einstellungen | Such- und Filtereinstellungen im Bereich Suche die Option Keine Muster.

Siehe auch Keine Muster.

Das ausgewählte Feld wird beim Speichern der Listenansicht mit gespeichert (Layout speichern).

Volltextsuche

Bei der Volltextsuche kann in den Fließtextfelder nach einem oder mehreren Suchbegriffen gesucht werden. Die Suchergebnisse werden in einem separaten Fenster angezeigt.

Die Volltextsuche steht zum Beispiel im Modul Service | Helpdesk für die Suche innerhalb der Servicecalls zur Verfügung.

Volltext-Suche aktivieren / Suchoptionen

Die Volltextsuche aktivieren Sie mit einem Klick auf das Zahnrad-Symbol rechts neben dem Suchfeld und wählen den Eintrag Volltext.

Der ausgewählte Suchmodus wird beim Speichern der Listenansicht mit gespeichert (Layout speichern).

Feldauswahl

Es kann ein Feld ausgewählt werden, indem die Suche durchgeführt werden soll.

In der Volltextsuche wird automatisch in den allen Fließtextfeldern gesucht.

Operatoren Volltextsuche

Bei der Volltextsuche steht nur der Operator Beinhaltet zur Verfügung, dabei wird der Feldinhalt nach dem eingegebenen Text als Teiltext durchsucht.

Suchtext

Hier kann der zu suchende Text eingegeben werden. Ist kein Text eingegeben wird der Text Suchen ... angezeigt.

Um die Suche zu starten, können Sie die <Enter>-Taste drücken oder klicken Sie auf das Lupen-Symbol .

Nach dem Start der Volltextsuche wird ein separates Dialogfenster mit vorbelegtem Suchbegriff und weiteren Suchoptionen geöffnet.

Suchbegriffe

Tragen Sie im Feld Suchbegriffe die zu suchenden Begriffe ein. Sollen gleichzeitig mehrere Suchbegriffe eingegeben werden, sind diese durch eine Leerstelle voneinander zu trennen.

Suchart

Mit der Suchart können Sie noch festlegen, ob alle eingegebene Suchbegriffe für ein Suchergebnis erforderlich sind (Option Alle Begriffe sollen vorhanden sein) oder ob ein Suchbegriff für ein Suchergebnis ausreicht (Option Mindestens ein Begriff soll vorhanden sein).

Suche starten / Schaltfläche Suchen

Über die Schaltfläche Suchen startet der Suchlauf in allen relevanten Daten- und Textfeldern.

Werden entsprechende Eintragungen in der Datenbank mit den eingegebenen Suchbegriff gefunden, werden diese innerhalb Suchfenster unterhalb der Optionen als Liste angezeigt.

Ergebnis der Tabelle … anzeigen

Im Auswahlfeld Ergebnis der Tabelle … anzeigen werden alle Datenbank-Tabellen aufgelistet, in denen die Suchbegriffe enthalten sind.

Durch einfaches Anklicken der entsprechenden Tabelle wird diese aufgerufen. Nun kann man in den entsprechenden Memo-Feldern durch einen Doppelklick dessen Text aufrufen und betrachten.

Zum Datensatz springen

Über die Schaltfläche Zum Datensatz springen wird der aktuelle Datensatz geöffnet.

Die Suchergebnisse bleiben so lange erhalten und können zum Beispiel durch erneutes Drücken der Suchen-Schaltfläche wieder aufgerufen werden, bis man die Schaltfläche Schließen drückt.

Filter (Suchergebnis filtern)

Werden zu viele Ergebnisse angezeigt, kann die erstellte Liste über weitere Filter eingeschränkt werden. Hierfür stehen die Filter Datum und die Datensatzanzahl beschränken zur Verfügung.

Datum von / bis

Über das Datum kann eine Selektion nach dem Angelegt am-Datum erfolgen. Hierfür stellen Sie entweder einen Zeitraum von – bis ein oder einen bestimmten Tag (gleiches Datum in beiden Feldern). Wird nur ein Datum in einem der beiden Felder eingetragen, so wird entweder vom eingetragenen bis zum heutigen Datum oder nur bis zum eingetragenen Datum im bis-Feld gesucht.

Datensatzanzahl beschränken

Zusätzlich kann die Datensatzanzahl über die nächste Option eingeschränkt werden. Tragen Sie hierfür eine bestimmte Anzahl ins Eingabefeld ein.

Sollen die Filterkriterien angewendet werden, aktivieren Sie die entsprechenden Optionen und klicken Sie erneut auf die Suchen-Schaltfläche.

Spalten-Funktionen

Die Reihenfolge der Spalten kann jeder Benutzer individuell festlegen. Zum Verschieben einer Spalte ziehen Sie die gewünschte Spalte bei gedrückter linker Maustaste an die gewünschte Position zwischen zwei Spalten und lassen dann die Maustaste los (Drag-and-drop).

Geeignete Stellen zum Einfügen einer Spalte erkennen Sie an zwei grünen Pfeilen.

Mit dieser Funktion kann die aktuell ausgewählte Spalte aus der Listen- / Tabellenansicht entfernt werden. Verwenden Sie die Funktion Layout speichern um die geänderte Tabellenansicht zu speichern.

Wird nach dem Ausblenden einer Spalte das Layout nicht gespeichert, wird nach dem erneuten Start des Moduls die Spalte wieder angezeigt.

Ausgeblendete Spalten können über den Spalteneditor wieder eingeblendet werden.

Mit dieser Funktion können Sie ausgeblendete Spalten wieder in die Listen- / Tabellenansicht übernehmen. Dazu wird ein weiteres Fenster (Anpassen) angezeigt, in dem alle ausgeblendeten Spalten angezeigt werden.

Ziehen Sie die gewünschte Spalte bei gedrückter linker Maustaste an die gewünschte Position zwischen zwei Spalten und lassen dann die Maustaste los ( Drag-and-drop). Geeignete Stellen zum Einfügen einer Spalte erkennen Sie an zwei grünen Pfeilen. Die Spalte wird dann an der Position unter dem Mauszeiger eingefügt.

Zum Ausblenden einer Spalte ziehen Sie diese bei gedrückter linker Maustaste in den Spalteneditor.

Verwenden Sie die Funktion Layout speichern, um die geänderte Tabellenansicht zu speichern.

Wird nach dem Einblenden einer Spalte das Layout nicht gespeichert, wird nach dem erneuten Start des Moduls die Spalte nicht mehr angezeigt.

Bei Währungsfeldern kann noch die Ausrichtung der dargestellten Werte innerhalb Spalte eingestellt werden (Linksbündig, zentriert, rechtsbündig).

Verwenden Sie die Funktion Layout speichern, um die geänderte Ausrichtung dauerhaft zu speichern.

Wird nach dem Ändern der Ausrichtung einer Spalte das Layout nicht gespeichert, wird nach dem erneuten Start des Moduls die Ausrichtung der Spalte zurückgesetzt.

Ändert die Spaltenbreite zum automatischen Anpassen an den Inhalt. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Spaltenkopf und wählen im Kontextmenü den Eintrag Optimale Breite.

Verwenden Sie die Funktion Layout speichern, um die geänderte Spaltenbreite dauerhaft zu speichern.

Wird nach dem Ändern der Spaltenbreite das Layout nicht gespeichert, wird nach dem erneuten Start des Moduls die Breite der Spalte zurückgesetzt.

Optimale Breite (Alle Spalten)

Ändert die Spaltenbreite zum automatischen Anpassen an den Inhalt für alle Spalten. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Spaltenkopf und wählen im Kontextmenü den Eintrag Optimale Breite (Alle Spalten).

Verwenden Sie die Funktion Layout speichern, um die geänderte Spaltenbreite dauerhaft zu speichern.

Wird nach dem Ändern der Spaltenbreite das Layout nicht gespeichert, wird nach dem erneuten Start des Moduls die Breite der Spalte zurückgesetzt.

Weitere Funktionen zur Listenansicht werden unter Tabellen / Listenansicht (Grid) beschrieben.

Funktionen

Wareneingangsassistent

Über diese Schaltfläche öffnen Sie den Wareneingangsassistenten.

Der Wareneingangassistent ermöglicht es, aus einer gebuchten Bestellung schnellstmöglich einen Wareneingang zu erstellen.

Siehe auch Wareneingangsassistent

Geprüft

Über die Schaltfläche Geprüft wird der Wareneingangsschein als für die Bezahlung gekennzeichnet geprüft und damit die Option Zur Bezahlung freigegeben (Wareneingang geprüft) auf dem Register Artikel | Wareneingänge | Details gesetzt.

QM Bewertung

Bei Anklicken dieser Schaltfläche ist es möglich, beim Wareneingang die Qualitätsmanagement-Bewertung für den angegebenen Lieferanten einzugeben. Das ist besonders beim Wareneingang sinnvoll, da hier die Lieferung auf Vollständigkeit, Fehler, etc. kontrolliert wird.

Auf dem Register Artikel | Wareneingang | Details wird für den angegebenen Lieferanten das Feld QM Zugelassen aus der Lieferanten Tabelle angezeigt.

Buchen

Über die Schaltfläche Buchen wird der angelegte Wareneingangsschein gebucht.

Je nachdem um welche Art der Bestellung (Auftrags-, Lager-, Listenbestellung etc.) es sich handelt bzw. bei einem manuell angelegten Wareneingang, werden unterschiedliche Fenster für den Buchungsvorgang angezeigt.

Bei einem Wareneingang zu einem Auftrag wird das nachfolgende Fenster als Standard angezeigt.

Ware auf Auftrag buchen

Aktivieren Sie die Option, wenn die für Aufträge bestellte Ware wird per Lieferschein auf die Aufträge gebucht werden soll.

Wählen Sie anschließend den gewünschten Auftrag aus. Nach der Bestätigung der Buchungsoptionen können Sie im Fenster Auftragsbedarfspositionen zuordnen die einzelnen Wareneingangspositionen einer Auftragsposition zuordnen.

Diese Option wird angezeigt, wenn die Option Ware auf den Auftrag buchen aktiviert ist. Bei aktivierter Option werden entsprechende Lieferscheine gedruckt.

Wenn ein Wareneingang direkt auf einen Auftrag gebucht und gleichzeitig ein Lieferschein ausgedruckt wird, besteht die Möglichkeit eine selbst erstellte Lieferschein-Reportvariante als Grundlage zu verwenden. Eine entsprechende Registrierung für die Reportvariante in der Reportverwaltung ist notwendig.

Nach dem Buchen eines Wareneingangs auf den Auftrag wird überprüft, ob sich der Wareneingang nur auf einen Auftrag bezog und damit im Hintergrund auch nur ein Lieferschein erstellt wurde.

Ist das der Fall, dann werden die Lieferschein- und Auftragsnummer in den Wareneingangsschein auf dem Register Artikel | Wareneingänge | Details eingetragen.

Werden alle Positionen des Auftrages in ausreichender Anzahl geliefert, bzw. wird bei einer oder mehreren Positionen eine größere Anzahl geliefert, erscheint das unten dargestellte Fenster. Sie sehen hier wie gewohnt die Warenscheinnummer, die Bestellnummer sowie die Auftragsnummer für die Buchung. Da alle Positionen des Auftrages geliefert werden (ersichtlich an der grünen Markierung), können Sie nur noch angeben, ob auch auf den Auftrag gebucht und ggf. die Lieferscheine mit ausgedruckt werden sollen.

Wird beim Buchen eines Wareneingangs die Ware direkt auf den Auftrag geleitet, wird als Buchungslager die eingetragene Lagernummer aus der Tabelle der Bestellpositionen des Auftrags nur dann verwendet, wenn im Wareneingang kein anderes Lager angegeben ist.

Sind die Artikel im Fenster Wareneingangsaufteilung rot Markiert, so steht die Möglichkeit offen, die eingegangene Ware frei zu verteilen. Hierzu ist es erforderlich, dass in der rechten Tabelle unter Menge von manuell die Menge einzutragen, die auf den Auftrag gebucht werden soll.

Buchungsoptionen

Lageraufteilung der Bestellung verwenden

Die Lageraufteilung des Wareneingangs wird über die Lagerdaten aus der Bestellung bestimmt.

Ware auf Aufträge buchen

Die für Aufträge bestellte Ware wird per Lieferschein auf die Aufträge gebucht.

Lieferscheinpositionen als Anlagenkomponenten anlegen

Diese Option wird angezeigt, wenn die Option Ware auf den Auftrag buchen aktiviert ist. Bei aktivierter Option werden die Positionen eines Lieferscheins als Anlagenkomponenten angelegt.

Es ist erforderlich, dass dem Auftrag bereits eine Anlage zugeordnet wurde.

Lieferscheine sofort ausdrucken

Diese Option wird angezeigt, wenn die Option Ware auf den Auftrag buchen aktiviert ist. Bei aktivierter Option werden entsprechende Lieferscheine gedruckt.

Nach dem Buchen eines Wareneingangs auf den Auftrag wird überprüft, ob sich der Wareneingang nur auf einen Auftrag bezog und damit im Hintergrund auch nur ein Lieferschein erstellt wurde.

Ist das der Fall, dann werden die Lieferschein- und Auftragsnummer in den Wareneingangsschein auf dem Register Artikel | Wareneingänge | Details eingetragen.

Manuelle Zuordnung von Lieferpositionen

Das nachfolgende Fenster für eine manuelle Zuordnung erscheint nur dann automatisch, wenn für einzelne oder alle Positionen eine zu geringe Anzahl an Artikeln geliefert wird.

Es dürfen bei den manuell zuzuordnenden Mengen keine Restmengen verbleiben. Im Falle einer Restmenge wird in einem Dialog darauf hingewiesen, dass erst eine Verteilung aller Mengen notwendig ist.

Beim Buchen des Wareneingangs auf einen Auftrag, wird anstatt des Nettopreises (dieser könnte auch in einer Fremdwährung vorliegen) der Einkaufspreis (gleich Preis in Hauswährung) in die zugehörigen Lieferscheinpositionen und das Material des Auftrages (Feld MaEKProj) übernommen.

Außerdem werden die gelieferten Seriennummern zu den Artikeln zuerst vergeben oder gar keine. Es erfolgt ggf. ein Hinweis, dass mehr Artikel geliefert worden sind als Seriennummern im Wareneingang erfasst wurden.

Beim Buchen eines Wareneingangs werden die Artikeldaten für die einzelnen Positionen aus dem Projekt (Kalkulationsmappe) übernommen, anstatt aus dem Artikelstamm.

Auf abgeschlossene Aufträge können keine Buchungen mehr vorgenommen werden.

Bei allen anderen Bestellarten erscheint nachfolgendes Fenster.

Auch hier besteht noch einmal die Möglichkeit auf einen Auftrag zu Buchen.

Soll diese Option verwendet werden, aktivieren Sie die Option Ware auf den Auftrag buchen. Daraufhin kann in der Auswahlliste ein Auftrag ausgewählt werden. Hier kann außer dem Hauptauftrag auch ein Nachtrag ausgewählt werden.

Das System führt alle Aktionen durch, die bei einer manuellen Buchung der Ware auch vollzogen würden. Das heißt, es wird ein Lieferschein erstellt, der Artikelbedarf reduziert und die Lagerbewegung dokumentiert etc.

Wenn mehr als ein Datensatz zum Buchen ausgewählt ist, dann kann nicht gleichzeitig auf den Auftrag gebucht werden.

Können nicht alle Positionen gebucht werden, erscheint eine Meldung. Außerdem wird vor dem Buchen geprüft, ob eine Inventur läuft. Ist das der Fall, sind keine Lagerbewegungen möglich.

Lagerbeachtung beim Buchen

Reihenfolge in denen die Lagerangaben bei Wareneingangsbuchungen zu Auftragsbestellungen beachtet werden.

Lagerangabe auf dem Register Artikel | Wareneingänge | Positionen – Details
-> einzelne Position beim Wareneingang
Lagerangabe auf dem Register Artikel | Wareneingänge | Details,
-> Hauptsatz des Wareneingang
Lagerangabe in der Auftragsbestellposition, also das Lager, das von der Bestellung mit übergeben wurde.
Hauptlager

Wird die Ware direkt auf den Auftrag gebucht, so werden prinzipiell die Lagerangaben beim Wareneingang ignoriert. Es sei denn, die Ware wird manuell und nicht komplett aufgeteilt. Dann wird die nicht zugeteilte Ware auf die Lager in dieser Reihenfolge gebucht:

Angaben auf dem Register Artikel | Wareneingänge | Positionen - Details
Angaben auf dem Register Artikel | Wareneingänge | Details
Hauptlager

Hauptlager festlegen

Das Hauptlager kann unter Einstellungen | Allgemein | Lager I - Bereich 'Allgemein' im Auswahlfeld Hauptlager aus den bereits angelegten Lagern (Artikel | Lager) ausgewählt werden.

Ist man sich nicht sicher, auf welches Lager bei einem Auftragswareneingang gebucht wird, klicken Sie auf die OK-Schaltfläche des Wareneingang den Aufträgen zubuchen-Dialogs, in der rechten Liste wird die Lagernummer dann angezeigt.

Welche Bedeutung hat die Angabe des Lagers im Hauptsatz des Wareneingangsscheins?

Wenn die Ware nicht vollständig geliefert wurde, besteht die Möglichkeit die gelieferte Ware manuell zuzuordnen. Wird nicht die komplette eingetroffene Ware verteilt oder wird eine Bestellung überliefert, so schaut das System als Nächstes in der nachfolgenden Reihenfolge nach, ob ein Lager hinterlegt ist und bucht den Rest darauf:

Artikel | Wareneingänge | Positionen - Bereich Details (Positionsdetails)
Artikel | Wareneingänge | Details
Hauptlager

Berechnung mittlerer Einkaufspreis beim Buchen

Beim Buchen des Wareneingangs kann auch die Berechnung des mittleren Einkaufspreises erfolgen, wenn unter Einstellungen | Allgemein | Lager II - Bereich 'Mittler Einkaufspreis' die Option Beim Buchen des Wareneingangs aktiviert ist.

Ist das der Fall, so wird beim Buchungsvorgang der mittlere Einkaufspreis errechnet.

Für die Berechnung des mittleren Einkaufspreises wird auch auf den Wert aus den Wareneingangspositionen, Feld EK-Preis zugegriffen.

Ist die Buchung erfolgreich verlaufen, so wird auf dem Register Artikel | Wareneingänge | Positionen die Option Lager gebucht aktiviert.

Über das Buchen eines Wareneingangs kann der Lagerbestand gesetzt werden, außerdem ist es möglich Lagerartikel anzulegen.

Siehe auch Lagerbestand buchen / Lagerartikel anlegen

Erledigt An / Aus

Mit der Schaltfläche Erledigt An / Aus kann ein Wareneingang auf erledigt gesetzt werden. Auf dem Register Artikel | Wareneingänge | Details wird die Option Erledigt aktiviert.

Erledigte Wareneingänge können mit dieser Funktion auf unerledigt gesetzt werden.

eswawi Abgleich

Bei Nutzung des optionalen Moduls eswawi-Anbindung können mit der Funktion eswawi Abgleich Lieferavis von den eswawi Bestellungen als ungebuchte Wareneingänge gebucht werden

Siehe auch Angebotsübermittlung / Bestellabruf

Drucken

Aktivieren Sie beim Druck des Wareneingangsscheins ist die Option Nur aktuellen Datensatz drucken.

Suche Seriennummer

Für die Rückverfolgbarkeit der Artikel nach DIN ISO 9001 kann es notwendig sein, bestimmter Artikel (zum Beispiel Anlagenkomponenten) mit Ihrer Seriennummer zu hinterlegen. Sie haben dazu im esoffice die Möglichkeit, vom Lagereingang bis zum Lagerausgang die Seriennummer jedes einzelnen Artikels zu verwalten und so dessen Weg zurückzuverfolgen.

Um gezielt nach einer Seriennummer zu suchen, um festzustellen, wo sich der Artikel, der zur Seriennummer gehört, gerade befindet, können Sie die Funktion Suche Seriennummer verwenden.

Allgemeines zu Seriennummern

Generell können Seriennummern über den Wareneingang, eine manuelle Lagerbewegung (Einlieferung), auf dem Lager und bei den Anlagenkomponenten (zu diversen Artikeln) angelegt werden.

Aus einem Lager können nur existierende Seriennummern ausgeliefert werden (Lieferschein, manuelle Auslieferung (auf Auftrag), usw.).

Bei Rücklieferungen von einem Auftrag können nur Seriennummern ausgewählt werden, die auch auf diesen Auftrag ausgeliefert wurden.

Bei allen Lagerbewegungen bei denen Seriennummern betroffen sind, wird im Hintergrund immer die Tabelle LAGIOSER mit gebucht.

Bei den Anlagenkomponenten können nur Seriennummern ausgewählt werden, die auch ausgeliefert worden sind.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Suche Seriennummer. Das Fenster Suchen nach Seriennummern im System wird mit dem Register Liste geöffnet.

Bereich 'Status'

Wählen Sie im Bereich Status aus, in welchen Tabellen mit Seriennummerninformationen gesucht werden soll. Dies ermöglicht, die Anzahl der Artikel mit Seriennummern einzuschränken.

Bei der Option Alle werden alle verfügbaren Seriennummern angezeigt.

Zu jedem ausgewählten Status finden Sie eine entsprechende Nummernspalte in der Tabelle wieder, um eine gezielte Suche vorzunehmen.

In der Tabelle der Anlagen finden Sie hierfür zum Beispiel die Spalte Anlagennummer.

Seriennummer über die Artikelnummer suchen

Wenn man nicht sicher ist in welchem Bereich eine Seriennummer gebraucht wurde, hat man hier zusätzlich noch die Möglichkeit über die Artikelnummer zu suchen.

Klicken Sie dazu die Spaltenüberschrift Artikelnr. an (1).

Das Auswahlfeld für die Artikelnummernsuche (2) wird freigeschaltet.
Klicken Sie auf die Schaltfläche um den Artikelauswahlassistenten zu öffnen.
Durch die Eingabe einer Artikelnummer oder die Auswahl über den Artikelauswahlassistenten wird, nachdem die Schaltfläche Artikel übernehmen gedrückt wurde, nach den Artikeln in den Seriennummern gesucht.

Über die Schaltfläche Gehe zu kann die allgemeine Sprungfunktion aufgerufen werden. Als Sprungziele stehen der Artikel, der dem Artikel zugeordnete Lieferant und der im Status eingestellte Filter zur Verfügung.

Register 'Historie'

Zusätzlich zur Listenansicht findet sich hier auch noch das Register Historie.

Auf diesem Register werden alle Lagerbewegungen zu einer Seriennummer aufgelistet.

Dabei wird außer der Bewegungsart auch das Buchungsdatum sowie die Nummer des Auftrags, des Liefer- oder Warenscheins angezeigt. Über die Schaltfläche Gehe zu wird die allgemeine Sprungfunktion zu den abhängigen Modulen aktiviert.

Suchen, Sortieren und Filtern

Die Elemente oberhalb der Tabellenansicht ermöglichen es, nach bestimmten Informationen innerhalb der angezeigten Seriennummerndatensätze zu suchen, bestimmte Daten herauszufiltern oder nach einem Kriterium zu sortieren.

Suchen

Im Textfeld Suchen kann in dem unter dem Listenfeld Sortierung eingestellten Datenfeld (zum Beispiel AnlagenNr.) gesucht werden. Es wird dabei bei der Eingabe des Suchbegriffes die Tabellenzeile markiert, welche dem Suchbegriff am nächsten kommt.

Sie können nun eine Sortierung der angezeigten Seriennummern einstellen. Die Möglichkeiten der Sortierung sind abhängig von der Einstellung im Bereich Suchen. Bei den Optionen Lager, Wareneingang, Lieferschein und Anlagen erfolgt die Sortierung über das Sortierfeld. Die Sortiermöglichkeiten (Felder) sind abhängig von der gewählten Tabelle.

Sortierung

Bei Anzeige der Seriennummern aller Tabellen erfolgt die Sortierung über das Anklicken der einzelnen Spaltenüberschriften.

Beispiel für die Spaltenüberschriften

Filter

Um die Anzeige der Datensätze einzuschränken, können Sie die Filterfunktion verwenden, die Sie über die Schaltfläche aufrufen können.

Im Dialogfeld Filter kann eine Selektion über einen Bereich oder einen Wert in einem der angezeigten Felder erfolgen. Es können verschiedene Suchkriterien miteinander kombiniert werden.

Die Eingabemöglichkeiten sind abhängig vom gewählten Feld. Haben Sie die Anzeige mit dem Filter eingeschränkt, wird die Filter Schaltfläche farblich hinterlegt dargestellt .