Zur Entlastung des Datenbankservers kann pro Anwender und pro Haupt-Tabelle eingestellt werden, wie auf die Datenbank zugegriffen werden darf.
Für den Menüpunkt Einstellungen | Such- und Filtereinstellungen ist die Berechtigung 175 - Berechtigungen / Such- und Filtereinst. erforderlich.
Diese Einstellungen Modul eignen sich insbesondere für Firmen mit größeren Anwender- und Datenmengen.
Das Ziel dieses Moduls ist es die Performance zu verbessern, indem die Datenmengen, die der Server zum Anwender überträgt, beschränkt und damit die Server- und Netzwerkressourcen nicht ausgelastet werden.
So kann unter anderem eingestellt werden, dass keine Daten geladen werden, bevor nicht konkretere Suchanfragen definiert wurden.
Das bedeutet, dass Tabellen leer bleiben bis im Suchfeld Eingaben gemacht werden.
Auch das Deaktivieren der Such- und Filterdialoge soll verhindern, dass nicht durch Fehleingaben eine zu große Datenmenge selektiert wird.
Beim erstmaligen Öffnen des Menüpunktes werden die Einstellungen sichtbar, die für alle Mitarbeiter Gültigkeit haben.
Über die Explorer-Schaltfläche im Bereich Benutzer kann ein Mitarbeiter aus der Personalliste ausgewählt werden. Durch einen Doppelklick oder durch Markieren und Betätigen der Schaltfläche OK wird der entsprechende Mitarbeiter übernommen und im Einstellungsdialog angezeigt.
Daraufhin kann mit der Eingabe der Einstellungen begonnen werden.
So kann zum Beispiel eingestellt werden, wie die Daten zum inkrementellen Suchen in der Liste dargestellt werden.
Mustereinstellung für einen Benutzer / Mitarbeiter
Mitarbeiter / Benutzer
Wählen Sie hier einen Mitarbeiter aus der Personalliste aus, für den die Einstellungen Gültigkeit haben sollen.
Ist kein Mitarbeiter ausgewählt (Anzeige Benutzername: Alle Benutzer), gelten die Einstellungen für alle Benutzer, für die keine individuellen Einstellungen hinterlegt wurden.
Individuelle Einstellungen eines Benutzers haben immer Vorrang gegenüber Einstellungen für alle Benutzer.
Tabelle
Über die Drop-down-Liste kann eine Tabelle ausgewählt werden für welche die Einstellung gelten soll.
Bereich 'Suche'
Verzögerung der Suchanfrage bei Zeichenfelder, um die Eingabe abzuschließen, bevor sie zum Server geschickt wird. Die Verzögerung erfolgt in Millisekunden nach der letzten Eingabe. Die zeitverzögerte Suche erfolgt auch bei Datums- / Zeitfeldern mit gültiger Datums-/ Zeiteingabe.
In der inkrementellen und der Filter-Suche kann die Suchverzögerung (Option automatisch suchen) aktiviert / deaktiviert werden.
Mit Einschr. (Suche mit Einschränkung)
Ist diese Option aktiviert, erfolgt die Suche nur auf dem Server anstatt lokal, so dass nicht alle Daten der Tabelle geladen werden.
Diese Einstellung wirkt sich nur auf die Detaildaten, wie zum Beispiel Office | Kunden | Aufträge aus. Für die Haupttabellen (zum Beispiel Office | Kunden | Liste) hat diese Einstellung keine Auswirkung.
Anzahl beschr. (Anzahl beschränken)
Aktivierte Option bedeutet, dass Zeichenfeldern die Datensatzanzahl beschränkt wird, es werden nur die Datensätze angezeigt, die mit dem eingegebenen Text beginnen.
Zusätzlich wird bei aktivierter Option der Modus Inkrementell für die Suche nicht zur Auswahl angeboten.
Ist diese Option aktiviert, kann keine *-Suche (Muster- oder Wildcard Suche) durchgeführt werden. Es werden nur die Datensätze angezeigt, die dem Suchkriterium genau entsprechen.
Ist die Option Keine Muster aktiviert, werden bei der Filter-Suche die Feldauswahlen Alle Felder, Alle Textfelder, Alle Nummernfelder und Alle Datumsfelder ausgeblendet.
Datenanzeige
Autom. (Daten automatisch anzeigen)
Ist die Option aktiviert, werden beim Öffnen eines Formulars oder beim Ändern des Filters (über Filterdialog oder spezielle Filter wie Geschäftsstelle, Status usw.) die Daten automatisch angezeigt.
Ist die Option nicht aktiviert, werden ohne einen gesetzten Filter oder eine Suchbedingung keine Daten in der Liste angezeigt.
Es wird stattdessen der Text angezeigt: Keine Daten - Keine Datenbeschränkung angegeben.
Für Tabellen mit zu erwartenden großen Datenmengen, wie zum Beispiel Artikel | Artikel / Leistungen kann die Option Autom. nicht aktiviert werden. Bei diesen Tabellen ist es immer erforderlich eine Filter- oder Suchbedingung zur Anzeige der Daten einzustellen.
Beim Starten des Moduls wird stattdessen der Text angezeigt:
Keine Daten - Keine Datenbeschränkung angegeben.
Manuell (Daten manuell anzeigen)
Ist diese Option aktiv, wird oberhalb der Register der Bereich Daten mit der Schaltfläche manuell laden eingeblendet. Erst wenn die Schaltfläche manuell laden betätigt wird, werden die Daten für die Anzeige aus der Datenbank geladen.
Die Schaltfläche ist aktiviert, wenn in der Liste keine Daten aufgrund einer nicht gesetzten Beschränkung angezeigt werden. Betätigen Sie die Schaltfläche manuell laden um die Daten trotzdem zu laden.
Ist die Schaltfläche manuell laden nicht auswählbar (ausgegraut), sind keine Daten zum Laden verfügbar. Prüfen Sie ggf. die Such- und Filtereinstellungen.
Die Einstellung kann nur geändert werden, wenn Automatisch NICHT gesetzt ist.
Datensatzzähler (Datenzähler)
Wird diese Option aktiviert, wird in der Listenansicht ein Datensatzzähler unterhalb der Liste eingeblendet.
Datensteuerung
Kein Suchdlg. (Suchdialog deaktivieren)
Bei aktivierter Option wird der Suchdialog in der Navigator-Leiste deaktiviert /ausgeblendet, damit nicht über zu große Datenmengen gesucht werden kann.
Diese Einstellung wirkt sich nur auf die Detaildaten, wie zum Beispiel Office | Kunden | Aufträge aus. Für die Haupttabellen (zum Beispiel Office | Kunden | Liste) hat diese Einstellung keine Auswirkung.
Kein Filterdlg. / Filterdialog deaktivieren
Ist diese Option aktiviert, werden die Filter-Funktionen (Filter bearbeiten / laden) im Bereich Filter und im Kontextmenü deaktiviert .
Kein Letzter (Sprung auf letzten...)
Ist diese Option aktiv, wird der Sprung auf den letzten Datensatz verhindert werden, um nicht alle Daten einer Tabelle zu laden.
Die Schaltfläche Letzter Datensatz / Zum Ende 
im Navigator wird bei aktivierter Option ausgeblendet.